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新創公司ERP系統導入分析

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Academic year: 2021

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新創公司 ERP 系統導入分析

Ew company ERP system analysis

何順全 Shun-Chuan Ho

1

范淵森 Yang-Sen Fan

1

scho@mail.ypu.edu.tw

qaz43208@yahoo.com.tw

元培醫事科技大學資訊管理系

元培醫事科技大學資訊管理系

鄧羽彤 Yu-Tung Teng

1

凌郁凱 Yu-Kai Lin

1

alaw1227123@yahoo.com.tw

moon5512003@gamil.com

元培醫事科技大學資訊管理系 元培醫事科技大學資訊管理系

劉紫瑜Tzu-Yu Liu

1

a14031a@yahoo.com.tw

元培醫事科技大學資訊管理系

1 Department of Information Management,Yuanpei University

摘要:現今的企業要考慮各種營運狀況的流程,才能整合資訊提升效率,企業資源規劃 ( EntERPrise Resource Planning;ERP )將原本企業功能導向的組織部門轉化為流程導向的作業整合。 然而,有許多新創立的高公司往往將重點擺在研發而忽略了企業整體的運作流程,每當客戶訂單 成長的時候,這些公司就遭遇營運的困境。本研究小組針對 A 公司,一家新型的創新公司,進 行 ERP 的導入分析。本組希望隨著 A 公司的業務成長,能夠提供量身訂做的 ERP 導入服務,範 圍包含接單流程、採購流程、存貨流程、委外加工流程,以及財務流程。本組期望藉由 ERP 的 導入提升 A 公司在全球環境下的營運績效,進一步將企業運作的資料轉化為經營決策的即時資 訊,以達到資料一致性、即時性及整體的資訊有效性。 關鍵字:企業資源規劃(ERP)、流程導向、創新公司、全球運籌。

Abstract:Nowday, enterprises need to consider a variety operating conditions of the process,

to consolidate information to enhance efficiency. ERP (Enterprise Resource Planning;ERP) originally is for process-oriented enterprise features operations. However, there are many high tech start-up companies tend to focus on research and development while ignoring the overall operation process, whenever the growth in orders from customers they encountered operating difficulties. Research group hopes to offer as a business growth to provide tailor-made ERP. The services in ERP include purchasing process, inventory flow, outsourcing process flow, and financial processes. The expectations of this study are to provide an ERP to improve A company's operating performance in a global environment, and support real-time information management decision.

Keywords: Enterprise Resource Planning (ERP), process-oriented, innovative

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緒論

1.1 背景與動機

在全球網路瞬息萬變的發展下,衝擊者台灣必須引入國際化資訊,使得 企業在因應顧客需求快速變化的情況下具備新能力。近年來廣受全球企業注 意的企業資源規劃(EntERPrise resource planning,ERP)系統是一套功能性 非常強大的套裝軟體系統,該系統整合了企業所需的所有功能模組最早前是 由 Gartner Group 於 90 年代所提出的 ERP 一詞,系統主要功能是將企業營運 中各流程中所需的資料即時整合,並將整合資料都匯入會計模中。A 公司現 在是一個草創的創新公司,目前公司並沒有一定的組織結構、制度,因此目 前接單的狀況,是用人工接單的方式,處理的方式也沒有一定的步驟,希望 藉由 ERP 系統的導入,幫助他們從採購、加工、庫存、銷售各方面的業務流 程能夠跟一般的公司水準拉齊,以應付未來訂單不斷的成長趨勢。

1.2 研究目的

為了能夠達成協助 A 公司盡速各業務流程輔助上軌道,本組決定到 A 公 司作 ERP 分析,評估幾套不同的雲端系統,因為考量 A 公司他們初創的時候, 要以階段性的成本考量,所以會選擇價格較便宜的雲端 ERP 系統。導入的初 期,我們將從現況流程開始分析,然而再搭配這些雲端系統的理想化流程, 配置出未來 A 公司的運作流程,最後將 A 公司的相關營運資料放入雲端 ERP 讓他開始正式運作,讓所有的接單、加工、出貨、庫存、財務都能夠在這平 台整合。

1.3 研究限制

(1) 在 A 公司草創初期實際的訂單量較少,因此案例分析的樣本可能較 不完整。 (2) 由於成本考量又處於成長初期,所導入 ERP 系統較為簡單,涵蓋的 業務範圍比較小,因此選擇規模較小的 ERP 系統。未來會隨著公司 規模的成長而擴充成更大型的 ERP 系統。 (3) 由於 A 公司的營運方式尚在持續改變中,本小組將只依據 1 年之內 公司可能的情況做導入分析。

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文獻探討

2.1 新創公司特性

全球市場環境急遽變動、資訊/通訊等科技不斷地突破與創新,造就國 內外無數創業機會。其實 1985 年管理大師彼得杜拉克(Peter Drucker)在其 《創新與創業精神》(Innovation and Entrepreneurship)一書中,早已觀察到 當時的美國經濟已由「管理型經濟」轉變為「創業型經濟」。 美國矽谷是全 球科技創業最興盛的區域之一。(杜拉克,1985) 新創工作機會除了要求的是新的技能,但同時也是期望新團員具有對解 決問題的能力和可望是強烈的。在新創公司學到的不只如何快速推出創新商 品和服務,還有生活工作的新態度。 一件事情可以確定的事,這段經驗將不只是增強自己工作上的創新技能, 而將也是學習在工作和人生需要具有的新觀念和態度。

2.2 A 公司簡介

A 公司成立於 2014 年 11 月,公司創立的第一項產品–「充氣式電子爵 士鼓」,充氣式電子爵士鼓系屬低成本之熱門專業型產品,擁有巨大的市場 潛力,此項商品可以降低消費者的購買成本、節省其收納的空間、不需搬運 笨重的整套爵士鼓、攜帶方便,因此可以吸引愛好爵士鼓的消費者,且在容 易行銷的條件之下,確實可以為銷售的通路商帶來營收,由於本產品目前在 市面上並沒有相似的產品出現,因此具有一定的創新市場價值,說明這項產 品的創新性、實用性、與進步性確實是獲得國際級的認可。 A 公司團隊具有源源不絕的創意與發明,申請國內外專利無數,成立了 A 公司,將創意與發明落實為商品,A 公司在研發、生產、通路的完美組合 下,必將顛覆傳統,開創新一波爵士鼓的學習風潮,成就利基型商品創新創 業的典範。

2.3 ERP 系統概論

企業資源規劃簡稱 ERP(Enterprise Resource Planning),是由美國著名管 理諮詢公司 Gartner Group Inc.於 1990 年提出來的,企業資源規劃最初被定義 為應用軟體,但迅速為全世界商業企業所接受。(網路:MBA 智庫百科,ERP 系統概論)

ERP 是整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、電腦硬 體和軟體於一體的企業資源管理系統。

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2.3.1 ERP 系統發展之演進 在 90 年代的 ERP 並不是一個全新的系統,是由 1970 年代的物料需求計 劃(MRP),1980 年代的製造資源規劃 (MRP II )所逐漸演進而成。 Gartner Group 更認為除了 APICS 所提的資訊外,它還使用人工智能,具有模擬的能 力,應用在專案管理,內部各功能的整合,品質管理,外部與客戶供應商的 整合,可是需要製作各式報告等。(網路:維基百科,ERP 系統發展之演進) 簡單地說,ERP 是「一個大型模組化、整合性的流程導向系統,整合企 業內部財務會計、製造、進銷存等資訊流,快速提供決策資訊,提升企業的 營運績效與快速反應能力。」它是 e 化企業的後台心臟與骨幹,任何前台的 應用系統包括 EC、CRM、SCM 等都以它為基礎。(網路:維基百科,ERP 系統 發展之演進) 2.3.2 導入 ERP 成功與失敗因素

(1)導入 ERP 成功因素(網路:ERP Solution 解決方案,2014):

a. 整合性強,ERP 比起傳統單一的系統最大特色便是整個企業資訊 系統的整合。 b. 縮短周轉時間,提升企業的應變能力和時間彈性,增強企業對經 營環境改變的快速反應能力。 c. 將原本分散的資料整合,集成物流、資金和資訊流的三方面的資 訊資源。 d. 在整合的環境下,企業內容所產生的資訊透過系統將可在企業任 一地方取得與應用。 e. 模擬不同市場狀況對生產計畫、能力需求計畫、物料採購計畫、 和儲運等工作的影響。 f. 具有嚴格的內部控制能力。 g. ERP 系統將使部分間橫向的聯繫有效且緊密,使得管理績效提升, 實現管理層對資訊的即時監控和查詢。 h. 為企業決策提供更加準確、準時的財務報告、管理報告和分析資 料。 i. 透過 ERP 系統配合網際網路及供應管理模式,使企業與原物料供 應商之間緊密結合,增加其市場變動的能力。

(2)導入 ERP 失敗因素(網路:ERP Solution 解決方案,2014): a. 不能達到原先對於實施 ERP 的期望。 b. 實施 ERP 系統方案的總成本過高,ERP 的建置需要花費的軟、硬 體及顧問公司收取的顧問費都是龐大的開支,往往只有大型企業 才有能力導入。 c. 安全性問題,電子商務的需要,整合企業功能部門在單一系統所 建構出的堅實安全性,在提供網路模組後,受到強烈的挑戰。 d. 系統內部的資訊無法與其他企業或部門的系統整合,且未將企業

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5 甚至癱瘓。 e. 員工缺乏主動性。 f. 缺乏能深刻理解新的軟體和管理複雜專案的內部人員,增加企業 內部人員的教育訓練課程成本。 g. 如何對業務流程和組織結構進行改進以及如何在企業的各個層次 進行轉變管理。 h. 如何讓硬體商、軟體商和諮詢顧問進行協同合作。 2.3.3 ERP 基本功能 在企業中,ERP 是在先進的企業管理思想的基礎上,使用資訊技術實現 對整個企業資源的一體化管理。ERP 是一種可以提供跨地區、跨部門、甚至 跨公司整合即時資訊的企業管理資訊系統。它在企業資源最優化配置的前提 下,整合企業內部主要或所有的經營活動,包括財務會計、管理會計、生產 計畫及管理、物料管理、銷售與分銷等主要功能模組,以達到效率化經營的 目標(網路:ERP 基本功能及架構圖,2012)。 以下所是 ERP 九個基本功能: (1) 生產規劃系統:企業以最優水準生產,並同時兼顧生產彈性。 (2) 包括生產規劃、物料需求計畫、生產控制及製造能力計畫、生產成 本計畫、生產現場資訊系統。 (3) 物料管理:幫助企業有效地控管材物料,可以降低存貨成本。 (4) 包括採購、庫存管理、倉儲管理、發票驗證、庫存控制、採購資訊 系統等。 (5) 財務會計系統:提供企業更準確、跨國且即時的財務資訊。 (6) 包括間接成本管理、產品成本會計、利潤分析、應收應付帳款管理、 固定資產管理、一般流水帳、特殊流水帳、作業成本、總公司匯總 帳。 (7) 銷售、配銷系統:協助企業迅速地掌握市場訊息,以便對顧客需求 做出最快速的反應。包括銷售管理、訂單管理、發貨運輸、發票管 理、商務資訊系統。 (8) 企業情報管理系統:提供決策者更即時有用的決策資訊。 (9) 包括決策支援系統、企業計畫與預算系、利潤中心會計系統。

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研究規劃

3.1 研究目標

在現今的企業界,ERP 系統已是非常普遍及重要的存在,ERP 系統能夠 統合公司產品的進銷存、人事薪資、生產管理等資料,對公司的營運效率有 極大的影響,以及在面對競爭對手和進入市場時是否具備該有的競爭力。 A 公司屬於創新研發類型的公司,除了基本 ERP 系統的功能,還需要有 彈性的策略及規劃來接受公司未來的挑戰。 A 公司未來幾年的目標需要有完善的進銷存管理,讓產品能更有效率的 出售到各國市場,以及會計記帳和更加方便的倉儲管理,使管理者對貨品的 流通能夠一目了然,當公司的營運非常穩定步上軌道後,將考慮採用大型的 ERP 系統來繼續輔助管理,本研究將扮演公司成長過程中的輔助跳板,讓公 司在步步茁壯時能更加順利,看見公司的穩定及成功是本次研究的期許和任 務。

3.2 研究發展步驟

本組的研究發展步驟預計分為四個階段,第一階段為前置準備期,第二 階段為 ERP 導入前之分析期,第三階段為實際導入上線期,第四階段為導入 ERP 後之效益分析期,並針對各時期之詳細步驟以流程圖的方式作說明,研 究發展步驟流程如下圖 3-1。 圖 3-1 研究發展步驟

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A 公司 ERP 系統導入分析

本研究的輔助對象為新創事業的 A 公司,該公司以製造銷售創新型電子 產品為營運主軸。由於公司處於草創初期,人員相對精簡,運作的流程均以 人工處理方式進行,難以掌握分散各處的不同格式資訊;因此公司負責人急需 導入一套能建立公司制度又能增進管理效率的資訊系統。研究小組依據以上 業主的需求,尋找市面上價格較低又能符合 A 公司需求的簡易 ERP 軟體, 並展開 ERP 系統導入的各階段工作,以期協助 A 公司順利的將公司現有資 料輸入 ERP 系統,同時規劃出有利提升營運績效的流程制度。以下是本研究 小組為 A 公司所做的 ERP 系統導入各階段工作。

4.1 選擇 ERP 作業

4.1.1 蒐集各家 ERP 資料 (1) 飛暘 WEB ERP 模組介紹 飛暘創立於 1990 年,當時商用軟體尚未成形時,就針對台灣中小企業開發商用 軟體,智慧型手機與平板電腦逐漸取代筆記型電腦,會有如此重大變革的幕後推 手即雲端 Web 之成型。官方網站於點選線上申請試用,期限為 1 個月,輸入公 司電話、地址、產業、Email 等相關資料即可立即試用,試用期間內的功能與正 式版完全等同,過程內如有問題可隨時打電話、Email、skype 等方式。

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1. 總帳系統:資產、負債、銷貨成本、銷貨收入、營業費用、其他費用、其他收 入、股東權益...等八大類。 2. 銀行帳戶管理:票據管理、銀行資金預估。 3. 智慧行事曆管理:主要處理個人工作行程安排。 4. 應收/付管理:在採購和銷售相關作業中,將應收、應付帳款自動納入客戶相 關資料。 5. 採購進貨系統:系統可依最低安全量產生採購建議表、提供採購詢價單、提供 我方貨品與供應商貨品對照作業。 6. 銷售出貨系統:可指定信用額度控制點、客戶適用售價(可設定三組以上適用售 價)及外加適用折扣、 每一商品可設定三組以上不同售價、提供報價單作 業、 提供我方編號與客戶編號對照、提供可承諾訂購單查詢。 7. 庫存管理系統:存貨盤點單、存貨調整單、借出/入單、倉庫調撥單、領料單、 入庫單、組合分割單、成本分攤單。 8. 發票管理系統:二、三聯發票管理、申報發票明細表、進貨發票總覽、銷貨發 票總覽、銷貨發票單總覽、進貨發票單總覽、401申報書總覽、零稅率清 單、 媒體申報。 9. BOM 管理系統: B.O.M 表設定不外乎是以最小單位之母件為基礎而設定,飛暘 可以完善解決單位在小的零件或原料,都可以細分出來。 10. 生產管理系統:以製令為首由詢價、採購、進貨、生產、加工、委外、入庫、 出貨、財務會計、成本、連最終之損益表都能產生出來給企業主完整數據。 11. 成本管理系統:輸入單據分為成本分攤表、成本批次重整..等,輸入報表分為 成本異動表、商品庫存成本統計表等等。 12. 貿易管理系統:出入單據分為出口報價單、出口訂購確認單等,輸入報表分為 商情資訊、預訂出排程表等。 13. 進口管理系統:進口單據分為進口詢價單、進口採購變更單,輸入報表分為商 品進貨交易表、廠商預定進貨表。

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9 (2) 鼎新雲端 ERP 模組介紹 鼎新電腦,創立於 1982 年,長期專注於 ERP 企業資源規劃相關產品的研發,結 合經營管理知識與客戶服務經驗。鼎新雲端 ERP 是一套符合中小企業專用的管理 資訊系統,透過雲端服務提供免安裝、免維護、軟體自動升級的功能,只要連上 網路隨時隨地都能安全使用、儲存、備份、備援、防毒,是非常完整的一套 ERP 系統。 1. 訂單/採購:如果需要對商品的進出數量與成本進行更嚴密的控管,利用採購 底稿功能進行整批訂單的採購,將有助於您提高以量議價的能力,以降低進 貨成本。 2. 進銷存:優先處理每日的進貨、出貨交易紀錄是買賣業最基本的管理重點。 而存貨的控制往往是獲利主要的關鍵,帳款的回收則是公司生存的命脈,因 此優先推薦進銷存管理系統。 3. 應收/應付:應收/應付為企業的流動資產及流動負債,金額之多寡及變現之 速度,直接影響企業營運資金的週轉能力,藉由此系統能完整記錄應收/應付 帳款記錄,以便企業可以隨時查詢和廠商、客戶間的資金動向。 4. 票據管理的目的在於,配合財務人員的作業,使得財務人員能很清楚知道, 每個銀行帳戶收支的情形,每個客戶和廠商往來票據的詳細資料,以便能隨 時提供管理人員所需求的資料。 5. 會計總帳:會計乃為企業之語言,記載企業在營運過程中的一切交易活動, 並反應企業之財務狀況及經營成果。會計總帳,是針對國內中小企業的一般 會計作業而設計,進而達到節省工時與提高效率。 6. 生產管理:生產管理之精髓在於,能夠確實掌握生產進度、備料計劃、製程 及外包管理,並要能即時核算其生產成本,透由系統縮短製造週期,提高產 能利用率,同時降低製造成本。

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4.1.2 試用鼎新雲端 ERP、飛暘 ERP 系統

我們在公司的背景狀況及預算的條件下挑選 ERP 系統,一家是鼎新雲端 ERP,另一家則是飛暘 WEB ERP,我們開始分析比較這兩家功能。

表 4-1 鼎新與飛暘雲端 ERP 系統功能比較

鼎新雲端 ERP 飛暘 WEB ERP 請購單 採購單     進貨單 退貨單     付款單   報價單   合約訂單 客戶訂單     銷貨單 銷退單     結帳單 收款單     存貨管理   試用版價錢 正式版價錢 免費 60 天 61 天起,NT$1,200/月 免費 30 天 1 人 900 元(依照人數打折) 使用者權限   匯出功能   BOM 表   生產管理   審核功能  

經過本小組試用之後所做的功能分析,鼎新雲端 ERP 與飛暘 WEB ERP, 都有相似的模組和單據例如:請購單、採購單、進貨單、BOM 表等等,不 過還是有些微之差,鼎新雲端 ERP 部分,每次將單據完成後,都會有審核的 功能可供主管再次核對,飛暘 WEB ERP 則是沒有審核功能,只能靠著人工 去彌補,像是在備註欄上加「已審核」,鼎新雲端 ERP 與飛暘 WEB ERP 都 沒有合約訂單,系統沒有辦法處理合約相關問題,然而飛暘 WEB ERP 並不 包含生產管理和 MRP,無法處理自動扣料的問題。

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11 4.1.3 評估鼎新雲端 ERP、飛暘 ERP 比較性質分析 (1) 在這兩家 ERP 系統裡,我們分別都使用了試用版,鼎新雲端 ERP 系 統反應速度非常不穩定時常造成當機,是非常大的缺點及問題之一, 飛暘雲端 ERP 系統是簡單的功能,且不易當機,反應速度相當快, 我們最終決定了飛暘雲端 ERP 來做使用。 表 4-2 鼎新與飛暘雲端 ERP 系統效能比較

飛暘 WEB ERP 鼎新雲端 ERP

儲存空間 不限儲存空間 鑽石級NT$1,200/月,儲存空間300MB 以下,御璽級NT$1,500/月,儲存空間 301MB以上 反應速度 同一台機器同一個IP的情況下,兩套系統 飛暘0.5秒即有回應 再同一台機器同一個IP的情況下兩套系 統鼎新的反應速度1秒還未回應 穩定度 系統回應速度順暢,沒有無回應的發生情 況,穩定度佳 時常不明原因無回應,操作相較之下不 順暢,故穩定度有待觀察 價錢 1 個使用者租用 1 個月 NT$900,2 個使 用者 NT$1000,3 個使用者沒詢問,該組 所需 2 個使用者即可足夠 60 天以下免費,申請至 61 天起 NT$1200(300MB 以下),申請至 61 天起 NT$1500(301MB 以上) 經過本小組試用之後所做的評估分析,這兩家功能相近都沒有合約訂單, 沒有合約訂單就沒有辦法合約相關問題,本組在同一台機器同一個 IP 連兩套 系統鼎新的反應速度 1 秒還沒回應,飛暘不到 0.5 秒就有回應,鼎新會時常 無因當機,價錢飛暘 WEB ERP 因人數打折換算比較便宜,所以業主決定使 用飛暘 WEB ERP。

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(2) Flyinfo Web ERP 的缺點

未來企業導入 ERP 之前確定他營運流程以及做好資料的整理與統合, Flyinfo Web ERP 是屬於較為簡陋的 ERP 系統,主要的功能是很簡單 的買進賣出,替 A 公司導入這套 ERP,幫助 A 公司儲存廠商、客戶 的資料、以及進銷存,但是 A 公司管理了生產時所需的原物料與半 成品,然而這套 ERP 最大的遺憾便是沒有完整的物料需求計劃,在 進行原物料與半成品的進出貨時,人的頭腦裡對進出貨的項目及數 量計算必須要非常清楚才不會導致流程的錯誤與疏失。

(3) 當我們使用 FLYINFO Web ERP 時出現問題如下: a. 有少許功能還未開放使用。 b. 庫存可用量排程表只能以週或月來作基準日而 A 公司需要的是以 日作為基準日。 c. 無法從 ERP 伺服器拉出資料庫。 d. 主管沒有再次審核單據的功能。 e. 無法記錄產品與半成品的工作時日。 f. 只能查看總庫存,不能查看個別倉庫的庫存。 g. 製造命令不會影響可用排程表。 h. 必須搭配委外採購單,產生將進量

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4.2 作業流程分析

4.2.1 現況流程分析 經過與 A 公司的經理開會討論後,我們了解到 A 公司在未導入 ERP 前 的營運模式,從接單到出貨都是以人工方式去處理和計算種種繁瑣項目,我 們將這樣的過程以流程圖表示。 (1) 公司銷售現況流程分析 圖 4-3 公司銷售現況流程分析圖

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流程說明 1.A 公司將商品資訊放置於網路上,供顧客瀏覽。 2.顧客確認商品後,選擇要 ALLPAY 刷卡單或者是預購訂單。 3.顧客下訂單後,本公司將所有訂單資料輸入於 EXCEL。 4.完成訂單輸入,本公司將會以電話詢問代工廠倉庫,請他們計算現有庫存量。 5.出貨後通知客戶匯款 30%。 6.客戶商品付款 30%後,總部將檢查成品庫存是否足夠(Y 至(10) ,N 至(7))。 7.確認成品庫存不足夠,與確認原物料庫存是否足夠(Y 至(9) ,N 至(8))。 8.確認原物料不足夠,總部將進行對外採購流程。 9.確認原物料庫存足夠,直接進行製造流程。 10.當庫存量足夠時,總部將派出人員發貨倉庫進行出貨檢驗。 11.庫存檢驗完畢後,從倉庫中出貨。 12.總部出貨完成後,將進行向客戶收尾款 70%匯款。 現況問題 多數的功能採以人工方式進行,銷售流程著重於檢驗、檢查、收款動作,因此容 易造成人為疏失的風險,當客戶下單後,訂單量繁多時無法迅速處理完畢。

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15 (2) 公司採購現況流程分析圖 圖 4-4 公司採購現況流程分析圖 流程說明 1.客戶填寫訂單。 2.公司總部收到客戶訂單。 3.公司以人工方式檢查庫存量是否足夠。 4.以人工方式將訂單資料輸入於 EXCEL。 現況問題 從「填寫訂單」到「收到訂單」是派人員親自到展覽會場發送客戶訂單,現場填 好訂單確認完畢後交還給總部,再以人員方式進行「檢查庫存」、「匯入 EXCEL」, 由以上流程可清楚得知,沒有一個完善的系統去做控制,面臨每次的訂購銷售流 程,都有繁複的確認工作。

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(3) 公司製造現況流程分析圖

圖 4-5 公司製造現況流程分析圖 流程說明

1.A 公司進行製造時,確認原物料是否足夠(Y 至(2) ,N 至(START))。 2.A 公司將開出採購單(委外工單)工廠購買原料與半成品。 3.生產工廠收到 A 公司的料貨。 4.生產工廠進行產品加工。 5.A 公司將成品與半成品入庫後進貨。 6.A 公司,以人員方式將 70%尾款匯款給生產工廠。 現況問題 公司製造現況流程相當繁瑣,完成進貨後,如付款部分能統一靠系統一併支付, 更為方便,有一致性。

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17 (4) 發貨倉庫出貨現況流程分析圖 圖 4-6 發貨倉庫出貨現況流程分析圖 流程說明 1.總部發出通知,人員把產品將從生產工廠出貨到倉庫。 2.以人工方式確認出貨的產品項目及數量。 3.將客戶送貨資料以人工方式賦予包裝上。 4.完成出貨。 現況問題 由於生產後的成品品質不一,所以公司派人員到國外的生產工廠層層把關,品質 不好的產品將會重新製造,每一次的生產工廠開工時,A 公司都必須派人員親自 督導,花費許多勞力與交通成本。

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4.2.2 未來流程分析 (1) 未來接單出貨流程 圖 4-7 未來接單出貨流程 流程說明 1.客戶於展覽或網路上填寫訂單。 2.將訂單匯入 ERP 系統,開立客戶訂購單。 3.於 ERP 系統中查看庫存可用量排程表。 4.查看可用量排程表裡的可用量為負數的項目 Y 至(5),N 至(9) 。

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19 5.判斷半成品/原物料為製造件或採購件,製造件至(6),採購件至(8) 。 6.依據需要的製造件開出製令單。 7.由製令單轉成組合分割單,組合分割單能夠顯示製造母件所需的所有子件,列 印出來後便是現成的領料單。 8.當(5)判斷該項目為採購件時,將立刻進入採購流程。 9.當(4)判斷可用量為正值時,將立刻進入生產製造流程。 10.成品生產製造完成後,將由客戶訂購單轉為銷貨單,其中已確保客戶訂單的 資料與公司的出貨的項目與數量準確無誤。 11.開立銷貨單並生效後將出貨完成。 解決現況之辦法與貢獻 1.系統中的客戶訂購確認單可以從報價單將單據資料帶過來,也可以完整的帶到 下一個單據,有許多單據之間都有如此功能,這完整的解決現況訂單遺漏或是 項目數量有誤之問題。 2.庫存可用量排程表裡會顯示庫存現有量、將出量、可用量,算式為 (現有量-將出量=可用量),此報表就是詳細的庫存報表,只要系統中有影響庫存的單據 生效便會自動變更排程表的內容,業主只要查看此報表,便能清楚知道何者項 目不足是否需要採購,何者項目已從供應端進貨能否送至生產工廠加工,以及 成品是否組裝完成能否銷售給客戶,這是十分重要與深處核心的報表。 3.步驟(5)我們經由查看庫存可用量排程表,便可得知原物料或半成品的可用量是 否足夠,若為負數的項目將進入採購流程,若項目足夠將進入生產流程,業主 能夠準確判斷何時該採購、移倉、銷貨等等。 4.將要進入生產流程的製造件總部會開立製令單,讓生產工廠知道該生產什麼成 品,製令單可以轉為組合分割單,組合分割單會列出成品下的所有半成品,以 及半成品下的所有原物料,將組合分割單列印出來便是現成的領料單,能夠讓 業主與生產工廠知道需要何者項目及數量。

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(2) 未來採購流程 圖 4-8 未來採購流程 流程說明 1.以手寫的方式記錄可用量為負的原物料項目 2.依據可用量為負的原物料項目開立採購單 3.由採購單轉為進貨單 4.進貨完成後,由 A 公司派人員親自到倉庫點或驗收,Y 至(5)、N 至(2) 5.驗收完成後,讓原物料入庫 解決現況問題辦法 1.由於 A 公司的原物料供應商共有十多家,所有的原物料必須都要在預定的時間 到貨,並且數量正確,A 公司必須掌握項目、數量、到貨日期等等,這項工作

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21 採購單時就能自動帶入細部項目,例如:商品的對應供應商、對應進貨倉庫、 金額等等,大大減少資料繁多時發生的錯誤率。 2.確定採購單無誤後便可以直接轉進貨單,非常完整的將單據資料帶過來,不會 有遺失的狀況,進貨單生效後系統裡的庫存可用量便會同步增加。 (3) 未來生產製造流程 圖 4-9 未來生產製造流程 流程說明 1.生產工廠確認製造件是否已到對應倉庫,Y 至(2),N 至(6)。 2.生產工廠即將把原物料從對應倉庫拉至生產線。 3.判斷原物料是否為 B 廠做生產製造,Y 至(5),N 至(4) 。

4.檢查 ERP 系統內是否有尚未開工的製令單,Y 至(1),N 至(END) 。 5.將對應 C 倉庫的原物料以移倉單從 B 倉轉入 C 倉。 6.若原物料未如期到貨,將由總部以電話方式向供應商催促。 解決現況問題辦法 A 公司有三個生產工廠,分別為 ABC 廠,三個廠也有對應的三個倉庫,為 ABC 倉,A 生產工廠會在 A 倉庫將原物料取至生產線上,每項原物料在系統的商品資 料內都已先標註該送至哪一個倉庫,開立單據時也會自動帶入商品資料,業主不 必再從複雜的紙本資料中確認,提高了處理效率也降低了單據錯誤率。

(22)

效益評估

5.1 A 公司導入 ERP 後之質性效益

(1) 導入 ERP 後協助公司提升績效與競爭力 A 公司沒有 ERP 系統前,也許在初步時還可以應對資料量的問題, 伴隨著公司的成長,資料的逐量增加,在沒有 ERP 系統之情況下, 不便處理大量資料,容易造成訂單遺漏,解決問題如下: 雖然公司於草創初期,但有來自國內外的訂單,當訂單從四面八方 而來,使用紙本的方式,及 OFFICE 系統處理訂單,訂單資料較不 易分類整理,容易造成疏失及人員方面的不便,在導入 ERP 系統後, 訂單資料可以連結詢價單,資料更準確處理,以及擁有確認訂單功 能,將解決訂單疏漏之問題,進而提高效率。 (2) 透過資訊的整合,提供各種管理及查核報表,協助企業管理與 改善 A 公司在沒有 ERP 系統前,各種的手續繁雜動作,都必須以人工處 理方式,不但要耗費眾多的人力,更是浪費無需要的時間,效率極 低,解決問題如下: 透過 ERP 系統的資料整合,提供存貨報表、財務報表,協助主管掌 握確切資訊 ERP 系統裡將完整儲存半成品、原物料之細項,以及資 產負債表、損益表等財務報表,使管理者一目了然,利於做進出貨 之決策,及分析公司未來動向,使公司穩健成長。 (3) 藉由 ERP 系統可用量排程功能,幫助計畫人員快速準確的產生 採購與製造計劃 必須以人為計算眾多原物料進出貨數量,花費大量的時間去整合分 配原物料對應的倉庫,以及與各家供應商協調搭配進出貨時間,解 決問題如下: 整合處理資料效率,A 公司在人力調度作業,工作分配與部門角色 上有重疊。將 ERP 導入 A 公司,讓所有的交易作業資訊存於同一個 資料庫中,讓員工便於掌握各訂單作業狀態。 (4) 幫 A 公司節省人力 節省計算所耗費的時間,減少員工勞力負擔,ERP 不管是在成本估 價、庫存量、盤點、物料需求規劃、帳務計算等多項計算作業,都 可以用最快的時間精算完成。

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23 (5) 協助 A 公司建立流程制度 改善原先 A 公司以員工的人力、EXCEL 與 PROJECT 計算的缺點, 節省未來大量訂單,計算數據而消耗的時間還有資料流失的風險, ERP 系統含有 BOM 表、統計原物料半成品等細項數量,並依照生 產計畫增減,替員工勞力分擔。

5.2 A 公司導入 ERP 後之量化效益

5.2.1 處理訂單錯誤機率分析 圖 5-1 訂單處理錯誤機率分析(導入前後) 量化指標定義:訂單錯誤項目/總訂單量項目=訂單處理錯誤機率。 圖表說明 由於現況訂單處理是純屬人工,訂單形式包含了 E-mail、電話與在展場 記錄到白紙上,所以造成了很多的訂單 lost 不見,存在的訂單因為口誤、筆 誤造成錯誤,整合錯誤約 5%,如果以營業額來說 20000 萬 x5%來算會有 100 萬的損失,系統導入後,所有的訂單都以電子圖形形式整合在一個資料庫, 因此並沒有時間差,以及訂單不見的狀況,全公司所有員工可在第一時間進 入系統查詢訂單,相當程度降低訂單處理的速度。 0 50 100 導入前 導入後 95% 99% 5% 1% 正確率 錯誤率

訂單處理錯誤機率分析(導入前後)

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5.2.2 處理單據效率分析 圖 5-2 處理單據效率 量化指標定義:運作流程天數/每份訂單處理時間=處理訂單效率。 圖表說明 A 公司在處理訂單效率,本小組親自到業主公司進行訪談,A 公司還並 未有一個完整的數據可供我們做統析,因此我們已虛擬模擬的方式做分析。 A 公司從接單到出貨的處理單據流程跑完一遍約 10 分鐘,經由我們幫助 A 公司導入 ERP 系統後在單據整合上明顯便利許多,處理訂單流程跑完一遍約 為 3 分鐘。 5.2.3 存貨料帳準確率 圖 5-3 存貨料帳準確率 量化 指 標定義: 盤盈虧金額 /總存貨金額(100%)或盤盈虧品項/總盤點項目 (100%)。 0 20 40 60 80 100 120 導入前 導入後 10 3 導入前 導入後 0 20 40 60 80 100 導入前 導入後 導入前 導入後 單 位

分 鐘 單 位

百 分 比

存貨料帳準確率

處理單據效率

80% 100%

(25)

25 圖表說明 A 公司尚未有 ERP 系統導入前,所有存貨料帳部分都是由人員處理,因 此準確率總會有些人為上的疏失,經由本小組協助 A 公司導入 ERP 後,以 虛擬模擬的方式,存貨料帳準確率約上升 20%(80%->100%)。 5.2.4 物料規劃效率分析 圖 5-4 物料規劃效率 量化指標定義:如:根據訂單出貨準確率或存貨天數降低率或緊急採購降低 率。 圖表說明 A 公司尚未有 ERP 導入前所有物料的規劃,都是由人員做處理,客戶訂 單一多時,光是靠者人員用 Excel 以及紙本的方式註記,是無法一一有效處 理物料規劃,效率也因此降低,藉由我們的導入 ERP 系統後用組合分割單, 讓 A 公司能更有效彌補物料規劃,提升效率,透過虛擬模擬方式,導入前 90%, 導入後有效提升物料規劃效率至 98%。 5.2.5 產品單位成本精準率分析 圖 5-5 產品單位成本精準率 量化指標定義:產品單位成本/產品單位總價錢=產品單位成本精準率。 圖表說明: 0 20 40 60 80 100 導入前 導入後 導入前 導入後 0 20 40 60 80 100 導入前 導入後 導入前 導入後

物料規劃效率

單 位

百 分 比

產品單位成本精準率

單 位

百 分 比 90% 98% 93% 100%

(26)

A 公司尚未導入 ERP 系統前,所有半成品、原物料、零組件都是由人員 方式做點選、盤點,在沒有一個系統去控管的方式下,是很難層層都處理到 細節,像是細微的零組件價錢都不相同,這時全部都以人工方式來盤點,容 易造成不必要的虧損,因此本小組協助 A 公司導入 ERP 系統,讓 A 公司在 產品單位成本這塊,由系統去做盤點,不會有人員上的疏失,上圖為我們模 擬虛擬的 A 公司產品單位成本精準率,在導入前人工處理的精準率為 93%, 經由本小組導入後精準率上升至 100%。

(27)

27

結論與建議

6.1 結論

本組在此研究中協助 A 公司進行 ERP 系統導入,透過這次合作機會,了解企 業實際營運狀況,運用在校學的技能與指導老師的協助,能夠順利導入系統,導 入 ERP 後,幫助 A 公司改善營運效率、降低人力管理成本、提高競爭力。 本組為 A 公司分析適合 ERP 系統時,需要了解企業特性、營運模式,導入系 統前的評估、ERP 的選擇,導入過程中 ERP 修改、設定到後續的功能提升、業務 人員輸入訂單資料只歸自己使用,將相關資料傳遞給相關部門,必須再另外將訂 單資料輸入至自己的報表,這樣會造成重覆作業,當業務人員修改訂單資料時, 未即時通知會導致兩邊的資料不一致而產生問題。透過 ERP 系統可以將所有資 料整合在一起,避免上述狀況發生。 此次研究的目的是為 A 公司分析營運流程與接受訂單,A 公司是為研發產品的 公司,一開始有請他們業務經理到學校說明他們的營運模式,之後擬定研究目標 用 ERP 幫他們導入訂單資料,拜訪 A 公司整理採訪後所得到的資料,並分析業 主需求,選出最適合的導入策略,以及將訂單流程、採購流程、生產計劃、生產 流程與現況流程圖,按照分析結果找出問題並擬定改善計劃後,將其導入 ERP 規劃出新的流程作業,改善流程所發生的問題,讓 A 公司更有效率、快速的營運 流程,提升客戶訂單用 ERP 導入,並帶來更多的效益。 系統導入後對 A 公司營運的效益,為 A 公司的貢獻如下: (1) 導入 ERP 後協助提升公司的績效與競爭力。 (2) 透過資訊的整合,提供各種管理及查核報表,協助企業管理與改善。 (3) 藉由 ERP 系統可用量排程功能,幫助計畫人員快速準確的產生採購 與製造計劃。 (4) 利用 ERP 系統快速處理大量資料功能,降低人力負荷與人為錯誤 率。 (5) 協物 A 公司建立流程制度。 (6) 降低訂單錯誤機率。 (7) 提高處裡單據效率。

(28)

6.2 建議

當初本組有構想如何製作此次研究,以為能如預期的時間要更快些,但實際 操作才發現問題慢慢浮現出來,發生很多無法預料的事,因此程序上會花比較長 時間去製作,系統或多或少會存在一些流程功能面(成熟度)或效能(穩定性)上的 瑕疵,因此本組列出以下幾點建議: 6.2.1 對學弟妹製作研究建議 由於本組為個案企業進行實際導入,業務尚未準備好利用 ERP 進行營運工作, 因此本組在各階段需要與 A 公司開會,但 A 公司經理業務繁忙,時常無法配合 本組開會時間,導致常有延期的情況發生,使本組進度延長許多。後續學弟妹製 作類似研究應先提前輔導企業做好導入前的各項準備,也事先把會遇到的問題提 出來作解決,向各方面模擬延伸,最後整合也會更加輕鬆。 6.2.2 對企業的建議

Flyinfo Web ERP 是屬於較為簡陋的系統,主要的功能是很簡單的買進賣出, 替 A 公司導入這套 ERP,公司才剛草創初期研發創新的小型企業公司,幫助 A 公 司儲存廠商、客戶的資料、以及進銷存,但是 A 公司管理了生產時所需的原物料 與半成品,然而這套 ERP 最大的遺憾便是沒有完整的物料需求計劃,在進行原物 料與半成品的進出貨時,人的頭腦裡對進出貨的項目及數量計算必須要非常清楚 才不會導致流程的錯誤與疏失,由於未來將請 B 公司完全負責物流部分,B 公司 也需要 ERP 系統的導入,所以我們同時一起進行做導入,待 A、B 公司商討完成 合作方案。A、B 公司進行成長到一個規模之後,提升以上所說的缺失功能,必 須要把這套 ERP 換掉,系統將更能做到一個完善輔助角色。

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29

參考文獻

1. 王立志,「系統化運籌與供應鏈管理」,滄海書局, 2006 年 07 月 01 號。 2. 中央大學管理學院 ERP 中心,企業資源規劃導論, 2008 年 04 年 14 號。 3. 房佳緯,企業導入 ERP 系統之個案研究,交通大學資訊管理研究所碩士論文, 1998 年。 4. 彭德全,企業資源規劃系統之績效評估─個案公司研究所碩士論文, 2000 年。 5. 張子民,企業資源規劃系統導入關鍵成功因素,政大經營管理碩士學程 EMBA 學位論文,‎2006 年。 6. 劉熒潔,從 ERP、SCM、CRM 到電子商務 ,文魁資訊股份有限公司,2002 年 09 月 01 號。 7. 經紀人月刊編輯部,創業管理,2007 年 1 月 12 號 http://www.managertoday.com.tw/articles/view/613 8. 江美英、吳佩諭,鼎新 ERP ,2011 年 1 月。

9. ERP Solution 解決方案,2014 http://www.erpsolution.com.hk/

10. ERP 基本功能及架構圖,2012 http://fecbob.pixnet.net/blog/post/38206029-erp%E5%9F%BA%E6%9C%AC%E 5%8A%9F%E8%83%BD%E5%8F%8A%E6%9E%B6%E6%A7%8B%E5%9C%96 11. 飛暘雲端 ERP http://www.flyinfo.com.tw/ 12. 智庫百科,ERP-MBA,2014 http://wiki.mbalib.com/zh-tw/ERP 13. 鼎新雲端ERP http://tw.digiwin.biz/softwareDetail_P201211127276.html.

數據

表 4-1 鼎新與飛暘雲端 ERP 系統功能比較
圖 4-5 公司製造現況流程分析圖  流程說明

參考文獻

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