畢業生線上離校系統之設計
-以高雄大學為例
董建弘
蔡毓娟 邱秀莉 朱漢琳 黃姿蓉 盧昆宏
國立高雄大學圖書資訊館
{chtung, yjtsai, shuli, hanney, tzujung, log}@nuk.edu.tw
摘要
畢業生離校手續之會辦是一項跨部門與系統 的作業，隨著學校的擴展每年畢業人數將持續增 加，各單位所承辦的業務量勢必日趨繁重。本論文 提出並建置一個系統利用網際網路(Internet)作業環 境，橫向整合相關系統資料庫中的資料，對於異質 資料庫系統使用Web Service 透過 XML 進行資料交 換，畢業生藉由Web Browser 的操作即可辦理線上 離校並列印畢業生離校手續單。並在畢業生離校手 續單使用資料隱藏與浮水印技術，達到防偽防竄功 能。畢業生離校手續單僅列出畢業生需親自辦理的 項目，以簡化畢業生與承辦人員的行政流程。本系 統有效地縮短畢業生辦理離校手續時間，減少相關 單位業務量，大幅提升行政效率。 關鍵詞：校務行政系統，畢業生離校，XML，浮水 印。1. 前言
有鑑於個別系統各自獨立建置其資料庫，會產 生資料完整與缺乏一致性的問題，於本校校務行政 系統規劃設計之初，系統規劃之中心理念為建構一 整合型系統。基於此中心理念之下，於系統規劃建 置之初即朝單一整合資料庫之方式規劃設計，逐步 進行。經幾年來的努力，系統規模與應用範圍已趨 於完備，除圖書管理系統與會計系統外，其餘校務 行政系統皆由圖資館同仁自行開發與維護，因此具 有系統功能整合之能力。 本校93 年間的畢業生共 294 人，因未建置離 校系統，所以畢業生必需以紙本作業(Paper Work) 完成所有離校手續。由畢業資格審查的結果推估， 預計將超過 700 人於 94 年度畢業，而其中大部分 的畢業生會在六、七月間辦理離校手續，勢必造成 相關單位極大的業務負荷。為簡化畢業生辦理離校 手續之流程，本館接受教務處委託整合教務、學雜 費繳交、體育器材借用、學務（畢業生意向調查、 社團器材借用、宿舍）、總務（物品借用、學士服 借用）、圖書借用等六大系統，隨時因應畢業生歸 還所借用之器材、圖書、物品、繳交尚未繳清之費 用而即時更新資料庫，使每位畢業生能夠依據實際 狀況辦理離校手續，縮短辦理離校手續時間，並達 成簡化流程之目標。2. 需求說明
畢業生離校需歸還向校方借用之書籍、器材， 並繳交尚未繳清之費用，因此系統必需要能自動檢 查相關系統的資料並列出未完成之手續，以利畢業 生可先行辦妥各相關事項。經會整各單位業務需求 以、作業流程與行事歷，部份離校手續無法由系統 自動檢核，因此離校手續單需列出系統無法處理的 各項手續，對於本系統可自動檢核的項目，僅列出 畢業生尚未完成相關手續的部份。 系統必需自動檢核的項目如下： （一） 圖書館： 是否歸還所借圖書與館藏，若有 延遲還書者，應結清滯還金。研究生需繳 交論文紙本平裝二冊（或精裝二冊），並歸 還所借用研究小間之鑰匙。 （二） 體育室：是否歸還所借用之運動器材。 （三） 學務處： 畢業生輔導組－是否填寫畢業生資料調查 表。 課外活動組－是否歸還借用之社團器材。 生活輔導組－檢核住宿生是否完成退宿手 續並繳還寢室鑰匙。 （四） 總務處： 保管組－檢核是否繳還所借物品與學士 服。 出納組－檢核是否繳清所有學雜費，若未 繳 費 則 提 供 線 上 列 印 繳 費 單 功 能。 （五） 教務處： 課務組－檢核研究生學位考試成績，並確 認是否繳交論文電子檔與網授權 書。 註冊組－確認畢業資格。 除上述各處室之手續外，尚有部份離校流程因 為 畢 業 生 辦 理 離 校 的 時 間 點 或 是 行 政 業 務 的 考 量，並未納入系統自動檢核範圍，畢業生需持畢業 離校手續單親洽各承辦單位辦妥手續，相關流程如 下： （一） 系主任（所長）。 （二） 系所承辦人員：確認繳還向系所圖書館、 實驗室、工場所借圖書及用品。研究生繳 交論文紙本，論文依各系、所規定辦理。 （三） 學務處： 僑生及外籍生輔導組－登載僑外生僑居地 聯絡地址與辦理健保轉出等事項。（四） 總務處： 事務組－確認住宿生應繳納之住宿電費。 （五） 教務處： 註冊組－認定大學部學生是否獲雙學位或 輔系。確認是否完成各項離校手 續手續，發放學位證書。 畢業生辦理離校手續的處理程序如圖 1 所示， 欲畢業之學生必須先進行畢業生資格審查，通過畢 業資格審查者則列入畢業生名單，需具備畢業生身 份方可辦理離校手續，線上離校系統會自動幫畢業 生檢核各畢業關卡是否完成，未完成者會顯示於螢 幕上告知畢業生，待畢業生處理，或畢業生可列印 離校手續單，但畢業生需持畢業離校手續單親洽各 承辦單位辦妥手續。 圖 1 畢業生離校作業之處理程序流程
2.1 系統功能
考量各業務單位的需求與行政流程，我們將畢 業生離校作業系統分為三大部份，如圖2 所示，分 別為：畢業關卡檢核、離校手續單列印與教務處審 核。 圖 2 畢業生離校作業之系統功能 畢業關卡檢核：進行各畢業關卡的審查，在此 階段除了顯示各關卡狀態外，對於未繳清學雜費的 學生也提供線上列印繳費單的功能，並且必需確認 確實填寫完畢業生資料調查表才可進行離校手續 單的列印。 離校手續單列印：為了維持文件格式，不受使 用者端瀏覽器或其他設定的影響，以PDF 檔呈現畢 業生的基本資料與必須要親自辦理的離校關卡，離 校關卡僅列出該生實際需要辦理的項目。 教務處審核：當學生完成各項手續後，繳交已 核章完畢的離校手續單至教務處領取學位證書，承 辦人員以此功能查詢該生線上狀態並做離校註記。2.2 系統架構
基於前述之畢業生離校作業系統功能規劃，本 系統之架構上可分為三大塊。 圖 3 畢業生離校作業之程式架構圖 主要功能程式而言，採ASP 開發，分別為畢業 生線上離校、離校手序單列印與繳費單列印等三個 ASP 網業程式；在資料存取上，擬以一個資料表 (Table)儲存離校手續的資料與狀態。其次是校務行 政系統的相關子系統資料，分別將各子系統的檢核 規 則 以 預 儲 程 序(Store procedure) 儲 存 於 資 料 庫 中，以提供ASP 呼叫引用。對於圖書管理系統的資 料連結，將採API 做為中間層進行資料交換。2.3 系統流程
由於本系統只開放給畢業學生使用，學生登錄 系統後，會先驗證該生是否通過畢業資格審查，若 通過系統便會逕行關卡的審核，顯示未完成或待親 自辦理的程序，之後便可以列印離校手續單，一但 進行列印功能，系統將調整該生在相關系統的權 限，例如：在圖書管理系統與物品借用系統，將會 關閉該生借用權限，其他權限則不受影響。 畢 業 生 離 校 作 業 畢業關卡檢核 離校手續單列印 繳費單列印 連接 T2 API 教務處審核 畢業資格審查 畢業生名單 線上離校 紙本簽核 領取學位證書圖 4 畢業生離校作業之處理程序流程
3. 系統建置
圖 5 畢業生離校系統架構圖 本校校務行政系統之系統規劃原則為多人使 用之作業一律採用Web-base 方式設計，少數人使用 之作業則採用Client/Server 方式設計。整個校務行 政系統是建置於MS Windows 之平台架構上，資料 庫系統則是選用MS SQL Server，系統開發工具為 MS VB 6.0 及 ASP。 線上離校系統屬於多人使用，故採用Web-base 方式設計，以ASP 來實做，由圖 5 所示，雖然本校 大多數系統為自行開發，可以直接進行資料存取， 並運作在同一個權限管理機制之上，但本校圖書館 所採用的「TOTALS 網際圖書館自動化整合系統」 (以下簡稱 T2)是委外開發與維護，在與此異質系統 整合時便要視業務需要以及考慮技術可行性，透過 轉檔介面或中間層進行資料的交換。3.1 同質系統
由於本校系統規劃建置之初即朝單一整合資 料庫之方式規劃設計，所以相關子系統的資料皆儲 存於同一個資料庫，因此以各子系統為單位，分別 撰寫預儲程序(Store procedure)，這些預儲程序使用 相同規格的輸入與輸出變數供主程式呼叫，離校系 統的ASP 程式透過 ADO DB 連結到後端資料庫， 呼叫執行各子系統知預儲程序，進行畢業關卡審 核。3.2 異質系統
為了達到訊息的即時性與正確性，在與 T2 系 統進行資料交換時，我們採取透過API 介面進行資 料查詢與權限控制，以整合兩異質系統。 此API 規格如下： z 呼叫方式：http 方式呼叫，以 post 傳遞參數。 z 功能： A、離校檢視 : 輸入讀者證號，輸出館藏、滯 還金與讀者狀態等資料。 B、執行離校 : 輸入讀者證號，若讀者無欠書 欠費則將讀者狀態改為「已離 校」。 C、修改有效日期：輸入讀者證號與有效日 期，更新該讀者之有效 期限。 z 回傳值：XML 形式之回傳值。 我們將與此 API 溝通的相關功能包裝成一 ActiveX 元件，將之部署在 Web Server 上，當離校 手續的ASP 呼叫此 ActiveX 元件，則傳遞參數與剖 析接收到的XML 內容，再將所需的資訊以 XLT 擷 取[4]並套用 CSS 轉成 HTML 格式呈現在網頁上。4. 防竄機制
由於本校畢業生離校流程中，部份關卡之承辦 單位要求需要紙本作業，所以畢業生離校手續尚無 法完全做到無紙化目標，所以仍需列印出「畢業生 否 是 總說明 系統操作說明 基本資料＆畢業離校關卡 印離校手續單 調整畢業生系統使用權限 程式初始化/使用者登入 畢業生 程式結束離校手續單」，為避免列印出的資料遭到竄改，我 們藉由混合網點數位浮水印[1]與資料隱藏技術[2] 來進行文件的保護。
4.1 混合網點數位浮水印
所 謂 的 混 合 網 點 或 複 合 網 點 (Hybrid screening)，即同時使用兩種主要網點形式(AM 與 FM)來顯示一張影像。在本系統中，擬利用 AM/FM 網點對於影印機之複製能力差異，透過大小不一或 粗細不一網點、網線、圖案或微小字來設計浮水 印，當複製時，兩種尺寸的網點所需的取樣頻率不 同，而複製設備無法滿足其中之一的取樣需求時， 即能使經過影印所複製之浮水印有明顯的差異，以 防止以影印機或掃描印列影像的偽造。 如圖6 為高雄大學校校徽，係分別以點陣調色 法(ordered dithering)及誤差擴散法(error diffusion) 進行數位過網，再利用遮罩區塊形成新的混合網點 之校徽圖形作為數位浮水印。但經測試由於離校手 續單是由列表機印出，列表機的呈像的解析度有現 且差異過大，只靠混合網點技術並不能有效達到防 影印的功能，必需再做色調上的調整，經反覆的測 驗，我們建議以灰質在210~220 間為較適當的值。 圖 6 以混合網點技術製作浮水印 最後將完成的浮水印嵌入離校手續單中，其嵌 入的位置如圖7 所示，必需含蓋基本資料區與離校 關卡區兩部份，使之成為騎縫圖案，以達到防變造 的效果。 圖 7 將浮水印嵌入離校手序單4.2 資料隱藏技術
由於目前影像科技的精進，高解析度的印表 機、掃描器或複印機均為容易取得的複製器材，故 以上述數位浮水印保護的文件仍舊有被竄改的可 能，隱藏資訊之技術在此可以有兩項應用，其一是 將訊息摘要嵌入在「畢業生離校手續單」中，以利 驗證文件是否遭受到竄改，其二是數位文件出處的 判定，若「畢業生離校手續單」是由兩個不同資料 來源所合成，以此可追蹤每一份文字影像的來源。 本方法如圖7 所示，將文件摘要訊息轉成 0 與 1 的 二進位編碼，在將文件中的句子分類、單字位置的 位置不同等概念，將文件的摘要訊息嵌入。 圖 7 將離校手續單的訊息摘要嵌入文字中5. 結論與未來發展
今年度畢業生已有537 人完成離校手續，如表 1 所示，本系統的確有效地達到簡化畢業生辦理離 校手續之流程，並減輕單位承辦人員負擔與提高行 政效率，雖然本系統可提供教務處管理功能，但由 於仍需要紙本作業，對於業務辦人員在所需要的處 理人次上並沒有改善。 畢業生線上離校下一個階段的任務，是達到無 紙化(Paperless)目標。由今年畢業生辦理離校的情 況，大部份學生只需要親自到各系所與教務處辦理 手續，若能改變這幾個流程的處理方式，承辦人員 與主管只需上線檢視與審核學生的離校申請，所有 資訊無需在轉換成實體文件呈現，不但可免除仿竄 機制在文件應用的瓶頸，提高資訊即時性與可靠性 之外，教務處對於所有關卡都完備的學生可以進行 批次作業，如此應可以大幅降低教務處與畢業生的 負擔。要達成此目標，先補強目前系統的不足，使 整體系統更趨於完善，再逐步改變將相關作業流程 與使用者認知與習慣以達到完全線上簽核的無紙化目標。 表 1 執行效率評估 紙本作業 線上離校系統 畢業年度 93 94 畢業生人數 294 537 平均核章數 14 4 系所與教務承 處辦人員 平均處理273 人 次。 平均處理 537 人 次。 其他單位承辦 人員 平均處理273 人 次。 平 均 處 理 53 人 次。 註： 1. 畢業年度係指以學位證書證號之年度。
參考文獻
[1] 王希俊、連啟明、蕭佩琪。2004。文件底紋之混 合網點數位浮水印技術。第三屆數位典藏技術研 討會。台北。 [2] 林現龍。2003。將資料隱藏於 TEX 文件之新方 法。 國立高雄第一科技大學資訊管理所碩士論 文。 [3] 陳慶彥。2004。大學畢業資格審核資訊系統之設 計-以中央大學為例。台灣網際網路研討會。台 東。[4] Jixue Liu and Millist Vincent, "Querying relational databases through XSLT", School of Computer and Information Science, The University of South Australia, Adelaide, SA 5095, Australia, May 2003.
