大專校職校院圖書館館藏政策與合作趨勢

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(1)大專校職校院圖書館館藏政策與合作趨勢楊美華國立政治大學圖書資訊學研究所教授兼所長 5-17-98 壹、館藏發展政策的定義與功用一、館藏發展政策的定義何謂館藏發展政策？美國圖書館協會將其定義為：「描述現有館藏的範疇，計畫持續性的館藏，指出館藏的強處，呈現選書哲學和機構目標之間的關係、一般的選書原則和知識表達的自由。」(註 1) 換句話說，館藏發展政策是形之於文字的明確敘述，說明館藏的目的、館藏選擇與淘汰的原則；列舉館藏的範圍與深度，確定選書工作的職責等。它是館員建立館藏的日常工作指引，也是規畫館藏以及館際、館內的溝通工具。二、館藏發展政策的功用 Atkinson 指出館藏發展政策有三個功能： 1. 參考性(referential)：描述的功能，做為一種基礎。 2.形成性(generative)：指出發展的方向，訓練的工具。 3.修飾性(rhetorical)：一種規劃的功能，做為溝通的工具。(註 2) 三、館藏發展政策的目的： 1. 選書的工具。 2.排出優先次序。 3.控制預算。 4.溝通的管道。 5.支援合作館藏。 6.保護言論自由。 7.明訂贈書、去書的依據，有助於館藏管理。 8.避免個人的偏見。 9.全面均衡的發展館藏。 10. 新進人員的工作手冊。(註 3) 四、未能制訂政策的原因圖書館未能訂定館藏發展政策的原由有下列幾種因素： (一)心理障礙：(太困難、無從做起、做了也沒用) (二)要花費許多人力、物力、時間。 (三)缺乏評估，修訂不易。. 1.

(2) (四)經費無法配合。 (五)學科專家難覓。 (六)缺乏外界壓力。貳、數位化館藏發展的困難與政策一、數位化館藏的發展 Directory of Electronic Journals, Newsletters, and Academic Discussion Lists, 1991 年第一版刊登 110 種電子期刊，而 1996 年第六版已有 1689 種。由此可見電子館藏的蓬勃發展。為因應各系所學科之需求，購置合宜之全文資料庫或線上資料庫等數位化館藏，並推廣相關學科領域各種網路資源之使用，已刻不容緩。就館藏評鑑的方法而言，一般區分成以館藏為中心(collection-centered)和以使用者為中心(client-centered)，但就向度而言，又有三種基本的考量： 1.Ownership 擁有：圖書館本身的館藏。 2.可及性(availability)：讀者需要時可以獲得。 3.可得性(accessibility)：當讀者需要時，需要多久的時間可以獲得。就電子館藏而言，「可得性」和「可及性」的考量均重於「擁有」。(註 4) 二、電子館藏所面臨的困難包括下列幾個層面： 1. 質量控制 2. 版權 3. 學者的接受度 4. 原則 5. 書目控制 6. 價格(註 5) 三、電子館藏之發展政策一般說來，紙本館藏的選擇因素亦適用於電子館藏，但是在發展電子館藏時須注意下列幾個因素： 1. 相關性(relevance) 2. 重複性(redundancy) 3. 需求性(demand) 4. 易於使用(ease of use) 5. 可得性(availability of use)：一人使用或多人同時使用 6. 穩定性(stability of coverage) 7. 使用的期限(longevity) 8. 價格 9. 價格的可預測性. 2.

(3) 10. 硬體配備 11. 技術支援 12. 使用的空間基於以上因素的考量，建構電子館藏時須注意下列原則： 1. 避免重複購置，但是做決策時須考量價格、使用率、需求、空間等因素。 2. 儘量選購電子版本。 3. 新的資訊保存和檢索技術須全面檢視，確保硬體的相容性。 4. 對於電子館藏的薦購須視同其他書刊資料的選購。(註 6) 總的來說，整合電子館藏須考量相關性、品質和時效性等因素，不過在衡量時仍須有彈性，而質量指的是易於使用、精確性和富有吸引力的呈現方式。(註 7) 參、閱選訂購的優缺點與做法所謂「閱選訂購」(Approval Plans)(註 8)，係指圖書館擬訂圖書採購範圍與代理商簽訂合約，代理商再依採購範圍，讓圖書館挑選符合採購條件的圖書。有些代理商允許圖書館將不適合館藏或複本書退還給代理商，有些則不允許，視雙方所談妥的條件而定。此種閱選訂購計畫在國外學術圖書館非常普遍，且多數圖書館使用至少一種以上的閱選訂購計畫。由於節省許多文書作業，且增加時效，國內大學圖書館亦漸漸重視此種服務。採用閱選訂購的緣由有下： 1. 是一種有效收集新出版品的好方法； 2.有經濟效益：減少文書作業，且有折扣； 3.減輕選書人員(館員，教師或學科專家)的例行性工作； 4.採購範圍的擬定有助於館藏發展方向的確定； 5.具時效性，可以快速由架上獲得圖書。(註 9) 但是，閱選訂購也不是萬靈丹，茲分析其優缺點於下：一、閱選訂購的優點： 1. 加速圖書選擇與採訪的流程，減少個別訂購的文書作業，而更具時效性。 2. 選書者能實地翻閱圖書，易於判斷書刊的合宜性； 3. 對於書目控制不佳的罕見資料，可以避免絕版的恐慌； 4. 節省圖書採購的人力經費，並享有折扣的優待； 5. 有系統的建構館藏； 6. 利用代理商的專業知識與服務，擴展了圖書館採購資料的領域。(註 10) 7. 增進公共關係。(註 11) 二、閱選訂購的缺點與困難： 1. 成功的閱選訂購計畫須圖書館與代理商之間不斷的溝通，好的採購範圍書 (profile)不易擬訂，且費時費力。. 3.

(4) 2. 退書手續相當麻煩，增加作業的時間與成本。 3. 許多小型圖書館沒有足夠的經費可以支持閱選訂購經費。 4. 由於圖書館亦須採用一般之訂購方式，雙軌作業，或有複本情事，滋生困擾。 5. 每年出版量無法準確預估，造成經費控制的困難。 6. 讀者的需求變動更迭，無法全盤掌握。 7. 代理商水平參差不齊。 8. 自動化系統不一定相容。三、國內圖書館採用閱選訂購的經驗李碧鳳曾針對二十個國內北區的大學圖書館實施閱選訂購之情況加以探討，結果發現： 1. 國內北區大學圖書館共計九個正在使用(或曾經使用)閱選訂購的採集計畫。 2. 北區大學圖書館實施閱選訂購對象以採購中文圖書為主。 3. 北區大學圖書館實施閱選訂購的原因如下： (1)圖書館希望由被動的接受薦購，提昇到主動的提供圖書； (2)希望藉由代理商收集新書訊息，以彌補圖書館本身人力、時間不足的缺憾； (3)採購人員本身學科背景的缺乏，不易做好選書工作； (4)國內出版量不多，經費可以掌控； (5)代理商直接送書，可實地翻閱、挑選，更為客觀； (6)縮短圖書採購的流程，快速獲取新書，滿足讀者需求； (7)消化經費以結算報帳。(註 12) 四、閱選訂購成功的要素 (一)採購範圍書的擬定 1. 主題描述閱選訂購代理商通常會提供主題描述清單，可能是一套分類表，或是分類表的一部份，或是由代理商自行發展的索引典，例如布萊克維爾公司(Blackwell)的分層主題辭典(Subject Thesaurus Hierarchical Arrangement)或是美國國會圖書館分類表亦常被使用。 2. 非主題描述圖書館可利用非主題限制的方式，圖書館能列入館藏的限制條件，如： (1)價格限制 (2)裝訂型式 (3)資料類型 (4)語文 (5)出版地 (6)送書的頻率 (7)退書的原則 (8)付款方式 (二)代理商的選擇(註 13). 4.

(5) (三)持續的評估與修正 (四)自動化系統的更新與整合 (五)採購人員與使用者的密切溝通 (六)館員素質的提昇肆、合作館藏發展的原因與作法一、合作發展館藏的功用有下列幾項： 1. 使圖書館更清楚本身的館藏； 2. 增加館藏的廣度和深度； 3. 減少罕用資料的重複購置； 4. 使館藏更具特色，反映使用者的基本需求； 5. 讀者找尋資料知所去處更為容易，不必疲於奔命； 6. 館員更具專門性，提供讀者更滿意的服務； 7. 使圖書館的資源擴充而不增加成本；(註 14) 8. 圖書館間的工作關係更為密切，可以分享問題處理的經驗。(註 15) 二、合作館藏發展成功的例子 (一)北美館藏綱要計劃(North American Collections Inventory Project-NCIP) 美國研究圖書館組織(Research Libraries Group)與研究圖書館學會 (Association of Research Libraries)合作，於一九八三年開始進行美國加拿大圖書館參與北美館藏要覽計劃。此計劃的目的在發展一個供讀者查詢北美地區研究資料的線上館藏綱要計劃，並經由責任的分配，促進研究圖書館的館藏發展上的合作與協調。本計劃自 1983 年 7 月至 1988 年 7 月止，共分三個階段實施。 (二)美國科羅拉多州研究圖書館聯盟的期刊系統(UnCover2) 美國科羅拉多州研究圖書館聯盟(Colorado Alliance of Research Libraries，簡稱 CARL)係一九七四年科羅拉多州各圖書館館長為促進彼此之間的合作而設立的一個組織、UnCover2 是其期刊子系統，於一九九一年八月推出，係結合各館館藏目錄、期刊目次及期刊論文傳輸的一項服務。三、館藏綱要(Conspectus)之缺點： 1. 無法適用於不同分類系統之圖書館； 2. 主題之多寡不易訂定，無法涵蓋所有圖書館的館藏； 3. 某些學科範圍的館藏不易描述； 4. 無法適當的描述以資料類型為主的館藏； 5. 館藏深度的描述是主觀的； 6. 學科專家之尋覓不易； 7. 所耗費之人力、物力相當可觀。(註 16). 5.

(6) 四、合作館藏發展窒礙難行的主要原因： 1. 各館均以本身的需求為優先考量因素，不易整合協商； 2. 未能確實瞭解本身館藏的強弱，使館藏責任之分配不可行；(註 17) 3. 參與合作館藏計畫或將失去館藏建立的自主權； 4. 使用者不一定願意配合； 5. 對於合作義務的履行沒有強烈約束力； 6. 文件傳輸的機制不夠成熟； 7. 各館自動化的系統未能整合成一個圖書館資訊網路； 8. 各館人力不足，無法積極參與； 9. 缺乏有力的規畫及協調單位。根據「推動全國圖書館館藏發展計劃」的調查發現： 1.館藏資源集中於北部地區 2.圖書館建立館藏資源的人力普遍不足 3.大部分的圖書館缺乏書面的館藏發展政策與書刊選購小組 4.正式的合作採訪計劃尚未誕生 5.館藏缺乏學科與語文重點 6.書刊購置經費普遍不足 7.過半數圖書館有條件限制讀者進館使用(註 18) 五、合作館藏發展的實施「推動全國圖書館館藏發展計劃」的研究報告指出：良好的合作館藏發展制度，除了要有一套適切的合作模式，更要具備下列的要素。 1.合作理念 2.規劃主體 3.立法與經費的支持 4.館藏分析工具 5.資料獲得方式 6.技術的輔助 7.持續的評估 8.宣傳與館員的訓練(註 19) Stephen Vickers 和 Maurice Line 曾建議四項可行的合作採訪方式： 1.建立全國採訪中心 2.依學科分工 3.建立地區性採訪中心 4.分散採訪，協調合作(註 20) 合作館藏發展的實施，須先做好下列的工作： 1. 建立能瞭解各館館藏深度的工具；. 6.

(7) 2. 充分了解各館館藏的強弱； 3. 合理分配館藏責任範圍； 4. 使各館的館藏發展政策充分反映各館的特色，且有共通的標準； 5. 有效控制館藏成長，作業成本； 6. 使館藏政策與優先編目之責任結合，建立線上的圖書館聯合目錄； 7. 落實便捷的館際互借傳輸系統； 8. 合作館藏計畫要有彈性，且適時更新。(註 21) 推動館際合作發展的基本工具： 1.進行全國圖書館館藏資源調整統計分析工作 2.編印圖書館基本館藏目錄 3.編印圖書館標準書目 4.編製聯合目錄 5.編訂適合各類型圖書館應用的館藏綱要 6. 制定合作發展館藏資源的合作協定 7. 建立合作發展館藏資源的評鑑制度。(註 22) 對於實現資源共享的理想，Gorman 指出必須滿足下列的條件： (1)有利的氣侯 (2)強烈的事業心 (3)應變的組織機制 (4)積極的參與 (5)配套的服務方式 (6)外部的經費支援(註 23) 除此之外，就是智慧財產權的注意與克服以及對讀者的溝通與教育。伍、建議事項一、訂定館藏發展政策：館藏的發展，除了針對印刷型出版品、微縮資料、視聽資料外，還應增加電子出版品的規劃，且應在館藏發展政策中反映其管理、使用與淘汰的原則。(註 24) 二、兼顧紙本及電子圖書資料之均衡發展：圖書館對館藏發展的概念，應漸由一館館藏的發展轉變成對全球資訊資源的蒐集與管理。(註 25) 三、編訂適合的館藏綱要分析工具。四、推動合作發展館藏計畫。技職體系的學校，共 83 所，依性質區分，約有下列幾大類： (1)工業類 (2)商業類 (3)醫藥、護理類 (4)海事類. 7.

(8) (5)其他：餐旅、外語、警察、軍事等這些學校可依其相關學科領域進行雙邊或多邊之合作協定，而大學附設技職科系亦有 20 所之多，各系所學校亦可和鄰近大學進行區域合作，發展具有特色的館藏及資料庫。四、上級單位的支持與經費的補助：推動全國圖書館館藏合作發展計劃(草案) ，曾建議「定期編列預算，延請圖書館學與各學科專家學者，編訂館藏綱要，以期各類型圖書館正確描述館藏資源的學科範圍及館藏深度，為建立各館重點館藏與規劃合作發展館藏的參考」。(註 26) 六、積極整合全國圖書館資訊網路，組織成員，負責推動。七、重視宣導工作：教育讀者「資料的使用比資料的擁有」更為重要。(註 27) 八、加強館員的訓練。註釋 1.American Library Association, Guide for Writing a Bibliographer’s Manual, Chicago: American Library Association, 1987 p.p2-3. 2.R. Atkinson, “The Language of the Levels: Reflections on the Communication of Collection Development Policy,” College &Research Libraries 47(March,1986): 140-149. 3.P. Johnson, “Collections Development Policies: A Cunning Plan,” Technicalities, 14(1994): 3-6. 4.Thomas E. Nisonger, “Electronic Journal Collection Management Issues,” Collection Building 16(1997): 62. 5.Thomas E. Nisonger, “Electronic Journal Collection Management Issues,” Collection Building 16(1997): 63. 6.“Collection Development Statement for Electronic Information Resources,” Gary W. White and Gregory A. Crawford, ”Developing an Information Resources Collection Development Policy,” Collection Building 16(1997): 56-57. 7. Kristin D. Vogel, ”Integrating Electronic Resources into Collection Development Policies,” Collection Management 21(1996): 65-76. 8. Approval Plans 一詞有數種譯名：配書閱購、統括訂購、指令統購、送書查看採購方式和圖書採購批准計畫等。 9. Dennis E. Newborn & Irene P. Godden , “Improving Approval Plan Performance: A Case Study,” Library Acquisitions: Practice & Theory 4(1980):145. 10. G. Edward Evans & Claudia White Argyres, “Approval Plans and Collection Development in Academic Libraries, “Library Resources and Technical Services 18 (Winter 1974): 38-39. 11. 侯雲卿，孫智娟，「配書閱購(Approval Plan)經驗談」，教育資料與圖書館學，第 30 卷第 2 期(1993)，頁 216。. 8.

(9) 12. 李碧鳳，「國內北區大學圖書館實施閱選訂購之現況探討」，圖書與資訊學刊，第 16 期(1996 年 2 月)，頁 64-77。 13. 此部份請參考李碧鳳，「閱選訂購圖書館徵集資料的途徑」，國立中央圖書館台灣分館館刊，第 4 卷第 2 期(民 86 年 12 月)，頁 58-60。 14. Keith Michael Fiels, “Coordinated Collection Development in a Multitype Environment: Promise and Challenge,” Collection Building 7(Summer 1985), p.27. 15. G. Edward Evans, Developing Library and Information Center Collections, 2nd ed. (Littleton, Colo: Libraries Unlimited, 1987), p.p.355-356. 16. 吳明德，「國家圖書館與合作館藏發展」，國立中央圖書館館刊，新 26 卷，第 1 期(民 82 年 4 月)，頁 24-25。 17. 吳明德，頁 21。 18. 曾濟群主持，「推動全國圖書館館藏發展計劃」，教育部圖書館事業委員會專題研究報告，民 84 年 12 月，頁 109-118。 19. 曾濟群主持，「推動全國圖書館館藏發展計劃」，教育部圖書館事業委員會專題研究報告，民 84 年 12 月，頁 27-28。 20. Maurice B. Line and Stephen Vickers, Universal Availability of Publication (Muenchen: K. G. Saur, 1983), pp.88-89. 21. Nancy E. Gwinn & Paul H. Mosher, “Coordinating Collection Development: The RLG Conspectus,” College & Research Libraries 44(March 1983): 130-131. 22. 曾濟群主持，「推動全國圖書館館藏發展計劃」，教育部圖書館事業委員會專題研究報告，民 84 年 12 月，頁 126-129。 23. 吳建中，「電子環境下資源共享發展的模式」，21 世紀圖書館展望－訪談錄(上海：上海科學技術文獻出版社，1996)，頁 126-132。 24. 王梅玲，「電子媒體與圖書館徵集工作」，中國圖書館學會會報 49 期(民 81 年 12 月)，頁 135。 25. 李德竹、莊道明，「資訊網路時代台灣地區圖書資訊服務的新方向」，中國圖書館學會會報，52 期(民 83 年 6 月)，頁 55。 26. 曾濟群主持，「推動全國圖書館館藏發展計劃」，教育部圖書館事業委員會專題研究報告，民 84 年 12 月，頁 128。 27. 曾濟群主持，「推動全國圖書館館藏發展計劃」，教育部圖書館事業委員會專題研究報告，民 84 年 12 月，頁 137-143。參考書目： 1.朱碧靜，「大學圖書館的館藏發展政策」，台北市立圖書館館訊，11 卷 3 期(民 83 年 3 月)，頁 25-31。 2.吳明德，館藏發展(台北：漢美，民 80 年)。 3.「國立成功大學圖書館館藏發展政策」，國立成功大學圖書館編印，民 82 年 7 月。. 9.

(10) 4.「館藏發展政策制訂要領」，師範大學圖書館學研究社譯，台北市立圖書館館訊，九卷三期(民 81 年 3 月)，頁 27-31。 5.Biblars, D. "The Conspectus as a Blueprint for Creating Development Policy Statements," Acquisitions Librarian 4(1992):169-176. 6.Bostic, Mary J. "A Written Collection Development Policy: to Have and Have not," Collection Management 10(1988): 89-103. 7.Evans, G.Edward. Developing Library and Information Center Collections, third ed. Englewood, Colorado: Libraries Unlimited,1995. 8.Futas, Elizabeth. Collection Policies and Procedures. 3rd ed. Phoenix, AZ: Oryx Pr., 1995. 9.Guide for Written Collection Policy Statements. ALA, Subcommittee on Guidelines for Collection Development, 2nd ed. Chicago: ALA, 1996. 10. Vogel, Kristin D. "Integrating Electronic Resources into Collection Development Policies," Collection Management 21 (1996): 65-76.. 10.

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