國立高雄大學檔案庫房之安全維護管理要點

國立高雄大學檔案庫房之安全維護管理要點

100 年 10 月 7 日本校第 117 次行政會議通過 一、目的 為維護檔案庫房之設施、有效管制人員的進出及嚴防非法破壞或攜出公文檔案資料，特訂 定「國立高雄大學檔案庫房之安全維護管理要點」(以下簡稱本要點)。 二、依據 本要點依據檔案法、檔案法施行細則、檔案庫房設施基準及機關檔案管理作業手冊之相關 法規訂定。 三、門禁管制 (一)、檔案庫房應採單一出入口，門禁管制方式管理，並由檔案管理人員負責門禁管制及 相關安全維護措施。 (二)、嚴禁非檔案管理人員進入檔案庫房，若有進入之必要時，需由檔案管理人員陪同， 並於人員進出庫房紀錄單(如附表一)記錄進出時間及辦理事項。 (三)、維修廠商進入檔案庫房，檔案管理人員應全程陪同，並將處理結果記錄於維護紀錄 單(如附表二)。 (四)、檔案管理人員請假時，應明確告知職務代理人有關工作事項。 (五)、任何人未經許可不得私自攜出檔案或攝影拍照；進入檔案庫房不得攜帶背包或手提 袋，亦不得破壞檔案或變更檔案內容。 (六)、發現有校內外人員違反前開之規定時，檔案管理人員應予以制止，若經制止無效， 即通知主管處理，並簽辦議處；如涉有刑事責任者，即移送檢察機關偵辦。 四、安全維護 (一)、檔案庫房應保持標準之溫度(攝式 20 度至 27 度)及濕度(50％至 60％)，並每日於溫 濕度紀錄單記錄之，以確保公文檔案長期或永久保存。 (二)、檔案管理人員應隨時注意檔案庫房之電路系統、消防系統、監視系統、電器設備 及各項儀器是否正常運作，並實施定期檢修、保養與校驗，如有異常應即通報檢 修及採取應變措施。 (三)、除維護或施工目的外，凡危險或易燃物品，均不得攜入或置於檔案庫房內。 (四)、大雨或颱風後，檔案管理人員應立即檢查檔案庫房地面是否積水，牆壁是否有滲 水現象。 (五)、檔案庫房如遭遇天災或人為破壞，檔案管理人員應即時拍照，記錄現場狀況，並 立即陳報主管機關備查。 五、環境維護 (一)、檔案庫房內嚴禁嬉戲、吸菸、飲食、植養生物及存放私人物品。 (二)、檔案庫房應隨時保持整潔，並定期進行蟲、鼠、黴、菌等防治處理，以維護檔案 資料的完整。 六、檔案管理人員職務異動時，應將檔案庫房之檔案數量、相關簿冊、相關設備及管理物品等 完成移交後，始得離職。 七、本要點經行政會議通過，並經校長核定後實施，修正時亦同。