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政府資訊業務委外管理策略:資訊組織設計與資訊人力資源管理的觀點

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行政院國家科學委員會專題研究計畫 成果報告

政府資訊業務委外管理策略:資訊組織設計與資訊人力資源

管理的觀點

計畫類別: 個別型計畫 計畫編號: NSC93-2414-H-004-066-SSS 執行期間: 93 年 08 月 01 日至 94 年 12 月 31 日 執行單位: 國立政治大學公共行政學系 計畫主持人: 蕭乃沂 報告類型: 精簡報告 處理方式: 本計畫可公開查詢

中 華 民 國 95 年 3 月 29 日

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政府資訊業務委外管理策略:

資訊組織設計與資訊人力資源管理的觀點

蕭乃沂 政治大學公共行政學系 助理教授 國科會計畫編號:NSC 93-2414-H-004-066-SSS

壹、政府資訊業務與資訊部門的轉型

透過文獻與十五位政府資訊部門主管的訪談,本段概述傳統的資訊功能與對 應的資訊單位編制,接著闡述促成上述資訊技術與應用演變的組織經營管理環境 與其他管理因素,最後則綜整分析資訊資源配置,尤其是文獻中所謂集權 (centralized)與分權(decentralized)的資訊部門與業務部門的資訊資源運用模 式。 一、傳統資訊功能的發展與演進 對於組織中資訊功能與資訊單位編制的演進大致如同上述的背景描述 (King,1983),在早期資訊硬體設備、軟體及人力資源皆屬稀少昂貴的時期(1960 至 1970 年代),資訊活動起始於組織中需要大量資料儲存與處理的部門,由於電 腦具備大容量的儲存設備與快速的計算速度,如果組織中的特定業務功能也同時 具備明確的處理程序與計算需求,便可利用電腦程式輔助甚至取代此類固定且大 量的業務流程,以提昇組織的經營管理效率。而具備上述業務特性且居於組織資 料核心的財務單位即是最具代表性的例子,而這也可以解釋為何許多早期的組織 電腦化活動與資訊單位在組織結構中隸屬於會計、主計或統計部門的原因,以上 關於組織中資訊技術應用的歷史起源對於公私部門而言皆可適用,例如台北市與 高雄市政府的資訊中心目前的組織仍編制在其主計處中。 隨著軟硬體成本下降與電腦普及應用,導致其他部門也嘗試以資訊技術支援 其業務,例如行銷部門也希望可以統計過去的銷售量與銷售金額,以檢討修正其 行銷活動,在組織結構未調整時,行銷部門可能需要協調統計與財務中的資訊人 員執行此資訊應用工作,而當此類跨部門的需求逐漸增多時的橫向協調成本也勢 必增加;且其部門間的政治權力關係將有所改變,例如具有資訊次級單位的主計 部門被視為握有其他部門所需資源;而逐漸擴充的資訊專業人員本身也逐漸需要 更多的組織資源及更高的組織位階。此時在理論及實務上都已發現,位於統計與 財務部門下的資訊功能也被提昇為組織共用的資訊部門(Allen & Boynton, 1991),並且與其他組織業務功能(如生產、行銷、財務、人力資源管理)有平 行位階,由資訊部門主管(IS/IT manager)統整其業務,並直接向組織的高階首 長負責。

成為獨立部門的資訊活動一般可被劃分為四個部分(Zmud,1984),首先是 將組織業務予以電腦化的系統發展(systems development),其中包括需求及可行

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性分析、資訊系統規格與程式設計、系統轉換與上線、使用者訓練、與後續的系 統維護;其次是操作(operations)相關活動,包括資料輸入、軟硬體購置及日 常運作維護、並管制排程支援業務單位的資料與報表工作;對於業務使用單位的 技術服務(technical services),傳統通常軟硬體問題解決,晚近的電腦病毒與資 訊安全即為其一環;最後則是資訊業務相關的行政管理(administration),例如 資訊業務規劃、資訊預算編列、資訊人力資源管理等。 如果整個組織的資訊活動皆透過此獨立的資訊部門負責,其他業務部門之下 除了個人電腦及套裝軟體(如 Microsoft Office)等與使用者自助資訊服務相關的 基本資源之外沒有任何資訊相關資源,例如整個組織的資訊專業人員與資訊相關 預算皆由資訊部門規劃評估,文獻將此種類型的資訊資源管理稱為集權式的資訊 業務管理模式(centralized IS/IT function;Olson & Chervany,1980;King,1983)。 因此可以推論出:組織中「設置平行於業務部門獨立資訊部門」為該組織「運用 集權式的資訊資源管理模式」的必要條件,但不一定是充分條件,因為某些情境 下即使組織中設置有獨立資訊部門,各業務部門之下仍可能因為特定原因有自己 的資訊人力、預算與活動,而這些特定原因除了與組織本身的特殊文化及成長路 徑有關,其實也反映了後續組織經營管理與資訊技術的演變。 二、組織經營管理與資訊技術的演變 奠基於前文指出的自 1960 年代至今的幾項資訊技術的重大演變與組織資訊 應用型態的相互影響,如以政府部門的角度來看,在網際網路商業化使用前,公 部門的業務電腦化主要集中考量於內部行政效率,例如會計與人事差勤系統皆基 於此構想;而除了效率之外,少數在行政服務效能的提昇上有代表性的如戶政資 訊系統,透過各地戶政資料的連線與即時處理(real-time processing,相對於早 期系統的批次處理 batch processing),民眾可以就近在辦理相關業務(不需一定 要戶籍所在地)。在當時的資訊通訊技術的環境中,政府資訊管理業務的重心集 中在針對特定業務開發應用系統,協助推動試用該應用系統,系統正常運轉後則 是妥善維護軟硬體與通訊設備,以及後續提供使用者操作上(通常為資料輸入性 質)的教育訓練與支援服務。 而在網際網路普及使用之後,政府資訊管理業務的擴展與轉型尤其快速與多 樣化,首先在行政服務的型態上,除了依循傳統的方式到政府機關臨櫃詢問或辦 理之外(雖然此時行政人員所提供的文件與表格多已電腦化),最大的不同在於 民眾可以過網路查詢或辦理相關業務,而這也是各國電子化政府(e-government) 策略中除了「基礎建設」外所謂「資訊提供」(information dissemination,如公告 最活動)與「線上申辦」(online service delivery,如網路報稅)的三大推動類型 (行政院研究發展考核委員會,2004)。

同時由於網際網路的諸多特性(多媒體、可累積、易搜尋、可匿名等),學 術界與實務界也極力探索其促進民主機制的可行性(江明修 等,2004),透過此 精神使得政府不只將民眾視為顧客(customer),而且也應該是民主行政體制下

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的公民(citizen),因此也有論者認為此數位或電子治理(e-governance)的「資 訊透明」(transparency,如公布施政資料統計)、「互動諮詢」(consultation,如民 意電子信箱、網路公共論壇)及「決策參與」(decision-making,如網路公投、 網路投票)等類型,有別於前述的電子政府(e-government)。 據此,對應於逐漸多元化的前端服務,政府資訊管理的後端也從前述的資料 輸入、軟硬體設備維運、應用系統開發,逐漸擴展到資訊安全(尤其是對於涉及 民眾隱私或國家安全資料)、跨部門資料流通與為民服務需求、以及整體資訊政 策與策略規劃。而對於政府資訊業務的績效評估重點也由效率與效能擴展為更多 元的公開、回應與民主參與,也就是從滿足基本門檻到服務品質的強調,到組織 內部從獨立分工到貫穿業務功能與流程的資訊系統及資訊服務。 在上述資訊應用的潮流之下,集權式的資訊管理模式已經出現疲於應付的徵 兆,資訊資源的集中管理雖然提供資訊專業人力的增長,但是其與個別業務的距 離也導致系統發展逐漸不符需求,尤其在需求範圍擴大與變化頻繁時通常導致業 務單位針對資訊單位回應太慢的批評。低價的個人電腦普及與業務單位使用者資 訊素養的逐步提昇,也使業務單位轉向自行尋求資訊服務來源,例如上述的使用 者自助資訊服務(如使用者自行利用 Excel 建置所需的管理報表),或甚至將業 務所需的資訊服務委外(IS/IT outsourcing)。 綜言之,過去由於資訊軟硬體成本較高,許多組織基於經濟規模與管理方 便,傾向採取集中的資訊單位編制(King,1983),但是由於硬體成本降低、集 權資訊部門窮於應付來自各業務部門快速成長的資訊服務要求、以及業務單位使 用 者 的 資 訊 素 養 也 逐 步 提 昇 , 都 使 得 組 織 朝 向 分 權 式 資 訊 業 務 管 理 模 式 (decentralized IS/IT functions;Rockart,1988)發展,此分權式資訊業務管理模 式的極端將是組織中不再設置獨立的資訊部門,因為組織擁有資訊技術本身再也 不能創造競爭優勢(Carr,2003;杜默 譯,2004),反而是業務部門應該握有管 理及運用資訊技術的能力,並且思考如何將資訊技術運用於對外服務顧客及對內 提昇管理效率效能。 三、資訊資源管理模式的比較 本文在此將上述的集權與分權式資訊單位編制的優缺與適用情形整理如下 表一(Allen & Boynton,1991;Blanton et al.,1992;King,1983)。整體而言, 集權的資訊資源管理模式在軟硬體採購或系統建置的經濟規模、資訊相關業務的 規劃與執行的統合程度、對業務單位使用者技術支援的專業程度、不同業務單位 間資料互通的可能性、支援組織整體決策或策略制訂的程度、運用資訊專業人力 的彈性、及資訊專業人力的技術專業提昇等面向上均相對優異。而分權的資訊資 源管理模式在資訊系統貼近業務資訊化需求的程度、滿足組織特定業務的外部顧 客需求的程度、對業務單位使用者技術支援的回應程度、因應組織經營環境變化 的程度、及資訊專業人力的業務知識提昇等面向上則較佔優勢。 以我國政府的資訊部門為例,由受訪者提供的經驗與意見得知,由於大量資

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料處理需求(如主計、戶政、監理、財稅、軍事後勤),政府部門的資訊單位編 制其實發展得很早(約與企業發展同步甚至更早),例如偏向集權式資訊資源管 理模式的財政部的財稅資料中心與主計處的電子資料中心(兼具行政院所屬單位 的資訊教育訓練),與各縣市政府的資訊中心(有隸屬於主計部門或研考計畫部 門);偏向集權式資訊資源管理模式的政府資訊單位則如內政部的戶政電腦小組 與分散全國戶政單位的資訊人員,以及目前各縣市政府中常見的分散於業務部門 的資訊化專案與資訊人力(蕭乃沂、林德芳,2003)。 表一:集權式與分權式資訊資源管理模式的比較 組織中的資訊功能 相對比較面向 集權式 資訊管理 分權式 資訊管理 軟硬體採購或系統建置的經濟規模 大 小 資訊相關業務的規劃與執行的統合程度 高 低 對業務單位使用者技術支援的專業程度 高 低 不同業務單位間資料互通的可能性 高 低 支援組織整體決策或策略制訂的程度 高 低 運用資訊專業人力的彈性 高 低 集權式 資訊 編制 的優點 資訊專業人力的技術專業提昇 高 低 資訊系統貼近業務資訊化需求的程度 低 高 滿足組織特定業務的外部顧客需求的程度 低 高 對業務單位使用者技術支援的回應程度 低 高 因應組織經營環境變化的程度 低 高 分權式 資訊 編制 的優點 資訊專業人力的業務知識提昇 低 高 資料來源:本研究整理自文獻

貳、政府資訊資源管理議題

透過文獻與訪談中所歸納出來的一般政府資訊資源管理議題議題中,本研究 針對 25 位我國中央政府部會與地方政府資訊主管進行問卷調查,其重視的議題 依序如表二(分數為 1-10,分數愈高代表愈受重視),此表顯示出受訪的政府資 訊主管對於其資訊管理業務的相對重要性排序。 以當前文獻中對於組織中資訊管理功能的三大項功能而言,即:(A)資訊基 礎架構(IT infrastructure management):軟硬體平台的標準界定與維護、通訊與 資料標準的界定與維護;(B)資訊技術使用(IT use management):近程與長程的 資訊應用優先順序、資訊預算配置、與日常資訊應用與資訊服務的提供;(C)資 訊應用專案管理(IT project management):將上述的資訊基礎架構與業務功能知 識結合以自行或委外發展或購置特定的資訊系統,可以看出所歸納整理的資訊資 源管理議題多數屬於資訊技術的妥善使用;資訊安全與整體資訊基礎架構則是少

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數仍被視為相對重要的技術面議題。 表二:政府資訊資源管理議題的受重視程度 排 序 政府資訊資源管理議題 平均 數 標準 差 1 (A) 規劃並執行完善的資訊基礎架構 8.7 1.0 2 (B) 配合機關的整體業務目標調整資訊管理業務 8.7 1.1 3 (A) 防止資訊系統遭受未授權的入侵 8.5 1.6 4 (B) 運用資訊技術提升對民眾的服務品質 8.4 1.5 5 (B) 相對於資訊業務可配置合理的資訊預算 8.4 1.5 6 (C) 統合業務單位各種資訊應用的共通需求 8.3 1.3 7 (B) 衡量資訊管理業務整體績效 8.3 1.3 8 (C) 妥善管理資訊業務委外模式 8.2 1.1 9 (B) 與業務單位主管維持良好互動 8.2 1.1 10 (C) 有效執行資訊應用專案管理的解決方案 8.1 1.3 11 (A) 原有資訊系統的持續運作及維護 8.1 2.0 12 (B) 與所屬機關首長維持良好互動 8.0 1.3 13 (B) 有效執行資訊預算 8.0 1.6 14 (B) 在資訊公開與系統安全之間取得平衡 8.0 1.5 15 (B) 將資訊技術導向跨單位整體業務流程再造 7.9 1.6 16 (B) 運用資訊技術輔導個別業務流程合理化 7.8 1.4 17 (B) 提供有效的資訊技術使用者服務 7.7 1.4 18 (B) 有效萃取及運用相關專業知識 7.7 1.6 19 (B) 以資訊技術輔助組織文化變革 7.6 1.5 20 (B) 有效規劃執行所屬機關人員的資訊教育訓練 7.3 1.5 21 (B) 兼顧資訊應用弱勢民眾的需求 7.0 2.1 當受訪者被詢問到由文獻與訪談所蒐集整理出的 12 項特別與政府資訊組織 設計與資訊人力管理的相關困境時,表三顯示出:妥善規劃長期資訊人力需求、 晉用足以承擔資訊業務的資訊人力、及留任足以承擔資訊業務的資訊人力為當前 最迫切必須解決的困境;而在這些相關困境中被認為最難以化解的,是有效規劃 並執行資訊人力的職務晉升及薪資報酬,以及妥善規劃長期資訊人力需求,其困 難主要都來自現行法規限制。 如果將以上各項政府資訊組織與人力因應方案的待解決迫切性與預估困難 度加以交叉比對,可以呈現出受訪的政府資訊主管認為迫切需執行且難度相對低 的方案(如表三),這也是研究所提出的建議政府投注資源解決資訊組織與資訊 人力的排序,而對應的主要困難來源則值得後續大規模資料蒐集予以釐清並擬定 評估具體方案。

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表三:政府資訊管理因應方案與評估 困 難 主 要 來 源b 建議解 決排序 政府資訊組織設計與 資訊人力管理的相關困境 待解決 迫切性 a 預估困 難度a 政治 資源 行政 管理 技術 創新 法規 限制 1 留任足以承擔資訊業務的資訊人力 7.6 (1) 6.2 (6) 5 23% 5 23% 1 5% 11 50% 2 彈性運用足以承擔資訊業務的資訊人力 6.5 (5) 5.5 (10) 5 23% 11 50% 2 9% 4 18% 3 清楚區分所屬機關各單位資訊相關業務的權責 6.3 (7) 5.5 (10) 7 33% 9 43% 0 0% 5 24% 4 晉用足以承擔資訊業務的資訊人力 7.5 (2) 6.4 (4) 4 18% 6 27% 0 0% 12 55% 5 有效規劃並執行資訊人力的教育訓練 5.8 (11) 4.6 (12) 3 14% 10 45% 9 41% 0 0% 6 有效協調所屬機關各單位資訊相關業務的權責 6.3 (7) 5.7 (7) 6 27% 11 50% 2 9% 3 14% 7 妥善規劃長期資訊人力需求 7.1 (3) 6.7 (2) 5 23% 6 27% 2 9% 9 41% 8 有效管控所屬機關各單的資訊預算配置 6.2 (9) 5.6 (8) 10 48% 8 38% 1 5% 2 10% 9 有效規劃並執行資訊人力的薪資報酬 7.0 (4) 7.5 (1) 4 18% 1 5% 0 0% 17 77% 10 有效規劃並執行資訊人力的職務晉升 6.5 (6) 6.5 (3) 2 9% 7 32% 1 5% 12 55% 11 有效規劃並執行資訊人力的職務輪調 5.8 (11) 5.6 (8) 3 14% 10 45% 4 18% 5 23% 12 有效規劃並執行資訊人力的績效考核 6.2 (9) 6.3 (5) 3 14% 10 45% 1 5% 8 36% 說明:(a)各欄數字為平均數,括號中為排序。(b)各欄數字為填答次數與百分比。

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參、政府資訊部門的組織設計芻議

墊基於前述的來自文獻、訪談與問卷調查的結果,本研究歸納未來政府資訊 部門的業務執掌內容可以分為下列幾大類型,同時整理於表四的是本研究對於資 訊單位及業務單位的分工協調建議: 類型一、整體資訊管理政策:全機關運用資訊通信技術提昇施政績效的整體規劃 與績效評估,包括資訊相關預算配置、資訊業務人力的管理、資訊教育 相關訓練、資訊業務相關法規的制訂,此類型業務的規劃與評估需要機 關層次的跨單位協調機制,而其執行層面需由機關中的獨立資訊單位與 各業務單位的統籌協調,視需要也可搭配協力廠商(例如資訊教育訓練 的委外實施)。 類型二、通用資訊軟硬體資源管理:共同資訊基礎建設(如資訊通訊軟硬體)與 資訊資源管理(如資料庫管理、資訊安全稽核)。此類型業務由於牽涉 技術層面,需由機關中的資訊單位主導並統籌協調業務單位的共同與特 殊需求,但是有關業務管理需透過跨單位協調機制。資訊軟硬體設施可 以委外購置營運,但是機關資訊單位必須具備規劃與評估能力。 類型三、通用行政管理資訊系統:機關內通用的行政支援相關資訊應用(如人事 差勤系統、公文管理系統)。由於具備使用規模,需由相關行政業務機 關(例如人事或研考單位)與資訊單位共同主導,統籌協調業務單位的 共同與特殊需求,系統所需資訊軟硬體設施可以併入上述通用資訊軟硬 體資源加以考量。 類型四、跨業務資訊系統:跨業務單位或所屬機關的業務資訊應用(如線上申辦 的單一窗口),由於牽涉不同業務資訊系統間的整合,需相關業務單位 與資訊單位的統籌協調,或由主要業務單位或機關主導。資訊系統可以 委外建置營運,但是資訊單位或主管業務單位機關應具備規劃與評估能 力。此類型資訊業務即為各國電子化政府中逐漸興起的外部顧客導向的 數位化民主行政服務,因此資訊推動委員會應可扮演更積極角色於規劃 與評估上。 類型五、特定業務資訊系統:該特定業務的管理資訊系統(如營建管理資訊系統) 或單一業務的線上申辦服務(如網路報稅),可由該特定業務的主辦單 位或機關主導其規劃評估,如該業務單位或機關設置資訊單位,則會同 其所屬資訊單位提供專業諮詢,或向獨立一級資訊單位申請派駐資訊人 員提供專業諮詢。資訊系統可以委外建置營運,但是該主管業務單位或 機關應具備規劃與評估能力。 類型六、輔助機關標的服務對象的資訊應用:如輔導產業電子化,由該特定業務 的主辦單位或機關主導其規劃評估,如該業務單位或機關設置資訊單 位,則會同其所屬資訊單位提供專業諮詢,或向獨立資訊單位申請派駐 資訊人員提供專業諮詢。

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整體而言,類型一業務需由機關層次的跨單位協調機制予以常態運作,例如 資訊推動委員會(steering committee),幕僚單位則為機關的獨立一級資訊單位。 機關的獨立資訊單位同時也應配合主導類型二的通用資訊軟硬體資源管理業 務,並與行政支援主管業務單位(如人事單位)共同主導類型三的通用行政管理 資訊系統。此外在表三中,雖然資訊推動委員會只出現在類型一、二、四的資訊 業務的規劃與評估階段中,但是其實它也可視需要成為所有政府資訊相關業務的 溝通協調平台,並且定期(如每季)召開委員會,同時透過機關內部網路設置虛 擬實務社群(virtual community of practice),以加強各層級的業務單位與資訊單 位共同推動政府資訊業務的能量。 表四:政府資訊業務類型與分工協調建議 類 型 政府資訊業務 規劃 執行 評估 一 整體資訊管理政策 主導:a 配合:b,c,d 主導:b,c,d 配合:e 主導:a 配合:b,c,d 二 通用資訊軟硬體資源 管理 主導:a,b 配合:c,d 主導:b 配合:d,e 主導:a,b 配合:c,d 三 通用行政管理資訊系 統 主導:c,b 配合:d 主導:c,b 配合:d,e 主導:c,b 配合:d 四 跨業務資訊系統 主導:a,c,b 配合:d 主導:c,b 配合:d,e 主導:a,c,b 配合:d 五 特定業務資訊系統 主導:c 配合:b,d 主導:c 配合:b,d,e 主導:c 配合:b,d 六 輔助機關標的服務對 象的資訊應用 主導:c 配合:b,d 主導:c 配合:b,d,e 主導:c 配合:b,d 說明:(a)資訊推動委員會,(b)一級資訊單位,(c)主管業務單位或所屬機關,(d) 業務單位或所屬機關資訊單位(二級資訊單位),(e)協力廠商。 相對前四類型的政府資訊業務,後兩類型(跨業務資訊系統、特定業務資訊 系統、輔助機關標的服務對象的資訊應用)則適合由業務單位或機關主導,機關 中的獨立資訊單位(或所屬機關二級資訊單位)則相對居於配合的職責。 委外一般被組織視為推動資訊管理業務的策略性作為之一,即使組織已經具 備相關技術能力,仍可因認定該技術非其核心能力而將之委外,例如資訊硬體設 備的取得;或藉由委外以降低相關能力的取得、建置與後續維運成本,包括相關 軟硬體設備、資訊系統與配套程序的資金、執行時效與人力成本,這些是屬於效 率面的資訊業務委外考量。而對於目前欠缺的資訊通訊技術,組織除了可透過委 外取得,也可同時考量該技術是否應成為其核心能力,或是否應具備掌握該新技 術的人力,如果評估結果為肯定,則應積極妥善的設計學習移轉機制,這些是屬 於效能面的資訊業務委外考量。 對於我國政府機關而言,資訊業務成長演變而導致的人力不足(與凍結或縮

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減的國家考試及約聘僱資訊人力來源高度相關)、技術缺乏(除了技術新穎之外, 也與機關中資訊人員老化及欠缺新技術學習高度相關)、取得成本與時程(尤其 對於變動頻繁或爭取時效的政務需求)考量等因素,應該是比較主要的考量。 表四的政策建議將協力廠商的角色集中於執行政府資訊業務階段,而政府資 訊與業務單位仍應掌控其規劃與評估能力,同時也提醒政府機關除了上述偏向 「不得不委外」的動機(即補充人力、降低成本、加快時效),也應對該資訊業 務有更偏向長遠或偏向效能面的經營管理考量,例如短期與長期的建置與維護成 本是否不同?雖然限於目前人力而必須委外建置,但是長期的維運是否應自行掌 控?(尤其顧及安全與隱私等規範性因素時)。

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參考文獻

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參考文獻

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