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學生資料管理系統

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Academic year: 2022

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(1)

學生資料管理系統 STIMS

(Student Information Management System)

(2)

學生資料管理系統的運作

網上校管系統

WebSAMS

電子表格

eForm

學生資料管理系統

STIMS

聯遞系統

CDS

學生資料管理系統(STIMS) 記錄學生從小學到中學的 聯遞系統是學校與教育

局間資料互相傳遞的系

學校可透過網上校管系 統或電子表格提交學生

(3)

STIMS收集資料的用途:

中央學位分配

實施普及基礎教育

有關香港學生資料的統計

監管教育津貼

教育研究

其他與教育有關的用途

(4)

關於個人資料(私隱)條例

在收集學生個人資料時,學校應適當地

知會家長/監護人/學生在「2021/22學年學

生資料管理系統」信件-附件3中所列的須

知事項

(5)
(6)

2021/22學年學生資料搜集 (表格E 收生實況調查)

參照日期:九月十五日(星期三)

交回教育局:九月二十三日(星期四)或之前 範圍:參照日期在學的學生

(即現存並無退學的學生)

(7)

學生資料管理

經WEBSAMS呈交九月新學年學校的收生名單

(8)

電子表格 (eForm)

只提供與尚未設置網上校管系統的(Non-WebSAMS)學校使用

經由統一登入系統(Common Log-On System)取用學生資料管理

系統「電子表格 」

有關使用「電子表格」的詳情,請參閱上載於教育局網站的

「電子表格」指引

(9)

統一登入系統

(10)
(11)
(12)
(13)

學生資料管理系統–專用表格

表格 用途

表格A/電子表格A 呈報學生離校/缺課

表格B/電子表格B 呈報已有學生編號的新生 表格C/電子表格C 呈報沒有學生編號的新生 表格D/電子表格D 更改學生資料

表格E/電子表格E 收生實況調查

(14)

學生資料管理系統–專用表格

學年

9月 10月7月 8月

呈報本年度班級資料 (參照日期:9月15日)

1.有STRN的學生 -表格E

2.沒有STRN的學生 -表格C

1.學生缺課/離校-表格A

2.學生復課/錄取有STRN的新生-表格B 3.錄取沒有STRN的新生-表格C

4.更改學生資料-表格D

(15)

學生資料管理系統 - 表格E (Form E)

學生編號(STRN)

級別及班別

學生英文及中文名*

性別*

出生日期*

香港身份證及出生證明書號碼*

學生所屬種族

家庭常用語言

家居區議會分區

*

不會更新教育局的學生資料

例如:教育局記錄是陳大文、男 性;學校呈交表格E 內的資料是陳 小文、女性。

呈交表格E完成後,教育局記錄仍 然是陳大文、男性。學校要呈交 表格Ds更改其姓名為陳小文及女 性。

(16)

没有STRN的學生,表格C 的項目有以下欄位:

級別及班別

學生英文及中文名

性別及出生日期

香港身份證及出生證明書號碼

學生所屬種族

在家庭常用語言

家居區議會分區

首天出席日期*

內地來港日期*

其他身份證明文件*

*表格E沒有的資料

學生資料管理系統 - 表格C (Form C)

(17)

在完成呈報學生資料後,教育局會透過CDS向學 校發出一份清單:學校須核對清單資料,以確保 校方與教育局雙方保存的學生身份資料沒有差別

(18)

透過呈交表格C或表格E ,可同時收集/

更新以下學生個人資料:

1. 學生所屬種族[請注意:種族≠國籍]

2. 家庭常 用語言

3. 家居區議會分區

(19)

學生所屬種族及家庭常用語言

屬於學生的個人資料

每名學生只須填報一個種族代碼,混血兒學生的種

族可以代碼「999」表示或以有關家長/監護人/學生 認為最合適的種族代碼表示

每名學生只須填報一個家庭常用語言代碼,來自雙/

多語家庭學生的家庭常用語言可以代碼「 999 」表 示或以有關家長/監護人/學生認為最合適的家庭常用 語言代碼表示

2018/19學年開始,新增一個家庭常用語言代碼

「 PUN 」旁遮普語

若個別學生的資料不詳,或不能提供有關資料(例如

聾啞學生的家庭常用語言),請填上「 INA 」的代碼

(20)

家居區議會分區

學生在上課日子期間通常居住的地區

至於居住在內地需要每天到香港上學的學生,家 居區議會分區必須以「不適用」(或代碼以「X」) 表示

(21)

Student Reference Number (STRN)

STRN =香港身份證或香港出生證明書號碼

如果沒有香港身份證或出生證明書號碼,教育局會

先給予該生一個八位數字的學生編號(STRN) 例如:

47892514

待該生領取了身份證後,學校須以Form D呈報予

EDB,EDB會更新該生的STRN為身份證號碼

但在收到更新學生編號通知前,學校切勿自行將學

生身份證號碼用作STRN

(22)

Student Reference Number (STRN)(續)

若新生(例如獲派位或轉校的學生 )的身份證號碼

(S1245486) 與 原 有 的 STRN( 例 如 派 位 證 或 舊 校 的 STRN是76541234)不相同,應先以原有的STRN呈報 Form E或Form B,然後以Form Ds呈報該生的身份證 號碼,以便EDB更新該生的STRN為身份證號碼

(23)

在錄取轉校生時

倘若該生表示忘記他/她的學生編號,學校可建議

學生參照他/她以前的小一/中一派位證或最後曾就 讀學校成績表/手冊所載的學生編號(STRN) ,學校 亦可勸諭該生嘗試向舊校索取他/她的學生編號

在無法取得轉校生的學生編號時,學校可聯絡「學

生資料管理系統」的聯絡主任,以取得該生的STRN

然後以表格/電子表格E (或B)呈報該生的轉校資料

(24)

錄取沒有STRN的新生

新來港學生

沒有參加小一入學統籌辦法的新生

首次入讀本港學校(包括中/小學)的學生

學校必須以表格C呈報該新生

(25)

在錄取已有STRN的新生時

轉校生

已有中一/小一派位證的學生

學校必須以表格E或表格B填報該新生

(i)在15/9/2021或之前錄取的學生-- 應用表格E (ii)在15/9/2021之後錄取的學生-- 應用表格B

(26)

WebSAMS表格簡介

(27)

填報表格A(缺課/離校)

表格A用以呈報離校/缺課的學生。學校須不論學生

缺席原因為何,在學生連續缺課第7天呈報此表格,不 應延誤

詳情請參閱教育局通告第1/2009號「確保學生接受教

育的權利」

(28)

填報表格A(缺課/離校)

缺課/離校的個案須按照「及早知會程序」盡快呈報

Form A 予學位分配組及缺課個案專責小組

(29)

填報表格A(缺課)

WebSAMS: 在學生出席資料模組,以表格A用以呈報

缺課學生

WebSAMS Form A 例子

(30)

填報表格A(離校)

WebSAMS:在學生資料模組,以表格A用以呈報離校

學生

WebSAMS Form A 例子

(31)

填報表格A(缺課/離校)

eForm: 在填報Form A時,在學生離校/缺課原因選擇以下代碼

代碼表:

離校 (code 01 to 09, 99)

缺課(code 51 to 58, 97 - 98)

eForm Form A 例子

(32)

學生缺課原因有待確認 (Code 97)

就學校曾經以缺課原因「學生缺課原因有待確認

」(code 97)使用表格A呈報缺課的學生,如後來確 認該學生缺課原因,學校應以確認的缺課原因再使 用表格A呈報學生缺課。(code 51 to 58,98)

(33)

填報表格A(缺課)

跨學年缺課 –不需要在學年過渡時為該學生

復課或離校(以前WebSAMS系統必須學校輸入 學生復課或離校的資料,系統內的資料才可以 過渡到新的學年) ,但要為該學生升班或留班,

方可以呈報收生實況調查。

如果確認學生離校,應以表格A,呈報該學生

在上學年的最後上課日期(否則不被接納)。

如學生返回學校上課,學校應以表格B,呈報

在本學年復課

(34)

填報本學年表格A - 注意事項

呈交Form E後,方可呈交本學年 Form A(離校/懷疑 輟學), B(復課)

在呈交收生實況調查資料前 (即9月1日至9月中期間),

學校應致電『及早知會程序—呈報懷疑缺課個案』熱 線(電話:3698 4411)向缺課個案專責小組申報學生 缺課個案。

(35)

填報表格A or As 注意事項

在呈交收生實況調查資料(Form E)後,盡快為有關學 生補交「校管系統」表格或電子表格A

學生離校後,最後出席日期早於收生實況調查參照日

期 ,例如在9月11日設定最後出席為9月10日(code 01- 10),他的在學紀錄將不包括在Form E內,應呈交表格 As (上年已入學)/B&As (今年9月才入學)以顯示該生在 9月初的在學紀錄。

如9月10日最後出席,調查參考日期後才設定離校,

他的在學紀錄將包括在Form E內,學校應呈交表格 A。

(36)

重返原校就讀及新錄取的學生

學校如有重返原校就讀及新錄取的學生,須 於學生復課或入學後10天內向教育局呈交:

表格B (有學生編號的新生) ; 或

表格C (未有學生編號的新生)

(37)

填報表格B(有學生編號的新生) 常見問題

應用以填報在收生實況調查日後(即15/9之後) 錄取

已有STRN的學生

[在15/9或之前錄取及在15/9仍然在學已有STRN的學

生,應透過收生實況調查(Form E)呈報]

上課/復課日期不能在7月16至8月31日

(38)

填報表格C (未有學生編號的新生) 常見問題

•英文姓與名的排列須與香港身份證明文件相符 (不符

會導致新學生雙重紀錄)

Example 1: RAMNA ALIFIYA vs ALIFIYA RAMNA

Example 2: CHEN KENGYANG vs CHEN KENG YANG

•錄取有STRN的新生(例如轉校生或曾參加派位的小一、

中一生),切勿用表格C呈報。必須用表格E(在收生實 况調查)或表格B (在收生實况調查後)呈報。

(39)

在香港出生的新生

以表格C呈報首次入讀本港學校的新生 (即仍未有 STRN的新生)時

若該生在香港出生,學校必須填報他的香港出生證 明書號碼 或 香港身份證號碼

(40)

由內地到港日期

所有持單程證由內地來港首次入讀本港中/小學的 學生,學校必須填報他們由內地到港日期

沒有STRN的新生,在收集學生資料時以表格C呈 報

已有STRN的新生,例如獲派往貴校的小一/中一新 生,則在呈交學生資料後,以表格Ds呈報內地到港 日期

(41)

參考資料

1. 學生資料管理系統指引 2. 「電子表格」指引

網址及路徑 :

教育局主頁(www.edb.gov.hk) > 教育制度及政策 >

小學及中學教育 > 學位分配系統 > 學生資料管理系統

(42)
(43)

學位分配組的聯絡主任

學位分配組查詢專線

(就9月份學生資料收集之事宜) 2832 7683 / 2832 7694

系統及資訊管理組的聯絡主任

「聯遞系統」的求助台熱線 3464 0550

查詢

1. 學生資料管理系統

2. 「網上校管系統」的使用 3. 「聯遞系統」的使用

只適用於使用「網上校管系統」的學校

(44)

查詢

4. 「統一登入系統」

相關問題

5. 「電子表格」的使用

「統一登入系統」求助台 3464 0592

「電子表格」的求助台熱線 3464 0575

只適用於不使用「網上校管系統」的學校

參考文獻

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