學生資料管理系統 STIMS
(Student Information Management System)
學生資料管理系統的運作
網上校管系統
WebSAMS
電子表格
eForm
學生資料管理系統
STIMS
聯遞系統
CDS
學生資料管理系統(STIMS) 記錄學生從小學到中學的 聯遞系統是學校與教育
局間資料互相傳遞的系 統
學校可透過網上校管系 統或電子表格提交學生
STIMS收集資料的用途:
中央學位分配
實施普及基礎教育
有關香港學生資料的統計
監管教育津貼
教育研究
其他與教育有關的用途
關於個人資料(私隱)條例
在收集學生個人資料時,學校應適當地
知會家長/監護人/學生在「2021/22學年學
生資料管理系統」信件-附件3中所列的須
知事項
2021/22學年學生資料搜集 (表格E 收生實況調查)
參照日期:九月十五日(星期三)
交回教育局:九月二十三日(星期四)或之前 範圍:參照日期在學的學生
(即現存並無退學的學生)
學生資料管理
經WEBSAMS呈交九月新學年學校的收生名單
電子表格 (eForm)
只提供與尚未設置網上校管系統的(Non-WebSAMS)學校使用
經由統一登入系統(Common Log-On System)取用學生資料管理
系統「電子表格 」有關使用「電子表格」的詳情,請參閱上載於教育局網站的
「電子表格」指引
統一登入系統
學生資料管理系統–專用表格
表格 用途
表格A/電子表格A 呈報學生離校/缺課
表格B/電子表格B 呈報已有學生編號的新生 表格C/電子表格C 呈報沒有學生編號的新生 表格D/電子表格D 更改學生資料
表格E/電子表格E 收生實況調查
學生資料管理系統–專用表格
學年
9月 10月 … 7月 8月
呈報本年度班級資料 (參照日期:9月15日)
1.有STRN的學生 -表格E
2.沒有STRN的學生 -表格C
1.學生缺課/離校-表格A
2.學生復課/錄取有STRN的新生-表格B 3.錄取沒有STRN的新生-表格C
4.更改學生資料-表格D
學生資料管理系統 - 表格E (Form E)
學生編號(STRN)
級別及班別
學生英文及中文名*
性別*
出生日期*
香港身份證及出生證明書號碼*
學生所屬種族
家庭常用語言
家居區議會分區
*
不會更新教育局的學生資料例如:教育局記錄是陳大文、男 性;學校呈交表格E 內的資料是陳 小文、女性。
呈交表格E完成後,教育局記錄仍 然是陳大文、男性。學校要呈交 表格Ds更改其姓名為陳小文及女 性。
没有STRN的學生,表格C 的項目有以下欄位:
級別及班別
學生英文及中文名
性別及出生日期
香港身份證及出生證明書號碼
學生所屬種族
在家庭常用語言
家居區議會分區
首天出席日期*
內地來港日期*
其他身份證明文件*
*表格E沒有的資料
學生資料管理系統 - 表格C (Form C)
在完成呈報學生資料後,教育局會透過CDS向學 校發出一份清單:學校須核對清單資料,以確保 校方與教育局雙方保存的學生身份資料沒有差別
透過呈交表格C或表格E ,可同時收集/
更新以下學生個人資料:
1. 學生所屬種族[請注意:種族≠國籍]
2. 家庭常 用語言
3. 家居區議會分區
學生所屬種族及家庭常用語言
屬於學生的個人資料
每名學生只須填報一個種族代碼,混血兒學生的種
族可以代碼「999」表示或以有關家長/監護人/學生 認為最合適的種族代碼表示每名學生只須填報一個家庭常用語言代碼,來自雙/
多語家庭學生的家庭常用語言可以代碼「 999 」表 示或以有關家長/監護人/學生認為最合適的家庭常用 語言代碼表示
2018/19學年開始,新增一個家庭常用語言代碼
「 PUN 」旁遮普語
若個別學生的資料不詳,或不能提供有關資料(例如
聾啞學生的家庭常用語言),請填上「 INA 」的代碼家居區議會分區
學生在上課日子期間通常居住的地區
至於居住在內地需要每天到香港上學的學生,家 居區議會分區必須以「不適用」(或代碼以「X」) 表示Student Reference Number (STRN)
STRN =香港身份證或香港出生證明書號碼
如果沒有香港身份證或出生證明書號碼,教育局會
先給予該生一個八位數字的學生編號(STRN) 例如:47892514
待該生領取了身份證後,學校須以Form D呈報予
EDB,EDB會更新該生的STRN為身份證號碼但在收到更新學生編號通知前,學校切勿自行將學
生身份證號碼用作STRNStudent Reference Number (STRN)(續)
若新生(例如獲派位或轉校的學生 )的身份證號碼
(S1245486) 與 原 有 的 STRN( 例 如 派 位 證 或 舊 校 的 STRN是76541234)不相同,應先以原有的STRN呈報 Form E或Form B,然後以Form Ds呈報該生的身份證 號碼,以便EDB更新該生的STRN為身份證號碼在錄取轉校生時
倘若該生表示忘記他/她的學生編號,學校可建議
學生參照他/她以前的小一/中一派位證或最後曾就 讀學校成績表/手冊所載的學生編號(STRN) ,學校 亦可勸諭該生嘗試向舊校索取他/她的學生編號在無法取得轉校生的學生編號時,學校可聯絡「學
生資料管理系統」的聯絡主任,以取得該生的STRN然後以表格/電子表格E (或B)呈報該生的轉校資料
錄取沒有STRN的新生
新來港學生
沒有參加小一入學統籌辦法的新生
首次入讀本港學校(包括中/小學)的學生
學校必須以表格C呈報該新生
在錄取已有STRN的新生時
轉校生
已有中一/小一派位證的學生
學校必須以表格E或表格B填報該新生
(i)在15/9/2021或之前錄取的學生-- 應用表格E (ii)在15/9/2021之後錄取的學生-- 應用表格B
WebSAMS表格簡介
填報表格A(缺課/離校)
表格A用以呈報離校/缺課的學生。學校須不論學生
缺席原因為何,在學生連續缺課第7天呈報此表格,不 應延誤詳情請參閱教育局通告第1/2009號「確保學生接受教
育的權利」填報表格A(缺課/離校)
缺課/離校的個案須按照「及早知會程序」盡快呈報
Form A 予學位分配組及缺課個案專責小組填報表格A(缺課)
WebSAMS: 在學生出席資料模組,以表格A用以呈報
缺課學生WebSAMS Form A 例子
填報表格A(離校)
WebSAMS:在學生資料模組,以表格A用以呈報離校
學生WebSAMS Form A 例子
填報表格A(缺課/離校)
eForm: 在填報Form A時,在學生離校/缺課原因選擇以下代碼
代碼表:離校 (code 01 to 09, 99)
缺課(code 51 to 58, 97 - 98)
eForm Form A 例子
學生缺課原因有待確認 (Code 97)
就學校曾經以缺課原因「學生缺課原因有待確認
」(code 97)使用表格A呈報缺課的學生,如後來確 認該學生缺課原因,學校應以確認的缺課原因再使 用表格A呈報學生缺課。(code 51 to 58,98)
填報表格A(缺課)
跨學年缺課 –不需要在學年過渡時為該學生
復課或離校(以前WebSAMS系統必須學校輸入 學生復課或離校的資料,系統內的資料才可以 過渡到新的學年) ,但要為該學生升班或留班,方可以呈報收生實況調查。
如果確認學生離校,應以表格A,呈報該學生
在上學年的最後上課日期(否則不被接納)。如學生返回學校上課,學校應以表格B,呈報
在本學年復課填報本學年表格A - 注意事項
呈交Form E後,方可呈交本學年 Form A(離校/懷疑 輟學), B(復課)在呈交收生實況調查資料前 (即9月1日至9月中期間),
學校應致電『及早知會程序—呈報懷疑缺課個案』熱 線(電話:3698 4411)向缺課個案專責小組申報學生 缺課個案。
填報表格A or As 注意事項
在呈交收生實況調查資料(Form E)後,盡快為有關學 生補交「校管系統」表格或電子表格A學生離校後,最後出席日期早於收生實況調查參照日
期 ,例如在9月11日設定最後出席為9月10日(code 01- 10),他的在學紀錄將不包括在Form E內,應呈交表格 As (上年已入學)/B&As (今年9月才入學)以顯示該生在 9月初的在學紀錄。如9月10日最後出席,調查參考日期後才設定離校,
他的在學紀錄將包括在Form E內,學校應呈交表格 A。
重返原校就讀及新錄取的學生
學校如有重返原校就讀及新錄取的學生,須 於學生復課或入學後10天內向教育局呈交:
表格B (有學生編號的新生) ; 或
表格C (未有學生編號的新生)
填報表格B(有學生編號的新生) 常見問題
應用以填報在收生實況調查日後(即15/9之後) 錄取
已有STRN的學生[在15/9或之前錄取及在15/9仍然在學已有STRN的學
生,應透過收生實況調查(Form E)呈報]
上課/復課日期不能在7月16至8月31日填報表格C (未有學生編號的新生) 常見問題
•英文姓與名的排列須與香港身份證明文件相符 (不符
會導致新學生雙重紀錄)Example 1: RAMNA ALIFIYA vs ALIFIYA RAMNA
Example 2: CHEN KENGYANG vs CHEN KENG YANG
•錄取有STRN的新生(例如轉校生或曾參加派位的小一、
中一生),切勿用表格C呈報。必須用表格E(在收生實 况調查)或表格B (在收生實况調查後)呈報。
在香港出生的新生
以表格C呈報首次入讀本港學校的新生 (即仍未有 STRN的新生)時
若該生在香港出生,學校必須填報他的香港出生證 明書號碼 或 香港身份證號碼由內地到港日期
•
所有持單程證由內地來港首次入讀本港中/小學的 學生,學校必須填報他們由內地到港日期•
沒有STRN的新生,在收集學生資料時以表格C呈 報•
已有STRN的新生,例如獲派往貴校的小一/中一新 生,則在呈交學生資料後,以表格Ds呈報內地到港 日期參考資料
1. 學生資料管理系統指引 2. 「電子表格」指引
網址及路徑 :
教育局主頁(www.edb.gov.hk) > 教育制度及政策 >
小學及中學教育 > 學位分配系統 > 學生資料管理系統
學位分配組的聯絡主任 或
學位分配組查詢專線
(就9月份學生資料收集之事宜) 2832 7683 / 2832 7694
系統及資訊管理組的聯絡主任
「聯遞系統」的求助台熱線 3464 0550
查詢
1. 學生資料管理系統
2. 「網上校管系統」的使用 3. 「聯遞系統」的使用
只適用於使用「網上校管系統」的學校
查詢
4. 「統一登入系統」
相關問題
5. 「電子表格」的使用
「統一登入系統」求助台 3464 0592
「電子表格」的求助台熱線 3464 0575
只適用於不使用「網上校管系統」的學校