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使用 Word 編輯與排版文件 (III)

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Academic year: 2021

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1

使用 Word 編輯與排版文件 (III)

許明宗

2

課程大綱

• 第 6 章 新增文件與文件範本

• 第 7 章 Word 表單

• 第 8 章 郵件與合併列印

新增文件與文件範本

• 新增文件

• 文件範本

• 文件精靈

• 自訂範本

新增文件

直接新增 一個「網 頁」

選擇這裡的 選項後,會

(2)

5

新增文件 - 電子郵件訊息

直接寄送 文件而不 存檔

在一般文件中也 可以按下「電子 郵件」按鈕來寄 送文件

6

電子郵件選項

「工具 / 選項」

電子郵件選項 - 簽名

1.建立簽 名的清單 名稱

2.建立 簽名的 內容 3.按下「新

增」按鈕

5.對應清單名 稱和 Outlook 上的帳號

4.在沒有啟動 Outlook 時,關聯選項是沒有辦 法用的;點選右邊的任

電子郵件選項 - 個人信箋

郵件使用 HTML格

郵件使用 純文字格

下一份文

(3)

9

電子郵件選項 - 一般

下一份新 文件才會 生效

10

文件範本

範本 - Office Online 的範本 下載 Office Online 的範本

下載的範 本會直接 開啟一個 新文件

(4)

13

Office Online 的範本 (cont’d)

• 下載的文件範本會自動開啟

– 開啟任何的『文件範本』檔案時,皆會自動開啟一個 空白的文件

• 下載的文件範本會自動儲存於使用者的暫存檔目 錄中

– 例如

C:\Documents and Settings\User_Name\

Local Settings\Temp\TCD54F.tmp\

• 可以利用

『檔案 / 另存新檔』Æ 『文件範本』

儲存下載的文件範本

14

範本檔案的位置

• C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1028

– 存放 Word 內建的文件範本及精靈

• C:\Documents and

Settings\User_Name\Application Data\Microsoft\Templates

– 儲存「Normal.dot」的資料夾 – 自行設計文件範本的預設儲存位置

– 在開啟「範本」對話框時,「一般」項目會顯示此資 料夾內的文件範本

共用範本 - Normal.dot

• 當按下一般工具列的「開新檔案」按鈕 時, Word 會直接複製「共用範本 - Normal.dot 」

其它的文件範本

(5)

17

文件精靈

18

使用精靈建立文件 - 開始

使用精靈建立文件 - 樣式 使用精靈建立文件 - 類型

(6)

21

使用精靈建立文件 - 地址

22

使用精靈建立文件 - 個人

使用精靈建立文件 - 標準標題 使用精靈建立文件 - 其他標題

(7)

25

使用精靈建立文件 - 新增排序

26

使用精靈建立文件 - 完成

完成的文件 文件範本與精靈

• 文件範本 – *.DOT – 容易製作

• 文件精靈 – *.WIZ – 包含巨集程式

(8)

29

巨集安全性

要勾選這個 選項才能啟

用巨集 30

管理受信任的發行者

自訂範本

• 更改「Normal.dot」

– 會影響所有的新的文件 – 預設值

• 字型、佈景主題、表格等 – 加入範本

• 新增樣式、格式設定

• 設計範本

– 自行設計文件範本,並將它儲存成範本格式 (*.dot ) – 只會影響到套用此範本的文件

字型

(9)

33

佈景主題

34

表格

新增樣式 自訂的樣式

(10)

37

由「Normal.dot」中移除樣式

38

移除樣式 (cont’d)

格式設定 設計範本 - 版面設計

(11)

41

設計範本 - 插入功能變數

42

設計範本 - 設計完成的範本

設計範本 - 另存成範本 設計範本 - 套用自訂範本

(12)

45

設計範本 - 建立範本標籤頁次

46

設計範本 - 建立範本標籤頁次 (cont’d)

Word 表單

• Word 表單的用途

• 表單工具列

• 表單的製作流程

Word 表單的用途

• 利用「表格」雖然可以製作出日常使用的 電子單據(表單);但是,卻無法管理以 及控制單據的填寫內容,也無法簡化單據 的輸入

• 利用 Word 所提供的各項「表單欄位」功 能,不僅可以讓使用者管理以及控制單據 的填寫內容,也可以讓單據輸入更為便捷

(13)

49

表單工具列

文字表 單欄位

核取方塊 表單欄位

表單欄位 網底設定

保護 表單 手繪

表格

插入表格

(插入列)

重設表 單欄位 表單欄 位選項

插入圖 文框

下拉式表 單欄位

50

表單欄位選項

不同的表單 欄位會有不 同的選項可 以設定

表單的製作

• 繪製表單所需要的表格及欄位

• 插入所需要的表單欄位

• 保護表單

• 表單的填寫

繪製表單所需要的表格及欄位

(14)

53

插入表單元件 - 文字表單欄位

54

類型

格式 表單欄位說明文字

在填寫表單 時,說明文 字會出現在 狀態列

填寫表單時,按下 F1,

會出現「說明」對話框

預設的 一些說

(15)

57

插入表單元件 -核取方塊表單欄位

58

插入表單元件 - 下拉式表單欄位

表單欄位網底設定 插入圖文框

(16)

61

保護表單

62

填寫表單

保護文件 郵件與合併列印

• 信封及郵寄標籤的製作

• 何謂合併列印

– 利用「合併列印」工作窗格 – 合併列印工具列

– 還原主文件 – 郵寄標籤的製作

(17)

65

信封及郵寄標籤的製作

66

信封的製作 - 地址

需要配合 電子郵資 軟體 直接將郵件 列印(不會 將信封插入 文件)

信封的製作 - 地址(由通訊錄) 信封的製作 - 選項

(18)

69

信封的製作 - 預設的寄件者地址

選取「列印」或是

「插入(修改)文 件」時,會問是否 將寄件者地址設為 預設的寄件者地址

70

信封的製作 - 新增至文件

信封的製作 - 更改信封設定

• 將信封新增至文件後,若想要再更改信封 的內容,只要再執行「工具 / 信件與郵件 / 信封及標籤」

郵寄標籤的製作 - 地址

列印寄件者 標籤(預設 為列印收件 者標籤)

將標籤輸 出為新的 文件

直接套用 信封的資

列印的 方式

(19)

73

郵寄標籤的製作 - 選項

標籤的 規格及 版面

新增不同 規格的標 標籤

紙的 廠牌

標籤 紙的 型號

74

何謂合併列印

• 當要將一份文件郵寄給多個不同的收件者 時,可以利用 Word 所提供的「合併列印」

這裡要填 入不同的 受邀人

利用「合併列印」工作窗格

• 選取文件類型

– 信件、電子郵件、信封、標籤、目錄

• 選取開始文件

– 目前文件、範本、現有文件

• 選擇收件者

– 現有清單、Outlook連絡人、鍵入清單

• 安排目錄(寫信)

– 地址區塊、問候行

選取文件類型

(20)

77

選取開始文件

78

選擇收件者 - 使用現有清單

選取工作表 選擇收件者 箭號可以讓

我們篩選所 要的資料

箭號可以讓 我們篩選所 要的資料

(21)

81

選擇收件者 - 從Outlook連絡人選取

82

選擇收件者 - 鍵入清單

自訂鍵通訊清單欄位 儲存自行鍵入的通訊清單

(22)

85

安排目錄(寫信)

86

地址區塊

這裡的格式 都是美式格 式,要用於 中文信件時 要特別小心

符合欄位

將清單上的欄位 和功能變數欄位 互相對應,要正 確的設定這裡的 對應關係才能夠 讓插入的功能變 數正常顯示

祝賀行

這裡的格式 都是美式格 式,要用於 可以自行

輸入中文 可以自行

(23)

89

其它項目

因為地址區塊 和祝賀行的格 式都是美式格 式,所以建議 使用其它項目 的方式來插入 功能變數

90

功能變數

功能 變數

預覽目錄(預覽信件)

錯誤的格 式(美式 格式)

完成合併

(24)

93

合併列印工具列

主文件 設定

開啟來 源資料

插入祝 賀行

符合 欄位

插入位 址區塊

醒目提 示合併 欄位

插入合 併欄位

檢查 錯誤

合併至 新文件 檢視合 併資料

合併列印 收件者

合併至 郵件 合併至 印表機

合併至 傳真 散佈

標籤

尋找 項目 資料瀏 覽按鈕

插入功 能變數

94

主文件設定

開啟來源資料 合併列印收件者

(25)

97

符合欄位

要使用地址區 塊和祝賀行 前,需要正確 的設定這裡的 對應關係

98

插入位址區塊、祝賀行

插入合併欄位 檢視合併資料

(26)

101

醒目提示合併欄位

102

修改功能變數

地址區塊和 祝賀行可以 利用快顯功 能表修改

檢查錯誤 合併至新文件

(27)

105

還原主文件為一般文件

106

郵寄標籤的製作 - 主文件類型

郵寄標籤的製作 - 標籤選項 郵寄標籤的製作 - 開啟資料來源

(28)

109

郵寄標籤的製作 - 版面初覽

110

郵寄標籤的製作 - 插入合併欄位

郵寄標籤的製作 - 複製格式 郵寄標籤的製作 - 檢視合併資料

(29)

113

郵寄標籤的製作 - 合併至新文件

參考文獻

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