第 1 章 Excel 基础知识
Excel 是电子表格处理软件，是微软公司推出的 Office 组件之一。Excel 不仅具有表格功 能，还提供了若干简化操作的程序设计功能。当前 Excel 广泛应用于各个领域，使用 Excel 管 理、分析业务数据已经成为人们日常工作内容之一。
本章目的是使用及总结 Excel 的基础知识，为后面各章的 Excel 高级应用做好准备。
1.1 实例 1 员工档案管理
员工档案存放员工的基本资料，它为企业人事管理提供基础数据。以往的档案采用档案 袋形式存放，查看、管理档案很不方便。使用 Excel 制作员工档案表，可以利用 Excel 的表格 功能，方便地管理档案数据。本例创建的“员工档案表”包括员工的编号、姓名、性别、身份 证号、学历、参加工作时间、职务、工资、联系方式，运行效果如图 1.11 所示。
图 1.11 员工档案表
本案例使用的 Excel 技术包括智能标识、自动完成、自动列表、工作表的编辑、工作表的 格式化、标注、条件格式、样式、名称、制作图表等。
★ 可以根据个人需要，采用本例类似方法制作个人通讯录、学校近几年毕业生就业表、周边 企事业单位近几年招聘情况表等。
1.1.1 启动 Excel
单击左下角【开始】按钮→【程序】
→ 【Microsoft Office】 → 【Microsoft Excel 2010】， 启动 Excel。 单击 【空白工作簿】， 自动创建一个新的工作簿 1。
★ ① 启动 Excel 的常用方法：
*单击【开始】→【程序】→Microsoft Office→Microsoft Excel 2010。
* 找到.xlsx 文件所在位置，双击该文件，或者双击一个新建的 Excel 文件。
* 双击 Excel 快捷图标启动。
② 工作簿与工作表区别：扩展名为.xlsx 的文件就是工作簿文件，一个工作簿可包含若干 个工作表，若把工作簿比喻为书，工作表就类似于书页。
1.1.2 使用模板
Step1 输入标题内容
单击 Sheet1 工作表标签，在 A1 单元 格输入“员工档案表” 。选择 A1:I1 单元格 区域，在主菜单选择【开始】→【对齐方 式】，单击【合并后居中】；在【字体】功 能区组，设置字体加粗、宋体、18 号字，
填充颜色为黄色。
在 A2:I2 单元格区域输入各字段内 容，选中 A2:I2 单元格区域，设置为宋体、
12 号字。
Step2 保存为模板
在主菜单选择【文件】→【另存为】 ， 找到保存位置， 在 【文件名】 输入 “练习” ， 在【保存类型】选择【Excel 模板】 ，自动 将保存位置定位到模板目录下，单击【确 定】按钮。
Step3 由模板新建工作簿
重启 Excel。在主菜单选择【文件】
→【新建】→【个人】→选择“练习” ， 单击【确定】按钮，由前面保存的“练习”
模板新建工作簿。
★ ①当用模板新建文件时，新建的文件具有模板的内容。使用模板可提高效率，可以将经 常使用的内容保存为模板，也可以用系统自带模板，或从网上下载大量模板。
②显示文件扩展名：右击左下角开始图标→【文件资源管理器】→【查看】→勾选【文 件扩展名】。
③若单元格内容不能完全显示，将鼠标移到列标边界上，拖动或双击可调节单元格列宽。
或单击列标选中该列，选择主菜单【开始】→【单元格】→【格式】→【列宽】命令，
输入列宽值或自动调整列宽。行高调整与列宽相似。
④若对工作表整体调节列宽、行高，先单击左上角的“全选”按钮，然后调节一个单元 格的列宽、行高，整个表随之变化。对多行、多列的调整与之相似。
1.1.3 录入数据
Step1 使用 “自动填充” 功能输入 “编号”
在 A3 单元格输入 1， 将鼠标指针移到 A3 单元格右下角的填充柄上， 当鼠标指针变为黑 十字图标，按下鼠标左键并拖动至单元格 A10，松开鼠标，填充区域的右下角出现【自 动填充选项】智能标识，点击打开下拉列表，
选【填充序列】。
选中 D3:D10，主菜单选【开始】→【数 字】，单击右下角启动器→选择【数字】选项 卡→【文本】，单击【确定】按钮。
★ 在填充时， 若按升序排列， 则按照由上而下或由左而右的顺序方式来填充； 若按降序排列，
则按照由下而上或由右而左的顺序方式来填充。
Step2 使用 “自动完成” 功能输入 “姓名”
按左图输入相关内容。在 B5 单元格输入
“刘” ，计算机根据同列字符匹配情况自动提 供“刘伟” ，若接受按 Enter 键，若要删除自动 提供的字符，按 Back Space 键。
★ ①“自动完成”功能设置：【文件】→【选项】→【高级】→勾选【为单元格值启用记忆 式键入】。
②若同一列中有多个相同内容的情况时，不能自动完成，如：一列中有多个姓“刘”的名 字，若在单元格输入“刘” ，不能自动完成其余字符填写。
Step3 移动单元格
按 Tab 键将横向移动活动单元格， 按 Enter 键将纵向移动活动单元格。
★ 在输入信息时，通常使用 Tab 键或 Shift+Tab 组合键控制活动单元格横向移动，按 Tab 键 向右移动活动单元格， 按 Shift+Tab 组合键向左移动活动单元格； 使用 Enter 键或 Shift+Enter 组合键控制纵向移动，按 Enter 键向下移动活动单元格，按 Shift+Enter 组合键向上移动活 动单元格。
Step4 使用“自动列表”功能输入“性 别”
选中 C5，按 Alt+↓组合键，或右击选择
【从下拉列表中选择】快捷菜单命令，计算机 提供同列已输入的信息供选择。
Step5 输入“员工档案表”的其他数据 录入其他内容。 对不能采用填充、 自动完 成、 自动列表功能录入的内容， 采用手工录入。
1.1.4 美化“员工档案表”
Step1 设置日期、时间的格式 在 A13 单元格输入日期“201071” ，在 B13 单元格输入时间“13:30” ，在 C13 单元 格输入日期“201071” 。
选择 C13 单元格， 在主菜单选择 【开始】
→【数字】，单击右下角启动器→选择【数 字】选项卡→【日期】，在【类型】区域选 择“星期三” 。
与 C13 设置方法相似， 将 A13 单元格设 置为“2001 年 3 月 14 日”格式。选择【时 间】选项卡，将 B13 单元格设置为“13 时 30 分”格式。
Step2 快速移动行
单击行标 13，选中第 13 行，光标 移到这一行的边缘，当光标变为黑色的 四箭头图标时，按住 Shift 键，拖动这行 到第二行位置，松开鼠标左键。
Step3 设置表格框线
选择 A1:I12 单元格区域，在主菜单 选【开始】→【字体】，点击【边框】右 侧下拉按钮，在下拉列表选择“所有框 线” 。
Step4 设置单元格图案
选择 A1:I1 区域， 在主菜单选择 【开 始】 → 【字体】， 点击右下角启动器→ 【填 充】，图案样式选“细 对角线 条纹” ， 图案颜色选“浅绿” ，点击【确定】。
Step5 上下标使用
选择 A1 单元格，在编辑栏将表头 内容改为“员工档案表 2010” ，在编辑 栏内选中 “2010” ， 在主菜单选择 【开始】
→【字体】，点击右下角启动器→在“设 置单元格格式”对话框中勾选“上标” ， 点击【确定】。
Step6 设置工作表背景
在主菜单选择【页面布局】→【背 景】，选择图片插入（按自己喜好选择图 片）。 去掉背景， 选择主菜单 【页面布局】
→【删除背景】。
Step7 设置货币格式
选中 H4:H12 单元格区域，在主菜 单选择【开始】→【数字】，点击右下角 启动器→【货币】，在【小数位数】微调 框中输入“0” ，在【货币符号】列表框 选择“¥” ，在【负数】列表框选择黑色
“¥1,234” 。
Step8 工作表标签操作
右击 Sheet1 标签选择【重命名】快 捷菜单命令，输入“2010 档案” 。点击工 作表其他位置，再右击“2010 档案”标 签选择【工作表标签颜色】，选红色。
选中 A2:I12 单元格区域，点击【开 始】→【对齐方式】→【居中】。
1.1.5 使用样式
Step1 建立样式
选中 A3 单元格， 在主菜单选择 【开 始】→【样式】功能区的【单元格样式】， 点击下拉箭头→【新建单元格样式】，打 开【样式】对话框，在【样式名】处输 入“样式 1” ，点击【格式】按钮，打开
【设置单元格格式】 对话框。 切换到 【字 体】 选项卡，【颜色】 选 “红色” 、【字形】
选“加粗” ；切换到【填充】选项卡，【背 景色】选“绿色” ，点击【确定】退出【单 元格格式】对话框，再点击【确定】退 出【样式】对话框。
Step2 使用样式
在 B3:I3 区域使用样式。选中 B3:I3 单元格区域，在主菜单选择【开始】→
【样式】→【单元格样式】，点击下拉按 钮，选“样式 1” 。
★ 前面的列标题字段设置除了采用样式，还可以采用其他方法。
①拖动 A3 单元格右下角黑十字填充柄，单击【智能标识】，选择【仅填充格式】。
②使用格式刷。
1.1.6 设置条件格式
将工资大于或等于 3500 的用红色显示。
Step1 设置条件
选中 H4:H12 区域，在主菜单选【开 始】→【样式】→【条件格式】，点击下 拉箭头→ 【突出显示单元格规则】→ 【其 他规则】→设置【单元格值】为“大于 或等于” 、 “3500” 。
Step2 设置颜色
点击【格式】按钮，选择“颜色”
为红色，点击【确定】。
1.1.7 添加批注
Step1 添加批注
选中 H4 单元格， 右击鼠标， 在弹出 的快捷菜单中选【编辑批注】 ，输入批注
“最高工资” ，拖动批注边框，调整批注 输入框到合适大小。
Step2 隐藏批注
若一般情况下不希望批注出现，只 有鼠标移到该单元格位置时批注才出 现，则可选择“隐藏批注” 。选中 H4 单 元格，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中 选【显示/隐藏批注】。
1.1.8 使用名称
采用名称表示某个单元格区域，可以避免用枯燥的地址来表示，而赋予名称一定含义，
便于使用，在函数、公式中经常使用名称。
Step1 建立名称
选择 B4:B12 单元格区域， 在右上角 名称框输入“员工姓名” ，按 Enter 键。
Step2 使用名称
单击名称框右侧下拉箭头，从下拉 列 表 框 中 选 择 “ 员 工 姓名 ” ， 则 选 中 B4:B12 区域。
★ ①名称的建立：选择需定义名称的单元格区域，在主菜单中选择【公式】→【定义的名 称】→【定义名称】，输入名称，选择相应设置，单击【确定】按钮。
②名称的修改：在主菜单中选择【公式】→【定义的名称】→【名称管理器】。 1.1.9 隐藏工作表和行
Step1 隐藏工作表
右击该工作表标签→【隐藏】。
Step2 隐藏行
隐藏第 5 行。选中该工作表，单击 行号“5” ，右击鼠标，在弹出的快捷菜 单中选择【隐藏】命令。
★ ①取消工作表隐藏。右击工作表标签→【取消隐藏】→选中需要取消隐藏的工作表名，单 击【确定】。
②取消行隐藏。点击左上角【全选按钮】，鼠标移到行标区域右击，选择【取消隐藏】。若 取消列隐藏，则鼠标移到列标区域右击。
1.1.10 保护表格
有时希望用户只在某些指定的单元格区域操作，而不希望用户在其他单元格区域操作，
可采用保护表格功能。例如本例中，只允许用户对工资、联系方式操作，而对其他单元格区域 采取保护。
Step1 取消“锁定”单元格 对不需要保护的区域设置。选中 H4:I12 单元格区域，在主菜单选择【开 始】 → 【数字】， 点击右下角启动器→ 【保 护】，取消勾选【锁定】→【确定】。
Step2 保护“锁定”单元格 选择【审阅】→【保护工作表】，在
【允许此工作表的所有用户进行】处取 消勾选【选定锁定单元格】 ，若需要保护 密码则输入密码，点击【确定】。
★ 取消保护：选择【审阅】→【撤销工作表保护】，输入保护密码，单击【确定】。
1.1.11 生成图表
Step1 快速生成图表
选择“2010 档案”工作表的 B7:B12 单元格区域， 按住 Ctrl 键， 再选择 H7:H12 单元格区域，按 F11 键，会快速生成一 张图表工作表。
Step2 使用图表向导生成图表 选“2010 档案”工作表 B7:B12 单 元格区域，按住 Ctrl 键，再选择 H7:H12 单元格区域，在主菜单选【插入】→【图 表】→【柱形图】→【簇状柱形图】。
在图表工具栏选【布局】→【标签】
→ 【图表标题】 → 【图表上方】， 输入 “员 工工资” 。选【布局】→【标签】→【坐 标轴标题】→【主要横坐标轴标题】，输 入“姓名” 。选【布局】→【标签】→【坐 标轴标题】→【主要纵坐标轴标题】，输 入“工资” 。选【布局】→【标签】→【图 例】，设置“无” 。
在图表工具选【设计】→【位置】→
【移动图表】 →选 “新工作表” → 【确定】。 Step3 修改图表
选中图表，在图表工具选【设计】
→【类型】→【更改图表类型】→【柱 形图】→【三维簇状柱形图】→【确定】。
选中图表，右击→【三维旋转】，选
“直角坐标轴” 。
