教育局
學生資料管理系統指引
學位分配組﹙學生資料管理系統﹚
二零二一年九月
目 錄
內容 用途 頁數
簡介 學生資料管理系統概述 1-3
學生資料管理系統主要 事項
呈報學生資料時間的備忘錄 4-5
收生實況調查資料 表格 E
呈報新學年全校學生資料 6-7
教育局學生身份資料紀 錄及現時學生編號清單
及
教育局學生身份資料紀 錄及最新學生編號清單
核對學校和教育局的學生身份資料紀錄是否對照以 及知會新生其學生編號
8
表格 A/As/B&As 呈報離校／缺課 109
表格 B 呈報已有學生編號的新生 10
表格 C 呈報沒有學生編號的新生 11-12
表格 D/Ds 更改學生資料 13-14
附 錄
編號 內容 頁數
附錄 1 個人資料收集聲明 15
附錄 2 資料呈報表 16-17
1
簡介
系統
1. 學生資料管理系統（STIMS）是教育資訊系統（EdIS）的一部份，是由教育局學位 分配組（SPA）管理的一個電腦資料庫。所有學生個人資料都由參與 STIMS 的學校 提供。教育局會為每一名經由學校上傳個人資料的學生編配一個學生編號（STRN）
以識別學生的身份。因此，資料的準確性，有賴於學校及時向教育局呈報及更新。
2. 參與 STIMS 的學校是香港日間授課的中、小學及特殊學校，主要包括全港官立、資 助、按位津貼及直接資助學校。
系統的運作目的
3. 系統的運作主要是蒐集學生資料以及維護系統內資料的準確性，為下列用途提供基 本學生資料︰
中央學位分配
實施普及基礎教育
有關香港學生資料的統計
監管教育津貼
教育研究
其他與教育有關的用途
學生編號（STRN）
4. 教育局為每一名系統內的學生編配一個學生編號（STRN），用意在識別每一名學生 的身份，避免處理資料時，錯配有相同姓名、出生日期、性別的學生的資料。這個 學生編號是系統內學生的獨有身份代碼。因此，學校不應修改或自行編配。
5. 教育局學位分配組（學生資料管理系統）是目前唯一有權編配及更改系統內學生編 號（STRN）的組別。教育局其他組別及學校不可自行編配或改變學生編號。在呈報 學生資料時，若不使用系統內儲存的學生編號，會引致資料錯漏，並影響系統的正 常運作。
6. 在有需要及適當的時候（例如收到學校呈報不在港出生學生新申領的身份證號碼後）， 教育局會更新學生編號（STRN）。在系統編配了新的編號給這名學生後，教育局便 會立即透過聯遞系統（CDS）／聯遞系統（非網上校管系統學校）（CDS（Non- WebSAMS Schools））向學校發出一份有關這名學生的「教育局學生身份資料紀錄 及最新學生編號清單」，知會學校這項轉變。至於使用網上校管系統（WebSAMS）
的學校，在教育局發出上述清單的同時，新的學生編號資料檔案會經 CDS 傳送到學 校的系統。WebSAMS 學校可利用該檔案在 WebSAMS 系統內更新這些資料。利用 電子表格呈報學生資料的 Non-WebSAMS 學校，收到上述清單後，亦應將新的學生 編號資料更新校內相關資料。WebSAMS 及 Non-WebSAMS 學校收到知會應立即通 知學生他的最新編號。請注意，在收到教育局通知更新有關學生的 STRN 前，學校 應繼續使用原有的 STRN。
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7. 不在香港出生的學生，如入學時仍未領有香港身份證，教育局會先給予該生一個八 位數字的學生編號（STRN）。待該生領取了身份證後，學校須儘快以表格D呈報予 教育局，教育局會更新該生的STRN為身份證號碼。
8. 學校有責任確保所有學生都知道他的學生編號，以便在學生轉校時可以通知新學校 他的編號。同時，學校在收到曾在本港入讀中或小學的新生時，都應向該生取得原 有的學生編號（STRN）呈報教育局。在這項安排下，學生可以保留他的學生編號直 至他在香港完成中、小學學業。
9. 學校可把學生編號（STRN）印寫在學生的手冊上，以協助學生牢記及保存他的 STRN。
惟請學校注意，為了確保學生個人身份證的資料受到保障，免受不必要或意外的查 閱，若學生的 STRN 與其香港身份證／出生證明書號碼相同，學校不應把該生的 STRN 直接印寫在手冊上，而根據下列原則印寫學生的 STRN：
(i) 若學生的 STRN 與他的香港身份證／出生證明書號碼不同（即學生的 STRN 是一個 8 位數字），學校可完整地印寫其 STRN 在學生手冊上。例如一名學 生的 STRN 是 98765432，學校在編印他的 STRN 時，可直接印寫成 98765432。
(ii) 若學生的 STRN 是根據他的香港身份證／出生證明書號碼編配（即學生的 STRN 是由英文字母及數字組成），則學校毋須直接印寫其 STRN 在學生手 冊上，而只在學生的手冊 STRN 一欄寫上例如「香港身份證／出生證明書號 碼」的文字或英文「HKIC/BC No.」的文字。按此辦法，屬這類別的學生在需 要轉校時，新校只需查閱其香港身份證／出生證明書號碼，便可得知他的 STRN，以便可準確及直接向本局呈報該生的入學資料。
學生資料蒐集及更新
10. 每年進行的收生實況調查
這項調查工作是系統內學生資料的全面盤點及更新，同時亦蒐集各校新收學生的資 料。學校需要在特定的調查日，全面檢查新學年在學學生的資料，並利用 WebSAMS 或「電子表格」內的各種相關表格去呈報新學年實際在學的學生資料。例如學校應 利用 WebSAMS 表格 E／電子表格 E 呈報收生資料（有學生編號者），包括本校生 及轉校生；並用 WebSAMS 表格 C／電子表格 C 呈報沒有學生編號的新生。就處 理學生資料時的個人資料收集聲明，請參照附錄 1。
11. 「教育局學生身份資料及現時學生編號清單」（簡稱「全體在學學生清單」） 及「教 育局學生身份資料及最新學生編號清單」
教育局系統在處理所有收生實況調查資料後，會編出一份「全體在學學生名單」，
供學校覆核清單內的學生資料是否與學校的學生紀錄相符。另一方面，在有需要及 適當的時候，教育局會更改學生的編號（STRN），並會編出一份「教育局學生身 份資料及最新學生編號清單」，供學校更新有關學生的編號。如發現資料有誤差，
學校需要向教育局呈報，以便教育局作出更正。印發這份清單的目的是方便學校核 對資料和存檔，以及知會學生他們的最新學生編號。
3 12. 日常呈報資料修正／更新的特定報表
為方便學校呈報新收學生、修正及更新學生的資料，教育局設計了一套表格，特 定在各種不同情況下使用。這些表格可供呈報:
- 學生離校及缺課連續七天或以上（表格 A 或 As）;
- 錄取已有 STRN 的新生（表格 B）;
- 錄取仍未有 STRN 的新生（表格 C）;
- 更改姓名、更新個人身份證件和調換班別等（表格 D）;及 - 新學年初呈報收生實況資料（表格 E）等。
學生資料及個人私隱
13. 學生資料是個人私隱資料，學校在處理學生資料時（包括收集資料的目的和方式、
資料的使用、資料的保安及查閱等方面），必須遵守《個人資料（私隱）條例》的 規定，《個人資料（私隱）條例》是香港法律第 486 章。有關條例的查詢，學校可 以聯絡個人資料私隱專員公署（電話號碼︰2827 2827，傳真號碼︰2877 7026，電郵
enquiry@pcpd.org.hk）或瀏覽公署網址（www.pcpd.org.hk）。
教育局學位分配組 SPA （STIMS） Section 和學校的聯絡
14. 教育局學位分配組（學生資料管理系統）的聯絡主任，專責學生資料管理事務的查 詢。各學校在學生資料管理系統方面需要協助時，可和有關的聯絡主任接觸。
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學生資料管理系統主要事項
時間 事項
八月 在新學年開始前，檢視有關本學年所有遲報的學生資料，並在學年 結束前呈交尚未呈報的 WebSAMS 表格 A、B、C、D 或 Ds 或電子 表格 A、B、C、D
提名代表出席教育局舉辦的學生資料管理系統簡介會*
九月 參閱從教育局網頁下載的最新學生資料管理系統指引
學校代表出席教育局舉辦的學生資料管理系統簡介會*
在收生實況調查日（調查日）*，正確地點核學生資料紀錄
在限期日*或以前填報／輸入有關調查的表格，包括為有學生編號的 學生呈報 WebSAMS 表格 E 或電子表格 E 及為沒有學生編號的學生 呈報 WebSAMS 表格 C 或電子表格 C
在呈交收生實況調查資料後，儘快為所有持單程證由內地來港並已 有 STRN 的新生，例如獲派往貴校的小一新生，以 WebSAMS 表格 D、Ds 或電子表格 D 呈報他們的內地來港日期 （沒有 STRN 的新 生，學校應已透過表格 C 呈報他們的內地來港日期）
以 表格 C 呈報首次入讀本港學校的新生時（即仍未有 STRN 的新生）， 如學生在香港出生，學校必須填報他們的香港出生證明書號碼或香港 身份證號碼。如學生在內地出生，學校亦須填報他們的內地來港日期
呈交收生實況調查資料前（即九月一日至九月中期間），如學生持續 缺課，在學生缺課的第七天，學校應先致電『及早知會程序—呈報懷 疑缺課個案』熱線（電話：3698 4411）向缺課個案專責小組申報。學 校 在 呈 交 收 生 實 況 調 查 資 料 後 ， 應 儘 快 為 有 關 缺 課 學 生 呈 報 WebSAMS 表格 A/As 或電子表格 A
在 呈 交 收 生 實 況 調 查 後 至
明年七月
利用 WebSAMS 表格 B、C 或電子表格 B、C 呈報在調查日以後錄取 的新生 （轉校生／新來港兒童）
利用 WebSAMS 表格 A 或電子表格 A 呈報離校／缺課連續七天或以 上的學生
利用 WebSAMS 表格 D、Ds 或電子表格 D，因應需要為相關學生呈 報更新資料
十二月直至 明年七月
在十二月，從教育局領取全體學生清單—「教育局學生身份資料及 現時學生編號清單」，用以覆核學生的資料
有需要時，從教育局領取有關新生獲編配 STRN 或學生被更新 STRN 的清單—「教育局學生身份資料及最新學生編號清單」。（使用 WebSAMS 的學校，會經 CDS 收到新的學生編號資料檔案。）
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一月 教育局去函提醒學校呈報已離校及轉校學生的 WebSAMS 表格或電 子表格Ａ
四月至六月 教育局去函通知學校呈報小六學生香港身份證號碼
七月至八月 教育局去函提醒學校，利用 WebSAMS 表格 A/B/C/D/Ds 或電子表格 A/B/C/D 呈報所有在學年中仍未呈報的學生資料
在學年結束前（八月初之前） 檢視所有遲報的學生資料，呈報有關 WebSAMS 表格 A/B/C/D/Ds 或電子表格 A/B/C/D
* 學生資料管理系統簡介會通常每年舉辦一次。有關下列各項資料詳情，請參閱每年八月底 發給學校的收生實況調查通告:
- 簡介會的詳細安排，
- 新學年收生實況調查日的日期 （通常是
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月15
日，若該日是星期六、日或公眾假 期，會改為該日後的第一個上學日），及- 呈報收生實況調查的限期日
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收生實況調查資料
-
用表格 E 呈報有 STRN 學生的入學資料，用表格 C 呈報沒有 STRN 學生的入學資料（表格 E 及表格 C 所呈報的資料，請參照附錄 2）
WebSAMS 學校
WebSAMS 學校於調查日在 WebSAMS 備妥收生實況資料包括表格 E （本校生及轉校 生，即已有學生編號的學生）及表格 C （沒有學生編號的學生），然後透過 CDS 傳回 教育局。
Non-WebSAMS 學校
Non-WebSAMS 學校利用電子表格 E 向教育局呈報收生實況調查資料。該份電子表 格 E 是一份網上電子收生實況調查表格，內含一份學生資料清單。清單上列出以下 類別學生的資料--
‧ 中學適用︰上學年在該中學完成中一、中二、中四及中五而學校又沒有呈報離 校﹙Form A﹚的學生。清單同時列出今年度經教育局中四學位安排機制及中一 學位分配辦法安排在該校就讀的中四及中一學生的資料。
‧ 小學適用︰上學年在該小學完成小一至小五，而學校又沒有呈報離校﹙Form A﹚
的學生。清單同時列出該年度經教育局小一入學系統（POA）派到該校的小一 學生的資料。
其他已有學生編號而未有包括在原有電子表格 E 的學生，學校應在電子表格 E 相 關班別的學生名單，加上該生的入學紀錄。該些學生包括以下類別：
所有學校適用
學校早前曾呈報教育局已離校的學生﹙已呈表格 A﹚，但他們本學年已復課
學校錄取從香港其他 STIMS 學校轉來的學生。
中學適用
中學的中三及中六的留級生。
學校收取從其他「中學學位分配辦法」派位學校轉來的中一新生。
小學適用
學校收取從其他「小一入學統籌辦法」派位學校轉來的小一新生。
電子表格 E 是經由教育局提供給 Non-WebSAMS 學校，學校可透過統一登入系統 進入 STIMS 的電子表格。在核實及完成呈報電子表格上的資料後，Non-WebSAMS 學校應以電子形式將電子表格 E 送回本局。
WebSAMS 及 Non-WebSAMS 學校須知
1. 透過 WebSAMS 表格 E 或電子表格 E 呈報的收生實況調查資料，除了原校學 生，亦應包括在調查日在學及曾經在其他 STIMS 學校上學的轉校生資料。倘若 學校不能決定這些新生是否曾經教育局編配學生編號，可請該校聯絡主任協助 澄清。
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2. 請用 WebSAMS 表格 C 或電子表格 C 呈報所有從來沒有在香港的 STIMS 學校 上學的學生或未經小一入學統籌辦法／中學學位分配辦法派位的學生（即未有 學生編號的學生）。
3. 學校可透過呈報收生實況調查資料同時更新學生的家居區議會分區。請留意，
學生的家居區議會分區是指該生在上課日子期間通常居住的地區。至於居住在 內地需要每天到香港上學的學生，他們的家居區議會分區必須以「不適用」（或 代碼以「X」）表示。
4. 學校不能透過呈報收生實況調查資料同時更改學生的姓名、性別或出生日期。
如有需要，請在呈交收生實況調查資料後儘快用WebSAMS表格D/Ds或電子表 格D更改有關學生的姓名、性別或出生日期。
5. 在檢視學生姓名、性別及出生日期時，請留意學生呈報的資料必須與學生的身 份證明文件正本上列出的資料相符。[注意︰參考文件應以香港身份證或香港 出生證明書為主。只有當學生沒有這兩項文件時，其他身份證明文件方可視為 資料的依據。]
6. 任何情況下，學校都不應擅自更改教育局編配給學生的編號（請參閱本指引先 前簡介一節內－「學生編號」段落）。WebSAMS學校在未收到本局的通知，
切勿在WebSAMS系統內隨意編配或更改學生編號。教育局系統不能處理與教 育局當時紀錄不一樣的學生編號。使用非由教育局系統編配的學生編號會引致 系統內的資料錯誤，甚至影響學位分配程序及執行教育條例。
7. 因應學生的學習需要，部分學校或會進行不同的安排（例如分組或分班教學）， 以致學校實際開辦的班數可能與本局批核的班數不同。在填報各學生的班別名 稱時，請按實際開辦的班數及以該名學生就讀的實際班別為準，並應與學校向 本局於九月進行的「班別及科目資料調查」所呈報的班別名稱相同。
8. 對 於所有持單程證由內地來港的新生，學校必須填報他們由內地到港日期。沒 有學生編號的新生，在收生實況調查時以表格C呈報；已有學生編號的新生，
例如獲派往貴校的小一新生，則在呈交收生實況調查後儘快以WebSAMS表格 D/Ds或電子表格D呈報。
9. 以表格C呈報首次入讀本港學校的新生時（即仍未有STRN的新生），如學生在 香港出生，學校必須填報他們的香港出生證明書號碼或香港身份證號碼。如學 生在內地出生，學校亦須填報他們的內地來港日期。
10. 在呈交收生實況調查資料前（即九月一日至九月中期間），如學生持續缺課，
在學生缺課的第七天，學校應先致電『及早知會程序—呈報懷疑缺課個案』熱 線（電話：3698 4411）向缺課個案專責小組申報學生缺課個案。學校在呈交收 生實況調查資料後，應儘快為有關缺課學生呈報WebSAMS表格A/As或電子表 格A。
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教育局學生身份資料紀錄及現時學生編號清單 （簡稱全體 在學學生清單）
及
教育局學生身份資料紀錄及最新學生編號清單
1. 清單是由教育局發給所有STIMS學校，供學校存檔，以及作為學校核對資料的根據，
以確保校方與教育局雙方保存的學生身份資料沒有差別。
2. 這類清單上展示的資料包括學生姓名、班級、學生編號（STRN）、性別、出生日 期、家居區議會分區、種族和家庭常用語言代碼。
3. 全體在學學生清單
每年十二月，在完成收生實況調查後，教育局會向所有STIMS學校發出一份該校全 體在學學生的清單—「教育局學生身份資料紀錄及現時學生編號清單」。這份清單 展示教育局系統從校方呈交的報告所收錄當時在學全部學生身份資料。
4. 資料更新清單
完成收生實況調查後至學年尾，教育局有需要時會更新學生編號（STRN），並向 學校發出「教育局學生身份資料紀錄及最新學生編號清單」。﹙同時一個儲存著這 新編號的資料檔案會透過CDS傳送至WebSAMS 學校以便存檔。）學校應檢視清單 內的資料正確無誤，更新有關學生的STRN，並應立即通知學生他的最新編號。
5. 新的學生編號清單
任何時候當教育局收到學校報告收取了在STIMS沒有入學記錄的新生，都會給學生 編配一個學生編號，然後給學校發出一份列出這新編號的清單—「教育局學生身份 資料紀錄及最新學生編號清單」。（同時一個儲存著這新編號的資料檔案會透過 CDS傳送至WebSAMS學校以便存檔。）學校收到有關清單後應立即通知學生他的 最新編號。
6. 學校需要利用這些清單的資料去核實學校存案的學生身份資料，以確保局方與校 方紀錄上的資料相符。經核對後，倘若發現資料有誤差，學校必須向教育局報告，
以便更正。同時，學校應保持學校檔案／系統內的資料常常真確無誤。有疑問時，
可要求學生出示個人身份證件，以便核實。
7. 學校應把教育局在學年期間發出的這類清單妥善保存，直至收到新學年的主要全體 清單為止，以備參考。
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表格 A/As/B&As：呈報學生離校／缺課
（
表格內呈報的資料，請參照附錄 1）
功用
WebSAMS 表格 A、As 或電子表格 A 用以呈報離校／缺課連續七天或以上的學生，學 校須不論學生缺席原因為何，在學生連續缺課第七天呈報此表格，不應延誤，詳情請參 閱教育局通告第 1/2009 號「確保學生接受教育的權利」。
WebSAMS 及 Non-WebSAMS 學校須知
1. 在呈報WebSAMS表格A、As或電子表格A後，如果學生復課或重新入學，學校須 以WebSAMS表格B或電子表格B呈報重收該生，否則，教育局的電腦資料庫不會 更新該生的在學資料。
2. 一般情況下，在學生「最後上課日期」一欄中，應填寫學生實際最後上課日期。
3. 呈報WebSAMS表格A/As或電子表格A時，必須填報有關學生的父母／監護人及 學生住址的資料。
4. 就學校曾經使用WebSAMS表格A或電子表格A呈報缺課的學生，如該學生後來已 離校，學校應再使用WebSAMS表格A或電子表格A呈報學生離校。
5. 就學校曾經以缺課原因「學生缺課原因有待確認」使用WebSAMS表格A或電子表 格A呈報缺課的學生，學校在確認該學生缺課原因後，應儘快以確認的缺課原因 再次使用WebSAMS表格A或電子表格A呈報學生缺課。
6. 如學校於上學年已使用表格A呈報學生缺課，而該學生缺課的期間跨越上一學年 及本學年，學校於本學年的收生實況調查呈報該生入讀的班別等資料後，毋須再 使用WebSAMS表格A或電子表格A，呈報學生在新學年繼續缺課。如學生返回學 校復課，學校應以WebSAMS表格B或電子表格B呈報學生在本學年復課；如果學 生被確認離校，應以WebSAMS表格A或電子表格A呈報該學生在上學年離校時的 最後上課日期。
7. 在呈交收生實況調查資料前（即九月一日至九月中期間），如學生持續缺課，在 學生缺課的第七天，學校應致電『及早知會程序—呈報懷疑缺課個案』熱線（電 話：3698 4411）向缺課個案專責小組申報學生缺課個案。學校在呈交收生實況調 查資料後，應儘快為有關缺課學生呈報WebSAMS表格A/As或電子表格A。
WebSAMS 學校須知
8. 如學生在呈交收生實況調查資料前（即九月一日至九月中期間）離校，同時，在 收生實況調查沒有呈報該學生，請WebSAMS學校在呈交收生實況調查資料後，
再儘快為該學生呈報表格As（適用於上學年已入學的學生）或呈報表格B&As （適 用於本學年入學、有STRN及曾經上課的新學生）。
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表格 B： 呈報已有學生編號的新生
（表格內呈報的資料，請參照附錄 1）
用途
WebSAMS 表格 B 或電子表格 B 適用於呈報
曾經在本港其他 STIMS 學校就讀及在調查日後錄取的新生資料。[包括未能 即時向校方提供他以前的學生編號的新生] （請參照以下須知）
本學年學校較早前曾用 WebSAMS 表格 A、As 或電子表格 A 向本組申報已 離校／缺課連續七天或以上的學生，而他們後來又在該校復課的學生。學校 應該在這些學生首天上課後十日內為他們呈報 WebSAMS 表格 B 或電子表 格 B。
本表格只供學位分配組（學生資料管理系統）使用，並非申請津貼的表格，請勿把 本表格呈交教育局新來港兒童支援組。在向該組申請津貼前，必須先把有關學生的 表格 B 及時呈報學位分配組。否則新來港兒童支援組不能處理申請。
WebSAMS 及 Non-WebSAMS 學校須知
1. 錄取學生時，學校應根據學生的小一／中一註冊證或最後曾就讀學校的手冊，以 檢查學生的學生編號。
2. 倘若某轉校學生表示忘記他／她的學生編號，又未能出示上述文件，學校須勸諭 該生嘗試向舊校索取他／她的學生編號。在無法取得這類新生的學生編號時，請 向該校聯絡主任尋求協助澄清。請用WebSAMS表格B或電子表格B呈報這類有學 生編號的學生的資料。切勿使用WebSAMS表格C或電子表格C。
3. 倘若學校不能決定新生是否曾經教育局編配學生編號，可請該校聯絡主任協助澄 清。切勿因未能即時取得這類新生的學生編號而使用WebSAMS表格C或電子表格 C呈報該生的入學資料。
4. 「在現時班別首天上課日期」是指學生首天正式上課／復課的日期，而不是學校 為他註冊入學／復課的日期。學校不應在他上課日以前呈交WebSAMS表格B或電 子表格B。每學年開課日期設定為九月一日，首天上課日期不應填報為該日之前。
每學年年終日設定為七月十五日，首天上課日期不應填報為該日之後。
5. 在呈報學生姓名、性別及出生日期時，請留意呈報的資料必須與學生的身份證明 文件正本上列出的資料相符。[注意︰參考文件應以香港身份證（或香港出生證明 書如該生仍未有香港身份證）為主，只有在學生沒有這兩項文件時，其他身份證 明文件方可視為資料的依據。]
6. 在學期初（即調查日當日或以前）錄取有學生編號的新生，學校應透過收生實況 調查（表格E）呈報有關學生入學資料，並非使用WebSAMS表格B或電子表格B。
7. 學生的家居區議會分區是指該生在上課日子期間通常居住的地區。至於居住在內 地需要每天到香港上學的學生，他們的家居區議會分區必須以「不適用」（或代 碼以「X」）表示。
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表格 C： 呈報沒有學生編號的新生
（表格內呈報的資料，請參照附錄 1）
用途
WebSAMS 表格 C 或電子表格 C 只適合用於呈報從來未曾在本港其他 STIMS 中小學就 讀的新生資料。這些學生並沒有學生編號。學校須於學生首次上課日後十天內呈交 WebSAMS 表格 C 或電子表格 C。
本表格只供學位分配組（學生資料管理系統）使用，並非申請津貼的表格，請勿把本表 格呈交教育局新來港兒童支援組。在向該組申請津貼前，必須先把有關學生的表格Ｃ先 向學位分配組呈報。否則新來港兒童支援組不能及時處理申請。
WebSAMS 及 Non-WebSAMS 學校須知
1. 有關學生部份除下列各情況外，所有項目必須填報：
（a） 如學生沒有中文姓名，有關空格毋須填寫；
（b） 如學生持有多於一種身份證明文件，應按以下優先次序填報其中一個身份證 明文件號碼：
i. 香港身份證；
ii. 香港出生證明書；
iii. 其他身份證明文件。
（ 注意︰香港身份證及香港出生證明書號碼不應填在本項 ）
（c ） 「學校組別」一項，除下列一類學生，各學校在呈報新生時可留空這項。
小學在呈報參加中學學位分配的小六新生及在五月或以後所錄取的小五 新生時，須呈報這一項。
2. 對於沒有本港出生證明書，並從內地到港居留而首次入讀STIMS學校的學生，學校必 須填報他們由 內 地 到 港 日 期 。
3. 「在現時班別首天上課日期」是指學生首天正式上課的日期，而不是學生入學註冊的 日期。學校不應在他上課日以前呈交WebSAMS表格C或電子表格C。每學年開課日期 設定為九月一日，首天上課日期不應填報為該日之前。每學年年終日設定為七月十五 日，首天上課日期不應填報為該日之後。
4. 更改以前曾呈報的學生資料請用WebSAMS表格D或電子表格D，切勿用WebSAMS表 格C或電子表格C呈報更改學生資料。
5. 切勿用WebSAMS表格C或電子表格C去呈報新收錄而又有學生編號的學生，否則，系 統內同一學生可能會擁有多個學生編號和紀錄，這會影響系統內資料的準確性及系統 的正常運作。呈報曾在香港學校就讀有學生編號的新生，請用WebSAMS表格B或電子 表格B。
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6. 在呈報學生姓名、性別及出生日期時，請留意呈報的資料必須與學生的身份證明文件 正本上列出的資料相符。[注意︰參考文件應以香港身份證（或香港出生證明書如該生 仍未有香港身份證）為主，只有在學生沒有這兩項文件時，其他身份證明文件方可視 為資料的依據。]
7. 學生的家居區議會分區是指該生在上課日子期間通常居住的地區。至於居住在內地需 要每天到香港上學的學生，他們的家居區議會分區必須以「不適用」（或代碼以「X」）
表示。
8. 對於所有持單程證由內地來港的同學，學校必須填報他們由內地到港日期。
9. 以表格C呈報首次入讀本港學校的新生時（即仍未有STRN的新生），如學生在香港出 生，學校必須填報他們的香港出生證明書號碼或香港身份證號碼。如學生在內地出生，
學校亦須填報他們的內地來港日期。
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表格 D/Ds：更改學生資料
（表格內呈報的資料，請參照附錄 1）
用途
WebSAMS 表格 D/Ds 或電子表格 D 適用於更改或呈報以下各項學生資料 ：
• 班級（ 英文代碼 ）
• 班別名稱 （ 英文 ） 或 班別代碼
• 英文及中文姓名
• 性別
• 出生日期
• 香港身份證號碼
• 香港出生證明書號碼
• 其他身份證明文件
• 家居區議會分區
• 在現時班別首天上課日期
• 內地來港﹙日期﹚
• 轉班日期
• 種族
• 家庭常用語言
WebSAMS 及 Non-WebSAMS 學校須知
1. 只須填寫需要更改／呈報的資料，但學生編號必須填寫，作為識別之用。（在電 子表格D，姓名也必須填寫作為識別之用） 。
2. 「其他身份證明文件」不包括香港身份證和香港出生證明書。
3. 在呈報學生姓名、性別及出生日期時，請留意呈報的資料必須與學生的身份證明 文件正本上列出的資料相符。[注意︰參考文件應以香港身份證（或香港出生證 明書如該生仍未有香港身份證）為主，只有在學生沒有這兩項文件時，其他身份 證明文件方可視為資料的依據。]
4. 任何情況下，學校都不應自行編配或更改教育局編配給學生的編號 （請參閱本 指引先前簡介一節內「學生編號」段落） 。WebSAMS學校或Non-WebSAMS學 校在未收到本局的通知，切勿在WebSAMS系統或電子表格內隨意編配或更改學 生編號。教育局系統不能處理與教育局當時紀錄不一樣的學生編號。非由教育局 系統編配的學生編號會引致系統內的資料錯誤，甚至影響為有關學生分配學位 及執行教育條例。
5. 學生的家居區議會分區是指該生在上課日子期間通常居住的地區。至於居住在 內地需要每天到香港上學的學生，他們的家居區議會分區必須以「不適用」（或 代碼以「X」）表示。
6. 對於所有持單程證由內地來港的同學，學校必須填報他們由內地到港日期。沒有 學生編號（即STRN）的新生，在收生實況調查時以表格C呈報；已有STRN的新
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生，例如獲派往貴校的小一新生，則在呈交收生實況調查後儘快以WebSAMS表 格D/Ds或電子表格D呈報。
WebSAMS 學校須知
7. 當WebSAMS學校被要求透過表格D呈報更改學生資料，而有關資料已記錄在 WebSAMS內並且無須更改，請用表格Ds呈報有關學生的資料。
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附錄1 個人資料收集聲明
Personal Information Collection Statement
1. 收集所得的學生個人資料將會轉交予教育局用作實施普及基礎教育、派位、統計、
規劃、研究或其他與教育有關的用途，資料亦可能會轉交予其他政府部門作為上 述用途。所得的統計數字或研究成果不會以識辨各有關的資料當事人或其中任何 人的身份的形式發表。
The personal data of the students collected will be transferred to and used by the Education Bureau for the enforcement of universal basic education, school places allocation, statistics, planning, research or other education-related purposes. The data collected may also be disclosed to other Government Departments for the above- mentioned purposes. The resulting statistics or results of research will not be released in a form which will identify the data subjects or any of them.
2. 你必須提供所需的個人資料，否則教育局可能沒有足夠的資料用作上述用途。
The provision of the personal data is obligatory, otherwise Education Bureau （EDB）
may not have sufficient data for the above-mentioned purposes.
3. 根據《個人資料（私隱）條例》第 18 和 22 條及附表 1 第 6 原則的規定，你有權 更改或查詢所提供的個人資料。
You have the right of access and correction with respect to the personal data as provided for in Sections 18 and 22 and Principle 6 of Schedule 1 of the Personal Data （Privacy）
Ordinance.
4. 任何與所收集的個人資料有關的查詢，包括要求查閱和改正資料，應提交︰
Enquiries concerning the personal data collected, including the making of access and corrections, should be addressed to:
九龍觀塘 偉業街 223 號
宏利金融中心 2 樓 2 室 教育局學位分配組
高級教育主任（學位分配）1
Senior Education Officer （School Places Allocation）1,
School Places Allocation Section, Education Bureau,
Office 2, 2/F, Manulife Financial Centre, 223 Wai Yip Street, Kwun Tong, Kowloon.
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附錄2 須呈報的資料
Data to be Reported
Form E/eForm E
‧ Student Name (English) ‧ 學生姓名（英文）
‧ Sex ‧ 性別
‧ Date of Birth (DD/MM/YYYY) ‧ 出生日期（DD/MM/YYYY）
‧ STRN ‧ 學生編號
‧ Home District Council ‧ 家居區議會分區
‧ Ethnicity ‧ 種族
‧ Spoken Language at Home ‧ 家庭常用語言
‧ Enrolled Class Level ‧ 已編入班級
‧ Enrolled Class Name ‧ 已編入班別
‧ HKID Card Number ‧ 香港身份證號碼
‧ HK Birth Cert Number ‧ 香港出世紙號碼 Form A/Form As/eForm A
‧ STRN ‧ 學生編號
‧ Student Name (English) ‧ 學生姓名（英文）
‧ Sex ‧ 性別
‧ Date of Birth (DD/MM/YYYY) ‧ 出生日期（DD/MM/YYYY）
‧ Class Level Last Attended ‧ 最後就讀班級
‧ Last Day of Attendance (DD/MM/YYYY) ‧ 最後上課日期（DD/MM/YYYY）
‧ Leaving/Absence Reason ‧ 學生離校／缺課原因
‧ Home Telephone ‧ 住宅電話號碼
‧ SGO/SGT/SGP/Social Worker Case ‧ 學生輔導主任／老師／人員或社工個案
‧ Parent/Guardian Name ‧ 家長／監護人姓名
‧ Relation ‧ 關係
‧ Occupation ‧ 職業
‧ Contact Telephone ‧ 聯絡電話
‧ Mobile Telephone ‧ 流動電話
‧ Student Home Address ‧ 學生住址 Form B/eForm B
‧ STRN ‧ 學生編號
‧ Class Level ‧ 班級
‧ Class Name (English) ‧ 班別名稱（英文）
‧ First Day of Attendance (DD/MM/YYYY) ‧ 首次上課日期（DD/MM/YYYY）
‧ Home District Council ‧ 家居區議會分區
‧ Student Name ‧ 學生姓名（英文）
‧ School Group
‧ Ethnicity
‧ Spoken Language at Home
‧ 學校組別
‧ 種族
‧ 家庭常用語言
17 Form C/eForm C
‧ Student Name (English) ‧ 學生姓名（英文）
‧ Student Name (Chinese) ‧ 學生姓名（中文）
‧ Sex ‧ 性別
‧ Date of Birth (DD/MM/YYYY) ‧ 出生日期（DD/MM/YYYY）
‧ HKID Card No ‧ 香港身份證號碼
‧ HK Birth Cert No ‧ 香港出世紙號碼
‧ Other Identification Document (Type and No) ‧ 其他身份證明文件（種類和號碼）
‧ Home District Council ‧ 家居區議會分區
‧ Ethnicity ‧ 種族
‧ Spoken Language at Home ‧ 家庭常用語言
‧ Date of Entry from Mainland (DD/MM/YYYY)
‧ 內地來港日期（DD/MM/YYYY）
‧ School Group ‧ 學校組別
‧ Class Level ‧ 班級
‧ Class Name ‧ 班別名稱（英文）
‧ First Day of Attendance (DD/MM/YYYY) ‧ 首次上課日期（DD/MM/YYYY）
Form D/Form Ds/eForm D
‧ STRN ‧ 學生編號
‧ Student Name – for verification purpose ‧ 學生姓名 Only report the items below which need to be
updated
只須呈報下列需要更改的資料
‧ Student Name (English) ‧ 學生姓名（英文）
‧ Student Name (Chinese) ‧ 學生姓名（中文）
‧ Sex ‧ 性別
‧ Date of Birth (DD/MM/YYYY) ‧ 出生日期（DD/MM/YYYY）
‧ Home District Council
‧ Date of Entry from Mainland (DD/MM/YYYY)
‧ 家居區議會分區
‧ 內地來港日期（DD/MM/YYYY）
‧ HKID Card No
‧ HK Birth Cert No
‧ Other Identification Document (Type and No)
‧ First Day of Attendance (DD/MM/YYYY)
‧ Date of Transfer (DD/MM/YYYY)
‧ Class Level
‧ Class Name (English)
‧ Ethnicity
‧ Spoken Language at Home
‧ 香港身份證號碼
‧ 香港出世紙號碼
‧ 其他身份證明文件（種類和號碼）
‧ 首次上課日期（DD/MM/YYYY）
‧ 轉班日期（DD/MM/YYYY）
‧ 班級
‧ 班別名稱（英文）
‧ 種族
‧ 家庭常用語言
