國立水里高級商工職業學校 共同供應契約採購作業程序說明表
編 號 DB01 版次 1 修訂日期 102.4.8
項目名稱 共同供應契約採購 承辦單位 總務處/庶務組 分機 261
作業程序說明 一、「共同供應契約」，係自政府採購法第 93 條，規定各機關得就具有 共通需求特性之財物或勞務，與廠商簽訂共同供應契約。
二、請購作業：
(一)準備作業至電子採購網系統商品查詢。
(二)請購單位依年度業務計畫所編列預算數，簽核辦理請購。
(三)請購單位將請購簽准案，移總務處辦理採購。
(四)議定優惠條件作業：
1 徵詢 2 家以上廠商結果，僅 1 家廠商提供優惠條件者，仍得據以 議定優惠條件。
2 總務處應彙整受邀廠商提供之書面報價或其他優惠條件資料 後，予以分析比較，擇定最符合機關需求者，循行政程序書面 簽辦之。
3 優惠條件，得包括價格折扣、保固期限延長、產品功能升級、
免費提供教育訓練或其他服務等。
4 洽廠商提供大量訂購優惠條件作業，應依主管機關 99 年 10 月 19 日令頒「機關利用共同供應契約辦理採購監辦規定一覽表」
辦理。
5 優惠條件議定後，應於契約有效期限前下訂。
三、電子下訂：依請購單位之需求至政府電子採購網站（http：
//sucon5.pcc.gov.tw），尋求符合請購單位之預算、規格、數 量確認組別項次及立約商後逕行向台灣銀行採購部辦理電 子下訂，即完成訂購作業。
四、履約作業：
(一)下訂廠商應依契約所訂交貨期限辦理交貨。
(二)交貨時總務處承辦人員應會同請購單位依契約所訂標的規格、數 量等辦理點收，並由總務處採購人員及請購單位人員及於廠商之交 貨簽收單上簽收。
五、驗收作業：
(一)履約作業完成後，請購單位承辦人員通知請購單位、下訂廠商派 員等依契約辦理驗收。
(二)製作驗收紀錄：
1.驗收紀錄應由採購單位承辦人員製作。
2.驗收紀錄應由參加驗收人員會同簽認。
3.驗收合格者，通知承包廠商檢送統一發票辦理結算付款。驗收 結果與契約不符者，通知承包廠商限期改善，擇期辦理複驗。
六、核銷結案付款：
(一)採購單位承辦人員列印驗收紀錄簽核結算付款。
(二)財產登記作業：單項採購標的如為 1 萬元以上動產，移財產管理 員辦理增加財產單登記；如未達 1 萬元物品，移財產管理員辦理 增加物品單登記。
控制重點 一、 查察單次訂購金額或數量，是否已達個別共同供應契約約定大量訂購 門檻，且於該契約之有效期間內。
二、 除擬訂購之項次僅有 1 家廠商得標，或就契約已標示可提供大量訂購 優惠條件之廠商選購者外，徵詢至少 2 家以上訂約廠商之優惠條件。
三、 查察擇定徵詢優惠條件對象之理由是否已敘明於簽辦文件。
四、 分析比較受邀廠商提供之書面報價或其他優惠條件，以擇定最符合機 關需求者，並循內部程序簽准。
五、 洽廠商議定優惠條件作業，是否已依「機關利用共同供應契約辦理採 購監辦規定一覽表」辦理；如採書面審核監辦者，應簽會監辦單位。
六、確認訂約廠商依契約約定事項及議定之優惠條件履約。
七、訂約廠商以提供贈品回饋而非降價優惠者，是否已依財產或物品管理 規定辦理登記。
法令依據 一、 依政府採購法第 13 條(機關內部之監辦)及第 93 條(共同供應契約)。
二、 共同供應契約實施辦法。
三、 中央機關未達公告金額採購監辦辦法。
四、 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法。
五、 機關利用共同供應契約辦理採購監辦規定一覽表 使用表單 本校
備註(可彈性調 整)
文件來源：
資料卷夾名稱：DB02/共同供應契約採購 存置地點：總務處庶務組
國立水里高級商工職業學校
共同供應契約採購標準作業流程圖（SOP）
否
是
辦理電子下訂
各單位共同供應契 約請購作業
校長或授權人核准
廠商交貨
至政府電子採購網系統驗 收並列印驗收記錄
商送貨
統驗收並列印驗收記 錄
訂購作業審核是否 符合環保規定，額 外項是否明確合理
退回修正或不請購
至電子採購網系統 驗收並列印紀錄 準備作業(電 子採購網系統 商品查詢)
核銷結案
國立水里高級商工職業學校
共同供應契約採購內部控制制度自行檢查表
學年度自行檢查單位：總務處
作業類別(項目)：共同供應契約採購 檢查日期： 年 月 日
檢查重點 自行檢查情形
檢查情形說明
符合 未符合
一、作業流程有效性
(一)作業程序說明表及作業流程圖 之製作(SOP)是否與規定相符。
(二)內部控制制度是否有效設計及 執行。
二、準備作業(電子採購網系統商品 查詢)：
(一)是否優先利用台銀共同供應契 約？是否符合契約相關規 定？
(二)綠色採購指定項目是否優先採 購環保產品或敘明理由？
(三)若有額外項，是否敘明標的廠 牌、型號、數量、單價、尺寸 或服務內容等各項履約內容明 確合理需求？
三、請購作業：
(一)是否經校長或其授權人核准？
(二)是否檢核已正確成功完成電子 下訂作業？
四、履約作業：
確認廠商是否確已完成交貨，並 確認完成履約日期？
五、驗收作業：
(一)是否指派辦理驗收？
(二)驗收應確認是否均已完成契約 應辦事項？
(三)驗收並列印紀錄 六、核銷結案作業：
核銷付款或結案時檢視是否依約 辦理？是否有逾期罰款計算或個 案特殊事項需處理等？
□涉及水電等線路問題應先 會庶務組或自行作評估無 虞。
□選購環保產品者，註明環保 標章編號；非選購環保產品 者應註明理由。
□每一請購單加購項目未逾 十萬元。
結論/需採行之改善措施：
□經檢查結果，本作業類別(項目)之內部控制制度設計及執行，無重大缺失。
□經檢查結果，本作業類別(項目)之內部控制制度設計及執行，部分項目未符合，
擬採行改善措施如下：
註：1.機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行檢查表，亦得將各項作業流程依性質分類，同 1 類之作業流程合併 1 份自行檢查表，就作業流程重點納入檢查。
2.自行檢查情形除勾選外，未符合者必須於說明欄內詳細記載檢查情形。
填表人： 複核： 機關首長：
