第三章 配銷模組主要基本資料
成功科技公司欲使用 WorkflowERP 系統來協助公司資訊的紀錄、流轉與溝 通，在正式運用 WorkflowERP 系統之前必須先進行基本資料的設定與輸入，以及 期初餘額的導入。
公司購置了 ERP 系統之後，並非系統安裝完成後，便直接開始上線打單，
必須在正式上線之前，先進行基本資料的輸入與設定，這些資料的設定，許多將 成為後續作業的依據值或是必要資料，因此必須力求其正確性。還有一項期初餘 額值的導入，也成為資料的起始值與開端。
配銷模組上線之前須建立的主要基本資料彙整如下表：
配銷模組 作業別 系統別
共用類 基本參數設定作業※ 基本資料管理系統 公司/廠別/庫別資料※ 基本資料管理系統 部門/員工姓名/職務類別資料※ 基本資料管理系統 幣別匯率建立作業※ 基本資料管理系統 註記簽核資料/常用片語※ 基本資料管理系統 庫存類 進銷存參數設定作業 基本資料管理系統 編碼原則設定作業 基本資料管理系統 品號類別資料建立作業 庫存管理系統 品號資料建立作業 庫存管理系統 單據性質設定作業 庫存管理系統 訂單類 進銷存參數設定作業 基本資料管理系統
編碼原則設定作業 基本資料管理系統 交易對象分類建立作業 基本資料管理系統 品號資料建立作業 庫存管理系統 客戶資料建立作業 訂單管理系統 單據性質設定作業 訂單管理系統 採購類 進銷存參數設定作業 基本資料管理系統
編碼原則設定作業 基本資料管理系統 交易對象分類建立作業 基本資料管理系統 品號資料建立作業 庫存管理系統 供應廠商資料建立作業 採購管理系統 單據性質設定作業 採購管理系統
※ 配銷模組使用之共用類基本資料，請參考「基礎管理系統簡介」。
一、編碼原則設定 (基本資料系統)
成功科技公司針對客戶及供應廠商編號有以下編號規則，公司可將此編 號法則設定於編碼原則設定作業，以利建立客戶資料及廠商資料時之編號設 定。
(一)客戶編號規則 共計四碼：
編碼第 1 碼 後 3 碼 1 國內客戶 流水號 2 國外客戶 流水號
可將此編號法則設定於編碼原則設定作業，如下：
(二)廠商編號規則 共計四碼：
編碼第 1 碼 後 3 碼 1 國內原物料廠商 流水號 2 國外原物料廠商 流水號 3 外包加工廠商 流水號 4 雜項費用廠商 流水號
可將此編號法則設定於編碼原則設定作業，如下：
(三)品號編碼原則
第 1 碼 第 2 碼 第 3~6 碼 1 原料 1 塑膠類
2 電子類 3 金屬類 4 玻璃類 5 包材類 9 其他
流水號
2 物料 後 5 碼全為流水號 3 半成品 1 廠內自製
2 託外加工 9 虛設件
流水號
4 製成品 1 數位相機 SL 系列 2 數位相機 SX 系列
流水號
5 附件 1 Feature 件 2 Option 件
流水號
6 商品 1 數位相機 PF 系列 5 機械相機
流水號
9 外購品 後 5 碼全為流水號
二、進銷存參數設定 (基本資料系統)
成功科技預計於 2004 年 1 月 1 日正式上線 WorkflowERP 系統，並且公 司成本計價方式採用實際成本之月加權平均成本制。
【說明】
1.商品分類：是為了相關存貨統計報表的彙總管理使用。
2.成本計價方式：用於決定進貨料品，其庫存金額的結存計算方式，對整個系統 而言非常重要，且決定後不可隨便任意更改。更改計價方式應諮詢公司會計 師，根據實際需求作決定。
成本計價方式分為月加權平均成本制和標準成本制：
(1)月加權平均成本制
指所有商品的出庫成本以該月份的『平均存貨單價＊出庫數量』計算。因此 當該月進貨單價較高時，該月份平均出庫單價就會比較高，進貨單價較低時，
該月份平均出庫單價就比較低，雖處理上較為複雜，但是較能反應實際銷貨成 本。
計算公式：
月初存貨金額+本期進貨淨額 加權平均單價 =
月初存貨數量+本期進貨淨量
(2)標準成本制
標準成本制是所有存貨價值都以一定的金額來認定，如某個十字螺絲，認定 標準成本價格為 0.5 元，當存貨有 300PCS，其存貨價值價值就是 150 元。當進 貨 1 批數量 10,000PCS，廠商特惠價為 0.45 元/PCS，這時因為存貨計價方式是 標準成本，因此這 10,300PCS 的總價值為 10,300*0.5=5,150 元，無關進貨的高低，
若發生領用出庫量*0.5 元就是領料單的價值。
3.庫存現行年月/關帳年月/帳務凍結：
現行現行年年月月//庫庫存存關關帳帳年年月月//帳帳務務凍凍結結年年月月三三者者之之關關連連：：
上線日期 關帳關帳日日期期 現現行行年年月月 帳務帳務凍凍結結日日期期 現在
├──────┼──────┼───────┼─────────┤
(A) (B) (C) (D)
(A) 表示庫存異動資料不得異動、修改等。例如：經會計師審查異動憑證確定後，將 不可修改。
(
(BB)) 可執行『現有庫存重計作業』 (關帳年月＜開始重計年月≦現行年月) (
(CC)) 表示所有單據不得「取消確認」與「確認」，但可新增、修改、刪除「未確認」單 據。
(
(DD)) 可作庫存異動單據的增修
三、交易對象分類建立作業 (基本資料系統)
【說明】
1.可對客戶從六種分類方式來進行分類；對廠商從三種分類方式來進行分類。
四、品號類別資料
【說明】
1.前述「進銷存參數設定」有針對商品分類方式做方式的設定，接下來要在本作 業「品號類別資料建立」針對每一種方式設定其分類的內容。
五、品號資料
【說明】
1. *品號、品名、規格：每個品項均會設定一個品號，有關品號規劃的原則暫不 在本章討論，在「ERP 基礎觀念及導入方法篇」有介紹。品名，輸入該品項的 名稱，例如：數位相機-高手玩家型、隨身碟、梅子綠茶..等；規格，可以輸入 該品項產品屬性之描述，例如：500 萬畫素、256MB、375C.C.…等。
2. *單位：指庫存單位，例如：個、件、PCS..等。
3. *庫存數量、庫存金額、單位成本：庫存數量是該品項目前的庫存總數量(但僅 指存貨倉，不包含非存貨倉)；庫存金額指前述庫存總數量的存貨成本參考金 額；單位成本則是用前述庫存金額除以庫存數量之參考單位成本。
4.*主要庫別、生產線別、計劃人員：主要庫別指料件所存放的主要倉庫，系統 所有庫存相關異動單據，如：銷貨單、進貨單、領料單、生產入庫單、庫存異 動單據…等，所預設的出入庫別；生產線別可設定該品項主要的生產線別，後 續作業會以此做為該品項的預設生產線別；計劃人員通指生管或物管人員。
5. *單身會呈現該品項存放在各個倉庫別的數量、廠別、最近入出倉庫的日期。
總庫存
各庫庫存 1
2 3
4
5
*
6 7 8
9
10
11 12
13 14 15
16
17 18
19
＜與存貨管理相關的欄位＞
6.補貨政策*：分為Ｒ:依補貨點、Ｍ：依 MRP 需求及 L：L:依 LRP 需求。
Ｒ:依補貨點
指這種品項的採購需求，可直接由庫存存貨量來判定。當庫存量小於補貨點 我們就必須發出請購或採購，可利用「品號再補貨建議表」檢視哪些品項低於補 貨點或安全存量，當須補貨時，亦可以用所設定的經濟批量進行請購。
Ｍ：依 MRP 需求
表此類品號的生產及採購來自訂單需求(或計劃生產訂單)，有訂單時先檢視 庫存數量及在途各種有效可用量，確實無法在時間點滿足需求時，則透過 MRP/LRP 來產生補貨計劃，我們稱此種料件為依需求補貨。
L：依 LRP 需求 (有物料需求計畫模組者可設)
在執行 MRP 時，邏輯上若公司有 5,000 個品號，則這些品號的資料都會由系 統計算需求計畫，所花費的時間動則 2-3 小時，更長者 5-8 小時常有，而且一般 執行 MRP 都大約在計畫 1-1.5 個月內的生產及採購計畫。時間更長者因不確定因 素過高，所以參考意義就高於實質意義了。但是對於台灣的中小型企業，有些關 鍵性零組件還是必須向國外進口，此時必須計畫性的購買以防止需求時產生缺料 情形，這些料件在 WF-ERP 的系統中，可將其設為『依 LRP 需求補貨』的補貨 政策，如此當執行 MRP 時，只選擇這些料件可以讓 MRP 的執行效率提升。
一般會設定此類的料件大多屬於採購件。
7.超收管理/超收率：當採購及託外加工件在進行進貨時，可以設定進貨是否可以 超過原始採購的數量，且依據超收率做進貨數量上限的管制。
8.超交管理/超交率：當銷貨作業輸入時，可以設定銷貨是否可以輸入超過原始訂 單數量，且依據超交率做銷貨數量上限的管制。
9.進價管制/售價管制*：若想對採購、進貨、訂單、銷貨等單據的單價進行管制，
例如：售貨給客戶不得低於設定價格或向廠商購貨不得高於設定價格，可利用 此設定。
10.檢驗方式/檢驗天數*：預設此料件歸屬之檢驗方式，例如：免檢或正常抽檢..
等以及品號進貨後，需在何時完成品管檢驗期限。
11.領料碼：計有逐批領料、自動扣料、單獨領料三種。
本資料乃設定生管系統生產成品時，對於該組成料件領料模式。
舉例：
A
B C D E F
逐批領料：當發生 A 製令生產的料件有需求時，向下的用料必須逐批填寫領 料單才可領出生產。一般製造業的批次用料都是這種管理模式，領發料間點 收落實出庫及扣庫存數量。
自動扣料：多發生在射出塑膠業或素材加工業，這些用料亦必須管制其庫存，
但是因為包裝方式特殊無法分割，故待成品入庫時，用標準用料來產生領料 單扣除庫存。如：PVC 粒每包 50KG，當射出手機殼時 1PCS 需要 10G 的 PVC 粒，今製令須產 3,000PCS，所以需要 30KG 的 PVC 料，PVC 包裝存放於射出 單位，等 3,000PCS 入庫後，才由系統產生一張 30KG 的領料單。
單獨領料：一般用於物料零配件，如：螺絲、華司、鐵釘..等，對成品的影響 不大，甚至可算在間接材料內，這些料件建議因為進貨包裝的問題不值得再 去拆解包裝，因此獨立領料後，沒用完的存放於製造現場，由製造現場負責 控管庫存。
12.ABC 等級：存貨耗用 ABC 等級，可由人工自行定義，或是系統上線後由庫存 系統之庫存 ABC 分析表來更新。
13.循環盤點：盤點時的群組碼，可針對某些特定商品進行循環盤點碼的規劃。
14.批號管理：有 3 種設定模式：N:不需要 Y:需要 W:僅需警告。
當設為「批號管理」的料件時，才可輸入「有效天數、複檢天數」欄位。
批號管理特質：
當料件進貨時因品質或來源因素，須針對該批進貨資料予以識別及管制，並記 錄自庫存異動、領用至出貨之數量異動，以因應後續資料管理可依循批號查詢相 關資料。
在異動單據上的控管：
只要在「品號資料建立作業」中設定該商品必須進行批號管理，則當此商品 進行庫存異動單據輸入時(移轉單、其他入庫單、其他出庫單、調整單、進貨 單、退貨單、銷貨單、銷退單、生產入庫單、領料單、託外進貨單、託外退 貨單)均需定義異動的批號。
庫存數量的查詢：
凡批號管制商品在進行異動單據出庫時，可於數量處開窗查詢各批號的結餘。
15.有效天數：凡批號管理者有時效管理時，從進貨或入庫當日到失效的有效天 數，由此欄位定義。
＜與生產計畫有關的欄位＞
16.品號屬性*：此欄位定義製造件或託工件及一般採購件的屬性。
品號屬性區分如下：
P：採購件：為一般不需經加工過程的原料，經採購進貨取得。
M：自製件：為必須經過自行製造生產過程才能完成的成品或半成品。
S：託外加工件：一般是指需經過託外廠商加工完成的成品或半成品。
Y：虛設件：虛設料件是為簡化 BOM 結構，提高 BOM 管理效率而產生。
F：Feature 件：在銷售時或生產時，某些必要的材料最後才能決定。如：生產 汽車時，顏色是由客戶來決定，我們稱「顏色/顏料」為 Feature 件，當受訂 時，如果沒有指定顏色則無法成為完成品。
O：Option 件：品號在銷售或生產時，在產品結構中，這些材料可有可無，也 可由客戶自行決定，並不影響成品的完成。
17.固定/變動前置時間：指生產此產品固定準備的前置天數，如換線及溫機等。
料件的採購前置時間=固定前置天數+生產量/固定批量*變動前置天數，此乃生
18.主供應商：後續作業料品的預設採購廠商或加工廠商。
19.MRP 生產允許交期提前天數/MRP 採購允許提前交貨天數：MRP 系統使用之 設定欄位。
20.主生產線/計劃人員*：如前第 4 點所述。
六、客戶資料
【說明】
1.*總店號＆總公司請款：這是針對客戶企業屬於總公司訂購，再送貨至各個營 運地點，若有 3 個營運地點，則必須建立 4 個客戶基本資料，凡是這 4 個客戶 的銷貨單，將來其應收帳款都歸結到總公司，並於各營業地點之客戶代號中指 定『總店號』，並設定總公司請款為打『V』。
2.發票號碼依總公司控管：如設定為『V』，則銷貨結帳時的發票統一編號會設 定為總公司之統一編號。
以上例而言, 表示商品賣給'第一公司',款項必須向 1005-總公司收錢 應收帳款要歸總公司,
要勾那一個項目?
【說明】
3.*送貨地址：[F2]可以運用地址資料工具快速輸入；運用[F3]或按工具列「客戶 地址代號維護」鈕，可以輸入多組客戶的送貨地址。
客戶地址代號維護
4.信用額度管制：
(1)為了降低客戶應收帳款積壓造成企業資產的損失，目前企業的經營對客戶都 有信用額度控管。信用額度代表客戶可以向企業賒購一定金額的貨品。這 些金額是在客戶償債能力範圍，而企業可承擔的風險範圍內。一般的信用 額度控制範圍包含以下五項：訂單金額、銷貨金額、應收帳款金額、應收 票據金額、借出金額。
舉例來說：企業給某客戶甲信用額度為 100 萬，可超出率：10%，即可容許 信用額度共有 110 萬，其信用額度情況舉例如下： (單位：萬元)
實際金額 查核比率 信用狀況 查核比率 信用狀況
可允許信用額度 110 110
未出貨訂單金額 20 100% 20 60% 12 未結帳銷貨金額 30 100% 30 100% 30 應收帳款 20 100% 20 100% 20 未兌現應收票據 10 100% 10 30% 3 未歸還借出金額 0 100% 0 100% 0
尚餘信用額度 30 45
(2)有三種方式：『Y』.依公司參數管制,『N』信用額度不管制及『y』依客戶資 料管制。
若設為「Y.依公司參數管制」時，依『信用控制參數設定作業』管制信用額 度。
5.稅額計算：有兩種計算方式：整張資料計算及單身單筆資料計算。
若設定「整張資料計算」時，當輸入銷貨單或結帳單，於單據確認時運算方 式會將整張貨款金額*營業稅率(目前為 0.05)，算出的稅額若與單據單身逐筆 算出稅額有差異，會將差額調在單據單身稅額金額最大的那一筆。
若設定「單身單筆資料計算」時，計算稅額時以每一筆單身稅額所算出的金 額直接加總成為稅額合計。
6.交易對象分類方式：可將客戶分別以六種不同的分類方式進行分類。例如：通 路別屬於量販店類，地區別屬於大台北地區。
7.取價順序：運用於客戶訂單、銷貨單(沒訂單來源)及銷退單(沒銷貨來源)的單價 取位順序，必須根據公司給予每位客戶售價基準而定。
一般大多設定順序多為客戶計價->標準售價->零售價，如果公司對每位客戶售
客戶計價之價格設定在訂單系統\客戶商品計價作業建立，標準售價、零售價、
售價定價一、二、三、四、五、六之價格設定在庫存系統\品號資料作業建立。
七、供應廠商資料
【說明】
1.核准狀況：有以下三種：1:已核准、2:尚待核准、3:不准交易。
已核准：可交易，開窗亦可查詢；
尚待核准：開窗無法查詢此廠商，但若強行輸入會顯示警告訊息，但仍可交易；
不准交易：無法交易，開窗亦無法查詢。
2.允許分批交貨：表示同一批採購序號，是否可分多次進貨。
預設為允許分批交貨；
若為不允許分批交貨，當輸入『驗收數量』時，
若驗收數量≧採購量，則該採購單的結案碼更新為『已結案』。 若驗收數量＜採購量，則該採購單的結案碼更新為『指定結案』。
3.*初次交易/最近交易：初次交易日自行輸入，最近交易日期則由進貨單回寫。
4.ABC 等級：可自行輸入，亦可透過本系統之「廠商交貨 ABC 分析表」，由系 統評等來更新等級。
5.交貨評等＆品質評等：可自行輸入，亦可透過本系統之「廠商交貨／品質評等 作業」，由系統執行評等。
八、產品結構 (詳生產製造單元)
該公司生產產品之產品結構，詳生產製造單元。
九、單據性質-訂單
【說明】
1.單據性質*：共下列八種性質。(本課程重點為※者)
單據性質 更新核價 核對訂單 直接結帳 核對報價 21.報價單※ V
22.客戶訂單※ V V
23.銷貨單※ V V V
24.銷退單※ V V
27.多角貿易訂單 V
28.多角貿易銷貨單 V ☆
29.多角貿易銷退單 ☆
2A.派車單
2.更新核價：設定此單據是否可以更新『客戶商品計價資料』。
WFERP 系統提供企業針對客戶商品計價進行控管，企業可將針對每一個客戶的 商品計價保存在『客戶商品計價資料檔』，如此輸入報價單時、無報價的訂單 時、無原始訂單的銷貨單時，其單價都可由此檔案來預設。
如果希望在日常修改這些單據的單價同時，亦可更新『客戶商品計價資料』，
則此欄位亦需設定為『Y』。
舉例來說：
7/2 針對新客戶甲，定義其銷售商品 A 售價為 20 元，建立在客戶『商品計價資 料檔』中，作為下一次訂單的售價基礎，7/12 新增一批訂單，輸入時系統自動 帶出定價 20 元，經客戶議價後，決議以 18 元成交。
若訂單設定為『更新核價』，則當訂單確認時，會更新一筆 18 元的資料到『商 品計價資料檔』，作為下一次訂單的預設值。
3.*核對訂單：表示控管銷貨/銷退單必須輸入訂單單號，如果企業是屬於訂單銷 貨時，銷貨單應該核對訂單做管控。如果屬於零售業者一般來說立即銷貨則不 需核對訂單，當然如果兩種銷貨型態都有時，建議是分成二種銷貨單，一種為 需核對訂單；而另一種則設定為不需核對訂單。
4.直接結帳：定義銷貨單及銷退單產生客戶帳單的方式。
如果有勾選，則一張銷貨單即產生一張對應的結帳單(客戶請款單)，我們稱之 為『直接結帳』，如為此狀況時，必須同時輸入對應的『結帳單別』。
此適用『隨貨附發票』之銷貨模式應用。
若客戶的帳款採月結制，則不屬於直接結帳特性。
5.自動產生發票號碼：可以設定當銷貨單建立時，自動產生某申報公司銷項發票 號碼。
只有單據性質為『23.銷貨單』才可以設定。
使用此功能自動產生發票號碼，前提是必須搭配營業稅系統的「每月發票資料 建立作業」必須維護當月發票號碼起訖，當發票賦予編號時也可先選擇發票順 序，當銷貨單確認時，由電腦自動給予發票號碼。
十、單據性質-採購
【說明】
1.單據性質：共下列七種性質。(本課程重點為※者)
單據性質 更新核價 核對採購 直接結帳 31:請購單據※
32:核價單單據 V 33:採購單據※ V
34:進貨單據※ V V V
35:退貨單據※ V V
27:多角貿易採購單據 V 29:多角貿易退貨單據
【註】V 表示可依公司個別設定
2.更新核價：表示單據核准時（確認），該單據之單價資料是否要更新「品號廠 商資料」。
3.直接結帳/應付憑單：直接結帳為應付帳款的成立以每一張進貨單或退貨單，單 據核准同時即產生一張應付憑單，稱之為直接結帳。此項目勾選時，須設定「應 付憑單」單別，其單據性質為『71 應付憑單單據』。
十一、單據性質-庫存
【說明】
1.*單據性質：共下列七種性質。
單據性質 更新盤點日 核對借出/入單 11:一般異動單據 V
12:庫存轉撥單據 13:借出轉撥單據 14:借入暫收單據
15:借出歸還單據 V
16:借入歸還單據 V
17:成本開帳調整單據
【註】V 表示可依公司個別設定
2.*異動類別分為：入庫、銷貨、領用、轉撥、調整，一經設定請勿隨意修改，
異動類別將影響進耗存的統計。正常情況若有訂單、採購、製令系統，銷貨單、
進貨單、生產入庫應個別在該系統打單。
*
3.影響成本：此欄位的設定會直接影響『月加權平均單價』的計算結果，本系統 其他模組(製令系統之生產入庫、託外進貨、託外退貨、領退料；採購系統之進 貨單、退貨單；訂單系統之銷貨單及銷退單.)是由系統自動設定，而庫存系統 的各單據，則在此處設定。
期初金額+本期進貨淨額+影響成本碼為 Y 的單據金額 月加權平均單位成本＝
期初數量+本期進貨淨量+影響成本碼為 Y 的單據數量
成本計算來源：『Y』計算當月月加權平均單位成本的資料來源。
賦予計算結果：『N』單據的存貨成本為 數量*品號該月的單位成本；亦即該 金額是被賦予的；不會影響當月月加權平均單位成本。
成本調整：『y』僅針對期末金額調整；不會被納入月加權平均成本計算，亦 不被計算出來的單位成本所影響。
