使用 Word 編輯與排版文件 (I)

使用 Word 編輯與排版文件 (I)

許明宗

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課程大綱

• 第 0 章 Word 2003 使用界面及操作簡介

• 第 1 章 版面的設定與調整

• 第 2 章 文件的格式設定

• 第 3 章 文件的樣式設定

Word 2003 使用界面及操作簡介

• Word 2003 使用界面

• 檢視的種類

• 輸入簡介

Word 2003 使用界面 - 視窗

功能表列

文件編 輯區域

檢視 模式

狀態列 標題列

工具列

工作 窗格 尺規

2

5

並排視窗 - 並排比較

6

並排視窗 - 並排顯示

7

文件的儲存

8 第一次儲

另存新檔

存文件時 也會出現 此對話框

9

檔案的檢視模式

• 並排

– 使用圖示來顯示檔案的類型，檔案的名稱會顯示在圖 示右方

• 圖示

– 使用圖示來顯示檔案的類型，檔案名稱會顯示在圖示 下方

• 清單

– 檔案使用小圖示和名稱來顯示， 無法移動圖示位置

• 詳細資料

– 檔案使用小圖示和名稱來顯示（包含文件的名稱、大 小、類型和修改日期等資訊）

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檔案儲存格式

關閉文件

關閉所有 的文件並 結束 Word 關閉文

件及 Word

關閉 文件

儲存、關閉多個文件

• 按住 Shift 鍵再執行

「檔案/全部儲存」，

可儲存全部的檔案

• 按住 Shift 鍵再執行

「檔案/全部關閉」，

可關閉全部的檔案 – 如果有第一次存檔的文

件，還是會出現「另存

新檔交談窗」

4

13

開啟舊檔

14

檔案清單

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檢視的種類

• 「工具 / 選項」的「檢視」設定

• 文件檢視模式 – 整頁模式 – 標準模式

– Web 版面配置模式 – 主控文件（大綱）模式 – 閱讀版面配置

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「工具 / 選項」的「檢視」設定

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整頁模式

分頁 尺規

定位 點

※具有「所視即所得」的界面，大部份的文件編排工作多採用此模式。 ¹⁸

標準模式

分頁 線

無垂直 尺規

※當表格或是物件的寬度超過頁寬時，利用標準模式可以有效的調整其大小。

Web 版面配置模式

無分 頁線 無垂直

尺規 無定 位點

主控文件（大綱）模式

無分 無垂直 頁線

尺規 無定 位點

段落設 定符號

※用來編排文件的大綱架構。

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21

閱讀版面配置

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輸入簡介

• 插入日期及時間

• 自動完成日期

• 自動圖文集

• 插入不同格式的數字

• 插入符號

• 自動校正

• 快速移動游標

• 定位鍵（Tab鍵）以及定位點

• 即點即書

• 段落與換行

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插入日期及時間

電腦上 的日期 及時間

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自動完成日期

輸入「民國」

時會自動提示 是否為插入今 天的日期

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新增「自動圖文集」項目

1

2 3

會以圖文項 目所在的樣 式名稱自動 分類

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插入「自動圖文集」項目

輸入「自動 圖文集」項 目的名稱

按「F3」

出現輸入的

「自動圖文 集」項目

刪除「自動圖文集」項目

1

2

3

插入不同格式的數字

8

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插入符號

經常使用 的符號，

可以設定 其快速鍵

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插入符號 - 特殊字元

31

快速鍵

32

插入特殊符號

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自動校正

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快速移動游標

• 移至文件的開頭 Ctrl + Home

• 移至文件的結尾 Ctrl + End

• 移至行頭 Home

• 移至行尾 End

• 移至下一定位點 Tab

定位鍵（Tab鍵）以及定位點

• 利用定位鍵（Tab鍵）以及定位點，可以讓 文件中不同行的個別文字或是資料，進行 對齊

• 定位點可以分為 – 靠左

– 靠右 – 置中 – 對齊小數點 – 分隔線

新增定位點 - 「格式 / 定位點」

10

37

新增定位點 - 定位點符號

• 按水平尺規最左邊的定位點符號，可以將 定位點符號切換成所要使用的定位點類型

• 再按水平尺規上要設定定位點的位置，即 可新增定位點

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靠左定位點

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靠右定位點

40

置中定位點

41

對齊小數點之定位點

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分隔線定位點

並沒有任何 的定位的效 果，只會出 現垂直線

即點即書

• 雙按段落外的空白 區域，可以將游標

「瞬間」移動到該 處

– 必須在整頁，或是 Web 版面配置模式

段落與換行

• 段落

– 在 Word 中是以 Enter 鍵來分段落

• 自動換行

– 輸入的字數超過預設的寬度時， Word 會自動 換行

• 強迫換行

– Shift + Enter 組合鍵

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版面的設定與調整

• 紙張的選擇

• 邊界、方向、多頁的設定

• 版面設置

• 文件格線

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紙張的選擇

「檔案 / 版面設定」

47

邊界、方向、多頁的設定

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版面配置

49

行號

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文件格線

文件的格線

列印時並 不會顯示 格線

文件的格式設定

• 字型與段落（縮排及凸排、段落間距及行距）

• 分頁與分節

• 多欄版面

• 插入頁碼

• 頁首及頁尾

• 框線、網底、頁面框線、水平線

• 項目符號與編號

• 首字放大

• 直書 / 橫書

• 背景及佈景主題

• 亞洲方式配置

• 顯示格式

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字型

54

字元間距

55

文字效果

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段落

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縮排按鈕

• 用來快速的設定縮排

• 可以分為下列四種按鈕 – 首行縮排

– 右邊縮排 – 左邊縮排 – 首行凸排

※「左邊縮排」和「首行凸排」按鈕是一組一起移動的按鈕。

※在移動「左邊縮排」按鈕時，會連「首行縮排」按鈕一起移動

（造成整個版面向左邊靠） 。

※在移動「首行凸排」按鈕時， 「首行縮排」按鈕不會移動（造

成首行被凸出）。 ⁵⁸

首行縮排及凸排

在新增一個段落時（按下「Enter」鍵），下一個段落的格式

（縮排、行距、定位點等）會自動設定為上一個段落的格式。

段落間距及行距

只有「固定行 高」能夠將行 距設成小於

「最小行高」

分行與分頁設定

• 分頁

– 段落遺留字串控制

• 防止把段落的最後一行單獨留在下一頁的頂端，或是把段落的第一行單獨留 在上一頁的末端

– 段落中不分頁

• 防止將段落分在不同的頁面上 – 與下段同頁

• 防止所選段落與下一段落之間分在不同的頁面上 – 段落前分頁

• 在所選段落之前插入分頁符號

• 分行

– 本段落不編行號

• 防止所選段落旁邊出現行號

• 無行號的文件或分節沒有影響 – 不要斷字

• 排除段落使用自動斷字

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61

自動斷字

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分頁與分節

主要用於將兩個 段落分隔（將下 一個段落以下的 內容分到下一頁 或下一欄）

主要是用 於文件的 章節設定

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多欄版面

可以將版面設 定為多個欄位

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利用「分節」

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利用「分欄符號」

這裡被插 入了「分 欄符號」

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插入頁碼

頁首及頁尾 頁首及頁尾工具列

插入 頁碼

插入 頁數

格式化 頁碼

插入 時間 插入 日期

版面 設定

顯示 / 隱藏文 件文字

連結到 前一個 切換頁

首及頁 尾

顯示前 一個

顯示下 一個

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69

版面設定

奇偶頁的 頁首及頁 尾內容是 否不同

每節第一頁的頁首 及頁尾和該節的其 它頁頁首頁尾內容 是否不同；如果核 選此方塊，則需要 重新針對第一頁加 上其頁首及頁尾設 定

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格式化頁碼

選擇頁碼 的編排方 式及起始 的頁碼

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連結到前一個

當未連結到前 一個的頁首及 頁尾，已經有 設定時；重新 連結時，會問 是否刪除目前 的設定

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建立不同章節的不同頁碼

• 將文件分成若干節，執行「檢視 / 頁首/頁 尾」

– 狀態列上會顯示游標所在的節數

• 按「切換頁首及頁尾」按鈕，切換到頁尾

• 按「顯示下一個」按鈕，到第二節的頁尾 – 按「格式化頁碼」按鈕，在「頁碼編排方式」

中改用「起始頁碼」，並設定起始的頁數

• 在每節的頁尾重覆上面的步驟，直到全部

設定完成

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建立不同章節的不同頁首頁尾

• 將文件分成若干節，執行「檢視 / 頁首/頁尾」

– 狀態列上會顯示游標所在的節數

• 由第一節（第一頁）開始設定不同的頁首及頁尾 – 在「頁首 -節1- 」的頁首虛線框內輸入本節的頁首文字

– 按「切換頁首及頁尾」按鈕，切換到頁尾；在「頁尾 -節1- 」的頁尾虛線 框內輸入本節的頁尾文字

• 按「顯示下一個」按鈕，到下一個節；按「切換頁首及頁尾」按鈕，

切換到頁首

– 按「連結到前一個」按鈕，取消預設和前一節頁首的連結（此時，頁首 虛線框右上角的「同前」會消失）

– 在「頁首 -節2- 」的頁首虛線框內輸入本節的頁首文字 – 按「切換頁首及頁尾」按鈕，切換到頁尾

– 按「連結到前一個」按鈕，取消預設和前一節頁尾的連結（此時，頁尾 虛線框右上角的「同前」會消失）

– 在「頁尾 -節2- 」的頁尾虛線框內輸入本節的頁尾文字

• 在每節的頁首及頁尾重覆上面的步驟，直到全部設定完成

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框線

網底 頁面框線

20

77

水平線

78

項目符號與編號

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項目符號與編號 - 文字位置

因為文字「定 位點」位置的 關係，造成項 目10以後的文 字需要多定位

（位移）一次

只調整 縮排的 位置

同時調整 縮排和定 位點的位 置

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項目符號與編號 - 文字位置 (cont’d)

81

首字放大

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直書 / 橫書

背景

背景的顏 色或樣式

只有設定 為浮水印 才會被列

浮水印

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85

利用頁首/頁尾設定浮水印

• 在頁首或頁尾插入圖片

• 利用圖片的配置，將圖片改為浮動（請參 考第 5 章）

• 將圖片搬到合適的位置並調整其大小

• 關閉頁首/頁尾

86

佈景主題

87

亞洲方式配置 - 注音標示

88

亞洲方式配置 - 圍繞字元

89

亞洲方式配置 - 橫向文字

90

亞洲方式配置 - 組排文字

將一排

（行）的 文字用兩 排（行）

來並排顯 示

亞洲方式配置 - 並列文字

和「組排文 字」類似；但 是不會影響到

「行高」，同 時還可以加上 不同的括號

亞洲方式配置 - 對行高的影響

24

93

顯示格式

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文件的樣式設定

• 樣式的用途

• 檢視「樣式與格式」

• 標準及大綱模式的「樣式區」

• 樣式的套用

• 樣式的修改

• 樣式的刪除

• 組合管理

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「樣式」的用途

• 將一連串的「格式設定」集合起來，並加 以命名

– 套用樣式可以對段落，進行多項的格式化設定 – 格式可以套用到文字或是物件上，但是樣式只

能夠套用到段落上

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檢視「樣式與格式」

這裡用來決定 工具列以及上 面窗格所顯示 的內容

可用樣式，

是指目前使 用中的樣式

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新樣式

可以將常用的

「樣式」加以 設定，方便以 後使用

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標準及大綱模式的「樣式區」

• 在標準及大綱模式 下，可以在 Word 視窗中設定「樣式 區」，方便查看段 落的樣式

– 在「工具 / 選項」

的「檢視」標籤，

設定「大綱模式與 標準模式選項」中 的「樣式區域寬 度」

樣式區 利用「樣式」對話視窗檢視樣式

雙按「樣式」

的名稱可以開 啟「樣式」對 話視窗

26

101

利用「樣式」對話視窗檢視樣式 (cont’d)

102

樣式的套用

按住Shift 鍵，再按 下按鈕，

也可以顯 示出所有 內建樣式 名稱

103

樣式的套用 (cont’d)

先選取要設 定的樣式，

再按下套用 按鈕

104

樣式或是格式設定的取消

• 想要取消套用的樣式或是格式，只要將插

入點移至段落內（或選取要取消格式設定

的區段）， 再選取「清除格式設定」選項

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樣式的修改

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樣式的修改 (cont’d)

將此樣式 儲存到該 文件所套 用的範本 將此樣式 儲存到該 文件所套 用的範本

自動更新文件中 所有使用該樣式 的段落（不用設 定亦可!）

修改樣式

可將自己設定的 格式或是樣式

（不包含 Word 預設的樣式），

命名為樣式

修改樣式 - 樣式名稱重複

修改的樣式 名稱不可以 和其它樣式 重複

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109

刪除樣式 - 刪除使用者定義的樣式

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組合管理

• 要在不同的文件中，

使用新增或是修改的 樣式，最方便的方法 就是將文件的樣式複 製給另一個文件使用

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組合管理 (cont’d)

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組合管理 (cont’d)

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組合管理