臺南市政府文書流程管理稽核作業要點 中華民國

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臺南市政府文書流程管理稽核作業要點

中華民國100 年 02 月 24 日臺南市政府研管字第 1000122933 號函頒 中華民國102 年 11 月 25 日臺南市政府研管字第 1021064024 號函修正

壹、依據及適用範圍:

一、臺南市政府(以下簡稱本府)為統一本府及所屬各機關公文處理流程,增 進各級人員自我管理精神,提高公文品質及行政效率,特依行政院研究 發展考核委員會頒文書流程管理作業規範規定訂定本要點。

二、本要點適用於下列機關(以下簡稱各機關):

(一)本府各機關(單位)及其所屬二級機關。

(二)各市立學校。

三、本要點名詞定義如下:

(一)總收發:指本府秘書處設於永華與民治市政中心處理府文之收發人 員。

(二)機關收發:指各機關內公文收發人員。

(三)單位登記桌:指隸屬各機關內無發文權限之文書處理人員。

貳、處理時限:

四、各類公文處理時限如下:

(一)一般公文:

1.最速件:一日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內或隨到隨辦 完成)。

2.速件:三日。

3.普通件:六日。

4.限期公文:

(1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理,

其處理時限包含假日計算在內。

(2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,

該文得以普通件處理時限辦理。

(3)變更來文所訂期限者,應聯繫來文機關確認。

(4)開會、會勘通知單等通知性質文書,其處理時限以所指定開會 會勘日期為準。

5.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上始可辦結複 雜案件,得申請為專案管制案件。

6.專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,各機關得視事實需

要自行訂定,並撰寫填報專案管制申請流程表(附表一)。

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7.創簽稿案件應視為一般公文管制,創簽稿如欲銷號者,需敘明理 由會知研考人員並由單位主管核准後送收發人員核實辦理。

8.因機關業務性質所處理某類公文,實際處理日數確難於來文速別 時限內辦結,而依其性質及複雜程度又未符專案管制案件申請要 件者,得於簽奉機關首長(或授權人員)核准列為特殊性案件,

由機關自行統一訂定管制期限,惟其管制統計仍應依一般公文原 則處理。

(二)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件或立法委員質詢 案件,應依各相關法規辦理。

(三)列管案件,應依列管機關所訂之預定完成期限處理。

(四)交辦案件,依規定完成期限處理。

(五)定期表報,應依各該表報所訂之填報期限處理。

(六)其他特殊案件(包括計畫、規劃、研究、法規、調解、調查、聲復等案 件)未明訂期限者,依承辦機關專案擬訂處理期限,陳報機關首長 核准後依限處理。

前項各款之時限係指各機關自收文日起至結案日止,而非指承辦人員之承 辦期限。

五、一般公文處理時限之計算,除最速件自收文日起算外,應自總(機關)收 文之次日起至結案之日止,例假日得予扣除,但不含差假日數。

六、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案 件或其他依法令另有規定期限之公文,其辦理期間例假日不予扣除;處 理期間如遇國定假日或其他休息日(星期六、日之例假日除外)時,其期 間得依實際假日日數延長之(訴願及監察案件除外)。

各機關 處理 人民申請案件,依下列規定辦理:

(一)應依行政程序法第五十一條規定,按各申請事項類別,訂定人民申 請案件項目暨處理期限表並公告於機關網站。

(二)未能於前款所定期間內處理終結者,得於原處理期間之限度內簽請 延長之,但以一次為限,並於原處理期間屆滿前,將延長之事由通 知申請人。

(三)如遇申請案件突增,超過以往正常業務量百分之五十以上,得就該 項目超量部分敘明理由,擬訂特別處理期限,專案簽陳機關首長核 准後依限辦理。

機關 處理人民陳情案件視業務性質分別訂定之處理期限,最長不得超過 三十日。(以日曆天計算)

七、下列一般公文於結案後計算使用日數時得執行扣除:

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(一)府層級之核閱時間,得扣除日數。

(二)送會本機關以外機關者,從送會之日起至會畢之日,其期間得予扣 除。

八、下列文件,應併案辦理:

(一)各件公文案情相同者。

(二)同一案情之正副本。

(三)對其他機關來函查催案件,而仍待辦者。

九、併辦案件以首件收文進行管制,其餘併辦公文雖得於簽准後存查銷號,但 應附隨首件收文併檔處理。

十、彙辦案件來文均不得存查,前件彙辦公文併入後件,待最後一件(末件)

來文時,以末件為基礎,計算彙辦案件時效。

十一、除最速件隨到隨辦外,速件、普通件應依據時限,參照本要點處理各階 段流程,由各機關訂定每一過程之可使用時間,作為稽催準據。

十二、總收發及機關收發分送文件,應視來文內容分發承辦單位,涉及二個單 位以上者,則以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位,

有列管必要者,應先送研考單位(人員)列管。分文後如有改分之必要,

依下列規定辦理:

(一)收文機關(單位)如認為非屬所轄主管業務範疇,如為電子文或位於 同一市政中心內機關、單位,應於收文二小時內簽註意見後退回總 收發改分,若屬紙本處理且位於市府外機關至遲應於六小時內完成,

若仍有爭議,則由總收發簽請秘書長核定主辦機關或單位。

(二)機關收發所收公文,如認為非其業務權責者,應先行協調權責單位 後,簽註意見轉該機關收文。如仍有爭議;依前項原則簽請秘書長 核定。

(三)改分公文之管制或統計時效起算點,以總收發或機關收發收文日起 算,改分作業時間不列入時效統計期間,惟全部以一日(八小時)

為限。

十三、訂有處理限期之案件,如涉及數個機關權責,需先行會簽或彙集資料者,

主辦機關對各階段辦理進度,應嚴加掌控並積極查催。

十四、存查公文非屬下列情形之一者,均為不當存查:

(一)無轉行或答覆必要之文件或例行准予備查之文件表報。

(二)本機關蒐集或受贈與之參考資料。

(三)屬通知、參考性之副本。

(四)經簽奉一層核准存查之公文或其他。

(五)利用電子郵遞、通報網路或電話方式辦理登錄或答覆,於辦理完成

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後簽註辦理結果後存查。

(六)彙、併辦案件於彙併辦過程中所收受之文件(被併案件視為存查)。

(七)請款、核銷案件,於相關程式完成後存查。

(八)來函定有函覆期限,其期限距收文日十日〈含假日〉以上,且非屬 人民申請、陳情案件、訴願案件,經機關首長准予存查者。

(九)依規定得予存查之案件。

(十)來函要求調查、研提計畫之案件,短期內無法完成,經擬訂預計完 成期日,由機關首長准予存查者。

參、管制範圍:

十五、全程管制:

必須遵守公文處理時限規定,從收文(或創簽稿)至發文(或存查)、

歸檔,全程列入管制。

十六、全面管制:

(一)各機關內部單位均應列入管制範圍,即無論總收、總發文件,或機 關收文、機關發文、創簽、創稿(或存查)均應列入管制。

(二)各機關均應實施文書流程管理,訂定明確規範及流程圖,並應包含 永華及民治市政中心間、機關與所屬機關間之公文流程作業。

(三)各機關受理人民申請案件依下列原則辦理:

.須以「案」為單位,不得分段銷號處理或先存查再以創稿辦理。

. 案件處理過程中,凡屬通知補正(件)、會勘(查)、會議(商) 、 請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等文件,應另取他文號 方式處理,不得以原文號銷號結案。

3.表件不全時應即詳細註明所需文件,應於承辦人之處理期限內,

一次通知申請人補送(正)。

(四)各機關受理人民申請案件涉及其他機關權責,須送會審查或會勘

(查)者,應依下列原則辦理:

1.涉及二個以上機關者,應依次遞會或複製分會各權責機關審查。

2.各機關訂定會勘(查)日,應由主辦機關通知各會勘(查)機關 , 參加會勘(查)人員應簽註具體處理意見,未簽註具體意見者,

就其權責部分視為核准。

3.會辦單位承辦人員不能參加時,應由其職務代理人或由其主管指 定代理人切實負責代行其職務。

4.會勘(查)機關缺席,影響全案之處理或發生延誤情事時,會勘

機關(人員)應負積壓責任。

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(五)各機關應用資訊網路處理人民申請案件,有關資料防偽、認證、個 資等資訊安全之維護,應依相關法規辦理。

肆、公文稽催及權責劃分:

十七、各級機關主管人員責任:

(一)在權責內核准展期案件,對逾時案件未辦展期者,應督促承辦人妥 適處理。

(二)確實掌握所屬人員公文處理時限,於期限屆滿前督促辦結,以有效 預留其他流程的處理時間。

(三)部屬差假時,應督促職務代理人確實負起代理責任,於時效內辦妥 公文。職務代理人因特殊情形,無法代為處理時,應責由主管科(組、

股)長(或指定人員)負責處理,職務代理人或其主管科(組、股)長 均因差假不能處理公文時,應由機關首長(本府一級單位主管)或 其代理人,負全責作適當處理。

(四)對涉及二個以上機關案件,宜與相關機關商定作業原則後再行處理,

避免因往來會辦而延誤時效。

(五)對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得核准調整來文處 理速別,或指定授權人員核准調整之。

(六)對逾處理時限三十日以上之待辦案件,應向上級主管機關報備,並 會專責管制單位處理。

(七)配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討改進 單位文書流程,並適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、調整承辦 人員工作量分配等事項。

十八、各機關應指派專責管制人員,其責任如下:

(一)每星期應查詢收發、單位登記桌一次,發現錯誤,應指導改正,並 定期列印逾期報表查催,承辦機關仍延不辦理及答復原因者,以故 意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追蹤至結案為止。

(二)對逾處理時限三十日以上案件,應予清查並作個案分析(附表二),

防止積案發生。

(三)每月應抽查一定比例之存查公文,並作紀錄供日後查考,如發現應 辦而存查案件,應退回承辦人重行辦理,並檢討疏失。

(四)檢討稽催作業缺失,提請改進。

(五)綜合統計分析管制成果應對內公佈,或視需要提報業務會報研討。

(六)彙整公文時效統計(附表三)資料並陳機關首長(本府一級單位主 管)參處。

十九、承辦人員責任:

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(一)對經辦文件,確遵文書處理手冊規定辦理,基於自我管理原則,確 保公文品質與時效,並依規定期限辦結。自收文起至發文止,應負 文件全程各階段查催之責(電話聯繫紀錄或行文催辦等)。如查催 發生困難時,應即簽報,必須展期時,報請權責主管核准。

(二)接獲研考人員或專責管制人員逾期未結案件報表,應逐案查復,迅 予清理,不得延宕。

(三)對有時效性案件應親自持會,同一案件請二個以上機關核會時,應 複製(影印)同時送會。

(四)無論送會或受會均應管制時間,按速件處理,如不能依限退回時,

受會機關應將原因、理由及預定會畢時間通知送會機關。

(五)公文未經收發登錄不得私自收受,亦不得利用存查銷號再以創稿發 文。

(六)各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序,簡化工作流程,以 提升公文處理時效。

二十、機關收發、單位登記桌人員責任:

(一)每星期應列印逾期未結案件檢查週報表,陳報機關首長(一級單位 主管)核閱。

(二)逐日檢查公文處理紀錄,管制登記機關內每一案件的處理過程與使 用時間。

(三)對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者,應依規定 辦理稽催,並將查催資料提供單位主管參處。

(四)依規定處理展期登錄及各類公文登錄作業。

(五)配合研考人員或專責管制人員辦理調卷分析需要,提供必要的資料。

(六)非經首長、一級主管或其授權人員之核准,不得逕依承辦人員之要 求修改公文速別、掛號與否、展期及結案登錄。

二十一、展期申請:

(一)一般公文未能於規定時間內辦結時,承辦人員應於期限屆滿前填寫 展期單申請展期(附表四),申請原則以二次為限,每次展期不得 超過十日,並應經機關首長(本府一級單位主管)或其授權人員核准,

始得辦理展期。如因情形特殊需為第三次以上展期或展期超過一個 月以上者,應簽經機關首長(本府一級單位主管)同意,機關(單 位)研考人員應專案管制。

(二)展期天數計算係於辦理期限屆滿之次日起算,扣除例假日以實際工

作天數為展期天數;如因案情需要,需二次以上展期時,其展期天

數亦累計。展期申請單以一文一張為原則,並附於原卷上,影本送

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收發或單位登記桌人員作展期登錄。

(三)來文定有期限,因展期不能按期辦結時,應先行協調通知來文機關

(單位)。

(四)展期必須確屬需要,各權責主管應確實審核或提示處理原則。

(五)辦理展期之公文以逾期案件列計,逾期案件經辦理展期後,如公文 實際有積壓事實者,仍應負積壓責任。

伍、專案管制案件:

二十二、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦的複雜案件,以「案」為管制單元。

二十三、專案管制案件成立要件:

(一)實質要件:需長時間多方面研議且需時三十日以上始可辦結之複雜 案件,如涉及政策、法令或需多方會辦、分辦始能定案者,可列為

「專案管制案件」。

(二)程序要件:

1.須於原件處理時限屆期前依規定提出申請。

2.如因機關首長或主管書面指示而符合專案管制實質要件者,申請 時間不受前款限制。

3.應由主管機關(單位),敘明專案名稱與申請理由,並訂定作業 計畫及預定完成日期,送機關管考單位審查,簽請機關首長核准 後,由機關管考單位負責管制,並由主管機關(單位)定期提報 執行情形至結案為止,如超過預定完成時間,仍應申請展期。

二十四、「專案管制案件」不列入一般公文數量與時效統計。

二十五、預計能在三十日內辦結之案件及立法委員或市議員質詢案件、人民申 請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質,均不另 列為「專案管制案件」 。各機關應嚴格審查,以防浮濫,並予詳細登記,

以備檢查。

陸、公文檢核:

二十六、各機關研考人員或專責管制人員每月應實施公文總檢查一次,於每月 五日前印製上月份公文處理成績月報表(附表五)並經各機關首長

(本府一級單位主管)核章,二級機關應送所屬上級機關備查,一 級機關(單位)則送本府研究發展考核委員會。

二十七、各機關研考人員或專責管制人員每月公文總檢查後,對逾期公文應調 卷分析各階段處理時間,並送積壓責任人員申復理由及檢具相關文 件,申復單位未如期申復者,研考人員應即逕行判定逾限責任,判 明有逾限責任或有積壓情事者,應按情節輕重簽報機關首長核辦。

二十八、各機關至少每半年應自行檢核一次;各機關對所屬(含二級機關)之公

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文登錄及管考作業每年應定期檢核一次,如公文登錄成績甚差或異 常者,得隨時派員輔導或實施作業講習。

二十九、本府對各級機關公文之處理情形,應隨時查考,必要時得舉行公文處 理成效檢核,其執行計畫,由本府相關權責機關訂定實施。

三十、有關文書流程管理稽核之資訊作業規範,由各機關研考單位、資訊機關 (單位)會同訂定之。

柒、獎懲:

三十一、各機關對各級處理公文人員,應嚴加考核,經個案或個件分析結果,

得對文書流程管理之重大績效或缺失進行專案獎懲,簽報機關首長 核定。

三十二、有下列情事之一者,得專案簽報獎勵:

(一)公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現之人員。

(二)登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流程管理制度之落 實推動有重大貢獻者。

(三)辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。

(四)文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確具績效者。

三十三、有下列情事之一者,得專案簽報議處:

(一)「登錄不確實」 、 「統計不確實」 、 「未實施各種分析」致文書流程管理 原則不能落實者。

(二)無故積壓公文情形嚴重者。

(三)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。

(四)違反分層負責規定者。

(五)無故拒收公文或對承辦公文,延不簽收逾二日者。

(六)核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。

(七)未依規定改分或移文,嚴重影響案件處理時效者。

(八)會簽公文無故逾一週以上者。

(九)承辦人員無故未將判發之文稿送發文,逾一日者。

(十)公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。

(十一)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。

(十二)對研考人填報之稽催報表未予答復達二次以上且無正當理由者。

(十三)應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者經糾正再犯者。

(十四)逕收來文或交辦案件應登記而未送經機關收發或單位登記桌人員 登記者。

(十五)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀

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錄者。

(十六)人民申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳加註明通知補 正者;人民申請案件展延一次仍未辦結,經糾正仍未改善者。

(十七)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。

(十八)違反本要點或文書管理之相關規定而屬情節重大者。

三十四、承辦人員或各級核稿人員,於簽章上未記載日期時間,得由其上一層 級人員簽註之日期時間推定。

三十五、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下:

(一)嘉獎一次或二次。

(二)記功一次或二次。

三十六、公文處理人員適用之懲處種類規定如下:

(一)申誡一次或二次。

(二)記過一次或二次。

三十七、各機關研考人員,對逾期公文之檢查結果,應按情節輕重依「臺南市 政府公文處理各階段時限暨逾限懲處標準表」(附表六)擬具懲處類 別,簽報機關首長核定。

三十八、繁複費時之公文,雖有逾限但能提具各階段均積極處理證明文件者,

得比照懲處標準酌予減輕或免予處分。

三十九、各級人員如其處理公文量明顯過多,或所承辦業務內容繁複,確難如 期完成,並經檢具相關資料者,得比照懲處標準酌予減輕或免予處分 四十、直屬主管有下列情形之一者,應負連帶責任:

(一)明知屬員有逾限情事,未積極督促辦理,致有重大逾限情事者 。

(二)對屬員應簽辦而予以存查之案件,批准且未持續督促辦理,致延誤 公務者。

(三)對屬員處理流程明顯之疏失未予糾正,致生嚴重逾限情事者。

(四)對各類有時效性之送判公文,未能儘速核閱或督促,致重大違誤逾 期者。

前項連帶責任之懲處,以不超過承辦人員之懲處額度為原則。

四十一、本府文書流程之管理及稽核,除其他法令另有規定外,悉依本要點之

規定辦理。

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(附表一)

臺南市政府 XXXXX ( 機關 ) 專案管制案件申請作業流程

總收文號 收文日期 年 月 日 申請日數 日 預定完成日期 年 月 日 案  由

申請原因

預定作業事項 預定進度(週/月)

x/x~x/x x/x~x/x x/x~x/x x/x~x/x x/x~x/x x/x~x/x x/x~x/x

承辦

單位 研考單位 機關首長

說明:

1. 凡需經長時間多方面研議且需時三十日以上方可辦結的繁雜案件,諸如涉及政策、法令,或需多方會辦、分 辦始能定案之案件,始可列為「專案管制案件」。預計能在三十日內辦結之案件及訴願案件、人民申請案件、人 民陳情案件、立法委員質詢案件等已具專案性質,均不應另列為專案管制案件。

2. 由承辦人員於原預定結案日期屆滿前,依規定格式擬定處理時限,詳細敘明理由,由其單位主管詳實審核,

簽會研考單位,經機關首長核准後列入管制。

3. 期間單位可為週、月等,工作事項預定進度以畫線表示。

專案案件管制案件應由主管單位定期提執行情形至結案為止;結案時應內會研考單位,以利解除列管;

專案申請表應併案歸檔。

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(附表二)

臺南市政府 公文處理個案分析表

公文文號:

來受文者:

來文字號:

主 旨:

承辦單位:

承 辦 人:

展辦次數:

速別:

辦理期限:

公文性質: 辦理情形:

送件單位 送件日期 送件人 收件單位 收件日期 收件人 目前處理狀態 已使用天數

分析情形

具體改善對策及說明

填表人: 主管: 機關首長:

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(附表三)

公文時效統計

資料時間: 年 月份

(一)一般公文統計 1、本月份新收件數:

2、截至上月待辦件數:

3、本月創稿數:

4、應辦公文總數(1+2+3):

5、6 日(含)以內辦結件數、占發文件數百分比(5/8):

6、6 日以上至 30 日(含)辦結件數、占發文件數百分比(6/8):

7、30 日以上辦結件數、占發文件數百分比(7/8):

8、發文件數(5+6+7):

9、發文平均使用日數:

10、存查件數:

11、辦結件數合計(8+10)、占應辦公文總數百分比(11/4):

12、待辦件數(4-11)、占應辦公文總數百分比(12/4):

13、未逾辦理期限待辦件數:

14、已逾辦理期限待辦件數:

(二)立法委員質詢案件統計 1、本月份新收件數:

2、截至上月待辦件數:

3、應辦件數(1+2):

4、屆期應辦案件之依限辦結率(5/(3-14)):

5、依限辦結件數、占辦結件數百分比(5/11):

6、逾限 5 日(含)以內辦結件數、占逾限辦結件數百分比(6/10):

7、逾限 5 日以上至 10 日(含)辦結件數、占逾限辦結件數百分比(7/10):

8、逾限 10 日以上至 15 日(含)辦結件數、占逾限辦結件數百分比(8/10):

9、逾限 15 日以上辦結件數、占逾限辦結件數百分比(9/10):

10、逾限辦結件數(6+7+8+9)、占辦結件數百分比(10/11):

11、辦結件數合計(5+10)、占應辦公文總數百分比(11/3):

12、發文平均使用日數:

13、待辦件數(3-11)、占應辦件數百分比(13/3):

14、未逾辦理期限待辦件數:

15、已逾辦理期限待辦件數:

(三)人民申請案件統計 1、本月份新收案件數:

2、截至上月待辦案件數:

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3、應辦案件數(1+2):

4、屆期應辦案件之依限辦結率(5/(3-9)):

5、依限辦結案件數、占辦結案件數百分比(5/7):

6、逾限辦結案件數、占辦結案件數百分比(6/7):

7、辦結案件總數(5+6)、占應辦案件數百分比(7/3):

8、待辦案件數(3-7)、占應辦案件數百分比(8/3):

9、未逾辦理期限待辦案件數:

10、已逾辦理期限待辦案件數:

(四)訴願案件統計

1、本月份新收案件數:

2、截至上月待辦案件數:

3、應辦案件數(1+2-13):

4、屆期應辦案件之依限辦結率((5+6)/(3-11)):

5、3 個月內依限辦結案件數、占辦結案件數百分比(5/9):

6、3~5 個月依限辦結案件數、占辦結案件數百分比(6/9):

7、逾 3~5 個月辦結案件數、占辦結案件數百分比(7/9):

8、逾 5 個月辦結案件數、占辦結案件數百分比(8/9):

9、辦結案件數(5+6+7+8)、占應辦案件數百分比(9/3):

10、待辦案件數(3-9)、占應辦案件數百分比(10/3):

11、未逾辦理期限待辦案件數:

12、已逾辦理期限待辦案件數:

13、本月份被合併審議決定辦結案件數:

(五)人民陳情案件統計 1、本月份新收案件數:

2、截至上月待辦案件數:

3、應辦案件數(1+2):

4、屆期應辦案件之依限辦結率(5/(3-9)):

5、依限辦結案件數、占辦結案件數百分比(5/7):

6、逾限辦結案件數、占辦結案件數百分比(6/7):

7、辦結案件數(5+6)、占應辦案件數百分比(7/3):

8、待辦案件數(3-7)、占應辦案件數百分比(8/3):

9、未逾辦理期限待辦案件數:

10、已逾辦理期限待辦案件數:

(六)專案管制案件統計 1、本月新增專案數:

2、截至上月待辦專案數:

3、應辦案件數(1+2):

(14)

5、依限辦結案件數、占辦結案件數百分比(5/7):

6、逾限辦結案件數、占辦結案件數百分比(6/7):

7、已辦結案件數(5+6)、占應辦案件數百分比(7/3):

8、待辦案件數(3-7)、占應辦案件數百分比(8/3)

9、未逾辦理期限待辦專案數:

10、已逾辦理期限待辦專案數:

(七)監察案件統計

1、本月新增案件數:

2、截至上月待辦案件數:

3、應辦案件數(1+2):

4、屆期應辦案件之依限辦結率(5/(3-9)):

5、依限辦結案件數、占辦結案件數百分比(5/7):

6、逾限辦結案件數、占辦結案件數百分比(6/7):

7、已辦結案件數(5+6)、占應辦案件數百分比(7/3):

8、待辦案件數(3-7)、占應辦案件數百分比(8/3)

9、未逾辦理期限待辦案件數:

10、已逾辦理期限待辦案件數:

※填表說明:

一、資料時間為各該月1 日起至該月最後 1 日止期間。如 100 年 1 月份資料為 100 年 1 月 1 日至 100 年 1 月 31 日止之統計資料。

二、填報公文時效統計資料,各類別欄位中之統計件數應以阿拉伯數字整數表述,發文平均使 用日數及各百分比欄位則計算至小數位數第2 位,第 3 位數後採 4 捨 5 入方式進位元。如欄 位數字為零者,該欄不可留空,必須填「0」表示,另若某統計類別無資料,例如當月份無 專案管制案件,則該類別勿需填報。

*欄位說明:

(一)一般公文統計

1、本月份新收件數:係每月 1 日起至最後 1 日止之收文總數。

2、截至上月待辦件數:截至上月底止仍未辦結而續於本月辦理之文件總數。

3、本月創稿數:係每月 1 日起至最後 1 日止之創稿總數。

4、應辦公文總數(1+2+3):係「本月份新收件數」、「截至上月待辦件數」、「本月創稿數」

之和。

5、6 日(含)以內辦結件數:自收文次日至辦結發文止,在 6 日以內完成者均屬之。

占發文件數百分比(5/8):係「6 日以內辦結件數」與「發文件數」之比。百分比計算至 小數第2 位,第 3 位數採 4 捨 5 入,以下均同。

6、6 日以上至 30 日(含)辦結件數:自收文次日至辦結發文止,在 6 日以上(以 6.01 日 起算)到30 日間完成者均屬之。

占發文件數百分比(6/8):係「6 日以上至 30 日辦結件數」與「發文件數」之比。

(15)

者均屬之。

占發文件數百分比(7/8):係「30 日以上辦結件數」與「發文件數」之比。

8、發文件數小計(5+6+7):係已結案發文之總數。

9、發文平均使用日數:係發文使用日數之和,除以發文總件數,所得之商。日數計算至小 數第2 位,第 3 位數採 4 捨 5 入。

10、存查件數:凡奉批存查案件均屬之。

11、辦結件數總計(8+10):發文件數與存查件數之和。

占應辦公文總數百分比(11/4):係「辦結件數」與「應辦公文總數」之比。

12、待辦件數(4-11):凡未辦理完成者均屬之,含未銷號者在內。其為「應辦公文總數」減

「辦結件數」;亦為未逾辦理期限待辦件數與已逾辦理期限待辦件數之和。

占應辦公文總數百分比(12/4):「待辦件數」與「應辦公文總數」之比。

13、未逾辦理期限待辦件數:凡未超過處理時限之待辦公文均屬之。

14、已逾辦理期限待辦件數:凡超過處理時限之待辦公文均屬之。

(二)立法委員質詢案件統計

1、本月份新收件數:係每月 1 日起至最後 1 日止行政院電子交答文件收文總數。

2、截至上月待辦件數:截至上月底止仍未辦結而續於本月辦理之件數。

3、本月應辦件數(1+2):係「本月份新收件數」與「截至上月待辦件數」之和。

4、屆期應辦案件之依限辦結率(5/(3-14)):係「依限辦結件數」與【「應辦件數」減「未逾辦 理期限待辦件數」】之比。

5、依限辦結件數:在「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」所規定 之處理時限內辦結者均屬之。

占辦結件數百分比(5/11):係「依限辦結件數」與「辦結件數」之比。

6、逾限 5 日(含)以內辦結件數:超過規定處理時限 1 日至 5 日以內辦結之案件均屬之。

占逾限辦結件數百分比(6/10):「逾限 5 日(含)以內辦結件數」與「逾限辦結件數」

之比。

7、逾限 5 日以上至 10 日(含)辦結件數:超過規定處理時限 5 日至 10 日以內辦結之案件 均屬之。

占逾限辦結件數百分比(7/10):「逾限 5 日以上至 10 日(含)辦結件數」與「逾限辦 結件數」之比。

8、逾限 10 日以上至 15 日(含)辦結件數:超過規定處理時限 10 日至 15 日以內辦結之案 件均屬之。

占逾限辦結件數百分比(8/10):「逾限 10 日以上至 15 日(含)辦結件數」與「逾限辦 結件數」之比。

9、逾限 15 日以上辦結件數:超過規定處理時限 15 日辦結之案件均屬之。

占逾限辦結件數百分比(9/10):係「逾限 15 日以上辦結件數」與「逾限辦結件數」之比 10、逾限辦結件數(6+7+8+9):超過「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處

理原則」所規定之處理時限辦結者均屬之。

(16)

11、辦結件數總數(5+10):係「依限辦結件數」與「逾限辦結件數」之和。

占應辦件數百分比(11/3):係「辦結件數」與「應辦件數」之比。

12、發文平均使用日數:係發文使用日數之和,除以發文總件數,所得之商。日數計算至小 數第2 位,第 3 位數採 4 捨 5 入。

13、待辦件數(3-11):凡未辦理完成者均屬之,含未銷號者在內。其為「應辦公文總數」減

「辦結件數」;亦為未逾辦理期限待辦件數與已逾辦理期限待辦件數之和。

占應辦件數百分比(13/3):係「待辦件數」與「應辦件數」之比。

14、未逾辦理期限待辦件數:凡未超過處理時限之待辦公文均屬之。

15、已逾辦理期限待辦件數:凡超過處理時限之待辦公文均屬之。

(三)人民申請案件統計

1、本月份新收案件數:係每月 1 日起至最後 1 日止之新增案件總數。

2、截至上月待辦案件數:截至上月底止仍未辦結而續於本月辦理案件數。

3、應辦案件數(1+2):係「本月份新收案件數」與「截至上月待辦案件數」之和。

4、屆期應辦案件之依限辦結率(5/(3-9)):係「依限辦結案件數」與【「應辦案件數」減「未 逾辦理期限待辦案件數」】之比。

5、依限辦結案件數:在各類目所規定之處理時限內辦結者均屬之。

占辦結案件數百分比(5/7):係「依限辦結案件數」與「辦結案件數」之比。

6、逾限辦結案件數:超過各類目所規定之處理時限辦結者均屬之。

占辦結案件數百分比(6/7):係「逾限辦結案件數」與「辦結案件數」之比。

7、辦結案件總數(5+6):係「依限辦結案件數」與「逾限辦結案件數」之和。

占應辦案件數百分比(7/3):係「辦結案件總數」與「應辦件數」之比。

8、待辦案件數(3-7):凡未辦理完成者均屬之,含未銷號者在內。其為「應辦案件數」減

「辦結案件總數」;亦為未逾辦理期限待辦件數與已逾辦理期限待辦件數之和。

占應辦案件數百分比(8/3):係「待辦案件數」與「應辦案件數」之比。

9、未逾辦理期限待辦案件數:凡未超過處理時限之待辦案件均屬之。

10、已逾辦理期限待辦案件數:凡超過處理時限之待辦案件均屬之。

(四)訴願案件統計

1、本月份新收案件數:係每月 1 日起至最後 1 日止之新增案件總數。

2、截至上月待辦案件數:截至上月底止仍未辦結而續於本月辦理案件數。

3、應辦案件數(1+2-13):係「本月份新收案件數」與「截至上月待辦案件數」之和,減

「被合併審議決定辦結案件數」。

4、屆期應辦案件之依限辦結率(5+6)/(3-11):係「依限辦結案件數」與【「應辦案件數」

減「未逾辦理期限待辦案件數」】之比。

5、3 個月內依限辦結案件數:在訴願法所規定之處理時限內辦結者均屬之。

占辦結案件數百分比(5/9):係「依限辦結案件數」與「辦結案件數」之比。

6、3~5 個月依限辦結案件數:在訴願法所規定之處理時限內辦結者均屬之。

占辦結案件數百分比(6/9):係「依限辦結案件數」與「辦結案件數」之比。

(17)

占辦結案件數百分比(7/9):係「逾限辦結案件數」與「應辦案件數」之比。

8、逾 5 個月辦結案件數:案件超過訴願法所規定之處理時限辦結者均屬之。

占辦結案件數百分比(8/9):係「逾限辦結案件數」與「應辦案件數」之比。

9、已辦結案件數(5+6+7+8):係「依限辦結案件數」與「逾限辦結案件數」之和。

占應辦案件數百分比(9/3):係「辦結案件數」與「應辦案件數」之比。

10、待辦案件數(3-9):凡未辦理完成者均屬之,含未銷號者在內。其為「應辦案件數」減「已 辦結案件數」;亦為未逾辦理期限待辦件數與已逾辦理期限待辦件數之和。

占應辦案件數百分比(10/3):係「待辦案件數」與「應辦案件數」之比。

11、未逾辦理期限待辦案件數:凡未超過處理時限之待辦案件均屬之。

12、已逾辦理期限待辦案件數:凡超過處理時限之待辦案件均屬之。

13、本月份被合併審議決定辦結案件數:分別提起之數宗訴願係基於同一或同種類之事實上 或法律上之原因,經受理訴願機關合併審議及合併決定之當月份被合併案件均屬之。

(五)人民陳情案件統計

1、本月份新收案件數:係每月 1 日起至最後 1 日止之新增案件總數。

2、截至上月待辦案件數:截至上月底止仍未辦結而續於本月辦理案件數。

3、應辦案件數(1+2):係「本月份新收案件數」與「截至上月待辦案件數」之和。

4、屆期應辦案件之依限辦結率(5/(3-9)):係「依限辦結案件數」與【「應辦案件數」減

「未逾辦理期限待辦案件數」】之比。

5、依限辦結案件數:依機關按業務性質訂定處理時限辦結者均屬之。

占辦結案件數百分比(5/7):係「依限辦結案件數」與「辦結案件數」之比。

6、逾限辦結案件數:案件超過機關按業務性質訂定處理時限辦結者均屬之。

占辦結案件數百分比(6/7):係「逾限辦結案件數」與「辦結案件數」之比。

7、辦結案件數(5+6):係「依限辦結案件數」與「逾限辦結案件數」之和。

占應辦案件數百分比(7/3):係「辦結案件數」與「應辦案件數」之比。

8、待辦案件數(3-7):凡未辦理完成者均屬之,含未銷號者在內。其為「應辦案件數」減「已 辦結案件數」;亦為未逾辦理期限待辦件數與已逾辦理期限待辦件數之和。

占應辦案件數百分比(8/3):係「待辦案件數」與「應辦案件數」之比。

9、未逾辦理期限待辦案件數:凡未超過處理時限之待辦案件均屬之。

10、已逾辦理期限待辦案件數:凡超過處理時限之待辦案件均屬之。

(六)專案管制案件統計

1、本月新增專案數:係每月 1 日起至最後 1 日止之新增之專案案件總數。

2、截至上月待辦專案數:截至上月底止仍未辦結而續於本月辦理之專案案件數。

3、應辦案件數(1+2):係「本月份新增專案數」與「截至上月待辦專案數」之和。

4、屆期應辦案件之依限辦結率 5/(3-9):係「依限辦結案件數」與【「應辦案件數」減「未逾 辦理期限待辦案件數」】之比。

5、依限辦結案件數:在個別專案申請奉准之處理時限內辦結者均屬之。

6、逾限辦結案件數:超過個別專案申請奉准之處理時限辦結者均屬之。

(18)

占應辦案件數百分比(7/3):係「已辦結案件數」與「應辦案件數」之比。

8、待辦案件數(3-7):凡未辦理完成者均屬之,含未銷號者在內。其為「應辦案件數」減

「已辦結案件數」;亦為未逾辦理期限待辦件數與已逾辦理期限待辦件數之和。

占應辦案件數百分比(8/3):係「待辦案件數」與「應辦案件數」之比。

9、未逾辦理期限待辦專案數:凡未超過處理時限之待辦案件均屬之。

10、已逾辦理期限待辦專案數:凡超過處理時限之待辦案件均屬之。

(七)監察案件管制統計

1、本月新增案件數:係每月 1 日起至最後 1 日止之新增之監察案件總數。

2、截至上月待辦案件數:截至上月底止仍未辦結而續於本月辦理之監察案件數。

3、應辦案件數(1+2):係「本月份新增監察案件數」與「截至上月待辦監察案件數」之和。

4、屆期應辦案件之依限辦結率 5/(3-9):係「依限辦結案件數」與【「應辦案件數」減「未逾 辦理期限待辦案件數」】之比。

5、依限辦結案件數:在個別監察案件申請奉准之處理時限內辦結者均屬之。

6、逾限辦結案件數:超過個別監察案件申請奉准之處理時限辦結者均屬之。

7、已辦結案件數(5+6):係「依限辦結案件數」與「逾限辦結案件數」之和。

占應辦案件數百分比(7/3):係「已辦結案件數」與「應辦案件數」之比。

8、待辦案件數(3-7):凡未辦理完成者均屬之,含未銷號者在內。其為「應辦案件數」減

「已辦結案件數」;亦為未逾辦理期限待辦件數與已逾辦理期限待辦件數之和。

占應辦案件數百分比(8/3):係「待辦案件數」與「應辦案件數」之比。

9、未逾辦理期限待辦監察案件數:凡未超過處理時限之待辦案件均屬之。

10、已逾辦理期限待辦監察案件數:凡超過處理時限之待辦案件均屬之。

(19)

(附表四)

臺南市政府公文展期申請單

申 請 展 期 單 位

來文 單位

總 收 文 號 創簽(稿)文號

收(創)

文日期

原定辦 理期限 文 旨

申 請 展 期 原 因

展期天數 ( 每 次 展 期 不 得超過10 日)

天 預定至 年 月 日前辦妥 第 次 展 期

承辦人員 單位主管 機關首長

備註:

(一)一般公文未能於規定時間內辦結時,承辦人員應於期限屆滿前填寫展期單申請展期 , 申請原則以二次為限,每次展期不得超過十日,並應經機關首長(本府一級單位主 管)或其授權人員核准,始得辦理展期。如因情形特殊需為第三次以上展期或展期 超過一個月以上者,應簽經機關首長(本府一級單位主管)同意,機關(單位)研考 人員應專案管制。

(二)展期天數計算係於辦理期限屆滿之次日起算,扣除例假日以實際工作天數為展期天 數;如因案情需要,需二次以上展期時,其展期天數亦累計。展期申請單以一文一 張為原則,並附於原卷上,影本送收發或單位登記桌人員作展期登錄。

(三)來文定有期限,因展期不能按期辦結時,應先行協調通知來文機關(單位)。

(四)展期必須確屬需要,各權責主管應確實審核或提示處理原則。

(五)辦理展期之公文以逾期案件列計,逾期案件經辦理展期後,如公文實際有積壓事實

(20)

臺南市政府 XX 機關

年 月份公文處理成績月報表

統計月份: 年 月 日 ~ 年 月 日

單位

本月份已結案件統計 迄至本月底之未結案件

上月 公文 處理 平均 速度 (日)

本月 與上 月平 均速 度比 較(-退

步)

本月 應辦 公文 總數

公文 承辦 人數

備註

一般案件(件數) 特殊案件 已逾期(件數) 未逾期

(件數) 處理

平均 速度 (日)

存查 件數

限期案件 最速件 速件 普通件 受會案件 創簽稿 已結 案件 數

依限 辦結 (件 數)

逾期 辦結 (件 數)

平均 速度 (日)

一般案件 特殊

案件

受會

案件 創簽稿 一般 案件

特殊 件數 速度 件數 速度 件數 速度 件數 速度 件數 速度 件數 最速件 速件 普通件 案件

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

小計  

填表人: 主管: 機關首長:

(附表五)

(21)

臺南市政府公文處理各階段時限暨逾限懲處標準表

區分

(以工作天之 時為標準)

收文人員

(含府收文、

機關總收文、

登記桌)

承辦人員 (簽辦敘稿)

簽稿收

發 各陳(核)判人員 發文人員

(含府發文、

機關發文)

會辦 機 關 層 級

之 主 管 、 相 關 核 稿 人員、

首長

府 層 級 之 副秘書長、

秘書長、副 市長、市長 一

般 公 文

最速件 一小時 四小時 一小時 隨到隨辦 隨到隨辦 一小時 如無指定日 期,則以速 件為受會機 關之處理時 限,並依收 發文程序辦 理。

速 件 二小時 八小時 一小時 二小時 二小時 二小時 普通件 三小時 十六小時 一小時 三小時 四小時 三小時 限 期 案

三小時 限 辦 時 限 六 日 以 下 , 處 理 時 限 為 三 分 之 一 ; 限 辦 時 限 超 過 六 日 , 處 理 時 限為三分之二

一小時 三小時 四小時 三小時

人 民 陳 情 案 件

三小時 限 辦 時 限 六 日 以 下 , 處 理 時 限 為 三 分 之 一 ; 限 辦 時 限 超 過 六 日 , 處 理 時 限為三分之二

一小時 三小時 四小時 三小時

人 民 申 請 案 件

三小時 依 機 關 所 定 人 民 申 請 案 件 項 目 辦 理 時 限之三分之二

一小時 三小時 四小時 三小時

行 政 救 濟 案 件

三小時 處 理 時 限 之 三 分 之 二

一小時 三小時 四小時 三小時 專案案件 三小時 依 各 該 專 案 所 訂 處

理時限。

一小時 三小時 四小時 三小時 積壓

懲處 標準

逾限 懲 處 標 準 逾限 懲 處 標 準

逾限一倍以上 未滿二倍者

視逾限情節予以書面糾正 逾限六倍以上未滿八 倍者

予以記過一次處分 逾限二倍以上

未滿四倍者

予以申誡一次處分 逾限八倍以上未滿十

倍者

予以記過二次處分 逾限四倍以上

未滿六倍者

予以申誡二次處分

逾限十倍以上 記大過處分

(各級主管應受連帶處分)

注意事項:

一、無故積壓公文而嚴重影響業務或發生不良後果者,除專案從嚴議處,如涉及刑責部分,應移 送法辦。

二、表列時限係指辦公期間,按每日八小時計算,如具時效性或緊急件案件,直屬主管應即作適 當之處分,否則如發生積壓公文時,直屬主管應受連帶處分。

三、職務代理人除有特殊原因或本身工作量太多無法代辦,得事前簽請主管核准外,代理人無故 積壓者,仍應予以比照表列標準處分。

四、毀損、棄置、遺失公文或檔案者,應受申誡以上之處分。

五、一人同時積壓數件公文時應從嚴議處。

(附表六)

數據

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參考文獻

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