票據資金管理系統
Note Receivable/Payable Management System
~ 本章摘要 ~
壹、票據系統簡介...2
一、系統效益...2
二、財務模組架構...3
三、票據資金管理系統架構...4
貳、票據資金管理系統期初導入...5
一、期初導入之流程...5
參、銀行存提款及應收/應付票據作業流程...17
一、流程解析：銀行存款存提作業...18
二、流程解析：應收票據建立...23
三、流程解析：應付票據建立...29
四、流程解析：存款月底結轉作業...37
肆、報表介紹...39
一、銀行存提明細表...39
二、銀行存款明細帳...40
三、應收票據票況表...41
四、應收票據到期明細表...42
五、應付票據票況表...43
六、應付票據到期明細表...44
壹、票據系統簡介
一、系統效益
票據管理的目的在於配合財務人員的作業，使得財務人員能很清楚的知 道，每個銀行帳戶收支的情形，每個客戶和廠商往來票據的詳細資料，以便能 隨時提供管理人員所需求的資料。如果將票據管理工作電腦化，不但可節省人 工作業的時間，並可避免人為錯誤的發生、提高效率。
二、財務模組架構
P/O 發出
收 料
發票請款
試算表
損益表
資產負債表 成立應付帳款
審核/付款
開票/電匯
開票/列印
兌 現
固定資產
訂 單 報 價出 貨
開發票列印 採購 & 庫存
生管 & 製造 成本會計
託 收
營業稅申報
會計傳票
過帳 / 月結
銀行存提
銀行存款
資金預估
收 票 收款沖帳
兌 現
信用 查核
成立應收帳款 1
1 入庫/驗退
三、票據資金管理系統架構
貳、票據資金管理系統期初導入
一、期初導入之流程
財務參數設定作業
基本資料的規劃與輸入
列印相關報表檢核開帳資料的正確性 輸入往來銀行存款餘額&未兌現應收票據
&未兌現應付票據等資料。
設定參數、決定上線日期
搜集上線前往來銀行的存款餘額﹑
未兌現應收票據、未兌現應付票據等資料 蒐集資料
基本資料管理系統 幣別匯率建立作業 行事曆建立作業 票據資金管理系統 銀行帳號建立作業 單據性質設定作業
銀行存款存提作業 應收票據建立作業 應付票據建立作業
銀行存款明細帳 應收票據異動明細表 應付票據異動明細表
情境設計：
成功公司要在 2004/01 月導入票據資金管理系統
*因導入時間為 2004/01，所以要搜集 2003/12 月底的往來銀行存款餘額 & 未兌現 應收票據 & 未兌現應付票據等資料為開帳資料：
1. 2003/12/31 各銀行存款餘額
銀行代號 銀行名稱 幣別 原幣金額 本幣金額 001 華南商業銀行新店分行 NTD 500,000 500,000 002 美商花旗銀行台北分行 NTD 300,000 300,000
2. 2003/12/31 未兌現應收票據資料
票號 客戶代號 客戶簡稱 收票日 付款銀行 幣別 票面金額 到期日
DD00005 1102 大同公司 2003/11/18 上海商業儲蓄銀行高雄分行 NTD 20,000 2004/03/20 DD00009 1103 佳佳企業 2003/12/01 世華聯合商業銀行台北分行 NTD 30,000 2004/03/31 SA00001 1101 統一公司 2003/11/05 華僑商業銀行台南分行 NTD 50,000 2004/02/29
3. 2003/12/31 未兌現應付票據資料
票號 廠商代號 廠商簡稱 開票日 開票銀行 幣別 票面金額 到期日
CJ1235003 1001 三星公司 2003/11/20 華南商業銀行-新店分行 NTD 20,000 2004/02/29 CJ1235004 1002 大進公司 2003/12/20 華南商業銀行-新店分行 NTD 20,000 2004/03/31 CJ1235005 1003 日昇公司 2003/11/30 華南商業銀行-新店分行 NTD 15,000 2004/03/20
我們會以以下的步驟來導入票據資金管理系統。
步驟 1：設定參數、決定上線日期
*因為要在 2004/01 導入「票據資金管理系統」，需搜集 2003/12 月底的銀行帳 號期末餘額，並且將 2003/12 月底的銀行帳號期末餘額導入系統，所以將銀 行存款現行年月設定為 2003/12。
「基本資料管理系統\建立作業\財務參數設定作業」
步驟 2：
搜集 2003/12/31 的「往來銀行帳戶存款餘額」、「未兌現應收票據」、「未兌現 應付票據」等資料。
步驟 3：基本資料的規劃與輸入 1. 幣別匯率建立作業
「基本資料管理系統\建立作業\幣別匯率建立作業」
2. 行事曆建立作業
「基本資料管理系統\建立作業\行事曆建立作業」
註：行業別請選擇 2：銀行。
開帳前&新年度時需先完成行事曆建立作業。
3. 金融機構建立作業
「基本資料管理系統\建立作業\金融機構建立作業」
註：開帳前需先完成金融機構的規劃&輸入。
4. 銀行帳號建立作業
「票據資金管理系統\基本資料管理\銀行帳號建立作業」
註：開帳前需先完成往來銀行帳號的規劃&輸入。
5. 單據性質設定作業
「票據資金管理系統\基本資料管理\單據性質設定作業」
步驟 4：輸入 2003/12/31 銀行存款餘額&未兌現應收票據&未兌現應付票據等資料。
1. 銀行帳戶存款餘額：
1-1 若 2004 年１月份開始，所有銀行存款的異動要在系統處理時，應蒐集 2003 年 12 月底，各家往來銀行帳戶的存款餘額。
1-2 設定一張單據性質為『81.存款單據』之『銀行開帳單別』，並在『銀行 存款存提作業』中，將 2003 年 12 月 31 日，各家銀行存款餘額輸入在此 單據中。此單據僅提供期初開帳使用，後續不再使用。
各銀行 2003/12/31 存款餘額如下
銀行代號 銀行名稱 幣別 原幣金額 本幣金額 001 華南商業銀行新店分行 NTD 500,000 500,000 002 美商花旗銀行台北分行 NTD 300,000 300,000
「票據資金管理系統\日常異動處理\銀行存款存提作業」
1-3 開帳單輸入完畢後，應列印『銀行存款明細帳』來核對資料的正確性。
「票據資金管理系統\報表列印\銀行存款明細帳」
1-4 如果正確後，再執行『存款月底結轉作業』將各銀行存款期末餘額結轉下 月期初，由系統自動將現行年月加 1，為 2004 年 1 月份。如此銀行存款之 開帳作業即告完成。
「票據資金管理系統\批次作業\存款月底結轉作業」
2. 未兌現應收票據：
2-1 若 2004 年１月份開始，所有「應收票據」的異動要在系統處理時，應蒐 集 2003 年 12 月底之「未兌現應收票據」的餘額。並在『應收票據建立作 業』中，將餘額輸入完成。
2003/12/31 未兌現應收票據如下：
票號 客戶代號 客戶簡稱 收票日 付款銀行 幣別 票面金額 到期日
DD00005 1102 大同公司 2003/11/18 上海商業儲蓄銀行高雄分行 NTD 20,000 2004/03/20 DD00009 1103 佳佳企業 2003/12/01 世華聯合商業銀行台北分行 NTD 30,000 2004/03/31 SA00001 1101 統一公司 2003/11/05 華僑商業銀行台南分行 NTD 50,000 2004/02/29
「票據資金管理系統\日常異動處理\應收票據建立作業」
2-2 資料輸入完畢後，再列印『應收票據異動明細表』檢核資料的正確性。
「票據資金管理系統\報表列印\應收票據異動明細表」
3. 未兌現應付票據：
3-1 若 2004 年１月份開始，所有「應付票據」的異動要在系統處理時，應蒐 集 2003 年 12 月 31 日之「未兌現應付票據」的餘額。並在『應付票據建 立作業』中，將餘額輸入完成。
2003/12/31 未兌現應付票據如下
票號 廠商代號 廠商簡稱 開票日 開票銀行 幣別 票面金額 到期日
CJ1235003 1001 三星公司 2003/11/20 華南商業銀行新店分行 NTD 20,000 2004/02/29 CJ1235004 1002 大進公司 2003/12/20 華南商業銀行新店分行 NTD 20,000 2004/03/31 CJ1235005 1003 日昇公司 2003/11/30 華南商業銀行新店分行 NTD 15,000 2004/03/20
「票據資金管理系統\日常異動處理\應付票據建立作業」
3-2 資料輸入完畢後，應列印『應付票據異動明細表』檢核資料的正確性。
「票據資金管理系統\報表列印\應付票據異動明細表」
參、銀行存提款及應收/應付票據作業流程
**
將現金存入銀行
銀行帳號建立 之存款餘額
支付廠商支票
應付票據建立作業 銀行存款存提作業
(單據:存款單)
提取銀行存款
銀行存款存提作業 (單據:提款單)
收到客戶支票
應收票據建立作業
銀行存款增加 銀行存款減少
票據託收 Æ兌現
銀行存款增加 銀行存款減少
票據兌現
銀行存提明細表 應收票據票況表
銀行存款明細帳 應收票據到期明細表
應付票據票況表 應付票據到期明細表
應付票據支票列印
一、流程解析：銀行存款存提作業
目的：將存款、提款、轉帳的資料，輸入至此作業，以掌握各銀行帳戶存款的 資訊。
【說明】
1. *金額存入銀行帳戶或從銀行帳戶提款者可利用此作業記錄異動。
2. *銀行轉帳匯款記錄可由此作業輸入之。
【釋例一】2006/01/20 將現金 NT$25,000 存入華南商業銀行。
【釋例二】2006/01/27 匯款支付廠商帳款金額 NT$8,000。
目前銀行存款的現行年月為 2006/01
【釋例一】2006/01/20 將現金 NT$25,000 存入華南商業銀行。
【說明】
1. 點選開啟「銀行存款存提作業」，以滑鼠點選 新增 之功能鈕，方可開始 輸入單據內容；開窗選擇存提單別為「A811 銀行存款單」並輸入單據日期：
2006/01/20。
2. 輸入存入的銀行代號「001 華南商業銀行新店分行」，系統會預設「銀行帳號建 立作業」設定之「銀行簡稱、帳號及銀行存款之會計科目」，使用者不需再手 動輸入。
3. 選擇「幣別=NTD」，系統會預設「匯率」，也可以自行輸入匯率。
4. *類別碼：由於是以現金方式存入，所以選擇「1.現金」，然後輸入存入金額。
若是從其它帳戶轉入，則選擇「2.轉帳」，並可選擇轉帳對象，轉帳對象有 1.
2.
3.
4.
2.
6. 當審核人員或主管核准此單據時，可點選工具列上之 確認 鈕，此單據會 出現一「核」字，表示該單據已生效。
7. 當該「存款單」確認後，該銀行帳號存款餘額將增加。
【練習題】
1. 成功科技於 02/20 將現金 NT$30,000 存入華南商業銀行(代號 001)。
6.
7.
【釋例二】2006/01/27 從花旗銀行匯款支付廠商帳款金額 NT$8,000。
1. 點選開啟「銀行存款存提作業」，以滑鼠點選 新增 之功能鈕，方可開始 輸入單據內容；選擇存提單別為「A820 銀行提款單」並輸入單據日期。
2. 輸入提款的銀行代號「002」，系統會預設「銀行帳號建立作業」設定之「銀行 簡稱、帳號及銀行存款之會計科目」，使用者不須再手動輸入。
3. 選擇「幣別=NTD」，系統會預設「匯率」。
4. 類別碼：由於是從本公司的其中一個帳戶轉帳到供應廠商的帳戶，所以選擇「2.
轉帳」，然後輸入提款金額：NT$8,000。
「轉帳對象」選擇「2.廠商」，表示要轉入供應廠商的銀行帳戶，然後在「對象 代號」欄位上按 F2 ，找到本公司的所有供應廠商資料，以此例我們選擇「廠 商代號=1003」的「日昇公司」，輸入後，系統會自動帶出該廠商的「銀行行號、
帳號」，使用者不必手動輸入。廠商銀行資料於「供應廠商資料建立作業」中 設定。
5. 最後按下工具列之 存檔 按鈕即可。
1.
2.
3.
4.
2.
6. 當審核人員或主管核准此單據時，可點選工具列上之 確認 鈕，此單據會 出現一「核」字，表示該單據已生效。
7. 當該「提款單」確認後，該銀行帳號存款餘額將減少。
【練習題】
1. 成功科技於 02/27 從花旗銀行(代號：002)匯款支付廠商-大進公司(1002)帳 款，帳款金額 NT$10,000。
6.
7.
二、流程解析：應收票據建立
應收票據建立作業：
目的：將收到客戶的支票記錄在此作業，可追蹤支票的託收、兌現等狀況，以達 到資金管理的目的。
【說明】
1. 收到客戶支票，請於此作業輸入。
2. *客票指該支票非客戶本身開立的支票。
3. *票據票況由系統更新：如收票、託收、轉付、還票、退票、兌現、呆帳、撤 票、再收、票據轉結帳、還票結帳單還原等票況。
【釋例一】2006/1/20 收到客戶統一公司的支票，面額 NT$20,000，到期日為 03/31，
並於 03/30 拿去銀行託收，04/01 支票兌現。
2.
3.
【釋例一】1/20 收到客戶統一公司的支票，面額 NT$20,000，到期日為 03/31，
並於 03/30 拿去銀行託收，04/01 支票兌現。
【收票作業說明】
1. 點選開啟「應收票據建立作業」，以滑鼠點選 新增 之功能鈕，方可開始 輸入單據內容。
2. 輸入「客戶代號」，以此例輸入開票的客戶代號「1101 統一公司」，系統會根據
「1101 統一公司」在「客戶資料建立作業」裡的設定，預設帶出「客戶的付款 銀行、帳號」，使用者可以不須再另行輸入付款銀行及帳號。
3. *指客戶支票的付款銀行，客戶資料最多可設定三個付款銀行帳號，使用者可 於付款銀行欄位以 F2 查詢該三個付款銀行及其帳號，或以 F3 查詢全國 金融機構，另行選擇「付款銀行」，並輸入「付款帳號」。
4. 收票日：輸入收到支票的日期「2006/01/20」。
5. 票號：輸入該張支票的號碼「SA000055」。
6. 幣別、匯率、票面金額：輸入該張支票的幣別 NTD，自動帶出匯率，並可手 動修改。輸入該張支票金額 NT$20,000。
7. 到期日：輸入該張支票的到期日 2006/03/31。
8. *入帳日數：由於收到的支票是屬於外縣巿者，故到期日並不等於支票入帳 日，而由於支票到期後，到金額實際入帳所需的天數為 1 天，故在「入帳日 數」的欄位輸入「1 天」，系統會自動推算「支票預兌日」為「支票到期日
＋入帳日數」，即「2006/04/01」。
2.
7.
3.
4.
5.
6.
8.
1.
9. *可於收款單號按 F2 開窗選擇收款單，做為收票的依據。
10. 輸入完畢後，按下工具列上的 存檔 鈕即可。
11.
11.
12.託收 10.
9.
【應收票據託收作業說明】
12. 當該應收票據到期後，即「到期日=2006/03/31」，則可將該支票拿到銀行 託收，則可按下工具列上之 託收 鈕 (如上圖)，系統會顯示一視窗(如 下圖)，請您輸入要拿到哪一個銀行帳戶託收。
13. 選好託收銀行，按下 確定 鈕後，就可以看到該張應收票據的票況也改 為「2.託收」了。
【練習題】
1. 成功科技於 04/09 將支票：SA000080，拿去華南銀行(001)託收，請執行此 張應收票據的託收處理。
13.
13.
14.兌現
【應收票據兌現作業說明】
14. 後續收到銀行寄來的對帳單，則可根據該支票兌現的日期，將該應收票據 兌現，使用者可按下工具列上之 兌現 鈕(如上圖)，系統亦會顯示一視 窗，請您輸入「兌現日期」及「兌現日的匯率」(如下圖)。
15.
15.
16. *兌現後託收銀行的存款餘額會增加，您可到「託收銀行帳戶」查詢該應收 票據兌現後的「存款餘額」。
【練習題】
1. 04/09 拿去華南銀行託收的支票：SA000080，於 04/11 兌現，請執行此張應 收票據的兌現處理。
【單元練習題】
1. 成功科技於 02/20 收到客戶佳佳企業(1103)的支票，支票號碼：SB000099，
票面金額 NT$50,000，到期日為 04/20，該張支票於 04/20 拿去華南銀行(001) 託收，並於 04/21 兌現，請輸入此張應收票據的收票、託收及兌現的處理。
16.
16.
三、流程解析：應付票據建立
(一)、銀行支票本建立作業*目的：建立支票本資料，才可於「應付票據建立作業」裡，記錄開立的支票 號碼，後續可追蹤支票開立進度。
【說明】
1. 可向銀行申購支票本，或申請開立支票的號碼，自行列印支票。
2. 首先須選好申購支票本的銀行帳號，該帳戶必須先在「銀行帳號建立作業」
建好其基本資料。系統會在您輸入「銀行代號」後，預設其「銀行簡稱及 帳號」，使用者不須再另行輸入。
3. 若申購的支票本多於一本，可設定先啟用的支票本順序，設定為「1」表示 最先啟用，設為「2」表示在用完第一本支票本後，就使用這一本，以此推
2.
3.
4.
(二)、應付票據建立作業
目的：將支付給廠商的支票記錄在此作業，可追蹤支票的開票、兌現等狀況，
以達到資金管理的目的。
【說明】
1. 開立給廠商以支付貨款的支票由此作業輸入。
2. *應付票據票號應事先於「銀行支票本建立作業」中輸入，始能開立支票。
3. *票據票況由系統更新：如開票、兌現、退票、註銷等票況。
【釋例一】2006/01/20 開立支票給大進公司，支票面額 NT$25,000 元整，付款 銀 行 為 華 南 商 業 銀 行 新 店 分 行 （ 銀 行 代 號 ： 001 ） ， 支 票 號 碼 CJ1235008，到期日 2006/04/20，2006/04/21 兌現。
【釋例一】2006/01/20 開立支票給大進公司，支票面額 NT$25,000 元整，付款 銀 行 為 華 南 商 業 銀 行 新 店 分 行 （ 銀 行 代 號 ： 001 ） ， 支 票 號 碼 CJ1235008，到期日 2006/04/20，2006/04/21 兌現。
【應付票據開票作業說明】
1. 點選開啟「應付票據建立作業」，以滑鼠點選 新增 之功能鈕，方可開始 輸入支票資料。
2. 廠商代號：輸入支付的廠商代號。
3. 開票日：輸入開立支票的日期 2006/01/20。
4. 付款銀行：輸入付款銀行 001 華南商業銀行新店分行，也可按[F2]開窗查詢 銀行帳號資料，系統會預設「銀行帳號及簡稱」，使用者無須再手動輸入資 料。
5. *票號：可直接輸入支票號碼，，也可以按 F2 鈕，開窗查詢並帶出未用 完的支票本，由系統將未開立的支票號碼帶入，該支票號碼須先在「銀行支
2.
3.
4.
4.
5.
6.
7.*可於付款編號按 F2 開窗選擇付款單，做為開票的依據。
8.輸入完畢後，將資料存檔，再將該張支票資料查詢出來檢視，您會發現該張 支票的票況為「1.開票」。
7.
8.
8.
9.可以到「銀行支票本建立作業」檢視，該張支票的號碼，會記錄在「已用支 票號碼」的欄位。
【練習題】
1. 成功科技於 02/20 開立支票給三星公司(1001)，支票面額 NT$25,000 元整，
付款銀行為華南商業銀行新店分行（銀行代號：001），支票號碼 CJ1235010，
到期日為 05/20，請輸入此張應付票據的開票資料。
[註]若無上述支票號碼，可依您在票據資金系統\基本資料管理\銀行支票本 建立作業中所建立的支票號碼進行選取或輸入。
9.
【應付票據兌現作業說明】
10.後續收到銀行對帳單，該張支票在 2006/04/21 兌現，則找出該張支票資料，
按下工具列上之 兌現 鈕，系統會顯示一視窗，請您輸入兌現的日期(如 上圖)：
11.當按下 確定 鈕後，則該張支票的票況就會由「1.開票」改為「6.兌現」。
11.
11.
10.兌現
12.*兌現後開票銀行的存款餘額會減少。
【練習題】
1. 02/20 開立的應付票據：CJ1235010，於 05/21 兌現，請執行此張應收票據的 兌現處理。[註]若無上述支票號碼，依您於上一個練習題所輸入的應付票 據資料進行練習。
【單元練習題】
1. 成功科技於 02/15 開立支票給三星公司(1001)，支票面額 NT$30,000 元整，
付款銀行為華南商業銀行新店分行（銀行代號：001），支票號碼 CJ1235011，
到期日 04/15，該張支票於 04/16 兌現，請輸入此張應付票據的開票及兌現 12.
(三)、應付票據支票套印
目的：若開立支票時不是用支票本，而是向付款銀行申請支票號碼，則開立支 票時，可利用印好的連續支票套表紙，列印出支票。
【執行支票列印的條件輸入畫面】
【支票列印的產生結果】
四、流程解析：存款月底結轉作業
目的：結算當月份的銀行帳戶異動，將結算的期末餘額，結轉至下月期初並將現 行年月加一。
【說明】
1. *為確保銀行存款餘額之正確性，執行前請先確定所有與銀行存款金額相關之 資料均已輸入完畢並確認，始可執行本作業，例：當月之託收票據已到期的是 否均已做完兌現動作，應付票據已到期的是否已完成兌現動作，銀行存提客戶 轉帳匯款是否均已輸入至銀行存提作業中並已確認等相關作業均已完成。
2. *執行存款月底結轉作業後，銀行存款現行年月加一。
3. 產生銀行月統計檔下個月的月初餘額。
4. *月結後，銀行存款現行年月為 2006/02，表 2006/02 以前會影響銀行存款餘額的 異動資料皆無法修改。
肆、報表介紹
一、銀行存提明細表
目的：可列印此報表檢視輸入的「銀行存款/提款」資料是否正確。
【執行報表產生畫面】
【報表產出結果】
二、銀行存款明細帳
*目的：可列印此報表檢視某一時間區間各銀行帳戶的存款餘額資料；此報表 可以和銀行對帳。
【執行報表產生畫面】
【報表產出結果】
三、應收票據票況表
目的：可列印此報表檢視某一時間點，哪些應收票據當時票況仍為選擇的票況。
【執行報表產生畫面】
【報表產出結果】
四、應收票據到期明細表
目的：以應收票據之「到期日」為設定條件，列印出各種票況的資料，作為存 款準備的依據。
【執行報表產生畫面】
【報表產出結果】
五、應付票據票況表
目的：可列印此報表檢視某一時間點，哪些應付票據當時票況為選項所選的。
【執行報表產生畫面】
【報表產出結果】
六、應付票據到期明細表
目的：以應付票據之「到期日」為設定條件，列印出各種票況的資料，作為存 款準備的依據。
【執行報表產生畫面】
【報表產出結果】
