會計總帳管理系統

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(1)

會計總帳管理系統

Accounting Management System

~ 本章摘要 ~

壹、會計總帳管理系統簡介 ... 2

一、系統效益...2

二、財務模組架構...3

三、會計系統架構...4

貳、會計總帳管理系統期初導入 ... 5

一、期初導入之流程...5

二、期初開帳之步驟及注意事項...6

參、會計交易活動流程 ... 14

一、流程解析:會計傳票建立...15

二、流程解析:傳票過帳...29

三、流程解析:月結作業...31

肆、報表介紹 ... 32

一、日計表...32

二、日記帳...33

三、試算表...34

四、損益表...35

五、資產負債表...36

(2)

壹、會計總帳管理系統簡介

一、系統效益

會計乃為企業之語言,記載企業在營運過程中的一切交易活動並反應企業 之財務狀況及經營成果,因此詳細正確之會計記錄或報表不僅是經營上必要之 管理工具,同時也是企業資本主,債權人和政府單位所要求的。會計循環始於 日常交易之發生,根據原始憑證編寫傳票,登錄日記帳,過入分類帳,定期編 製各種財務報表,至期末再將各帳戶予以結轉;舉凡有關登帳、計算、編表、

結轉等工作,過去以人工來處理,不但費時費力,且難以達到迅速準確之效果。

若以電腦取代,藉其大量儲存,快速運算列印之優點,不僅可以節省人力,且 其迅速確實之效果上,遠為人力所不能及。

故使用本系統可提高會計總帳處理作業之效率、縮短會計財務報表編表時 間、有效管理部門費用之支出等等效益。

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二、財務模組架構

P/O 發出

收 料

發票請款

試算表 損益表 資產負債表 成立應付帳款

審核/付款

開票/電匯

開票/列印

兌 現

固定資產 訂 單 報 價

出 貨

開發票列印 採購 & 庫存

生管 & 製造 成本會計

總帳會計 應收系統

應付系統

託 收 營業稅申報

會計傳票

過帳 / 月結

銀行存提

銀行存款

資金預估

收 票 收款沖帳

兌 現

固定資產

營業稅 票據資金

信用 查核

成立應收帳款 1

1 入庫/驗退

(4)

三、會計系統架構

(5)

貳、會計總帳管理系統期初導入

一、期初導入之流程

財務參數設定作業 決定上線日期

蒐集資料 蒐集會計科目期末餘額

會計總帳管理系統 會計參數設定作業 會計期間設定作業 科目資料建立作業 科目部門設限建立作業

單據性質設定作業

基本資料設定

會計傳票建立作業 將會計科目期末餘額輸入至

開帳傳票並確認單據

傳票整批過帳作業 過帳至分類帳各帳戶

試算表 列印系統提供之試算表核對

開帳資料

月底結轉作業 將期末餘額結轉成下一期之

期初餘額

(6)

二、期初開帳之步驟及注意事項 情境設計:

成功公司要在 2004/01 月導入「會計總帳管理系統」。所以我們會以以下的步 驟來導入會計總帳管理系統。

步驟 1:設定參數、決定上線日期。

因為要在 2004/01 導入「會計總帳管理系統」,故需有 2003/12 月底的各會計 科目期末餘額,所以要將 2003/12 月底的會計科目期末餘額導入系統,故將 會計現行年月設定為 2003/12。

「基本資料管理系統 \ 建立作業 \ 財務參數設定作業」

(7)

步驟 2:搜集 2003/12/31 的會計科目期末餘額,可列印未導入 Workflow ERP 前手 工算出之試算表作為期末餘額的依據。

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步驟 3:基本資料的規劃與輸入。

1. 會計參數設定作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 會計參數設定作業」

*註 1:傳票輸入存檔時是否需借貸平衡,依此處設定。

*註 2:本期損益科目設定是為了月結時將計算出之本期損益金額(收入減費用)

結轉至本科目;上期損益科目則是為了年結時將本年度本期損益金額結 轉至本科目。

2. 會計期間設定作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 會計期間設定作業」

2.

1.

(9)

3. 科目資料建立作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 科目資料建立作業」

註:開帳前需先完成會計科目的規劃及輸入。

4. 科目部門設限建立作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 科目部門設限建立作業」

註:會計科目有做部門管理者可設定限定部門。

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5. 單據性質設定作業

「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 單據性質設定作業」

註:開帳前需先完成單據的規劃及輸入。

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步驟 4:輸入在「步驟 2」蒐集到之 2003/12/31 試算表期末餘額至 Workflow ERP 系統之「會計傳票建立作業」,作為系統開帳之期初資料。

「會計總帳管理系統 \ 日常異動處理 \ 會計傳票建立作業」

註:選擇開帳傳票單別,輸入 2003/12/31 試算表資料。輸入完成後將傳票確認。

步驟 5:將開帳傳票過帳。

「會計總帳管理系統 \ 批次作業 \ 傳票整批過帳作業」

註:傳票確認後需執行過帳作業方可產生財務報表。

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步驟 6:核對開帳資料

您可用以下報表核對,最重要是要跟會記帳務一致,請您找會計人員逐筆核 對喔。

「會計總帳管理系統 \ 報表列印 \ 試算表」

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步驟 7:執行月底結轉作業。

報表核對無誤後,執行「月底結轉作業」,將2003/12/31的期末餘額,結轉至 2004/01期初。

「會計總帳管理系統 \ 批次作業 \ 月底結轉作業」

月結後現行年月自動加一,開帳完成。

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參、會計交易活動流程

會計交易活動流程如下:

日計表 日記帳 現金簿

現金收支日報 總分類帳 明細分類帳 試算表 損益表

資產負債表 報

冊 發票/收據

其他憑證 日常交易發生

會計傳票建立

月結 核准

傳票過帳 會計傳票憑證

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一、流程解析:會計傳票建立

(一) 會計傳票建立作業:

目的:記錄公司平日發生之交易事項。

【重點觀念】

1. *企業發生日常交易事項皆記錄於此。

2. *傳票種類有「現金收入傳票」、「現金支出傳票」、「轉帳傳票」。

3. *欲檢視目前會計傳票是否有借貸不平衡者,可列印「傳票明細列印作業」。

假設會計系統目前的現行年月為2006/01 以下面範例來說明傳票輸入方式:

【釋例一】1/10賒購商品NT$5,000。

【釋例二】1/12現銷商品NT$5,000。

【釋例三】1/15現購商品NT$1,000。

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情境設計一:轉帳傳票

1/10賒購商品NT$5,000,會計分錄為

傳票輸入如下:

1.開啟「會計傳票建立作業」,以滑鼠點選 新增 之功能鈕,輸入傳票內容。

2.可開窗選取或手動輸入傳票單別及日期。

3.如果所選取的單別為轉帳種類的傳票,收支科目不需要輸入資料。

4.*每 10 號跳一序號,方便在兩筆序號中插入資料。(註 1:P19)

5.*可用滑鼠選取借方或貸方,或是用鍵盤按「D.表示(借)」、「C.表示(貸)」或「1.

表示(借)」、「2.表示(貸)」。

6.*可開窗選取或手動輸入本次交易認列的會計科目,只須輸入「科目編號」,「科 目名稱」由系統自動帶出;輸入的會計科目若有勾選部門管理,則部門資料不

借:進貨 $ 5,000 進項稅額 250

貸:應付帳款 $ 5,250

1.新增

2.可開窗選取單 別和日期

3.轉帳傳票不需 要輸入

4.每 10 號跳一序號,方便在 兩筆序號中插入資料。

5.選取借方 或貸方

6.輸入會計 科目

7.& 8.輸入 金額

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9.*輸入一筆科目資料後,可按↓鍵輸入下一筆科目資料,可於序號欄位利用[F2]

功能鍵複製上一筆。

【註 1】

(1) * (單身)插入一筆資料:可將游標移至欲插入的資料位置,按 Insert 鍵,將 出現的序號更改為前後兩序號的中間任一個數字,接著按 Enter 鍵即可。

(2)(單身)刪除一筆資料:將游標移至欲刪除的該筆資料位置,按鍵盤上 Ctrl + Delete 按鍵即可。

10.*輸入本次交易的重點摘要。摘要的輸入方式有(1)直接輸入;(2)或按 F2 選 取將事先設定好的片語資料;(3)按 F3 複製此張傳票前幾筆已有的摘要。

11.輸入完成後,按 存檔 鈕存檔。至此,傳票輸入的部分完成。

12.接下來可繼續輸入第二張傳票。

13.如不繼續輸入,可按 取消 功能鈕。

11.存檔 10.輸入摘要

12.表示可繼續輸入傳票 13.取消功能

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14.之後由公司有審核傳票權限的人員,例如:財會課長或經理執行「確認」的 動作。

15.審核確認後的傳票,會顯示「核」字;確認後的傳票才算生效。

16.若要讓所輸入之傳票納入財務報表,則必須執行「傳票整批過帳作業」,或按 工具列上之「傳票單筆過帳」鈕。

14.確認功能

16.單筆過帳鈕

15.

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【練習題】

1、成功科技於2/10賒購商品NT$6,000,會計分錄如下,請利用「會計傳票建立作 業」,輸入此筆交易資料。

2、成功科技於2/15開立支票,面額NT$6,300,支付廠商的應付帳款,會計分錄如 下,請利用「會計傳票建立作業」,輸入此筆交易資料。

3、成功科技於2/20收到客戶支票以沖銷應收帳款,支票面額NT$50,000,會計分 錄如下,請利用「會計傳票建立作業」,輸入此筆交易資料。

4、以成功科技某月份交易事項為例,請製作會計傳票:

05日 銀行存款匯款支付3月份辦公設備租金NT$20,000,手續費NT$15。

07日 向廠商(百全公司)賒購原料NT$50,000,稅額NT$2,500。

10日 提供客戶(尖峰公司)產品維修服務NT$2,000,稅額$500,客戶尚未付款。

12日 收到客戶(尖峰公司)以支票方式給付維修服務費NT$2,500。

15日 以賒銷方式出售商品予客戶(第一公司)NT$150,000,稅額NT$7,500。

25日 購買一年期保險,以銀行存款匯款支付NT$12,000。

31日 提列本月應付費用:快遞公司運費NT$20,000,稅額NT$1,000。

借:1201 商品存貨 $ 6,000 1259 進項稅額 300

貸:2143 應付帳款 $ 6,300

借:2143 應付帳款 $ 6,300

貸:2141 應付票據 $ 6,300

借:1141 應收票據 $ 50,000

貸:1144 應收帳款 $ 50,000

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情境設計二:現金收入傳票

1/12現銷商品NT$5,000,會計分錄為

1. 點選開啟「會計傳票建立作業」,點選 新增 功能鈕,開始輸入傳票。

2. 選取單別為「現收」種類的傳票,然後輸入日期。

3. 當選取「現收」種類單別時,收支科目會出現可輸入/修改的狀態,一般而言,

其所指的是現金類的會計科目,例如:零用金。

4. *單身只需輸入對方科目(對現收傳票而言,對方科目為貸方)。

5. 輸入貸方會計科目後,按「V」存檔,即完成現收傳票的輸入。

6. 存檔後的現收傳票仍需經過主管的審核、確認、及過帳的處理,此張現收傳票 才會納入財務報表中。

借:現金 $ 5,250

貸:銷貨收入 $ 5,000 銷項稅額 250

2.選取現收單別 3.在此輸入現金的會計科目(借方)

4.單身輸入對方科目(貸方)

(21)

【練習題】

1、成功科技於2/12現銷商品NT$6,000,會計分錄如下,請利用「會計傳票建立作 業」,輸入此筆交易資料。

2、成功科技於2/10從華南銀行提取現金NT$20,000當作零用金,會計分錄如下,

請利用「會計傳票建立作業」,輸入此筆交易資料。

3、成功科技於2/05收到租金收入,金額為現金NT$16,000,會計分錄如下,請利 用「會計傳票建立作業」,輸入此筆交易資料。

借:1101 現金 $ 6,300

貸:4101 銷貨收入 $ 6,000 2150 銷項稅額 300

借:1105 零用金及週轉金 $ 20,000

貸:1103-2001 華南銀行-新店分行活存 $ 20,000

借:1101 現金 $ 16,000

貸:7103 租賃收益 $ 16,000

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情境設計三:現金支出傳票

1/15現購商品NT$1,000,會計分錄為

傳票輸入如下:

1. 點選開啟「會計傳票建立作業」,點選 新增 功能鈕,開始輸入傳票。

2. 選取單別為「現支」種類的傳票,然後輸入日期。

3. 當選取「現支」種類單別時,收支科目會出現可輸入/修改的狀態,一般而言,

其所指的是現金類的會計科目,例如:零用金。

4. 單身輸入對方科目(對現支傳票而言,對方科目為借方)。

5. 輸入借方會計科目後,按「V」存檔,即完成現支傳票的輸入。

6. 存檔後的現支傳票仍需經過主管的審核、確認、及過帳的處理,此張現支傳票 才會納入財務報表中。

借:進貨 $1,000 進項稅額 50

貸:現金 $1,050

2.選取現支單別

4.單身輸入對方科目(借方)

3.在此輸入現金的會計科目(貸方)

(23)

【練習題】

1、成功科技於2/13現金購買商品NT$3,000,會計分錄如下,請利用「會計傳票建 立作業」,輸入此筆交易資料。

2、成功科技於2/15以零用金支付修繕費用NT$ 1,500,會計分錄如下,請利用「會 計傳票建立作業」,輸入此筆交易資料。

3、成功科技於2/18以零用金支付文具用品NT$1,000,會計分錄如下,請利用「會 計傳票建立作業」,輸入此筆交易資料。

借:1201 商品存貨 $ 3,000 1259 進項稅額 150

貸:1101 現金 $ 3,150

借:6207 修繕費用 $ 1,500 1259 進項稅額 75

貸:1105 零用金及週轉金 $ 1,575

借:6203 文具用品 $ 1,000 1259 進項稅額 50

貸:1105 零用金及週轉金 $ 1,050

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(二) 常用傳票建立作業

目的:可將常用之分錄製成樣版,後續可複製成新的傳票,減少輸入資料的時間。

*常用傳票的建立有兩種方式:(1)至「常用傳票建立作業」建立;(2)將已存檔之 傳票加入。

方式一:常用傳票建立作業

【說明】

1. 若有定期要輸入固定內容的會計傳票,可將其建立成「常用傳票」,此後進行 常用傳票複製的功能,即可由系統產生會計傳票。

2. *傳票種類可選擇:91.轉帳傳票 92.現收傳票 93.現支傳票。

3. 複製單別:將來複製時,由系統產生何張單別的傳票;此單別的傳票種類需與 前項選擇的傳票種類一致。

4. 以「成功公司每月月底皆要將預付保險費轉成保險費用」為例。成功公司每月 的保險費共 NT$10,000,分別由業務部、採購部各負擔 6,000、4,000 元。

5. 按 新增 鈕,將常用的傳票內容於此作業輸入,輸入完後存檔。

6. *如果分錄樣式固定,金額不一定,金額可以不輸入。

【練習題】

1、 成功科技每個月月底固定須製作提列租金費用分錄傳票,切立的會計分錄如 輸入欲產生的分錄樣式及金額

2. 3.

6.

(25)

方式二:將已存檔之傳票加入

【說明】

1. 找出目前已經存在的歷史會計傳票,點選「加入常用傳票」ICON,將其加入成 為「常用傳票」。

【練習題】

1、成功科技每月須提列給付快遞公司費用,請將現有傳票中此分錄,加入常用 傳票,當成樣版分錄。(給付快遞公司費用之傳票在轉帳傳票單元之【練習題】

中輸入過)

借:6205 運費 1259 進項稅額

貸:2147 應付費用

1.先以查詢的方式找出要加入「常用傳票」的歷史傳票。

2.按一下這個按鈕,將歷史 傳票加入「常用傳票」。

(26)

(三) 常用傳票複製

目的:將建好的「常用傳票」複製成日常分錄的傳票。

*常用傳票的複製有兩種方式:(1)整批複製;(2)單筆複製

方式一:整批複製

常用傳票複製作業

【說明】

1. 選取本次欲複製的常用傳票範圍,例如:代號 XXX~XXX 的常用傳票。

2. 在「輸入傳票日期」欄位中,輸入系統產生正式傳票的傳票日期。

【練習題】

1、成功科技於(本)月底提列應付費用之一:給付快遞公司的運費 NT$16,000,稅 額$800,請利用「常用傳票複製作業」,將先前建立之快遞公司費用樣版分錄,

複製為正式傳票。

(27)

方式二:單筆複製

【說明】

1. 於新增傳票時,執行「會計傳票建立作業」工具列上的「複製常用傳票」鈕。

2. 可開窗選取本次欲複製的常用傳票代號,再按 確定 即可。

【練習題】

1、成功科技於(本)月底提列租金費用 NT$10,000,請於「會計傳票建立作業」中,

複製之前建立的常用傳票樣本分錄,以完成此筆交易的傳票輸入。

2.選取常用傳票 的代號

(28)

(四) 會計傳票憑證列印作業

(29)

二、流程解析:傳票過帳

1. 傳票過帳

*目的:將輸入的傳票資料轉記至分類帳各帳戶中,以利後續會計報表用。

*傳票過帳方式有二:(1)整批過帳;(2)單筆過帳。

方式一:執行「傳票整批過帳作業」

方式二:於「會計傳票建立作業」工具列上,執行「傳票單筆過帳/還原」按鈕。

註:*已過帳的傳票,「過帳碼」會打勾,已過帳傳票才會納入報表計算。

注意:已確認的傳票方能過帳。

傳票單筆過帳或還原

2.過帳碼打勾,表示已過帳。

(30)

【練習題】

1、請檢查 2 月份輸入的傳票都已確認了,再執行 2 月份傳票的過帳處理。

2.已過帳傳票還原作業

*註 1:已過帳傳票無法取消確認、修改傳票;如要修改已過帳傳票需執行「已 過帳傳票還原作業」,才可取消確認、修改傳票。

*註 2:傳票修改後存檔、確認,需執行「傳票整批過帳作業」,將傳票資料 轉記至分類帳各帳戶中。

(31)

三、流程解析:月結作業

目的:將本月的月底資料結轉更新至次月期初。

【說明】

1. *當月的傳票輸入完畢並過帳後而且列印的財務報表皆正確,則執行本作業。

2. *執行後會計現行年度期別會自動加一。

3. *執行後電腦自動結算出該期別的本期損益(該期收入減費用)。

4. *會計年度之最後一期,執行本作業會將當年度損益結果結轉至「上期損益」。

(系統判斷為該年度最後一個期別,則自動執行年結。)

(32)

肆、報表介紹

一、日計表

目的:以「會計科目」為檢視角度,查看特定日期區間之資料。

【執行產生報表畫面】

【報表產出結果】

(33)

二、日記帳

目的:以「傳票日期」為檢視角度,查看特定日期區間之傳票資料。

【執行產生報表畫面】

【報表產出結果】

(34)

三、試算表

*目的:將總分類帳中所有帳戶之餘額彙總列表,以視其借方總額與貸方總額是 否平衡。

【執行產生報表畫面】

【報表產出結果】

(35)

四、損益表

目的:顯示企業某一期間之經營成果,此表是由收益及費用所構成。

【執行產生報表畫面】

【報表產出結果】

(36)

五、資產負債表

目的:此報表可表達企業某一特定時日之財務狀況,為對外公告財務狀況及會計 師查帳之重要報表之一。系統提供「報告式」(可於「多期比較財務報表」

列印)及「帳戶式」資產負債表(可於「帳戶式資產負債表」列印),差 別在於報表的表達方式不同,報告式是直式方式呈現;而帳戶式則是以 T 帳戶的方式來呈現。

【執行產生報表畫面】

【報表產出結果】

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