使用 Word 編輯與排版文件 (IV)

全文

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使用 Word 編輯與排版文件 (IV)

許明宗

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課程大綱

• 第 9 章 文件的大綱架構

• 第 10 章 長文件的處理

• 第 11 章 主控文件模式 - 子文件

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文件的大綱架構

• 大綱架構

• 建立大綱架構

• 大綱工具列

• 大綱架構的調整

• 文件引導模式

• 章節的編號

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大綱架構

• 文件的組織與結構可以稱為文件的「大綱 架構」

– 例如,將較長的文件分成不同的章、節

• 在 Word 的「大綱模式(主控文件模式)」

中,可以有效的呈現文件的架構,方便進 行架構的建立與編修

– 其中「主控文件模式」是指「子文件」功能

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文件的大綱結構

文件

第一章 第二章 第三章 第四章 第五章

第一節 第二節

第一小節

第一節 第二節

第一小節

第二小節

第一節

第二節

第三節

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文件的大綱結構 - 大綱階層

• Word 將文件的『段落』分成 1 到 9 個不同 的大綱階層以及本文

• 在大綱模式中,利用縮排以及不同的按鈕 可以顯示其大綱階層與所包含的段落

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文件的大綱結構 - 大綱階層 (cont’d)

本文,不具 有大綱階層 的段落

具有大綱階層的 段落,其下包含 本文或是其它的 大綱階層段落

僅具有大綱階層 的段落(沒有本 文或是其它的大 綱階層級段落在 該項目底下)

文件會依照大 綱階層進行縮 排(依照其所 屬的上一個階 層再由左而右 縮排),但不 會影響文件的 版面內容

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建立文件的大綱結構

• 『大綱階層』屬於段落格式設定的一部份 – 設定「大綱階層」並不會改變目前段落的樣式設定

• 『格式 / 段落 』Æ 『縮排與行距』頁面的『大綱 階層』

• 內建的『標題』 樣式(1 至 9) 皆已設定大綱階 層( 1 至 9 )

• 沒有設定階層的段落,就是「本文」

• 「內文 」是一種樣式,而「本文」是段落格式設 定的一部份

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9

設定大綱階層 - 整頁模式

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大綱工具列 - 整頁模式

升階至 標題 1

降階成 本文 升階

降階

大綱 階層

更新 目錄

到目 錄

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設定大綱階層 - 大綱模式

大綱模式中的『格 式 / 段落』無法使 用,只能夠利用大 綱工具列調整大綱 階層

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大綱工具列 - 大綱模式

升階至 標題 1

降階成 本文

升階 降階

大綱 階層

更新 目錄

到目 錄 摺疊 展開

下移 上移

主控 文件 模式 切換

分割 子文

鎖定 文件

合併 子文 插入 子文 刪除 子文 建立 子文 摺疊 子文 顯示

階層

僅顯示 第一行

顯示字 元格式

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13

主控文件模式切換

使用主 控文件 功能

不使用 主控文 件功能

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文件內容的顯示

• 顯示階層

• 僅顯示第一行

• 顯示字元格式

• 展開與摺疊

• 文件引導模式

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顯示階層

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僅顯示第一行

(5)

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顯示字元格式

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展開與摺疊

※在選定摺疊的段落時,被摺疊的內容也會一併被選定

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文件引導模式

文件引 導窗格

「檢視 / 文件引導 模式」

按右鍵可以選 擇「檢視 /文 件引導模式」

要顯示的標題 20

階層架構的調整

• 段落階層的升(降)階

– 『升階至標題 1』、『升階』、『降階』、

『降階成本文』等按鈕

• 會改變段落的樣式 – 『顯示階層』選單

• 不會改變段落的樣式 – 使用滑鼠拖曳來升降階層

• 移動文件段落的順序 – 『上移』、『下移』等按鈕

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21

使用滑鼠拖曳來升降階層

22

用滑鼠拖曳來移動文件段落的順序

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文件章節及目錄的製作

• 大綱編號 – 自訂大綱編號 – 重設大綱編號

• 章節目錄

– 插入目錄頁(插入分節或分頁)

– 插入頁碼 – 製作目錄頁 – 更新目錄

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大綱編號

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大綱編號 (cont’d)

※設定大綱編號 也會同時改變段 落的樣式 要選擇具有標

題的大綱符號 才會將每一個 大綱階層都加 上編號

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自訂大綱編號

字型預設是採用 標題的樣式;

如果是使用自己 定義的標題時,

記得將字型設成 和自訂標題一致

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自訂大綱編號 - 更多

更改標題樣 式所屬的章

節項目階層 更改編號之後 的字元,預設 為不標示(沒 有間隔)

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重設大綱編號

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29

章節目錄 - 目錄頁

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插入目錄頁

在此插 入分節 設定

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插入頁碼

32

製作目錄頁

(9)

33

更新目錄

34

長文件的處理

• 書籤

• 標號

• 圖表目錄

• 交互參照

• 製作索引

• 瀏覽文件

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插入書籤

36

強調顯示『書籤』

(10)

37

使用書籤

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使用書籤 (cont’d)

『編輯 / 到』或是『Ctrl + G』

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刪除書籤

40

標號

(11)

41

插入標號

42

新增標籤

43

編號方式

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刪除標號

• 直接選取標號,按下 Delete 鍵即可刪除

• 刪除標號之後,記得按 F9 鍵更新功能變數

,標號的編號順序才會被更新

(12)

45

修改標號

• 修改標號的數字格式

– 執行「插入 / 參照 / 標號」命令,選擇新的數 字格式

– 會插入一個新的標號

• 修改標號的標籤 – 刪除舊的標號

– 執行「插入 / 參照 / 標號」命令,選擇新的標 號標籤

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修改標號 - 個別標號數字格式的修 改

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標號自動設定

對既有的 物件沒有 作用

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圖表目錄

• 在目錄頁下方插入一頁

• 在該頁建立圖或是表目錄

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49

圖表目錄 - 表目錄

50

圖表目錄 - 圖目錄

51

交互參照

52

交互參照 (cont’d)

(14)

53

索引

54

製作索引 - 索引項目

55

建立索引

56

瀏覽文件

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57

「到」 的技巧

58

主控文件模式 - 子文件

• 建立子文件

• 插入子文件

• 刪除子文件

• 摺疊子文件

• 鎖定文件

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大綱工具列 - 主控文件模式

主控 文件 模式 切換

分割 子文

鎖定 文件

合併 子文 插入 子文 刪除 子文 建立 子文 摺疊 子文

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建立子文件

• 從目前的文件中建立子文件(建立的子文 件會是另一個 Word 文件)

– 主文件存檔時,也會同時建立子文件的檔案 – 子文件的名稱會使用選取內容的第一行部份為

檔名

• 選取要建立子文件的部份後,按下「建立 子文件」按鈕,即可建立子文件

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61

子文件的編輯

雙按這個圖 示,會將子 文件開啟在 另一個視窗

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插入子文件

由外部的 檔案來建 立子文件

63

刪除子文件

• 按下「刪除子文件」按鈕,會切斷子文件 檔案和主文件的關係;但是目前的子文件 內容則會被保留在主文件內

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摺疊子文件

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分割與合併子文件

• 子文件過大時,可以進行分割 – 在分割點按「分割子文件」按鈕

• 子文件太小時,可以合併 – 將要合併的子文件移動成彼此相鄰

– 利用滑鼠左鍵和 Shift 鍵選取所有要合併子文 件的子文件圖示

– 按「合併子文件」按鈕

66

鎖定文件

• 不希望子文件被修改時,可以鎖定文件

數據

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參考文獻

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