應付管理系統
Accounts Payable Management System
~ 本章摘要 ~
壹、應付管理系統簡介 ... 2
一、系統效益...2
二、財務模組架構...3
三、應付管理系統架構...4
貳、應付管理系統期初導入 ... 5
一、期初導入之流程...5
參、應付管理系統結帳、付款流程 ... 16
一、流程解析：結帳流程...17
二、流程解析：付款流程...38
三、流程解析：應付帳款月底結轉作業...51
肆、報表介紹 ... 53
一、應付憑單明細表...53
二、付款單明細表...55
三、應付帳款明細表...57
四、模擬付款明細表...58
壹、應付管理系統簡介
一、系統效益
應付帳款為一個企業的流動負債，專指因賒購商品、原料、物料、及勞務等 而發生的債務，其負債的認定與評價，對於財務狀況之表達是財務管理上的一重 要課題，而其主要工作則在於建立正確完整的應付帳款記錄、付款方式及付款時 間，類似這些工作亦可以用電腦作業來協助人工，只要將發生的進貨資料，進貨 退回資料和付款資料輸入電腦，便可以隨時查詢得知各廠商的應付帳款有多少，
另外提供應付帳款分戶帳與廠商對帳用的應付帳款明細表都可由電腦代為列印。
二、財務模組架構
P/O 發出
收 料
發票請款
試算表 損益表 資產負債表 成立應付帳款
審核/付款
開票/電匯
開票/列印
兌 現
固定資產 訂 單 報 價
出 貨
開發票列印 採購 & 庫存
生管 & 製造 成本會計
總帳會計 應收系統
應付系統
託 收 營業稅申報
會計傳票
過帳 / 月結
銀行存提
銀行存款
資金預估
收 票 收款沖帳
兌 現
固定資產
營業稅 票據資金
信用 查核
成立應收帳款 1
1 入庫/驗退
三、應付管理系統架構
貳、應付管理系統期初導入
一、期初導入之流程
財務參數設定作業 決定上線日期
蒐集資料 蒐集各廠商期末未付帳款資料
基本資料管理系統
付款條件建立作業
基本資料設定
應付憑單建立作業 將各供應廠商之未付帳款餘額 輸入並確認之
應付帳款明細表 列印系統提供之應付帳款明 細表核對開帳資料是否正確
應付帳款月底結轉作業 將期末餘額結轉成下一期之 期初餘額
採購管理系統
供應廠商資料建立作業
會計總帳管理系統
科目資料建立作業 科目部門設限建立作業
應付管理系統
會計科目設定作業 單據性質設定作業
情境設計：
成功公司要在 2004/01 月導入「採購管理系統」及「應付管理系統」（採購管 理系統及應付管理系統須在同一期間導入為佳）。成功公司 2003/12 期末應付 帳款餘額如下：
廠商代號 名稱 應付帳款日期 應付金額 營業稅額 1001 三星公司 2003/12/31 止 10,000 500 1002 大進公司 2003/12/31 止 20,000 1,000 1003 日昇公司 2003/12/31 止 30,000 1,500
所以我們會以以下的步驟來導入「應付帳款系統」之期初餘額。
步驟 1：設定參數、決定上線日期
因為要在 2004/01 導入「應付管理系統」，需搜集每家廠商 2003/12 月底的 期末應付帳款，並將之導入系統，故應付現行年月設定為 2003/12。
「基本資料管理系統 \ 建立作業 \ 財務參數設定作業」
註：「應付管理系統」上線時，「採購管理系統」要先上線為佳。
步驟 2：搜集資料。
蒐集 2003/12/31 止每一家供應廠商每個月之應付帳款餘額，可依公司要求蒐 集，蒐集方式有兩種：
方式一：未付帳款須控管至某一帳款週期；
可以「日」或「月」為帳款週期單位，如某供應廠商每個月份之未 付帳款，此種方法須蒐集的細目資料較多，輸入資料當然也較多。
方式二：至某一截止點之未付帳款總額。
只須蒐集每家供應廠商至開帳截止日前的未付帳款總額即可，此種 方法蒐集的資料較簡單，開帳資料也只有一筆，建議用此法。
方式一：未付帳款須控管至某一帳款週期
廠商代號 名稱 應付帳款日期 應付金額 營業稅額 2003/11/28 5,000 250 2003/12/08 3,000 150 1001 三星公司
2003/12/20 2,000 100 方式二：至某一截止點之未付帳款總額
1001 三星公司 2003/12/31 止 10,000 500
輸入資料準備清單如下所示：(方式二)
廠商代號 名稱 應付帳款日期 應付金額 營業稅額 1001 三星公司 2003/12/31 止 10,000 500 1002 大進公司 2003/12/31 止 20,000 1,000 1003 日昇公司 2003/12/31 止 30,000 1,500
步驟 3：基本資料的規劃與輸入。
1. *付款條件建立作業
「基本資料管理系統 \ 建立作業 \ 付款條件建立作業」
註：付款條件設定的目的主要是為了協助企業作好資金管理（資金來源減項）。
*範例：
結帳日期 預計付款日 資金實現日 (進貨)驗收日 金額
每月月底 次月 20 日付款 預計 3 個月票期 01/06 100 01/31 02/20 5/20 01/10 200 01/31 02/20 5/20 01/11 100 01/31 02/20 5/20 01/20 300 01/31 02/20 5/20 以上述範例而言，可預估，在「1/31」時，即會收到供應廠商寄的對帳單，發票 金額為 700，而此筆應付帳款將於次月 20 日（即 2/20）預計寄發支票給廠商，該 支票將於 3 個月後（即 5/20）兌現。
上述的結帳資料將來於「票據資金管理系統」執行「資金預估明細表」時，可預 估公司未來的可用資金有多少。
截止日期為 2004/06/30 表示預估 2004/06/30 公司可用資金多寡，則上述四筆 1/31 日結帳的資料，其資金實現日為 2004/5/20，所以會納入此報表的預估支出來源之 一。
2. 廠商資料建立作業
「採購管理系統 \ 基本資料管理 \ 供應廠商資料建立作業」
亦可於「應付管理系統」之作業清單執行此作業。
註：開帳前需先完成供應廠商資料的規劃及輸入。
3. 科目資料建立作業
「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 科目資料建立作業」
註：開帳前需先完成會計科目的規劃及輸入。
4. 科目部門設限建立作業
「會計總帳管理系統 \ 基本資料管理 \ 科目部門設限建立作業」
註：會計科目有做部門管理者，可限定此會計科目使用時所能輸入的部門。
5. 會計科目設定作業
「應收管理系統 \ 基本資料管理 \ 會計科目設定作業」
註：輸入付款單時，系統會根據使用者選擇的類別，自動帶出此作業所預設的會 計科目（如：付款單選擇「類別=一般」，系統就自動帶出會計科目為「1102」，
如此一來可減少使用者輸入會計科目的時間）。
6. 單據性質設定作業
「應付管理系統 \ 基本資料管理 \ 單據性質設定作業」
註 1：開帳前需先完成單據的規劃及輸入。
註 2：單據性質*：共下列五種性質。
單據性質 本課程重點 一般會計科目設定 營業稅申報公司設定 71.應付憑單單據 ※ 應付款項類科目 V
72.溢付待抵憑單 暫/預付款項類科目
73.付款單據 ※ X
74.預付結帳單 應付款項類科目 V
75.預付待抵 X
步驟 4：將應付帳款 2003/12/31 期末餘額逐筆輸入。
「應付管理系統 \ 日常異動處理 \ 應付憑單建立作業」
註：選擇開帳應付憑單單別，逐張輸入各家廠商於 2003/12/31 的期末應付帳款，
單身來源請選擇「9.其他」。
步驟 5：核對應付帳款資料。
您可用以下報表核對，最重要是要跟會計帳務一致，請您找會計人員逐筆 核對喔。
「應付管理系統 \ 報表列印 \ 應付帳款明細表」
步驟6：執行應付帳款月底結轉作業。
報表核對無誤後，執行應付帳款月底結轉作業，將2003/12/31的期末應付 帳款，結轉至2004/01期初。
「應付管理系統 \ 批次作業 \ 應付帳款月底結轉作業」
月結後現行年月自動加一，開帳完成。
參、應付管理系統結帳、付款流程
*開帳完成後應付管理系統的結帳流程如下：
應付憑單建立作業 或 應付憑單自動結帳
應付憑單
應付憑單確認 應付帳款成立 核准
付款單確認 付款單
核准
付款單 是
否
是
應付帳款減少
應付憑單明細表 應付帳款明細表 付款單明細表 模擬付款明細表
應付帳款月底結轉
託外進/退貨單 進貨單/退貨單
一、流程解析：結帳流程
應付憑單建立作業：
*目的：將公司發生的進/退貨、託外進/退貨、支付費用之應付交易事項記錄於此 作業，應付憑單的成立表示應付帳款成立。
【重點觀念】
1. *應付憑單的成立表示應付帳款的成立，可列印應付帳款報表與供應廠商對帳。
2. *一張「應付憑單」可以結多筆多張進貨單的貨款。
3. *非進/退貨的其它支出，亦可記錄於「應付憑單建立作業」。
4. *進貨資料結帳為應付憑單之日期依據係以驗收日為依據；進貨品項須經過驗 收，該筆進貨方能進行結帳。
5. *「進貨單」符合後述條件者，方能結帳產生「應付憑單」：「進貨單」的「確 認碼」為「Y」、「結帳碼」為「N」。
6. *結帳的方式有三種：
(1) 直接結帳：進貨時隨貨附發票。
(2) 自動結帳：進貨時不隨貨附發票，待結帳後，收到一張發票。
(3) 人工手動結帳：自行輸入應付憑單，選擇欲結帳的進貨資料。
7. *自動結帳的方式又可分為(A)依統一結帳日結帳、(B)依廠商結帳日結帳。
(A)*自動結帳-依統一結帳日結帳 [註]此進貨於當日驗收完成。
(B) *自動結帳-依廠商結帳日結帳
若某供應廠商之結帳日為每月25日。
[註]此進貨於當日驗收完成。
006 進貨 2/3 001 進貨
1/2
002 進貨 1/6
003 進貨 1/15
004 進貨 1/25
1 月應付憑單 結帳日期：1/31 進貨單001~005 納入
納入區間：1/1~1/31
2 月應付憑單 結帳日期：2/28 進貨單006 納入 005 進貨
1/28
005 進貨 1/28 001 進貨
1/2
002 進貨 1/6
003 進貨 1/15
004 進貨 1/25
1 月應付憑單 結帳日期：1/25 進貨單001~004 納入
納入區間：12/26~1/25
2 月應付憑單 結帳日期：2/25 進貨單005~006 納入
006 進貨 2/3
情境設計：
假設應付現行年月為2006/01
【釋例】
2006/01月「成功科技公司」與三家廠商交易，其交易記錄如下
廠商代號 名稱 進貨日期 進貨金額 進貨稅額 結帳方式
2006/01/15 9,000 450 隨貨附發票 1001 三星公司
2006/01/20 4,400 220 隨貨附發票 2006/01/10 2,500 125 統一結帳日 1002 大進公司
2006/01/26 1,800 90 統一結帳日 2006/01/08 27,000 1,350 廠商結帳日 2006/01/16 14,175 675 廠商結帳日 1003 日昇公司
2006/01/28 30,000 1,500 廠商結帳日
其中「三星公司」用的是「直接結帳」，「大進公司」用的是「批次結帳-依統一 結帳日」，「日昇公司」用的是「批次結帳-依廠商結帳日」，以下是三家廠商應付 帳款處理的程序及步驟。
(一)、三星公司-直接結帳
直接結帳：即隨貨附發票。
1/15 進貨驗收
1/15 發票
1/20 進貨驗收
1/20 發票
1/15 應付憑單 1/20 應付憑單
*步驟一：進貨單單據性質設定為直接結帳，產生的應付憑單單別為「A711」。
步驟二：輸入進貨資料，使用直接結帳的進貨單別「A342」。
因為隨貨附發票，所以要輸入發票資料。
*步驟三：確認進貨單時自動產生應付憑單。
步驟四：產生應付憑單。
因為進貨單為隨貨附發票，所以輸入的發票資料亦會一併產生至應付憑單。
上述為直接結帳的範例。
【練習題】
成功科技於2006年2月向三星公司進貨明細如下：
廠商別 進貨日期 品號 品名 數量 金額 結帳方式
110001 主開關連動板 100 5,000 隨貨附發票 1001
三星公司
2006/02/15
110002 模式按鈕 100 4,000 隨貨附發票
請於採購系統輸入此筆交易的進貨單，並將貨款直接結帳產生應付帳款；因為三 星公司的結帳方式為隨貨附發票，所以請選擇有勾選直接結帳的進貨單別：
A342，而隨貨附的發票號碼為：KL00000003。
【提示】輸入進貨單時，請留意正常程序為進貨 進貨驗收(確認) (直接結帳產 生)應付憑單，故進貨之後須進行驗收作業，若上機練習時暫時不練習進 貨驗收，可將您上機練習的品項設定為[免檢]；在庫存系統＼品號資料 建立作業＼採購生管頁籤之「檢驗方式」設定。
以下為自動結帳的範例 自動結帳方式有以下二種：
1. 依統一結帳日 2. 依廠商結帳日
(二)、大進公司-批次自動結帳-依統一結帳日
依統一結帳日：統一由本公司決定供應廠商進貨的結帳日期。
範例：若公司規定每月月底結帳
以下為大進公司1月份的進貨資料
廠商代號 名稱 進貨驗收日 進貨金額 進貨稅額 結帳方式
2006/01/10 2,500 125 統一結帳日 1002 大進公司
2006/01/26 1,800 90 統一結帳日 006 進貨
2/3 001 進貨
1/2
002 進貨 1/6
003 進貨 1/15
004 進貨 1/25
1 月應付憑單 結帳日期：1/31 進貨單001~005 納入
納入區間：1/1~1/31
2 月應付憑單 結帳日期：2/28 進貨單006 納入 005 進貨
1/28
步驟一：執行應付憑單自動結帳作業。
【說明】
1. 選擇結帳期間：統一結帳日
2. 選擇結帳日期：結1月份帳款，輸入2006/01/01~2006/01/31
3. *選擇進/退貨：選項有進貨、退貨、託外進貨、託外退貨、進/退貨、託外進/
退貨、全部。
4. 選擇來源單別：當前項「選擇進/退貨」項目選取「進貨」或「退貨」或「託外 進貨」或「託外退貨」時方能輸入。
5. 選擇廠商代號：輸入欲結帳的廠商代號區間，例如：廠商代號1002~1002表示只 將一家廠商納入結帳範圍，若不設定（空白）表示要將全部的廠商納入結帳範 圍。所選取的廠商區間若有符合之進/退貨或/託外進/退貨，便將進/退貨或/託外 進/退貨的資料，結到應付憑單裡。
6. *選擇廠別、幣別、發票聯數、課稅別 依照所選取的廠別、幣別、發票聯數、
課稅別，搜尋符合這些廠別、幣別、發票聯數、課稅別的進/退貨單或託外進/
退貨單生應付憑單。(不符合的則不產生)
7. *選擇產生方式：選項有整張或逐筆 (註一：P35)
8. 輸入應付憑單單別：可開窗選取單別，系統會將結帳資料產生此單別應付憑 單。
9. 輸入應付憑單日期：請輸入日期，系統產生之應付憑單單據日期為此日期；若
「逐張憑單日期同進/退貨單日期」有勾選，則無法輸入應付憑單日期。。
10. *一張進(退)貨單產生一張應付憑單：若勾選，則進、退貨單、託外進、退貨 單，將各自產生獨立的一張應付憑單；若不勾選，則可將多張進/退貨單、託 外進/退貨單，結成一張應付憑單（在應付憑單補入發票資料）。
11. 逐張憑單日期同進/退貨單日期：前項「一張進(退)貨單產生一張應付憑單」
有勾選，此選項才可勾選；指產生應付憑單的單據日期同進(退)貨單日期。
12. *同廠商不同廠別是否分開結帳：當選項「一張進(退)貨單產生一張應付憑單」
未勾選時方能勾選；例如：成功公司分設多廠，而同一家供應廠商有進貨至 不同廠別，則可選擇分廠結帳，產生個別應付憑單；若不勾選表示各廠別進 貨資料，欲彙總產生應付憑單。
步驟二：產生應付憑單。
1. 透過自動結帳-統一結帳日方式產生的應付憑單，單據日期為執行自動結帳作業 所「指定的憑單日期」(可參看上述說明第9點)。
2. 單身來源顯示為「1：進貨」表進貨所產生的應付憑單；單身來源顯示為「2：
退貨」表退貨單所產生的應付憑單；單身來源顯示為「3：託外進貨」表託外 進貨所產生的應付憑單；單身來源顯示為「4：託外退貨」表託外退貨單所產 生的應付憑單。
3. 憑證單別/單號/序號：顯示原始進/退貨或託外進/退貨的單據號碼等資料，因本 1.
2. 3.
5.
4.
6.
票資料，故將大進公司一月份所有進/退貨資料，產生至同一張應付憑單。
4. *單尾「已付金額」由付款單沖帳後回寫。
5. *當應付款項全數付訖，則結案碼呈現為「Y」(「Y」表示已結案，不再有應付 帳款；「N」表示未結案，仍有未付訖之應付款項。)
6. *單頭的凍結付款碼指的是若此張應付憑單要下個月才付款，則可點選此按 鈕，則此筆應付憑單將無法付款；待下個月欲付款時再點選此按鈕(表示取消凍 結付款)，即可將此憑單付款。
7. 審核後執行確認按鈕，應付憑單會出現一個「核」字，已確認之應付憑單，
7.
8.
表示應付帳款成立。後續輸入付款單，選擇可沖帳付款的應付憑單，也必須 是已確認者。另外，已確認之應付憑單，才會納入後續報表計算。
8. *已確認之應付憑單，在未產生會計分錄前，可按單頭 發票資料修改 按鈕 補入發票資料。
【練習題】
成功科技於2006年2月向大進公司進貨明細如下：
廠商代號 名稱 進貨日期 進貨金額 進貨稅額 結帳方式
2006/02/10 2,500 125 統一結帳日 1002 大進公司
2006/02/26 1,800 90 統一結帳日
請於應付系統利用「應付憑單自動結帳作業」，將大進公司2 月份的進貨資料結 帳產生應付帳款；大進公司的結帳方式為統一結帳日，使用的應付憑單單別為：
A712，收到一張大進公司開立的進項發票，發票號碼為 DD00000014、發票貨款 為NT$4,300、發票稅額為$215。
【提示】若無進貨資料，請於採購系統\進貨單建立作業輸入上述大進公司進貨 資料，之後練習結帳作業；若未學習過配銷課程，輸入進貨資料有困難者，可暫 時運用進貨單工具列「複製進貨單」功能，複製->修改進貨資料。
輸入進貨單時，請留意正常程序為進貨 進貨驗收(確認) (直接結帳產生)應付 憑單，故進貨之後須進行驗收作業，若上機練習時暫時不練習進貨驗收，可將您 上機練習的品項設定為[免檢]；在庫存系統＼品號資料建立作業＼採購生管頁籤 之「檢驗方式」設定。
(三)、日昇公司-批次自動結帳-依廠商結帳日
依廠商結帳日：配合供應廠商結帳日期。
範例：若某供應廠商之結帳日為每月 25 日
以下為日昇公司 1 月份的進貨資料：
廠商代號 名稱 進貨日期 進貨金額 進貨稅額 結帳方式
2006/01/08 27,000 1,350 廠商結帳日 2006/01/16 14,175 675 廠商結帳日 1003 日昇公司
2006/01/28 30,000 1,500 廠商結帳日 005 進貨
1/28 001 進貨
1/2
002 進貨 1/6
003 進貨 1/15
004 進貨 1/25
1 月應付憑單 結帳日期：1/25 進貨單001~004 納入
納入區間：12/26~1/25
2 月應付憑單 結帳日期：2/25 進貨單005~006 納入
006 進貨 2/3
步驟一：執行應付憑單自動結帳作業。
說明：
1. 選擇結帳期間：依廠商結帳日
2. 選擇結帳年月：結1月份帳款，輸入2006/01。
3. 選擇進/退貨：選項有進貨、退貨、託外進貨、託外退貨、進/退貨、託外進/退 貨、全部。
4. 選擇來源單別：當前項「選擇進/退貨」項目選取「進貨」或「退貨」或「託外 進貨」或「託外退貨」時方能輸入。
5. 選擇廠商代號：輸入欲結帳的廠商代號區間，例如：廠商代號1003~1003表示只 將一家廠商納入結帳範圍，若不設定（空白）表示要將全部的廠商納入結帳範 圍。所選取的廠商區間若有符合之進/退貨或/託外進/退貨，便將進/退貨或託外 進/退貨的資料，結到應付憑單裡。
6. 選擇廠別、幣別、發票聯數、課稅別 依照所選取的廠別、幣別、發票聯數、
課稅別，搜尋符合這些廠別、幣別、發票聯數、課稅別的進/退貨單或託外進/
退貨單生應付憑單。(不符合的則不產生)
7. 選擇產生方式：選項有整張或逐筆 (註一：P35)
8. 輸入應付憑單單別：可開窗選取單別，系統會將結帳資料產生至此單別之應付 憑單。
9. 輸入應付憑單日期：若結帳期間為依廠商結帳日，則此日期不可自行輸入，產 生應付憑單的日期為供應廠商資料所設定的結帳日(如下圖)。
10. 一張進(退)貨單產生一張應付憑單：若勾選，則進/退貨單或託外進/退貨單，
將各自產生獨立的一張應付憑單；若不勾選，則可將多張進/退貨單或託外進 /退貨單，結成一張應付憑單（在應付憑單補入發票資料）。
11. 逐張憑單日期同進/退貨單日期：前項「一張進退」貨單產生一張應付憑單」
有勾選，此選項才可勾選；指產生應付憑單的單據日期同進/退貨單日期。
12. 同廠商不同廠別是否分開結帳：當選項「一張進退)貨單產生一張應付憑單」
未勾選時方能勾選；例：若E公司分設多廠，而同一家廠商若有進貨至不同廠 別，則可選擇分廠結帳，產生各別應付憑單；若不勾選表示各廠進貨金額，
彙總收到一張總交易金額的發票。
步驟二：產生應付憑單。
1. *透過自動結帳-依廠商結帳日方式產生的應付憑單，單據日期為廠商結帳日。
2. 單身來源顯示為「1：進貨」表進貨所產生的應付憑單；單身來源顯示為「2：
退貨」表退貨單所產生的應付憑單；單身來源顯示為「3：託外進貨」表託外 進貨所產生的應付憑單；單身來源顯示為「4：託外退貨」表託外退貨單所產 生的應付憑單。
3. 憑證單別/單號/序號：顯示原始進/退貨或/託外進/退貨的單據號碼等資料，因日 昇公司結帳日為 25 日，且原始進/退貨單沒有發票資料，故將日昇公司 2005/12/26~2006/01/25 所有進/退貨資料，產生至同一張應付憑單，故 1/28 進貨 資料沒有納入結帳。
4. 單尾「已付金額」由付款單沖帳後回寫。
5. 當應付款項全數付訖，則結案碼呈現為「Y」(「Y」表示已結案，不再有應付 帳款；「N」表示未結案，仍有未付訖之應付款項。)
1.
2 3.
5.
4.
【練習題】
成功科技於2006年2月向日昇公司進貨明細如下：
廠商代號 名稱 進貨日期 進貨金額 進貨稅額 結帳方式
2006/02/08 27,000 1,350 廠商結帳日 2006/02/16 14,175 675 廠商結帳日 1003 日昇公司
2006/02/28 30,000 1,500 廠商結帳日
請於應付系統利用「應付憑單自動結帳作業」，將日昇公司2 月份的進貨資料結 帳產生應付帳款；日昇公司的結帳方式為廠商結帳日，設定的結帳日為25 日，
使用的應付憑單單別為：A712，日昇公司發票開立的方式是分別開立每一筆進 貨的發票，而發票(結帳)日期同進貨日期，2/08 的發票號碼為 KP00000015、2/16 的發票號碼為KP00000043、2/28 的發票號碼為 KP00000072。
【提示】若無進貨資料，請於採購系統\進貨單建立作業輸入上述日昇公司進貨 資料，之後練習結帳作業；若未學習過配銷課程，輸入進貨資料有困難者，可暫 時運用進貨單工具列「複製進貨單」功能，複製->修改進貨資料。
輸入進貨單時，請留意正常程序為進貨 進貨驗收(確認) (直接結帳產生)應付 憑單，故進貨之後須進行驗收作業，若上機練習時暫時不練習進貨驗收，可將您 上機練習的品項設定為[免檢]；在庫存系統＼品號資料建立作業＼採購生管頁籤 之「檢驗方式」設定。
*註一：設定「產生方式=整張 或 逐筆」，主要目的在於產生至「應付憑單單身」
之「來源單據」，呈現方式的不同，茲說明如下，假設某一張進貨單，共進 貨兩項品號，資料如下所示：
進貨日期 進貨品項 未稅金額 金額(整張) 稅額 總金額(整張) 塑膠前蓋 2,000
1/20
塑膠後蓋 2,400 4,400 220 4,620
(1) 若選擇「產生方式=整張」：
產生之應付憑單，系統會將進貨的兩項品號金額，結成彙總的一筆資料，如下圖：
(2) 若選擇「產生方式=逐筆」：
會將該張進貨單之兩項品號的資料，結成彙總的一筆資料，同 時只顯示「原始單別單號」，不顯示「憑證序號」。
產生之應付憑單，單身將一張進貨資料各品項分別列示，呈現如下圖：
會將該張進貨單之兩項品號金額，分別列示，會顯示「原始單據之單別、單號及 序號」。（優點：可與原始單據之每一筆資料各別核對。）
(四)、應付憑單憑證列印
二、流程解析：付款流程
(一)、付款單建立作業
*目的：針對已立帳的應付帳款，在支付廠商貨款時，可輸入付款單，做為應付 憑單的沖帳單據。
【說明】
1. *公司支付廠商貨款，記錄於「付款單建立作業」；付款單中記錄支付廠商哪幾 筆帳款、支付的方式，例如：支票、現金、銀行存款…等事項。
2. 以下茲以「公司支付廠商支票/銀行匯款，用以給付貨款」之交易事項為例，說 明付款單操作的方式。
【釋例一】2/10支付三星公司帳款，開立一張支票，面額 NT$22,050，到期日為 2006/03/31，此張支票欲沖銷12/31的前期帳款及1/15立帳的應付帳款。
【釋例二】2/10支付大進公司帳款，匯款金額為 NT$21,000，此筆匯款欲沖銷12/31 的前期應付帳款。
【釋例一】2/10支付三星公司帳款，開立一張支票，面額 NT$22,050，到期日為 2006/03/31，此張支票欲沖銷12/31的前期帳款及1/15立帳的應付帳款。
1. 新增付款單，輸入付款單別、付款的日期、支付哪一家廠商的款項。
2. *如果支付的款項是不同廠別的應付款，或付款、沖帳是多種幣別的，廠別與 幣別就須清為空白；如果此二欄位不為空白，單身的內容必須與所輸入的廠 別、幣別一致。
2.
1.
3. *應付帳款立帳時在貸方，沖帳時則在借方；故付款時選擇欲沖銷之應付帳款，
在「借方」、類別選擇「4：沖帳」，表示要沖銷廠商的應付帳款。
4. 來源單別單號：若類別為「沖帳」，其來源單別單號必須輸入，輸入此次付款 是沖銷哪幾筆帳款，此處可用開窗選取的方式輸入。
5. 選擇 12/31 及 1/15 的應付憑單為沖帳資料。
6. 會計科目：會計科目會從「廠商資料建立作業」或「單據性質設定作業」所設 定的會計科目自動帶出，可以進行修改。
3. 4.
若類別為「沖帳」，可在「來源單別」欄位開窗 選擇要沖銷哪一筆應付帳款。
5.
6.
7. *立帳金額、立帳餘額：類別為「沖帳」項目後的「立帳金額」、「立帳餘額」
系統會自動帶出，不需輸入也不可修改；「立帳金額」是指此處所選取欲沖銷 之帳款原立帳之金額；「立帳餘額」是指此處所選取欲沖銷之帳款目前尚有多 少餘額未沖銷。
接下來按↓鍵輸入下一筆，選擇此次付款的付款方式。
8. *選擇借貸方、類別：支付款項時在貸方，若支付的是支票，則貸方類別選擇
「2：應付票據」；若支付的是現金或匯款則類別選擇「1：一般」。
8.
7.
9. 會計科目、部門別：會計科目會從「會計科目設定作業」自動帶出，可以修改；
如果該會計科目有設定要輸入部門，則須輸入部門資料。
10. 幣別、匯率：輸入此張支票的幣別與匯率資料。
11. 立帳金額、立帳餘額：類別為「票據」或「一般」項目後的「立帳金額、立 帳餘額」無作用。
12. 原幣金額、本幣金額：輸入支付款項的原幣金額，系統會以原幣金額乘上匯 率為本幣金額。
9. 10.
11. 12.
13. 到期日：輸入此張支票的到期日。
14. 銀行代號：輸入此張支票的開票銀行，開窗資料為「票據資金管理系統」所 建立的銀行帳號資料。(如下圖)
14.
13.
※輸入應付票據的相關資料後按「V」存檔。
15. *參考單號：將「支票號碼」輸入於「參考單號」欄位處，輸入的「支票號碼」
需存在「票據資金管理系統」之銀行支票本建立作業(如下圖)；輸入參考單號 後，可於「參考單號」欄位按功能鍵 F2 ，可串至票據系統的「應付票據 建立作業」，使用者不必重覆輸入資料。
15.
在「參考單號」欄位輸入支票號碼 後，可按 F2 串至「票據系統」
輸入「應付票據」資料。
16. 輸入完畢存檔即可，存檔時系統會檢查借、貸方之本幣金額是否平衡，若借 貸不平，系統會秀訊息「借貸不平衡，是否自動產生差額明細」，若按 OK，
則系統以「會計科目設定作業」設定的借貸方差額會計科目，自動產生差額 科目。
17. *產生差額的原因，若外幣結帳與付款時的匯率不同會造成匯差，若產生「匯 兌收益」則系統自動在「貸方」產生類別為「差額」的「匯兌收益」資料；
若為「匯兌損失」則在「借方」產生類別為「差額」的「匯兌損失」資料。
【練習題】
成功科技於2006/03/10開立一張華南銀行的支票，支付大進公司(1002)帳款，支票 號碼為CJ1235009，面額 NT$4,515，到期日為2006/04/30，此張支票欲沖銷 2006/02/28立帳的應付帳款。
[註]支票本號碼您可在票據資金系統\基本資料管理\銀行支票本建立作業建立。
【釋例二】 2/10 支付大進公司帳款，匯款金額為 NT$21,000，此筆匯款欲沖銷 12/31 的前期應付帳款。
1. 應付帳款立帳時在貸方，沖帳時在借方；故付款時選擇欲沖銷之應付帳款，則 在「借方」、類別選擇「4：沖帳」，表示要沖銷廠商的應付帳款。
2. 來源單別單號：若類別為「沖帳」，其來源單別單號必須輸入，輸入此次付款 是沖銷哪幾筆帳款，此處可用開窗選取的方式輸入。選擇 12/31 的應付憑單為 沖帳資料。
3. *選擇借貸方、類別：支付款項時在貸方，若公司支付的是現金或銀行匯款則 貸方類別選擇「1：一般」。
3.
1. 2.
4. 原幣金額、本幣金額：輸入支付款項的原幣金額，系統會以原幣金額乘上匯率 為本幣金額。
5. 到期日：輸入支付銀行匯款的日期。
6. *參考單號：若支付的款項為「銀行匯款」，可於「參考單號」欄位先輸入「提 款單別」後，按功能鍵 F2 ，可串「 票據系統」之「銀行存款存提作業」
輸入銀行提款資料，銀行提款單輸入完畢，存檔後，系統會將提款單號回填「參 考單號」欄位。
4. 5. 6.
在「參考單號」欄位輸入銀行提款 單別後，可按 F2 串至「票據系 統」輸入「銀行提款」資料。
7.
【練習題】
成功科技於2006/03/10至美商花旗銀行匯款，支付日昇公司(1003)帳款，匯款金額 為NT$43,200，此筆匯款欲沖銷2/8及2/16立帳的應付帳款。
(二)、付款單憑證列印
三、流程解析：應付帳款月底結轉作業 目的：將本月月底應付帳款結轉至次月期初。
【說明】
1.當月應付帳款及付款資料輸入完畢及核對無誤後，執行此作業。
2.*執行後應付現行年月會自動加一。
1. 3.*應付現行年月以前的應付憑單&付款單無法確認及取消確認；此例應付現行 年月為 2006/02，表無法修改 2006/02 以前的應付憑單&付款單(可以修改 2006/02 及以後之應付憑單及付款單)。
4.*執行後會產生應付帳款月檔（廠商每月統計維護），記錄當月各廠商的期初應 付帳款、當月新增應付帳款及當月已付廠商帳款的資料，以利後續列印報表用。
「應付管理系統 \日常異動處理 \ 廠商每月統計維護」
肆、報表介紹
一、應付憑單明細表
目的：可列印輸入之「應付憑單」資料，以核對資料正確性。
【執行產生報表畫面】
【報表產出結果】
二、付款單明細表
目的：可列印輸入之「付款單」資料，以核對資料正確性。
【執行產生報表畫面】
【報表產出結果】
*註：可拿來與銀行存款異動資料核對。
三、應付帳款明細表
*目的：可列印此報表來核對供應廠商的對帳單是否正確。
【執行產生報表畫面】
【報表產出結果】
四、模擬付款明細表
*目的：可於付款前，先列印此報表來模擬付款結果。
【執行產生報表畫面】
*註：欲得知本公司至某一時間點應準備多少資金支付給廠商可參考此報表。
【報表產出結果】
