在建構績效衡量指標體系最後一個階段的挑戰則是,如何將這些指標結合在一 起?其中包括指標的重複衡量和指標的「權值」(weighting)問題。在重複衡量方 面,如同前文所述,絕大部分的組織不太可能祗用單一指標來評斷組織的整體績 效,利用多元指標衡量的優點則是可以避免單一指標衡量時顧此失彼,難以權衡組 織整體績效,有效減少衡量偏誤。與此一問題相對應的解決策略之一是,當我們同 時將這些指標放在衡量清單上時,應該優先檢視指標間的內部關聯和取捨(trade-off)關係,亦找出哪些指標間存在高度相關,無論是高度的正相關或是負相關,
反映出完全相同或相反的變化模式,例如營業額與獲利力、品質與成本等,均顯示 出這些指標間傳遞相同的績效資訊(Meyer, 2002: 3),再來決定是否要同時放入 衡量清單或是該挑選哪一個指標,當然,無論最後如何取捨,都是令人頭痛的決 定。
在指標的權值方面,主要用以判定各項指標的相對重要性,蓋組織的各項方案 或活動雖然與使命或目標的達成有所關聯,然影響度或貢獻度未必等同,以平衡計
5 Morley 等人認為,組織的內外在變數對組織績效的影響程度可利用統計方法加以檢驗,
例如利用迴歸分析檢查家庭所得與檢調機關降低犯罪率之間的關係,利用「判定係數」
(coefficient of determination)瞭解家庭所得可以解釋犯罪率變異的比例,當此一比例愈 高時,表示家庭所得可能是造成犯罪率有所差異的因素(Morley et al., 2001: 71)。
分卡為例,雖然 Kaplan 和 Norton 兩位作者明確地指出績效衡量的四大構面,並清
(subjective weight)的分配,由績效評估者自行判定,或是利用座談方式邀集內部 主管或專家學者等方式共同判定,舉例言之,Sluyter 根據某一家醫院的服務特 性,列舉重要的績效項目,每一個項目依其重要性給予不同的比重,並將表現水準 分為五個等級:A=4 分,B=3 分,C=2 分,D=1 分,F=0 分。再就醫院在這 些項目的表現予以評分,其績效水準如表二所示(劉曉春 譯,1999:49)。二是 客觀權值(objective weight)的分配,績效評估者可根據過去蒐集到相關績效指標 的資訊,利用迴歸分析、因素分析、結構方程模式(SEM)等統計方法,決定各個
總而言之,績效的管理者或評估者若能妥善處理上述威脅效度的問題,即可大 幅地降低衡量誤差。接著,便可以實際進行績效指標相關資料的蒐集工作,再利用 資訊科技與統計方法做妥適的整理和分析。至於蒐集資料的工具則包括以下幾種
(洪永泰等人,1991;Hatry, 2006):
(一)工作紀錄/行政日誌:組織可能會利用人工或機器記錄日常活動的情形,包 括人力投入、資源配置、服務人次、交易金額、顧客資料、投訴件數等,甚 至提出完整的書面報告或統計資料。這些資訊的蒐集,都可以轉化成指標的 資訊,作為績效衡量之用。基本上,透過此種方法所蒐集到的資訊絕大多數 是屬於客觀指標的範疇,初期的格式規劃較為困難,但後續的資料蒐集工作 就簡單許多。
(二)問卷調查:此係主觀指標資訊的蒐集,調查對象包括顧客、員工、主管或供 應者。調查內容主要是以個人的認知和感受為基礎,如行為動機、滿意度、
效能感、服務態度等。此一方法所隱含的溝通邏輯是:重要的不是組織傳達 了什麼訊息,而是對方接收到什麼訊息。換言之,政府提供再多的服務,若 人民無法接收到服務或感到滿意,那麼,就不能算是有績效;同樣地,企業 生產再好的產品,若消費者沒有購買意願,企業毫無利潤可得。一如其他性 質的問卷調查所遭遇到的問題,題目的設計與樣本的抽取方法均會影響資料 的可信度。
(三)觀察員評比:由接受過訓練或具有相關專業背景的人員提供有關組織績效的 指標資訊,係透過第三者的眼睛、耳朵等感官功能,對組織各種方案和活動 予以評等,在當觀察員有二位以上時,衡量結果即可能具有相對客觀性。通 常此一方法仍需被衡量組織的配合,包括相關紀錄和文件的提供、相關人員 的徵詢、開放實地訪查等。組織的配合程度愈高,績效指標資訊的蒐集就會 愈完整。此一方法亦經常應用在街道整潔、道路狀況、公共設施條件、及食 物品質的衡量上。
(四)特殊儀器測量:有些指標資訊無法以人為的方式來蒐集,必須藉助儀器的判 讀,例如空氣污染程度、水質污染程度、噪音大小等。此一方法的精確度最 高,且最不受個人主觀因素的影響,不過,其蒐集的成本亦可能隨著儀器的 精密程度而增加。
當然,這些資料蒐集方法並不是互斥的,各有其優缺點,6 評估者在選擇蒐集
6 有關這些蒐集方法的優缺點討論,可以參考 Hatry(2006)在其書中第七章的討論。
方法時可考慮成本、可行性、精確度和信度、可理解性及公信力等作為選擇標準
(Hatry, 2006: 113)。當然,組織也可以同時採取二種以上的方法來蒐集指標的資 訊,以減少依賴單一方法產生偏頗的風險。