根據我們的背景動機，以及參考過相關的系統以後。我們理想中的系統，應該滿足 下列的功能需求。
3.1 伺服器端系統之功能需求
1. 基於網頁的存取方式
我們希望能以 Web 介面呈現系統。假設使用者現在並不在自己的電腦上存取聯絡 人資訊，也許使用者使用的電腦並沒有安裝我們的客戶端程式。以網頁存取，即使使用 者沒有安裝我們的客戶端程式，至少也可以透過瀏覽器來存取自己的聯絡人資料庫。
2. 存取權限管理
聯絡人資料具有一定的私密性，在伺服器端必須提供存取權限管裡的機制。讓使用 者只能存取自己的聯絡人資料，而不能看到其他聯絡人的資料。所以伺服器端必須提供 使用者之身份認證機制：使用者必須以帳號密碼登入系統後，才可存取到聯絡人資料，
無論是網頁介面或是客戶端程式。
3. 聯絡人管理
我們希望提供群組式的聯絡人管理功能，包括新增、刪除、修改聯絡人資料。以及 把多個聯絡人劃分為群組。系統必須把這些資訊儲存在伺服器端，並在使用者透過或客 戶端登入系統後可以加以存取。使用者可以透過網頁介面管理自己的聯絡人，或客戶端 程式根據這些資訊來同步客戶端的聯絡人資料庫。
4. 聯絡人上線狀態資訊
聯絡人的上線狀態也是本系統的主要功能之一。伺服器端必須記錄聯絡人的上線狀 態，並提供一個機制讓客戶端程式能提供最新的聯絡人上線資訊給伺服器，而使用者可 以透過網頁介面獲取伺服器端所儲存的聯絡人上線狀態。
5. 即時通訊
系統提供與即時通訊的整合。當使用者在網頁介面看到聯絡人的上線資訊後，可以 選定聯絡人以及通訊的方式。當使用者選定要通訊的對象以及方式，系統會呼叫客戶端 對應的程式來幫使用者建立與該對象的通訊管道。
3.2 客戶端系統之功能需求
1. 客戶端聯絡人資料管理
客戶端程式必須有能力存取客戶端通訊錄軟體的聯絡人資料庫。包括聯絡人資料的 獲取、新增、刪除、修改等。如果通訊錄軟體支援群組式的管理機制，客戶端也具備提 供群組的存取管理功能。
2. 聯絡人上線狀態存取
客戶端程式必須有能力與客戶端的即時通訊軟體溝通。並獲取聯絡人的即時通訊上 線狀態。客戶端可以透過伺服器端提供的機制，將這些聯絡人上線狀態傳遞至伺服端。
3. 聯絡人資料之同步
客戶端程式必須能夠同步客戶端與伺服器端的聯絡人資料。根據聯絡人的修改狀 況，判斷出該選用本地端或伺服器端的資料，讓兩端的聯絡人資料庫都保持在最新的狀 態。客戶端程式可根據本小節第 1 點所描述的功能來管理本地端之聯絡人資料，並利用 伺服器端提供之機制來管理客戶端之聯絡人資料。
4. 提供友善的使用者介面
本系統的本意在讓使用者可以方便的獲知聯絡人的狀態，並與聯絡人通訊，同時能 夠管理聯絡人。所以必須提供直覺的方式，讓使用者可以一目了然得知聯絡人的上線狀 態，並且方便地與該聯絡人通訊。
3.3
用者在聯絡人列表裡看到甲的 MSN Messenger 為上線狀態，便要求系統要與聯絡人甲使 用 MSN Messenger 通訊。系統接收到來自使用者的命令，會呼叫使用者端的 MSN Messenger，並開啟 MSN Messenger 之交談視窗，與甲建立連線，使用者就可以開始與 甲交談。使用者結束與甲的交談後，又想與乙交談。使用者根據乙的群組找到聯絡人乙，發 現聯絡人乙目前沒有任何即時通訊程式上線。在這樣的情況下，使用者就要求與聯絡人 乙用電話聯繫，此時系統就根據伺服器端儲存的乙的個人資料，調出電話號碼，並打開 使用者的 Skype 客戶端，以 SkypeOut 撥打對方之電話號碼。
結束會談後，使用者想起今天收到一張新名片，使用者在系統裡裡建立一個新聯絡 人，並把新的聯絡人丙資料輸入進去。第二天，使用者到達辦公室，辦公室電腦也裝載 了我們的客戶端程式，使用者打開公司電腦的通訊錄，發現昨天新加入的聯絡人丙資料 已經正確無誤地出現在辦公室的電腦裡。