至幻灯片 16，单击“插入”按钮。

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图 3­46  创建好的画册

图 3­47  “幻灯片搜索器”对话框

查看演示文稿， “画册.ppt” 里的相关幻灯片全部导入到了 “荷花文化欣赏 （高级功能） .ppt”

演示文稿中了。 

6．保存

演示文稿的保存方式有多种，可以直接保存为*.ppt 文件，也可保存为*.pps 文件，也可输 出为网页文件，也可输出为图片，还能打包保存。如果保存为 pps 格式的文件，双击打开该文 件则直接播放演示文稿。如果打包保存，则可实现演示文稿的无环境播放（当电脑上没有  PowerPoint 环境时仍可以播放，而且其中的链接文件、多媒体对象全可正常使用）。 

3.5    PDF 文件的生成与阅读

办公文档有多种类型，例如前面介绍过的*.doc、*.xls、*.ppt，它们都是 Microsoft 公司研 发的，为不同的应用需求而定义的文档类型。即使是对于同样的应用需求，不同的研发公司也 

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可能会定义不同的文档格式。例如，同样作为文字处理软件的  Word  和  WPS，应用它们分别

PDF（Portable Document Format）是便携文档格式的简称，是由 Adobe 公司开发的一种电 子文档格式，另外应用该格式的文件也以 PDF 作为文件扩展名。 

PDF 之所以能作为一种电子文档标准并流行起来，因为其有如下几个特点：

（1）PDF 具有卓越的跨平台特性。PDF 文档在 Windows、Linux、UNIX 或是 Mac OS 操 作系统平台下都是通用的，而不管所使用的计算机的软件有多大的差异。例如，用户在中文系 统上创建了一个 PDF 格式的中文文档， 该文档可以在一个完全没有中文环境的计算机上使用。

（2）PDF 具有强大的自包容性。它把文本、格式、字体、链接及图形图像、声音、动态 影像等所有的信息封装在一个特殊的整合文件中， 任何输出都不会出现文字缺失、 缺图等问题。

（3）PDF 有着与众不同的强大的安全保护措施。用户创建他们的 PDF 文件时，可以设置 对文档的读、写、修改权限。这一特点有力地抑制了网络上肆虐的盗版行为，极大地保护了原 创作者的利益。 

PDF 拥有技术上的诸多优点，又有大名鼎鼎、实力超群的 Adobe 公司的极力推广，越来 越多的电子图书、产品说明、公司文告、网络资料、电子邮件等都使用 PDF 文档作为资料传 播的标准载体，目前 PDF 格式文件已成为数字化信息事实上的一个工业标准。 

3.5.2    PDF 文件的生成与 PDF995 的使用

将各种类型的电子文件转化成 PDF 文件主要有以下三种方法。

（1）使用第三方软件将文档另存为 PDF 文件。采用该方法的前提是第三方软件支持该功 能，例如 WPS  2003、Open  Office 等。随着 PDF 的国际标准化，将会有更多的第三方软件提 供该功能。

（2）使用 Adobe 公司提供的 Adobe Acrobat 软件。使用该软件可以执行 PDF 文档编辑、

修改以及 PDF 文档的生成操作。

（3） 使用 PDF 虚拟打印机。 提供 PDF 虚拟打印机功能的软件有很多， 例如 PDF995、 PDF  Factory、Foxit PDF Creator 等。用户要先安装该类软件，安装完成后将会在系统中加入一部虚 拟打印机，使用该虚拟打印机可以将支持打印的任何类型文件转换成  PDF  文件。下面以  PDF995 为例介绍将一个 Excel 文件转换成 PDF 文件的过程（将素材文件夹“基础篇素材\第 3  章（Office）\PDF”目录中的“销售业绩表.xls”转换成 PDF 格式的文件）。

①安装 PDF995。安装 PDF995 后，在系统中将新加入一台虚拟打印机。

用户进入到“控制面板” ，选择“打印机和其他硬件”→“查看安装的打印机和传真”命 令，在“打印机和传真”列表中可以看到“PDF995”虚拟打印机。

②打开要转换的文件。用相应的应用程序打开需要转换成  PDF  格式的文件，此例中用  Microsoft Excel 打开“销售业绩表.xls” 。

③打印。选择“文件”→“打印”菜单命令，将弹出打“印对”对话框，如图 3­48 所示。

图 3­48  选择虚拟打印机

在图中标识 1 处单击右侧 按钮，从下拉列表中选择“PDF995” ，单击“确定”按钮。将 弹出如图 3­49 所示的对话框， 在该对话框中设置生成的 PDF 文件的名称、 保存位置， 单击 “保 存”按钮。

图 3­49  保存生成的 PDF 文件

注意：如果用户需要对转换进行相关的设置，例如只转换其中某些页面、设置缩放等，

可以采用跟正常打印一样的设置方法。

之后将弹出一个窗口，窗口中将显示转换的进度，当进度达到 100%，该窗口将自动关闭。

如果此时系统中已经安装了相应的 PDF 文件的打开工具，新生成的 PDF 文件将自动打开，如 图 3­50 所示，在本例中是使用 Adobe Reader 打开新生成的 PDF 文档。 

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图 3­50  使用 Adobe Reader 打开新生成的 PDF 文档 

3.5.3    PDF 文件的阅读与 Adobe Reader 的使用

阅读 PDF 文件通常使用福昕 PDF 阅读器（Foxit Reader）或者 Adobe Reader。这两款软件 都是免费软件，其中 Adobe Reader 是由 Adobe 公司提供的，主要用于查看、打印和管理 PDF  文件，在此以 Adobe Reader 9 为例简单介绍其工作环境和常用功能。 

1．Adobe Reader 主界面

使用 Adobe Reader 9 打开 PDF 文档后（前提是系统中必须先安装 Adobe Reader 9），界 面如图  3­50  所示。由图可知，整个窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、导览面板、正文区域 组成。

2．Adobe Reader 工具栏

在工具栏上放置了用户阅读文档常用的一些命令，默认情况下，工具栏区域上放置了五

跟 Microsoft 软件类似，如果用户需要更改工具栏上的显示，可以通过选择“视图”→“工 具栏”命令，在级联菜单中勾选或者取消勾选某项。 

3．Adobe Reader 导览面板

在界面的左边为导览面板区域，默认情况下有三个按钮，分别为页面导览、注释导览、

（1）页面导览 ：通过单击该按钮，可以显示文档每页的缩略图，从而可以快速查看 并定位文档。

（2）注释导览 ：单击该按钮可以查看和回复文档中的注释和标记。

（3）附件导览 ：单击该按钮可以查看文件附件。 

4．拷贝 PDF 文档中的内容

在阅读 PDF 文档时经常需要拷贝其中的内容至其他文档。实现该功能的前提条件是创建 该 PDF 文档时开放了复制权限。可以选择“文件”→“属性”→“安全性”命令查看文档的 授权情况。

如果只是拷贝 PDF 文档中的文字至其他文档，可以选择“工具”→“选择和缩放”命令，

在如图  3­51  所示的级联菜单中勾选 ，再在文档上拖动鼠标选择相应区域，右击 鼠标，从弹出菜单中选择“复制” ，之后即可将所选区域的文字粘贴至其他文档。

图 3­51  弹出菜单

如果需要拷贝 PDF 文档中的某区域作为图像至其他文档。可以选择“工具”→“选择和 缩放”命令，勾选 ，再在文档上拖动鼠标选择相应区域，松开鼠标将弹出一个对 话框，提示“选定的区域已被复制” ，单击“确定”按钮，即可将所选区域作为图像粘贴至其 他文档。