何謂電子資料交換(EDl)

傳統商業文件大多需經繕打，列印一式數聯，再將各聯分送相關部 門，登錄或輸入對方回應的資料，然後經比對、查核、計算等後續的處理 作業，如此往往耗費大量的時間。此外，傳統作業方式常有資料輸入錯誤 或是重複輸入、花費大量的人力於比對、檢核資料的正確性上，而文件的 傳遞為更粍時。企業在面對新型態的競爭環境（時間因素比成本更為重要）

下，如何更有效率的處理企業組織間的商業文件，便成為企業營運績效的 成功關鍵。

無共通的標準格式，易造成作業紊亂效率不彰，使用 EDI (Electronic Data Interchange 即電子資料交換技術，簡稱 EDI)共同標準，可簡化作 業提升效率。

一、電子資料交換的定義

EDI 標準起源於 1960 年，為了要滿足迅速回應顧客之需要，以及採 購流程之合理化，而導致了文書工作急速增加、交貨日期之確認工作頻 繁、交易次數頻繁、文件錯誤增加等問題。因此電腦化作業之推動，以及 與往來對象電腦連線作業遂成為必然之趨勢，但為了配合顧客使用資訊系 統之不同，反而造成資料格式轉換成本的迅速增加，此時 EDI 標準因運而 生。1980 年美國完成了 ANSI X12 之國家標準，到了 1990 年，國際 ISO 標準組織更將 UNEDIFACT 納入 ISO9735，正式成為國際標準，並予以定義 為：一台電腦的應用系統，運用協定的標準與資料格式，經過電子化傳遞

方式，將資料傳送到另一台電腦的應用系統，讓電腦能夠自動「了解」、「處 理」和「回應」。

所謂電子資料交換（Electronic Data Interchange，EDI），就是將 企業間往來的交易訊息格式統一，再以數位化的標準電子訊息，透過電信 網路來完成商業交易資訊的傳送。

在傳統的訂單處理上，可能需要由人工、郵政、傳真、電話等方式來 作業，而且於訂單的傳送過程中，需耗費許多時間，訂單接收後，也仍需 要龐大的人力來作資料的輸入與整理，因此又耗費了大量的人工成本。為 了加速訂單傳送的時效性與正確性，於是使用了一種新的訂單傳送方式—

電子訂貨系統（Electronic Ordering System，EOS）可是若企業間的訂 單格式與資料格式不一致，縱使 EOS 能加速訂單的傳送，也是無法順利的 實行 EOS 系統。所以運用 EDI 來標準商業資料格式，不需再作格式上的轉 換，使得商業資料交換能順暢無阻。

二、EDI 特徵

EDI 可說是商業間連通共同語言。由於 EDI 訊息建構法與訊息含意都 具有共通的標準，買賣雙方所往來的資料便能為彼此的電腦系統所識別與 處理，因此也可使資料的傳輸與交易的效率可以大幅提昇，競爭優勢也可 因此而建立。一般說來，EDI 普遍具有下列特徵：

使用標準的電子資料格式：EDI 是一個共通的國際標準，讓不同的電 腦系統均能夠透過此一標準，在個別企業專屬的資料格式間轉換，而達到 彼此間交換資料的目的。各國在實際運用 EDI 的國際標準（UN/EDIFACT）

前，仍需依據各自實際的需要，訂定符合國際標準的產業標準。目前國內

第二章 電子資料交換標準相關文獻

已定有 EDI 產業標準的有日用品業、通關業、及資訊電子業等。

透過通訊網路：目前 EDI 的傳輸媒介主要是利用加值型網路（VAN）。

EDI 透過加值網路能延伸其企業的地理範圍、避免採用直接連線的鉅額成 本。目前加值網路廠商各自擁有專屬的傳輸網路，未來可能會有越來越多 的網路加值活動會逐步移轉到日益普及的網際網路（Internet）上，對於 廠商而言，網路上數以萬計的顧客，是一個蘊涵無窮商機的市場。

企業的商業文件往來：EDI 是一個開放式的跨組織資訊系統（Inter Organization System，簡稱 IOS）的應用基礎。企業組織間透過這種 EDI 所建立的商業網路，不但可逐步強化與交易夥伴間的關係，更可經由正式 或非正式的對外接觸學習的機會以獲得所需的關鍵技術與資訊，然後再結 合企業原有的科技、管理等各項資源，以找出應用 EDI 來產生競爭優勢的 策略機會。

與企業內部的資訊整合：企業內部資訊的整合，不僅具有策略性的價 值，而且也是企業創造競爭優勢的關鍵。所謂的資訊整合不僅僅只是將企 業內生產部門與一般行政管理部門的資訊系統整合，更需將企業與客戶以 及供應商，緊密的連結在一起，以形成一個互助合作的協力網路。

直接處理：企業間的資訊系統透過標準的資料格式直接傳送文件並且 處理，無需人為的介入加快處理的速度，不須紙張、減少資料的重複輸入 的次數，避免人工作業的錯誤。所以 EDI 非常適合處理器夜間大量且複雜 的商業文件資料。

藉著 EDI 的使用，企業得以整合內部資訊系統，將各種標準的商業行 為變得自動化，使用者可以充份掌握資訊進而管理資訊，使得零庫存、

JIT、EOS、MRP 等管理目標實現。

三、EDI 之標準應用模式

因為使用 EDI 標準格式而使資料文件格式統一，所以在透過通訊 網路傳送時，可以縮短時間，且會被對方的資訊系統直接讀取利用，業者 可以迅速地完成交易。

四、EDI 的效益

EDI 是將頻繁的商業活動所帶來的龐大商業資訊，透過電腦與電 腦間的資訊傳輸，而達到快速且正確的境界。

EDI 的交易傳輸模式，即是買方將訂單輸入電腦，再以 EOS 系統或 EDI 的方式發送出買方的訂單，期間會透過加值網路中心（Value Added Network，VAN）來傳遞訂單資訊給賣方的電腦，賣方的電腦同樣也以 EOS 系統或 EDI 的方式接收，並且直接銜接自動列印系統，而將訂單資訊轉 換、列印成出貨單。

1.短期利益：

(1)減少人工成本

減少人工重覆輸入工作，並可有效降低錯誤率。同時所節省下的人力 資源可轉而從事更高附加價值的工作。

(2)縮短交易時間

由於 EDI 是透過標準格式經由電腦網路傳遞相關資料，故可減少重覆 輸入、驗證訊息及訊息傳遞的時間。

(3)密切掌握顧客需求

第二章 電子資料交換標準相關文獻

運用 EDI 傳遞資訊快且正確，容易掌握顧客的需求，以便提供更佳的 顧客服務。

(4)減少紙張費用

藉由 EDI 系統來傳遞交易資料，直接於自身的電腦下單，對方亦於其 自身的電腦接單，大幅節省了相關作業紙張及郵資的費用。

(5)降低風險

EDI 訊息發出後，系統在確認對方收到後，立即回報發出者訊息已確 實送達；並可將單據放在企業內的電子郵件信箱裡，企業負責人或其他持 有密碼者可檢視確認內容。如此，不但可保密且可降低風險。

2.長期利益：

(1)節省公司成本

藉由使用 EDI 系統，可以降低文件處理費用、人工成本及庫存成本，

減少操作成本、增加效率，使企業提昇競爭力與獲利力。

(2)提高個人生產力

利用 EDI 快速獲取資訊，以便掌握時間流程，達到即時生產；如此，

附加價值低的人工作業必然減少，進而提高個人的生產力。

(3)增加顧客服務

經由正確迅速的資訊傳遞，透過與 POS 系統的結合，可以及時掌握市 場動態，調整對顧客的服務，並提升顧客的滿意度。

(4)維持企業生存

當交易對象都採用 EDI 之後，為了要與其進行交易，若不採用相同的 EDI 系統很可能做不成生意。為了維持生意，導入 EDI 是必要的條件。

(5)強化通路

藉由 EDI 系統的快速資訊傳遞，可降低對中間商的依賴、減少中間商

第二章 電子資料交換標準相關文獻