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意見
【附錄四】焦點團體訪談之訪談題目及意見
※備註：本研究採用焦點團體訪談法，同時採用面授方式詢問各個代 表的意見。
各受訪者的詳細意見如列：
1. 目前本校行政會議的組織與運作是否缺乏行政效率，請問你是否 贊成本校行政會議的成員縮編？
受訪者 A: 缺乏行政效率，不贊成縮編。但我覺得是有辦法解決的。
受訪者 B:
有沒有缺乏行政效率我是不曉得，不能只憑印象可能需要依藉登記的 方式，比如說來開行政會議的人數，是否對議題前所未知，如果都不 知道議題，就來參加行政會議，就是沒有效率。比如說，找一些開過 行政會議的人，為大家解釋。行政會議提出的問題是否對各個學院有 所幫助，如果有的話，是比較好。
一般都認為缺乏行政效率與人數有關，我也不贊成縮編。因為縮不縮 編，以及那些與我開會的人數，對我沒有什麼妨礙，那是我的問題，
我和其他人有所得，那就不見得要縮編。一般都認為缺乏行政效率與
人數有關，我也不贊成縮編。…縮編要有配套措施，不能將重點擺在 限制人數，現在正好各院在整合，請院長來就可以了。因為開會的目 的就是讓大家知道開會的目的，假如縮編的話，院長回去還要再開 會，因為他一定要把他傳達下去，很多會就是在下一個會議又在講一 次，反覆議題，就是沒有效率，如果能確保不要這樣，在一級主管那 開會，縮編的結果必然要在院的地方，到院內才要去開，基本上我覺 得缺乏效率，不是人數的問題是議題的問題，有些議題根本就不需要 進入會議的，就不需再提問。要歸納出個辦法出來而落實。篩選議題、
主席的控制，不用讓無關的議題佔大家的時間，人多人少不是效率的 癥結。不用開擴大行政會議，毫無緊要，效率和人數、開會次數擺在 一起是表面的，分析議題才是重點。
受訪者 C:
同上述意見，行政會議所討論的議題與系所的關係太強，如果系所主 管有參加對系所的發展是正向的，可以直接下達到系裡，系主任直接 面對老師，更有效率，否則就像受訪者 B 所說，如果系主任不參加的 話，必須靠院長來傳遞，系所不清楚又要跑去找行政單位或是問行政 人員，這樣更沒效率。
政大的行政會議人數是最多的，其他學校各系所和各一級主管都要參
加，例如：台大系所多，各系所主管參加的是多數，系所主管不參加 的是少數。我覺得是政大的系所多所以看起來人數多，系所主管應該 參加行政會議，因為行政會議的議題與她們息息相關。
受訪者 D:
接近受訪者 B 所說的，有無行政效率應有檢測的標準，行政會議的性 質也很重要，就廣義的行政會議來說，要了解到目的重要性，分清會 議的類型，才能達到所謂的行政效率。行政效率的達到與否是否與人 數有關？其中不一定有必然的關係，縮編不一定行政效率就高，反之 亦然。
就我來說，參加行政會議可以了解行政方針，將閱讀文件寄到各系，
以便了解學校的行政方針，不需到場，但有些會議是非到不可，當然 有它的意義。如上述所說，要談論的議題是什麼，會議的議題必須和 會議的屬性相關，相互結合。
總結：設立程序委員會，篩選議題，反對成員縮編，鼓勵系主任參加，
了解行政內涵，院長無法百分之百傳達，讓老師了解政策的重要性，
院長不可能分別與各個老師談，因此我不贊成縮編。不要把所有的會 議都丟到行政會議去討論，應清楚說明行政會議的定義，
2. 如果系所主管不參加行政會議，系所主管如何與學校行政作有效 溝通，是否贊成有些學校，系所主管每學期只參加一次的擴大的行政 會議？
受訪者 A：
總務會議只有院長參加沒有各老師，學校的會議幾乎都是院長參加，
學校對於校務會議和行政會議都不明確。
受訪者 B：
如果各院私底下開會的話，會造成議題傳達有誤，因此一級主管必須 在第一級現場聽有權者，如校長，並得第一手資料。對於會議的性質 有不同的定義，會議的性質和功能是什麼，來決定參加的人，院長應 該去各系所詢問清楚。不是人多人少的問題，有一些議案就不應該進 來，會議太多，不是行政效率的問題。行政會議的性質應該要比較純 行政，而不是總務、學務，和教務都混在一起。
受訪者 C：
像是清華大學有行政會報會議、校務會報會議。行政會議要保留，一 次就好，二三個小時就結束，但行政會議的決策權不要變動。
受訪者 D：
總務、學務會議要到那裡，行政會議它的決策權不應該旁落，重大決 策還是要經過行政會議。
總結：像是請程序委員會送到總務、學務。而總務、學務、行政會議 是平行。原則上最大的應該是校務會議，授權行政會議，再授權給下 面的會議；但事實上並沒有這樣做。總之，大家反對現有的行政會議，
議題應更明確的區分哪些是行政會議要討論的，這樣會更有效率。然 跟系所有關的，不應剝奪系所主管的參與權。
3 對於目前教務、學務與總務會議的組織有何高見？
受訪者 A：
學務會議只有院長和學生，沒有學生社團活動代表。
受訪者 B：
學生代表應加入外籍生和僑外生的代表，他們之間與學校互動密切，
應讓他們有聲音發言。
受訪者 C：
還有也要有轉學生代表，可以處理學分承認的問題。
受訪者 D：
學生身分多元化，具不同屬性。這樣學生代表不就會過多？
總結：增加上述的代表，個別代表數縮減而總數不增加，還要有研究 生會議。各學生代表調整，各社團代表一人，總務會議次數要增加，
而有些事系所主管不見得能看出來，要加入老師的意見，以不同面向 看事情。結論就是行政會議要有效率、精簡，在二小時以內，不要開 那麼多次，尤其是暑假不要開會。主要是管控的問題，像是電子公文 的 title 要分顏色，分緊急或不重要的。
參考書目
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5. 道爾(Robert Dahl)着，李培元譯(2006)。民主及其批判。台北市：
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6. 薩托利(Giovanni Sartori)著，馮克利,閻克文譯(1998)。民主新 論。北京：東方出版社。