為了建立並提供教師正確完整的學生資料，以確實了解學生，達到活用學 生資料，積極輔導學生的目的，當學生進入國民中小學就讀時，會要求學生完 成综合表現資料表210的填寫。因此，學生於新生訓練時由導師指導學生填寫練習 用 A 卡影本，開學後再於綜合活動課正式謄寫於 A 卡，之後 A 卡影本交由導師 參閱，A 卡正本存放輔導處，由輔導處分班裝冊，統一管理。其內容包含下列數 項：
一、本人概況：包括身分證統一編號、出生（籍貫、出生地、日期）血型、住
208參考國民中小學中途輟學學生通報及復學輔導辦法第六條。
209參考國民中小學中途輟學學生通報及復學輔導辦法第十條。
址、入學；一般健康狀況、生理缺陷、曾患特殊疾病、與電話 號碼。
二、家庭狀況：包括直系血親、家長或監護人、同胞數及排行，本人住宿、父 母教育程度、父母職業、家長或監護人職業、父母關係、經濟 狀況、家庭氣氛、父母管教方式、居住環境等。
三、學習狀況：包括學習學科興趣、特殊專長、休閒興趣、參加校內社團及職 務、智育成績、畢業總成績等。
四、畢業後計畫：包括升學與否及將來職業志願。
五、生活適應：包括生活習慣、人際關係、學習動機、適應問題等。
六、測驗紀錄：包括智力測驗、成就測驗、人格測驗、性向測驗、職業興趣測 驗、學習態度測驗等。
七、其他：包括及任導師評語、優良表現及特殊事件、留級及轉休復停升學異 動紀錄等。
而 B 卡其內容包括學生生活適應情形、重要輔導紀錄等，由導師填寫「導 師評語」、「生活適應」、「重要輔導紀錄」，由註冊組協助導師填寫「成績考查紀 錄」和「轉、休、復、停學紀錄」，由生教組協助導師填寫「獎懲紀錄」，由資 料組協助導師填寫「心理測驗紀錄」，由導師負責保存，或由輔導處統一保管。
之後，每學期開學時，於綜合活動課，由任課教師指導學生填寫二、三年級應 補充填寫欄位211，而三年級加填畢業後計畫。
對於學生綜合表現資料表之保管和使用，教育部曾於民國七十三年編訂「學 生綜合資料運用手冊」，並責由各校根據手冊中之規範訂定各校之管理辦法。手 冊中提到，各級學校對於學生資料的紀錄與保管應遵守下列原則：一、要能繼 續保持。二、要符合事實。三、要記錄有用的事實。四、要合於經濟的原則。
五、要能顯示資料的意義。六、個人的資料應集中保管。七、注意保密。
211含家庭狀況、學習狀況、自我認識、我的心聲……等。
根據上述七項原則，學生資料在學生離校之後，應由學校或輔導機構保存 若干年，以備不時之需。所填資料應力求確實可靠，不是有用的事實，儘可省 去。如果記錄內容過分複雜，使人不能了解用意為何，且教師得花費很多時間 去記一些無意義、無用的資料時，其紀錄的正確性便成問題。
任何有價值的紀錄，必須持續保存數年，而且逐年整理，力求精簡，否則 冗長無用的資料堆積，反而減低資料的價值。而為要能顯示資料的意義，資料 必須一看就能了解其意義，如果必須費心思考或再作整理，勢必增加使用者的 負擔和困難，降低它的應用價值。
在大型學校中，校長、教師、輔導人員往往各有一套學生資料，或者學務 處、教務處、輔導處會各自建檔，既重覆，又不便於應用。最好能把輔導用的 資料擇其有意義且有長久價值者，安裝在一個簡單的紀錄卡中，由校長指定專 人集中保管。如需教師協助記載，則分送出去，再收集回來，集中保管。對於 學生資料的保密，各校應訂定原則，規定哪些人可以取閱哪些學生的資料，以 免資料在未被適當解釋的情況下被誤用。
而根據「學生綜合資料運用手冊」，學生綜合資料紀錄表的保管，應指定專 人負責，並以集中保管且又便於相關人員（如導師及輔導人員）取用為原則。
正本的保管期限，應至少保管五年，含有學籍表之表格（國中、小之 B 表），應 永久保存。此外，A、B 兩表除大學外，皆應以班級為單位，合裝成冊，以求完 整。
為確保學生資料之隱密性與學生之權益，並避免發生誤用、濫用情事，手 冊中規定只有相關人員可進行學生綜合資料之查閱。所謂有關人員，一般而言 係指導師、輔導人員、訓導人員、校長、科任教師等，至於學生本人及家長，
僅限查閱其本人或其子弟之資料，且需在導師和輔導人員指導下，以直接查閱 或間接轉告方式進行之。
一、轉學或轉系（科）者，一律以正本轉移，包括 A、B 兩表。原校（單位）應 留副本或影印本，並至少保存一年。
二、升學者一律暫以副本或影印本轉移。
三、就業者一律以副本或影印本轉移。
四、從他校轉來之副本或影印本資料，不再做轉移。副本或影印本之保存年限 為一年。換言之，國中轉移高中之資料，僅限於國中之資料，不包括國小 資料；高中轉出之資料，亦僅限於高中資料，而不包括國中之資料，依此 類推。
由於教育學生、輔導學生或運用人力，皆以瞭解學生為前提，要瞭解個人，
就需有適當的資料可運用212，因此，學生綜合表現資料之建立需時時檢討改進，
以求資料能獲得妥善保管，並作有效的應用。