在本章第一節已定義、描述資訊生命週期管理策略，為落實研究 的可行性茲舉一企業資訊儲存案例，以所定義的資訊生命週期管理策 略來檢核實務案例，看其對於資訊管理的周全性，若有改善空間則嘗 試提出改善解決方案。本案例將以檔案管理局為研究對象，在於該單 位肩負國家檔案保存管理，不管在資訊的未來可見的所需儲存容量、
對於資訊的完整保護、資訊的安全存取控管、資訊的歸檔保存年限比 一般企業還久的做法，尤其檔案管理局成立才六年屬新單位，在人才 素質高有 80%為研究所人才，可應用的資訊儲存保存的科技技術為過 去之最，沒有老舊組織、章法、制度的束縛，所以對於資訊儲存的流 程及管理策略皆能以最新的視野來制定，尤其對於國家機關檔案資訊 的需求長期儲存保存，及大量機關檔案的資訊儲存以利於民眾的傳播 使用服務，更使得從檔案管理局的案例研究中，更能讓本研究對於資 訊儲存管理的印證更完整，得以讓企業在資訊儲存管理上能獲得參考 借鏡之效益。
壹、檔管局個案簡介
根據檔案管理局網站所示，檔案管理局為我國檔案中央主管機 關，設有五組(企劃組、檔案徵集組、檔案典藏組、檔案資訊組、應 用服務組)三室(秘書室、人事室、會計室)及國家檔案管理委員會。
組織職掌下列事項：
一、檔案政策、法規及管理制度之規劃、擬訂事項。
二、各機關檔案管理、應用之指導、評鑑及協調推動事項。
三、檔案目錄之彙整及公布事項。
四、各機關檔案銷毀計畫及目錄之審核事項。
五、檔案之判定、分類、保存期限及其他爭議案件之審議事項。
六、國家檔案徵集、移轉、整理、典藏與其他檔案管理作業及相關設 施之規劃、推動事項。
七、私人或團體所有文件或資訊之接受捐贈、受託保管或收購等規劃 協調事項。
八、國家檔案開放應用之規劃、推動事項。
九、全國檔案管理資訊系統之規劃建置及協調推動事項。
十、檔案管理及應用之研究、出版、技術發展、學術交流與國際合作 及檔案管理人員之培訓事項。
十一、其他有關檔案事項。
另設有國家檔案管理委員會，負責檔案之判定、分類、保存期限、
其他爭議事項之審議，並兼檔案管理與應用政策之諮詢工作。
檔管局的願景是在既有運作基礎上，妥善運用新科技，積極推動 各項檔案管理業務，落實檔案管理法令規章，導入新理念，培養檔案 管理人員專業知能與服務，以期健全檔案管理制度，提升政府知識管
理效能，強化檔案保存維護，確保國家檔案安全，提供完善的檔案應 用服務。
在一次安排參訪中，檔管局局長特別提到局裡同仁的平均年齡只 有 36 歲，約 120 人中，就有 10 個博士，80%為研究所，素質之精良 與年輕衝勁為政府機關之最，為子孫留下資產為他們共同的職志，資 訊安全更獲得 BS7799 認證，建立資訊安全人人有責，培養資訊倫理、
資訊素養，檔管局所歸檔的檔案是政府機關知識寶庫，集成累積知識 管理，將檔案應用、檔案典藏、檔案增集靠資訊化連結起來，檔案數 位化透過網路讓能讓檔案應用成為 7x24 小時服務大眾。
貳、個案資訊儲存的狀況
根據檔案相關法規內容，檔案管理局所處理的檔案為各機關依照 管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資訊及其附件，所處理的檔案 來源分為國家與機關兩類，國家檔案指的是具有永久保存價值，而移 歸檔案中央主管機關管理之檔案。機關檔案則是為全國約 8900 個機 關由各機關自行管理之檔案，各機關應將機關檔案目錄定期送交檔案 中央主管機關彙整公布。
檔案管理局的業務主要為國家資訊的儲存處理，為肩負政府機關 重要資訊的保存與傳播使用，尤其在資訊的長久保存上常要定期保存 長達 30、25、20、15、10、5、3、1 年，為政府保留資訊證據之信任 的守護者，也是政府文化資產的守護者也是累積者，面對政府機關越 來越多的資訊，資訊進入國家中央機關級的檔案管理局大部份屬長期 保存資訊、鮮少有需刪除的，故資訊的儲存特色是保存時間長久、累 積的資訊越來越多。
檔案管理局之國家檔案典藏數量計有紙質類檔案 216486 件、624 卷、534 箱，攝影類檔案 47 卷與錄影音帶類檔案 7222 卷。對於這些 歷史典藏皆有妥善的長久保存處理程序及良好保存環境，為了檔案資 訊的應用也編好目錄索引以供調閱查詢外，也將這些文史資訊數位化 儲存於儲存系統上，隨著政府電子化公文處理的推動應用，機關檔案 電子化逐漸取代紙質類檔案、攝影類檔案錄與影音帶類檔案，借助網 際網路的檔案應用服務達成不限時空服務廣大民眾，所以電子化檔案 儲存，檔案管理局也對檔案管理資訊化，訂定了包含如下的管理策略：
一、儲存對流程管理電腦化。
二、整合公文與檔案管理。
三、產出檔案電子目錄。
四、檔案內容數位化。
五、數位化檔案網路應用。
由於國家機關檔案常是要長時間的保存期限或永久保存，隨著資 訊科技軟硬體快速變化，將嚴重影響電子檔案的長期保存及應用，也 就是隨著資訊科技的軟硬體技術更新升級，原有資訊儲存的檔案格式 或儲存媒體，都可能面臨未來軟硬體淘汰不支援或不相容的情形，而 導致空有完整資訊儲存保存卻可能讀不出檔案內容的窘境，故必須將 資訊及時需轉置成現有科技的軟硬體格式，才能確保電子檔案的長期 保存，檔管局運用表 4-24 中常見數位內容檔案保存方法去長期保存 電子檔案。
表4-24 常見數位內容檔案保存方法
系統保存(System Preservation) 電腦博物館，電子檔案儲存於電腦 系統內，以整套系統保存之。
更新(Refreshing) 為防止儲存媒體過時或失效，將電 子檔案內容從原有儲存媒體複製 至新的儲存媒體。
轉置(Migration) 電子檔案管理系統之軟硬體過時 或失效，需進行軟硬體格式轉換，
以便日後可讀取之作業程序。
封裝(Encapsulation) 將電子檔案及詮釋資訊，以包裹方 式儲存之。
模擬(Emulation) 於現有的技術環境下，將數位資訊 回復其原始作業環境，藉以呈現原 有資訊。
印成紙張或其他瀏覽媒體 如幻燈片、微縮影片只要有光就可 讀出。
資料來源：本研究整理自檔案管理局網站[2007]
縱使檔案電子化，資訊儲存技術不斷進步，數位化的檔案透過網
際網路的應用相當方便，數位化檔案面臨的以下徵結問題：
一、資訊與載體密不可分。
二、資訊科技軟硬體快速變化，嚴重影響電子檔案的長期保存及應 用。
三、易於修改、複製的特性，難以確保其安全性、完整性、正確性及 可及性。
四、不同使用目的，靜動態格式眾多不一。尤其政府公文交換，公文 主體雖統一，但附件檔案格式未定統一格式，而且往往在公文裡 附件才是最重要的部份。
所以檔案管理局在電子化的過程，除資訊妥善安全保存外，都會 將重要電子檔案印成紙質保存，以確保無儲存科技的情況下，國家資 訊尚可存取。
參、個案資訊保存價值鑑定
依據檔案管理局檔案保存價值鑑定規範內容，檔案管理局所保管 的檔案分屬政府各機關所有，各機關辦理檔案保存價值鑑定，應由檔 案管理單位或人員簽請各機關權責長官核准後，成立檔案鑑定小組，
召集單位與成員如表 4-25。
表4-25 檔案價值鑑定小組 組成成員
組成單位
鑑定小組成員 小組召集人 機關副首長或幕僚長
資訊使用單位 業務單位主管 資訊管理單位 檔案管理單位主管
專案顧問單位 必要時，應邀學者專家或上級主管機關派員參加 資料來源：檔案管理局網站[2007]
表 4-26 為本研究依據檔案管理局資訊之特性，包含儲存容量、
存取效率、可靠性與擴充性等等，所擬定的儲存資源價值分類策略，
並根據檔案管理局檔案保存價值鑑定規範，整理出表 4-27。
表4-26 儲存資源價值分類 儲存分類
儲存特性
線上儲存
(EMC 儲存系統)
近線儲存
(普樺儲存系統)
離線儲存設 備
(磁帶櫃)
儲存容量 8TB 10TB 20TB
存取效率 最高
3 百萬 IOPS
高
0.1 百萬 IOPS 低
700MB/秒
可靠度 最高 中 低
資訊保護 RAID 5 和 0+1 RAID 5 媒體
擴充性 高 有限 -
磁碟類型 FC SATA DLT 磁帶 儲存系統集中
介接各種主機
SAN SAN SAN
異地備援功能 有 無 -
動態容量調整 最高 高 -
採購成本 高 中 較低
資料來源：本研究整理 表4-27 檔案保存價值鑑定標準
鑑定類別 說明 評量指標
原有價值 指檔案之本質 及特性具有之 原始價值。
1. 來源特性：指檔案產生機關(構)、
團體或個人於社會上之地位、功 能及影響力等特性。
2. 內容特性：指檔案所載事項之重 要性、獨特性、時效性、真實性、
機密性、發展性、影響廣泛性及 完整性等特性。
3. 形式特性：指檔案文別、本別、
存在時間及外觀型式等特性。
4. 替代特性：指檔案之不可替代 性。
行政價值 指得供行政機 關作為執行業 務之參考價值。
法律價值 指得表彰機關 (構)權責或保障 權益之價值。
表4-27 檔案保存價值鑑定標準(續 1)
鑑定類別 說明 評量指標
稽憑價值 指得作為稽核 憑證之價值。
1. 檔案產生機關(構)地位、職權及功 能之重要性。
2. 檔案資訊之可信度。
3. 檔案功能之重要性。
4. 與其他檔案之關聯性。
5. 考評行政績效之參考性。
6. 行政影響評估之可能性。
資訊價值 指得作為研究 發展參考或滿 足民眾知的需 求之價值。
1. 內容之重要性。
1. 內容之重要性。