在写文档时，我们可以使用系统提供的模板，也可以自己创建一个模板。可以应用 Word 提供的样式进行长文档的编排，也可以使用邮件合并来批量处理信函、信封等文档。
4.5.1 模板
1．使用 Word 提供的模板
Word中提供的模板功能常用在制作某类提供具有固定格式并重复使用的文档中，如个人 简历、合同文档、传真文档等。在文档中使用“专业型传真”模板的操作步骤如下：
（1）执行“文件”→“新建”命令，出现“新建文档”任务窗格。
（2）选择该窗格中“模板”选项组下的“本机上的模板”选项，打开“模板”对话框。
（3）单击“信函和传真”选项卡，在其对话框中选择“专业型传真”文档图标，如图 4-73 所示，单击“确定”按钮。
（4）打开依据“专业型传真”模板创建的文档，按照模板提供的格式输入内容即可，如 图 4-74 所示。
图 4-73 “模板”对话框 图 4-74 “专业型传真”模板 2．创建自己的模板
有时 Word 提供的模板不能满足用户的需求，用户可根据需要创建自己的模板。即在文档 的各项内容编辑好后，执行“文件”→“另存为”命令，在“另存为”对话框中选择“保存类 型”为“文档模板”，并输入名称即可创建。
4.5.2 样式
样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，常用在文档重复使用的固定格式中。
Word 2003提供了多种标准的样式，并将样式和格式列表移动到任务窗格中，编辑文档时每次 设置的新样式，都会在 Word 2003 的任务窗格显示出来，这样就可以方便地使用自定义的样式。
当修改一个样式的同时，文档中应用此样式的部分也会随之改变。
1．新建样式
创建样式的操作步骤如下：
（1）单击“格式”工具栏最左端的“格式窗格”按钮 ，打开“样式和格式”任务窗格，
如图 4-75 所示。
（2）在该任务窗格中显示了当前使用的样式，单击“新样式”按钮，打开“新建样式”
对话框，如图 4-76 所示。
图 4-75 “样式和格式”任务窗格 图 4-76 “新建样式”对话框
（3）在“名称”文本框中输入相应的样式名称。如“一级标题”，在“样式类型”下拉 列表框中选择段落或字符。
（4）单击“新建样式”对话框中的“格式”按钮，在其下拉菜单中分别设置字体及段落 格式，单击“确定”按钮返回到“新建样式”对话框中再单击“确定”按钮。这样就创建了一 个新的样式。
2．应用样式
若要应用样式，可分别选择文档中的内容，单击“格式”工具栏中的“样式”列表框的 下拉按钮，选取相应的样式即可。
4.5.3 邮件合并
实际工作中常会遇到需要处理大量报表、信件一类的文档，这些文档的主要内容、格式 都相同，只是具体的数据有变化。为了减少重复工作，Word 提供了邮件合并功能。下面以某 公司制作股东大会会议通知为例，来介绍邮件合并
的操作步骤。
1．创建主文档
打开 Word 程序，制作好主文档会议通知样本，
如图 4-77 所示。
2．创建数据源
打开 Excel 表格，输入各股东姓名信息保存备 用，也可在 Word 中输入数据。
3．邮件合并
邮件合并的操作步骤如下：
（1）在主文档窗口，执行“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令，打开“邮件 图 4-77 主文档
合并”任务窗格。
（2）在“选择文档类型”中选择“信函”，单击“下一步：正在启动文档”，进入“选择 开始文档”任务窗格，因为本文档就是已准备好的文档，所以选择默认项“使用当前文档”，
单击“下一步：选取收件人”，进入“选择收件人”任务窗格。
（3）由于事先准备好了数据源文档，即各股东姓名数据，所以“选择收件人”在这里选 择“使用现有列表”即可。单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框，选择已保存好的 Excel表格。出现“选择表格”对话框选取“Sheet1”，打开“邮件合并收件人”对话框，如图 4-78所示。一般选择“全选”按钮，单击“确定”按钮，重新回到 Word 窗口。单击“下一步：
撰写信函”，进入“撰写信函”任务窗格。
（4）如果要插入收件人姓名，需将插入点定位（定位到文档开头的收件人姓名位置），
单击“其他项目”，出现“插入合并域”对话框，如图 4-79 所示。选择“姓名”，单击“插入”
按钮，单击“关闭”按钮。
图 4-78 “邮件合并收件人”对话框 图 4-79 插入合并域
（5）单击“下一步：预览信函”，进入“预览信函”任务窗格，在此可以利用“查看收 件人”打开“查找条目”对话框选择姓名域预览信函，也可编辑收件人列表等。单击“下一步：
完成合并”，进入“完成合并”任务窗格，在“合并”项中单击“编辑个人信函”，出现“合并 到新文档”对话框，默认合并记录为“全部”单击“确定”按钮，生成新文档。至此，邮件合 并操作完成。
最终效果如图 4-80 所示。
图 4-80 最终生成文档