(一) 前置基本資料：除第3章的共用基本資料外，於「應付管理系統」 中的基本資料也須逐一維護。
會計科目 (1) 目的：設定付款、匯差、折讓、預付、溢付對應的會計科目，作為付款單上各類別的預設值。
設定作業
P. 5-98 (2) 功用：新增付款單時，系統將依據選擇的類別自動帶出本作業預設的會計科目，以節省輸入時間，可依實際狀況修改。
(二) 作業流程說明
付款沖帳 (1) 沖帳：列印"模擬付款明細表"統計應付帳款，於公司實際支付款項後透過"付款單建立作業"記錄付款相關資料，以沖銷應付帳款。
流程說明
P. 5-99 (2) 紀錄：當付款單建立並確認後，應付帳款餘額減少，會計人員須將沖帳明細切立分錄到傳票裡，確保應付帳務與會計帳冊一致。
(三)作業方式說明
範例 ：公司於 2/10 開立支票給廠商大進公司(1002)，票號 PK7063001(金額 NT$20,000，到期日 04/12)，沖銷上個月應付款項。
作業位置 ：應付管理系統 → 日常異動處理 → 付款單建立作業。
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(1) 付款單別、單號：按"新增"後開窗選取單據性質為"73.付款單據"，系統會自動帶出收款單號，如「201002001」。
(2) 單據日期、廠商代號：須輸入實際沖帳日期及付款對象。
(3) 廠別及幣別：可作為進一步篩選欲沖銷帳款的篩選條件。
A. 若設定「幣別-NTD」：則會篩選出該業務人員對該客戶的台幣結帳單據進行沖銷。
方式一 B. 若設定空白：則會呈現該廠商所有未沖銷應付帳款。
廠商貨款
支付票據 (4) 借/貸、類別：為記錄此次付款及沖帳的類別明細，支付貨款為"貸方"。本例為支付廠商而開立支票，故選擇「2：票據」。
(5) 會計科目：為輸入類別後，系統會根據"會計科目設定作業"所預設科目自動帶出，但可依實際狀況修改。
(6) 部門別：若上述科目有設定須輸入部門資料，則「部門別」欄位不可空白。
(7) 幣別、原幣金額：實際支付款項時需輸入欄位，而系統會自動依據匯率換算出「本幣金額」。
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(8) 到期日：若支付廠商款項的方式為支票，可於「到期日」欄位維護票據兌現日期，依本範例輸入 2010/04/12。
A. 內容：則輸入支票號碼 PK7063001。
(9) 參考單號：
B. 轉列：輸入支票號碼後，可按 F2 鈕串連「票據資金管理系統」，一併完成應付票據的新增。
(10) 沖帳分錄：應付帳款沖銷記錄在「借方」，類別選擇為「4:沖帳」。
A. 按 F2 鍵開窗，系統將依據單頭輸入條件如：廠商、廠別及幣別等，篩選出未沖帳完成之應付憑單。
(11) 來源單別：
B. 勾選此次要沖銷的單據，按下"確定" 後將沖帳資料帶回付款單單身。
(12) 科目名稱：沖帳資料帶回後，系統會依預設科目產生應付憑單對應的應付帳款科目。
(13) 部門別：若該科目有設定須輸入部門資料，則「部門別」欄位不可空白。
(14) 原幣金額：輸入沖銷金額，系統會自動換算出「本幣金額」，要注意貸方沖銷之本幣金額加總必須等於借方本幣金額加總。
方式一
廠商貨款 A. 當類別為「4：沖帳」時，系統會根據應付憑單資料自動帶入，不可修改。
支付票據 (15) 立帳金額、餘額：
P. 5-102 B. 「立帳金額」表示應付憑單原始帳款金額；「立帳餘額」指目前該筆應付憑單尚未沖銷的剩餘帳款金額。
(16) 單身資料輸入完成後，存檔時系統會自動檢視借、貸方之本幣金額是否平衡。
A. 若是出現借貸不平：會有訊息呈現「借貸方不平衡，是否自動產生差額明細」。
B. 確定產生差額明細：會將差異金額根據「會計科目設定作業」裡的借貸方差異科目，自動新增一筆單身資料。
C. 收款單產生差額的原因：常出現在外幣帳款處理時，因立帳及沖帳時點之匯率不同而產生匯差，可設定兌換損失、利益科目。
範例 ： 2/10 公司以匯款方式支付廠商日昇公司(1003)帳款，金額 NT$80,000；而該筆匯款資料欲沖銷上個月應付帳款。
作業位置 ：應付管理系統 → 日常異動處理 → 付款單建立作業。
(1) 付款單別：新增後選擇「73.付款單」，並輸入實際收款日期及對象，然後選取廠商代號、廠別及幣別作為沖帳資料篩選條件。
方式二
廠商貨款 A. 借方類別：本例是以匯款方式支付廠商貨款，故借方類別選擇為「4:沖帳」。
匯款支付
P. 5-104 B. 貸方科目：根據「會計科目設定作業」預設自動帶出『銀行存款科目』，並輸入實際付款金額。
(2) 單身：
C. 貸方類別：選擇為「1:一般」。
D. 借方「來源單別」：開窗點選欲沖銷的應付憑單，帶出單號及應付帳款科目後，於"原幣金額"輸入實際沖銷金額。
(3) 收款單身資料輸入完成後，檢視是否有借貸不平的差異狀況，若檢視無誤則存檔及確認，完成該筆收款沖帳。
(四) 付款傳票產生及過帳
(1) 出納人員：支付廠商貨款記錄於付款單，可在應付管理系統之相關報表檢視付款沖帳的異動。
意涵
(2) 會計人員：須將此付款異動切立傳票並執行過帳，以明確並完整地呈現在會計帳。
範例 ：成功科技之會計人員將前述 2/10 以支票與匯款方式支付給大進與日昇公司所切立之會計傳票。
付款傳票
產生過帳 (1) 作業位置：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 P. 5-105
(2) 新增與存檔傳票：新增後，輸入傳票單別、日期，並於傳票單身依據收款明細逐一輸入對應會計科目、金額及摘要…等。
(3) 確認與過帳傳票：會計主管將已收帳之會計傳票進行"確認"及"過帳"。
(五) 付款流程之常用報表
模擬付款 (1) 功用：支付廠商貨款前，根據預計付款日排序模擬付款時程，以落實有效資金管理。
明細表
P. 5-106 (2) 作業位置：應付管理系統 → 報表列印 → 模擬付款明細表 。
付款單 (1) 功用：將付款單之明細以日期方式呈列，作為資料檢核的依據。
明細表
P. 5-107 (2) 作業位置：應付管理系統 → 清單與明細表 → 付款單明細表 。 八、 應付票據管理
A. 作業：以開立支票支付廠商貨款，可將票據內容輸入系統的「應付票據建立作業」，存檔後票況記錄為「開票」。
(1) 開票：
應付票據 B. 自動列印：還可透過「應付票據支票套印」列印支票憑證則無須手動填寫。
作業流程
P. 5-108 A. 兌現：票據到期時，銀行依票面金額支付廠商後，至「應付票據建立作業」執行「兌現」，且銀行存款餘額減少。
(2) 到期：
B. 退票：票據到期時，若銀行存款不足無法支付票面金額時，須於系統記錄票況為「退票」。
範例 ：2/10 公司出納開立華南銀行帳戶的支票支付廠商大進公司(1002) 貨款，金額 NT$20,000、到期日 04/12、兌現日 4/14。
應付票據
作業說明 步驟一：應付票據開票 P. 5-109
(1) 作業位置：票據資金管理系統 → 日常異動處理 → 應付票據建立作業。
(2) 單頭：按"新增"鈕，輸入票據的"廠商資料、開票日"，並開窗點選這次的"付款銀行"，可查詢先前設定之公司銀行帳號。
A. 票號：可開窗選擇付款銀行的支票本，系統會自動帶出目前可用票號，避免輸入錯誤或跳號狀況發生。
(3) "票據資料"頁籤：
B. 另輸入「幣別」 、 「匯率」 、 「票面金額」及「到期日」等支票資訊。
(4) "付款資料"頁籤：記錄該張支票所對應相關付款內容，以利勾稽前端付款資料。
應付票據 (5) 存檔：將開票資料輸入後，按"儲存"鈕將票據存檔即可。此時單身自動記錄該筆異動狀況。
作業說明
步驟二：應付票據支票套印 P. 5-111
(1) 作業位置：票據資金管理系統 → 異動單據憑證 → 應付票據支票套印。
步驟三：到期之應付票據兌現：收到銀行對帳單後，該張支票已在 4 月 14 日兌現扣款。
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(1) 作業位置：票據資金管理系統 → 日常異動處理 → 應付票據建立作業。
(2) 透過查詢找出應付票據後，按下工具列的"兌現"功能鈕，則票況更新為兌現，同時該銀行帳戶之存款餘額將減少。
範例 ：成功科技之會計人員將前述 4/14 票據兌現之帳務異動（票號 PK7063001）切立分錄於會計傳票裡。
票據兌現 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 傳票過帳
P. 5-113 (1) 應付票據開票之分錄：須判斷是否已從付款單切立傳票，若是，則無須重複產生相同分錄之會計傳票。
注意 (2) 支付廠商貨款的方式為支票時：可於應付票據建立作業維護票據相關資訊
(3) 本範例皆引導學習者手動輸入傳票，系統亦提供其他方式產生傳票，例如：自動分錄系統拋轉、歷史傳票複製…等。
應付票據 (1) 功用：在某一個時點依據當時票況種類，列印每一種票況的明細資料，並進行票據張數、金額的統計，以供日常檢視及查核。
票況表
P. 5-114 (2) 作業位置：票據資金管理系統 → 報表列印 → 應付票據票況表。
應付票據 (1) 功用：列印到期或即將到期的收付票據資料，作為資金調度的依據。
到期明細
P. 5-115 (2) 作業位置：票據資金管理系統 → 報表列印 → 應付票據到期明細表。