一、 會計傳票建立及過帳流程 (一)基本資料的設定與建置 目的 ：根據會計規則建立企業使用的會計科目資料，提供傳票輸入及財務帳冊科目歸屬。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 基本資料管理 → 科目資料建立作業。 科目資料 A. 原則：建立公司實際交易所用會計科目，例如：銀行存款-華南銀行新店分行支存…等。 建立作業 (1) 新增： P. 5-3 B. 內容：要詳細維護科目資料，例如：科目性質、報表借貸別、科目類別及部門管理…等。 (2) 修改：若某科目已被會計傳票使用過，則該科目不建議修改。 (3) 刪除：須注意是否已有科目餘額及傳票異動的紀錄，若已有交易資料則無法刪除。 目的 ：設定傳票輸入存檔時的控管方式及定義月底結轉的損益科目，以利管制會計帳務處理。 作業位置 ：會計總帳系統 → 基本資料管理 → 會計參數設定作業 。 A. 輸入存檔時，可設定「輸入時檢查借貸平衡」與「輸入時是否可修改總號」。 會計參數 設定作業 (1) 傳票資料： B. 注意：借貸不平之傳票一定不可確認與過帳。 P. 5-4 C. 列印設定：可設定傳票憑證「列印時依借貸方排序」。 A. 時機：當期科目餘額核對無誤後可執行「月底結轉作業」。 (2) 結帳資料： B. 方式：將收入、費用帳戶金額結算至當期損益或隔年度之上期損益科目，以呈現正確損益於財務報表。 C. 注意：欄位不可空白。 目的 ：設定會計年度的帳務期別，作為傳票維護的控管依據。 會計期間 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 基本資料管理 → 會計期間設定作業 。 設定作業 P. 5-5 (1) 每一會計年度起始前都須建立會計期間資料，以確保每筆傳票過帳時都有期間歸屬。 (2) 新增會計年度及年度起始日期(不可空白)後，單身資料會根據"財務參數設定作業"設定，自動展算每一期別的起始及截止日期。
(二)作業流程說明 (1) 交易發生：企業日常交易如銷售、進貨、收入費用等發生後，會計人員應於接到交易表單時以會計傳票來記載帳務異動狀況。 會計傳票 (2) 傳票輸入：方式有兩種，一是手動建立會計傳票；二是透過「自動分錄系統」產生會計傳票，節省手動輸入時間。 建立流程 P. 5-6 (3) 傳票過帳：傳票輸入完成確認後，進行「過帳」程序將各期別會計科目進行餘額加總彙整。 (4) 產生報表：傳票過帳後，會計人員可透過日計表、日記帳及分類帳…等報表作為平日檢核之用。 (三) 會計傳票建立作業：傳票種類分有「轉帳傳票」、「現金收入傳票」、「現金支出傳票」。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 範例 ：業務舉辦產品說明會，費用包括會議場地租金(推銷-會議費用)及僱用工作人員(推銷-勞務費用)，會計人員輸入傳票。 步驟一：新增轉帳傳票：開啟「會計傳票建立作業」，並按"新增"鈕。 (1) 傳票單別、單號：選擇傳票種類為「轉帳」之單別，根據單據性質設定顯示出單號。 (2) 傳票日期：記錄該筆交易帳務歸屬之會計期別。 (3) 序號：傳票單身「序號」欄位每 10 碼間隔排列，可利用"Insert"鍵處理欲穿插之單身資料，並選擇前後兩序號間的任一數字。 (4) 借/貸：可用滑鼠選取借方或貸方，或利用鍵盤「D」或「1」表示借方、「C」或 「2」表示貸方。 轉帳 傳票 A. 目的：輸入本次交易認列的會計科目，開窗點選"科目編號"後會自動帶出科目名稱。 P. 5-7 (5) 科目編號、名稱： B. 部門、部門名稱：若該會計科目需做後續部門管理時，就必須繼續輸入認列的「部門代號」。 (6) 幣別、匯率、金額：輸入交易幣別及原幣金額，系統會依原幣金額乘上匯率換算出「本幣金額」。 (7) 摘要：是記錄本次交易要點。建立方式有下列三種。 A. 輸入：一是直接輸入。 B. 選取：二是在摘要欄位按下"F2"鈕選取事先設定好的常用片語。 C. 複製：三是複製已在前幾筆單身資料出現過的摘要內容， 按下"F3"鈕並輸入欲複製的來源序號，將其複製過來。
(8) 單身複製一筆資料：在「序號」欄位按下 F2 鈕，複製上一筆的完整資料，包括借貸方、會計科目、金額及摘要…等。 (9) 單身刪除一筆資料：將游標移至欲刪除的單筆資料，同時按下 Ctrl + Del 按鍵，系統會提示「是否刪除本筆資料?」即可進刪除。 A. 請況：當認列某筆交易，必須同步記載發票資料於營業稅申報系統時，即需建立發票資料。 轉帳 (10) 發票資料建立： 傳票 B. 方式：可在「借/貸」欄位按下 F2 鈕連結至「進銷項憑證維護作業」，即可新增該筆發票明細資料。 P. 5-7 步驟二：轉帳傳票存檔與確認 (1) 檢視傳票內容的正確性及借貸平衡，若無誤即可將傳票存檔，送交主管審核，按下工具列"確認"鈕後，畫面會出現"核"字。 (2) 主管簽核完成，須將傳票執行過帳動作後， 傳票之科目金額才會納入會計報表。 範例 ：管理部為響應環保進行資源回收變賣，5 日收到變賣後的金額為現金 NT$ 2,500，會計單位將該筆收入記載至傳票中。 (1) 傳票單別、單號：選取「92.現收傳票」之傳票單別，並在輸入傳票日期後，系統會根據單據性質的設定顯示出傳票單號。 A. 當傳票種類為現收時，則「收支科目」須呈現借方收入科目，一般多為現金類科目如：庫存現金…等。 現金收入 (2) 收支科目： 傳票 B. 預設：可將常用現金收入科目設定在"單據性質設定作業"裡，後續輸入傳票時此處即會帶出預設科目，仍可修改。 P. 5-10 A. 輸入：只須輸入貸方科目，如範例為其他營業外收益，接著將明細金額及摘要內容輸入完成即可。 (3) 單身： B. 注意：特別提醒當單身貸方金額加總後即為單頭收入科目之借方總金額。 (4) 存檔後的傳票送交主管審核，按下工具列"確認"鈕後，作業畫面會出現「核」字。 範例 ：10 日成功科技購買郵票以現金方式支付 NT $1,500，會計單位將該筆支出記載至傳票中。 (1) 傳票單別、單號：選取「93.現支傳票」之傳票單別，並在輸入傳票日期後，系統會根據單據性質的設定顯示出傳票單號。 現金支出 (2) 收支科目：當傳票種類為現支時，則「收支科目」須呈現貸方支出科目，一般多為現金類科目如：庫存現金…等。 傳票 P. 5-11 A. 輸入：只須輸入借方科目，如範例為郵電費，接著將明細金額及摘要內容輸入完成即可。 (3) 單身： B. 注意：特別提醒當單身借方金額加總後即為單頭支出科目之貸方總金額。 (4) 存檔後的傳票送交主管審核，按下工具列"確認"鈕後，作業畫面會出現「核」字。
(四) 傳票過帳與還原 目的 ：將傳票的科目金額納入會計分類帳，作為會計報表呈現之依據。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 單筆 傳票 過帳 (1) 已確認的會計傳票，按下工具列的"傳票單筆過帳"功能鈕即可進行過帳動作。 過帳 P. 5-13 (2) 執行過帳後的會計傳票「過帳碼」呈現勾選狀態，此時無法取消確認及修改傳票資料。 整批 (1) 作業位置：會計總帳管理系統 → 批次作業 → 傳票整批過帳作業。 過帳 P. 5-14 (2) 可選擇傳票編號、或傳票日期來篩選條件，進行傳票整批過帳作業。若不設定，則將現有未過帳傳票全部整批過帳。 目的 ：將已過帳的傳票狀態還原至未過帳，以利重新修改傳票內容。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 單筆 傳票 還原 (1) 已過帳的會計傳票，按下工具列的"傳票單筆還原"功能鈕即可進行取消過帳動作。 還原 P. 5-14 (2) 還原後的會計傳票「過帳碼」回復未勾選狀態，即可進行取消確認及修改傳票。 整批 (1) 作業位置：會計總帳管理系統 → 批次作業 → 已過帳傳票還原作業 。 還原 P. 5-15 (2) 可選擇傳票編號、或傳票日期來篩選條件，進行已過帳傳票整批還原作業。 (五) 常用傳票管理：將常用分錄製成樣版，後續只須複製樣版即可建立相同分錄的傳票，節省輸入時間。 1、建立樣版常用傳票：方式有兩種，一是自行將分錄建立在「常用傳票建立作業」；二是透過已存檔的會計傳票加入成為常用傳票。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 基本資料管理 → 常用傳票建立作業 。然後進行新增、存檔與確認等流程。 自行新增 (1) 傳票種類：分為轉帳傳票、現收傳票及現支傳票三種，採常用傳票複製時會計傳票與常用傳票種類須相同才可進行複製。 常用傳票 P. 5-16 (2) 傳票代號及生、失效日期：須自行輸入，作為傳票複製的依據。 (3) 複製單別：是將來複製成正式傳票時，由系統所預設的會計傳票單別，不可空白。
A. 常用傳票的內容包括：借貸別、會計科目及部門歸屬等。 (4) 單身輸入： 自行新增 B. 金額、摘要：若不固定時，在常用傳票建立時可不輸入，後續複製成正式傳票後再依實際狀況輸入即可。 常用傳票 P. 5-16 (5) 舉例：成功科技每月的保險費共 NT$100,000，分別由業務部、採購部各負擔 $60,000、40,000，即可建立為常用傳票。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 複製已存 (1) 利用"查詢"功能，找出已存檔的會計傳票，點選工具列上的"加入常用傳票"鈕。 常用傳票 P. 5-17 (2) 須輸入欲新增之常用傳票代號、生失效日期及複製單別…等，無誤後按下"確定"鈕。 (3) 最後資料新增成功，按下"OK"鈕即可將該張傳票內容加入成常用傳票。 2.常用傳票複製：複製產生傳票的方式有兩種。1 單筆複製、2 整批複製。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 (1) 傳票單別、單號及日期：在「會計傳票建立作業」裡按下"新增"功能鈕，輸入傳票單別及日期。 單筆 複製 A. 方式：點選工具列上"複製常用傳票"鈕後，系統會依照傳票單別及日期來判斷可複製的常用傳票代號。 P. 5-18 (2) 複製： B. 確定：選取後按下"確定"鈕即可將常用分錄複製過來。 (3) 執行存檔、確認及過帳程序。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 批次作業 → 常用傳票複製作業 。 整批 (1) 選擇常用傳票種類、代號：選擇這次要複製的常用傳票種類、代號範圍、登錄人員、分類碼。 複製 P. 5-19 (2) 輸入傳票日期：輸入欲產生的正式傳票日期，按下"確認"鈕，即可複製產生會計傳票。 (3) 產生正式傳票：至"會計傳票建立作業"裡查詢出已複製好的正式傳票，維護並檢視內容無誤後，將傳票執行確認及過帳程序。 (六)會計傳票憑證及明細表 1、會計傳票憑證列印：進入"會計總帳管理系統 → 異動單據憑證 → 會計傳票憑證"將已存檔傳票列印送主管簽核，確認後作為留底存查之用。 P. 5-20 & 5-21 2、會計傳票明細表：進入"會計總帳管理系統 → 清單與明細表 → 會計傳票明細表"列印某一期間會計傳票紀錄，供檢視及查核異常資料。
二、 應收帳款結帳流程 (一) 基本資料的設定與建置：除了第3章說明的共用基本資料外，在「應收管理系統」中尚有基本資料須維護。 目的 ：建立應收帳款往來對象的基本資料，以利後續帳款整理及帳務跟催之用。 作業位置 ：應收管理系統 → 基本資料管理 → 客戶資料建立作業。 A. 適用情況：應用於出貨時出貨予客戶分公司，但貨款申請則需向客戶總公司申請。 (1) 總店號： B. 作法：先建客戶總公司資料，後建分公司資料時，在"總店號"填入總公司代號，並勾選"總公司請款"。 客戶資料 建立作業 (2) 總公司請款：後續銷貨給有勾選"總公司請款"的客戶後，應收帳款會自動歸屬給「總店號」指定的客戶。 P. 5-22 (3) 發票號碼依總公司控管：若銷貨給客戶分公司但須開立的發票抬頭和統一編號須為客戶總公司資訊，則需勾選。 (4) 付款條件：於"交易資料一"頁籤中須設定，作為結帳單預計收款及預計兌現日期的推算依據，用於帳款跟催與財務資金預估。 P. 5-23 A. 功用：為企業與客戶每月貨款的結算日期，並依此日期整批產生該客戶之應收帳款(結帳單)。 (5) 結帳日期： B. 適用：一般用於以「月結」方式結帳之客戶，若在月底結算帳款時，可輸入「31」日。 C. 重要性：配合「付款條件」 的設定，可作為後續結帳單推算預計收款日及預計兌現日之依據。 (二) 結帳流程說明 (1) 帳款產生：業務單位日常銷售程序完成後，業務助理或會計人員依照銷售紀錄將已確認之銷貨及銷退單據(賒購)，產生應收帳款。 A.直接結帳：採隨貨附發票之銷(退)貨單，可於訂單管理系統之單據性質設定作業， 設定單據確認時直接產生結帳單。 應收帳款 (2) 結帳方式： B.自行輸入：於應收管理系統之"結帳單建立作業"中，直接輸入要納入結帳的銷(退)貨單。 結帳流程 P. 5-24 C.自動結帳：不隨貨附發票時，需利用「結帳單自動結帳作業」，依公司統一結帳日或客戶結帳日批次產生結帳單。 A. 控管：透過相關報表查詢客戶應收帳款的期末餘額及帳齡狀況，確實做好應收帳款的管制及跟催。 (3) 結帳單存檔並確認後： B. 後續：須將帳款異動記錄在會計傳票，以確保會計帳上應收科目金額之正確性。
(三) 結帳作業方式說明 範例 ：成功科技交易往來客戶-統一公司(代號：1101)，要求出貨時必須隨同發票資料一起送交，以下是一月份的交易紀錄。 P. 5-25 步驟一：將銷貨及銷退單據性質設定為「直接結帳」，並指定對應之結帳單別。 (1) 作業位置：訂單管理系統 → 基本資料管理 → 單據性質設定作業 。 (2) 單別：選擇隨貨附發票之銷貨、銷退單別，並設定為直接結帳，如：A232 銷貨單(隨)。 (3) 直接結帳：可選「Y.整張」結銷貨單之總金額，或是「y.逐筆」結銷貨單單身每筆明細金額。 (4) 結帳單別：須特別指定，如此銷貨、銷退單確認後才會自動產生結帳單據。 步驟二：銷貨/銷退資料建立。 P. 5-26 (1) 作業位置：訂單管理系統 → 日常異動處理 → 銷貨單建立作業 或 銷退單建立作業。 直接 (2) 銷貨單別：出貨時，選擇「直接結帳」之銷貨單別，單頭輸入實際銷售日期、出貨廠別、付款條件… 等。 結帳 (3) 單身：輸入銷售商品的明細，如：品號、數量、單價…等 (4) "發票資料"頁籤：輸入相關出貨發票資料內容，如：發票日期、發票號碼、客戶統編及全名、地址…等。 步驟三：確認銷貨單時自動產生結帳單。 P. 5-27 (1) 檢視銷貨單內容無誤，交由資材單位撿料備貨。當貨品出庫後，資材單位執行單據工具列上的"確認"鈕更新現有庫存狀況。 (2) 確認時，自動產生結帳單並顯示單號訊息，如：A611-20100100002，並按"ok"即可。 步驟四：查詢已產生之結帳單。 P. 5-28 (1) 作業位置：應收管理系統 \ 日常異動處理 \ 結帳單建立作業。 (2) 查詢：已產生的結帳單資料，單身記錄帳款來源單號及金額資料，同時也將銷貨發票明細記載在單頭的《發票資料》頁籤。 (3) 確認：檢視無誤可將該張結帳單"確認"則應收帳款金額增加。
範例 ：成功科技會計單位執行一月份應收帳款結帳，其中客戶-佳佳企業之每月結帳日為每月25日。 P. 5-29 步驟一：執行「結帳單自動結帳作業」 P. 5-30 (1) 作業位置：應收管理系統 → 批次作業 → 結帳單自動結帳作業 。 A. 依客戶結帳日：指每月採客戶指定之固定日期結算客戶當期應收帳款。 (2) 選擇結帳期間： B. 注意：上述須先至"客戶資料建立作業"設定"結帳日期"，自動結帳時即可產生符合結帳區間之應收帳款。 A. 意涵：須輸入欲結帳之年月(2010/01)，以便後續篩選出符合客戶結帳日之銷貨、銷退單據。 (3) 選擇結帳年月： B. 例如：客戶結帳日為 25 日，則會篩選上月 26 日~本月 25 日之銷(退)貨單據為本次結帳區間。 A. 功用：是用來篩選本次只結算某一固定日期的客戶帳款。 (4) 選擇結帳日： B. 輸入「25」：即表示這次只結算客戶結帳日設定為 25 日的客戶當期應收帳款。 依客戶 自動結帳 C. 空白：表示不論結帳日設定為何，都須結算當期帳款。 A. 意涵：表示可將銷貨、銷退同時或分開結成不同帳單。 (5) 選擇銷/退貨： B. 若選"全部"：表示將符合條件的銷貨及銷退單同時結帳。 C. 若選"銷貨"或"銷退"：則可選擇「來源單別」及「單號」針對某一種或某幾張銷(退)貨單來結算帳款。 (6) 其他篩選條件如：客戶代號、廠別、幣別、發票聯數及課稅別，若不須設定為條件，可為空白或選擇「全部」。 P. 5-31 (7) 輸入結帳單別：表示欲產生之結帳單據類別，不可空白。 (8) 輸入結帳日期：當選擇"依客戶結帳日"方式產生帳單，帳單日期會依客戶結帳日設定為主，故結帳日期不可輸入。 A. 意涵：表示當月銷(退)貨單將逐張產生結帳單，交易張數等同結帳單張數，以利於帳務核對。 (9) 一張銷(退)貨單產生一張結帳單： B. 本例：若無勾選「一張銷(退)貨單產生一張結帳單」則結帳單日期為當月 25 日。 (10) 逐張結帳日期同銷(退)貨單日期：若勾選，可讓各張結帳單根據交易日期個別成立，帳款資訊能反映實際銷售日期。
(11) 同客戶不同廠別分開結帳：表示若以廠別角度彙整應收帳款資訊，勾選則須將不同廠別之銷(退)貨單分別立帳。 (12) 同客戶不同收款業務員分開結帳：則是以業務員角度結帳， 勾選則會依不同業務員之銷(退)貨單分別立帳。 (13) 選項設定後，按下"確定"鈕，系統便會根據這次輸入之條件來篩選符合的銷(退)貨單， 透過批次作業來產生結帳單據。 依客戶 步驟二：自動產生之結帳單 自動結帳 P. 5-32 (1) 作業位置：應收管理系統 → 日常異動處理 → 結帳單建立作業。 A. 結帳單之單身：顯示這次帳款明細資料，佳佳企業之結帳日為每月 25 日。 B. 由於原始銷貨/銷退單皆無發票資料的記載，因此系統會將 12/26~1/25 的所有銷退貨資料產生在同一張結帳單。 (2) 查詢： C. 本例1/28 的銷貨單：應歸屬至下個月結帳。 D. 注意：銷退單在結帳單裡會呈現負數金額，表示為減項之應收帳款。 範例 ：成功科技會計單位執行一月份應收帳款結帳，其中客戶大同公司之交易係以公司之統一結帳日來結帳。 P. 5-33 步驟一：執行「結帳單自動結帳作業」 P. 5-30 (1) 作業位置：應收管理系統 → 批次作業 → 結帳單自動結帳作業 。 (2) 選擇結帳期間：選擇「統一結帳日」。亦即統一由公司決定客戶銷貨的結帳日期。 依公司 (3) 選擇結帳日期：輸入本次帳款結算日期起迄區間，以便後續系統篩選已確認且未結帳的銷退貨單資料。 自動結帳 A. 意涵：表示可將銷貨、銷退同時或分開結成不同帳單。 (4) 選擇銷/退貨： B. 若選"全部"：表示將符合條件的銷貨及銷退單同時結帳。 C. 若選"銷貨"或"銷退"：則可選擇「來源單別」及「單號」針對某一種或某幾張銷(退)貨單來結算帳款。 A. 意涵：是指結帳單成立時如何呈現帳款來源資料。 (5) 選擇產生方式： B. 選擇「整張」：單身會呈現每張銷(退)貨單的總金額。只顯示"憑證單別-單號"，不顯示「憑證序號」。 P 5-37 & 5-38 C. 選擇「逐筆」：單身會呈現每張銷(退)貨單的逐筆金額。亦即同時紀錄原始「憑證單別-單號-序號」。
(6) 輸入結帳日期：當選擇"統一結帳日"方式產生帳單時，本次的結帳日期必須輸入。 (7) 預計收款日推算考慮客戶結帳日：勾選表示結帳單預計收款日的推算是以"客戶資料建立作業"的"結帳日期"起算而非結帳單日期。 (8) 按下"確定"鈕由系統自動產生符合條件之帳款資料。 步驟二：自動產生之結帳單 P. 5-35 (1) 作業位置：應收管理系統 → 日常異動處理 → 結帳單建立作業。 (2) 利用"查詢"功能找到系統產生的結帳單。 依公司 自動結帳 A. 推算：由結帳單單據日期(如 1/31)搭配付款條件(收款為結帳後次月 20日，票期 3個月)推算出。 (3) 預計收款日、兌現日： B. 例如：按照銀行行事曆(週休二日)推算出預計收款日為 2/22，預計兌現日為 5/20。 A. 來源：有二為「1：銷貨」、「2：銷退」，表示帳款資料源自於銷貨或銷退單據。 (4) 單身： B. 同時記載來源單別、單號及憑證日期。 (5) 原幣已收金額、本幣已收金額及結案碼：是該筆帳款的收款沖帳狀態，由收款單更新回寫。 (6) 結案碼：若已收金額等於應收總計時，則更新結案碼為 Y，表示該應收帳款已全數收回。 (7) 確認後的結帳單，在拋轉分錄前若需要調整發票內容，可利用工具列"發票資料修改"鈕進行修改。 範例 ：1/20 成功科技銷售「數位相機-SL 系列」10 台給客戶-第一公司(1001)， 共計 150,000 元，因為有代墊客戶運費 ，故須向客戶收取運費 5,000 元，請將以上兩筆資料記錄在同一帳單裡，並於當月月底向客戶請款。 作業位置 ：應收管理系統 → 日常異動處理 → 結帳單建立作業。 手動 結帳 (1) 新增一張結帳單據，手動選擇「結帳單別」，輸入立帳之「單據日期」及帳款對象之「客戶代號」。 P. 5-39 (2) 產生分錄：由系統更新回寫，用來判斷該結帳單是否已拋轉為會計傳票底稿，若已勾選，則該張結帳單將無法取消確認及修改。 A. 會根據客戶代號自動帶出相關資料，如收款業務員、廠別、幣別及付款條件代號等，若有需要可以修改。 (3) "結帳資料"頁籤： B. 可維護銷貨發票， 作為後續列印銷項發票及「營業稅系統」申報銷項發票的依據。
A. 來源：手動選擇「1：銷貨」，並在「憑證單別」按下 F2 鍵開窗選取一筆銷貨單據之品項。 (4) 第一筆單身： B. 多筆：則可按 F3 鍵一次選取兩筆以上銷貨單號，由系統自動帶入原始銷貨明細金額及稅額等資料。 手動 A. 來源：選擇「9：其他」表示無來源單據。「憑證單別-單號-序號」不須輸入。 結帳 (5) 運費： P. 5-39 B.須將交易日期記載到「憑證日期」，之後再輸入「原幣金額」及「原幣稅額」資料即可。 (6) 最後將結帳單據"存檔"，執行"確認"動作，應收帳款增加，後續相關報表可追蹤到該筆帳款資料的異動。 (四) 結帳傳票產生及過帳 (1) 出納人員：當賒銷的交易行為產生結帳單據後，可透過應收管理系統之相關報表檢視應收帳款狀況。 意涵 (2) 會計人員：須將帳款異動明細切立傳票並執行過帳，以明確並完整地呈現在會計帳。 範例 ：1/31 成功科技會計人員整理一月底產生的結帳單，將每個客戶的應收帳款異動狀況切立交易分錄於會計傳票。 結帳傳票 產生過帳 (1) 作業位置：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 P. 5-41 (2) 新增與存檔傳票：記錄立帳之交易日期；接著在傳票單身依據帳款發生之明細逐一輸入對應會計科目、金額及摘要…等。 (3) 確認與過帳傳票：會計主管將已結帳之會計傳票進行"確認"及"過帳"。 (五)結帳之常用報表 應收帳款 (1) 功用：將某段期間客戶之應收帳款明細，與前期應收帳款金額列印成表，作為客戶對帳之依據。 對帳單 P. 5-44 (2) 作業位置：應收管理系統 → 報表列印 → 應收帳款對帳單 。 (1) 功用：將某一時點之客戶應收帳款資料，依照部門別及客戶代號的順序分析其帳齡，以瞭解客戶應收帳款未沖銷金額之帳齡狀況。 客戶帳齡 分析表 (2) 作業位置：應收管理系統 → 報表列印 → 客戶帳齡分析表 。 P. 5-46 (3) 此表亦可見「票據資金管理系統」裡該客戶之未兌現票據金額，以利追蹤完整客戶帳款資料。 逾期應收 (1) 功用：超過結帳單據上「預計收款日」的應收帳款明細，以暸解逾期帳款天數，作為帳款核對與催收管理。 帳款明細 P. 5-48 (2) 作業位置：應收管理系統 → 報表列印 → 逾期應收帳款明細表 。
三、收款沖帳流程 (一) 基本資料的設定與建置：除第3章的共用基本資料外，在「應收管理系統」中會影響帳款沖銷的基本資料，也須逐一維護完整。 (1) 目的：設定收款、匯差、折讓、溢收、預收對應的會計科目，作為收款單上各類別的預設值。 會計科目 設定作業 (2) 作業位置：應收管理系統 → 基本資料管理 → 會計科目設定作業。 P. 5-50 (3) 新增收款單時，依選擇的收款類別，自動帶出本作業預設的會計科目，以節省輸入時間，可依實際狀況修改。 (二) 收款沖帳流程說明 (1) 將客戶賒銷之帳款整理成結帳單，列印應收帳款對帳單寄送給客戶，供核對貨款用。 收款沖帳 流程說明 (2) 客戶實際支付款項後，透過「收款單建立作業」記錄付款方式、金額…等資料沖銷應收帳款。 P. 5-51 (3) 當收款單建立並確認完成後，應收帳款餘額減少；會計亦須將沖帳明細切立分錄到會計傳票裡，以確保應收帳務與會計帳冊之一致。 (三) 收款作業方式說明 範例 ：公司於 2/22 收到客戶佳佳企業(1103)開立的支票，票號 PW1121037(金額 NT$200,000，到期日 4/20)，以沖銷上月應收帳款。 作業位置 ：應收管理系統 → 日常異動處理 → 收款單建立作業。 P. 5-52 (1) 收款單別、單號：按"新增"後開窗選取單據性質為"63.收款單據"，系統會自動帶出收款單號，如「20100200001」。 (2) 單據日期、客戶代號：須輸入實際沖帳日期及收款對象。 方式一 (3) 收款業務員、廠別及幣別：可作為進一步篩選欲沖銷帳款的篩選條件。 客戶貨款 支付票據 A. 若僅設定「收款業務員-張明達」：表示只篩選出該業務人員對該客戶的結帳單據進行沖銷。 B. 若同時設定「收款業務員-張明達」以及「幣別-NTD」：則會篩選出該業務人員對該客戶的台幣結帳單據進行沖銷。 C. 若設定空白：則會呈現該客戶所有未沖銷帳款。 (4) 借/貸、類別：為記錄此次收款及沖帳的類別明細，收到貨款為"借方"。本例為收到客戶開立的支票，故選擇「2：票據」。 (5) 會計科目：為輸入類別後，系統會根據"會計科目設定作業"所預設科目自動帶出，但可依實際狀況修改。
(6) 部門別：若上述科目有設定須輸入部門資料，則「部門別」欄位不可空白。 (7) 幣別、原幣金額：實際收到款項時需輸入欄位，而系統會自動依據匯率換算出「本幣金額」。 (8) 到期日：若客戶支付款項的方式為支票，可於「到期日」欄位維護票據兌現日期，依本範例輸入 2010/04/20。 P. 5-53 A. 內容：則輸入支票號碼 PW1121037。 (9) 參考單號： B. 轉列：輸入支票號碼後，可按 F2 鈕串連「票據資金管理系統」，一併完成應收票據的新增。 (10) 沖帳分錄：貨款沖銷記錄在「貸方」，類別選擇為「4:沖帳」。 A. 按 F2 鍵開窗，系統將依據單頭輸入條件如：客戶、業務員、廠別及幣別等，篩選出未沖帳完成之結帳單。 (11) 來源單別： 方式一 B. 勾選此次要沖銷的單據，按下"確定" 後將沖帳資料帶回收款單單身。 客戶貨款 支付票據 (12) 科目名稱：沖帳資料帶回後，系統會依預設科目產生結帳單對應的應收帳款科目。 P. 5-54 (13) 部門別：若該科目有設定須輸入部門資料，則「部門別」欄位不可空白。 (14) 原幣金額：輸入沖銷金額，系統會自動換算出「本幣金額」，要注意貸方沖銷之本幣金額加總必須等於借方本幣金額加總。 A. 當類別為「4：沖帳」時，系統會根據結帳單資料自動帶入，不可修改。 (15) 立帳金額、餘額： B. 「立帳金額」表示結帳單原始帳款金額；「立帳餘額」是指目前該筆結帳單尚未沖銷的剩餘帳款金額。 (16) 單身資料輸入完成後，存檔時系統會自動檢視借、貸方之本幣金額是否平衡。 A. 若是出現借貸不平：會有訊息呈現「借貸方不平衡，是否自動產生差額明細」。 B. 確定產生差額明細：會將差異金額根據「會計科目設定作業」裡的借貸方差異科目，自動新增一筆單身資料。 C. 收款單產生差額的原因：常出現在外幣帳款處理時，因立帳及沖帳時點之匯率不同而產生匯差，可設定兌換損失、利益科目。 方式二 範例 ：公司於 2/22 收到客戶第一公司(1001)的匯款，金額 NT$162,750；而該筆匯款資料欲沖銷 1 月份的應收帳款。 客戶貨款 匯款支付 作業位置 ：應收管理系統 → 日常異動處理 → 收款單建立作業。
(1) 收款單別：新增後選擇「63.收款單」，並輸入實際收款日期及對象，然後選取收款業務員、 廠別及幣別作為沖帳資料篩選條件。 A. 借方類別：本例是客戶以匯款方式支付款項，故借方類別選擇為「1:一般」。 B. 借方科目：根據「會計科目設定作業」預設自動帶出『銀行存款科目』，並輸入實際收款金額。 (2) 單身： 方式二 C. 貸方類別：選擇為「4:沖帳」。 客戶貨款 匯款支付 D. 貸方"來源單別"：開窗點選欲沖銷的結帳單，帶出單號及應收帳款科目後，於「原幣金額」欄位輸入實際沖銷金額。 (3) 收款單身資料輸入完成後，檢視是否有借貸不平的差異狀況，若檢視無誤則存檔及確認，完成該筆收款沖帳。 (4) 新增之初，如欲查詢該客戶尚未支付貨款明細，可於輸入客戶代號後，按"已結帳銷貨單查詢"功能鈕，帶出未結案相關資訊。 A. 新增收款單並輸入客戶代號後，按下"自動沖帳"功能鈕，輸入截止日期並按下"確定"。 (5) 快速執行收款沖帳： B. 系統會將預計收款日小於等於截止日期前尚未沖銷之帳款自動帶入至單身，無須逐筆點選，節省時間。 (四) 收款傳票產生及過帳 (1) 出納人員：收到客戶貨款記錄於收款單，可在應收管理系統之相關報表檢視收款沖帳的異動。 意涵 (2) 會計人員：須將此收款異動切立傳票並執行過帳，以明確並完整地呈現在會計帳。 範例 ：成功科技之會計人員將前述 2/22 從佳佳與第一公司所收取之支票與匯款異動切立會計傳票。 收款傳票 產生過帳 (1) 作業位置：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 P. 5-58 (2) 新增與存檔傳票：新增後，輸入傳票單別、日期，並於傳票單身依據收款明細逐一輸入對應會計科目、金額及摘要…等。 (3) 確認與過帳傳票：會計主管將已收帳之會計傳票進行"確認"及"過帳"。 (五) 收款之常用報表 收款單 (1) 功用：依收款日期排序，將沖帳明細逐一呈現，以利出納及會計人員核對收款資料及帳務異動。 明細表 P. 5-59 (2) 作業位置：應收管理系統 → 清單與明細表 → 收款單明細表 。
四、 應收票據管理 (一) 基本資料的設定與建置 ：除第3章的共用基本資料外，於「票據資金管理系統」中的基本資料也須逐一維護。 目的 ：建立公司往來銀行的基本資料，以管理帳戶內的存款餘額。 作業位置 ：票據資金管理系統 → 基本資料管理 → 銀行帳號建立作業。 銀行帳號 (1) 銀行代號、行號：輸入代號與帳號，並在"銀行行號"開窗選取公司往來金融機構，系統自動帶出「銀行簡稱」及「銀行全名」。 建立作業 P. 5-61 (2) 存款種類：有「1：活存」、「2：支存」 、 「3：其他」 等三種選擇。 (3) 銀行存款科目：設定該帳戶所對應之銀行存款會計科目，作為後續會計帳務處理之歸屬。 (4) 單身資料：是透過存提款單據確認或票據兌現後更新回寫，記錄該帳戶目前累計的存款餘額。 (二) 應收票據管理流程說明 (1) 沖帳：收到客戶支付貨款的支票填寫繳款單後，交由會計人員進行收款沖帳處理。 應收票據 (2) 收票：出納人員將票據資料輸入系統的「應收票據建立作業」，存檔後票況記錄為「收票」。 管理流程 P. 5-62 (3) 託收：收票後，出納人員將支票存入銀行帳戶並於系統執行「託收」動作，此時票況將更新為 「託收」。 (4) 兌現：票據到期時須執行「兌現」動作，此時票況更新為「兌現」且公司銀行存款餘額增加。 (1) 收票 → 轉付。 應收票據 (2) 收票 → 託收 → 撤票 → 還票 → 再收 → 託收 → 兌現。 其他票況 (3) 收票 → 託收 → 退票 → 還票 → 再收 → 託收 → 兌現。 (4) 收票 → 託收 → 退票 → 還票 → 票據轉結帳。 (三)應收票據作業方式說明 (1) 收票：2/22 出納人員於系統中登錄佳佳企業(1103)支付貨款的支票，票號 PW1121037，金額 NT$200,000，到期日 04/20。 範例 (2) 託收與兌現：於 2/23 存入華南銀行新店分行託收，4/20 支票兌現。
作業位置 ：票據資金管理系統 → 日常異動處理 → 應收票據建立作業。 步驟一：應收票據收票 P. 5-63 (1) 客戶代號：新增應收票據，選擇客戶代號及輸入"收票日"後，由系統根據"客戶資料建立作業"的設定自動預設付款銀行及帳號。 (2) 付款銀行：亦可利用 F2 功能查詢該客戶其他往來銀行帳號，或按 F3 功能查詢金融機構資料重新選取該張支票的開票銀行。 A. 輸入該張支票資訊，需詳實記錄票號、幣別、票面金額及到期日。 (3) "票據資料"頁籤： B. 匯率：則由系統依「幣別匯率建立作業」帶出預設值，可修改。 A. 意涵：是用來記載支票到期後，至金額實際入帳所需的天數。 (4) 入帳日數： B. 公式：「到期日」+ 「入帳日數」=「預兌日」。 (5) 客票：是註記該張支票非客戶本身所開立的票據。（轉付） 應收票據 A. 重點：為唯讀欄位，由系統自動更新該張支票的狀態。 建立作業 (6) 目前票況： B. 種類：收票、託收、 轉付、還票、兌現、退票、呆帳、撤票、再收、票據轉結帳、還票結帳單還原等。 (7) "收款資料"頁籤：記錄該張支票所對應相關收款內容，如：收款部門、業務員及收款 單號等。 (8) 輸入完成，按下"儲存"鈕後，系統會在單身顯示異動別為「1：收票」的異動狀態，以及異動日期、匯率等資訊。 P. 5-64 步驟二：應收票據託收 P. 5-65 (1) 將該支票存入銀行託收時，按工具列上"託收"鈕，系統會顯示對話視窗要求輸入「託收銀行代號」、「託收日期」及「匯率」。 (2) 完成後再按下"確定"即可。應收票據票況由「1:收票」改為「2:託收」，單身亦會顯示一筆異動別為"2:託收"的紀錄。 步驟三：應收票據兌現 P. 5-66 (1) 支票兌現入帳後，可於系統中執行「兌現」動作。在工具列上按"兌現"鈕，輸入「兌現日期」、「手續費」…等資料。 (2) 完成後再按下"確定" 即可。應收票據票況由「2:託收」改為「6:兌現」，單身亦會顯示一筆異動別為"6:兌現"的紀錄。 (3) 應收票據兌現後，銀行存款餘額增加。
(四)應收票據兌現傳票產生及過帳 P. 5-68 範例 ：成功科技之會計人員將前述 4/22 兌現之應收票據（票號 PW1121037）切立分錄於會計傳票裡。 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 (1) 應收票據收票之分錄：須判斷是否已從收款單切立傳票，若是，則無須重複產生相同分錄之會計傳票。 注意 (2) 應收票據託收時：因與帳務異動無關故不需產生會計傳票。 (3) 本範例皆引導學習者手動輸入傳票，系統亦提供其他方式產生傳票，例如：自動分錄系統拋轉、歷史傳票複製…等。 (五)應收票據常用報表 應收票據 (1) 功用：在某一個時點依據當時票況種類，列印每一種票況的明細資料，並進行票據張數、金額的統計，以供日常檢視及查核。 票況表 P. 5-69 (2) 作業位置：票據資金管理系統 → 報表列印 → 應收票據票況表。 應收票據 (1) 功用：列印到期或即將到期的應收票據資料，作為資金調度及逾期票款催收的依據。 到期明細 P. 5-70 (2) 作業位置：票據資金管理系統 → 報表列印 → 應收票據到期明細表。 五、 應付帳款整帳結帳流程 (一) 基本資料的設定與建置：除第3章的共用基本資料外，在「應付管理系統」中的基本資料也須逐一維護。 目的 ：建立應付帳款交易往來對象的基本資料，以利後續應付帳款進度追蹤及控管之用。 作業位置 ：應付管理系統 → 基本資料 → 供應廠商資料建立作業 。 P. 5-72 A. 若供應商有總公司及分公司，須將總/分公司資料建立到供應商資料作業中，且在分公司中指定對應的總公司代號。 供應廠商 資料建立 (1) 總公司： B. 若交易廠商為分公司但由總公司負責收款，須勾選「總公司收款」，後續應付帳款的支付對象為總公司。 C. 提醒：總公司之代號亦須存在「供應廠商資料建立作業」。 (2) 交易幣別：設定與該廠商交易時常用幣別，作為異動單據的預設值，單據仍可視實際狀況修改。 (3) "交易資料"頁籤：須設定與該廠商協定後的"付款條件"，作為應付憑單"預計付款日"及"預計兌現日"的推算依據，用於財務資金預估。
A. 意涵：是公司與廠商協定後的每月應付帳款請款日。 供應廠商 資料建立 (4) 結帳日期： B. 例如：驗收後 0 個月逢 25 日，表示將結算上月 26 日~本月 25 日進(退)貨單據的應付帳款金額。 C. 可配合"付款條件"的設定，做為後續應付憑單推算預計付款日及預計兌現日之依據。 (二)應付帳款結帳流程說明 (1) 產生應付：當採購單位日常進退貨程序完成後，須將"已確認"進/退貨單據(賒購)產生應付帳款資料，作為後續帳款追蹤之依據。 (2) 系統產生應付憑單的方式有三種： 應付帳款 A. 直接結帳：採隨貨附發票之進(退)貨單，可於採購管理系統之「單據性質設定作業」設定進(退)貨單確認時直接產生結帳單。 結帳流程 P. 5-74 B. 自行輸入：於「應付憑單建立作業」直接輸入要納入結帳的「進/退貨單」。 C.自動結帳：採廠商請款結帳時才收發票時，可利用"應付憑單自動結帳作業"，依公司統一或廠商結帳日批次產生"應付憑單"。 (3) 應付憑單輸入並確認後，可查詢應付帳款期末餘額， 並將帳款異動記錄在會計傳票，以確保會計帳上應付科目金額之正確性。 (三)應付帳款結帳作業方式說明 範例 ：成功科技一月份與供應廠商三星公司(代號：1001)交易，進貨時隨貨附上發票。 步驟一：進貨及退貨單據性質設定為「直接結帳」，並指定產生之結帳單別。 P. 5-75 (1) 作業位置：採購管理系統 → 基本資料管理 → 單據性質設定作業。 直接 (2) 單別：選擇隨貨附發票之進(退)貨單別，並設定為直接結帳，如：A342 進貨單(隨)。 結帳 (3) 直接結帳：可選「Y.整張」結進貨單之總金額，或是「y.逐筆」結進貨單單身每筆明細金額。 (4) 應付憑單：須特別指定對應的結帳單別，當進(退)貨單據確認後才會自動產生應付憑單。 步驟二：輸入進貨單時，選擇「直接結帳」之單別。 P. 5-76 (1) 作業位置：採購管理系統 → 日常異動處理 → 進貨單建立作業 。
(2) 進貨單別：進貨收料時，應選擇「直接結帳」之單別。如：A342 進貨單(隨)。 (3) 單頭：輸入單據日期、廠別、付款條件…等。 (4) 單身：輸入進料明細，如：品號、進貨數量、單位進價…等。 (5) "發票資料"頁籤：輸入相關進貨發票資料內容，如：發票日期、發票號碼、廠商統編… 等。 步驟三：確認進貨單時自動產生應付憑單。 直接 P. 5-77 結帳 (1) 檢視進貨內容無誤，由資材單位執行工具列"確認"鈕更新現有庫存狀態。 (2) 確認後，系統會自動產生應付憑單並顯示單號訊息，如：A711-201001001。 步驟四：查詢已產生之應付憑單 P. 5-78 (1) 作業位置：應付管理系統 → 日常異動處理 → 應付憑單建立作業。 (2) 查詢：已產生的應付憑單，在單身記錄帳款來源單號及金額資料，同時也將進貨發票明細記載在單頭的《發票資料》頁籤。 (3) 確認：檢視無誤可將應付憑單"確認"，應付帳款金額增加。 範例 ：公司會計單位執行一月份與廠商大進公司交易的應付帳款結帳，結帳日依廠商結帳日為每月25日。 P. 5-80 步驟一：執行「應付憑單自動結帳作業」 (作業位置：應付管理系統 → 批次作業 → 應付憑單自動結帳作業)。 P. 5-81 A. 依廠商結帳日：指每月採廠商指定之固定日期結算廠商當期應付帳款。 (1) 選擇結帳期間： B. 注意：上述須先至"供應廠商資料建立作業"設定"結帳日期"，自動結帳時即可產生符合結帳區間之應付帳款。 依廠商 自動結帳 A. 意涵：須輸入欲結帳之年月(2010/01)，以便後續篩選出符合廠商結帳日之進(退)貨單據。 (2) 選擇結帳年月： B. 例如：廠商結帳日為驗收後 0 個月逢 25 日，則會篩選上月 26 日~本月 25 日之進(退)貨單據為本次結帳區間。 A. 意涵：表示可將採購進貨、退貨單，以及委外加工的託外進貨、退貨單同時或分開結成不同帳單。 (3) 選擇進/退貨： B. 若選"全部"：表示將符合條件的進貨及退貨單同時結帳。 C. 若選"進貨"或"退貨"：則可選擇「來源單別」及「單號」針對某一種或某幾張進(退)貨單來結算帳款。
(4) 其他篩選條件如：廠商代號、廠別、幣別、發票聯數及課稅別，若不須設定之條件可為空白或選擇「全部」。 (5) 輸入應付憑單單別：指系統欲產生之應付單據類別，不可空白。 (6) 輸入應付憑單日期：當選擇"依廠商結帳日"方式產生帳單，帳單日期會依廠商結帳日設定為主，故應付憑單日期不可輸入。 A. 意涵：當月進/退貨資料將逐張產生應付憑單，交易張數等同應付憑單張數，利於帳務核對。 (7) 一張進(退)貨單產生一張應付憑單： B. 本例：若無勾選「一張進(退)貨單產生一張應付憑單」則應付憑單日期為當月 25 日。 (8) 逐張憑單日期同進(退)貨單日期：若勾選，可讓各張應付帳單根據交易日期個別成立，帳款資訊能反映實際進貨驗收日期。 (9) 設定選項後，按"確定"鈕，系統便會根據此次輸入之條件來篩選進(退)貨單，透過批次作業自動產生應付憑單。 依廠商 自動結帳 步驟二：查詢已產生之應付憑單 P. 5-82 (1) 作業位置：應付管理系統 → 日常異動處理 → 應付憑單建立作業。 A. 應付憑單之單身：顯示這次應付帳款明細資料，大進公司之結帳日為驗收後 0 個月逢 25 日。 B. 由於原始進/退貨單無發票資料的記載，因此系統會將 12/26~1/25 的所有進/退貨資料產生在同一張應付憑單。 (2) 查詢： C. 本例之 1/28 的進貨單則歸屬至下個月結帳。 D. 注意：退貨單據金額在應付憑單裡呈現的是負數金額，表示為減項之應付帳款。 A. 意涵：指的是若此張應付憑單要下個月才付款，則可點選此按鈕，則此筆應付憑單本月將無法付款。 (3) 凍結付款碼： B. 取消：待下個月欲付款時再點選此按鈕(表示取消凍結付款)，即可將此憑單付款。 範例 ：成功科技會計單位執行一月份應付帳款結帳，其中廠商日昇公司之交易係以公司之統一結帳日來結帳。 P. 5-33 步驟一：執行「應付憑單自動結帳作業」 依公司 P. 5-30 自動結帳 (1) 作業位置：應付管理系統 → 批次作業 → 應付憑單自動結帳作業 。 (2) 選擇結帳期間：選擇「統一結帳日」。亦即統一由公司決定供應商進貨的結帳日期。 (3) 選擇結帳日期：輸入本次帳款請款日期起迄區間，以便後續系統篩選已確認且未結帳的進退貨單資料。
A. 意涵：表示可將採購進貨、退貨單，以及委外加工的託外進貨、退貨單同時或分開結成不同帳單。 (4) 選擇進/退貨： B. 若選"全部"：表示將符合條件的進貨及退貨單同時結帳。 C. 若選"進貨"或"退貨"：則可選擇「來源單別」及「單號」針對某一種或某幾張進(退)貨單來結算帳款。 (5) 其他篩選條件如：廠商代號、廠別、幣別、發票聯數及課稅別，若不須設定之條件可為空白或選擇「全部」。 A. 意涵：是指應付憑單成立時如何呈現帳款來源資料。 (6) 選擇產生方式： B. 選擇「整張」：單身只會呈現每張進(退)貨單的總金額。只顯示"憑證單別-單號"，不顯示「憑證序號」。 P 5-87 & 5-88 C. 選擇「逐筆」：單身會呈現每張進(退)貨單的逐筆金額。亦即同時紀錄原始「憑證單別-單號-序號」。 (7) 輸入應付憑單日期：當選擇"統一結帳日"方式產生帳單時，本次的應付憑單日期必須輸入。 (8) 同廠商不同廠別分開結帳：表示以廠別角度彙整應付帳款資訊，勾選時系統會將不同廠別之進(退)貨單分別立帳。 (9) 預計付款日推算考慮廠商結帳日：表示預計收款日之推算是以"供應廠商資料建立作業"的結帳日期起算而非依照實際應付憑單日期。 依公司 自動結帳 (10) 按下"確定"鈕由系統自動產生符合條件之帳款資料。 步驟二：查詢已產生之應付憑單 P. 5-86 (1) 作業位置：應付管理系統 → 日常異動處理 → 應付憑單建立作業。 (2) 利用"查詢"功能找到系統產生的應付憑單。 A. 推算：由應付憑單單據日期(如 1/31)搭配付款條件(收款為結帳後次月 10日，票期 2個月)推算出。 (3) 預計付款日、兌現日： B. 例如：按照銀行行事曆(週休二日)推算出預計付款日為 2/10，預計兌現日為 4/12。 A. 來源：有四為「1：進貨、2：退貨、 3：託外進貨、4：託外退貨」，表 示帳款金額源自於進/退貨及託外進/退貨單。 (4) 單身： B. 同時記載來源單別、單號及憑證日期。 (5) 原幣已付金額、本幣已付金額及結案碼：是該筆帳款的付款沖帳狀態，由付款單更新回寫。 (6) 結案碼：若累計付款金額等於應付總計時，則更新結案碼為 Y，表示該應付帳款已全數支付。
範例 ：1/31 供應廠商冠軍公司(1004)向公司請款，貨款內容包含「鏡頭框架」500 台，共計 15,750 元； 另須支付廠商代墊之運費 5,000 元，請將以上兩筆資料記錄在同一張應付憑單裡。 作業位置 ：應付管理系統 → 日常異動處理 → 應付憑單建立作業。 (1) 新增一張應付憑單，手動選擇「結帳單別」，輸入立帳之「單據日期」及帳款對象之「供應廠商代號」。 (2) 產生分錄：由系統更新回寫，以判斷該應付憑單是否已拋轉為會計傳票底稿，若勾選，則該張應付憑單將無法取消確認及修改。 A. 會根據供應廠商代號自動帶出相關資料，如廠別、幣別及付款條件代號等，若有需要可以修改。 手動 (3) "憑單資料"頁籤： 結帳 B. 注意：上述設定會影響單身來源的選擇，例如：進貨幣別必須與應付憑單幣別相同…等。 P. 5-90 (4) "發票資料"頁籤：可維護進貨發票，作為後續「營業稅系統」 申報進項發票的依據。 A. 來源：手動選擇「1：進貨」，並在「憑證單別」按下 F2 鍵開窗選取一筆進貨單據之品項。 (5) 第一筆單身： B. 多筆：則可按 F3 鍵一次選取兩筆以上進貨單號，由系統自動帶入原始進貨明細金額及稅額等資料。 A. 來源：選擇「9：其他」表示無來源單據。「憑證單別-單號-序號」不須輸入。 (5) 運費： B. 須將交易日期記載到「憑證日期」，之後再輸入「原幣金額」及「原幣稅額」資料即可。 (6) 最後將應付憑單"存檔"，執行"確認"動作，應付帳款增加，後續相關報表可追蹤到該筆帳款資料的異動。 (四) 應付憑單產生會計傳票 (1) 產生應付：當進退貨單產生應付憑單後，一方面在應付管理系統之相關報表檢視應付帳款異動。 意涵 (2) 分錄過帳：會計人員亦須將此異動明細切立傳票並執行過帳，以明確並完整地呈現在會計帳。 範例 ：1/31 成功科技會計人員整理一月底產生的應付憑單，將每個廠商的應付帳款異動狀況切立交易分錄於會計傳票。 應付傳票 產生過帳 (1) 作業位置：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 P. 5-91 (2) 新增與存檔傳票：記錄立帳之交易日期；接著在傳票單身依據帳款發生之明細逐一輸入對應會計科目、金額及摘要…等。 (3) 確認與過帳傳票：會計主管將已結帳之會計傳票進行"確認"及"過帳"。
(五) 應付帳款常用報表 應付憑單 (1) 功用：將『應付憑單建立作業』原始資料以日期排序的方式列印，作為帳款檢核依據。 明細表 P. 5-92 (2) 作業位置：應付管理系統 → 清單與明細表 → 應付憑單明細表 。 應付帳款 (1) 功用：依照廠商角度，將一段期間內未付之帳款資料依日期排序統計成表，作為與廠商對帳資料檢視。 明細表 P. 5-94 (2) 作業位置：應收付管理系統 → 報表列印 → 應付帳款明細表 。 六、 空白支票申請流程 支票申請 (1) 申請：出納單位填寫支票簿末頁的"支票領用單"，送財務長用印(公司大小印鑑)，並到指定銀行櫃檯申請，即可取得空白的支票簿。 作業流程 P. 5-96 (2) 登錄：領取新支票簿後，將起始、截止票號登錄在票據資金管理系統的"銀行支票本建立作業"，主管檢視無誤後，才可開立票據。 範例 ：公司出納申請華南銀行新的支票簿，起訖票號 PK7063001~PK7063100 將空白支票簿資料登錄至系統，利後續付款使用。 作業位置 ：票據資金管理系統 → 基本資料管理 → 銀行支票本建立作業 。 (1) 銀行代號：指的是該支票簿所屬銀行，可開窗選擇先前已建置的公司存款帳戶。 銀行支票 (2) 使用順序碼：表示公司啟用該銀行支票簿順序，設定"1"為最先啟用，第1本用完後，新增的支票本系統會自動預設為"2"，以此類推。 本建立 P. 5-97 (3) 起始、截止支票號碼：輸入支票簿的起迄票號，後續開立應付票據時系統會自動判斷，以控制支票跳號或是輸入錯誤問題。 (4) 已用支票號碼：此欄位由系統更新回寫，不須手動輸入，記載目前已使用支票票號。 A. 功用：根據支票開立狀況判斷可用或已用完，由系統自動更新狀態。有「1.可用、2.用完、3.停用」三種狀態。 (5) 使用狀態： B. 注意：若有整本支票簿遺失或特殊狀況發生，須手動將狀態修改為「3.停用」。 七、 付款沖帳流程 (一) 前置基本資料：除第3章的共用基本資料外，於「應付管理系統」 中的基本資料也須逐一維護。 會計科目 (1) 目的：設定付款、匯差、折讓、預付、溢付對應的會計科目，作為付款單上各類別的預設值。 設定作業 P. 5-98 (2) 功用：新增付款單時，系統將依據選擇的類別自動帶出本作業預設的會計科目，以節省輸入時間，可依實際狀況修改。
(二) 作業流程說明 付款沖帳 (1) 沖帳：列印"模擬付款明細表"統計應付帳款，於公司實際支付款項後透過"付款單建立作業"記錄付款相關資料，以沖銷應付帳款。 流程說明 P. 5-99 (2) 紀錄：當付款單建立並確認後，應付帳款餘額減少，會計人員須將沖帳明細切立分錄到傳票裡，確保應付帳務與會計帳冊一致。 (三)作業方式說明 範例 ：公司於 2/10 開立支票給廠商大進公司(1002)，票號 PK7063001(金額 NT$20,000，到期日 04/12)，沖銷上個月應付款項。 作業位置 ：應付管理系統 → 日常異動處理 → 付款單建立作業。 P. 5-100 (1) 付款單別、單號：按"新增"後開窗選取單據性質為"73.付款單據"，系統會自動帶出收款單號，如「201002001」。 (2) 單據日期、廠商代號：須輸入實際沖帳日期及付款對象。 (3) 廠別及幣別：可作為進一步篩選欲沖銷帳款的篩選條件。 A. 若設定「幣別-NTD」：則會篩選出該業務人員對該客戶的台幣結帳單據進行沖銷。 方式一 B. 若設定空白：則會呈現該廠商所有未沖銷應付帳款。 廠商貨款 支付票據 (4) 借/貸、類別：為記錄此次付款及沖帳的類別明細，支付貨款為"貸方"。本例為支付廠商而開立支票，故選擇「2：票據」。 (5) 會計科目：為輸入類別後，系統會根據"會計科目設定作業"所預設科目自動帶出，但可依實際狀況修改。 (6) 部門別：若上述科目有設定須輸入部門資料，則「部門別」欄位不可空白。 (7) 幣別、原幣金額：實際支付款項時需輸入欄位，而系統會自動依據匯率換算出「本幣金額」。 P. 5-101 (8) 到期日：若支付廠商款項的方式為支票，可於「到期日」欄位維護票據兌現日期，依本範例輸入 2010/04/12。 A. 內容：則輸入支票號碼 PK7063001。 (9) 參考單號： B. 轉列：輸入支票號碼後，可按 F2 鈕串連「票據資金管理系統」，一併完成應付票據的新增。 (10) 沖帳分錄：應付帳款沖銷記錄在「借方」，類別選擇為「4:沖帳」。
A. 按 F2 鍵開窗，系統將依據單頭輸入條件如：廠商、廠別及幣別等，篩選出未沖帳完成之應付憑單。 (11) 來源單別： B. 勾選此次要沖銷的單據，按下"確定" 後將沖帳資料帶回付款單單身。 (12) 科目名稱：沖帳資料帶回後，系統會依預設科目產生應付憑單對應的應付帳款科目。 (13) 部門別：若該科目有設定須輸入部門資料，則「部門別」欄位不可空白。 (14) 原幣金額：輸入沖銷金額，系統會自動換算出「本幣金額」，要注意貸方沖銷之本幣金額加總必須等於借方本幣金額加總。 方式一 廠商貨款 A. 當類別為「4：沖帳」時，系統會根據應付憑單資料自動帶入，不可修改。 支付票據 (15) 立帳金額、餘額： P. 5-102 B. 「立帳金額」表示應付憑單原始帳款金額；「立帳餘額」指目前該筆應付憑單尚未沖銷的剩餘帳款金額。 (16) 單身資料輸入完成後，存檔時系統會自動檢視借、貸方之本幣金額是否平衡。 A. 若是出現借貸不平：會有訊息呈現「借貸方不平衡，是否自動產生差額明細」。 B. 確定產生差額明細：會將差異金額根據「會計科目設定作業」裡的借貸方差異科目，自動新增一筆單身資料。 C. 收款單產生差額的原因：常出現在外幣帳款處理時，因立帳及沖帳時點之匯率不同而產生匯差，可設定兌換損失、利益科目。 範例 ： 2/10 公司以匯款方式支付廠商日昇公司(1003)帳款，金額 NT$80,000；而該筆匯款資料欲沖銷上個月應付帳款。 作業位置 ：應付管理系統 → 日常異動處理 → 付款單建立作業。 (1) 付款單別：新增後選擇「73.付款單」，並輸入實際收款日期及對象，然後選取廠商代號、廠別及幣別作為沖帳資料篩選條件。 方式二 廠商貨款 A. 借方類別：本例是以匯款方式支付廠商貨款，故借方類別選擇為「4:沖帳」。 匯款支付 P. 5-104 B. 貸方科目：根據「會計科目設定作業」預設自動帶出『銀行存款科目』，並輸入實際付款金額。 (2) 單身： C. 貸方類別：選擇為「1:一般」。 D. 借方「來源單別」：開窗點選欲沖銷的應付憑單，帶出單號及應付帳款科目後，於"原幣金額"輸入實際沖銷金額。 (3) 收款單身資料輸入完成後，檢視是否有借貸不平的差異狀況，若檢視無誤則存檔及確認，完成該筆收款沖帳。
(四) 付款傳票產生及過帳 (1) 出納人員：支付廠商貨款記錄於付款單，可在應付管理系統之相關報表檢視付款沖帳的異動。 意涵 (2) 會計人員：須將此付款異動切立傳票並執行過帳，以明確並完整地呈現在會計帳。 範例 ：成功科技之會計人員將前述 2/10 以支票與匯款方式支付給大進與日昇公司所切立之會計傳票。 付款傳票 產生過帳 (1) 作業位置：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 P. 5-105 (2) 新增與存檔傳票：新增後，輸入傳票單別、日期，並於傳票單身依據收款明細逐一輸入對應會計科目、金額及摘要…等。 (3) 確認與過帳傳票：會計主管將已收帳之會計傳票進行"確認"及"過帳"。 (五) 付款流程之常用報表 模擬付款 (1) 功用：支付廠商貨款前，根據預計付款日排序模擬付款時程，以落實有效資金管理。 明細表 P. 5-106 (2) 作業位置：應付管理系統 → 報表列印 → 模擬付款明細表 。 付款單 (1) 功用：將付款單之明細以日期方式呈列，作為資料檢核的依據。 明細表 P. 5-107 (2) 作業位置：應付管理系統 → 清單與明細表 → 付款單明細表 。 八、 應付票據管理 A. 作業：以開立支票支付廠商貨款，可將票據內容輸入系統的「應付票據建立作業」，存檔後票況記錄為「開票」。 (1) 開票： 應付票據 B. 自動列印：還可透過「應付票據支票套印」列印支票憑證則無須手動填寫。 作業流程 P. 5-108 A. 兌現：票據到期時，銀行依票面金額支付廠商後，至「應付票據建立作業」執行「兌現」，且銀行存款餘額減少。 (2) 到期： B. 退票：票據到期時，若銀行存款不足無法支付票面金額時，須於系統記錄票況為「退票」。 範例 ：2/10 公司出納開立華南銀行帳戶的支票支付廠商大進公司(1002) 貨款，金額 NT$20,000、到期日 04/12、兌現日 4/14。 應付票據 作業說明 步驟一：應付票據開票 P. 5-109 (1) 作業位置：票據資金管理系統 → 日常異動處理 → 應付票據建立作業。
(2) 單頭：按"新增"鈕，輸入票據的"廠商資料、開票日"，並開窗點選這次的"付款銀行"，可查詢先前設定之公司銀行帳號。 A. 票號：可開窗選擇付款銀行的支票本，系統會自動帶出目前可用票號，避免輸入錯誤或跳號狀況發生。 (3) "票據資料"頁籤： B. 另輸入「幣別」 、 「匯率」 、 「票面金額」及「到期日」等支票資訊。 (4) "付款資料"頁籤：記錄該張支票所對應相關付款內容，以利勾稽前端付款資料。 應付票據 (5) 存檔：將開票資料輸入後，按"儲存"鈕將票據存檔即可。此時單身自動記錄該筆異動狀況。 作業說明 步驟二：應付票據支票套印 P. 5-111 (1) 作業位置：票據資金管理系統 → 異動單據憑證 → 應付票據支票套印。 步驟三：到期之應付票據兌現：收到銀行對帳單後，該張支票已在 4 月 14 日兌現扣款。 P. 5-112 (1) 作業位置：票據資金管理系統 → 日常異動處理 → 應付票據建立作業。 (2) 透過查詢找出應付票據後，按下工具列的"兌現"功能鈕，則票況更新為兌現，同時該銀行帳戶之存款餘額將減少。 範例 ：成功科技之會計人員將前述 4/14 票據兌現之帳務異動（票號 PK7063001）切立分錄於會計傳票裡。 票據兌現 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 傳票過帳 P. 5-113 (1) 應付票據開票之分錄：須判斷是否已從付款單切立傳票，若是，則無須重複產生相同分錄之會計傳票。 注意 (2) 支付廠商貨款的方式為支票時：可於應付票據建立作業維護票據相關資訊 (3) 本範例皆引導學習者手動輸入傳票，系統亦提供其他方式產生傳票，例如：自動分錄系統拋轉、歷史傳票複製…等。 應付票據 (1) 功用：在某一個時點依據當時票況種類，列印每一種票況的明細資料，並進行票據張數、金額的統計，以供日常檢視及查核。 票況表 P. 5-114 (2) 作業位置：票據資金管理系統 → 報表列印 → 應付票據票況表。 應付票據 (1) 功用：列印到期或即將到期的收付票據資料，作為資金調度的依據。 到期明細 P. 5-115 (2) 作業位置：票據資金管理系統 → 報表列印 → 應付票據到期明細表。
九、 存提款流程 (1) 申請：出納人員有現金存提或是轉帳匯款需求時，輸入「銀行存款存提作業」用以記載銀行帳戶的金額增減。 存提款 (2) 作業：可輸入「81.存款單」或「82.提款單」的單據，輸入完成後列印存提款單據憑證，送交主管檢視，若有誤則退回修改。 流程說明 P. 5-116 (3) 確認：待單據送主管簽核確認後，「銀行帳號建立作業」裡的存款餘額即會隨之增減。 (4) 核對：可列印「銀行存款明細帳」，用以核對銀行帳戶明細。 範例 ：公司出納人員將50萬從華南銀行轉到花旗銀行，並登錄在系統裡。 P. 5-117 (1) 作業位置：票據資金管理系統 → 日常異動處理 → 銀行存款存提作業。 付款作業 (2) 存提單別：按"新增"鈕後，選擇"82.銀行提款單"，並於單頭須輸入轉出「銀行代號、幣別、匯率」等資料。 說明 A. 類別碼：表示提款異動方式，有「1：現金、2：轉帳」兩種，此例須選擇"2：轉帳"，接著輸入幣別、匯率及金額。 B. 轉帳對象：應選擇「1.公司」；對象代號：開窗選擇花旗銀行台北分行，由系統自動帶出對應之銀行行號與帳號。 (3) 單身： 註：「2.廠商」指供應廠商資料、「 3.人員」指公司員工資料、「 4.客戶」指客戶資料、「 9.其他」。 C. 手續費：須設定是由收款人或付款人負擔，手續費的金額及負擔者將會影響存提款帳戶異動的實際金額。 P. 5-118 (a) 表示換算匯率後之轉帳金額及手續費的累計，為實際影響該帳戶的本國幣金額。 D. 本國幣別金額小計： (b) 若檢視無誤，存檔確認後將以此累計金額更新回寫現有銀行存款餘額。 範例 ：公司出納於 2/20 在系統輸入一筆客戶第一公司(1001)匯款至花旗銀行帳戶的記錄，匯款金額為 NT$162,750。 存款作業 (1) 存提單別：按"新增"鈕後，選擇"81.銀行存款單"，並於單頭輸入存入款項的「銀行資訊、幣別、匯率」等欄位。 說明 P. 5-119 A. 類別碼：應選擇「2：轉帳」，接著輸入本次異動金額、幣別及匯率。 (2) 單身： B. 轉帳對象：應選擇「4.客戶」；對象代號：應開窗選擇"1001第一公司"並依客戶資料建立作業來預設銀行行號、帳號。 C. 對方科目：表示傳票產生之預設會計科目， 系統亦會自動帶出客戶資料之應收帳款科目，可修改。
D. 手續費、手續費負擔、本國幣別金額小計： (2) 單身： (a) 若負擔對象為付款人，亦即手續費由客戶自行吸收，則公司實際收到匯款金額會顯示為 162,750。 存款作業 說明 (b) 若負擔對象為收款人，亦即成功科技自行吸收手續費，則公司實際收到匯款金額會顯示為 162,720。 P. 5-119 (3) 金額回寫：資料檢視無誤，即可存檔確認。 存提款單確認後，系統將更新「銀行帳號建立作業」之銀行存款餘額。 範例 ：成功科技之會計人員將前述 2/10 將50萬從華南銀行轉到花旗銀行之帳務異動切立分錄於會計傳票裡。 存提款單 作業位置 ：會計總帳管理系統 → 日常異動處理 → 會計傳票建立作業 。 傳票過帳 P. 5-121 (1) 存款單之分錄：須判斷是否已從收款單切立傳票，若是，則無須重複產生相同分錄之會計傳票。 注意 (2) 銀行帳戶的存款、提款、匯款：須於「銀行存款存提作業」維護相關資訊。 銀行存款 (1) 功用：將銀行存款/提款以及兌現之應收票據、應付票據等，依銀行及異動日期排序列印明細資料，以檢核銀行帳戶異動紀錄。 明細帳 P. 5-122 (2) 作業位置：票據資金管理系統 → 報表列印 → 銀行存款明細帳。
