Excel 2003 不仅具有数据计算处理能力，还具有数据库管理的一些功能。更可贵的是 Excel 2003 在制表、作图等数据分析方面的能力比一般的数据库更胜一筹，淋漓尽致地发挥 了其在表格处理方面的优势。
4.5.1 数据清单的编辑
表是以具有相同结构方式存储的数据集合，如电话簿、员工工资表、库存账等。利用数 据库技术可以方便地管理这些表中的数据，例如，对数据库排序和查找那些满足指定条件的数 据等。
在 Excel 2003 中，表是作为一个数据清单来看待的。可以把数据清单理解成数据库。在 一个数据库中，信息按记录方式存储。每个记录中包含信息内容的各项，称为字段。例如，员 工工资表中每一个员工的各项工资的组合就是一个记录，它由字段组成。所有记录的同一字段 存放相似的信息（例如，员工编号、姓名、基本工资等）。Excel 2003 提供了一整套功能强大 的命令集，使管理数据清单（数据库）变得非常容易。
1．建立数据清单
要建立一个数据清单，首先要定义组成记录的字段个数及字段名。现以“B 公司员工工资 表”为例，设置编号、姓名、基本工资、工龄工资、月奖金、全勤奖、加班费、午餐费和总计 共 9 个字段，如图 4-50 所示。
图 4-50 B 公司员工工资表结构
当设计好数据清单的基本结构后，就可以输入数据了。先选中“编号”字段下的第一个 单元格，然后选择“数据”菜单中的“记录单”命令，打开如图 4-51 所示“员工工资”对话 框（该对话框的标题与该数据清单的工作表名相同），该对话框的左边显示数据清单的字段名，
在各字段名的右边的文本框中输入相应的数据，每输完一个数据后，按 Tab 键可将光标移入下 一个文本框中，填好所有的文本框后，完成了第一条记录的输入，单击“新建”按钮，可开始 第二条记录的填入。所有记录输入完后，单击“关闭”按钮，可得到“B 公司员工工资表”清 单如图 4-52 所示。
。 图 4-51 “员工工资”对话框
图 4-52 B 公司员工工资表
2．编辑数据清单
提示：使用“常用”工具栏中的“升序排序”按钮 或“降序排序”按钮 ，可以对数据 进行快速排序，但只能按一个关键字段排序。方法是：先在关键字段列中任选一个单元格数据，
然后单击“常用”工具栏中的“升序排序”或“降序排序”按钮即可。
4.5.3 数据筛选
在 Excel 2003 中，通过筛选方式，可以只将满足某些特定条件的数据显示出来，而将不 满足条件的数据隐藏起来。筛选方式有自动筛选和高级筛选两种。
1．自动筛选
例如，要将“A 班期中考试成绩单”中总分大于等于 300 的数据筛选出来，可按下列操作 步骤进行：
1）打开“A 班考试成绩”工作簿，切换到“期中考试”工作表中，并选中任一个有数据 的单元格。
2）选择“数据”菜单中“筛选”级联菜单下的“自动筛选”命令，此时，在每个列标题 的右侧出现一个下拉箭头，单击“总分”的下拉箭头，打开如图 4-55 所示的下拉列表，从中 选择“自定义”选项。
图 4-55 自动筛选方式
3）打开如图 4-56 所示的“自定义自动筛选方式”对话框。在“总分”选项组下面的下拉 列表框中选择“大于或等于”选项，在右侧的文本框中输入“300”。
图 4-56 “自定义自动筛选方式”对话框 4）单击“确定”按钮，得到如图 4-57 所示的筛选结果。
如果要在工作表中取消所有的筛选，可选择“数据”菜单中“筛选”级联菜单中的“全 部显示”命令；如果要撤消工作表中的自动筛选标记，可再次选择执行“数据”菜单中“筛选”
级联菜单中的“自动筛选”命令。
图 4-57 总分大于等于 300 的筛选结果 2．高级筛选
在自动筛选中，筛选条件可以是一个，也可以自定义指定两个条件，但每次只能针对一 个字段设置筛选条件。而使用高级筛选功能，则可以同时对多个字段设置筛选条件，也可以对 单个字段设置三个或三个以上的筛选条件。
例如，要将“A 班期末考试成绩单”中“总分”大于等于 300，“数学”成绩大于等于 80 分的同学筛选出来，可按下列步骤操作：
1）首先打开“A 班考试成绩”工作簿，切换到“期末考试”工作表中，在工作表的空白 位置建立筛选条件区域。筛选条件区域至少为两行，第一行为字段名，第二行以下为筛选条件，
如图 4-58 所示。
图 4-58 高级筛选条件 2）然后选择“数据”菜单中“筛选”级联菜单中的“高 级筛选”命令，打开如图 4-59 所示的“高级筛选”对话框。
在“方式”选项组中，如果选择“在原有区域显示筛选结果”
单选按钮，则在原工作表中只显示满足筛选条件的记录；如 果要将筛选的结果放到其他位置，而不改变原来的数据，则 选择“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮。
3）在“列表区域”框中指定参加筛选的数据区域，在
“条件区域”框中指定上一步设置的条件区域，在“复制到”
框中指定筛选后的副本放置的起始单元格。
4）单击“确定”按钮，就可以得到如图 4-60 所示的高级筛选结果。
图 4-60 高级筛选结果
提示：如果选择“在原有区域显示筛选结果”方式筛选后，要取消高级筛选，只需选择执行 图 4-59 “高级筛选”对话框
“数据”菜单中的“筛选”菜单下的“全部显示”子命令，即可显示该数据清单中的所有记录。
4.5.4 分类汇总
Excel 2003 提供的“分类汇总”功能可以帮助用户将相同类别的数据进行统计汇总，如求 和，求平均值、计数等运算。例如，要分别计算“A 班期末考试成绩单”中的男同学和女同学 的数学平均成绩，其操作方法如下：
1）打开“A 班考试成绩”工作簿，切换到“期末考试”工作表中，并将工作表中的数据 按“性别”排序。
提示：此操作的目的是分别将男同学和女同学的记录排在一起。如果原工作表中的记录 已经是分类排列好的，则此步操作可省去。
2）选中要参加分类汇总的所有数据，然后选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打 开如图 4-61 所示的“分类汇总”对话框。在“分类字段”列表框中，选中“性别”选项；在
“汇总方式”列表框中，选中“平均值”选项；在“选定汇总项”列表框中，选中“数学”复 选框。
3）单击“确定”按钮，得到的汇总结果如图 4-62 所示。
图 4-61 “分类汇总”对话框 图 4-62 分类汇总结果
如果要删除分类汇总的结果，可选择“数据”菜单中的“分类汇总“命令，再次打开“分 类汇总”对话框，并单击“全部删除”按钮，即可将“分类汇总”的数据从工作表中删除掉。
提示：在图 4-62 中可以看到，对数据清单进行分类汇总后，在行标题的左侧出现了一些 新的标志，称为分级显示符号，主要用于显示或隐藏某些明细数据。单击按钮“-”号，可将 当前的下一级明细数据隐藏起来，同时此按钮变为“+”号；单击按钮“+”号，可将当前的 下一级明细数据显示出来。
4.5.5 建立数据透视表
在 Excel 2003 的数据管理功能中，使用最灵活的是数据透视表。数据透视表是一种交互 式的工作表，可以从不同的角度观察、分析数据，可以通过不同的页面来筛选数据，还可以根 据需要显示各种明细数据等。
1．创建数据透视表
数据透视表也是一种表格，这种表格也是建立在数据清单和数据库基础上的。现以图 4-63 所示的“某超市订货情况表”为例说明建立数据透视表的方法与步骤。
图 4-63 某超市订货情况表
1）先选中整个数据清单，然后选择“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令，
打开“数据透视表和数据透视图向导—3 步骤之 1”对话框。在“请指定分析数据的数据源类 型”中选择“Microsoft Office Excel 数据列表或数据库”，在“所需创建的报表类型”中选择
“数据透视表”，如图 4-64 所示。
图 4-64 “数据透视表和数据透视图向导—3 步骤之 1”对话框
2）单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导—3 步骤之 2”对话框，
因为事先已选定了整个表格，所以在选定区域中显示选好的数据区域（$A$2:$H$76），如图 4-65 所示。如果有误，可在选定区域文本框中重新输入数据源区域。
图 4-65 “数据透视表和数据透视图向导—3 步骤之 2”对话框
3）单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导—3 步骤之 3”对话框，
如图 4-66 所示，在“数据透视表显示位置”区域选择“新建工作表”，单击“布局”按钮，打 开“数据透视表和数据透视图向导—布局”对话框，用鼠标将“供应商 ID”字段按钮拖到“页”
区域，“产品名称”字段按钮拖到行区域，“类别 ID”字段按钮拖到列区域，“订购量”字段按 钮拖到数据区域，如图 4-67 所示，单击“确定”按钮，回到“数据透视表和数据透视图向导
—3 步骤之 3”对话框，单击“完成”按钮，得到数据透视表，如图 4-68 所示。
图 4-66 “数据透视表和数据透视图向导—3 步骤之 3”对话框
图 4-67 “数据透视表和数据透视图向导—布局”对话框
图 4-68 数据透视表
提示：在数据透视表出现的同时还弹出“数据透视表”工具栏和“数据透视表字段列表”
框，字段列表可以通过数据透视表工具栏中的最后一个按钮来控制显示或隐藏。
2．数据透视表的编辑
（1）更改数据透视表的布局。如果对已设计好的数据透视表的布局感到不满意，可以重 新调整。例如，还想在数据区域汇总“库存量”字段，则可单击“数据透视表”工具栏中的“显 示/隐藏字段列表”按钮 ，打开“数据透视表字段列表”，将“库存量”字段拖到“数据”区 域，得到透视表的新布局，如图 4-69 所示。当然，也可以将不想在数据透视表中出现的字段 拖回“数据透视表字段列表”。
图 4-69 增加库存量汇总的数据透视表
（2）变换汇总方式。在创建好的数据透视表中，还可以改变数据汇总方式。以图 4-69 中 所示的数据透视表为例，如果要汇总同类产品的最大库存量，可在数据透视表中单击要改变数
（2）变换汇总方式。在创建好的数据透视表中，还可以改变数据汇总方式。以图 4-69 中 所示的数据透视表为例，如果要汇总同类产品的最大库存量，可在数据透视表中单击要改变数