檔 案 資 訊 處
三、配合「節能減碳」與「異地備存」
政策：
所寄存之外交檔案經由檔案鑑定被徵集 為國家檔案後，由檔案管理局委託中央 研究院近代史研究所逕行管理，仍存置 於該所檔案館典藏保管實體檔案，並代 行國家檔案開放應用事宜，以節約政府 人力、物力及資源之支出，達到「節能 減碳」目標，而將數位檔備份於外交部、
檔案管理局異地備存，實踐「異地備存」
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)四、加速完成國家檔案鑑定徵集與移轉：
為因應檔案法有關國家檔案徵集移轉相 關規定，配合行政院研究發展考核委員 會及檔案管理局之國家檔案鑑定徵集移 轉計畫，於檔案鑑定方面，民國97年已 完成外交部民國39年至55年期間之國家 檔案鑑定報告，並於98年配合檔案管理 局辦理再鑑定作業；有關檔案移轉方面
，另於民國98年上、下半年分別完成民 國38年以前所有檔案移轉及民國39年至
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)五、促成外交實體檔案全宗管理：
於檔案移轉作業及技術方面，檔案原 件不需依徵集主題重新編排，可促成 檔案徵集時遵循「全宗原則」、「來 源原則」、「原始順序原則」辦理檔 案移轉，節省外交部檔案資訊處、近 代史研究所檔案館及檔案管理局之檔 案管理人力。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)六、建構外交史料館：
檔案法施行之初，國家檔案局籌備處即 參訪外交部，商議討論有關建置外交檔 案館議題，惟外交部檔案庫房用途為機 關檔案歸檔集中保管之庫房，不宜改置 為外交檔案館。經多年研議尋訪，擇定 中央研究院近代史研究所檔案館為外交 檔案寄存處所，並促成建構近代史研究 所檔案館為外交史料館理想之達成，節 省政府支出建館及人力資源費用。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)七、解決機關檔案庫房空間飽和問題：
外交部檔案庫房典藏空間原已呈現飽 和狀態，經由將已審查可開放應用之 檔案辦理寄存後，已大大紓解檔案庫 房之典藏空間狀況，可再移入置放後 續歸檔檔案。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)八、提高檔案運用率與提昇政府資訊公開形象：
外交部於檔案法實施前已提供受理各界有關檔 案應用閱覽之個案服務，惟囿於當時未有專責 檔案審查單位，每需請由原歸檔單位審查開放 與否，檔案審查效能不佳，申請者常表不滿；
成立檔案審查小組專責辦理檔案審查事宜並將 審查後可開放應用檔案整批寄存中央研究院近 代史研究所檔案館後，提供單一窗口之外交檔 案服務，簡化流程，加速提供檔案閱覽服務，
方便學術研究，獲得學界之肯定，提昇政府資 訊公開形象。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)九、擴展檔案應用層面：
國立故宮博物院及中央研究院近代史研 究所檔案館運用所寄存之條約界圖及檔 案，可依寄存協議書中有關「因研究運 用需要，可提出複製、出版、製作資料 庫等衍生計畫」之協議內容，於獲得外 交部同意後辦理衍生性專案計畫，得以 便利寄存單位運用寄存資源規劃衍生性 計畫，有助於擴展條約、檔案之應用層 面，達到檔案資訊加值之效能。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)檔 案 資 訊 處
十、促成外交檔案目錄與數位影像檔資源分享：
研商外交檔案目錄整理架構，透過寄存作業 落實外交檔案目錄與數位影像檔資源分享。
外交部提供已審查之擬寄存檔案目錄與檔案 法實施前移交予國史館典藏之移銷外交檔案 目錄予近史所檔案館，作為建立外交檔案聯 合目錄之參考，近史所檔案館及故宮博物院 提供所完成之檔案及條約、界圖數位影像檔 予外交部。