檔案資源整合運用與 開放應用服務之創新
報告人:張淑惠 外交部檔案資訊處
第一科科長
檔 案 資 訊 處
參、過程--創新策略與作為
(改善創新手法、執行團隊及流程)
壹、「檔案資源整合運用與開放應用服務之創新」案情摘要
貳、狀況描述（背景說明、問題緣由或遭遇的困難）
一、客觀環境狀況描述 二、主觀因素狀況描述
一、「檔案審查」
(一)成立目的與 作業目標 (二)組織變革與
運作期程
二、「檔案、條約寄存」
(一)資源整合面 (二)管理作業面 (三)人力資源面 (四)應用服務面 (五)技術合作面 (六)推廣應用面
肆、結果—改善前後效應說明
附記
檔案審查、條約寄存方案緣起與執行
一、檔案、條約及界圖 長久保存
二、健全檔案管理及便 捷檔案開放應用 三、配合節能減碳與
異地備存政策
四、加速完成國家檔案 鑑定徵集與移轉
五、促成外交實體檔案 全宗管理
六、建構外交史料館
七、解決機關檔案庫房空 間飽和問題
八、提高檔案運用率與提 昇政府資訊公開形象 九、擴展檔案應用層面 十、促成外交檔案目錄與
數位影像檔資源分享
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案情摘要-1
配合檔案法、政府資訊公開法 促進檔案開放應用及政府資訊 公開，滿足民眾「知的權利」
及學者研究需要。
成立「外交部檔案審查小組」。
與文史機關進行檔案資源整合與開放 應用合作。
透過跨機關合作，獲得整合應用並分 享政府資源之效能。
透過條約、檔案寄存，促進機關間業 務合作。
為便捷外交檔案與條約之開放應用奠 定基礎。案情摘要-2
提昇檔案運用效能，為我國建置外交 檔案館建立雛型。
92年建立檔案審查作業機制被列為檔 案管理績效標竿作為--榮獲檔案管理 局主辦之第一屆金檔獎。
96年辦理檔案寄存促進檔案開放應用，得到學界之肯定與讚揚--再次入圍
「第五屆金檔獎」。
案情摘要-3
97年參加中國近代史學會與國立政治 大學合辦之「外交檔案開放應用研討 會」，受邀於會中發表「檔案資源整 合與開放應用研討會—以外交部寄存 檔案為例」。
97年本人向檔案管理局林慈玲局長提 呈有關國家檔案委託專業文史機關管 理之議承蒙採納。案情摘要-4
效益：精簡外交部「準國家檔案」移 轉及檔案管理局接管後所需耗費之人 力、物力、資源，確實配合當前政府 節能減碳政策，達到政府整體資源整 合運用之效益，並能順利依法完成屆 滿30年以上之機關「準國家檔案」移 轉之效能。案情摘要-5
藉由「檔案審查」、「檔案寄存」創 新方案之結合，不僅能改善、解決問 題，並能創造一個「檔案資源價值、營造政府機關與博物館及檔案館之資 源整合與分享、提升檔案管理效能、
促進檔案開放應用」的新境界，在檔 案管理、研發、組織、行銷推廣及文 化等面向，均能整體提升檔案資源組 織、服務的創新局面。
案情摘要-6
促進檔案資源整合與合作
透過跨機關合作獲得整合應用 並分享政府資源之效果
提升政府資源應用於檔案管理 領域及檔案事務上之比重
為便捷外交檔案與條約之開放 應用奠定基礎檔 案 資 訊 處
壹、檔案寄存之重要性
一、客觀環境－
民國91年「檔案法」－健全檔案管
理，促進檔案開放應用。民國94年「政府資訊公開法」－施政
公開透明，促成政府資訊之合理利用。二、主觀因素－檔案庫房環境不利檔案、
條約長久保存；檔案管理人力不足、
資源有限及庫房空間飽和。
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貳、外交檔案寄存之背景
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法制依據及辦理事項
永久保存檔案移轉檔案管理局，檔案
移轉前須先辦妥解降密。檔案法對檔案提供應用之精神，係以
開放應用為原則，不開放為例外。成立「外交部檔案審查小組」專責辦
理檔案審查作業，以加速檔案開放應 用審查。進行前清條約、界圖及民國以來歸檔
條約盤點，製作珍貴動產備查簿，據 以辦理條約寄存。檔 案 資 訊 處
寄存合作措施
整合應用並分享政府資源
委請寄存單位代為修護、保管、數 位化及對外開放運用。
（一）檔案方面：寄存中央研究院近 代史研究所檔案館。
（二）條約方面：前清條約、界圖及 屆滿30年條約寄存故宮。
參、創新策略與作為-一
一、「檔案審查」
（一）成立目的與作業目標：「檔案 審查小組」，與「檔案資訊處」協同 辦理「檔案審查」策略相關事宜，由 檔案資訊處辦理檔案清查、調卷、運 送檔案及審查意見書製作事宜，由檔 案審查小組委員負責檔案內容審查並 填寫審查意見，並由檔案審查小組秘 書彙整審查結果呈報主任秘書核定。
（二）組織變革與運作期程：
1.歷經四個階段之運作與變革。
2.任務與工作內涵：(1)審查檔案開放應 用;(2)重新核定機密等級;(3)重新核定 檔案保存年限;(4)全面清查及整理機 密檔案，解降密及開放應用審查。
3.流程簡化與執行情形：(1)法規修訂
;(2)簡化檔案申請應用流程;(3)將檔案 審查作業需求功能整合設計於檔案管 理系統中;(4)設定進度與量化指標，
定期呈報任務績效。
參、創新策略與作為-二
二、「檔案、條約寄存」
（一）資源整合面：透過跨機關合作，形同檔案 管理預算及資源的擴編延伸，獲得整合應用並 分享政府資源之效果，並提升政府資源應用在 檔案管理領域或檔案事務之比例。
（二）管理作業面：透過寄存合作，完善檔案鑑 定之實踐，於外交部進行檔案原有價值、行政 價值、與管理成本等鑑定標準之檔案審定，而 由檔案寄存之史政單位進行歷史價值、資訊價 值之把關。此外，運用寄存合作單位預算進行 檔案數位化處理，提供檔案複本予各界以提供
（三）人力資源面：透過內外部檔案管理人力的互動 交流，達到活絡檔案管理人力的效果；寄存作業期 間合作單位間人力互相流通運用，充實檔案管理的 作業人力，使檔案清查、下架裝箱、封箱、運送、
點交等一系列寄存作業及檔案目錄整理事宜，得到 充分奧援。
（四）應用服務面：便利民眾查詢及申請應用檔案，
期望透過「一處查詢」、「單一窗口服務」，結合 檔案目錄資料及影像檔之查詢服務，省卻檔案應用 者多處奔波查尋之苦。
（五）技術合作面：研商外交檔案目錄整理架構，透 過寄存作業落實外交檔案聯合目錄之建置，提供外 交部已審查之擬寄存檔案目錄與檔案法實施前移轉 予國史館典藏之外交檔案目錄予近代史研究所檔案 館（按：國史館已將接管之檔案予以重編），作為 建立外交檔案聯合目錄之依據。
（六）推廣應用面：
國立故宮博物院及中央研究院近代史研究所運 用外交部所寄存之條約與界圖、檔案，可依寄 存協議書中有關「因研究運用需要，可提出複 製、出版、製作資料庫等衍生計畫」之協議內 容，於獲外交部同意後辦理衍生性專案計畫，
例如：國立故宮博物院與中央研究院近代史研 究所分別運用國家科學委員會數位典藏計畫專 案經費及院內預算經費進行外交部寄存條約、
界圖及檔案之數位典藏作業。此外，國立故宮 博物院運用外交部寄存之界圖、條約於99年2 月舉辦「失落的疆域：清代西北邊界變遷條約 輿圖特展」，該項展覽旨在介紹清代涉外關係 發展，及其對中國疆域變遷之影響，共展出條 約、界圖、奏摺等史料文獻數十種。
（七）執行成效面：
1.計畫管制作為方面：(1)編組專案任務小組，
建立業務協調聯繫窗口，密切追蹤辦理情形
，建立跨單位之橫向業務溝通聯繫與協同作 業模式之運作機制。(2)建立工作計畫並控管 進度，秉持ICE（In Case of Emergency）
理念，討論工作動態，預測可能發展情形，
並適時修正，確保計畫事項得以順利進行，
並圓滿達成計畫目標。
2.進度控制情形與結果方面：將條約及檔案寄 存國立故宮博物院、中央研究院近代史研究 所檔案館，完成外交部與文史學術專業機構 接軌，結合寄存單位資源、人力，支援充實 寄存作業所需人力、資源。
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一、檔案、條約及界圖長久保存：
(一)檔案、條約由原本典藏於周遭充滿硫磺氣 的庫房中分別移至近代史研究所檔案館及國立 故宮博物院珍貴文物庫房，易地典藏後大大改 善典藏的環境，有助於檔案、條約及界圖的長 久保存。
(二)檔案、條約寄存後，分別著手進行檔案數 位化作業，運用數位資源亦可製成「數位複 本」，滅少原件之開放應用及翻閱頻率，有助 於長久保存。未來更可達到「檔案實體集中一 處管理保存，複本多處提供查詢應用」之效益，
既有利於檔案原件長久妥善保存，又可促進檔
肆、結果—資源整合與分享效益
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肆、結果—資源整合與分享效益
(續)二、健全檔案管理及便捷檔案開放應用：
為因應配合檔案法有關促進檔案開放與 運用之立法宗旨，藉由「檔案審查」之 結果，並據以辦理「檔案寄存」及數位 典蕆計畫，有助於檔案開放應用，可促 進檔案之查詢運用，達成檔案法總則所 揭示「健全政府機關檔案管理，促進檔
案開放與運用，發揮檔案功能」之目的。
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三、配合「節能減碳」與「異地備存」
政策：
所寄存之外交檔案經由檔案鑑定被徵集 為國家檔案後，由檔案管理局委託中央 研究院近代史研究所逕行管理，仍存置 於該所檔案館典藏保管實體檔案，並代 行國家檔案開放應用事宜，以節約政府 人力、物力及資源之支出，達到「節能 減碳」目標，而將數位檔備份於外交部、
檔案管理局異地備存，實踐「異地備存」
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)四、加速完成國家檔案鑑定徵集與移轉：
為因應檔案法有關國家檔案徵集移轉相 關規定，配合行政院研究發展考核委員 會及檔案管理局之國家檔案鑑定徵集移 轉計畫，於檔案鑑定方面，民國97年已 完成外交部民國39年至55年期間之國家 檔案鑑定報告，並於98年配合檔案管理 局辦理再鑑定作業；有關檔案移轉方面
，另於民國98年上、下半年分別完成民 國38年以前所有檔案移轉及民國39年至
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)五、促成外交實體檔案全宗管理：
於檔案移轉作業及技術方面，檔案原 件不需依徵集主題重新編排，可促成 檔案徵集時遵循「全宗原則」、「來 源原則」、「原始順序原則」辦理檔 案移轉，節省外交部檔案資訊處、近 代史研究所檔案館及檔案管理局之檔 案管理人力。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)六、建構外交史料館：
檔案法施行之初，國家檔案局籌備處即 參訪外交部，商議討論有關建置外交檔 案館議題，惟外交部檔案庫房用途為機 關檔案歸檔集中保管之庫房，不宜改置 為外交檔案館。經多年研議尋訪，擇定 中央研究院近代史研究所檔案館為外交 檔案寄存處所，並促成建構近代史研究 所檔案館為外交史料館理想之達成，節 省政府支出建館及人力資源費用。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)七、解決機關檔案庫房空間飽和問題：
外交部檔案庫房典藏空間原已呈現飽 和狀態，經由將已審查可開放應用之 檔案辦理寄存後，已大大紓解檔案庫 房之典藏空間狀況，可再移入置放後 續歸檔檔案。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)八、提高檔案運用率與提昇政府資訊公開形象：
外交部於檔案法實施前已提供受理各界有關檔 案應用閱覽之個案服務，惟囿於當時未有專責 檔案審查單位，每需請由原歸檔單位審查開放 與否，檔案審查效能不佳，申請者常表不滿；
成立檔案審查小組專責辦理檔案審查事宜並將 審查後可開放應用檔案整批寄存中央研究院近 代史研究所檔案館後，提供單一窗口之外交檔 案服務，簡化流程，加速提供檔案閱覽服務，
方便學術研究，獲得學界之肯定，提昇政府資 訊公開形象。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)九、擴展檔案應用層面：
國立故宮博物院及中央研究院近代史研 究所檔案館運用所寄存之條約界圖及檔 案，可依寄存協議書中有關「因研究運 用需要，可提出複製、出版、製作資料 庫等衍生計畫」之協議內容，於獲得外 交部同意後辦理衍生性專案計畫，得以 便利寄存單位運用寄存資源規劃衍生性 計畫，有助於擴展條約、檔案之應用層 面，達到檔案資訊加值之效能。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)檔 案 資 訊 處
十、促成外交檔案目錄與數位影像檔資源分享：
研商外交檔案目錄整理架構，透過寄存作業 落實外交檔案目錄與數位影像檔資源分享。
外交部提供已審查之擬寄存檔案目錄與檔案 法實施前移交予國史館典藏之移銷外交檔案 目錄予近史所檔案館，作為建立外交檔案聯 合目錄之參考，近史所檔案館及故宮博物院 提供所完成之檔案及條約、界圖數位影像檔 予外交部。
肆、結果—資源整合與分享效益
(續)伍、結論-展望未來
本案例旨在強調只要思維和觀念轉換，透過資源整合可結合審慎思考後所 產生之創新方案，並研擬落實的具體 步驟，依據檔案法之立法宗旨--「健全 政府機關檔案管理，促進檔案開放與 運用，發揮檔案功能」作為創新構思 解決因應方案之指導方針，即可克服 政府機關普遍存在的困境--「執行的技 術能力及資源不足以致難以突破現狀 之瓶頸」。
伍、結論-展望未來
(續)
誠如【創新地圖】一書中所言，「創 新的首要任務就是訂定適合的創新策 略，不但要與整體經營策略、創新環 境相互搭配，更要讓組織內部成員徹 底了解策略內涵。」此外， 創新成 功之鑰在於定期檢視什麼才是組織最 應該關注的，在有限的時間、資源條 件限制下，組織應將能力專注於最重 要、最具多元效益、所生效益能為相 關對象都產生益處的事情上。檔 案 資 訊 處
「檔案資源整合運用與開放應 用之創新」案例即是結合了合 作單位人力及資源交流分享，
活絡檔案管理能量之實際例證；
寄存作業使合作單位間人力互 相流通運用、經驗交流分享，
充實檔案管理的作業內涵，並 得到充分奧援。
伍、結論-展望未來
(續)檔 案 資 訊 處
此外，藉由條約及檔案寄存方案，除 解決外交部檔案管理人力、資源不足、
檔庫空間飽和及不適合檔案長久典藏 問題，更促成外交部與文史學術研究 機構接軌，結合寄存單位資源、人力，
支援充實檔案資源數位化及加值分析 作業所需人力與資源，除了提高檔案 運用率與提昇政府資訊公開形象，更 藉由多邊合作，共享政府資源雙贏效 益，如圖所示。
伍、結論-展望未來
(續)檔 案 資 訊 處
檔案行政價值、開放應用 審查鑑定
檔案寄存 檔案歷史及其他
價值鑑定
檔案數位化
（目錄建檔及 影像掃描）
外 交 部 檔 案 開 放 應 用 審 查
、 鑑 定 及 管 理
近 史 所 檔 案 館 檔 案 鑑 定 管 理 及 應 用 服 務
檔案開放應用
伍、結論-展望未來
(續)檔 案 資 訊 處
(一)合作發展外交史料館方面：
「檔案資源整合運用與開放應用之創新」案 例即是結合了合作單位人力及資源交流分享，
活絡檔案管理能量之實際例證；寄存作業使 合作單位間人力互相流通運用、經驗交流分 享，充實檔案管理的作業內涵，並得到充分 奧援。藉由外交檔案寄存合作，形塑近史所 檔案館成為「外交史料館」，成為外交檔案 應用服務窗口，與國家檔案館相輔相成。外 交部永久保存檔案及屆期檔案寄存於近史所 檔案館接續管理，並將已審查可開放應用檔 案提供外界運用。
伍、結論-展望未來
(續)檔 案 資 訊 處
(二)檔案數位資源建置方面：
進行檔案數位化，運用數位資源形成
「檔案複本」，達到「檔案實體集中 一處管理保存，複本多處提供查詢應 用」之效益，既可利於檔案原件長久 妥善保存，又可促進檔案開放應用，
完成檔案法總則所揭示之「健全政府 機關檔案管理，促進檔案開放與運用，
發揮檔案功能」之目的。
伍、結論-展望未來
(續)檔 案 資 訊 處
(三)檔案內容分析整理方面：
運用數位檔案，結合學術研究單位 人力，依主題進行檔案內容分析，
而檔案原件不需依主題重新編排，
有利於檔案管理依循「全宗原則」、
「來源原則」、「原始順序原則」
處置，且有利於運用各界人力資源 投入檔案內容分析整理及資料庫建 置等相關計畫中。
伍、結論-展望未來
(續)檔 案 資 訊 處
綜觀外交部與國立故宮博物院、中央
研究院近代史研究所已完成條約、檔 案寄存作業，並與檔案管理局共同完 成國家檔案鑑定、徵集等相關事宜，在政府檔案管理人力與經費有限情況 下，因應法令規章之規範，完成檔案 寄存與徵集作業，以兼顧條約、檔案 管理及提供各界應用等層面之需求。
伍、結論-展望未來
(續)檔 案 資 訊 處
附寄：檔案審查、寄存緣起與執行
民國88年底檔案法經立法院三讀通過之際，
本人研擬外交部檔案管理因應對策，其中 一項重要措施即為「檔案寄存」。
民國92年進行碩士論文審查時得到政治大
學圖書資訊學暨檔案學研究所前所長胡歐 蘭教授、薛理桂教授及師大圖書資訊學前 所長陳昭珍教授之引導、啟發， 更堅定本 人透過檔案寄存以達成資源共享之理念。檔 案 資 訊 處
附寄：檔案審查、寄存緣起與執行
（續）
民國94年「國家檔案管理委員會委員會議」
會後中研院近史所張力副所長與本人商討 近史所與外交部檔案合作之可行性。
黃志芳部長上任外交部部長之際，於提報
檔案資訊處業務簡報資料時，即將檔案寄 存及數位化合作乙節提列為檔案管理業務 未來發展重點事項之一。
附寄：檔案審查、寄存緣起與執行
（續）
另有關條約清點及寄存國立故宮博物 院乙事，承蒙黃大使聯昇(時任外交 部檔資處處長)、馮副院長明珠(時任 圖書文獻處處長)之支持，於民國95 年進行前清條約界圖續約時並研議簽 訂民國以來屆滿30年條約之寄存事宜，該案由李處長天鳴(時任圖書文獻 處科長)、陳編輯維新、劉秘書博鈴 及本人會同辦理逐件點交確認事宜。
檔 案 資 訊 處
附寄：檔案審查、寄存緣起與執行
（續）
民國95年底與中研院近史所莊樹華館長研商
檔案寄存之作業流程及相關事宜，並由外交 部同仁包玉蘭、鄭曲吟小姐與檔案館同仁林 威玟、蘇美惠小姐等人運用年假期間加班執 行檔案寄存專案，在兩單位同仁全力以赴趕 辦作業之下，圓滿達成檔案寄存作業。回顧「檔案審查」及「檔案寄存」方案得以
達到促成檔案資源整合、創新開放應用之理 想，誠有賴前述諸位先賢及相關同仁共同協 力、分工努力，始有後續相關運作與合作，僅以此文敬表謝忱。
