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研究建議

在文檔中 第一節 研究發現 (頁 22-30)

基於以上的研究發現,爰提出下列建議,以供上級主計機構、地

方政府機關、主計人員以及後續研究者之參考。

壹、對上級主計機構的建議

一、合理調整輪調制度,減輕主計人員的工作壓力

依主計處暨所屬主計人員職務遷調作業規定,主計人員在服務機

關任職三~六年後就應調任,亦即必須接受自願性或非自願性的調職

。因此主計人員除了要適應新任機關不同的特性外,還經常因為舊職

尚無人員到任而奉派兼任,造成一人必須辦理兩個機關的龐大業務,

產生雙倍的角色負荷與壓力,使衝突情況倍增。從研究的結果發現職

期輪調對主計人員產生心理上的不安定感,在適應期間,因欲改革機

關舊有制度導致衝突的情況更是屢見不鮮。職期輪調主要因為防弊作

用,但防弊不一定要藉助輪調,可採定期或不定期稽核辦法達到建全

財務管理的目的。建請上級主計機構合理調整輪調制度,放寬非自願

性的調職期限,並且妥適安排新、舊任人員交接時間;或考量各主計

人員兼辦期間和業務量,機動調整,以業務較單純的主計人員作為補

充人力,減輕主計人員調職的雙重壓力。

二、加強主計人員教育訓練,提昇專業與人文素養

自民國九十年起,規定公務人員每年的學習時數至少需 20 小時,

對公務人力資源的發展有正面的助益,但主計人員往往受限本職單位

只有一人,無法參加超過三天的訓練,加上訓練機會有限,使主計人

員面對日趨複雜的會計相關事務、法規,產生見解不一的情況,從研

究的結果也發現對法令的認知差異是衝突的主因。因此建請上級主計

機構安排定期或不定期的短天期研習課程,或舉辦同類型機關、學校

主計工作研討會,幫助經驗的交流與法規解釋的共識。在會計業務專

題研究範圍外,可以增列有關工程預算編列、審核等有關事項的基本

知識及要領之課程,以減少外行審核之缺失,增進機關的效能。

回顧我國各級公務人員的訓練方案,課程內容偏向於實用技術性

的知識,缺乏美學、人文學科或哲學思想的內容。為培養公務人員的

創造力與人文素養,使行政具有前瞻性,應該將人文學科納入公務人

力訓練的一環(吳瓊恩,民 90:588-589)。因此除了實用技術性的知

識,建請上級主計機構除了專業訓練外,多舉辦提高溝通能力、情緒

管理、創作力與人文學科的研習,以提昇主計人員專業與人文素養。

三、簡化會計事務與重覆性作業,建立共同性事務之權責分工表

主計人員除了內部審核外,定期或不定期統計數據陳報也增加不

少工作量,而且機關同仁只要有關數字的報表,通通交給主計人員協

辦,更加重主計工作;而會計事務程序繁瑣更是衝突的導火線,因此

建請行政院主計處簡化重覆性作業與會計事務程序,使主計業務單純

化,降低衝突的機會。

從研究的結果發現,許多衝突導因於組織成員對個人角色與權責

歸屬不清,或是機關業務程序不一致所致。行政院主計處曾在民國九

十一年十二月十二日函送「各機關待遇給與相關事項預算執行之權責

分工表」予全國政府機關、學校。此一權責分工表對有關項目與各單

位的職司和應辦理的範疇明確劃分,從當事人到業務單位、會計單位、

人事單位直至出納單位,各部門作業程序與權責功能清楚劃分,普獲

主計人員的好評。建議上級相關單位能進而對一般事務能頒定作業程

序使權責劃分清楚,使各機關對經常性的業務有一個統一的標準、統

一的做法,並可釐清權利與義務。例如工程事項,由專門技術人員辦

理,主計人員必須審核或監辦,但辦理事項並沒有明確範圍,可能造

成雙方意見的不一致。建請行政院主計處制定共同性事務之權責分工

表,使經常性業務達到制度化、一致性,將有助於降低衝突的機率,

也可以節省許多公文往返的時間、人力、物力,提升行政績效。

貳、對地方政府機關的建議

一、建全機關內部控制

機關建全內部控制,使各項業務辦理方式制度化,作業流程有一

定的步驟,機關成員在執行各項業務有明確的規則可循,不但可以降

低衝突的發生,亦可減少機關內部不當的浪費與不經濟支出。從研究

的結果發現,如組織無相關內部控制及作業流程的規範可依循,機關

各承辦人員執行各業務時,可能造成各自為政之作業程序,與辦理內

部審核之主計人員的衝突機會隋之升高。因此機關內部控制制度的建

立,不僅是主計人員的責任,也是每一位行政人員的職責。古人常說

「爾俸爾祿,民脂民膏」,目前政府舉債比率逐年遞增,財政愈益惡化,

地方政府機關對外在政策上乃至內部事務,應秉持穩健作法,而建立

內部控制制度,開源節流,減少不當的浪費與不經濟支出正是第一步。

二、加強機關首長及行政人員的法規素養

由於地方政府機關一、二級主管以事務官佔絕大比例,因此對政

府制定的法律規範,特別是與機關業務有關的法規應有充分的認識,

才能切中問題核心,在法、理、情上作周延的考量與決策;行政人員

辦理各項業務,必需具足個人的角色知能,充實與本職有關的專業與

法規素養是首要的工作。為提高機關成員的業務執行能力,建議機關

首長、各單位主管應事先請各部門提供書面資料,利用各種會議或舉

辦內部講習,落實法規的宣導。從研究的結果發現,行政人員與主計

人員雙方對法令的認知不同是衝突的最主要原因,如果組織各部門的

成員對相關的法規見解一致性高,當可減少很多衝突。近來政府推動

「行政革新」,不但是個人要「終生學習」,甚至機關也要成為「學習

性組織」,雙方都需要再教育,才能解決衝突問題,提昇機關的行政效

能。

三、加強公務人員溝通能力訓練與衝突管理的能力

地方政府繁雜的行政事務需要各部門的合作,但各單位有不同的

立場與看法,免不了發生衝突,因此公務人員應具備衝突管理的知能

,建立對衝突的正確觀念,培養溝通技巧與問題解決的能力。本研究

發現機關首長的裁示和態度對各業務單位與主計人員之間的衝突,具

最大關鍵與影響力,因此機關首長有必要對衝突管理加以重視,如果

首長、單位主管具備整合、協調能力,能使機關同仁增加溝通能力與

團隊認同感,讓組織氣氛佳、成員互動良好,也能提高機關人員對主

計人員的信任度,縱使有不同的意見,亦可透過溝通、協調異中求同,

達到共識。

參、對主計人員的建議

一、主動積極協助機關業務動

本研究發現機關同仁對主計人員的看法通常以審核為重,而發揮的

幕僚功能有限,與機關同仁有距離感。雖然主計人員的專業知識,

是機關不可或缺的參考資訊,但如以專業用語,引經據典,機關長

官、同仁可能還是不了解,每個人對法令的解釋也末必一致。因此

建議主計人員除了以專業觀點來看問題以外,也能以機關的觀點來

考量,善用裁量權,在法令的範圍內,容納彈性的作法,協助機關

執行業務。同時為免讓同仁好像多了一位長官,主計人員應多用建

議代替指示,多用協助代替反對,不要只有埋首在公文、數字中,

或獨立在主計人員的圈子,應該主動積極協助機關業務推動,增加

親切的形象。

二、增進本職專業能力,充實個人角色知能

雖然主計人員派駐各機關,但因主計一條鞭的人事制度歸屬在主

計系統,派駐機關很多受訓機會並沒有考慮主計人員,因此主計人員

少有機會接受完整的訓練計畫,造成主計業務的品質參差不齊。為發

揮主計的功能,主計人員必須不斷的接受新資訊。建議主計人員除了

應主動爭取訓練機會,增進本職專業能力外,最重要的是提高個人面

對衝突、解決問題的能力。在面臨角色衝突的困境時,應善用各種化

解衝突的策略,透過溝通、協調、交涉、談判等方式,改變機關長官、

同仁的角色期望,或修正個人的角色行為。當主計人員具備個人角色

知能的能力,不但可以促進主計業務的推展,更能協助機關解決問題,

化解衝突。

三、加強溝通技巧,與機關同仁建立互信基礎

心理學大師 Carl Jung 認為大多數人都有他的特殊溝通風格,

瞭解自己與他人的溝通風格,有助於人際關係的改善。從研究中發

現機關成員認為主計人員是由上級主計單位指派的,又具有審核的

職能,所以對其保持距離、認同感不高,相對地其互信度低,較容

易產生衝突。因此主計人員更要主動溝通,建立正式與非正式的溝

通管道,了解機關同仁的業務性質與困難,也使同仁了解主計人員

的職責「不是來找麻煩的」,而是經過會計程序的審核,才能保障用

錢的合法性,並有效預防審計單位事後審計的修正。有效的溝通可

以四兩撥千金,消衍衝突於無形,因此主計人員為與機關同仁建立

互信基礎,應加強溝通技巧,溝通最重要的是態度,主計人員應避

免讓人產生防衛或排斥的互動方式,除了該有堅持的要堅持外,也

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