管理資訊系統之意涵

美國學者 Davis（1997）認為管理資訊系統，是一人機整合系統，它 提供資訊以支援組織的例行作業、管理與決策活動。此系統用到電腦硬 體、電腦軟體、人工作業程序、模式、以及資料庫。因此，管理資訊系統 不屬於單功能結構，而是由很多部份密切配合而形成一個整體系統。謝清 佳與吳琮璠（2003）認為管理資訊系統，分別為以下四種：

（一）電腦為主的人機系統

概念上，管理資訊系統不是一定要用電腦，但是事實上，

唯有採用腦，管理資訊系統功能才更有效發揮。人機系統的概 念隱含了某些工作最好由人擔任，而某些工作則藉由機器執 行。對許多工作而言，往往是由管理資訊系統使用與電腦形成 一個共同的系統，交互作用（interaction），共同解決問題。

（二）整合系統

未能整合的管理資訊系統（MIS），往往造成組織資源與 系統的侷限性。如資料的重複，增加儲存成本；資料的不一 致，造成作業上的困擾；而系統不相容，則使得資料分析受到 極大限制。最嚴重的情況下，甚至必須放棄現有的管理資訊系 統，重新設計整個系統。

（三）資料庫

「資料庫」是把有關的資料集合在一起，存入電腦的媒 體，它有特殊的資料結構，因而能夠很便利且迅速地取得相關 資料，同時，它儘可能的避免資料重複存放，以便作到資料的 一致性與簡化更新作業。再者，它可以利用電腦軟體來擔任大 部份的資料處理工作，如資料建立、資料尋找路徑之建立、資

料之更新等。此軟體稱為資料庫管理系統。由以上的分析可 知，為提高管理資訊系統的作業效率與滿足使用者調取資料的 需求，必需建立資料庫管理系統。一般的資料庫管理系統，有 一套查詢語言（query language）。透過查詢語言，使用者可以 要求電腦迅速提供突發性報表。

（四）模式的使用

藉助於電腦處理決策問題，常見下列三種型態：

1. 問題中的變數與變數間的關係均已確知，但因資料庫龐大 或關係複雜，不易用人工解決，可藉電腦高速的計算能力 作業。此類模式，多半為有「最佳模式」，如常見的線性 規劃模式，材料安全存量模式等。

2. 問題所含的變數與變數間的關係均只有部份確知，此時將 已知部分輸入電腦，透過電腦模擬系統行為，可以做「假 若…則…」一類問題的分析，讓決策者瞭解更多問題。這 類模式，只依照決策者的指令作計算分析，提供結果給決 策者參考。常見的如模擬模式。

3. 問題中變數與變數間的關係幾乎都不確知，因此無法就此 問題形成一套模式供電腦分析。但是對於各單獨變數，或 少數幾個變數，可藉由一些通用性的統計與數學分析模 式，預測未來的趨勢，或判斷變數間的相關因素。此類模 式稱為通用模式（general model）。它不與某一特定決策問 題有關，而是一些統計分析或常用的數學模式，可提供所 有的決策問題參考。把各類通電話模式集合在一起，稱之 為管理資訊系統的模式庫（model base）。若模式與使用者 之間能以雙向交流式作業，往往可以提高使用者的效率。

吳建文、杜壯、王河星、邱垂昱與林志平（1995）在「一個低成本高 效率的行政管理資訊系統規劃方式」研究中指出：為解決行政業務的倍數 增加，將行政管理資訊系統的電腦化應列為行政單位施政的第一目標，因 為行政管理資訊系統電腦化可提供的好處有下列幾項：

（一） 簡化行政業務，並促使行政業務制度化、合理化、標準化與現 代化。

（二） 提高行政服務效率，提供高品質的行政服務。

（三） 以電腦提供的管理資訊輔助決策者制定行政管理決策，增加決 策的正確性與最佳性。

（四） 與其他單位的行政管理電腦系統整合並交換行政資訊。

簡單的說，管理資訊系統（MIS）的意義，就是資料與資訊的管理。

資料來源：謝清佳、吳琮璠（2003）。資訊管理理論與實務（頁 25）。台 北市：智勝文化。

謝清佳、吳琮璠（2003）指出，管理資訊系統（MIS）藉由電腦硬 體、軟體與人工作業程序模式，提供作分析、規劃、控制與決策，建立資 料庫來存檔。管理資訊系統是人機整合系統，提供資訊支援例行作業、管 理與決策。因此，管理資訊系統不屬於單功能結構，是由很多部份密切配 合而形成一個整體系統。

表 2-3 管理資訊系統（MIS）的定義 MIS 是

˙人機整合系統

˙用來提供資訊

˙支援例行作業、管理與決策活動

˙存在一組織之中

MIS 用到

˙電腦硬體與軟體

˙人工作業程序

˙模式，供作分析、規劃、控制與決策

˙資料庫

資料來源：謝清佳、吳琮璠（2003）。資訊管理理論與實務

（頁 163）。台北市：智勝文化。

二十一世紀業已邁入行銷與數位化（e 化）的時代，各企業與產業相 關管理系統（management system）軟體之廣泛開發及運用，不僅用來支援 組織的日常例行作業和決策活動，也用來支援人與人的溝通與個人的知識 活動，以提升整體的產能和效率。

從組織管理功能的角度來看，資訊管理包括相關的管理概念、理論、

技術、方法和工具。資訊管理中最主要的概念就是「資訊資源」，包括：

「資訊科技產品」與支援使用資訊科技產品的專業人員。資訊科技產品屬 於設備，那麼管理「資訊科技產品」，基本上屬於「設備管理」。而管理

「支援使用資訊科技產品的專業人員」，則屬於「人事管理」。因此，資 訊管理就是基本的設備管理和人事管理如圖 2-6：

圖 2-6 資訊管理概念示意圖─從「功能」角度剖析

資料來源：謝清佳、吳琮璠（2003）。資訊管理理論與實務（頁 7）。台 北市：智勝文化。

從圖 2-6 所示之資訊管理概念觀之，資訊管理包括兩大任務：

（一） 資訊科技產品的管理。

（二） 資訊科技相關專業人員的管理。

資訊管理的另一大主體是「資訊」。從「對象」角度剖析，資訊管理 就是管理組織中的資訊（如圖 2-7），包括資訊的記錄、蒐集、分析、計 算、分類、排序、合併、複製、儲存、調取、解釋等工作。

圖 2-7 資訊管理概念示意圖─從「對象」角度剖析

資料來源：謝清佳、吳琮璠（2003）。資訊管理理論與實務（頁 18）。台 北市：智勝文化。

資訊與個人決策品質有關，也就是說，為了作決策，必須轉換資料成 為可供參考的資訊。若無決策，則不會有資訊。此定義可以明確的區分出 二個經常被互用的名詞─「資料」與「資訊」。資料是有關事實的記錄，

資訊是與某個人的某個決策問題有關的資料。資料是組織運作的記錄，而 資訊是與特定的決策問題有關的資料。針對特定的決策所需之「資訊」蒐 集組織運作相關資料，進行資料與資訊處理工作。

謝清佳、吳琮璠（2003）從管理角度看資訊系統（如圖 2-8），即 為：

（一） 強調是否對環境的挑戰提出一個好的解答。

（二） 認清環境的挑戰來設計一個解決方案。

（三） 針對資訊系統的內容而言它包括了管理、資訊科技和組織三 項，忽略任何一項都可能不構成一個好的解決方法案。

將來游泳館管理資訊系統和相關資源分配，一定要能能掌握體育資訊 科技最新發展趨勢，以提升管理品質的效率。

圖 2-8 從管理角度看資訊系統示意圖

資料來源：謝清佳、吳琮璠（2003）。資訊管理理論與實務（頁 167）。

台北市：智勝文化。

資訊是指資料經過「資料處理過程後，所產生可以作為未來行動參考 有意義、有價值的數據及訊息」。所謂「系統」是一群個體的組成，經由 彼此間的關連及交互相作用，而達成其共同的目標，一個組織或一個功能 領域都能適用這樣的定義。資訊系統，泛指一個系統，可以用來記載保存 各種活動資料，然後加以分析計算後，去除無意義的資料，最後產生可以 作為未來行動參考等有價值的資訊（許元，1999）。管理資訊系統是管理 者透過電腦軟硬體設備，將蒐集到的資料轉變成有用的資訊，從取得資 訊、以最有效率的方式使用和在適當的時機捨棄。一個管理資訊系統的發 展規劃及使用者所構成的通訊鏈，如圖 2-9。

圖 2-9 資訊系統通訊鏈

資料來源：李祥毅（2001）。績效管理資訊系統之建立與發展—以 H 商業 銀行為例（頁 7）。未出版碩士論文，國立中央大學，桃園 縣。

資訊科技的迅速發展，對於產業界、政府機關和學術研究機構，都產 生相當大的影響，善用資訊科技成為各組織達到成功目標的主要策略，有 鑑於此，各組織無不投入相當大的資源在資訊科技所有的問題上，以期達 到成功的目標，「行政電腦／自動化」，應該是「利用資訊科技來支援或 協助行政人員更有效率地處理業務，讓上下級或平行單位能適時取得適當 的資訊，進而成就組織中每一份子在每一階段所肩負的使命與任務」；

「行政電腦／自動化」資訊系統其實是行政人員日理萬機的一項輔助工 具。

蔡顯明（1995）認為校園資訊系統應具備的基本的特性為：（一）方 便性；（二）簡易性；（三）多樣性；（四）正確性；（五）時效性，茲 分述如下：

（一） 方便性：必須讓使用者可以方便的搜尋或擷取需要的資訊。

（二） 簡易性：讓所有使用者都可以迅速的學會其使用方法，即使是 對電腦不甚熟悉的使用者亦能輕易上手，才能提升其普及率，

真正發揮其最大效益。

（三） 多樣性：提供更多的資訊種類，使其能夠滿足使用者的需要，

使校園資訊系統能夠更具有實用價值。

（四） 正確性：必須要能夠防止匿名的情況，確實掌握資訊的來源，

以維持校園資訊系統的公信力及其資訊的正確性。

（五） 時效性：校園資訊系統必須隨時更新及清理過時的資訊，隨時

（五） 時效性：校園資訊系統必須隨時更新及清理過時的資訊，隨時