行政工作知識採擷技術

(一)個別化學習輔導

(二)特教資源整合

(三)特殊學生鑑定

(四)特教畢業生之追踨輔導

所謂組織知識，本研究將之定義為需要與別的部門合作才能完成之任 務，如新生入學，畢業典禮。而個人知識，本研究將之定義為可以獨立完成 之作業，如新生轉入手續之辦理。所謂顯性知識與隱性知識如文獻所定義，

而在學校行政的應用中它即包括學校章程、教學檔案與行政經驗、專案背景 等。

綜上所述，本研究將行政工作內容的知識形態提出不同的採擷方法與儲 存建議如表 4.1 所示。

表 4.1 行政工作知識採擷與儲存分析表 知識形態 知識採擷儲存技術

組織中的隱性知識 利用專案管理的技巧採擷儲存相關知識

組織中的顯性知識 利用標準作業程序 SOP 的技巧採擷儲存相關知識 個人的隱性知識 建立知識社群的方法採擷儲存相關知識

個人的顯性知識 利用文件管理與搜尋功能採擷儲存相關知識

4.2.1 組織中的隱性知識（第一象限）

所謂組織中的隱性知識是指組織中的工作內容涉及別的處室或組別，而 且不容易將工作的內容記錄成單一的標準作業程序。例如，承辦一個畢業典 禮活動，從活動規畫到典禮結束，會有很長的一段時間，並且會涉及很多處 室與工作人員。活動過程中會產生出許多的工作檔案，或許要保存這些檔案 並不困難，但事隔一年後（很多的專案活動為一學年一次）要再利用這些檔 案知識就不是一件容易的事。這主要是因為這些檔案之間並沒有一些關聯 性，因此即使可以看得懂每個檔案的內容，卻沒有辦法掌握活動的承辦技 巧。有鑑於此，本研究將每個活動視為一個專案，而活動的承辦人視為專案 經理人。在承辦活動的過程中應用專案管理的技巧，分別針對專案活動的範 疇管理、時間管理、預算（成本）管理、品質管理、人力資源管理、溝通管 理、風險管理、與採購管理等八個面自來做資料的儲存。並針對活動專案的 流程，依其時間與範疇做整合性的記錄，作為該項活動的知識索引檔。以下 就以畢業典禮活動為例來說明儲存的方式如圖 4.2 所示。

一、橫向軸是以時間為主，從活動的前置規劃、當天的執行到事後的檢討工 作都包含在內，用以掌握活動專案的進行時間表。

二、縱向為畢業典禮活動所應包括的範疇，由上而下分別為行政流程、關鍵 時間點、相關人員、時間、需要的資訊內容、預算來源、採購項目、備 註等。

（一）行政流程是指規劃、執行及考核(檢討)三個程序，每個活動都可 概分成這三個步驟，可提供承辦活動的人員一個工作方針。

（二）關鍵時間點意指活動從規劃至完成，其中重要之關鍵程序階段。

訂定關鍵時間點可能是前一個時間點結束前，決定出下一個關鍵 時間點，

行政 流程

規劃 執行 檢討

關鍵時

間點 行政會報 Ö 畢業班導師協調會 Ö 各處室工作協調會 Ö 預演 Ö 畢業典禮 Ö 畢業典禮檢討會

相關人 員

1. 行政同仁 2. 導師代表(級導 師)

1. 行政主管 2. 畢業班導師

1. 行政同仁 2. 畢業班導師

1. 學務處 2. 接待組學生 3. 典禮組學生 4. 在 學 生 代 表 及 畢 業生

5. 童軍

1. 全校同仁 2. 在 學 生 代 表 及畢業生 3. 家長 4. 與會來賓

1. 行政主管 2. 導師代表 3. 家長會

時間 5/15 5/25 6/5 6/14 6/15 6/16

需要的 資訊內 容

1. 工作分組草案 2. 畢 業 典 禮 舉 行 方式問卷

1. 工作分組

2. 畢業典禮進行流程

1. 畢業生受獎名單 2. 畢業生致詞內容 3. 在校生致詞內容 4. 畢業影像播放檔

5. 與會來賓邀請函及名單 6. 家長邀請函及封面

7. 在校生參加典禮家長同意書 8. 樂隊代表參加典禮長同意書 9. 會場佈置分圖

1. 畢 業 典 禮 程 序 表 (班級用、司儀用及 海報)

2. 畢 業 典 禮 室 外 集 合位置圖

3. 畢 業 典 禮 室 內 位 置圖

1. 活 動 滿 意 度 調查表(學生) 2. 活 動 滿 意 度 調查表(家長) 3. 活 動 滿 意 度 調查表(老師)

1. 活動照片呈現 2. 活動影片呈現 3. 活 動 滿 意 度 調 查檢討

範 疇

備注

1. 公 伂 縣 府 規 定 畢業典禮時間

1. 確認工作分組 2. 確認

1.請音樂老師驗收典禮歌(校歌 及)

1. 接 待 組 師 生 掌

2. 典禮組師生 3. 攝影組

或是由承辦活動的人員自行決定時間，再通知相關的人員開會。

（三）相關人員意指在該關鍵時間點中所涉及的工作人員，方便通知其開會、

或宣導其相關事項。

（四）時間是指每個關鍵時間點的正確時間，關鍵時間點與時間的差別，在 於關鍵時間點為該項專案活動的過程中重要的階段，因此每年在執行 專案活動時都有固定的階段，但不代表每一年的時間都一樣。

（五）需要的資料內容，是指承辦活動的人在每一個關鍵時間點時所需準備 的檔案或資料內容，提供個別檔案與活動的關聯性。

（六）除上述五個範疇外尚需特別記錄的事項，例如預算來源、採購項目、

備案(風險管理)等。

承辦人在每個活動之初即可以利用些方法記錄每個程序的內容、時間順序、

相關人員、相關檔案及備註事項，除了提供承辦人員較有效率的工作外，亦可達 到邊工作邊存儲知識的目的，作為下次承辦相同活動時的重要參考知識。

4.2.2 組織中的顯性知識（第二象限）

組織中的顯性知識是指工作範疇需要其他人合作才能完成，但內容複雜度卻 不高，可以藉由定出標準作業程序的方式，改善工作流程與效率並加以儲存這類 的知識。以下就以新進學生轉入註冊手續為例，如圖 4.3 所示。

4.2.3 個人的顯性知識（第三限象）

個人的顯性知識是指工作的範疇及內容複雜度均不高的內容，可以由承辦人 自己就可獨立完成之工作，例如教學檔案、工作章程、各項單格等，因此可藉由 文件管理配合索尋功能，達到管理此類知識的目的。

4.2.4 個人的隱性知識（第四象限）

屬於個人中的隱性知識是指工作的範疇雖然可以獨立完成，但工作的內容卻 不易籍由格式化之後來儲存這類的知識，因此建議這類型的知識採用知識社群的

圖 4.3 新進學生轉入註冊手續 SOP 總表流程圖

知識社群的建立以處室中的各組為單位，建立出不同組別的知識社群，由該 組組長任版主的身份，負責審查與歸納提案中的知識。其他社群人員為處室主任 及學校資深教師，社群人員可以經由提案、回覆別人的文章並提出自己的經驗，

經由不斷的發言、澄清與說明，版主負責將社群成員的知識經驗，收斂成可儲存 及有用的顯性知識。