3.8.1 邮件合并
Word 的邮件合并功能用于建立信函、打印信封等工作。要生成合并文档，常规方法是将 一个主文档与一个数据源合并。主文档就是用来存放固定内容的文档，数据源则用于存放需要 变化的内容。合并时 Word 会自动将数据源中的内容插入到主文档的合并区域中，这样就可以 产生以主文档为模板的不同文本内容。具体操作如下：
单击“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令，启动“邮件合并”向导，如图 3-51
所示，选择“信函”单选按钮，单击“下一步：正在启动文档”。
在“选择开始文档”中选择“使用当前文档”单选按钮，单击“下一步”按钮选取收件人。
在“选择收件人”中选择“输入新列表”单选按钮，单击“创建”按钮弹出“新建地址 列表”对话框，选择“自定义”按钮，弹出“自定义地址列表”对话框，建立本文档所需要的 域，如图 3-52 所示。
图 3-51 “邮件合并”对话框 图 3-52 “自定义地址列表”对话框
通过“新建条目”按钮输入数据源，如姓名及各科成绩等，如图 3-53 所示。输入完毕后 保存数据源即可。单击“下一步：撰写信函”。
在“撰写信函”中输入主文档内容，并利用“邮件合并工具栏”的“插入域”按钮将本 例中的 5 个域插入到主文档中，如图 3-54 所示。
图 3-53 “邮件合并收件人”窗口 图 3-54 主文档
单击“下一步：预览信函”预览信函，单击“下一步：完成合并”，即可看到合并后的结 果。通过“邮件合并工具栏”的“合并到新文档”将所有数据记录合并到主文档中。
3.8.2 自动生成目录
排版一本书籍之后，要生成本书的目录，使用 Word 的自动生成目录功能，可提高工作效 率。方法如下：
单击“格式”工具栏中的“格式”按钮或单击“格式”→“样式和格式”命令，弹出“样
式和格式”任务窗格，如图 3-55 所示。
右击要设置的格式名称，选择快捷菜单中的“修改”选项，按提示设置字体和段落等。
单击“视图”→“工具栏”→“大纲”命令，打开“大纲”工具栏，在“大纲级别”下 拉列表框中设置格式的级别，并选择其他段落的格式。
把光标移动到需要放置目录的位置，单击“插入”→“引用”→“索引和目录”命令，
弹出“索引和目录”对话框，如图 3-56 所示。
图 3-55 “样式和格式”任务窗格 图 3-56 “索引和目录”对话框 打开“目录”选项卡，根据需要设置“显示级别”，单击“确定”按钮完成设置。
3.8.3 插入超链接
在 Word 文档中插入超链接可以进行联机阅读。通过超链接可以跳转到当前文档的某一个 位置，也可以跳转至本地计算机中的另一个文档，还可以跳转 Internet 或 Intranet 上某个网站。
要创建一个跳到其他文档或 Web 页的超链接，可以按照下列步骤进行：
（1）如果当前文档中所做的改动尚未保存，则先保存文档。
（2）选定用来代表超链接的文本或图形对象。
（3）单击“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮，或执行“插入”→“超链接”命令，
系统弹出“插入超链接”对话框，如图 3-57 所示。
图 3-57 “插入超链接”对话框
（4）从“链接到”栏中选择一个选项，如“原有文件或网页”。
（5）如果要更改超链接显示的文字，可以在“要显示的文字”文本框中直接输入。
（6）“屏幕提示”是鼠标在经过超链接区域时鼠标标签中的文字。单击“屏幕提示”按 钮，可为超链接添加屏幕提示文本。
（7）在“地址”框中直接输入超链接的目标地址，也可以从“当前文件夹”、“游览过的 页”或“近期文件”中选择一个要跳转到的文件。
（8）单击“确定”按钮，即可在文档中插入超链接。
设置操作完后，文档中代表该超链接的文本的颜色改为蓝色（带下划线）。当把鼠标指针 移到该超链接所在的区域（文本块或图形）时，会显示出一个标签，其中含有超链接的地址和
“屏幕提示”信息。当按下 Ctrl 键时，鼠标指针变成手指形状，再单击超链接，即可跳转到 指定的目标位置，或显示出链接文档的内容。如果超链接位于 Internet 上，则必须有访问 Internet 的权限，否则将出现一个错误信息。
如果要删除超链接，可用鼠标右击要删除的超链接，再从弹出的快捷菜单中选择“取消 超链接”命令。