中文 Word 2003 是 Microsoft 公司发行的中文 Office 2003 集成软件中的一个组件，是为中 文文字编辑、排版及打印处理而设计的软件。它利用 Windows 良好的图形用户界面，将文字 处理和图表处理结合起来，实现了“所见即所得”，易学易用，受到了众多用户的欢迎。 本章主要介绍 Word 2003 文档的建立、编辑、排版和页面的设置，表格的绘制、修改、计 算，图片的插入、排版操作，以及样式和模板的使用方法，并简单地介绍了中文 Word 2003 的高级排版。
3.1 Word 2003 简介
3.1.1 Word 2003 的功能与特点 Word 2003 的功能非常强大，已成为人们日常工作和生活最常用的文字处理工具。Word 2003 中文版主要有以下几个特点。 1．友好、实用的操作界面 在 Word 2003 中文版的子菜单中将常用的菜单项优先显示，而不常用的菜单项则隐藏起 来。每个菜单下都有一个 ，只需单击 即可将折叠的菜单展开。这里所谓的常用项与不常用 项，是随着用户使用情况自动改变的，某些功能即使不是 Word 2003 中文版预设的常用项，但 随着用户使用频率的增加，也会变成常用项，反之亦然。这样，既不影响用户的使用，又克服 了过去往往要在长长的一排菜单项中找一个命令的缺点。工具栏上的情况也与此相同，用户可 以根据自己的需要，随意添加和删除工具栏上的按钮，使 Word 2003 中文版的环境更符合个人 的需要，更方便工作。 2．增强的中文字处理功能 Word 2003 中文版为汉字处理增加了许多工具，又如“汉字重组”功能。当用户选择的汉 字输入方式是“微软拼音输入法 2.0 版”时，利用这项功能可以很方便地修改输入过的汉字， 提高输入速度。利用“格式”菜单下的“中文版式”功能，用户可以给汉字添加更多的样式， 满足汉字排版多方面的需要。 3．增强的 Internet 功能 Word 2003 中文版的 Internet 功能又有了很大的改善和提高。比如利用联机协作功能，安 排和参加网络会议，参加网上讨论。Word 2003 中文版提供了更多的 Web 页制作功能，在没 有专业主页制作软件的条件下，同样可以制作出很具有专业水平的主页。 4．更多的字处理素材 Word 2003 中文版增加了不少模板、向导、剪贴画、图片等文档素材，用户可以专心于文 档的制作和编辑，而不用费太多的力气去寻找制作文档的素材。3.1.2 Word 2003 文档的启动与退出
1．启动
常用的启动 Word 2003 的方法有以下几种：
（1）使用“开始”菜单启动：单击“开始”→“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Word 2003”命令，即可启动 Word 2003。
（2）通过“新建 Office 文档”启动：单击“开始”→“新建 Office 文档”命令，选择“新 建 Office 文档”对话框“常用”选项卡中的“空白文档”，单击“确定”按钮，即可启动 Word 2003。
（3）双击桌面上的 Microsoft Office Word 2003 图标，也可启动 Word 2003。
（4）在“我的电脑”或资源管理器中，双击 Word 类型的文件，可启动 Word 2003。 （5）在桌面上或“我的电脑”窗口中，右击空白区域，从弹出的快捷菜单中选择“新建” →“Microsoft Word 文档”命令，然后再双击该图标即可。 Word 2003 启动后，进入如图 3-1 所示的 Word 2003 主窗口。 图 3-1 Word 2003 主窗口 2．退出 当退出 Word 2003 时，系统会自动关闭所有的文档。如果某些打开的文档改动后没有保存， 将出现一个提示框询问是否保存对文档的修改，根据要求确认后才退出 Word 2003。 退出 Word 2003 常用方法有以下几种： （1）选择“文件”→“退出”命令。 （2）单击窗口的“关闭”按钮。 （3）按 Alt+F4 组合键。 （4）双击窗口的控制菜单图标。 （5）单击窗口的控制菜单图标，从下拉菜单中选择“关闭”命令。 3.1.3 Word 2003 的工作界面 1．标题栏 标题栏位于窗口顶部（如图 3-1 所示），用来显示当前打开的文档名。当启动 Word 时，
自动命名为“文档 1”，以后再新建时依次自动命名为“文档 2”、“文档 3”……。标题栏最左 端为 Word 图标，单击该图标将出现窗口控制菜单，分别是窗口还原、移动、改变大小、最大 化、最小化和关闭；双击该图标可关闭 Word 窗口。标题栏右侧的三个按钮依次为最小化、最 大化和关闭按钮。 2．菜单栏 标题栏的下面一行为菜单栏。Word 菜单栏含有 9 个菜单，它们分别是文件、编辑、视图、 插入、格式、工具、表格、窗口和帮助。每个菜单都包含一组下拉菜单命令。 3．工具栏 菜单栏下面是“常用”工具栏和“格式”工具栏。每个工具栏上排列着一组形象直观的 工具按钮，每个按钮对应一组特定的操作命令。用户只需单击工具栏上的按钮即可执行对应的 操作命令。 Word 2003 包括许多工具栏，默认情况下，屏幕上仅显示“常用”工具栏和“格式”工 具栏。 用户可根据需要显示或隐藏工具栏，其具体步骤如下： （1）选择“视图”→“工具栏”命令，在弹出的级联菜单中前面有“√”的代表是已选 用的工具栏。 （2）单击工具栏名称即可选中该工具栏，单击选中的工具栏则可隐藏该工具栏。 用户也可以通过“自定义”来定制个性化的工具栏。 4．标尺 工具栏的下方是水平标尺，窗口左侧是垂直标尺。标尺上标有刻度和数字，单位通常是 厘米。用户可以通过标尺确定位置，设置页边距、制表位和段落缩进。标尺上白色部分表示正 文区域的实际尺寸。两端灰色部分代表页边距，在这个区域中不能写入文字。水平标尺上有 4 个用于调整段落缩进量的标记符，可以用鼠标指针拖动它们实时地调整段落的左右缩进。 选择“视图”→“标尺”命令，可以显示或隐藏标尺。 5．滚动条 滚动条位于文档窗口的右边和下边，分别为“垂直滚动条”和“水平滚动条”。使用滚动 条可以滚动文档窗口中的内容，以显示窗口以外的部分内容。 垂直滚动条用于上下滚动文档，从上到下共 5 个按钮，其作用分别是：向上滚动、向下 滚动、前翻一页、选择浏览对象、后翻一页。 水平滚动条用于左右滚动文档，从左至右共有 7 个按钮，其作用分别是：普通视图、Web 版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式、向左滚动、向右滚动。 6．状态栏 状态栏位于窗口的底部，用于显示文档编辑状态和位置信息。其中包括页数、节、当前 所在页数/总页数、插入点所在位置、行和列等信息。状态栏的右端有 4 个方框，显示当前的 编辑状态，分别是“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”。暗灰色字体表示未启用状态。双击 方框可改变其状态。 7．工作区 工作区位于窗口中央，占据窗口的大部分区域。文档处理就是在工作区中进行编辑或者 其他操作。工作区中有 3 个标记符： （1）插入点：文本编辑区中有一条不断闪动的竖线就是插入点，它代表了新输入字符的
显示位置。使用键盘上的方向键可以移动插入点、鼠标指针到特定插入位置，然后单击鼠标左 键可实现插入点的快速移动。 （2）I 型鼠标指针：鼠标指针在工作窗口的不同区域会有不同的形状，在文本编辑区中 呈现字母 I 的形状。 （3）段落标记：段落标记用于标记一个段落的结束，同时还记录了该段落的编排信息。 8．任务窗格 任务窗格位于窗口界面的右方，利用它可以更加方便地创建、编辑和管理文档。 3.1.4 获得 Word 2003 的帮助 在使用 Word 2003 的过程中，可以采用下列几种方法获得帮助： 选择“帮助”菜单中的命令。 直接按 F1 键。
3.2 Word 2003 基本操作
3.2.1 创建新文档 启动 Word 2003 后，系统会自动建立一个文件名为“文 档 1”的空白文档。 在 Word 2003 中，新建文档常用的方法有以下几种： 单击常用工具栏的“新建空白文档”按钮。 按下 Ctrl+N 组合键。 选择“文件”→“新建”命令或打开“新建文档” 任务窗格，如图 3-2 所示。 选择要新建的文档类型。这里选择“空白文档”， 则新建一个空白文档。 3.2.2 打开文档 文档以文件形式存放在磁盘中，可重新打开进行编辑排版。打开文件的方法有多种，下 面介绍几种常用的方法。 1．打开最近使用的文档 从“文件”菜单的底部可以看到最近使用过的文件名列表，单击需要打开的文件名即可 打开该文件。如果底部没有列出文件名，可以选择“工具”→“选项”命令，单击“常规”选 项卡，选择“列出最近使用文件数”复选框，并在右边文本框内输入 1～9 的数字，该数字决 定在“文件”菜单底部显示的文件数，然后单击“确定”按钮即可。 2．打开文档 当要对以前的文档进行排版或修改时，需要打开此文档才能工作。常用操作步骤如下： （1）选择“文件”→“打开”命令，或按 Ctrl+O 组合键，或单击常用工具栏上的“打开” 按钮，弹出“打开”对话框，如图 3-3 所示。 （2）在“查找范围”下拉列表框中选择文件所在的盘符和文件夹，在“文件类型”下拉 图 3-2 “新建文档”任务窗格列表框内选择文件类型；然后在“文件名”文本框中输入文件名或用鼠标从列表框中单击要打 开的文件名；最后单击“打开”按钮即可。 图 3-3 “打开”对话框 3．同时打开多个文档 Word 2003 可以同时打开多个文档。打开文档的数目取决于计算机内可用内存空间的大 小。在如图 3-3 所示的“打开”对话框中，先按住 Ctrl 键，然后依次单击要打开的文件名，再 单击“打开”按钮，则所选文件会同时打开。 3.2.3 保存文档 Word 2003 为用户提供了多种保存文档的方式，并且还具有自动保存功能，它可以最大限 度地保护因意外而引起的数据丢失。保存文档的操作步骤如下： （1）选择“文件”→“保存”命令，或按 Ctrl+S 组合键，或单击常用工具栏上的“保存” 按钮，即可弹出“另存为”对话框，如图 3-4 所示。 图 3-4 “另存为”对话框 （2）在“保存位置”下拉列表框中选择保存文件的盘符和文件夹，在“文件名”文本框 中输入文件名，在“保存类型”下拉列表框中选择文件类型（*.doc），单击“保存”按钮即可。 （3）如果该文件已经保存过，而新修改过的文档内容要以另外的文件名保存，则可选择 “文件”→“另存为”命令，系统弹出“另存为”对话框。后面的操作方法与上面保存文件相 同。文档保存后以前的文档自动关闭，并以新文件名打开该文档。 （4）如果该文件已经保存过，而新修改的文档要以同样的文件名进行保存，则只需单击 “文件”→“保存”命令即可。 （5）如果要同时保存 Word 窗口中打开的所有文档，则需在按下 Shift 键的同时选择“文
件”菜单。这时“文件”菜单中原来的“保存”命令变为“全部保存”，单击该命令即可将所 有打开文档全部保存。如果有文档是第一次保存，则屏幕上将出现“另存为”对话框，此后按 前面的方法操作即可。 3.2.4 关闭文档 关闭文档是指用户关闭正在编辑的文档。选择“文件”→“关闭”命令，或直接单击窗 口右上角的“关闭”按钮，即可关闭文档。如果文档在关闭前有内容没有保存，系统会弹出一 个对话框询问用户是否保存，用户可根据需要做出选择。 3.2.5 保护文档 保护文档的目的是禁止未授权用户随意打开或修改文档。用户可以通过设置文档密码或 者使用“保护文档”命令来实现。 1．设置文档密码 （1）选择“工具”→“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“安全性”选项卡， 如图 3-5 所示。 图 3-5 “选项”对话框 （2）在“打开文件时的密码”文本框中输入一个限制打开文档的密码，密码以“*”显 示。在“修改文件时的密码”文本框中输入一个限制修改文档的密码，同样密码以“*”的形 式显示。 （3）用户在输入完密码后，单击“确定”按钮，所设置的密码立即生效。 一般情况下，Word 将以默认的加密类型进行文档加密。用户也可以单击“高级”按钮更 改加密类型。 若用户需要删除密码时，可以选中“打开文件时的密码”或者“修改文件时的密码”文 本框中的内容，然后按下 Delete 键，再单击“确定”按钮即可。 2．使用“保护文档”命令 选择“工具”→“保护文档”命令，在工作区右边的就会弹出“保护文档”任务窗格， 如图 3-6 所示。 用户选择其中的“限制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击“设置”按钮，便可以进 行格式设置限制。如果用户单击“是，启动强制保护”按钮，则会弹出如图 3-7 所示的“启动强
制保护”对话框，输入新密码及确认新密码后，单击“确定”按钮，即可完成对文档的保护。 图 3-6 “保护文档”任务窗格 图 3-7 “启动强制保护”对话框 另外，用户还可以根据需要在“保护文档”任务窗格中设置“编辑限制”为“修订”等。
3.3 编辑文档
编辑文档是用户创建完成后对文档的各种操作，包括文字输入、选定文本，文本的复制、 移动、删除等。编辑文档是 Word 的基本操作，用户熟练掌握它后有利于提高编写速度。 3.3.1 文档的输入 1．输入字符 启动 Word 2003 后，在自动创建的空白文档或打开的 Word 文档窗口中，闪烁着的插入点 标明输入字符将出现的位置。输入文本时，插入点从左向右移动。由于 Word 会根据页面的大 小自动换行，故当插入点移到页面右边距时，若再输入字符，插入点会自动移到下一行行首位 置。只有在开始一个新的段落时，才需要按回车键换行。如果在某段落中需要强行换行，可以 使用 Shift+Enter 组合键完成。如输错字符，可移动插入点，按 Del 键删除插入点后的一个字 符，或按退格键删除插入点前的一个字符。 2．插入和改写 Word 2003 中有“插入”和“改写”两种编辑状态。插入是指将输入的文本添加到插 入点所在位置，插入点后的文本依次往后移动；改写是指输入的文本将替换插入点所在位 置的文本。 双击状态栏中的“改写”标志或按 Ins 键（Insert 键），可在插入与改写两种编辑方式之间 切换（灰白色时为插入模式，黑色时为改写模式）。 3．符号的输入 （1）从键盘上直接输入。在中文输入模式下，从键盘上可直接输入句号“。”、逗号“，”、 分号“；”、冒号“：”、顿号“、”等符号。 （2）特殊符号的输入。在处理文档时，如要输入不能直接从键盘上输入的一些特殊字符 时，用户可使用“插入”菜单的“符号”命令或使用中文输入法提供的软键盘功能。其方法是： 1）定位光标到需要插入符号的位置。2）选择“插入”→“符号”命令，打开“符号”对话框，如图 3-8 所示。 图 3-8 “符号”对话框 3）在“符号”选项卡的列表框中选择需要插入的符号。 4）单击“插入”按钮，再关闭该对话框。 用户也可以切换到“特殊字符”选项卡中插入一些特殊的符号，在“字符”列表框中选 中所需的字符，然后单击“插入”按钮或者直接双击所需插入的字符即可。 4．改变插入点 如要编辑文本，用户可以使用鼠标或键盘找到需要编辑的文本位置。若文本较长，可以 使用滚动条将目标位置移到编辑区内，在目标位置单击，这时插入点移到指定的目标位置。也 可以用键盘移动插入点，常用键及其功能如表 3-1 所示。 表 3-1 移动光标的按键及功能 按键 功能 按键 功能 ↑ 向上移动一行 Home 移动到当前行首 ↓ 向下移动一行 End 移动到当前行尾 ← 向左移动一个字符 PgUp 移动到上一屏 → 向右移动一个字符 PgDw 移动到下一屏 Ctrl+↑ 向上移动一个段落 Ctrl+Home 移动到文档开头 Ctrl+↓ 向下移动一个段落 Ctrl+End 移动到文档未尾 Ctrl+← 向左移动一个单词 Ctrl+PgUp 移动到光标所在页顶部 Ctrl+→ 向右移动一个单词 Ctrl+PgDown 移动到光标所在页底部 Shift+F5 移至前一处修订位置 5．文本的选定及撤消 在编排文本、图形、表格等对象前，首先必须先选定它们，然后再进行相应的操作。当 文本被选中后，所选文本呈反白显示。如果要取消选择，可以将鼠标移至选定文本外的任何区 域单击即可。 选定文本的方法有以下 4 种： （1）用鼠标选定文本。 1）将鼠标的 I 形指针移到要选定文本的首部，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，
然后松开鼠标左键即可。所选文本是鼠标拖动范围内的文字。 将鼠标的 I 形指针移到该行的最左边，直到变为一个指向右边的箭头（↗）时，然后按下 鼠标左键，即可选定一整行；不松开鼠标左键向上或向下拖动鼠标即可选择多行文字。当鼠标 指针变成指向右边的箭头（↗）时，双击则选定一个段落；连续单击三下，则选定整篇文档。 2）将鼠标的 I 形指针在某个字或词组上双击，就选定了整个字或词。连续三次单击就选 定了光标所在的段落。 （2）用组合键选定文本。先将光标移到要选定的文本前，然后用如表 3-2 所示的组合键 来选择文本。 表 3-2 常用选定文本的组合键及功能 组合键 功能 组合键 功能 Shift+→ 向右选定一个或多个字符 Shift+End 选定从光标处至行尾的文字 Shift+← 向左选定一个或多个字符 Shift+↑ 从当前行开始向上一行选定 Ctrl+ Shift+→ 向右选定一个或多个词 Shift+↓ 从当前行开始向下一行选定 Ctrl+ Shift+← 向左选定一个或多个词 Shift+Home 选定从光标处至行首的文字 Ctrl+A 选定整篇文章 （3）同时用鼠标和键盘选定文本。要选定一个句子，先按住 Ctrl 键，然后用鼠标在句子 的任何地方单击。 要选定一大块文字，先将光标移至所选文本的起始处，用滚动条滚动到所选内容的结束 处，然后按住 Shift 键不放，再单击鼠标。 要选定整块（垂直的一块文字），先按住 Alt 键，将鼠标指针指向所选文本的起始处，按 下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标和 Alt 键。 6．文本的删除 文本的删除有以下几种情况： （1）删除字符：在输入文本时，可以用退格键（←）删除插入点左边的一个字符，或者 用 Del 键删除插入点右边的一个字符。 （2）删除文本块：如果要删除多个字符，则可以先选中要删除的文本，然后按退格键或 Del 键。 （3）更换块的内容：选中要被替换的文本块，在插入模式下，输入新的内容。输入的字 符将替换被选中的文本块。 3.3.2 文档的编辑 1．文档的移动和复制 移动文本是将选定的文本从一个位置移到另一个位置；复制文本是将选定的文本复制到 新位置，原位置的文本仍保留。 （1）移动文本。移动文本的方法是： 1）选定要移动的文本，按下 Ctrl+X 组合键，或单击“编辑”→“剪切”命令，或单击“常 用”工具栏的“剪切”按钮。 2）移动光标到目标位置，按 Ctrl+V 组合键，或单击“编辑”→“粘贴”命令，或单击“常
用”工具栏的“粘贴”按钮，即可将选定内容粘贴到光标处。 也可用拖动法移动文本，其方法如下： 选定要移动的文本，移动鼠标到文本块上，当鼠标指针变为左倾斜的箭头时，按住鼠标 左键并拖动到目标位置后，释放鼠标，选定文本就被移动到目标位置了。 （2）复制文本。复制文本的方法是： 1）选定要复制的文本，按下 Ctrl+C 组合键，或单击“编辑”→“复制”命令，或单击“常 用”工具栏的“复制”按钮。 2）移动光标到目标位置，按 Ctrl+V 组合键，或单击“编辑”→“粘贴”命令，或单击“常 用”工具栏的“粘贴”按钮，即可将选定内容粘贴到光标处。 也可用拖动法复制文本，方法与移动文本基本相同，只是在操作时，需要按住键盘上的 Ctrl 键。 2．查找与替换 在文档编辑过程中，经常要查找某些内容，有时需要对某一内容进行统一替换。对于较 长的文档，如果手工逐字逐句查找或替换，不仅费时费力，而且可能会有遗漏。利用 Word 2003 提供的查找或替换功能，可以很方便地完成这些工作。 （1）查找。查找文档的方法是： 1）选择“编辑”→“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框。 2）在“查找内容”文本框中输入要查找的内容。 3）单击“查找下一处”按钮，即可开始查找，找到的内容将以黑底白字突出显示。 4）当整个文档查找完毕后，弹出一个消息框提示已经完成搜索，单击“确定”按钮，返 回到“查找和替换”对话框中。再单击“取消”按钮取消查找工作。 如果要设定查找选项、查找特殊字符，以及查找特定格式的文字，则需要单击“高级” 按钮，出现如图 3-9 所示的“查找和替换”对话框。 图 3-9 “查找和替换”对话框 在“搜索选项”选项组中，可进行以下操作： 在“搜索”下拉列表框中，可选择查找范围（全部、向上、向下）。 选择“区分大小写”复选框，查找时区分英文字母的大小写。 选择“全字匹配”复选框，只查找与查找内容匹配的文本，否则查找包含该内容的文本。 选择“使用通配符”复选框，在查找文本中可使用通配符，例如：a?b 则查找 acb， adb，aeb；a*b 则查找 acb，accb，acdeb。
选择“区分全/半角”复选框，查找时区分全角和半角字符。 单击对话框中的“格式”按钮，不仅能查找指定的字符串，还能查找带格式的字符串。 单击“特殊字符”按钮，从“特殊字符”列表框中选择所需的特殊字符，如段落标记、分栏号、 省略号、制表符等。 （2）替换。单击“编辑”→“替换”命令，或在“查找和替换”对话框中选择“替换” 选项卡，弹出如图 3-10 所示的“替换”选项卡。 图 3-10 “替换”选项卡 在“查找内容”文本框中输入要查找的内容。 在“替换为”文本框中输入要替换成的内容。 单击“替换”按钮，即可完成。如果确定替换多处，可以单击“全部替换”按钮。 替换完成后，弹出一个消息框提示已经完成的替换情况，单击“确定”按钮，返回到“查 找和替换”对话框，再单击“取消”按钮返回到文档窗口。 3．撤消与恢复 要撤消最近的一次误操作，可以直接单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮或选择“编 辑”→“撤消”命令。撤消多次误操作的步骤如下： （1）单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮旁边的向下小三角形，查看最近进行的可撤 消操作列表。 （2）单击要撤消的某一个操作。如果该操作不可见，可滚动列表。撤消某一操作的同时， 也撤消了列表中所有位于它之前的操作。 恢复功能用于恢复被撤消的操作。只有执行了撤消操作，才能执行恢复操作。恢复操作 与撤消操作的方法基本类似。要撤消最近一次操作，可直接按 Ctrl+Z 组合键；要恢复最近一 次撤消操作，可直接按 Ctrl+Y 组合键。 3.3.3 查看文档的方式 Word 2003 提供了多种在工作窗口中显示文档的视图方式。用户可以选择不同的视图方式 来显示文档。Word 2003 提供的视图有普通视图、页面视图、大纲视图、Web 版式视图和阅读 版式。通过执行“视图”菜单的普通、页面、大纲、Web 版式、阅读版式命令可以切换视图， 或者用鼠标单击水平滚动条左侧的视图按钮来切换。 1．普通视图 在普通视图中可以编辑文本，显示和设置文本格式，但不显示页边距、页眉和页脚、背 景、图形对象以及没有设置为“嵌于文字所在层”环绕方式的图片。 2．页面视图 页面视图是 Word 2003 的默认视图。在页面视图中可以显示整个页面的分布情况和文档中
的所有元素，例如正文、图形、表格、文本框、页眉、页脚以及各种 IE 对象等，并能对它们 进行编辑。在页面视图方式下，显示效果反映了打印后的真实效果。 3．大纲视图 在大纲视图中可以很容易地查看长篇文档的结构。在大纲视图中可以通过拖动标题来移 动、复制和重新组织正文；可以折叠文档来查看主标题；可以扩展文档来查看整个文档或部分 文档内容。大纲视图使得主控文档的处理更为方便，利用主控文档可以使长文档的组织和维护 更为简单易行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景等。 4．Web 版式视图
在 Web 版式视图中，可以创建 Web 页。在 Web 版式视图中，可看到背景和为适应窗口而 换行显示的文本和图形，且图形位置与 Web 浏览器中的位置一致。
5．阅读版式视图
阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”以外的所有工具栏。阅读版式视图将增 加可读性，文本是采用 Microsoft Clear Type 技术自动显示的，可以方便地增大或减小文本显 示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小。 除上述视图之外，查看文档的方式还有“打印预览”、“全屏显示”和“显示比例”。“打 印预览”命令在“文件”菜单下，可以按缩小的大小显示文档的多个页面，用户可以通过它来 检查整个文档的布局。“全屏显示”和“显示比例”命令在“视图”菜单下。“全屏显示”功能 可以在文本编辑状态下，加大文本显示区。在该方式下，工作窗口中的菜单栏、标题栏、工具 栏、滚动条和状态栏都不再显示。“显示比例”就是按照用户设定的比例大小来显示 Word 编 辑窗口。 3.3.4 错误检查与自动更正 中文 Word 2003 提供了自动更正错误的功能。对于那些不能进行自动更正的拼写错误和语 法错误，当执行拼写和语法检查功能后，Word 会自动找出这些错误，并提出修改更正意见。 该功能使用起来非常方便，从而大大减少了输入中的错误率，提高了工作效率。 1．输入时自动纠正错误 在输入文字时，难免有错误出现。Word 会进行自 动更正，将错误的文字改写为正确的。Word 自动更正 的依据就是在系统内部已经建立好的自动更正词条 库。如果需要建立更多的自动更正词条，可按如下步 骤进行： （1）选择“工具”→“自动更正选项”命令，弹 出“自动更正”对话框，选择“自动更正”选项卡， 如图 3-11 所示。 （2）在“替换”文本框中输入要求更正的单词或 文字（如输入错误单词“Windos”）。 （3）在“替换为”文本框中输入正确的单词或文 字（如输入正确单词“Windows”）。 （4）单击“添加”按钮就将刚才输入的词条添加到自动更正词条库中了。 以后在文档中输入“Windos”时，系统就会自动将其更正为“Windows”。 图 3-11 “自动更正”对话框
如果在特定情况下不希望 Word 自动更正时，只需按 Alt+Backspace 组合键即可删除自动 更正项恢复输入的错误单词。 2．输入时自动检查拼写和语法 为了及时知道输入文字的错误情况，可以选择在输入时自动检查拼写和语法。要打开或 关闭自动拼写和语法检查功能，可按下面的方法进行操作： （1）选择“工具”→“选项”命令，弹出“选项”对话框，再单击“拼写和语法”选项卡。 （2）选中或清除“输入时检查拼写”和“输入时检查语法”复选框。 （3）单击“确定”按钮，同时关闭“选项”对话框。
3.4 文档排版
在文档输入和编辑工作完成后，通常需要对文字和段落做修饰和设置，使文档更加整齐 和美观。 3.4.1 字符格式设计 字符是指字母、空格、标点符号、数字和符号（如&、@、#等）及汉字。在 Word 2003 中字符格式设计包括设计字符的字体（如宋体、黑体等）、字形（如粗体、斜体等）、字号、字 间距、文字效果以及特殊修饰格式等；如果要取消对所有字体的修饰，可以使用 Ctrl+Shift+Z 组合键。下面分别介绍对字符的设置。 1．设置字体 字体体现字符的形状。字体分英文字体和中文字体，Word 2003 默认的英文字体是“Times New Roman”，默认的中文字体是“宋体”。若想改变文本的字体，其步骤如下： （1）选定要改变字体的文本。 （2）单击“格式”工具栏中“字体”框右边的向下箭头。 （3）从“字体”下拉列表框中选择所需的字体。 2．设置字号 字号体现字符的大小。Word 2003 默认的字体字号是“五号”，单位有“号”和“磅”，在 我国印刷出版业中，一般采用“号”作为字体大小的衡量单位。“磅”和“号”两个单位之间 有一定的关系，“号数”和“磅值”的关系如表 3-3 所示。如 9 磅的字与小五号字大小相当。 表 3-3 “号数”和“磅值”的关系 号数 磅值 号数 磅值 号数 磅值 号数 磅值 初号 42 磅 二号 22 磅 四号 14 磅 六号 7.5 磅 小初 36 磅 小二 18 磅 小四 12 磅 小六 6.5 磅 一号 26 磅 三号 16 磅 五号 10.5 磅 七号 5.5 磅 小一 24 磅 小三 15 磅 小五 9 磅 八号 5 磅 改变文本字号的步骤如下： （1）选定需要改变字号的文本。 （2）单击“格式”工具栏中“字号”右侧的下拉箭头，从打开的下拉列表框中选择所需要的字号即可。 3．设置字形 字形指的是附加于文字的属性，包括粗体、斜体、下划线、加框、底纹、缩放等。Word 默认设置的文本为常规字形。设置字符的字形，其步骤如下： （1）选定要改变字体的文本。 （2）单击“格式”工具栏中相应的“字形”按钮，其中： 单击“粗体”按钮，使被选中的字符在粗体和非粗体之间切换。 单击“斜体”按钮，使被选中的字符在斜体和非斜体之间切换。 单击“下划线”按钮，使被选中的字符在有下划线和无下划线之间切换。 单击“加框”按钮，使被选中的字符在加框和非加框之间切换。 单击“底纹”按钮，使被选中的字符在有底纹和无底纹之间切换。 单击“缩放”按钮，使被选中的字符缩放。 单击“字体颜色”按钮，设置被选中字符的颜色。 4．设置字符修饰 使用“字体”对话框能对字符的格式一次完成设置，其步骤如下： （1）选定要设置字符格式的文本。 （2）选择“格式”→“字体”命令，弹出如图 3-12 所示的“字体”对话框。该对话框中 有 3 个选项卡：“字体”、“字符间距”和“文字效果”选项卡。 （3）在“字体”选项卡中可以设置字体、字形、字号、颜色以及其他修饰格式。 （4）“字符间距”选项卡中各选项用来设置两个字之间的间隔。标准的字间距是 0 点。 字符间距对于处理一些需要特殊效果的文字非常有用。通常只有在用字号调整不了字符间距的 时候，才需个别调整字符间距。“字符间距”选项卡如图 3-13 所示。 图 3-12 “字体”对话框 图 3-13 “字符间距”选项卡 （5）“文字效果”选项卡用来设置字符的动态效果。文字效果是 Word 提供的一种文字修 饰方法，它主要是为了在 Web 版式或用计算机演示文档时增加文档的动感和美感。字符的动 态效果是无法打印出来的。“文字效果”选项卡如图 3-14 所示。 （6）单击“确定”按钮即可完成字符格式设置。
5．格式刷 当设置好格式后，就可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”按钮来快速地把它复制到 其他选定的文本中。其方法如下： （1）选定要复制格式的文本。 （2）单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮（如果要连续复制格式则可以双击“格式 刷”按钮），此时的鼠标指针变成一个刷子形状。 （3）用鼠标指针刷过要进行格式编排的文本。 （4）如果要把格式复制到多个位置，则应重复步骤（3）直至全部完成。最后单击“常 用”工具栏上的“格式刷”按钮或者按 Esc 键取消鼠标的刷子形状指针，使鼠标指针恢复正常。 6．首字下沉 有时为了突出某段内容，常常需要将段首字符放大，但为了获得美观的版面效果，又希 望将大字与段落排齐，这就是首字下沉。有时也可以将一些特殊符号放在段首，以起到一些标 识或醒目的作用。其具体操作方法为： （1）将光标置于首字下沉的段落中。 （2）选择“格式”→“首字下沉”命令，弹出“首字下沉”对话框，如图 3-15 所示。 图 3-14 “文字效果”选项卡 图 3-15 “首字下沉”对话框 （3）在“位置”框中可以设置下沉和悬挂两种首字下沉格式。如果选中“无”选项，则 表示取消首字下沉。选中任一首字下沉格式，可在下面的“字体”、“下沉行数”及“距正文” 等选项框中设置相应的值。单击“确定”按钮即可。 3.4.2 段落格式设计 在 Word 2003 中，一个段落就是文字、图形、对象（例如公式和图像）或其他项目等的集 合，其最后是段落标记。段落标记不仅标识一个段落的结束，还包含该段的格式编排。若删除 了某一个段落标记，那么也删除了该段落相应的格式编排，则该段落将与下一个段落合并，并 使用上一段落的段落格式。通过单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮可以显 示或隐藏文档中的段落标记。 段落的格式设置可以通过一些快捷方式进行，也可以通过“格式”菜单中的段落命令， 在“段落”对话框中一次进行所有设置。设置的项目包括：段落对齐方式、段落的缩进、段落
间距、行距、大纲级别、换行与分页及中文版式等。 1．设置段落的对齐方式 段落对齐方式指的是段落在水平方向上以何种方式对齐。段落对齐方式有以下 5 种： （1）两端对齐方式：两端对齐是指段落每行的首尾对齐，这是 Word 2003 的默认对齐方 式。单击“格式”工具栏的“两端对齐”按钮，实现段落两端对齐。 （2）居中对齐方式：居中对齐方式能使整个段落在页面上居中对齐排列。要使用该对齐 方式时，应单击“格式”工具栏的“居中对齐”按钮。 （3）对齐方式：右对齐方式可使整个段落在页面中靠右对齐排列。要使用该对齐方式时， 应单击“格式”工具栏的“右对齐”按钮。 （4）分散对齐方式：分散对齐方式可使整个段落的文本两端充满且均匀分布。要使用该 对齐方式时，应单击“格式”工具栏的“分散对齐”按钮。 （5）左对齐方式：左对齐方式可使整个段落在页面上靠左对齐排列，这和两端对齐的效 果没有太大差别。由于此命令没有对应的工具按钮，故只能通过按 Ctrl+L 组合键来实现。 2．设置段落的缩进 段落缩进就是改变文本与页边距之间的距离。段落缩进可使文档更加清晰、易读。段落 缩进包括左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。首行缩进只缩进一个段落的行首，这是一般 文档使用的格式，中文习惯段落首缩进两个汉字；左缩进或右缩进是从左右两边缩进文档，使 文档与页边距之间留有空白；悬挂缩进是文档除首行外，其余各行均缩进，使其他行文档悬挂 于第一行之下，这种方式一般用于参考条目、词汇表项目等。 设置段落的缩进有以下三种方法： （1）用标尺上的缩进标记设置段落缩进格式。在水平标尺上有 4 个缩进标记，它们分别 为首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进，如图 3-16 所示。 图 3-16 水平标尺上的段落缩进标记 各个缩进标记的功能说明如下： 拖动“首行缩进”标记，可以改变段落中第一行的第一个字符的起始位置。 拖动“悬挂缩进”标记，可以改变段落中除第一行之外的其他各行的缩进位置。 拖动“左缩进”标记，可以改变段落相对于页的左边界的位置。 拖动“右缩进”标记，可以改变段落相对于页的右边界的位置。 设置段落缩进时，应首先将光标移到需要设置段落缩进的段落中或者选定多个要缩进的 段落，然后拖动缩进标记即可。 （2）使用“格式”工具栏设置缩进。要快速地为当前段落或选定段落增加或减少缩进量， 可以单击“格式”工具栏上的“增加缩进量”或“减少缩进量”按钮，直到满足缩进量的要求 为止。每单击一次按钮，文档即增加或减少一个字的缩进量。缩进量的默认值是一个制表位的 值，即 0.75cm，相当于两个字符的位置。该值可以在“制表位”对话框的“默认制表位”中 设置，改变该值，就改变了每次单击该按钮的缩进量。 （3）用“段落”对话框进行设置。使用“段落”对话框不仅能设置任何形式的缩进，而 且能输入精确的缩进值。选择“格式”→“段落”命令，在弹出的对话框中选择“缩进和间距” 选项卡，如图 3-17 所示。在“缩进”框中，单击“左”或“右”框中的微调按钮来增加或减
少缩进量；在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”或“悬挂缩进”，还可以直接设置 首行缩进方式或悬挂缩进方式，在“度量值”中可以选择或直接输入缩进量。 图 3-17 “段落”对话框 3．设置制表位 在键盘上按制表键（Tab）可以输入制表符。制表符类型有左对齐制表符、右对齐制表符、 居中对齐制表符、小数点对齐制表符和竖线对齐制表符。在 Word 2003 中可以设置每个制表符 的宽度，通过它可以使一列的文字对齐，还可以通过设置带前导符的制表符来制作类似教材中 的目录格式。使用制表位可以节省输入许多空格来对齐上下各列的时间。 设置制表位的方法可以通过水平标尺上制表符按钮来设置，也可以通过“格式”→“制 表位”命令来设置。 例如，要设置如下格式的内容： 第一章 数据库类型... 1 第二章 建立数据库... 20 第三章 SQL 查询语言 ... 43 第四章 面向对象的程序设计... 110 其具体做法如下： （1）首先将光标移到新的一段中。 （2）单击“格式”→“制表位”命令，弹出“制表位” 对话框，如图 3-18 所示。 （3）在“制表位位置”文本框中输入制表位的位置， 在“对齐方式”中选择“右对齐”，在“前导符”选项中选 择“5……”，单击“确定”按钮。 （4）按正常方式输入正文内容，在页码之前按 Tab 键 输入制表符即可。 4．设置段间距和行间距 段间距体现了段落之间的距离。段间距有段前间距和 段后间距之分。段前间距指上一段落的最后一行与当前段 落的第一行之间的距离；段后间距指的是当前段落的最后一行与下一段落的第一行之间的距 图 3-18 “制表位”对话框
离。两个段落之间的距离等于上一个段落的段后间距加下一个段落的段前间距。将插入点定位 到要设置段落中文本的任意位置，或选定该段落，选择“格式”→“段落”命令，在如图 3-18 所示的对话框中，单击“段前”（或“段后”）框中的微调按钮选择合适的间距，或在框中直接 输入所需要的数字，设置完毕，单击“确定”按钮即可。 行距可以控制段落中正文行之间的距离，从而提高段落中文本的清晰度。行距设置有“单 倍行距”、“1.5 倍行距”、“2 倍行距”等，但具体值的多少是根据字体的大小来决定的。 设置行距也是通过菜单中的命令来实现的，在如图 3-18 所示的对话框中，单击“行距” 下拉列表框，可以选择“单倍行距”、“1.5 倍行距”、“2 倍行距”、“最小值”、“固定值”和“多 倍行距”。如果选择“最小值”、“固定值”和“多倍行距”，还需在“设置值”框内输入或选择 磅值。 3.4.3 设置边框和底纹 为了使文档醒目而且美观，可以给文本和段落的四周或某一侧加上边框和底纹，甚至可 以给文档的某一页加上边框和底纹。边框是指对象四周或中间分隔的线条。底纹是指在对象内 填充的图案。在 Word 文档中，可以为文字、段落、表格或页面添加边框或底纹。 添加边框和底纹，可以按照下面的步骤进行： （1）选定要添加边框和底纹的文字、段落或表格。 （2）选择“格式”→“边框和底纹”命令，弹出如图 3-19 所示的对话框。该对话框中有 三个选项卡：“边框”、“页面边框”和“底纹”选项卡。 （3）单击“边框”选项卡，给文档的文本加上边框。在“设置”选项组中选择一种边框 样式，在线型、颜色、宽度等列表框中选择适当的选项，在“应用于”下拉列表框中选择边框 的应用范围。如果选择的是“自定义”边框设置，则应在“预览”中设置边框的样式。 （4）如果要设置底纹，则在“边框和底纹”对话框中单击“底纹”选项卡，弹出如图 3-20 所示的对话框。此时，可在“填充”列表中选择要添加的底纹颜色，在“图案”选项组的各下 拉列表框中选择图案的样式或颜色，在“应用于”下拉列表框中选择底纹的应用范围。 图 3-19 “边框和底纹”对话框 图 3-20 “底纹”选项卡 如果要取消边框和底纹，则应首先选定要取消带边框或底纹的文字、段落或页面，然后 在“边框”选项卡的“设置”选项组中选择“无”，则就取消了边框；或者在“底纹”选项卡 的“填充”列表框中选择“无填充颜色”则就取消了底纹。
3.4.4 设置项目符号和编号 使用 Word 提供的项目符号和编号功能，可以给选定的段落或列表添加项目符号和编号， 从而可使文档易于阅读和理解。 1．设置项目符号 设置项目符号的方法如下： （1）选定要加上项目符号的段落。 （2）选择“格式”→“项目符号和编号”命令，弹出如图 3-21 所示的“项目符号和编号” 对话框。单击“项目符号”选项卡，并选择一种项目符号。 （3）单击“确定”按钮，即可给选定的段落加上项目符号。 2．设置编号 设置编号的方法如下： （1）选定要加上编号的段落。 （2）选择“格式”→“项目符号和编号”命令，在“项目符号和编号”对话框中单击“编 号”选项卡，如图 3-22 所示，选择一种编号格式。 图 3-21 “项目符号和编号”对话框 图 3-22 “项目符号和编号”对话框 （3）单击“确定”按钮，即可给选定的段落加上编号。 3．自动设置项目符号和编号 在 Word 2003 中，有自动设置项目符号和编号的功能，只要在输入时遵循一定的规则， Word 就会自动添加项目符号和编号。 （1）自动设置项目符号：可先在行首输入一个星号（*），再加一个空格，然后输入段落 的正文文字，按 Enter 键时，星号就会自动转换成圆点（●），并且在新的段落中自动添加该 项目符号。当要结束项目符号段落，即不再给新段落设置项目符号时，按两次 Enter 键，或者 按 Backspace 键删除为该段落添加的项目符号即可。 （2）自动设置编号：可先在行首输入第一个数字或字母，加上一个圆点、顿号或者右括 号，再加一个空格，然后输入文字内容，按 Enter 键时，Word 会自动连续编号。 （3）如果要关闭自动设置项目符号和编号的功能，可以单击“工具”→“自动更正”命 令，弹出“自动更正”对话框。在对话框中选择“输入时自动套用格式”选项卡，然后清除“自 动项目符号列表”和“自动编号列表”复选框即可。
3.4.5 设置分栏 在 Word 2003 中允许将文档的全部内容或部分内容分成几栏显示，还可以选择将文档分成 几个部分，每个部分采用不同的栏数以及设计不同的版面。 设置分栏的步骤如下： （1）切换到页面视图，选定需要分栏的文档内容。 （2）选择“格式”→“分栏”命令，打开“分栏”对话框，如图 3-23 所示。 图 3-23 “分栏”对话框 （3）在“预设”框内选择需要分的栏数。 （4）设定栏数后，下面的“宽度和间距”框内会自动列出每一栏的宽度以及和下一栏之 间的距离。用户可以重新输入数据修改栏宽。单击“栏宽相等”复选框，则所有栏宽均相等。 （5）单击“分隔线”复选框，可以在每一栏之间加上分隔线。 （6）在“应用于”框中，可选择“整篇文档”、“插入点之后”、“所选文档”之一，然后 单击“确定”按钮。 如果要取消分栏，只需将分栏的“栏数”设定为“1”即可。 3.4.6 样式的使用 样式是一种特定设置的字符或段落的组合。为统一文体风格，在同一篇文章中相同级别 的段落应当具有相同的修饰风格。将修饰某一类段落的参数（包括字体、字号、对齐方式等） 组合，赋予一个特定的段落格式名称，就称为“样式”，也称为“段落格式”。 使用“样式”的方法如下： （1）单击选中要修饰的段落，单击工具栏上的“样式”下拉列表框中相应的“样式”名 来完成段落的修饰。 （2）利用“格式刷”可以快速复制选定的文字修饰参数，包括选定的段落的样式。单击 选择被复制的文字，单击工具栏中的“格式刷”按钮，然后单击被修饰的段落，就可以实现格 式的快速复制。
3.5 页面设置与打印
3.5.1 页面设置 选择“文件”→“页面设置”命令，弹出如图 3-24 所示的“页面设置”对话框。1．页边距设置 页边距是指文档中的文本与打印纸边缘的距离。在“页边距”选项卡中，设置上、下、 左、右 4 个方向的页边距。在“方向”选择区中，可选择“纵向”或“横向”的页面方向。如 果文稿需要装订，可设置“装订线”和“装订线位置”。 2．纸张设置 在如图 3-25 所示的“纸张”选项卡中，可设置纸张大小，在“纸张大小”下拉列表框中 列出了常用的纸张规格。如果有特殊需要，用户还可以选择“自定义大小”选项，然后在“宽 度”和“高度”栏中输入或选择数字。在“应用于”框中选定文档范围，选定内容将按所需纸 张大小或页面方向进行打印。 图 3-24 “页面设置”对话框 图 3-25 “纸张”选项卡 3.5.2 页眉、页脚和页码 1．创建页眉、页脚 通常，页眉显示在每一页的顶端，用来存放文件的名称、页数、章节等；而页脚显示在 每一页的底端，用来存放当前页的页码。页眉和页脚中可以包括文字或图形，用来说明页与页 之间的关系。创建页眉和页脚的步骤如下： （1）选择“视图”→“页眉和页脚”命令，进入页眉或页脚编辑区，同时打开“页眉和 页脚”工具栏，如图 3-26 所示。页眉或页脚编辑区由非打印的虚线围住。单击“切换页眉和 页脚”按钮可以在页眉编辑区和页脚编辑区之间切换。 图 3-26 “页眉和页脚”工具栏 （2）在页眉或页脚编辑区中可输入文字或插入图形。如果要插入页码、当前时间、当前 日期，则可单击“页眉和页脚”工具栏上的相应按钮。 （3）单击“关闭”按钮或用鼠标双击主文本区可返回文档。 2．设置脚注与尾注 文档中的脚注与尾注是一种解释性或说明性的文字，是提供给文档正文的参考资料。一
般脚注是作为对正文的说明，出现在文档中每一页的末尾；尾注是作为整个文档的引用文献， 位于整篇文章的末尾。 脚注和尾注由相互连接的注释引用标记和其对应的注释文本两部分组成。引用标记由 Word 自动编号，也可以创建自定义标记。标记通常采用阿拉伯数字（1，2，3，……）或中文 数字（一、二、三，……），也可以采用英文字母形式。脚注和尾注的标记是连续编号的，在 添加、删除或移动自动编号的注释时，Word 将自动对引用注释标记重新编号。在文档中插入 脚注和尾注，必须在页面视图模式下进行。 （1）设置脚注和尾注。将插入点移到要插入脚注或尾注的位置，选择“插入”→“引用” →“脚注和尾注”命令，弹出如图 3-27 所示的对话框，选择“位置”栏下面的“脚注”或“尾 注”选项及“编号方式”栏中的“自动编号”选项，这样就以 1，2，3，…进行编号。如果选 择“自定义标记”，应在该项右边的方框中输入自定义的标记；也可以单击“符号”按钮，打 开“符号”对话框，从中选择需要的符号，单击“确定”按钮。此时，在文档需要插入脚注或 尾注的字符后面已插入了编号为“1”的引用标记（当选择自动编号时），同时在该页的底部显 示一条水平线，为注释分隔符。在分隔符下部的窗口中，可以输入注释文本。 图 3-27 “脚注和尾注”对话框 （2）查看文档中的脚注和尾注。选择“编辑”→“定位”命令，打开“查找与替换”对 话框中的定位选项卡，在“定位目标”框中单击“脚注”或“尾注”项，在“请输入脚注编号” 或“请输入尾注编号”框中输入脚注或尾注的编号。输入编号后，“下一处”按钮已改为“定 位”按钮，单击此按钮可以很快地找到相应的脚注或尾注标记。如果还需要显示该脚注或尾注 文本，单击“视图”→“脚注”或“尾注”命令。 （3）在文档中删除脚注和尾注。选定要删除的脚注或尾注的引用标记，然后按下 Delete 键即可。 3．页码 选择“插入”→“页码”命令，在如图 3-28 所示的“页码”对话框中，可设置页码的位 置和对齐方式。 4．分隔符 Word 的分隔符用来在插入点位置插入换行符、分页符、分栏符或分节符。 换行符是在插入点将当前行人为分成两行，如果没有换行符，Word 会在一行满时自动加 入一个自动换行符。在编辑文档时，自动换行符会自动进行调整，而人工换行符则不会。
分页符与换行符基本相同，只是在插入点位置进行换页而已。当文字或图形填满一页时， Word 会插入一个自动分页符并开始新的一页。要在特定位置插入分页符，可插入手动分页符。 其方法如下： 单击新页的起始位置，选择“插入”→“分隔符”命令，弹出如图 3-29 所示的“分隔符” 对话框，单击“分页符”单选按钮即可。 图 3-28 “页码”对话框 图 3-29 “分隔符”对话框 分栏符是从插入点处开始进行分栏，具体分成几栏与分栏的设置有关。 节是 Word 用来格式化文档的四层结构（字符、段落、页面和节）中的重要一层，可以将 文档分成任意几节并且分别格式化每一节，不同的节可以有不同的页面设置。最小的节为一个 段落，最大的节为整个文档。 在用 Word 建立新文档时，整个文档为一节，用户可以根据需要用分节符将文档分成任意 几节，并确定每个节的开始和结束的位置。其方法是： 将插入点定位到要分节的位置，选择“插入”→“分隔符”命令，弹出“分隔符”对话 框，如图 3-29 所示。在“分节符类型”中选择一种类型，单击“确定”按钮即可。要删除分 节符，在普通视图下将插入点定位到分节符上，按删除键（Delete 或 Backspace）即可。需要 说明的是，一旦删除了分节符，也就删除了在该节上所应用的格式，本节的文本将应用后面一 节的格式，所以在删除时一定要慎重。 3.5.3 打印 在正式打印文档之前，可以利用打印预览先在屏幕上查看一下打印的总体效果。如果不 满意，可以在预览中调整边界、修改文档等，直到满意之后再打印。 1．打印预览 如果想在打印之前知道打印结果，可以利用打印预览功能来预览其结果。具体操作步骤 如下： （1）单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮或选择“文件”→“打印预览”命令， 即可启动打印预览。 （2）如果文档有多页，可以按 PageUp 或 PageDown 键来翻页；如果要一次显示多页， 单击“多页显示”按钮，拖动预览的页数框，将在一页中显示多页。也可单击“显示比例”按 钮的下拉箭头，选择不同的显示比例进行预览。 （3）查看完毕后，单击“打印预览”工具栏中的“关闭”按钮，返回编辑状态。 2．打印 在打印预览完毕后，可以单击“常用”工具栏中的“打印”按钮直接打印当前的文档。 不过，用户必须保证打印机和计算机已经连接、打印机的各项参数已经设置正确。
如果仅想打印文档中的部分内容，或者需要打印多份，则可以使用菜单命令打开“打印” 对话框进行设置。其具体操作步骤如下： （1）单击“文件”→“打印”命令，弹出“打印”对话框，如图 3-30 所示。 图 3-30 “打印”对话框 （2）在“名称”框中选择所需的打印机。 （3）在“页面范围”选项框中可以设置打印的范围。其中： 默认为“全部”，即打印全部文档。 选择“当前页”，即打印插入点所在的当前页。 选择“页码范围”选项，然后在其右边的文本框中输入页码范围，可打印部分文档。 （4）在“份数（C）”框中设置打印的份数。 （5）在“打印内容”列表框中选择需要打印的内容。默认情况下，打印当前文档的内容。 （6）在“打印”列表框中选择需要打印的范围。默认情况下，打印当前文档的所选页面。 （7）在“缩放”选项框中可以设置复印机式的打印缩放，以便允许用户在打印时将文档 缩放到任何大小的纸张上。 （8）单击“确定”按钮，即可开始打印。
3.6 表格
Word 的表格结构是由行、列组成的，一行和一列的交叉处是一个单元格。表格的信息包 含在各个单元格中，并且可以在单元格中输入文本或图形对象。在 Word 2003 中，可以随意将 表格拖放到文档的任何位置，并且可以让表格并排，拖动直接调整表格的大小，正文自动环绕 在表格的四周。这些新增功能使其操作更加灵活、方便。 3.6.1 创建表格 在 Word 2003 中创建表格的方法有三种，下面进行详细介绍。 1．使用菜单命令创建表格 使用菜单命令创建表格的方法如下： （1）将插入点置于要插入表格的位置。 （2）选择“表格”→“插入表格”命令，弹出如图 3-31 所示的“插入表格”对话框。图 3-31 “插入表格”对话框 （3）在“列数”和“行数”框中分别设置表格的列数和行数。 （4）在“‘自动调整’操作”中选择“固定列宽”，输入或按微调按钮设置表格的列宽。 当选择“自动”时，将在页宽之间创建具有相同列宽度的表格。也可以选择“根据内容调整表 格”或“根据窗口调整表格”单选按钮。 （5）单击“确定”按钮，即可在当前插入点位置创建一个新的表格。 2．使用“插入表格”按钮创建表格 用“插入表格”按钮创建表格的方法如下： （1）将插入点置于要插入表格的位置。 （2）单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮，出现如图 3-32 所示的表格网格。 图 3-32 表格网格 （3）沿着网格向右拖动鼠标指针定义表格的列数，沿着网格向下拖动鼠标指针定义表格 的行数。例如：选定 4 行、5 列的网格。 （4）松开鼠标左键，Word 就会在当前插入点处插入相应行、列数的表格。默认情况下， 所有表格的边框都为 1/2 磅的黑色单线。 3．使用“表格和边框”工具栏 使用“表格和边框”工具栏创建表格的方法如下： （1）将光标置于要创建表格的位置。 （2）单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按 钮，打开如图 3-33 所示的“表格和边框”工具栏，这时 鼠标指针变成一支铅笔形状。 （3）通过“表格和边框”工具栏中的“线型”、“粗细”和“边框颜色”列表框定义边框 线的线型、线宽和边框颜色。 （4）若需要绘制表格的位置，则应按住鼠标左键拖动，可进行表格的绘制。 （5）若要取消某一条表格线，则可单击“表格和边框”工具栏中的“擦除”按钮，这时 图 3-33 “表格和边框”工具栏
鼠标指针将变成橡皮擦形状，然后沿着表格线条拖动，该线条将被粗红线包围。松开鼠标左键， 即可删除该线条。 （6）表格绘制或修改完毕后，再次单击“绘制表格”按钮、“擦除”按钮或在文档窗口 中双击，则笔形或橡皮擦形指针将还原为正常指针。 3.6.2 编辑表格 1．表格内容的输入与编辑 当插入点出现在表格中时，可以像在文档中那样输入和修改文本，按 Enter 键换行。在单 元格中可以插入文本，也可以插入图形对象。用“表格和边框”工具栏上的工具按钮可实现单 元格内容垂直方向的对齐，如顶端对齐、底端对齐和居中对齐。 2．插入行、列及单元格 插入行、列及单元格的方法如下： （1）选定要在其旁边进行插入操作的行、列或单元格。 （2）选择“表格”→“插入”命令，弹出级联菜单。 （3）如果要插入行或列，则在级联菜单中选择“行（在上方）”或“行（在下方）”或“列 （在左侧）”或“列（在右侧）”命令即可。 （4）如果要插入单元格，则在级联菜单中选择“单元格”命令，弹出“插入单元格”对 话框，如图 3-34 所示。在对话框中选择插入单元格的方式后，单击“确定”按钮即可。 3．删除行、列和单元格 对表格中的行、列或单元格的删除不能在选定对象后按 Delete 键删除。因为，这样只删 除选定对象的内容，而表格的单元格和框线仍然存在。删除行、列及单元格的操作方法如下： （1）选定要删除的行、列或单元格。 （2）选择“表格”→“删除”命令，弹出级联菜单。 （3）如果要删除行或列，则在级联菜单中选择“行”或“列”命令即可。 （4）如果要删除单元格，则在级联菜单中选择“单元格”命令，弹出“删除单元格”对 话框，如图 3-35 所示。在对话框中选择删除单元格的方式后，单击“确定”按钮即可。 图 3-34 “插入单元格”对话框 图 3-35 “删除单元格”对话框 4．移动或复制行、列及单元格 选定要移动或复制的行、列或单元格；然后，将鼠标指针置于选定内容的上方，当鼠标 指针指向左边时，若要移动内容，按下鼠标左键拖动至新位置，拖动时鼠标指针变为带虚框的 箭头；若要复制内容，可按下 Ctrl 键后拖动至新位置，拖动时鼠标指针变为带虚框和十字形 的箭头。 5．添加斜线操作 在“表格和边框”工具栏上，通过“绘制表格”和“擦除”两个按钮可随时为表格添加
和擦除斜线、横线和竖线。若要添加线条，可以先选择好线形，再单击“绘制表格”按钮，按 下鼠标左键并拖动鼠标，此时会有一虚线随鼠标移动而变化。释放鼠标左键即可在虚线位置上 画上线条。 在表格中添加斜线的操作方法是：首先选定欲添加斜线的单元格，然后单击“表格和边 框”工具栏上的“绘制表格”按钮，这时鼠标指针变为一支铅笔形状；接着就可以用鼠标指针 在单元格中进行画线操作。 6．调整行高和列宽 调整表格的行高和列宽可使用鼠标设置，也可使用菜单精确设置。 （1）使用鼠标设置。使用鼠标设置的方法如下： 1）将光标置于表格中。 2）将鼠标指针指向欲调整单元格（或行、列）的边线，当鼠标指针变为左右（上下）双 向箭头时，双击行或列的边线，可使单元格（或行、列）的宽度自动随单元格内文本而调整。 左右或上下拖动可改变列宽或行高。 3）将鼠标指针指向水平标尺（或垂直标尺），拖动边界或行列间隙标志，可改变列宽或 行高（此时鼠标指针为双向箭头）。 （2）使用菜单精确设置。使用菜单精确设置行高和列宽的操作方法如下： 1）将光标置于表格中，如果想改变某列的宽度和列间距需要选定单元格。 2）选择“表格”→“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框，如图 3-36 所示。 图 3-36 “表格属性”对话框 3）选择“行”选项卡可以设置表格中各行的高度；选择“列”选项卡可以设置表格中各 列的宽度；选择“单元格”选项卡可以设置光标所在单元格的宽度及对齐方式。 4）单击“确定”按钮即可。 3.6.3 修改表格 在 Word 2003 中可以把连续的两个或多个单元格合并成一个单元格，也可以把一个或多个 单元格拆分成几个单元格，这样就可以完成不规则表的制作。 1．合并单元格 合并单元格的方法如下：
（1）选定要合并的单元格。 （2）选择“表格”→“合并单元格”命令，或者单击“表格和边框”工具栏上的“合并 单元格”按钮，实现单元格的合并。 2．拆分单元格 拆分单元格的方法如下： （1）选定要拆分的一个或多个单元格。 （2）选择“表格”→“拆分单元格”命令或者单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单 元格”按钮，弹出“拆分单元格”对话框，在对话框中输入拆分后的列数和行数，最后单击“确 定”按钮。 如果拆分前各单元格已经有内容了，则单元格拆分以后，系统会自动将各单元格的内容 保留在新的单元格中。 3．拆分表格 表格拆分用于将一个表格拆分成两个表格。拆分表格的操作方法如下： （1）将光标置于要作为拆分以后第二个表格第一行的任意位置。 （2）选择“表格”→“拆分表格”命令，系统将把该表格从光标所在行一分为二。 3.6.4 格式化表格 在 Word 2003 中，表格内容的格式化操作和文本格式化一样，包含文本的字体、字形、字 号、对齐方式、边框和底纹等。 如果表格超过一页，为了让后续页也显示标题，则可以选定表格上的一行或几行作为标 题行，系统会将标题在每一页上复制出来。其具体操作方法是：首先选定标题行，然后选择“表 格”→“标题行重复”命令即可。 设定重复标题后，如果在某一页对标题进行了修 改，则所有重复的标题文字将自动更新。 此外，在 Word 2003 中有一些已经设置好格式的表 格，如果想简化操作，则可直接套用 Word 2003 提供的 表格格式。自动套用表格格式的操作方法如下： （1）先创建一个表格，确定行数和列数并输入相 应的内容。 （2）将光标置于表格中的任意位置。 （3）选择“表格”→“自动套用格式”命令，弹 出如图 3-37 所示的“表格自动套用格式”对话框。 （4）从“表格样式”列表框中选择所需的表格样 式，在下面的复选框选项组中选择套用所有表格样式的 项目，单击“确定”按钮即可。 3.6.5 表格的公式计算和排序 1．表格的公式计算 在表格中可以快速执行一些简单的运算，如求和、求平均值等。表格的行以数字（1，2， 3，…）标示，表格的列以英文字母（A，B，C，…）说明。可以用 A1、A2、B1、B2 等行、 图 3-37 “表格自动套用格式”对话框
列代码表示。
在单元格中可利用数学函数进行计算。Word 提供了很多函数，如平均值函数 AVERAGE()、 求和函数 SUM()、计数函数 COUNT()、最大值函数 MAX()、最小值函数 MIN()等。
表 3-4 总分统计表（1） 姓名 班级 数学 语文 英语 总分 王二 0801 99 85 91 李三 0802 76 89 95 张四 0803 87 90 97 对于表 3-4 所示的表格，求总分的操作方法如下： （1）将插入点置于需要计算总分的单元格。 （2）选择“表格”→“公式”命令，弹出“公式”对话框，如图 3-38 所示。 图 3-38 “公式”对话框 （3）在“粘贴函数”框中，选择所需的函数 SUM，在函数括号中输入单元格的引用。如： =SUM(LEFT)。 （4）在“数字格式”框中选择数字的格式。 （5）单击“确定”按钮，系统会自动将结果插入到插入点所在的单元格中，如表 3-5 所示。 表 3-5 总分统计表（2） 姓名 班级 数学 语文 英语 总分 王二 0801 99 85 91 1076 李三 0802 76 89 95 1062 张四 0803 87 90 97 1077 2．表格的排序 在 Word 2003 中，如果仅想根据一列数据进行排序，可先把插入点置于要排序的单元格中， 然后单击“表格和边框”工具栏中的“升序”或者“降序”按钮。 对于表 3-5 所示的表格，可按照下述步骤进行排序： （1）选定表格或将插入点移到表格中。 （2）选择“表格”→“排序”命令，弹出如图 3-39 所示的“排序”对话框。 （3）从“主要关键字”下拉列表框中选择作为第一个排序依据的名称。如：班级。 （4）从“类型”下拉列表框中选择排序依据的数据类型：“笔画”、“拼音”、“数字”或 者“日期”。 （5）选择“升序”或“降序”单选按钮，确定排序的方式。
图 3-39 “排序”对话框 （6）当若干数据在第一个排序依据相等时，还可以在“次要关键字”下拉列表框中选择 第二个排序依据，以对它们进行排序。如：总分。 （7）在“列表”选项框中有两个选项：“有标题行”和“无标题行”。如果表格的标题也 在排序之列，选择“有标题行”选项，则可以防止对标题行进行排序。 （8）单击“确定”按钮。 3.6.6 表格与文本之间的相互转换 Word 2003 可以很方便地将文本转换为表格，也可以将表格转换为文本段落。 1．将已有文本转换成表格 如果用户已经在文档中输入了要创建为表格的文本，并且在文本与文本之间使用制表符、 空格或逗号等符号作为分隔符，则可以直接将这些文本转换成表格。其具体操作步骤如下： （1）选定要转换成表格的文本。 （2）选择“表格”→“转换”→“文本转换成表格”命令。 （3）弹出如图 3-40 所示的“将文字转换成表格”对话框，Word 已经检测出文本中使用 的分隔符，并确定了表格的列数和行数。用户可选择表格的列数以及各列的宽度和表格格式。 （4）单击“确定”按钮，即可将选定的文本转换成表格。 2．表格转换成文本 将表格转换成文本时，可以为系统指定分隔符（如逗号、制表符、段落标记等），系统会 用这些符号作为转换后文本中的分隔符。其具体操作步骤如下： （1）选定要转换成文本的表格或者表格的部分行。 （2）选择“表格”→“转换”→“表格转换成文本”命令，弹出如图 3-41 所示的“表格 转换成文本”对话框。 图 3-40 “将文字转换成表格”对话框 图 3-41 “表格转换成文本”对话框
（3）在“文字分隔符”下选择用以分隔文本的字符，最后单击“确定”按钮。
