亞洲大學 邱紹群 老師編制 第6章 管理維護系統 資料來源：ERP 基礎觀念及導入方法篇 管理維護 範圍 ：所有「Workflow ERP GP系統」導入前的權限設定及資料安全管理，皆屬於「管理維護系統」的範圍。 系統 P. 6-1 管理者 ：企業應指定專職人員來負責管理維護系統的維護及管理，一般而言多由企業資訊中心或 ERP 管理單位的人員負責。 內建資料 範圍 ：「系統資料」、「程式代號」及「檔案資料」等三個建立作業係屬於 Workflow ERP GP內建的系統資料。 作業 注意 ：除非企業有個案新增的程式或檔案需要由此來增修，否則請不要隨意增加或修改。 電子表單 範圍 ：「電子表單關聯建立作業」及「電子表單佇列工作建立作業」兩者，為「電子表單系統」專屬之權限設定。 作業 注意 ：亦即當企業有導入「電子表單系統」（EasyFlow系統）時，才需做上述兩設定作業。 (1) 個案憑證/確認對照建立作業：是針對客戶訂單、銷貨單...等憑證單據，有特殊格式或功能需求時，才須於執行此作業。 特殊作業 (2) 附件資料維護作業：當使用者在建置資料時，若有上傳附件檔案，文管人員可在本作業中逐一查詢與維護相關檔案註記內容。 基本資料 功用 ：系統安裝後，應由此作業新增建立公司別資料，且依企業管理成長需求進行一至多個公司資料庫建立與管理。 管理 多公司 (1) 此作業可設置多個「公司別」資料庫，如：正式資料庫、操作練習資料庫、或福委會專屬資料庫。 資料建立 P. 6-2 (2) 每個「公司別」資料庫皆有其唯一的「公司代號」及「資料庫名稱」，一經建立存檔後，不可修改。 注意事項 (3) 使用者於登入ERP 系統時，應選擇「資料庫語言別」，可於此先預設，後續登入系統時，亦可選擇其它語言。 (4) 當新增公司別資料庫時，其資料庫並未內建各式基本資料、單據及設定，而需重新逐一輸入建置與設定。 功用 ：為強化資訊安全，可利用本作業進行使用者密碼管理原則之規劃，包括密碼長度、複雜性、錯誤次數鎖定等設定。 密碼參數 (1) 企業可規劃定期（依月數、依日數）提醒使用者更換登入密碼，並利用「密碼到期人員檢視表」進行檢視。 設定 P. 6-3 (2) 亦可設定 e-Mail 提醒功能，提醒無定期更換登入密碼的使用者，以提昇企業的資訊安全。 方式 (3) 當勾選"控管密碼長度"，並輸入密碼長度為 8 時，則表示使用者的密碼至少應設定 8碼以上，否則不允許儲存。 (4) 當勾選"密碼複雜性（需含英數）"及"密碼錯誤次數的鎖定"時，有利於管理使用者密碼建置的條件及安全性。 清單 密碼到期 (1) 目的：定期透過本作業檢視應該變更密碼之使用者，而後發佈E-MAIL通知，並養成使用者定期變更個人密碼。 與 人員 P. 6-5 明細表 檢視表 (2) 方式：設定檢視密碼到期前10日之使用者；並勾選「發E-MAIL通知所選人員」。
亞洲大學 邱紹群 老師編制 第6章 管理維護系統 資料來源：ERP 基礎觀念及導入方法篇 功用 ：為管理系統使用者及識別每一筆資料的建立者及修改者，應就每一個使用者設定其獨立的登入帳號。 登入者 代號設定 (1) 建議應由資訊中心統一新增、規劃及管理使用者之系統登入資料，不應授權讓所有使用者皆可自行新增。 P. 6-4 注意事項 (2) 為資訊安全因素考量，企業可開放各使用者修改自己資料的權限，並要求使用者定期更換登入密碼。 (3) 當使用者的職務異動(調、離職)時，可設定該使用者登入的"有效截止日期"及"可登入公司別"的權限。 功用 ：藉由群組階層的設定，來管制不同群組使用者的資料使用權限，因此需搭配「使用者權限建立作業」設定。 群組資料 設定 (1) 若企業的權限群組與企業的組織表相對應，群組的建立可依組織表結構建立。 P. 6-6 基本資料 注意事項 (2) 若企業"行銷營業處"下設營業一部與二部：每一部內之業務員為同群組，不同部營業員為不同群組成員。 管理 (3) 群組資料設定完成後，還須與「使用者權限」設定搭配運用方可發揮功能。 功用 ：針對每位使用者對系統每一支作業的工作權限進行設定與授權。（應考量每位使用者在組織中的實際權限）。 (1) 按下"新增"鈕，並查詢已建立之"使用者代碼"及"群組代碼"。 註：若使用者為超級使用者：僅需勾選「超級使用者」，而無須設定任何權限。 (2) 若使用者為非超級使用者：則於單身「程式代碼」勾選作業項目(程式代號)，並賦予其設定作業權限。 P. 6-7 使用者 作業權限 (3) 針對使用者已選取之每一程式名稱(作業)，進行「基本權限」的設定，如：新增、查詢、修改…等權限。 權限設定 設定 (4) 若需要設定使用者對同群組或他群組組員之資料使用權限，則須於某作業勾選其「資料管制」。 P. 6-8 (5) 勾選"資料管制"後，及針對此一作業的"群組權限"及"他組權限"設定使用者的查詢、修改、刪除…等權限。 (6) 設定好使用者權限後，僅需按"存檔"即可完成該使用者的系統作業權限。 (1) 無權限：係指使用者在建立單據/憑證時，無法依照自己喜好與習慣來儲存自訂畫面。 P. 5-18 設計權限 (2) 個人：係指使用者在建立單據/憑證時，可依照自己喜好與習慣來儲存自訂畫面，但此自訂畫面僅供個人使用。 P. 6-9 (3) 公司：係指使用者在建立單據/憑證時，可依照自己喜好與習慣來儲存自訂畫面，且此自訂畫面可供他人使用。
亞洲大學 邱紹群 老師編制 第6章 管理維護系統 資料來源：ERP 基礎觀念及導入方法篇 功用 ：針對使用者對系統每一作業所產生的資料是否擁有列印或轉成其他格式儲存之權限進行設定與授權。 輸出轉出 權限設定 (1) 授權列印權限：勾選"基本權限"內的「輸出」選項。 P. 6-10 方式 使用者 (2) 授權資料轉成其他格式儲存之權限：勾選"基本權限"內的「轉出檔案」選項。 權限設定 功用 ：可控管使用者是否可以看到作業畫面裡單價或成本金額，如：客戶訂單、庫存異動單…等。 成本 權限設定 (1) 點選「一般」：表示使用者在該作業畫面可讀取、可修改單價或成本金額欄位。 基本資料 P. 6-10 管理 選項 (2) 點選「唯讀」：表示使用者在該作業畫面可讀取、但不可修改單價或成本金額欄位。 (3) 點選「隱藏」：表示使用者在該作業畫面無法讀取與修改單價或成本金額欄位。 (1) 為節省設定使用者權限的時間，系統管理者可事先設定某些職能的標準權限樣版，後續則以複製方式來建立個人權限資料。 權限樣版 設定 (2) 若使用者權限與標準樣版略有不同，亦可於複製樣版後再行增刪修改微調部分設定即可。 (3) 系統管理員亦可使用「管理維護系統 \ 批次作業 \ 使用者權限複製作業 或 使用者系統別權限產生作 業」來加快設定作業。 (1) 超級使用者的管理：一般企業的超級使用者最好只有一個人，就是維護系統及執行授權的管理者。 A. 一般企業可依職能各設一組標準的職能權限，新進同仁可依據他們所賦予的工作職能進行調整。 (2) 新進同仁的授權： B. 有些企業的新進同仁可分為試用期與正式員工，把樣版職能的作業刪除一些，即變試用人員的權限。 (3) 職務代理人的權限管理：基於資訊安全及權責管理，代理人應該是組織上一層級代理下一層級、或同職能相互代理比較適當。 權限設定 管理重點 A. 一定要將其原部門的作業權限全部取消，改成新部門職能的作業權限。 (4) 人員職務異動的授權： B. 在交接過渡期，會有兩個範圍的權限，系統管理者必須要特別留意這過渡時期的管理。 A. 人員離職應將其系統權限取消，或有離職意圖時，慢慢縮減其系統權限，只保留例行作業 (5) 人員離職的授權： B. 當有些設定或功能可透過瀏覽器進入系統時，則對離職人員的網路及系統權限應進行適度即時的管理。 (6) 應建立全員資訊安全認知及基本知識。
