理论探讨
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建筑工程施工档案的收集与整理
郭泰 徐敏 张峰
（呼和浩特城市交通投资建设集团有限公司 内蒙古自治区呼和浩特市 010010）
摘要：随着信息技术、科研技术的不断发展，建筑施工企业在保障施工质量和人员安全、控制成本的基础上，越发注重工程资 料的保留，进而工程档案管理也逐渐成为建筑工程管理工作内容之一，凭借其提供工程数据资料、保证工程顺利施工等诸多优势越 发被人们所注重。本文对工程建设单位档案管理工作中所存在的相关问题进行了分析，针对该问题，基建部门应发挥主导作用，建 立健全档案管理制度，细化档案收集范围和细则，明确档案收集责任和考核措施，督促施工单位履行档案管理责任，保障建筑工程 项目档案收集的完整性和有效性。
关键词：建筑工程；施工档案；收集；整理
1 建筑工程档案在管理中实际作用 1.1 档案形成的重要性。
建筑工程档案是在工程建立之初即形成的档案，包括最初审查 立案到最后交付的所有环节，对建筑工程开展期间的所有资料进行 收集，可对建筑工程施工建设进行有效反应与了解。工程档案是对 项目工程建设人员在建筑工程中整体劳动成果的见证，因此，建筑 工程档案需具备整体性、完整性、真实性。
1.2 档案是重要的历史数据。
建筑工程档案是对工程进行历史性回顾最好的依据，也可对工 程施工过程中存在的问题与不足进行回顾分析，以便建筑工程维修 变更时快速提供一手资料有利于尽快完成施工修整，对后续其他建 筑工程开展也具有指导作用。
1.3 档案收集的有效性。
随着时间的延长，建筑工程难免会遇到向涵闸、桥梁外表破损、
内部机械设备老化等问题，为了保证建筑工程可顺利为人们生产、
生活提供服务，应及时对建筑工程中的问题进行修复，此过程也需 要建筑工程档案作为依据，帮助施工人员更快了解工程结构与问题 修复所需技术与方法，更快完成修复工作[1]。建筑工程档案管理的 良好开展，也可保证周围环境、其他工程提供配套设施。由于建筑 工程施工选址位置多较为偏僻，工程自身体系庞大，施工过程中涉 及交通、桥梁、电力建设等多方面问题，施工期间均需要备案，在 事后检查时也可根据档案记录对方案的合理性进行保证，减少工程 施工对其他工程造成的损害。
2 建筑工程档案管理的不足之处 2.1 工程档案编制不规范
建筑工程档案管理涉及类型较多，不同施工阶段产生的档案也 存在一定差异，导致档案管理中常出现档案分类不科学、档案内容 不连续等问题，导致档案查询难度增大。
2.2 案卷与文件提名不符
建筑工程档案数量极多，档案储存时，需要将文件档案名称进 行清晰标准，而不仅是通过简单数字、时间对文件进行命名标注，
清晰的文件档案名称更有利于后期文件档案查找，以便出现问题 时，快速找到相应文件，对问题进行解决。
2.3 档案收集不准确
建筑工程设计时有设计的工程施工图、竣工图纸，施工过程中 由于现场因素、施工技术原因限制等原因，导致实际建立的建筑工 程实体与图纸存在一定差异，少数施工图纸与工程实体差别较大，
导致档案内资料也存在明显差异，例如由于设计与施工属于不同单 位和部门，工程资料掌握在不同技术人员手中，资料转移存在一定 的难度，存在资料缺少、内容不全等多方面的原因。很多建筑工程 档案由于储存时间长、储存条件不符合规范，档案使用频率过高等 情况，会使文字档案字迹破损、纸张破裂等情况发生，不利于纸张 档案长期保存使用，利用率较低[2]。近年来，随着信息技术的应用，
建筑工程管理中开始使用电子计算机等方式对档案进行收集、存储 管理，但是所有的档案仅限于内部使用，未能有效共享，导致工作 人员在野外工作时想要对档案资料进行查阅与利用难度较大，给工
作带来了一定不便。
3 建筑工程档案收集与整理有效方法 3.1 加强档案管理的重视
建筑工程档案收集与整理时必须严格按照规定标准进行，做到 统一领导、分层管理，保证所有档案建立均具备规范性。施工单位 内部也应建立明确的档案管理责任制度，保证各工程施工阶段均有 专人对各部门档案内容进行对接，进而保证各部分资料收集与整理 工作顺利完成[3]。档案收集与整理工作开展时，要制定与之相对应 的工程档案管理制度，保证工作人员可按照要求完成收集、整理工 作。领导人员也应重视档案管理工作，加大建筑工程档案的资金设 备投入，加强专业档案管理人员的引入，从而保障档案管理工作可 顺利开展。
3.2 档案文件质量控制工作
建筑工程建设单位档案收集与整理工作应从工程设计与建设 初期开始，对施工过程所产生的相应文件进行认真收集，并将收集 到的档案资料按不同类别进行整理，根据档案管理要求整理归档。
档案收集与整理过程中对文件资料进行挑选，并非将所有工程文件 资料均归入档案内，同时也需保证纳入档案的资料具有真实性、准 确性、有效性，以免档案资料错误为后续档案使用带来不利影响或 造成不便。在档案文件收集与整理过程中，对于废弃合同应排出再 外，以免后续对档案资料利用时，出现真假合同难辨的问题，引起 合同纠纷。档案收集与整理均应按照国家与行业标准进行，工程档 案应保证装订质量，合理控制档案室内温湿度，避免档案老化情况，
同时在档案移交、提取时，均应由负责人签字负责。随着信息化建 设加快，建筑工程档案管理部分也应积极引入先进的信息设备，对 档案进行管理，通过扫描仪对纸质文件进行扫描上传，建立电子文 档，更有利于后续阅读保存。建立档案管理信息平台，实现档案信 息的内外部共享，设定查看权限，保证档案信息利用率提升的同时，
避免资料外泄。
4 结束语
建筑工程档案是在建筑基础设施建设的全过程中产生的。它们 是建筑工程建设全过程的真实反映和记录。是工程验收、结算、运 营、管理、维护、改造、扩建的依据。管理好、用好建筑工程档案，
使其在建筑建设和灌溉管理中充分发挥作用，更好地为建筑事业服 务，是各级领导和档案部门的重要职责。建筑工程档案收集与管理 工作对后续工程的工作开展具有积极意义，因此，加强工程档案的 收集与整理管理力度，提升档案利用率，可进一步促进建筑工程的 进一步发展。
参考文献：
[1]高琼，刘艺，陈崇德. 建筑工程建设施工监理档案资料 的整理与移交[J].水电与新能源，2019，33（04）：44-47.
[2]钱俊惠，莫曼.浅析建筑工程数码照片档案的收集与整理 [J].企业文化（中旬刊），2018，000（011）：235.
[3]张树莉. 建筑工程档案的收集和利用管理对策探究[J].卷 宗，2018，000（028）：7.
