校史檔案庫房管理

(1)

校史檔案庫房管理

簡報

林人立

課程大綱課程大綱

壹、前言

貳、校史檔案的類型有哪些參、校史檔案庫房建置介紹肆、校史檔案庫房建置規劃伍、校史檔案庫房管理

陸結語

陸、結語

參考資料

(2)

壹、前言壹、前言

●依據美國Society of American Archivist於1979年擬訂了Guidelines for College and University Archives，

校史檔案館核心任務^(註)如下：

¾ 鑑定、蒐集、組織、編目、保存大學的歷史、財務、行政方面的文件記錄，並提供利用。

¾ 提供足夠的設備以保存並維護大學歷史記錄。

¾ 進行校史資料的資訊服務，協助校務的推動。

¾ 做為激發或培養創意教學與學習的資源場所。

¾ 提供學術研究所需的校史資料，並促使校史資源廣為利用。

註:張安明，「大學校史檔案館─大學記憶的保存者」，大學圖書館第1卷第3期（民國86 年），頁110。

¾ 激發師生們對大學的起源、成立的目的及目標等的認知，及加強其對目前校務發展的了解。

¾ 對大學歷史檔案資源提供有效的管理。

貳、校史檔案的類型有哪些貳、校史檔案的類型有哪些

z郭秋勳等，「大學校院校史館之規劃與布置初探」，彰化師範大學學報3期（民國81」年）

¾國內大學校史館陳列內容琳瑯滿目，但是大同小異，計收藏歷任校長相片資料，教師著作學報、

會刊、社團刊物，課程標準、綱要，國際合作協議書、紀念品，校產文件，舊有校名、系館名牌，

分層負責明細表系所院簡介相（圖）片組分層負責明細表，系所院簡介，相（圖）片，組織規程，發展計畫，畢業紀念冊，獎杯（牌），

模型，校區配置圖，預算報告書，校旗，校歌，

附屬學校資料，文字敘述、統計圖表，簡史，大事記，校徽，校訓等。

(3)

貳、校史檔案的類型有哪些貳、校史檔案的類型有哪些

z國立清華大學圖書館校史室在民國84年一份建議秘書室收集的校史資料，頗值得參考：

¾學校建築之建築師、籌備、

破土、施工及落成啟用情形，

¾剪報：凡與該校有關之報導。

¾校務發展概況：例如校務會

以及照片。

¾本校之出版情形及出版物。

¾學生課外活動紀錄：球類競賽或其他體育比賽、梅竹賽。

¾學生運動。例如：a.校內發起簽名運動、表達反對某項決議。b 校外大規模的學生

¾校務發展概況：例如校務會報等的紀錄。

¾校長之更迭。例如：a.前任校長去職之原由。b.如何產生新任校長。暨現任校長之重要事件記錄（可採大事記方式）

¾該校之條例、規程或組織機

構之變動決議。b.校外大規模的學生

運動。

¾該校舉辦的各項藝文欣賞活動。

¾學術活動：a.國際性會議。

b.知名學者來訪、演講。

¾名人來訪。

構之變動。

¾系所增加之情形及系所概況。

¾教師任聘、變動之情形。

¾學校經費分配狀況：包括經常門、資本門。

¾本校概況。

貳、校史檔案的類型有哪些貳、校史檔案的類型有哪些

z依媒體別分類

校史檔案資料

紙質類紙質教師著作學報、會刊、社團刊物、課程標準、綱要、國際合作協議書、校產文件、舊有校名、系館名牌、分層負責檔案媒體類型

明細表、系所院簡介、組織規程、發展計畫、畢業紀念冊、校區配置圖、預算報告書、校歌、附屬學校資料、文字敘述、統計圖表、簡史、大事記、校徽、校訓

黑白照片、底片、幻燈片彩色影片、彩色照片微縮片、黑白影片其他攝影類檔案媒體

攝影類校長及校舍等相片、校園活動照片

案媒體

錄影(音)帶類錄音帶、錄影

帶

電子媒體類磁片、磁帶、

光碟片、其他電子媒體類檔案媒體

有機材質布、皮革校旗

其他獎杯（牌）、模型、紀念品

校歌、校園活動影片

(4)

註:資料來源，國立臺灣大學檔案館網頁-檔案展示- 網頁檔案展示從檔案中洞觀歷史從檔案中品味藝術。

(5)

註:資料來源，國立臺灣大學檔案館網頁-檔案展示- 網頁檔案展示從檔案中洞觀歷史從檔案中品味藝術。

註:資料來源，國立臺灣大學校史館網頁。

(6)

註:資料來源，國立臺灣大學校史館網頁。

(7)

照片

(8)

大尺寸地圖

建築模型

(9)

藝術畫作

羊皮條約及蜜臘封印

(10)

臺灣總督府印

獎牌

獎盃

(11)

16mm及35mm微縮捲片

錄影監視設備

各類媒體檔案

紙質檔案光碟片錄影音帶盤式影帶

(12)

參、校史檔案庫房建置介紹參、校史檔案庫房建置介紹

大綱大綱

一、檔案保存維護工作

二、危害檔案的外在因素類型三危害檔案因素 s 庫房設施三、危害檔案因素vs.庫房設施

●預防重於治療

1.檔案保存維護的方法分為四個方面：

一、檔案保存維護工作的本質一、檔案保存維護工作的本質

(1)改善檔案保存條件，即檔案庫房建築及設備 (2)去除檔案材質中不利於耐久性的因素，如去酸 (3)對已損壞的檔案進行修護，如傳統修裱技術 (4)檔案的複製儲存，如影像微縮、影像掃描數位化 2.(1)(2)項屬於「預防」工作，即防止或減緩外在因

素對檔案的破壞作用；(3)(4)項屬於「治療」工作」

，對已遭破壞的檔案進行修護，使其不再繼續損壞下去或複製保存其影像。

3.「預防」作的好，則「治療」僅備而不用，「預防重於治療」是檔案保存維護工作的根本之道。

(13)

二、危害檔案的外在因素類型二、危害檔案的外在因素類型

z立即毀滅性損壞類型：發生時會造成難以彌補的大規模毀滅性損壞，如地震災害、載重超載災害、水患、火災。

(以下圖片是因颱風造成水災所產生之水損檔案)

檔案結塊發霉檔案泡水無法辨識文字內容

二、危害檔案的外在因素類型二、危害檔案的外在因素類型((續續)) z

長期漸進損壞類型：影響是持續漸進式，

經年累積才會產生損壞，如不正確的溫度及相對溼度光害有害氣體灰塵有及相對溼度、光害、有害氣體、灰塵、有害生物、菌、蟲、霉等

。

(以下是環境溫溼度條件不佳，檔案長霉蟲蛀情形)

(14)

二、危害檔案的外在因素類型二、危害檔案的外在因素類型((續續)) z其他類型：如不當放置、偷竊或

不當使用等人為因素。

1.發生因素：台灣位於歐亞大陸板塊與菲律賓海板塊交界處，地震十分頻繁，

●地震：(建築結構)

三、

三、危害檔案因素危害檔案因素.VS. .VS.庫房設施庫房設施

菲律賓海板塊交界處地震十分頻繁劇烈的地震可能引起的建築物傾倒，將造成檔案的毀損。

2.預防對策：

(1)已設或新設之檔案庫房均應設置於符 (1)已設或新設之檔案庫房均應設置於符

合耐震相關規定之建築物。

(2)檔案庫房規劃設置於老舊既成建築前

，宜委由相關專業技師評估其安全性。

(15)

●地震：(續)

地震88.10.04 在強震中被夷為平地的埔里地政事務所, 因掌管地籍檔案資料涵蓋埔里地區四鄉鎮民權益, 該所員工全力投入搶救地籍資料情形。（楊樹煌．倪鴻祥攝）

1.發生因素：

(1)建築物可承受之垂直載重，於設計階段已經決定

●檔案載重超載：(建築結構)

段已經決定。

(2)某些機關為求在有限檔案庫房空間內

，存放最大的檔案量，採用高層數密集檔案架，卻不知當檔案放滿時，已經超載，違反建築管理相關規定，可能有結構安全之虞。

(3)5層密集式檔案架約950kg/M

²

5層固定式檔案架約390kg/M

²

(16)

z檔案及檔案架的垂直載重屬於活載重，依「建築技術規則」

建築物構造篇第十七條(最低活載重)建築物構造之活載重，

因樓地板之用途而不同，不得小於左表所列

樓地板用途類別載重

（Kg／M²）

一、住宅、旅館客房、病房。二○○

一住宅旅館客房病房二○○

二、教室。二五○

三、辦公室、商店、餐廳、圖書閱覽室、醫院手術室及固定座

位之集會堂、電影院、戲院、歌廳與演藝場等。三○○

四、博物館、健身房、保齡球館、太平間、市場及無固定座位

之集會堂、電影院、戲院歌廳與演藝場等。四○○

五、百貨商場、拍賣商場、舞廳、夜總會、運動場及看臺、操

練場、工作場、車庫、臨街看臺、太平樓梯與公共走廊。五○○五○○

六、倉庫、書庫六○○

七、走廊、樓梯之活載重應與室載重相同，但供公眾使用人數眾多者如教室、集會堂等之公共走廊、樓梯每平方公尺不得少於四○○公斤。

八、屋頂露臺之活載重得較室載重每平方公尺減少五○公斤，但供公眾使用人數眾多者，每平方公尺不得少於三○○公斤。

不同層數密集式檔案架所需平均樓地板設計載重

檔案載重檔案架自身重量所需平均樓地板設計載重(W)

(公斤) (公斤/平方公尺) (公斤/平方公尺)

1 一 82 30 182

2 二 164 60 365

3 三 247 90 547

4 四 329 120 729

項次層數

4 四 329 120 729

5 五 411 150 912

6 六 493 180 1094

7 七 576 210 1276

不同層數固定式檔案架所需平均樓地板設計載重

檔案載重檔案架自身重量所需平均樓地板設計載重(W) (公斤) (公斤/平方公尺) (公斤/平方公尺)

1 一 82 12 77

項次層數

1 一 82 12 77

2 二 164 24 155

3 三 247 36 232

4 四 329 48 309

5 五 411 60 386

6 六 493 72 464

7 七 576 84 541

(17)

地板超載產生裂縫之情形(不良案例)

2.預防對策：

(1)既成建物設置庫房，應查明原設計載重 資料並於設計值範圍內配置適當間

●檔案載重超載：(續)

資料，並於設計值範圍內，配置適當間距及層數的固定檔案架；已設置檔案架時，應檢核是否有超載，若已超載則應減少實際檔案置放層數以符規定。

(2)至於新建建築物配置檔案庫房，則應採 ( )

實際載重，依規定進行設計及施工。

(3)有關樓地板承載檔案載重之檢核，建議 委由相關專業技師評估設計其安全性。

(18)

1.發生因素：

(1) 設置於低窪地區或地下室的檔案庫

●水： (建築)

房，若遭受颱風或暴雨引起大水或洪泛的侵襲，可能造成檔案極大的水損、黴害，甚至形成檔案磚。

(2)檔案庫房位於頂樓、窗戶未緊閉、

地板若接觸土壤反潮、天花板有給排水管因故破裂，均可能產生水損、

黴害。

2.預防對策：

(1)庫房應設置於地勢高亢地區；檔案庫房若設置於建物地下室或地面層有

●水： (續)

房若設置於建物地下室或地面層，有淹水之虞時，必須縝密規劃警報、阻絕、抽排水及緊急應變計畫等4層防水機制。

(2)庫房的天花板、牆壁及門窗必須防水；

( )

地板若接觸土層需防潮處理，可舖設

環氧樹脂防水面層；庫房上方，如有

給排水管經過，可設置集水盤因應。

(19)

於戶外設置水位探測器，其位置設於低於室內地坪高度，積水高程超過水位探測器時，即會產生警示，以啟動阻絕機制。

¾積水警報機制

9 外牆：建物外牆應有良好之防水性。

9 地板：為防止滲水或反潮，地板面層應採用具防水性之材料，如環氧樹脂地板。

9 防水閘門：外牆開口，宜設置防水閘門，當洪水來臨時，

得以將防水閘門關閉，阻絕積水入侵。

¾阻絕機制

得以將防水閘門關閉，阻絕積水入侵。

9 排水管閘閥：所有排水管均設置手動（或自動）式閘閥，

阻絕外界積水倒流入侵。

9 庫區地板高於外圍區：庫區地坪高於外圍區2公分 (或設置門檻，或截水溝)。

9 庫區採氣密防水門阻絕。

當阻絕機制有疏漏時，可能有少量的水滲入庫區以外之室內或地下室時，於室內地坪較低處設置集水坑及抽水馬達，可將水引入集水坑，並可即

¾抽排水機制

時將積水抽往室外排出，只要滲水量小於抽出量

，則庫區即無水患之虞。

應於災害緊急應變機制中，訂定檔案緊急搶救計

¾緊急搶救機制

畫，並定期演練，以應抽排水機制無效產生淹水時，得以緊急搶救水損檔案。

(20)

防水閘門

國家檔案典藏場所防水機制示意圖

防水閘門(左圖：裝設前；右圖：裝設後)

(21)

2.預防對策：

(1)庫房為獨立防火區劃，分間牆(如磚牆或鋼筋混凝土牆)及門窗應具1小時防火時效，其地

●火： (續)

混凝土牆)及門窗應具1小時防火時效其地板面材應具防火功能。

(2)庫房應設置消防滅火設備：1.火警偵測警報系統，可分為偵煙感知器及定溫感知器，於庫房火警初期感應會產生警示聲響，俾及時處理；2.滅火設備，宜採用消防機關認可之滅火設備。

(3)有關消防系統的設計及施工，應委由消防設備師或符合規定的廠商依現場狀況辦理。

氣體式自動消防安全系統設備

(22)

1.發生因素：

(1)溫度每升高10℃，化學作用速率增加一倍

，溫度升高也會使有機材質尺寸擴張，高

●溫度及相對溼度(RH)： (設備)

溫容易滋生蟲菌。

(2)生物容易在高

RH

的環境下生長、繁殖，尤其

RH

超過65%易發霉；

RH

過低，紙張水份過度蒸發，使得紙質檔案纖維變硬變脆，

強度下降強度下降。

(3)溫溼度過高、過低或起伏變化，均會促使檔案快速變質老化，影響強度及耐久性。

(4)台灣終年

RH

在75%以上，且溫差大。

¾黴菌增長到明顯可見時所需時間與相對溼度曲線

●溫度及相對溼度(RH)： (續)

(資料來源： ASHRAE Applications Handbook CHAPTER 21,p. 21.2)

(23)

¾以100到200天範圍內，明顯可見到長黴之溫度與溼度關係曲線

●溫度及相對溼度(RH)： (續)

(資料來源：ASHRAE Applications Handbook CHAPTER 21,p. 21.2 )

¾保存壽命週期倍乘數與環境溫溼度關係曲線

（基準點：20°C,50% RH）

●溫度及相對溼度(RH)： (續)

(資料來源：ASHRAE Applications Handbook CHAPTER 21,p. 21.4 )

(24)

● 溫度及相對溼度 (RH) ：(續)

國家檔案機關檔案檔案類別

檔案媒體類型溫度及相對溼度溫度相對溼度溫度相對溼度紙質類紙質 21℃±1℃ 45﹪±5﹪ 27℃以下 60﹪以下

黑白照片

底片 18℃±1℃ 35﹪±3﹪

底片幻燈片

18℃±1℃ 35﹪±3﹪

彩色影片

彩色照片 -4℃±1℃ 30﹪±3﹪

微縮片黑白影片攝影類

其他攝影類檔案媒體

18℃±1℃ 30﹪±3﹪

錄影(音)帶類錄音帶

20℃±2℃ 50﹪±5﹪

錄影(音)帶類錄音帶錄影帶磁片磁帶光碟片電子媒體類

其他電子媒體類檔案媒體

18℃±2℃ 35﹪±5﹪

註：各機關具有永久保存價值之檔案得比照國家檔案保存之溫度及相對溼度標準。

(25)

2.預防對策：

(1)為保護檔案，必須設置冷氣及除溼設備(空調設備)維持庫房適當穩定的溫度及

RH

。

● 溫度及相對溼度 (RH) ：(續)

(2)空調設備的設計及施工，宜委由冷凍空調技師或符合規定的廠商依現場的配置狀況設計及施工。

(3)設計應考量下列因素：

z考量溫溼度環境必須維持，經費許可下宜設置2套空調設備以應交替運轉及備援

置2套空調設備，以應交替運轉及備援。

z考量檔管人員健康兼顧檔案保存維護，須採行空氣淨化措施。

(4) 配置溫溼度紀錄儀器，定期記錄。

恆溫恆溼空調設備及溫溼度紀錄儀器

(26)

1.發生因素：

(1)紫外線與可見光會對有機材質的檔案

●

光： (設備)

進行光化學作用及熱作用，使得檔案材質強度降低或產生顏色變化等。

(2)光線可能來自人工光源或自然光源，

其中紅外線雖然能量較低，但是熱度高，會蒸發有機材質檔案的水份，

甚至造成脫水現象，破壞其外觀及物理性質。

可見紅外紫外無線

Ｘ射

珈瑪

宇宙

●

光： (續)

見光外線外線線電波

射線

瑪射線

宙射線

波長長波長短熱量高

能量高

紫靛藍綠黃橙紅

約380 nm 約780 nm

(27)

2.預防對策：

(1)檔案庫房宜配置於建築平面的中央位置，並避免開窗，以與外界(如日照、空氣等)隔離

，如同屋中屋的概念。

●

光： (續)

，如同屋中屋的概念。

檔案庫房區

●

光： (續)

(2)若檔案庫房有窗戶，應緊密並加裝防焰材質的窗簾遮蔽陽光照射，以減低照度與紫外線並防止溫度升高。

遮光性良好的窗簾

(28)

●

光： (續)

(3)檔案庫房的照度，應介於80~240勒克斯，若照度太高可減少光源數量。

斯若照度太高可減少光源數量

●

光： (續)

(4)為符合低紫外線規定，可採用低紫外線光源或加裝濾紫外線裝置等，並利用紫外線量測器量測庫房的紫外線強度，是否低於10μw/Lumen(參考BS 5454)。

標示“NU”

Non-Ultraviolet

(29)

●

光： (續)

(5)檔案庫房若採用密集式檔案架，則燈管之安裝方向，建議與檔案架垂直，可減少檔案架遮蔽光線，

影響視線之情形；若採一般檔案架，則燈管之安裝位置及方向，建議可裝置平行於架間走道之上方。

位置及方向，建議可裝置平行於架間走道之上方

一般檔案架密集式檔案架

於地板上量測

(30)

1.發生因素：

(1)空氣中有害的物質分為氣體及灰塵兩種主要是由工廠電廠

●

有害氣體、灰塵： (設備)

塵兩種，主要是由工廠、電廠、

住家和交通工具所排放出來。

(2)有害氣體即酸性及氧化性氣體，

如二氧化硫、硫化氫、氨、二氧化氮及氯化物等，會和水作用會產生酸，使檔案紙張酸化、強度下降、字跡褪色。

1.發生因素：(續)

(3)灰塵如砂、土、花粉、煙塵、水泥、

小鹽粒結晶等，對檔案損害作用為：

●

有害氣體、灰塵： (續)

小鹽粒結晶等對檔案損害作用為：

z灰塵是有稜有角的不規則顆粒，落在檔案上，

在整理、應用過程中，隨著檔案的移動與翻閱會引起檔案表面摩擦起毛、字跡模糊。

z帶酸性的灰塵，落在檔案上，會使檔案變酸，

對紙張及字跡產生破壞。

對紙張及字跡產生破壞

z有顏色細小顆粒，會使紙張變色及字跡不清。

z灰塵是黴菌孢子的傳播媒介，以及微生物寄生和繁殖的掩護場所，若黴菌孢子與微生物藉由灰塵落至檔案上則造成檔案損壞。

(31)

2.預防對策：

(1)設置庫房宜遠離高污染的區域。

(2)庫房要密閉，阻絕有害氣體、灰塵

●

有害氣體、灰塵： (續)

(2)庫房要密閉，阻絕有害氣體、灰塵侵入。

(3)空調設備及風管設置濾網，或採用空氣清淨設備，過濾清淨檔案庫房之空氣。

(4)庫房的地板必須耐磨，如環氧樹脂，

可避免因摩擦產生粉塵。

(5)工作人員進入庫房，更換無塵工作鞋，以阻絕工作人帶入灰塵。

1.發生因素：

有害生物的種類包括老鼠、昆蟲、

●

有害生物： (建築及管理)

有害生物的種類包括老鼠昆蟲黴菌、細菌等。有害生物以有機材質的檔案為食，使檔案遭受囓食、

蛀食、污染、黴斑、褐斑、黴腐等危害，是檔案保存最常見也是最為棘手的問題。

棘手的問題。

(32)

2.預防對策：

(1)控制庫房溫溼度環境，並保持空氣清淨，

●

有害生物： (續)

可有效抑制蟲菌生長。

(2)避免環境髒亂、物品堆積，維持環境整齊與清潔，以防止鼠入侵、蟲菌滋生。

(3)檔案庫房牆壁、門窗及樓地板之隙縫、

孔洞，應填補完善，俾阻絕庫房外的鼠孔洞應填補完善俾阻絕庫房外的鼠蟲菌進入。

1.發生因素：

包括偷竊蓄意破壞保管上的疏

●

人為因素： (建築及管理)

包括偷竊、蓄意破壞、保管上的疏

失、持拿不當、放置不妥而產生的

摩擦、不小心持拿而掉落，或閱讀

檔案的習慣不良等人為因素，均會

造成檔案的損失或損壞。

(33)

2.預防對策：

(1)檔案庫防必須設置門禁管制系統及錄影監視系統並宜採單一出入口門禁管制

●

人為因素： (建築及管理)

監視系統，並宜採單一出入口門禁管制方式管理，以防止檔案被竊或蓄意毀壞。

(2)檔案庫房各項設施，應實施定期檢修、

保養與校驗，以確保正常運轉。

(3)檔案庫房宜設置不斷電系統或緊急發電 (3)檔案庫房宜設置不斷電系統或緊急發電

機，以為停電時緊急備援正常運作。

(4)人員持拿及應用翻閱檔案，必須教育或提醒小心留意檔案的安全。

●

其它：

1.兼顧檔案保存及檔管人員之健康

，檔案庫房應與其他技術用房舍及辦公室為必要之區隔。

不良案例… 適當案例…

(34)

2.依紙質、攝影、錄影音帶及電子媒體等檔案媒體類型，分區設置保管

●

其它： (續)

空間或分別配置保管設備。

影片存放設備

具控制溼度功能之檔案櫃

3.檔案架、櫃等設備，應採行防火、

防潮、防蝕及耐震等措施。

●

其它： (續)

(35)

防震連桿

擱板層數：六層

支柱

固定式檔案架密集式檔案架

大尺寸圖櫃

國外垂掛方式保存檔案情形

(36)

大綱大綱一

一評估空間需求評估空間需求

肆、校史檔案庫房建置規劃肆、校史檔案庫房建置規劃

一、

一、評估空間需求評估空間需求二

二、檔案庫房設置需求、檔案庫房設置需求三、

三、編訂計畫，爭取經費編訂計畫，爭取經費四、

四、設置優先順序建議設置優先順序建議五、

五、檔案庫房設置注意事項檔案庫房設置注意事項

(37)

統計現有之檔案數量並評估未來檔案

一、

一、評估空間需求評估空間需求

成長量，估計所需檔案典藏空間。

一、

一、評估空間需求(續)

檔案長度計算：

1公尺x5層x3連x2面x2架=60公尺

81

(38)

一、

一、評估空間需求(續)

1.預估庫房檔案存放總量

(1)統計歷年的檔案歸檔及銷毀數量，以檔案排架長度（公尺）為單位；以檔案數量案排架長度（公尺）為單位；以檔案數量為縱軸，年度為橫軸，繪製成長趨線圖，

預估未來15至20年之總檔案量。

(2)預估庫房檔案存放總量（公尺）

=既有檔案量

+年成長量×滿載年限（15至20年）

一、

一、評估空間需求(續)

2.估算檔案庫房面積

(1)庫房單位面積之檔案容量

依選用固定式或密集式檔案架及層數進行估算。

A.5層固定式：每坪約存放10公尺檔案。

B.5層密集式：每坪約存放24公尺檔案。

(2)檔案庫房空間面積=預估庫房檔案存放總量 (2)檔案庫房空間面積=預估庫房檔案存放總量

÷庫房單位面積之檔案容量＋（走道、通道或前室等相關空間面積）。

(39)

排架長度(公尺)

一、

一、評估空間需求(續)

年度(年) 排架長度(公尺)

93 500

3.舉例說明：統計自93年起歷年的成長量，檔案排架長度

（公尺）為單位；以檔案數量為縱軸，年度為橫軸，繪製成長趨線圖，預估未來15至20年之總檔案量。

750 1000 1250 1500 1750 2000

93 500

94 650

95 750

96 800

97 900

9 8 1 0 0 0

99 1050

100 1100

101 1150

102 1200

103 1250

0 250 500 750

93 94 95 96 97 98 113

104 1300

105 1350

106 1400

107 1450

108 1500

109 1550

110 1600

111 1650

112 1700

113 1750

(年度)

一、

一、評估空間需求(續)

3.舉例說明 (續)

(1)若現有檔案量為檔案長度1,000公尺，檔案年成長量為檔案長度50公尺，滿載年限為15年，則預估庫房檔案存放總量=1 000+50 15=1 750公預估庫房檔案存放總量=1,000+50×15=1,750公尺。

(2)若採5層固定式檔案架約需1,750/10=175坪的典藏空間；若採4層密集式檔案架約需

1,750/24x(5/4)=91坪的典藏空間。

(3) 應再加計走道、通道或前室等相關空間（約前 (3) 應再加計走道通道或前室等相關空間（約前項面積的10%~15%）分別為17.5坪及9.1坪。

(4)檔案庫房所需面積，若採5層固定式檔案架約需 175+17.5=192.5坪的典藏空間；若採4層密集式檔案架約需91+9.1=100.1坪的典藏空間。

(40)

1.鄰近使用者辦公區域。

2.基地位置、面積、形狀及特性條件應易安全維護檔案

二、檔案庫房設置需求

(以下可作為委外設計之需求內容)

¾檔案庫房建築選址原則

維護檔案。

3.宜選擇周邊已具有基礎公用設施，如供電、

供水及衛生下水道等之地區。

4.避免位於易受天然或人為因素而造成洪泛、

地震、山崩、軟弱地層區域或毗鄰斷層之處

，以及其他有污染之高危險地區。以及其他有污染之高危險地區

5.符合法規所規定土地使用分區；地權單純，

土地取得容易。

如無法符合前述條件，應進行風險評估，並在營建過程中，採取預防性措施，以避免災害發生。

1.最好是不緊鄰外牆圍閉在建築平面的中央，如確實無法達成，至少應避免緊鄰東西向的外牆。

¾檔案庫房配置原則

緊鄰東西向的外牆

2.避免頂樓或地下室之空間，或是低於該建築物曾經遭水患時之最高水位。

3.避免緊鄰機房、廁所或其他設備空間

；庫房上方應避免水管管線通過。

4 避免上方設置對檔案可能產生危害之 4.避免上方設置對檔案可能產生危害之

空間，如廁所、茶水間、水塔等。

5. 檔案庫房應專區設置，與辦公室或一 般用房分離區隔。

(41)

平面圖

剖面圖

檔案區位選擇示意圖(○表適當；X表不適當)

1.前室位置，於檔案庫房單一管制出入口處附設前室。

2.前室功能，作為檔案庫房與外部空間

¾配置前室

之緩衝區域，其功能包括減少外氣影響檔案庫房之溫濕度、提供檢調檔案之處理空間等。

3.前室配置，應配合其大小、形狀以及出入口門扇劃過範圍，規劃預留動線出入口門扇劃過範圍規劃預留動線及必要之停留空間；其空調條件應與庫房內相近，並能對檔案庫房外部空間，維持正壓狀態，以避免過多外氣混入。

(42)

檔案庫房區

前室

走道入口

前室平面示意圖

檔案管理局國家檔案典藏場所平面配置圖

1.分間牆及門窗：檔案庫房應與其他空間區隔，

原則上不得開窗，其分間牆及門窗應具1小時以上防火時效，表面油漆以乳膠漆為佳，

且不得以包覆方式裝修如貼壁紙等

¾檔案庫房構造

且不得以包覆方式裝修，如貼壁紙等。

¾ 分間牆應延伸至結構頂板，並與之銜接，否則無法達成1小時以上之防火時效。

2.防蟲害鼠害：檔案庫房牆壁、門窗及樓地板之隙縫、孔洞，應填補完善。

之隙縫、孔洞，應填補完善。

3.天花板：檔案庫房不得設置天花板，庫房上方不得有水管及無關該庫房之管線通過。

(43)

1小時防火時效分間牆之「內政部建築新技術新工法新設備新

採用金屬庫板方式處理之分間牆案例

建築新技術、新工法、新設備、新材料」認可通知書參考樣張

1小時以上防火時效「f（60A）」

門窗的認證參考圖樣

5.地板工程：

¾ 其表面應平整、耐磨、防滑、防火、防潮，

並易於清潔保養，如環氧樹脂面層，並不

¾檔案庫房構造(續)

得使用地毯。

¾ 檔案庫房之樓地板面，應高於庫房外同一樓層之樓地板面2公分以上。但檔案庫房設於既成建物，其樓地板面設有適當防止溢水流入之設施者(如門檻)，不在此限。

¾ 檔案庫房之地板應避免出現高低差，如需設置必要之門檻、踏板，應以緩坡方式處理，以減少人員進出時可能發生之意外。

(44)

防止溢水流入庫房之門檻環氧樹脂(EPOXY)地坪

不鏽鋼緩坡處理方式

5.樓地板載重：

¾檔案庫房構造(續)

¾檔案庫房樓地板設計載重，應不少於每平方公尺650公斤；檔案庫房設置密集式檔案架時，應按實際需要計算載重，但應不少於每平方公尺950公斤。

¾檔案庫房設置於既成建物時，檔案及相關檔案設備之總載重，應以不超出其樓地板設計載重為原則。

¾前項總載重之檢核應委由專業技師為之

¾前項總載重之檢核，應委由專業技師為之；

如逾樓地板設計載重或有逾越之虞時，應按實際需要，進行結構物之補強。

(45)

1.庫房應配備空調設備(如冷氣機搭配除濕機)，以維持全天候溫度溼度環境，並符合「檔案庫房設施基準第點附表溫溼

¾空調設備(含空氣清淨)

合「檔案庫房設施基準」第13點附表溫溼度標準規定。

2.設備輪替及備援：為使相關設備得以替換使用及保養維修，應提供備援設備以供輪替。

3.其電源應連接至緊急發電機設備，俾市電供應停止時仍可運轉。

4.若空調設備無空氣清淨功能，則應加設空氣清淨設備，以確保空氣清淨度。

應裝設以刷卡或輸入密碼方式方能進入本庫房的門禁設備，於不正常開啟或久開未關時應有異常警鈴動作，並能與建築安全的管理系統(如保全

¾門禁保全系統

1.檔案庫房應採用低紫外線照明設備(白色光，

(

系統、中央控制室)連結，以爭取第一時間排除該入侵所可能帶來的威脅。

¾燈光照明

紫外線量低於10μw/Lumen)，其照度於地面量測應控制在80勒克斯至240勒克斯間。

2.其照明設備配置應配合檔案架的位置，並採分區開關。

(46)

檔案庫房出入口設置刷卡門禁管制設備

檔案暫存庫房出入口設置刷卡門禁管制設備

門禁設備設置位置圖

庫房門禁陽極鎖感應式門禁刷卡機

1.檔案庫房應設置消防偵測、警報系統與滅火設備，並應與整棟建築物之消防系統或中央控制室作必要之連接。

2 檔案庫房設置之滅火設備宜選用不會損害或

¾消防系統

2.檔案庫房設置之滅火設備，宜選用不會損害或低損害檔案之滅火設備，如氣體式、細水霧等自動滅火設備，並完備相關配套設計。

3.自動滅火消防系統之配套措施，如必要防火閘門、空調閘門連動關閉、排煙機制、空間氣密性等，應加以考量設計。

性等，應加以考量設計。

4.至少應先設置基本配備，最好能設置完整配備

¾ 基本配備（應設置）：設置火警探測與警報系統、手提式滅火器

，以及依「各類場所消防安全設備設置標準」設置必須之相關設施（如室內消防栓箱等）。

¾ 完整配備：除設置前項基本配備外，得再加上自動滅火設備(如潔淨式氣體自動滅火系統或低水損的細水霧自動滅火系統等)。

(47)

檔案庫房的出入口及相關檔案作業空間，應裝設錄影監視系統，將其監控系統整合於中央控制室

，並需預留未來擴充性。

¾錄影監視

¾通訊設備

檔案庫房因門禁管制較其他區域嚴格，外界鮮少有人接近，平時也僅限制庫房管理人員出入，一旦發生意外，恐呼救無門，故基於安全考量，庫旦發生意外恐呼救無門故基於安全考量庫房應設置通訊設備，如設置對講機或電話，以提供一般公務連繫及緊急時候使用(如使用刷卡門禁被反鎖時，可及時通知救援)。

錄影監視設備

監視鏡頭設置位置圖(攝影鏡頭均對準檔案庫房出入口

檔案庫房內設置壁掛式電話

屋內型紅外線彩色攝影鏡頭均對準檔案庫房出入口

(48)

¾檔案架

1. 一般檔案架

¾依實際樓地板載重，配置適當層數或間距之密集式檔案架或固定式檔案架。

¾檔案架系統應具足夠之載重及耐震能力(如防震橫桿)，擱

¾檔案架系統應具足夠之載重及耐震能力(如防震橫桿) 擱板載重能力每公尺應達100公斤重。

¾檔案架應能因應不同尺寸之檔案，調整單層之高度，便於檔案存放作業。

¾注意檔案架構件之細部處理，避免尖銳的角、凸出物等部分，以免傷害檔案及使用者。

¾於檔案架側板之適當位置，設置簡明之標示牌，俾利檔案整理及檢調作業。

¾檔案架應與壁面保持8公分以上距離。

¾檔案架頂應設置蓋板，以免檔案受潮及受落塵侵害。

¾密集式檔案架之軌道儘量採埋入式，並注意軌道寬度，以避免轉動時摩擦力不足而打滑。

¾相關構件不宜採用木製品。

¾檔案架(續)

¾大型檔案架(櫃)、攝影媒體類架(櫃)、

2.其他特殊檔案架(櫃)

錄影(音)帶架(櫃)、電子媒體類架(櫃)

¾因地制宜

(49)

孔距

¾層高為孔距 36mm的倍數

=36*12

=432mm

¾一般層高

=36*11

=396mm

(50)

(51)

(52)

(53)

¾ 注意軌道寬度宜在 3.8公分以上

¾ 防止檔案架綁標的方法

一般密集式檔案架活動式大尺寸檔案櫃

錄影監視設備各類媒體檔案檔案架

紙質檔案光碟片錄影音帶盤式影帶

(54)

固定式檔案架防傾倒連桿

密集式檔案架防傾倒裝置

密集式檔案架防傾倒卡榫示意圖

三、編訂計畫，爭取經費

1.檔案庫房設施包含消防、空調、門禁監視、檔案架等相關設備，其所需設置或改善之經費極為龐大。

2.衡酌機關本身資源，蒐集充分資料，

進行內外環境分析及預測，設定具體

目標，依據相關計畫規定，擬訂中程

計畫或辦理年度施政計畫先期作業等

事項，循程序爭取資源。

(55)

四、檔案庫房設置注意事項

1.設置方式：庫房設施之建置，由於涉及建築、結構、消防、冷凍空調、電機、機械等專業工程項目，建議先委由建築師、相關專業技師或工程顧問機構，依「設施基準」進行設計及監造，再委由營造廠商施作。

設置程序檔案庫房設施之設置或改 2.設置程序：檔案庫房設施之設置或改善，屬於工程採購範圍，其設計及施工，應依政府採購法規定辦理。

四、檔案庫房設置注意事項(續)

3.校史館管理單位人員多未具工程專業背景，故宜充分瞭解「校史檔案業背景故宜充分瞭解校史檔案庫房」內涵，進而擬定檔案庫房設置或改善需求項目，再與機關內的採購單位合作，依規定委外辦理檔案庫房設施之設置或改善

案庫房設施之設置或改善。

(56)

五、檔案庫房設置或改善之委外方式 1.先設計，再施工：先委由設計廠商 1.先設計再施工先委由設計廠商

設計，再委由施工廠商施工。

2.統包方式：將設計與施工合併委由同一廠商辦理的統包方式。

同一廠商辦理的統包方式。

¾注意履約管理，掌控進度及品質。

伍、校史檔案庫房管理伍、校史檔案庫房管理

大綱大綱

一、檔案管理重要流程

二、檔案保存維護原則

三檔案保管相關作業

三、檔案保管相關作業

(57)

一、檔案管理重要流程一、檔案管理重要流程

點收 → 檢疫 → 入庫→

立案編目 → 上架保管 → 檢調應用 → 清查 →

安全維護

二、檔案保存維護原則二、檔案保存維護原則

z入庫前應檢查檔案狀況，如有蟲害等情事應立即隔離進行除蟲害等情事，應立即隔離進行除蟲或殺菌

z依媒體類型分別存放

z依媒體特性建立合適的保存環境 z如有破損，應即修護

z施以五階段防治，防止蟲、菌害

侵襲

(58)

三、檔案保管相關作業三、檔案保管相關作業

●硬體層面

¾庫房選址

¾空間規劃

●軟體層面

¾檔案入庫

¾架櫃容具選擇

¾空間規劃

¾載重結構

¾防水、防潮措施

¾消防設備

¾保全設備

¾架櫃、容具選擇

¾檔案整理上架

¾檔案保管

¾檔案檢調

¾檔案清查

¾保全設備

¾機電照明設備

¾空調設備

¾出入管制與安檢

¾檔案清查

¾

¾庫房出入管制與安檢庫房出入管制與安檢

9人員進出自動紀錄

9非經授權禁止進入

9庫房內禁止之行為

9各項設備定期檢查

9人員異動確實交接

(59)

¾

¾檔案入庫前置作業檔案入庫前置作業

9接收檔案點收

9除蟲、滅菌

點收燻蒸法

暫存

檢視

•

全部處理

燻蒸法

冷凍法

低氧法

鈷六十加馬射線法

•

全部處理

•

部分處理

鈷六十加馬射線法

其他經公告方式

¾

¾檔案入庫前置作業檔案入庫前置作業((續續) )

9點收

應以件為單位，詳細核對其內容與應以件為單位詳細核對其內容與數量

9檢疫

入庫前必需先作暫存檢疫之程序，

將檔案放置暫存室等待消除蟲菌之處理，不可直接放入於檔案庫房 9設置暫存空間

(60)

¾

¾檔案入庫前置作業檔案入庫前置作業((續續) )

9 消滅蟲菌

菌蟲害防治五階段措施

避免阻絕偵測因應(燻蒸法低溫

•避免、阻絕、偵測、因應(燻蒸法、低溫法、低氧法、鈷六十加馬（γ）射線法 )、

恢復

菌蟲害防治方法

•燻蒸法：密閉空間或燻蒸車，施放為氣體且不含乳化劑

且不含乳化劑

•低溫法：攝氏零下20度至30度，放7日以上

•低氧法：氧氣濃度0.3﹪以下，維持14天

•鈷六十加馬（γ）射線法：0.3至3,000革雷

（kGY）

¾

¾檔案入庫保管重點工作檔案入庫保管重點工作

9進行整理

各案卷內檔案依

9辦理裝訂

永久保存檔案各案卷內檔案依

序排列

去除附加金屬物

同一卷夾以存放同分類號為限每卷厚度三公分

永久保存檔案

三公分為原則

以不損壤檔案材質裝訂

9上架存放

每卷厚度三公分永久定期得分置存放依媒體形式分別保管

(61)

¾

¾檔案置放原則檔案置放原則

9同案名案件應置於同一卷夾

9同一卷夾以存同分類號案件為限 9同一卷夾以存同分類號案件為限 9每卷厚度以三公分為原則

9案件過少時，同一卷夾得置不同案名之案件

案名之案件

¾

¾上架保管作業上架保管作業

9卷夾封面或卷脊應載檔號、案名及保存年限

及保存年限

9卷夾內首頁應放置目次表

卷夾內有不同案名之案件，目次表應分別製作

9卷夾應選用質優堅韌之材質 9卷夾應選用質優、堅韌之材質 9按檔號大小排列，並預留架位空

間

(62)

¾

¾檔案卷夾檔案卷夾

¾

¾檔案容具記載參考樣式檔案容具記載參考樣式

•卷夾卷脊標示 •卷夾封面標示

案名檔號皆採案名檔號皆採

採直書採橫書

(63)

¾檔案排架原則

第第

二架

Ａ面Ｂ

面第二層

第一層

第一連第二連第三連一

架

第五層

¾檔案排架原則(續)

排架原則：由左到右，由上到下，依檔號由小至大排列

(64)

¾

¾保管工作守則保管工作守則

9檔案架櫃應有適當標示，以利保檔案架櫃應有適當標示以利保管與查檢

9應定期抽查，以確保安全

9如有遺失或毀損情事，應即查明原因簽請權責長官處理

原因簽請權責長官處理

9保管場所宜採單一出入口門禁管制

¾檔案架櫃標示

(65)

¾

¾檔案清查作業檔案清查作業

9定期清查 9定期清查

依照目錄逐件進行核對 9掌握檔案典藏狀況

如有破損，立即修護

如有保管不善情事，立即檢討

(66)

¾

¾檔案清查作業檔案清查作業((續續))

9擬訂清查計畫

決定清查範圍及實施步驟 9備妥盤點清單

9備妥盤點清單 9逐卷逐件盤點

9相關處置－特殊狀況註記

不在架上原因：遺失、借調中、修護中…

破損者送修

該銷毀、移轉者進行相關作業

機密檔案機密等級檢討 9統計

9列冊陳核

(67)

¾檔案清查作業 ((續續))

清查相關表單－盤點清單清查相關表單－盤點清單

表16-1 檔案盤點清單

（機關全銜）檔案盤點清單日期：年月日案名：

檔號文號微縮/電子儲存編號檔案狀況處理建議

正常蟲蛀霉蝕檔案散落檔案破損不在架上遺失其他

燻蒸裱褙裝訂其他正常蟲蛀霉蝕檔案散落檔案破損

不在架上遺失其他

燻蒸裱褙裝訂其他

案名：

檔號文號微縮/電子儲存編號檔案狀況處理建議

正常蟲蛀霉蝕檔案散落檔案破損不在架上遺失其他

燻蒸裱褙裝訂其他總計：件（卷）應予銷毀：件（卷）應予移轉：件（卷）待處理檔案：件（卷）

備註：1.本清單宜與檔案目錄結合運用。

2.本清單逐頁所載內容以每一案名之案件為單元；如同一案名之案件過少時，得將二個以上案名同載於同一清單上。

3.盤點清單首頁記載該次清查總件(卷)數及建議應銷毀、移轉及其他待處理檔案數量。

(68)

清查相關表單－遺失清單清查相關表單－遺失清單

（機關全銜）遺失檔案清單製表日期：

序號案名案由檔號承辦單位承辦人員歸檔時間遺失可能原因處理建議 1 人民陳情案檢送「行政院研究發展考核委員

會處理人民陳情案件作業規定」89/006/11/02/05 研考室陳小君 89.05.12 會處理人民陳情案件作業規定」

乙份，自即日起實施。

總計：件清查盤點人員：

檔案

檔案清查清查相關表單－清查報告相關表單－清查報告

（機關全銜）檔案清查報告書

清查原因：

清查時間：

清查範圍：

清查數量：

清查狀況：

附件：

建議事項：

報告人員：

報告時間：

(69)

校史檔案庫房管理