三 三
三、 、 、工作流程及作業項目分析 、 工作流程及作業項目分析 工作流程及作業項目分析 工作流程及作業項目分析
本研究以訪談所取得三十項工作項目結果，繪製成流程圖的方式呈現，除三館 之流程圖外，亦包含整合三館的綜合流程圖。為將各工作項目所可能產生成本的作 業項目提供參考，故將需要耗費成本的作業項目歸納於流程圖左側(如下圖)或兩 側，在流程圖中的右側圖示，為歸納三校訪談內容繪製而成，為求用詞的一致，對 於工作內容及性質相同者，皆以透過字詞的權威控制，盡力取得一致性；而圖之左 側為依據流程圖，將需要消耗成本之部份歸納列出，此部份因考量本研究屆時將力 求將全館重要項目中，相同支出成本能統一取得一標準值，故用詞皆同樣透過權威 控制。但如流程圖本身的項目眾多，無法於同一張圖同時呈現流程圖及簡化圖者，
如第二十九項『規劃及管理電腦及網路環境』，則另外呈現。
圖 4.1 工作流程簡化圖
(本研究整理)關於所有工作項下的所有作業項目，臚列如表 4.5。為求作業名稱之統一，如 工作內容及步驟相似者，則以相同名稱處理，如 Lib_04_01.2 召開會議(圖書館委員 會)；Lib_04_02.3 召開會議(館務會議)、Lib_05.6 收發及管理文件(含公文、郵件)、
Lib_18_02_01.2 提供館際合作服務(校外向本館圖書館申請--申請部份)、Lib_19.9_規 劃及執行圖書館利用教育、Lib_25.2_處理排班事宜作業中，因皆需影印或列印文 件，由於執行內容動作步驟相似，故統一以『影印文件』代之。另外，Lib_06.2,4 管理及採購文具與消耗性用品、Lib_09_02.4,5_採購圖書資料_請購及經費控制、
Lib_12.3,4_採購期刊及登錄、Lib_13.6,7_裝訂過期期刊、Lib_16.5,6_採購及推廣電子 資源、Lib_27.6,7_維護圖書館自動化系統、Lib_29.12,13_規劃管理電腦及網路環境 等作業，皆牽涉採購作業，且因各校採購作業因各校單位文化及做法不同，故統一 以『採購』稱之，但如執行單位需求為主，如執行單位欲就如分批招標、議價或是 統一折扣標等不同作業所需的執行成本及成效進行探討，此處即可將採購方式再做 細分。
在上述初次整理中，主要以同一流程或不同流程中相似步驟者，以相同名稱替 代；而在下列重整中，則就所有作業項目步驟及所花時間相差不多者，進行再一次 的重整，詳情如下。主要希望透過如此一而再、再而三的重整，可以將相似作業彙 集起來，即可加強標準成本之作業項目之數量。
由於歸納綜合圖為就三館所做之整合，已考量各種的可能性及處理方式，而就 需要成本的作業項目，即可提供執行單位的參考，各館可就自身的工作流程考量 下，可直接自本研究所篩選出的作業項目，依單位本身的狀況進行選擇組合，即可 架構出自身的工作流程及作業項目，對於作業之執行成本即手可得。
四 四 四
四、 、 、原作業項目及重整後之作業項目 、 原作業項目及重整後之作業項目 原作業項目及重整後之作業項目 原作業項目及重整後之作業項目
為將相近的作業項目能有效的重整合併，主要試著由橫向進行剖析，將各作業 間相似者進行重整，橫向的重點是將不同作業間相似者進行統整，如此將有效找出 館內各項相似的作業，屆時即可試著視為同一作業項目進行相關成本研究，以下表 格所要呈現的主要即是後者橫向部份的整合。本研究試著考量以下因素，將以上的
作業項目進行整合，作業項目由原本的一百五十二項重整為五十七項，詳情如下 表。表中為考量圖書館的服務內容、產品與服務對象，而找出最能串連作業成本與 前述三者關係的成本動因，即是最能衡量作業結果之單位。
表 4.5
原作業項目及重整後之作業項目
序 號
重整之
作業項目 成本動因 作業項目
(初次分類) 綜合流程圖編號
預算控制：登帳 Lib_01_02.2_控制預算
1 控制預算 次數
預算控制：核帳 Lib_01_02.4_控制預算 期刊上架 Lib_14.10_維護現期期刊
進行(刊物)調架 Lib_14.3_維護現期期刊、Lib_21.10_規劃書 庫及典藏圖書
順架 Lib_17.1_維護及管理參考資源
圖書上架 Lib_20.8_管理教師指定用書、Lib_21.15_規 劃書庫及典藏圖書
2 上架 上架冊數
順書 Lib_21.4_規劃書庫及典藏圖書
公告 Lib_04_01.11_召開會議(圖書館委員會)、
Lib_05.9_收發及管理文件(含公文及郵件)
(網頁)公告
Lib_07_01.3_招募新進人員(館員)、
Lib_07_02.1_招募新進人員(工讀生)、
Lib_08.5_處理讀者意見、Lib_16.3_採購及推 廣電子資源、Lib_16.10_採購及推廣電子資 源、Lib_19.8_規劃及執行圖書館利用教育、
Lib_28.5_維護管理電子資源環境、Lib_30.9_
規劃、更新及維護網站資料
3 公告 公告次數
登錄網頁 Lib_17.9_維護及管理參考資源、Lib_28.4_維 護管理電子資源環境
召開會議(協商討論) Lib_01_01_01.2_編列預算(一)、
Lib_01_01_02.4_編列預算(二) 4 召開預算會議 會議次數
召開會議(協商調配) Lib_01_0101 編列預算(一)
5 召開事務會議 會議次數 召開會議
Lib_04_01.6_召開會議(圖書館委員會)；
Lib_04_02.4_召開會議(館務會議)、Lib_08.4_
處理讀者意見
郵寄外包相關用品 Lib_09_02.8_採購圖書資料_請購及經費控 制 編列及彙整預算 Lib_01_01_01.1_編列預算(一)
整理資料 Lib_03.1_整理及統計全館業務
搜集網路資源 Lib_17.7_維護及管理參考資源、Lib_28.2_維 護管理電子資源環境
提供預算執行報告 Lib_09_02.7_採購圖書資料_請購及經費控 制
提出規格需求書 Lib_29.8_規劃管理電腦及網路環境 提出計畫 Lib_27.5_維護圖書館自動化系統、
Lib_29.11_規劃管理電腦及網路環境 提出需求 Lib_01_01_02.1_編列預算(二)、Lib_07_01.1_
招募新進人員(館員)
整理會議記錄 Lib_04_01.7_召開會議(圖書館委員會)；
Lib_04_02.5_召開會議(館務會議) 修正並定稿 Lib_01_01_01.5_編列預算(一)、
Lib_01_01_02.5_編列預算(二)
7 處理資料 次數
製作擬裝清冊 Lib_13.5_裝訂過期期刊 彙整資料 Lib_03.2_整理及統計全館業務
準備開會通知文件 Lib_04_01.1_召開會議(圖書館委員會)、
Lib_04_02.1_召開會議(館務會議) 彙整會議議程 Lib_04_01.4_召開會議(圖書館委員會)、
Lib_04_02.2_召開會議(館務會議)
處理文件 Lib_05.4_收發及管理文件(含公文、郵件)、
8 整理簡易文件 次數
彙整需求並列出清單 Lib_06.1_管理及採購文具與消耗用品
彙整讀者問題 Lib_08.1_處理讀者意見
接收並列印文件 Lib_18_01_01.4_提供館際合作服務(本館向 校外圖書館申請--申請部份)
直接告知答案
Lib_15_01.3_處理讀者參考諮詢、
Lib_15_02.3_處理讀者電子資料庫之使用諮 詢
處理讀者問題 Lib_22_01.3_流通圖書(借書)、Lib_22_02.2_
流通圖書(還書)
進行使用說明 Lib_15_02.8_處理讀者電子資料庫之使用諮 詢
12 了解讀者問題 問題數 了解問題
25 採購 筆數 採購
檢查機讀檔 Lib_09_03.3_採購圖書資料_驗收核銷
28 (校內)驗收 次數 校內驗收
寄送文件 Lib_05.16_收發及管理文件(含公文、郵件)、
Lib_11.11_交贈圖書、Lib_11.16_交贈圖書、
Lib_18_01_02.5_提供館際合作服務(本館向 校外圖書館申請--還書部份)、
Lib_18_02_01.12_提供館際合作服務(校外向 本館圖書館申請--申請部份)、
圖書長期逾期及催還事宜
發送文件
Lib_04_01.3_召開會議(圖書館委員會)、
Lib_04_01.9_召開會議(圖書館委員會)、
Lib_09_01.3_採購圖書資料_圖書徵集 撥交刊物 Lib_14.9_維護現期期刊
運送至(密集)書庫 Lib_17.4_維護及管理參考資源 了解問題並尋求解決方
法
Lib_27.1_維護圖書館自動化系統、Lib_29.3_
規劃管理電腦及網路環境、Lib_30.8_規劃、
更新及維護網站資料
處理問題 Lib_15_02.6_處理讀者電子資料庫之使用諮 詢
處理系統問題 Lib_27.3_維護圖書館自動化系統 排除問題 Lib_29.9_規劃管理電腦及網路環境 評估叫修效益 Lib_29.10_規劃管理電腦及網路環境 31 處理設備問題 問題數
分析問題/需求 Lib_30.6_規劃、更新及維護網站資料 挑選屬意名單 Lib_07_02.2_招募新進人員(工讀生) 登錄經費及登錄號 Lib_09_03.2_採購圖書資料_驗收核銷 開收據及填到館單 Lib_18_01_01.6_提供館際合作服務(本館向
校外圖書館申請--申請部份)
檔案管理 Lib_18_02_01.8_提供館際合作服務(校外圖 書館向本館申請_還書部份)
登錄名單、攔截選課 Lib_24.4_整理圖書長期逾期及催還事宜 修改班表 Lib_25.3_處理排班事宜
32 登錄及抄錄資
料 登(抄)錄筆數
抄錄資料 Lib_26.2_管理門禁、安全門系統及統計進出 館人數
催繳罰款
Lib_18_01_02.7_提供館際合作服務(本館向 校外圖書館申請--還書部份)、Lib_18_02_02.5 提供館際合作服務(校外圖書館向本館申請 _還書部份)
33 處理罰款 筆數
匯款 Lib_18_01_02.7.8_提供館際合作服務(本館 向校外圖書館申請--還書部份)
處理罰款
Lib_18_01_02.1_提供館際合作服務(本館向 校外圖書館申請--還書部份)、Lib_22_02.5_
流通圖書(還書)
撰寫書摘 Lib_17.3_維護及管理參考資源 規劃課程 Lib_19.1_規劃及執行圖書館利用教育 34 準備課程(教材) 次數
準備課程內容 Lib_19.4_規劃及執行圖書館利用教育、
Lib_19.5_規劃及執行圖書館利用教育 35 教授課程 次數 教授課程 Lib_19.10_規劃及執行圖書館利用教育
處理聯絡事宜 Lib_11.1_交贈圖書
連絡廠商
Lib_09_02.4_採購圖書資料_請購及經費控 制、Lib_09_03.7_採購圖書資料_請購及經費 控制、Lib_15_02.5_處理讀者電子資料庫之 使用諮詢、Lib_16.1_採購及推廣電子資源、
Lib_19.3_規劃及執行圖書館利用教育、
Lib_27.4_維護圖書館自動化系統、Lib_29.4_
規劃管理電腦及網路環境
連絡電算中心 Lib_29.5_規劃管理電腦及網路環境 通知人員面試 Lib_07_01.4_招募新進人員(館員)、
Lib_07_02.3_招募新進人員(工讀生) 通知錄取人員 Lib_07_01.5_招募新進人員(館員)、
Lib_07_02.5_招募新進人員(工讀生) 尋求單位進行補刊 Lib_13.3_裝訂過期期刊
通知(回覆)讀者(反應人 員)
Lib_08.2_處理讀者意見、Lib_15_01.7_處理讀 者參考諮詢、Lib_15_02.10_電子資料庫之使 用諮詢服務、Lib_18_01_02.9_提供館際合作 服務(本館向校外圖書館申請--還書部份)、
Lib_19.7_規劃及執行圖書館利用教育、
Lib_20.6_管理教師指定用書、Lib_24.3_處理 圖書長期逾期刊及催還事宜、Lib_30_規劃、
更新及維護網站資料 36 對外連絡人員 連絡次數
催還圖書 Lib_18_02_02.2_提供館際合作服務(校外圖 書館向本館申請_還書部份)
37 登錄及催缺期
刊 次數 登錄及催缺 Lib_14.7_維護現期期刊
135
搜集目錄 Lib_09_01.1_採購圖書資料_圖書徵集、
Lib_17.2_維護及管理參考資源 39 搜集及整理圖
書目錄 目錄批數
整理及分類 Lib_09_01.2_採購圖書資料_圖書徵集、
Lib_18_維護及管理參考資源 40 整理待裝期刊 裝訂冊數 捆書並附裝訂單 Lib_13.4_裝訂過期期刊
圖書前置加工 Lib_09_03.9_採購圖書資料_驗收核銷 圖書後置加工 Lib_10.5_分類編目圖書、Lib_21.15_規劃書
庫及典藏
備份資料 Lib_27.10_維護圖書館自動化系統、
Lib_30.12_規劃、更新及維護網站資料
本館圖書館申請--還書部份)、Lib_23.1_辦理 讀者證件
Lib_02.1_導覽參觀
確認時間和需求 Lib_19.2_規劃及執行圖書館利用教育
確認時間和需求 Lib_19.2_規劃及執行圖書館利用教育