任务一 邮件合并
【实例 12】 张丽已经完成了对班级同学成绩的录入及汇总，如今，需要把每位同学 的各科成绩打印出来，制成成绩通知单。这个工作可以通过 Word 提供的邮件合并功能轻 松实现。
1．创建数据源
将建立好的成绩表打开，通过删除相应的行或列修改表的结构，使表头没有层次划分，
并且只保留每位学生姓名及各科成绩。修改后的表头如图 3-98 所示。将修改后的成绩表另存 为文件“邮件合并数据源”。
图 3-98 修改后的表头效果 2．创建主文档
新建一个空白文档后，将页面的纸张大小设置为 32 开。录入每张成绩单中所有不变的内 容并进行排版，效果如图 3-99 所示。
图 3-99 成绩单示例 3．邮件合并
（1）单击“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”选项，弹出如图 3-100 所示的
“邮件合并”任务窗格。在“选择文档类型”中选择“信函”单选按钮，单击“下一步：正 在启动文档”选项，打开如图 3-101 所示的步骤 2 画面。
（2）选中“使用当前文档”单选按钮，单击“下一步：选取收件人”选项，打开如图 3-102 所示的步骤 3 画面。
图 3-100 邮件合并步骤 1 图 3-101 合并邮件步骤 2 图 3-102 邮件合并步骤 3
（3）单击“浏览”选项，弹出如图 3-103 所示的“选取数据源”对话框，在其中找到“邮 件合并数据源”文件后，单击“打开”按钮。
（4）打开如图 3-104 所示的“邮件合并收件人”对话框，可以在此对话框中对要生成成 绩单的学生进行相应设置。设置完成后单击“确定”按钮，关闭对话框。
图 3-103 “选取数据源”对话框
图 3-104 “邮件合并收件人”对话框
（5）在如图 3-102 所示的“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：撰写信函”选项，
进入如图 3-105 所示的步骤 4 画面，将光标定位于“同学”一词后面，单击“其他项目…”选 项，弹出如图 3-106 所示的对话框。
图 3-105 邮件合并步骤 4 图 3-106 “插入合并域”对话框
（6）在“插入合并域”对话框中选中“姓名”，单击“插入”按钮，完成“姓名”域的 插入。其他各科成绩域的插入方法与此相同。插入域后的效果如图 3-107 所示。
（7）在如图 3-105 所示的步骤 4 中，单击“下一步：预览信函”选项，会根据第一名学 生的情况生成一张成绩单，如图 3-108 所示。此时的“邮件合并”任务窗格进入如图 3-109 所 示的步骤 5。
图 3-107 插入域后的效果 图 3-108 预览信函效果
（8）单击任务窗格中“预览信函”区域的“《”和“》”按钮查看每一张成绩单，若正确 无误，单击“下一步：完成合并”选项，此时的“邮件合并”任务窗格进入如图 3-110 所示的 步骤 6。
图 3-109 邮件合并步骤 5 图 3-110 邮件合并步骤 6
（9）可以单击任务窗格中的“打印…”选项直接进行成绩单的打印，在弹出的如图 3-111 所示的“合并到打印机”对话框中选择“全部”单选按钮，单击“确定”按钮后即可打印。
若想生成一个由所有成绩单组成的文档，则单击“编辑个人信函…”选项，在弹出的如图 3-112 所示的“合并到新文档”对话框中选择“全部”单选按钮，单击“确定”按钮后系统就会自 动生成一个名为“字母 1”的文档，可以根据自己的需要进行更名保存。
图 3-111 “合并到打印机”对话框 图 3-112 “合并到新文档”对话框
任务二 模板的制作和使用
已排版式的文档，如有固定格式的表格、试卷、合同等，可以保存为模板。以后再创建 同类的文档时，就可以直接用本机上的模板来创建，简化了设置格式的过程。
1．模板的制作
设置好作为模板的文档，选择“文件”→“另存为”命令，打开如图 3-113 所示对话框，
保存类型选择“文档模板（*.dot）”，此文档就作为模板保存到默认的文件夹里了。
图 3-113 “另存为”对话框 2．模板的使用
要使用模板，则在创建文档时，选择“文件”→“新建”命令，在打开的“新建文档”
任务窗格上单击“本机上的模板”选项，打开“模板”对话框，选择要创建模板文档所在的 选项卡，选择相应的模板，单击“确定”按钮后，即可快速地依据所选择的模板建立一份专 业文档。