一、時間管理的原則
在探究時間管理策略之前，應先對時間管理原則有所了解，以便 為掌握時間管理策略做好準備。對於時間管理原則，向來是大家重視 的課題，各家學者論述頗多，尤其是企業界更是注重效能的革新與研 究，茲列舉常見之原理原則如下 (朱文雄，1999) ：
（一）80/20 原理
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又稱重點管理原理、巴雷扥(Pareto)原理 就是「重要的少數與瑣碎的多數原理」，做事，只要掌握重要的 少數(20%)，即可完成事情的大多數(80%)，係指在一堆事物中，屬於「重要的少數」只佔 20%，而屬於「瑣碎的多數」則佔 80%。又稱「智 慧型工作原理」、「最省力原理」，可配合科技或統計的方法，事先掌 握住重點為要。
（二）目標設定原理
任何人在做事之前，應知道先建立明確的目標，並以此目標指引 其行動，能確實把握並實現目標。管理者應具目標意識，有目標做起 是來較易成功，設定目標是時間管理成功的先決條件與秘訣。
（三）設定優先順序原理
凡事有輕重緩急，本末先後，設定優先順序，有條理、有系統的 做事，較具效率，節省時間。一般而言，安排工作之優先順序所依據 的條件：一是重要性，二是緊急性。
（四）運用「能力曲線原理」或稱「黃金時段」、「首要時間」原理 就是運用每個人每天在體力、能力、活力、經歷、精神、意志等 身心狀態最旺盛、最充沛、最高潮、最高峰的時段，做事最有效率，
稱之為「黃金時段」。
一個人的能力，每天有高潮、低潮的時候，在不同的期間形成波 浪起伏的曲線狀態。把重要的工作安排在能做得最好的時間裡來做，
將有事半功倍的效果。掌握不同時段的關鍵時間。
（五）帕金森定律
「事情增加是為了填滿完成工作所需的多餘時間」，即「工作的 增加是在填滿可利用的時間」，他認為：「工作時間越充裕，工作進度 就越慢」，「工作總是要拖到最後一刻才完成」。
其目的在於克服拖延的習慣，杜絕時間之浪費，對每項工作設定 較為緊密的期限，並把握時間在期限前完成。克服拖延的習慣：「現 在做」、「馬上做」、「現在開始作」，以「分段處理」的方式來處理繁 雜的工作。
（六）一分鐘管理
利用短暫的時間，對各項事務作分類或規劃，依輕重緩急安排優 先順序，釐清頭緒不致忙亂，省時間又可完成任務。可利用一天開始 上班或是將要下班前的一刻，把將要面對的工作做一合宜安排；亦可 在面對一項工作或會議前，適度的應用之。
（七）賈琪華德定律
先做不喜歡做的事，其他的是自然就迎刃而解。「先做不喜歡做 的事，可以消除恐懼，避免痛苦，減輕壓力，減少疲累，身心愉快，
節省時間。」但有例外狀況，如避免在一天的開始有任何不愉快的經 驗，盡量先從溫馨、簡單、快樂的經驗開始；或是主持會議、進行談 判、初任領導者時，先處理簡單的事，以培養原動力、產生善意、醞 釀合作的意願。
（八）運用「個人效率系統」原理
是教人「如何在最短時間完成最多的事」的一種做事方法。
「現在就開始做」是首要信條；強調做事的開始「現在就系統化」；「深 入細節」是專業成功的秘訣；強調「現在計劃」；做「對的事情」，而 不只做「重要的事情」；一次完成一批例行工作，工作「批次化」。
（九）運用「控制管理」原理
時間是一種非常有限的資源，稍不留意，時間就靜悄悄的流失，
為杜其流失，需要加以控制；時間可分成不可控制的時間與可控制的
時間，主要在於盡量把不可控制時間變為可控制時間。
控制管理可分為：「事前管理」、「事後管理」和「綜合管理」；控 制管理也強調：1.做決定的重要性，決定什麼是該做，什麼是不該做。
2.排除干擾。3.做重要事情。4.注重做事權變性。
（十）運用「計畫原理」
透過事先計劃的擬定，方能掌握工作方向和時間的控管，以確保 工作的完成。計劃應在行動前事先擬定，使策略、行動方案與目標有 效達成，應注意計劃的意義、內容、程序、
（十一）「一二三原則」
一般性報告或計畫書面資料以一張紙的長度為宜，會議時間以不 超過兩個鐘頭為宜，作決定時以三個人為適宜。過於冗長的資料常讓 人員難以蒐集和準備，佔了很多工作時間，且看的人不一定會有耐性 仔細看完；開會時間過長，常讓人不耐，且佔用了原訂的工作時間；
參與決定的人員過多，則七嘴八舌無法定論，人員過少又恐思慮欠密。
（十二）焦點法則
一次煩惱一件事，一次做一件事 ，把事情簡單化。
另再列舉國內學者看法如下：
郭崑謨（1990）認為時間管理應遵守以下三項原則：
一、目標導向與彈性制度化，
二、效率與效果並重，
三、目標與結果差異之檢討與改進。
天下編譯（1991）認為有效時間管理原則如次：
一、決定優先順序，訂下長、中、短程目標，並定期修正之，
二、要專心，將外在干擾減至最低，
三、切實地訂下重要計畫完成期限，勿好高騖遠，
四、把重要計畫分為幾部份進行，
五、列出每日工作清單，並勇於說「不」，學會拒絕別人，
六、記住自己才是生活和時間的主人。
曾仕強及石詠琦（1994）認為時間管理應遵循以下原則：
一、應化整為零，聚零為整。
二、掌握出發，把握現在。
三、提高效率，增進效能。
四、工作計畫，生涯規劃。
五、目標管理，時間管理。
黑川康正將時間管理的原則歸納為以下三項要領（袁美範譯，
1997）：
一、把時間化零為整，把事情化整為零。
二、把時間集中，找人分工。
三、把時間錯開，等待回收。
許明欽（1998）則認為時間管理應遵守以下原則：
一、運用目標管理，
二、擬定工作計畫，
三、保持適度彈性，
四、把握最佳時機，
五、效率效果並重，
六、時間集中使用。
綜合上述專家學者之見解，可歸納要對時間做有效的管理，有以 下幾個要點：
1.決定人生的目標，這個目標是以自己的能力、興趣、價值觀為考量。
2.避免完美主義，且懂得拒絕自己不願意或不能勝任的事。
3.依照事務的輕重緩急與個人的精神與能力來做計劃。
4.善用工具與吸收資訊，能利用備忘錄、電腦、檔案夾等。
5.從事每件任務時，都能決定目標、找出事情的重要關鍵之處。
6.善用自己對時間的主觀知覺，讓自己保持心情愉快來做事情。
二、時間管理的策略
一般人在時間管理上常會遇上一些棘手的問題或狀況，以致無法 有效完成工作任務，經整理常見的問題與時間管理的策略如下朱文雄 (1999)：
（一）如何處理不速之客 1.儘可能長話短說
2.整理談話內容，提出結論性意見。
3.鐵下心腸，不延長不必要的談話。
4.不輕易表達意見。
5.面對讚譽，別多說話，只要不停地說「謝謝」即可。
6.邊看資料邊聽對方說話。
7.使對方看到你很倦怠的模樣，或裝作不耐煩的樣子。
8.面談開始，坦白告知對方、訪客會談時間。
9.面談開始，乾脆告知對方自己很忙，顯示緊張的樣子。
10.面談開始，率直告知對方自己另有要事在身不能聊太久。
（二）如何處理電話干擾
1.要求每一通電話，都限定在三分鐘內完成溝通。
2.在打出電話前，先擬好電話交談大綱。
3.接電話時，客套話不必太多，回答問題力求簡單扼要。
4.專業性、重要性、緊急性、事務性的話題先談。
5.達到溝通目的時，以禮貌的態度結束談話。
6.集中打電話的時間。
7.確認對方空檔的時間去電或回電。
8.安裝電話答錄機或留言系統。
9.利用電子郵件(E-mail)比電話有效率。
10.每天在固定時間打電話或接電話。
（三）如何處理會議干擾
1.會議前
（1）先行規劃清晰的會議目標
（2）準備一份議程及會議資料
（3）邀請適當的人與會盡可能不要太多。
（4）選擇適當的開會時間、場地、視聽設備等 2.會議中
（1）會議應準時開始。
（2）會議開始，先簡介會議目的與議程，然後直接討論議題。
（3）指定專人控制時間或掛上顯示「剩餘時間」的時鐘。
（4）緊守議程，發揮合宜會議主持人應有的角色。
（5）會議應準時結束。
3.會議後
（1）儘快做好會議紀錄。
（2）追蹤決議與待辦事項執行情形。
（四）合理拒絕，學會說「不」
1.拒絕請託四部曲
（1）傾聽 （2）回絕 （3）提出理由 （4）提供變通之計劃 2.勒伯夫(Michael LeBoeuf)拒絕守則
（1）最優先的事未完成前，不進行次優先的事。
（2）完成時影響不大或不重要的事，不做。
（3）能交給別人做的事，不做。
（4）因為恐怕別人指責，或是讓別人欠你一份而使別人高興的事，
不做。
（5）不適宜你的時間與能力的要求，不做。
（6）別人應該自己做的事，不做。
（五）有效利用「零碎時間」
1.零碎時間在 10 分鐘以內：可進行打電話、記筆記、影印、整理心 得、靜坐小憩等。
2.零碎時間在 15 分鐘以內：看資料、讀報紙、散步、背誦外語和公 式定律、研究某事對策等。
3.零碎時間在 20 分鐘以內：處理例行性、庶務性、人際性等次重要 的工作；分段持續的將一本書看完
（六）避免「完美主義」
依據主客觀條件，適度調整自己對工作要求的標準，因為 經常會讓你自己筋疲力盡或是漏掉其他重要的事項，也易使部屬產生 反感。
（七）運用「節約時間之設備工具」
省時工具大約可分類如下：
1.時事記載類：如日曆、週曆、月曆、行事曆。
2.手冊類：如日記本、週記本、「今日待做事項便籤」、萬用記事本、
備忘錄、攜帶型行事曆等。
3.辦公室事務機器類：如電話答錄機、收錄音機加錄音帶、個人電腦 加時間管理軟體、E-mail、電腦網路等。
4.各類省時檔案：如固定檔案、備忘檔案、抽屜分類、衣櫥與圖書分 類、用具用畢物歸原位等。
（八）運用「孤獨時間」
就是拋棄例行工作，專注學習與思考，每天或每週應有一段屬於 自己而不被打擾的孤獨時間，可用於思考、規劃和決定大事、用來進 修學習新知等。
國民中學導師在學校一天中所要負責、處理的事情，除了教學與
國民中學導師在學校一天中所要負責、處理的事情，除了教學與