活動 2. 4
3. 會議、獎勵及展覽活動的規畫
學習目標：
□ 理解規畫過程的組成部分
□ 介紹會議、獎勵及展覽活動的目標及目的
□ 探討規畫所涉及的基本項目
3.1 規畫過程的組成部分
應該達到什麼目標？
符合公司使命及目標
哪類型的會議、獎勵及展覽活動是可行的？
進行可行性研究 應該向誰詢問？
辨識持份者／組織架構階層 應該討論哪些決定因素？
進行外部因素／內部因素的分析 辨識可能發生的風險和挑戰？
尋找機遇及減低威脅 是否作好準備？
挑選策略及營運方案 誰是負責人？
承擔角色及責任 確保做正確的事？
遵循監控系統的運作 如何下一次做得更好？
藉著評估與回饋優化規劃過程
圖 4：規畫過程的組成部分
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規畫的第一步是確立目標，目標必須具備「SMART」五個條件：
明確
Specific 以目標及目的為中心可衡量
Measurable 以可量化的方式陳述一致
Agreeable 經所有持份者同意實際
Realistic 主辦機構有充足的資源（人力、資金或其他資 源… ...），實現目標有時限
Time specific 必須在特定的時間內進行表 4：確立目標「SMART」五個條件
以下圖解說明應用「SMART」五個基準條件於規畫過程組成部分的第一階段、
並介紹整個活動從開始至結束的運作關係。然而，整個活動過程中每個小組委 員會要按照其職能完成委派的任務。
圖 5：規畫、運作及小組委員會的關係
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3.1.1 機構目的
不同類型的機構籌辦活動的目的，不盡相同。
圖 6：不同機構籌辦活動的目的
3.2 組織架構
無論策畫一項會議、獎勵及展覽活動或任何活動，均需多個團隊共同合作，分 別承擔不同的職能。基於機構不同的類型，這些團隊可以是部門或委員會。儘 管機構的背景各有不同，但其團隊都必須履行這些職能。
牟利性質的私營機構
非牟利機構
企業自發或按照合約需要而開展 活動
企業為市場推廣目的而舉辦活動
酒店、度假村及其他設施以籌辦 活動，作為吸引客人及建立形象 的方法
政府機構或公、私營機構
康樂及社會服務機構，目的在於促進 運動、藝術的發展或社區的融合
藝術／文化團體，旨在提高鑑賞水平 及參與程度
經濟發展及旅遊組織，目的在於創造 就業機會及增加收益
基於慈善及公益考慮，目 的在於吸引支持及提高收 益
社區服務組織及非正式團 體，為促進不同的社區利 益
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有時，特別是在某項活動由會員制的協會主辦的時候，該架構可能由管治委員 會負責監督。
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然而，機構要確定活動籌備的架構，可能並非易事，因為策畫人可能是秘書、
私人助理或行政人員，而他們並非以籌辦活動為其主要職責。如果機構設有 籌備活動的獨立架構，則該架構會如圖 8 所示，與以職能劃分的架構相類似。
3.3 開展一個活動項目
啟動項目的清單
確定籌備委員會的成員
確定日期及場地（徵求建議書）
確定會議主題及標誌
委聘專業會議服務承辦商或活動策畫人
邀請並確認小組委員會的成員
制定工作計畫－如關鍵路徑法（Critical Path Method）或流程圖
制定預算案（訂定登記費用）
開設銀行帳戶
設置會議的網站及電郵戶口
印製會議的文具－信紙及信封
活動策畫人會發出徵求建議書，要求酒店、餐廳、會展中心及其他場地，按照 主辦機構的要求，提交一份建議草案。策畫人及機構代表比較過不同的建議草 案後，即可決定所選擇的供應商。因此，徵求建議書的關鍵，是明確告知供應 商您的期望是甚麼。
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3.3.1 籌備階段
一般會議、獎勵及展覽活動的各種職能，會由下列小組委員會履行：
1. 節目小組委員會 2. 社交小組委員會
3. 登記及預訂酒店與旅行團委員會 4. 宣傳小組委員會
5. 贊助小組委員會 6. 印刷及製作委員會
了解更多有關委員會的例子，可瀏覽以下網站：
http://www.ha.org.hk/haconvention/hac2016/b5_scientific.html
http://www.apdc2016.org/congress-information/committees/
3.3.2 節目小組委員會
設定活動節目
設定活動節目的結構，例如：
- 開幕典禮 - 主題演講
- 全體大會的程序 - 委員會的節目程序 - 分組會議
- 閉幕典禮（如適合）
提名主禮嘉賓及演講嘉賓／徵求會議文件
跟進演講嘉賓的履歷、相片及／或簡介
確立活動的節目表
禮儀擬定
保安安排
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邀請重要的嘉賓
確定場地佈置、裝飾及影音設備需要（台前／幕後）
策畫會議、獎勵及展覽活動，一般需要 12 個月或更長的時間。（如果是較大 型的國際盛事，策畫時間可能長達 24 個月，甚至 36 個月。）
了解更多有關節目小組委員工作的例子，可瀏覽以下網站：
http://www.ha.org.hk/haconvention/hac2016/b5_program.html
http://www.ha.org.hk/haconvention/hac2016/download/Leaflet_Pgm_at_a_glance_en.pdf