各模組共用資料庫的整合建置

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資 料 項 目 管理組織 資產管理 共用設備 財務管理 事務管理 生活服務

22. 設備基本資料 X X 查詢/建立 X X X

23. 設備管理 X X 查詢/建立 X X X

24. 零件基本資料 X X 查詢/建立 X X X

25. 零件庫存管理 X X 查詢/建立 X X X

26. 門禁卡管理 X X 查詢/建立 X X X

27. 消安設備資料 X X 查詢/建立 X X X

28. 公設管理 X X 查詢/建立 X X 查詢

29. 會計資料 X X X 查詢/建立 X X

30. 管理費基本資料 X X X 查詢/建立 X X

31. 應收帳款 X X X 查詢/建立 X X

32. 收付款資料 X X X 查詢/建立 X X

33. 文件檔案資料 X X X X 查詢/建立 X

34. 行政文書資料 X X X X 查詢/建立 查詢

35. 出勤資料 X X X X 查詢/建立 X

36. 郵件管理 X X X X 查詢/建立 X

37. 訪客管理 X X X X 查詢/建立 X

38. 裝修管制 X X X X /建立 X

39. 行事曆 X X X X 查詢/建立 查詢

40. 網站首頁 X X X X X 查詢/建立

41. 商店資料 X X X X X 查詢/建立

42. 服務聯繫 X X X X X 查詢/建立

43. 意見反映與訊息通知 X X X X X 查詢/建立

資料來源：本研究製表。

二、多工作站(電腦)作業資料庫的整合

公寓大廈物業管理系統共有六項模組，除了生活服務模組外，其他五項模組都是共 用同一個資料庫；也就是說，這五項模組的程式雖然不一樣，但讀取的資料是同一個，

就像圖 3-2 的架構。

圖 3-2 公寓大廈物業管理系統資料共用架構圖 資料來源：本研究製圖。

以圖 3-2 為例，公寓大廈物業管理系統的程式都在同一台電腦執行，皆讀取同一個 資料庫，資料庫的名稱為「HBM」，檔案名稱為「HBM.mdb」。

如果社區將所有模組皆導入社區，社區因業務繁忙或分工，就勢必要把這些模組放 在不同的電腦來執行，才不會影響管理工作的執行。例如，事務管理系統包含郵件管理、

訪客管理及停車場管理，社區有意把事務系統分別放在大廳及停車場出入口，財務管理 系統安裝在會計人員的電腦，剩餘的資產管理系統與共用設備管理系統和管理組織作業 系統放在總幹事的電腦，這時，就要把圖 3-2 的架構改成像圖 3-3 的架構。

圖 3-3 使用不同的電腦共同讀取資料庫的架構圖 資料來源：本研究製圖。

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以圖 3-3 來說，資料庫可以任意放在上述四台電腦的其中一台電腦裡面，這四台電 腦以網路串接，共同讀取相同的資料庫。由於執行會計的電腦與總幹事的電腦是在管委 會的辦公室，所以資料庫放在這兩台電腦是比較好的。至於是總幹事的電腦還是會計的 電腦，還是另外建置一台電腦當成檔案伺服器，存放資料庫也是可行的方案。像圖 3-4 就是把資料庫獨立出來的架構。

圖 3-4 將資料庫獨立放在檔案伺服器的架構圖 資料來源：本研究製圖。

要實現圖 3-3 或圖 3-4 的架構，並不會困難。您必須先自行架好網路環境，讓圖 3-3 或圖 3-4 的電腦在同一個網段上，同時負責存放資料庫的電腦，該資料庫檔案所處的資 料夾，必須開放為共用，讓其它電腦可以存取。最後，修改本系統的 HBM.ini 檔案，告 訴程式資料庫檔案在哪裡即可。

在安裝本系統的任一模組時，都會安裝 HBM.ini 這個檔案。HBM.ini 為一個文字檔，

圖 3-5 為用記事本開啟它所展示的內容。

圖 3-5 HBM.ini 檔案的預設內容 資料來源：本研究製圖。

圖 3-5 所看到的內容為預設值。如果要資料共享，必須先將 SHARE 改成 Y，再把 實際資料庫的路徑填入 DB 中。請注意，HBM.ini 改好後，必須複製到每一台電腦上。

系統在啟動後，會先檢查是否有 HBM.ini 這個檔案，如果有找到，再去查 SHARE 值，

如果 SHARE 的值為 Y，就依 DB 的內容去讀取資料庫。

譬如，圖 3-3 的總幹事的電腦名稱為「Manager」，把資料庫依照安裝的預設值，在 該電腦的「C:\Program Files (x86)\公寓大廈物業管理系統」下，總幹事將資料夾「公寓 大廈物業管理系統」分享出來為共用，讓會計的電腦、大廳的電腦、停車場出入口的電 腦可以讀取。

會計的電腦、大廳的電腦與停車場出入口的電腦，都把總幹事所分享的資料夾

「\\Manager\公寓大廈物業管理系統」，連結成網路磁碟機「Z」，則它們的電腦的 HBM.ini 檔案要改成圖 3-6 的內容。

圖 3-6 透過網路存取在其它電腦上的資料庫的 HBM.INI 內容 資料來源：本研究製圖。

請注意，對總幹事來說，資料庫還是在它原來安裝的位置，所以總幹事的電腦，不 須要去改 HBM.ini 的內容，維持安裝時的預設值為基準。

假如要採取圖 3-4 的架構，檔案伺服器的電腦名稱為「FS」，資料庫檔案放在 D 磁 碟機的「Database」的資料夾下，則要分享此資料庫檔案的方式，一樣先將「Database」

資料夾分享出來，分享的名稱為「Database」。會計的電腦、大廳的電腦、停車場出入口 的電腦與總幹事的電腦，並沒有把該資料夾連結成網路磁碟機「Z」，而是直接用分享的 路徑，則它們的 HBM.ini 檔案可以修改成圖 3-7 的結果。

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圖 3-7 透過網路存取在其它電腦上的資料庫的 HBM.INI 內容(不連結成網路磁碟機) 資料來源：本研究製圖。

請注意，若以圖 3-4 的架構來建置整套系統，則所有電腦的 HBM.INI 內容都要變更 為圖 3-7 的內容。對照圖 3-3 架構來說，總幹事的電腦要讀取的資料庫也不在自己的電 腦中，所以必須告訴系統資料庫的位置。

最後，若有讀取上的問題，請注意分享資料夾的電腦，是不是有防火牆或防毒軟體 的阻礙。