公寓大廈物業管理作業功能模組之建置與推廣應用計畫

(案號：10515A0329)

「公寓大廈物業管理作業功能模組

之建置與推廣應用計畫」

業務委託之專業服務案

成果報告書

受委託者：台灣物業管理學會

中華民國 105 年 12 月 10 日

「公寓大廈物業管理作業功能模組之

建置與推廣應用計畫」

業務委託之專業服務案

受 委 託 者 ： 台灣物業管理學會 研 究 主 持 人 ： 顏世禮 協 同 主 持 人 ： 杜功仁 研 究 員 ： 林錫勳、陳惟彬 研 究 助 理 ： 陳秀玉 研 究 期 程 ： 中華民國 105 年 5 月至 105 年 12 月 研 究 經 費 ： 新臺幣貳佰陸拾伍萬元正

內政部建築研究所業務委託案報告

中華民國 105 年 12 月

（本報告內容及建議，純屬研究小組意見，不代表本機關意見）

目 次

表次 ... Ⅱ 圖次 ... Ⅴ 摘要 ... Ⅶ

第一章 緒論

第一節 研究動機與目的 ... 1 第二節 研究範圍與架構 ... 3 第三節 研究方法與預期成果 ... 5

第二章 公寓大廈基本功能模組系統開發與建置

第一節 公寓大廈「資產管理模組」程式開發與建置 ... 7 第二節 公寓大廈「事務管理模組」程式開發與建置 ... 9 第三節 公寓大廈「共用設施管理模組」程式開發與建置 ... 10 第四節 公寓大廈「財務管理模組」程式開發與建置 ... 12 第五節 公寓大廈「管理組織模組」程式開發與建置 ... 14 第六節 公寓大廈「生活服務模組」程式開發與建置 ... 15 第七節 小結 ... 20

第三章 公寓大廈物業管理基本功能模組與作業功能模組整合建置

第一節 跨模組資訊串接的整合建置 ... 23 第二節 各模組共用資料庫的整合建置 ... 25 第三節 Web 架構溝通平台的整合建置 ... 31 第四節 支援週邊工具的整合建置 ... 33 第五節 小結 ... 41

第四章 公寓大廈智慧化物業管理平台應用宣導推廣

第一節 「公寓大廈智慧化物業設施管理平台」推廣應用說明會執行成果 43 第二節 協調相關公部門及公、協會於網站設置網頁供下載試用 ... 54 第三節 小結 ... 60

第五章 結論與建議

第一節 結論 ... 61 第二節 建議 ... 66

II

附錄：

附錄一 第 1、2 次專家座談會會議記錄 ... 69 附錄二 期中、期末審查意見回覆 ... 73 附錄三 參考文獻 ... 77 參考網頁 ... 77

附冊：

附冊一 公寓大廈資產管理系統使用手冊(含電子檔) 附冊二 公寓大廈事務管理系統使用手冊(含電子檔) 附冊三 公寓大廈共用設施管理系統使用手冊(含電子檔) 附冊四 公寓大廈財務管理系統使用手冊(含電子檔) 附冊五 公寓大廈管理組織系統使用手冊(含電子檔) 附冊六之一 公寓大廈生活服務管理系統使用手冊(含電子檔) 附冊六之二 公寓大廈生活服務管理系統技術手冊(含電子檔)

附光碟:

系統使用手冊、技術手冊及模組作業系統

表 次

表 2-1 公寓大廈物業管理系統六項模組安裝程式名稱彙整 ... 21 表 3-1 跨模組共享資料項目彙整表 ... 25 表 3-2 條碼判讀及簽名作業功能彙整表 ... 33 表 4-1 推廣應用說明會時程表 ... 44 表 4-2 推廣應用說明會報名表 ... 45 表 4-3 推廣應用說明會場次及出席人數統計表 ... 45 表 4-4 推廣應用說明會場次紀實彙整 ... 47 表 4-5 公部門網頁刋載下載訊息彙整 ... 54 表 4-6 相關公/協會網頁刋載下載訊息彙整 ... 56 表 4-7 雲端連結[公寓大廈管理組織作業系統(模組)] 下載安裝步驟 ... 58 表 5-1 公寓大廈物業管理系統六項模組安裝程式名稱彙整 ... 63 表 5-2 公寓大廈物業管理系統(六項模組)應用推動建議之業務分工 ... 67

圖 次

圖 1-1 研究架構 ... 4 圖 2-1 資產管理作業模組程式設計版模 ... 8 圖 2-2 事務管理作業模組程式設計版模 ... 9 圖 2-3 共用設施管理作業模組程式設計版模 ... 11 圖 2-4 財務管理作業模組程式設計版模 ... 13 圖 2-5 管理組織作業模組程式設計版模 ... 14 圖 2-6 生活服務管理系統的架構 ... 15 圖 2-7 生活服務管理模組版模-範式 1 ... 15 圖 2-8 生活服務管理模組版模-範式 2 ... 16 圖 2-9 生活服務管理模組版模-範式 3 ... 17 圖 2-10 生活服務管理模組版模-範式 4 ... 17 圖 2-11 生活服務管理系統的功能架構 ... 19 圖 2-12 公寓大廈物業管理系統(六項模組)開發建置目的 ... 20 圖 3-1 六項模組資料共享架構圖 ... 23 圖 3-2 公寓大廈物業管理系統資料共用架構圖 ... 27 圖 3-3 使用不同的電腦共同讀取資料庫的架構圖 ... 27 圖 3-4 將資料庫獨立放在檔案伺服器的架構圖 ... 28 圖 3-5 HBM.ini 檔案的預設內容 ... 28 圖 3-6 透過網路存取在其它電腦上的資料庫的 HBM.INI 內容 ... 29 圖 3-7 透過網路存取在其它電腦上的資料庫的 HBM.INI 內容 (不連結成網路磁碟機) ... 30 圖 3-8 Web 架構示意圖 ... 31 圖 3-9 掛號郵件上的條碼 ... 33 圖 3-10 將條碼掃描器接上電腦 ... 34

VI 圖 3-11 讓郵件登錄作業的單據號碼欄位擁有焦點 ... 34 圖 3-12 使用條碼掃描器前須關閉輸入法或切換為英數模式 ... 35 圖 3-13 使用 EZ Go 小蒙恬來做為電子簽名的解決方案 ... 36 圖 3-14 連接手寫板與執行系統的電腦 ... 36 圖 3-15 郵件領取作業畫面 ... 37 圖 3-16 簽名框沒有擁有焦點時的外觀 ... 37 圖 3-17 簽名框擁有焦點時的外觀 ... 37 圖 3-18 EZ Go 小蒙恬所附的手寫輸入程式 ... 38 圖 3-19 改變 EZ Go 小蒙恬的手寫板為簽名模式 ... 38 圖 3-20 在 EZ Go 小蒙恬手寫板上簽名 ... 39 圖 3-21 簽名框接收來自手寫板的簽名圖檔 ... 39 圖 3-22 清除電子簽名的確認訊息 ... 40 圖 4-1 推廣應用說明會線上報名作業 ... 44 圖 4-2 公寓大廈管理組織作業系統（模組）下載導引 ... 46 圖 4-3 公部門網頁刋載下載訊息頁面截圖 ... 55 圖 4-4 相關公/協會網頁刋載下載訊息頁面截圖 ... 57

摘要

關鍵詞：公寓大廈物業管理系統、物業設施管理系統 一、研究緣起 內政部建築研究所業於 103 年度進行「智慧化設備系統在建築物業管理之應用研究」， 探討如何運用智慧化建築設備系統，達到智慧化物業管理之成效，檢視國內目前智慧建 築與物業管理發展現況問題，完成研析評估智慧化新建建築物落實在物業管理實務之重 要課題與對策。104 年度賡續辦理【公寓大廈物業管理基本功能模組與資料格式標準之 建置】，完成具基本功能的公寓大廈物業設施管理資訊平台的系統需求分析，包括管理 組織作業、資產管理作業、財務管理作業、事務管理作業、共用設施管理作業、生活服 務作業等六項模組；並開發完成「公寓大廈管理組織作業系統（模組）」提供公寓大廈 管理委員會、管理服務人(管理公司及總幹事)免費下載使用，系統(模組)產製的文件符 合公寓大廈管理組織申報作業的規範；提升公寓大廈管理組織報備的作業效率，及公寓 大廈物業管理智慧化管理的應用；於北、中、南等地區辦理公寓大廈智慧化物業管理平 台推廣應用說明會。據以落實智慧化物業管理的有效推動。 二、研究方法及過程 計畫執行期間為 105 年 5 月 10 日至 12 月 31 日止；工作項目與執行方式如下： (一)5 項物業管理作業功能模組之程式開發～本報告第二章 1. 資產管理作業模組程式開發。 2. 財務管理作業模組程式開發。 3. 事務管理作業模組程式開發。 4. 共用設施管理作業模組程式開發。 5. 生活服務作業模組程式開發。 6. 管理組織作業模組程式開發(已於 104 年度開發完成) (二)智慧化公寓大廈物業管理基本功能模組與作業功能模組整合建置～本報告第三章 1. 進行公寓大廈物業管理「基本功能模組」之管理組織作業、資產管理作業、財務 管理作業、事務管理作業、共用設施管理作業、生活服務作業等 6 項模組整合 建置公寓大廈物業管理系統。 (三)公寓大廈智慧化物業管理平台應用宣導推廣～本報告第四章 1. 於北中南等地區辦理公寓大廈智慧化物業管理平台應用宣導推廣說明會。 2. 協調相關公、協會及本所於網站設置網頁供下載試用。

VIII 三、重要發現 本研究擬針對需求量大、普及性高、同質性管理事務多的公寓大廈社區類型，建置 一個具有標準化、開放性、模組化等特性的物業管理系統(平台)，提供國內公寓大廈社 區免費使用，以智慧化的應用提升公寓大廈社區居住品質及物業設施管理效率，落實推 動智慧綠建築的政策。 本研究的公寓大廈物業管理系統包括管理組織作業模組、資產管理模組、共用設施 管理模組、財務管理模組、事務管理模組、生活服務管理模組等六項基本功能模組；系 統特性如下： 1. 各模組可依使用者需求單獨安裝使用，或選用多個模組組合使用，除生活服務因採用 web 建置需要技術安裝外，其他管理組織、資產管理、共用設施管理、財務管理、事 務管理等模組，只需下載應用程式簡易安裝即可使用；生活服務作業模組因涉及資 訊環境的設定，建議由資訊技術人員協助安裝。 表 5-1 公寓大廈物業管理系統六項模組安裝程式名稱彙整 模組系統名稱 安裝程式名稱 手冊類別 系統規格 資產管理作業系統 HxmSetup 使用手冊 單機版 事務管理作業系統 HqmSetup 使用手冊 單機版 共用設施管理作業系統 HdmSetup 使用手冊 單機版 財務管理作業系統 HymSetup 使用手冊 單機版 管理組織作業系統 HbmSetup 使用手冊 單機版 生活服務管理作業系統 安裝資料夾 使用手冊 WEB 網路版 技術手冊 資料來源：本研究製表 2. 本案系統單機版的模組，只要一台可以執行 Windows 7 或 Windows 10 的個人電腦或 筆記型電腦，即可執行本系統；使用的資料庫為與 Access 2003 相容的 MDB 格式資料 庫，但電腦並不需要安裝 Access 軟體。 3. 各模組建置的基本資料，除支援資料的匯入與匯出，不用重複建立相同的資料外；建 立共享資料庫存取資料，以簡化重覆作業及避免作業的錯誤。 4. 單機版模組的應用系統，透過生活服務模組 web 架構及整合管理組織、資產管理、 共用設施管理、財務管理、事務管理等模組資訊，相關資訊可透過網路版旳生活服 務作業模組串接，提供住戶社群管理及服務事務的使用。 5. 各模組係將法令規範及實務作業的相關作業程序及應用表單，透過表單電子化、作業 系統化及資料資訊化，提供公寓大廈管理委員會或管理負責人、管理服務人（總幹

事等）智慧化的作業工具；模組功能將所有的作業程序予以選項及填表方式在線上 作業；所有應用表單均可以系統產製，免除排版作業；所有作業資料及回存電子文 件，均隨系統儲存及備份。 6. 各模組分別編訂詳實的系統作業使用手冊提供使用者參考使用。 7. 本系統具備的電子文件回傳功能、條碼判讀功能及手寫輸入功能，使用者應可選取匹 配旳作業設備器材及軟體整合應用。 四、主要建議事項 根據研究發現，本研究針對公寓大廈物業管理基本功能模組成果的推動，提出具體 建議事項如下： 建議一：「公寓大廈物業管理系統（六項模組）」推廣應用 主辦機關：內政部建築研究所 協辦機關：內政部營建署、各地方政府主管機關 1. 「公寓大廈物業管理系統（六項模組）」下載使用 本案 104 年度開發試完成的「公寓大廈管理組織作業系統（模組）」，並編訂「公寓 大廈管理組織作業系統使用手冊」，並於 105 年度辦理推廣說明會及提供免費下載使 用；本系統六項模組業己開發完成，擬續辦理推廣說明會及免費下載使用即，以提 供公寓大廈組織、管理服務人(管理公司及事務管理人)，提升公寓大廈物業管理效率 及智慧化管理的應用。 2. 「公寓大廈物業管理系統（六項模組）」納入公寓大廈事務管理人員認可證講習課程 本案開發完成「公寓大廈物業管理系統（六項模組）」，並編訂各模組作業系統使用 手冊，為公寓大廈場域的基本管理作業內容，可納入公寓大廈事務管理人員認可證 講習的初訓及複訓課程，以提升事務管理人員(總幹事)的專業職能，輔導管理組織導 入智慧化管理的應用。 3. 納入優良公寓大廈評選事項 「公寓大廈物業管理系統（六項模組）」的導入應用成效，可列入地方政府辦理年度 優良公寓大廈評選活動的智慧化評選項目，以鼓勵推廣應用，提升公寓大廈物業管 理效率及智慧化管理。 建議二：研訂「公營住宅智慧化基本功能參考規範」以作為示範案例 主辦機關：內政部建築研究所 協辦機關：內政部營建署、各地方政府主管機關

X 1. 鑑於政府為滿足民眾居住需求，計畫在 8 年內於全台規劃與興建 20 萬戶「社會住宅」 的目標，各直轄市(台北市、新北市、桃園市、台中市)也積極配合推動，「社會住宅」 勢必成為中央與地方政府最核心的住宅政策，「社會住宅」的物業設施維運管理更是 政府必需長期負擔的工作任務；「社會住宅」具有其專屬性的維運管理需求，管理模 式及法律規範與一公寓大廈不同，擬制訂[公營住宅智慧化基本功能參考規範]，提供 予各地方政府開發社會住宅在前期規劃設計時，導入智慧化設備控制的整合系統(BA) 及建立物業管理系統(PFMS)應用的參考，藉以智慧化管理降低社會住宅的維運成本 費用，提升社會住宅的物業設施管理的效率及社會評價，並可以社會住宅社區作為 具有說服力的智慧化應用推廣示範場域。 表 5-2 公寓大廈物業管理系統(六項模組)應用推動建議之業務分工 公寓大廈物業管理系統(六項模組)應用推動建議 權責機關 推動期程 短 中 長 一、「公寓大廈物業管理系統（六項模組）」推廣應 1.「公寓大廈物業管理系統（六項模組）」推廣說明及 下載使用 建築研究所 營建署 地方政府 ◎ 2.「公寓大廈物業管理系統（六項模組）」納入公寓大 廈事務管理人員認可證講習課程 營建署 ◎ 3.納入優良公寓大廈評選事項 地方政府 ◎ 二、研訂「公營住宅智慧化基本功能參考規範」以作為示範案例 1.納入 105 年度研究案研訂「公營住宅社區智慧化標 準規範」 建築研究所 ◎ 資料來源：本研究製表。

ABSTRACT

Keyword: Condominium Building Management System, Building Facilities Management System

In 2014, the “Application Research on the Intelligent Equipment System in Architectural Building Management” was conducted by the Architectural Building Research Institute of the Ministry of the Interior. The purpose was to study how the Intelligent Building Equipment System will be employed to achieve the effect of intelligent-based asset management, check the existing issues encountered for the development of intelligent building and asset management, and apply the analysis and assessment of new intelligent building in key issues and approaches of practical asset management. In 2015, the “Implementation of the Condominium Building Facilities Management Basic Functional Module and Information Format Standard” was established. In 2016, we completed the development implementation of six modules in Management Organization Operation, Asset Management, Financial Management, General Affairs Management, Common Facilities Management and Household Service; supported with the integration of cross-module information connection, module sharing database, Web structure communication platform and back-up peripherals. With the “Condominium Building Management Organization Operation System (Module)” established in 2016, the information can be saved on the cloud for download linking application. After negotiating with relevant official department and condominium association, the network page publication was implemented on the network for carrying out download. In the meantime, we also conducted the Promotion Application Seminars together with the competent local authorities and industrial associations in charge of condominium building management affairs in six major cities around Taiwan. The content of the said seminars comprises the presentation of structure and development application for condominium building intelligent-based asset management platform (six modules), demonstration of Condominium Building Management Organization Operation System (module) and Q&A. The result indicated that the expected effect has been achieved through the promotional seminars.

Described below are the characteristics of six operation modules for the Condominium Building Facilities Management System contained in this research:

XII

1. Each module can be independently installed and operated according to the user demand or used by combining several modules. Except for the techniques that are required for daily life service due to the used of Web implementation, the application program of other modules can be downloaded for easier installation and use such as management organization, asset management, common facilities management, financial management and general affairs management. As the information environment setting is involved in household service operation module, it should be installed under the assistant of information technician.

Table 5-1: Summary of Six Module Installation Program Name for Condominium Building Facilities Management System

Module System Name Installation Program Name

Manual

Type System Spec.

Assess Management

Operation System HxmSetup

Operation Manual Single unit model General Affairs Management Operation System HqmSetup Operation Manual Single unit model Common Facilities Management Operation System HdmSetup Operation Manual Single unit model Financial Management

Operation System HymSetup

Operation Manual Single unit model Management Organization Operation System HbmSetup Operation Manual Single unit model Household Service Management Operation System Folder installation Operation Manual WEB network model Technical Manual

Source: Table from this research

2. With the single unit model type of module, only one PC or notebook that can run Windows 7 or Windows 10 will be required for executing this system. The database used will be the MDB format database compatible with Access 2003, but the Access software is not required.

3. It is not required to repeatedly establish the same basic information established by each module, except for the inputting and outputting of supporting information. In this way, a common database can be used for accessing the information in order to simplify the repeated processing while avoiding the error.

4. Through the module information in aspects of household service module structure, integration management organization, asset management, common facilities management, financial management and general affairs management, the information of application system for the single unit model module can be connected with the network model of household service processing module for easier use in residential community management and service-related matters.

5. In each module, the regulatory rules and practical execution related processing procedure and application tables are processed in the electronic type of operation system and data/information for serving as the intelligent-based operation tool that will be used by the Condominium Building Management Board or responsible management chief and management service person (General Executive, etc.) In addition, the module can also be used to select the desired operation system and log the items in a table for online processing. All application tables can be produced in the system to save the trouble of typesetting procedure. All operation information and the saved electronic documents can be stored along with the system and replicated.

6. Each module will be provided with detailed system operation manual for reference by the user.

7. With the electronic document back-transmitting, barcode reading and write-in functions configured in this System, the user will be able to select compatible processing equipment and software for integrating in physical application.

第一章 緒論

第一節 研究動機與目的

一、研究動機 內政部建築研究所業於 103 年度進行［智慧化設備系統在建築物業管理之應用研 究］，探討如何運用智慧化建築設備系統，達到智慧化物業管理之成效，檢視國內目前 智慧建築與物業管理發展現況問題，完成研析評估智慧化新建建築物落實在物業管理實 務之重要課題與對策。104 年度賡續辦理［公寓大廈物業管理基本功能模組與資料格式 標準之建置］，完成具基本功能之物業設施管理資訊平台，據以落實智慧化物業管理的 有效推動。 公寓大廈的智慧化，涵括建築物設備控制的整合系統，及提供事務與服務的物業管 理系統(平台)兩個應用系統；物業設施管理的事務及服務事項內容繁多，有涉及法規規 範的管理組織(區分所有權人會議及管理委員會)運作事項，公寓大廈普遍性的財務收支 (公共基金及管理費)管理事項、共用設施(公設預約)使用管理事項、相關管理(裝潢、停 車場、門禁)辦法執行事項、事務(郵件、文件檔案)管理事項、資產管理(財產登錄、設 備維護記錄)事項、住戶生活服務事項、管理勤務管理事項等，若能透過整合各項管理 事務的「物業設施管理資訊平台」，將有效提升物業設施的作業效率，提供公寓大廈社 區「人、事、物」智慧化的物業設施管理服務。 目前公寓大廈社區導入應用的物業管理系統(平台)，以物業管理公司免費提供使用 居多，但隨著物業管理公司的更替，物管系統亦隨之汰換，造成社區物業管理歷史資料 因此而不復存在或無法延用於新的資訊平台，大大影響物業管理工作之進行；部份公寓 大廈社區以租賃方式由物業管理系統廠商提供服務，但固定的租賃費用也包含社區不需 要的系統功能；購置市售單機版的物業管理軟體，系統功能不足或不符實務需求；大部 份的社區委託小規模的管理公司，因沒有提供物業管理系統仍採人工作業方式，管理品 質及效率嚴重不足。有鑑於此，本研究擬針對需求量大、普及性高、同質性管理事務多 的公寓大廈社區，建置一個具有標準化、開放性、模組化等特性的物業管理系統(平台)， 提供國內公寓大廈社區免費使用，以智慧化的應用提升公寓大廈社區居住品質及物業設 施管理效率，落實推動智慧綠建築的政策。

2 二、研究目的 本研究案目的： 1. 104 年度已完成物業設施管理基本功能模組規劃，及研訂資料格式標準，並以「管 理組織作業模組」的開發為先期建置，本計畫將完成物業設施管理作業功能模組的 資產管理作業、財務管理作業、事務管理作業、共用設施管理作業、生活服務作業 等五項模組開發建置；以建置一個能符合我國公寓大廈物業管理基本需求之資訊平 台。 2. 完成具有標準化及模組化特性的物業管理系統(平台)，提供國內公寓大廈社區免費使 用，提升公寓大廈社區居住品質及物業設施管理效率，以利社區長期永續地進行智 慧化物業設施管理事務。 3. 系統使用目的以工具性為優先，次為管理性及資訊性，並以應用表單電子化、事務作 業系統化、資料庫通用化為系統開發原則。

第二節 研究範圍與架構

一、研究範圍 (一)公寓大廈物業管理作業功能模組～5 項作業模組之程式開發 104 年度已完成物業設施管理基本功能模組規劃，及研訂資料格式標準，並以「管 理組織作業模組」的開發為先期建置，本計畫將完成物業設施管理作業功能模組的資產 管理作業、財務管理作業、事務管理作業、共用設施管理作業、生活服務作業等五項模 組開發建置；以建置一個能符合我國公寓大廈物業管理基本需求之資訊平台。  本報告第二章 (二)智慧化公寓大廈物業管理基本功能模組與作業功能模組整合建置 公寓大廈物業管理基本功能模組，包括管理組織作業、資產管理作業、財務管理作 業、事務管理作業、共用設施管理作業、生活服務作業等六項模組，除作為單機版各自 單獨建置應用之模組外，將透過生活服務作業模組建置整合功能，以建立各作業模組整 合平台。  本報告第三章 (三)公寓大廈智慧化物業管理平台應用宣導推廣 104 年度開發完成「公寓大廈管理組織作業系統（模組）」，並編訂「公寓大廈管 理組織作業系統使用手冊」，本模組即可提供公寓大廈組織、管理服務人(管理公司及 事務管理人)免費下載使用，系統（模組）產製的文件符合內政部營建署已於 104 年 7 月 1 日實施公寓大廈管理組織線上申報作業申報規範，提升公寓大廈管理組織報備的作 業效率，及公寓大廈物業管理智慧化管理的應用；於北中南等地區辦理公寓大廈智慧化 物業管理平台應用宣導推廣說明會。  本報告第四章

4 二、研究架構 圖 1-1 研究架構 資料來源：本研究製圖。 推廣應用 管 理 組 織 作 業 模 組 財 務 管 理 作 業 模 組 作業功能模組之整合

公

寓

大

廈

物

業

管

理

作

業

系

統

之

建

置

事 務 管 理 作 業 模 組 共 同 設 施 管 理 作 業 模 組 資 產 管 理 作 業 模 組 生 活 服 務 作 業 模 組 公寓大廈物業管理 作業功能模組之開發

第三節 研究方法與預期成果

一、研究方法 (一)公寓大廈物業管理作業功能模組～5 項作業模組之程式開發 1. 本研究的公寓大廈物業管理系統各模組係將法令規範及實務作業的相關作業程序及 應用表單，透過表單電子化、作業系統化及資料資訊化，提供公寓大廈管理委員會 或管理負責人、管理服務人（總幹事等）智慧化的作業工具；模組功能將所有的作 業程序予以選項及填表方式在線上作業；所有應用表單均可以系統產製，免除排版 作業；公寓大廈管理的相關資料，透過建立資料庫，利用連動的計算及資料庫存取 資料，以簡化重覆作業及避免作業的錯誤；支援資料的匯入與匯出，不用重複建立 相同的資料，也可以讓資訊同業可以沿用現有的資料，使用只需依照系統的設計來 操作，不但符合法規，也可以有效完成組織管理的各項工作。 2. 進行各作業模組功能的需求檢討，系統分析及系統開發，經功能測試後編訂作業手 冊，以完成各作業模組之建置。系統資料庫以通用性為原則；系統的限制如下： (1)本案各模組為單機版的應用系統，可利用社區網站模組升級為網路版。 (2)本案將涉及需要輔助設備及軟體操作，如停車場、門禁等應用系統，可採外掛方 式整合應用。 (3)智慧建築標章設施管理指標的評估基準屬通則性，基準內容多為目的導向；評定 門檻配分並非以系統應用為必要，本案系統因屬基本功能，故僅能結合評估基準 的部分項目。 (4)本案目的為建置一個基本功能的管理系統提供予特定建築物～公寓大廈使用，涵 蓋建築物管理(BM)、物業管理(PM)、資產管理(AM)及設施管理(FM)等跨領域業 務內容，故本案擬以「物業管理系統」稱之。 (5)本案系統架構為單機版，只要一台可以執行 Windows 7 以上版本的個人電腦或筆 記型電腦，即可執行本系統；使用的資料庫為與 Access 2003 相容的 MDB 格式資 料庫，但電腦並不需要安裝 Access 軟體。 3. 舉辦 2 場公寓大廈作業功能模組開發諮詢座談會，檢討各模組功能內容，以供系統分 析及開發。

6 (二)智慧化公寓大廈物業管理基本功能模組與作業功能模組整合建置 1. 以生活服務模組進行整合各作業模組系統開發，經功能測試後編訂作業手冊，以達成 各作業模組整合建置。 (三)公寓大廈智慧化物業管理平台應用宣導推廣 1. 計畫在台北市、新北市、台中市、桃園市、台南市、高雄市等地各辦理 1 場推廣應 用說明會，同時宣導開發建置中的作業模組功能介紹；參加對象應包括業管機關、 公寓大廈服務人(管理公司及事務管理人員)、管理組織(管理委員會及管理負責人)等。 二、預期成果 (一)可供國內公寓大廈社區免費下載使用的物業設施管理資訊平台，包括各類物業設施 管理的基本功能模組（可視需求下載所需功能模組），以利社區長期永續地進行社 區的物業設施管理事務。 (二)系統使用目的以工具性為優先，次為管理性及資訊性，並以應用表單電子化、事務 作業系統化、資料庫通用化為系統開發原則。 (三)物業設施管理資訊平台具有標準化、模組化、開放性的特性。「標準化」有助於統一 公寓大廈的各類輸出資料或報表格式，方便公部門進行所有公寓大廈物業管理資訊 之品質管控。「模組化、開放性」讓社區可以選擇或增減其所需基本功能模組，亦 有助於系統開發商據以建構客製化資訊系統。 (四)推廣「公寓大廈管理組織作業系統（模組）」的應用，以達到公寓大廈管理表單電子 化、作業系統化、資料資訊化的效益，其中「組織作業系統（模組）」產製的文件 符合內政部營建署已於 104 年 7 月 1 日實施公寓大廈管理組織線上申報作業申報規 範，可提升公寓大廈管理組織報備的作業效率，及公寓大廈物業管理智慧化管理的 應用；並為 105 年度開發建置的其他模組功能作先期宣導介紹。

第二章 公寓大廈基本功能模組系統開發與建置

公寓大廈物業管理系統的基本功能模組，包括管理組織作業、資產管理作業、財務 管理作業、事務管理作業、共用設施管理作業、生活服務作業等六項模組開發建置。 104 年度已完成物業設施管理基本功能模組規劃，及研訂資料格式標準，並以「管 理組織作業模組」的開發為先期建置，本計畫續完成資產管理作業、財務管理作業、事 務管理作業、共用設施管理作業、生活服務作業等五項模組開發建置；以建置一個能符 合我國公寓大廈物業管理基本需求之資訊服務平台。

第一節 公寓大廈「資產管理模組」程式開發與建置

一、公寓大廈資產管理作業模組程式開發 公寓大廈管理組織為非法人團體型態，資產管理分為固定資產及產權管理(所有權 及使用權)兩部分；固定資產管理為共用部分範圍，不涉入專有部分；且公寓大廈資產 管理實務上未與財務管理作業連結，僅列清冊、保管及移交為主；其中有關區分所有權 管理因已納入[管理組織模組]功能，故本資產管理模組係將公寓大廈資產管理中的固定 資產及使用權管理等相關作業程序及應用表單，透過表單電子化、作業系統化及資料資 訊化，提供公寓大廈管理委員會或管理負責人、管理服務人（總幹事等）智慧化的作業 工具。 「公寓大廈資產管理作業系統（模組）」包括產權管理作業功能、移交管理作莱功 能、固定資產管理作業功能、住戶管理作業功能、參考文件作業功能等五大項。本系統 模組將所有的作業程序予以選項及填表方式在線上作業；所有應用表單均可以系統產製， 免除排版作業；公寓大廈資產管理的相關資料，透過建立資料庫，利用連動的資料庫存 取資料，以簡化重覆作業及避免作業的錯誤；支援資料的匯入與匯出，不用重複建立相 同的資料，使用只需依照系統的設計來操作，不但符合實務需求，也可以有效完成資產 管理的各項工作，未來導入推廣使用將有助提升公寓大廈資產管理的管理效率及智慧化 管理的應用。  開發「公寓大廈資產管理作業系統」如附光碟。 二、公寓大廈資產管理作業系統使用手冊 「公寓大廈資產管理作業系統（模組）」經開發完成，並編訂「公寓大廈資產管理 作業系統使用手冊」如附冊一，推廣使用將有助提升公寓大廈資產管理的管理效率及智 慧化管理的應用。

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圖 2-1 資產管理作業模組程式設計版模

第二節 公寓大廈「事務管理模組」程式開發與建置

一、公寓大廈事務管理作業模組程式開發 公寓大廈事務管理涉及範圍廣泛，本事務管理模組係將公寓大廈事務管理中相關作 業程序及應用表單，透過表單電子化、作業系統化及資料資訊化，提供公寓大廈管理委 員會或管理負責人、管理服務人（總幹事等）智慧化的作業工具。 「公寓大廈事務管理作業系統（模組）」包括文件檔案管理作業功能、裝修申請管 制作業功能、行政文書處理作業功能、郵件管理作業功能、訪客管理作業功能、停車位 管理作業功能、行事曆作業功能、勤務管理作業功能、協約廠商管理作業功能、參考文 件作業功能等十大項。本系統模組將所有的作業程序予以選項及填表方式在線上作業； 所有應用表單均可以系統產製，免除排版作業；公寓大廈共用設施管理的相關資料，透 過建立資料庫，利用連動的資料庫存取資料，以簡化重覆作業及避免作業的錯誤；支援 資料的匯入與匯出，不用重複建立相同的資料，使用只需依照系統的設計來操作，不但 符合實務需求，也可以有效完成事務管理的各項工作，未來導入推廣使用將有助提升公 寓大廈事務管理的管理效率及智慧化管理的應用。  開發「公寓大廈事務管理作業系統」如附光碟。 二、公寓大廈事務管理作業系統使用手冊 「公寓大廈事務管理作業系統（模組）」經開發完成，並編訂「公寓大廈事務管理 作業系統使用手冊」如附冊二，推廣使用將有助提升公寓大廈事務管理的管理效率及智 慧化管理的應用。 圖 2-2 事務管理作業模組程式設計版模 資料來源：本研究製圖。

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第三節 公寓大廈「共用設施管理模組」程式開發與建置

一、公寓大廈共用設施管理作業模組程式開發 公寓大廈共用設施管理包括共用空間使用及設施設備維護兩部分；設施設備維護與 固定資產管理有關，本共用設施管理模組係將公寓大廈設施管理中相關作業程序及應用 表單，透過表單電子化、作業系統化及資料資訊化，提供公寓大廈管理委員會或管理負 責人、管理服務人（總幹事等）智慧化的作業工具。 「公寓大廈共用設施管理作業系統（模組）」包括基本資料維護作業功能、公設管 理作業功能、設備管理作業功能、設備異常狀況處理作業功能、消安申報作業及文件管 理功能、門禁卡管理功能、零件庫存管理作業功能等事項。 本系統模組將所有的作業程序予以選項及填表方式在線上作業；所有應用表單均可 以系統產製，免除排版作業；公寓大廈共用設施管理的相關資料，透過建立資料庫，利 用連動的資料庫存取資料，以簡化重覆作業及避免作業的錯誤；支援資料的匯入與匯出， 不用重複建立相同的資料，使用只需依照系統的設計來操作，不但符合實務需求，也可 以有效完成共用設施管理的各項工作，未來導入推廣使用將有助提升公寓大廈共用設施 管理的管理效率及智慧化管理的應用。  開發「公寓大廈共用設施管理作業系統」如附光碟。 二、公寓大廈共用設施管理作業系統使用手冊 「公寓大廈共用設施管理作業系統（模組）」經開發完成，並編訂「公寓大廈共用 設施管理作業系統使用手冊」如附冊三，推廣使用將有助提升公寓大廈共用設施管理的 管理效率及智慧化管理的應用。

圖 2-3 共用設施管理作業模組程式設計版模

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第四節 公寓大廈「財務管理模組」程式開發與建置

一、公寓大廈財務管理作業模組程式開發 公寓大廈屬於非法人團體型態，財務收支管理受《公寓大廈管理條例》法規規範， 財務管理作業方式較一般商業會計簡單，多採現金收付基礎，且少有製備資產負債表， 本財務管理模組係將公寓大廈財務管理中相關作業程序及應用表單，透過表單電子化、 作業系統化及資料資訊化，提供公寓大廈管理委員會或管理負責人、管理服務人（總幹 事等）智慧化的作業工具。 「公寓大廈財務管理作業系統（模組）」包括基本資料作業功能、管理費作業功能、 財務作業功能、會計作業功能、財務報告作業功能等五大項。本系統模組將所有的作業 程序予以選項及填表方式在線上作業；所有應用表單均可以系統產製，免除排版作業； 公寓大廈財務管理的相關資料，透過建立資料庫，利用連動運算的資料庫存取資料，以 簡化重覆作業及避免作業的錯誤；支援資料的匯入與匯出，不用重複建立相同的資料， 使用只需依照系統的設計來操作，不但符合實務需求，也可以有效完成共用財務管理的 各項工作，未來導入推廣使用將有助提升公寓大廈財務管理的管理效率及智慧化管理的 應用。  開發「公寓大廈財務管理作業系統」如附光碟。 二、公寓大廈財務管理作業系統使用手冊 「公寓大廈財務管理作業系統（模組）」經開發完成，並編訂「公寓大廈財務管理 作業系統使用手冊」如附冊四，未來推廣使用將有助提升公寓大廈財務管理的管理效率 及智慧化管理的應用。

圖 2-4 財務管理作業模組程式設計版模

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第五節 公寓大廈「管理組織模組」程式開發與建置

一、公寓大廈管理組織作業模組程式開發（己於 104 年度開發建置） 公寓大廈管理組織，包括區分所有權人會議、管理委員會及管理負責人三種型態， 其籌組與運作、報備作業等受《公寓大廈管理條例》及《公寓大廈管理報備事項處理原 則》的法令規範；「公寓大廈管理組織作業系統（模組）」，係將法令規範公寓大廈管理 組織的相關作業程序及應用表單，透過表單電子化、作業系統化及資料資訊化，提供公 寓大廈管理委員會或管理負責人、管理服務人（總幹事等）智慧化的作業工具。 「公寓大廈管理組織作業系統（模組）」包括基本資料維護功能、區分所有權人會 議作業功能、管理委員會作業功能、報備事項作業功能、推舉公告作業功能、系統管理 作業功能、參考文件作業功能等七大項。本系統模組將所有的作業程序予以選項及填表 方式在線上作業；所有應用表單均可以系統產製，免除排版作業，並完全符合法定管理 組織報備應備表單格式，與報備作業銜接；公寓大廈組織管理的相關資料，透過建立資 料庫，利用連動的計算及資料庫存取資料，以簡化重覆作業及避免作業的錯誤；支援資 料的匯入與匯出，不用重複建立相同的資料，使用只需依照系統的設計來操作，不但符 合法規，也可以有效完成組織管理的各項工作。  開發「公寓大廈管理組織作業系統」如附光碟。 二、公寓大廈管理組織作業系統使用手冊 「公寓大廈管理組織作業系統（模組）」於 104 年度開發建置完成，並編訂「公寓 大廈管理組織作業系統使用手冊」如附冊五，105 度辦理推廣使用，以提升公寓大廈管 理組織的管理效率及智慧化管理的應用。 圖 2-5 管理組織作業模組程式設計版模 資料來源：本研究製圖。

第六節 公寓大廈「生活服務模組」程式開發與建置

一、公寓大廈生活服務作業模組程式開發 圖 2-6 生活服務管理系統的架構 資料來源：本研究製圖。 1. 生活服務管理模組是一個動態的網站，系統開發者專責規劃網站的架構，內容由各社 區自行負責維護。愈多人在此網站耕耘，則此網站就呈現更豐富的生命力。 圖 2-7 生活服務管理模組版模-範式 1 資料來源：本研究製圖。

16 2. 生活服務管理模組是一個可以對外公開的網站，也可以是內部所有社區成員一起討論 社區事務、分享生活經驗的網站。系統將此網站分為三種角色，分別為： (1)來賓： 所有可以上網的裝置，皆可以瀏覽本網站的公開資訊，包括首頁、最新消息、最 新公告、活動公告、行事曆、商家資訊、政府機關、交通資訊。 圖 2-8 生活服務管理模組版模-範式 2 資料來源：本研究製圖。 (2)社區住戶： 除了可瀏覽來賓角色的所有內容外，還可以查詢公設使用管理辦法、社區規範、 會議記錄、管理費繳納記錄、查詢管理單位發出的私人訊息，也能夠對公設進行 使用預約、維修通報，更可以提出意見交流，讓社區住戶與管理委員會有一個討 論的平台，齊心讓社區變得更美好。

圖 2-9 生活服務管理模組版模-範式 3 資料來源：本研究製圖。 (3)管理者： 具備此身分的使用者，他必須負責維護網站的內容，維持網站的運作。所有公開 網頁的內容，皆是管理者負責維護。除此之外，可以登入網站的使用者之帳號建 立與授權、公共設施的維修回報、回覆社區住戶提出的意見等作業，都是網站管 理者的工作。 圖 2-10 生活服務管理模組版模-範式 4 資料來源：本研究製圖。

18 3. 本網站除了首頁的最新消息、最新公告、活動公告…等公開資訊，它的內容必須於本 系統的後台負責維護之外；其餘管理性相關的內容，都是整合至現有的各作業模組 中。例如： (1)公設預約管理就與事務管理模組的功能整合，使用者在網站上看到可以預約的公 共設施項目，就是來自事務管理模組所建立的資料；而使用者在網站上對公設進 行預約，管理者可以立即在事務管理模組內看到所預約的記錄。 (2)在事務管理模組所規劃的行事曆、維護的社區規約、公共設施使用管理辦法，住 戶也可以在網站步查詢。 (3)住戶可以在網站查詢管理委員會的會議記錄，區分所有權人可以在網站查詢區分 所有權會議的會議記錄，這些資料都是由管理組織模組的相關作業所提供。 (4)住戶可以查詢管理費的繳費記錄，這些記錄是整合自財物管理模組的功能。 4. 生活服務管理模組的網站像是社區對外的發言人，並擔任社區的住戶與管理委員會的 溝通平台，任何資料只要建立一次，規劃可公開的資訊可立即在本網站詳細瀏覽； 住戶可以在任何地方，隨時透過此平台瞭解社區的各項事務，並與管理委員會進行 雙向溝通。因此，生活服務管理模組可以為公寓社區大廈創造嶄新的、迅速便捷、 電子化的管理模式。 二、生活服務管理模組作業功能 「公寓大廈生活服務作業系統（模組）」包括社區部落格作業功能、公設使用管理 作業功能、住戶服務作業功能、生活情報作業功能、系統設定作業功能等五大項。 1. 社區部落格作業：首頁（社區特色介紹、社區基本資料、跑馬燈、相片輪播）、公告 管理、最新消息管理、活動公告、行事曆管理、社區規範管理、會議記錄。 2. 公設使用管理作業：公設預約及使用記錄、各項公設使用管理辦法。 3. 住戶服務作業：訊息通知、管理費納查詢、意見交流。 4. 生活情報作業：商家資訊、政府機關、交通資訊。 5. 系統設定作業：店家類別、使用者帳號維護、使用者密碼修改。  開發「公寓大廈生活服務作業系統」如附光碟。 三、公寓大廈生活服務作業系統技術手冊及使用手冊 「公寓大廈生活服務作業系統」經開發完成，並編訂「公寓大廈生活服務作業系統 技術手冊」及「公寓大廈生活服務作業系統使用」如附冊六-1、附冊六-2，推廣使用將 有助提升公寓大廈管理組織的管理效率及智慧化管理的應用。

圖 2-11 生活服務管理系統的功能架構

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第七節 小結

公寓大廈物業管理系統的基本功能模組，包括管理組織作業、資產管理作業、財務 管理作業、事務管理作業、共用設施管理作業、生活服務作業等六項模組開發建置。 104 年度已完成物業設施管理基本功能模組規劃，及研訂資料格式標準，並以「管 理組織作業模組」的開發為先期建置，本計畫續完成資產管理作業、財務管理作業、事 務管理作業、共用設施管理作業、生活服務作業等五項模組開發建置；以建置一個能符 合我國公寓大廈物業管理基本需求之資訊服務平台。 圖 2-12 公寓大廈物業管理系統(六項模組)開發建置目的 資料來源：本研究製圖。 系統使用目的規劃係以工具性為優先，次為管理性及資訊性，並以應用表單電子化、 事務作業系統化、資料庫通用化為系統開發原則。 1. 工具性：提供各項應用表單電子化產製的作業工具。 2. 管理性：提供各項事務管理作業程序的系統化，並以資料庫儲存資料記錄。 3. 資訊性：提供各項資料及資訊予管理者及使用者等對象查閱、存取、傳達等。 使用對象主要係提供大部份未導入應用的公寓大廈社區、無自有應用管理系統的中 小型物業管理公司、及缺乏系統管理工具總幹事等對象使用；系統資料庫以通用性為原 則，本公寓大廈物業管理系統主要特性如下： 各模組可依使用者需求單獨安裝使用，或選用多個模組組合使用，除生活服務因採 用 web 建置需要技術安裝外，其他管理組織、資產管理、共用設施管理、財務管理、事

務管理等模組，只需下載應用程式簡易安裝即可使用；生活服務作業模組因涉及資訊環 境的設定，建議由資訊技術人員協助安裝。 表 2-1 公寓大廈物業管理系統六項模組安裝程式名稱彙整 模組系統名稱 安裝程式名稱 手冊類別 系統規格 資產管理作業系統 HxmSetup 使用手冊 單機版 事務管理作業系統 HqmSetup 使用手冊 單機版 共用設施管理作業系統 HdmSetup 使用手冊 單機版 財務管理作業系統 HymSetup 使用手冊 單機版 管理組織作業系統 HbmSetup 使用手冊 單機版 生活服務管理作業系統 安裝資料夾 使用手冊 WEB 網路版 技術手冊 資料來源：本研究製表 1. 本案系統單機版的模組，只要一台可以執行 Windows 7 或 Windows 10 的個人電腦或 筆記型電腦，即可執行本系統；使用的資料庫為與 Access 2003 相容的 MDB 格式資 料庫，但電腦並不需要安裝 Access 軟體。 2. 各模組建置的基本資料，除支援資料的匯入與匯出，不用重複建立相同的資料外；建 立共享資料庫存取資料，以簡化重覆作業及避免作業的錯誤。 3. 單機版模組的應用系統，透過生活服務模組 web 架構及整合管理組織、資產管理、 共用設施管理、財務管理、事務管理等模組資訊，相關資訊可透過網路版旳生活服 務作業模組串接，提供住戶社群管理及服務事務的使用。 4. 各模組係將法令規範及實務作業的相關作業程序及應用表單，透過表單電子化、作業 系統化及資料資訊化，提供公寓大廈管理委員會或管理負責人、管理服務人（總幹 事等）智慧化的作業工具；模組功能將所有的作業程序予以選項及填表方式在線上 作業；所有應用表單均可以系統產製，免除排版作業；所有作業資料及回存電子文 件，均隨系統儲存及備份。 5. 各模組分別編訂詳實的系統作業使用手冊提供使用者參考使用。 6. 本系統具備的電子文件回傳功能、條碼判讀功能及手寫輸入功能，使用者應可選取匹 配旳作業設備器材及軟體整合應用。

第三章 公寓大廈物業管理基本功能模組

與作業功能模組整合建置

公寓大廈物業管理基本功能模組與作業功能的整合，分別以跨模組資訊串接、各模 組共享資料庫、Web 架構溝通平台及支援週邊工具等整合建置。

第一節 跨模組資訊串接的整合建置

公寓大廈各社群(如管委會、住戶、管理人員…等)對於管理性業務(如管理費、行事 曆、公告…等)及服務性(如各項管理辦法及規約等文件查閱、公設登記使用、意見交流 等)業務，無法在單機版達到應用的需求，必需以公開作業平台的系統提供服務；模組 整合摘取來自各作業模組建置的各種資訊，透過整合平台提供各社群查閱、存取、傳達 使用。 圖 3-1 六項模組資料共享架構圖 資料來源：本研究製圖。 生活服務作業模組採 web 架構，網站除了首頁的最新消息、最新公告、活動公告… 等公開資訊，它的內容必須於生活服務模組的後台負責維護外；其餘管理性相關的內容， 都是整合至其他各個作業模組中。例如： 1. 公設預約管理就與事務管理模組的功能整合，使用者在網站上看到可以預約的公共設 施項目，就是來自事務管理模組所建立的資料；而使用者在網站上對公設進行預約， 管理者可以立即在事務管理模組內看到所預約的記錄。

24 2. 在事務管理模組所規劃的行事曆、維護的社區規約、公共設施使用管理辦法，住戶也 可以在網站步查詢。 3. 住戶可以在網站查詢管理委員會的會議記錄，區分所有權人可以在網站查詢區分所有 權會議的會議記錄，這些資料都是由管理組織模組的相關作業所提供。 4. 住戶可以查詢管理費的繳費記錄，這些記錄是整合自財物管理模組的功能。 生活服務管理系統資料主要來自兩個地方： 1. 來自公寓大廈管理資訊系統的資料庫。為 Access 2003 的格式，安裝在一台電腦主機； 這台主機執行公寓大廈資訊管理系統的五個模組，包括管理組織作業系統、資產管 理系統、共用設備管理系統、財務管理系統與事務管理系統。 2. 生活服務管理系統專屬資料庫。為 Access 2003 的格式，安裝在 Web 伺服器；這台伺 服器安裝微軟的 IIS（Internet Information Services），提供用戶瀏覽網站的服務；這台 伺服器，原則上是全天候不關機。 用戶只要有可以上網的設備，如個人電腦、平板電腦、筆記型電腦…等等，都可以 透過網路，瀏覽生活服務管理系統提供的精彩又豐富的生活資訊。 由於網站屬於一個向全世界公開的資訊源，為了保障公寓大廈管理資訊系統的資料 安全性，系統將網站所使用的資料庫與公寓大廈管理資訊系統的資料庫分開；這兩個資 料庫間，透過本系統所提供的中介程式，定時將公寓大廈管理資訊系統的資料庫中，將 必須公開至網站的資料，傳輸至生活服務管理系統的專屬資料庫。 這麼做的目的有以下好處： 1. 通常，從外部連進 Web 伺服器的網路與內部網路不會在同一個網段，不同網段間， 除非經過特殊方法，否則要能夠資料互通，不是一件簡單的事；譬如說，我們連到 Google，只是連到 Google 對外服務的伺服器，瀏覽到 Google 所提供的資訊，不會連 到 Google 內部的電腦，當然也不能讀到 Google 內部電腦的任何資料；因此，我們利 用外部網路與內部網路的特性，把它當成一道天然的防火牆。 2. 由於 Access 只是一個檔案型的資料庫，本身毫無安全性可言；如果把六項模組的資 料全部放在同一個資料庫，則資料被竊取是早晚的事；而管理組織作業系統的資料 包含許多區分所有權人的個人資料，如果資料被竊走，將會造成一場災難。 3. 假如生活服務的資料庫被有心人士竊走，那所遭受到的衝擊也微乎其微；因為該資料 庫大部分的資料本來就對外公開，被竊走的影響有限；退一步說，在網站都可以瀏 覽這些公開資料，駭客應該不會有這個興趣來侵入社區的網站伺服器來竊取已經公 開的資料庫。

第二節 各模組共用資料庫的整合建置

一、 各模組共同的「基本資料」的整合 各模組共同的「基本資料」，除在各模組單獨使用時各自建置，或以匯出／入方式 建置，模組整合提供各模組共同的「基本資料」的串接功能，建立共享資料的資料庫， 避免各模組「基本資料」的重覆作業。 公寓大廈管理資訊系統的資料庫，為 Access 2003 的格式，安裝在一台電腦主機； 這台主機執行公寓大廈資訊管理系統的五個模組，包括管理組織作業系統、資產管理系 統、共用設備管理系統、財務管理系統與事務管理系統，跨模組共享資料項目如附表 3-1， 當同時安裝 1 個以上作業模組時，共享資料項目即入載入資料庫中。 表 3-1 跨模組共享資料項目彙整表 資 料 項 目 管理組織 資產管理 共用設備 財務管理 事務管理 生活服務 1. 使用者 查詢/建立 查詢/建立 查詢/建立 查詢/建立 查詢/建立 X 2. 網站使用者 X X X X X 查詢/建立 3. 社區基本資料 查詢/建立 查詢 查詢 查詢 查詢 查詢 4. 區分所有權人基本資料 查詢/建立 查詢 X 查詢 查詢 X 5. 區分所有權人資格申報書 查詢/建立 查詢/建立 X X X X 6. 區分所有權會議 查詢/建立 X X X X X 7. 管理委員會會議 查詢/建立 X X X X X 8. 管理組織報備 查詢/建立 X X X X X 9. 推舉管理負責人/召集人公告 查詢/建立 X X X X X 10. 公設點交/共用設施變更登記 查詢/建立 X X X X X 11. 人員基本資料 X 查詢/建立 查詢/建立 查詢/建立 查詢/建立 X 12. 資產類別、存放位置 X 查詢/建立 查詢/建立 X X X 13. 取得來源 X 查詢/建立 X X X X 14. 資產基本資料 X 查詢/建立 查詢 查詢 X X 15. 廠商類別 X 查詢/建立 查詢/建立 X 查詢/建立 X 16. 廠商基本資料 X 查詢/建立 查詢/建立 查詢 查詢/建立 X 17. 印信資料 X 查詢/建立 X X X X 18. 住戶基本資料 X 查詢/建立 查詢 查詢/建立 查詢/建立 X 19. 獨立單元使用人資料 X 查詢/建立 X X X X 20. 停車位基本資料 X 查詢/建立 X 查詢 查詢/建立 X 21. 租賃合約資料 X 查詢/建立 X X X X

26 資 料 項 目 管理組織 資產管理 共用設備 財務管理 事務管理 生活服務 22. 設備基本資料 X X 查詢/建立 X X X 23. 設備管理 X X 查詢/建立 X X X 24. 零件基本資料 X X 查詢/建立 X X X 25. 零件庫存管理 X X 查詢/建立 X X X 26. 門禁卡管理 X X 查詢/建立 X X X 27. 消安設備資料 X X 查詢/建立 X X X 28. 公設管理 X X 查詢/建立 X X 查詢 29. 會計資料 X X X 查詢/建立 X X 30. 管理費基本資料 X X X 查詢/建立 X X 31. 應收帳款 X X X 查詢/建立 X X 32. 收付款資料 X X X 查詢/建立 X X 33. 文件檔案資料 X X X X 查詢/建立 X 34. 行政文書資料 X X X X 查詢/建立 查詢 35. 出勤資料 X X X X 查詢/建立 X 36. 郵件管理 X X X X 查詢/建立 X 37. 訪客管理 X X X X 查詢/建立 X 38. 裝修管制 X X X X /建立 X 39. 行事曆 X X X X 查詢/建立 查詢 40. 網站首頁 X X X X X 查詢/建立 41. 商店資料 X X X X X 查詢/建立 42. 服務聯繫 X X X X X 查詢/建立 43. 意見反映與訊息通知 X X X X X 查詢/建立 資料來源：本研究製表。

二、多工作站(電腦)作業資料庫的整合 公寓大廈物業管理系統共有六項模組，除了生活服務模組外，其他五項模組都是共 用同一個資料庫；也就是說，這五項模組的程式雖然不一樣，但讀取的資料是同一個， 就像圖 3-2 的架構。 圖 3-2 公寓大廈物業管理系統資料共用架構圖 資料來源：本研究製圖。 以圖 3-2 為例，公寓大廈物業管理系統的程式都在同一台電腦執行，皆讀取同一個 資料庫，資料庫的名稱為「HBM」，檔案名稱為「HBM.mdb」。 如果社區將所有模組皆導入社區，社區因業務繁忙或分工，就勢必要把這些模組放 在不同的電腦來執行，才不會影響管理工作的執行。例如，事務管理系統包含郵件管理、 訪客管理及停車場管理，社區有意把事務系統分別放在大廳及停車場出入口，財務管理 系統安裝在會計人員的電腦，剩餘的資產管理系統與共用設備管理系統和管理組織作業 系統放在總幹事的電腦，這時，就要把圖 3-2 的架構改成像圖 3-3 的架構。 圖 3-3 使用不同的電腦共同讀取資料庫的架構圖 資料來源：本研究製圖。

28 以圖 3-3 來說，資料庫可以任意放在上述四台電腦的其中一台電腦裡面，這四台電 腦以網路串接，共同讀取相同的資料庫。由於執行會計的電腦與總幹事的電腦是在管委 會的辦公室，所以資料庫放在這兩台電腦是比較好的。至於是總幹事的電腦還是會計的 電腦，還是另外建置一台電腦當成檔案伺服器，存放資料庫也是可行的方案。像圖 3-4 就是把資料庫獨立出來的架構。 圖 3-4 將資料庫獨立放在檔案伺服器的架構圖 資料來源：本研究製圖。 要實現圖 3-3 或圖 3-4 的架構，並不會困難。您必須先自行架好網路環境，讓圖 3-3 或圖 3-4 的電腦在同一個網段上，同時負責存放資料庫的電腦，該資料庫檔案所處的資 料夾，必須開放為共用，讓其它電腦可以存取。最後，修改本系統的 HBM.ini 檔案，告 訴程式資料庫檔案在哪裡即可。 在安裝本系統的任一模組時，都會安裝 HBM.ini 這個檔案。HBM.ini 為一個文字檔， 圖 3-5 為用記事本開啟它所展示的內容。 圖 3-5 HBM.ini 檔案的預設內容 資料來源：本研究製圖。

圖 3-5 所看到的內容為預設值。如果要資料共享，必須先將 SHARE 改成 Y，再把 實際資料庫的路徑填入 DB 中。請注意，HBM.ini 改好後，必須複製到每一台電腦上。 系統在啟動後，會先檢查是否有 HBM.ini 這個檔案，如果有找到，再去查 SHARE 值， 如果 SHARE 的值為 Y，就依 DB 的內容去讀取資料庫。 譬如，圖 3-3 的總幹事的電腦名稱為「Manager」，把資料庫依照安裝的預設值，在 該電腦的「C:\Program Files (x86)\公寓大廈物業管理系統」下，總幹事將資料夾「公寓 大廈物業管理系統」分享出來為共用，讓會計的電腦、大廳的電腦、停車場出入口的電 腦可以讀取。 會計的電腦、大廳的電腦與停車場出入口的電腦，都把總幹事所分享的資料夾 「\\Manager\公寓大廈物業管理系統」，連結成網路磁碟機「Z」，則它們的電腦的 HBM.ini 檔案要改成圖 3-6 的內容。 圖 3-6 透過網路存取在其它電腦上的資料庫的 HBM.INI 內容 資料來源：本研究製圖。 請注意，對總幹事來說，資料庫還是在它原來安裝的位置，所以總幹事的電腦，不 須要去改 HBM.ini 的內容，維持安裝時的預設值為基準。 假如要採取圖 3-4 的架構，檔案伺服器的電腦名稱為「FS」，資料庫檔案放在 D 磁 碟機的「Database」的資料夾下，則要分享此資料庫檔案的方式，一樣先將「Database」 資料夾分享出來，分享的名稱為「Database」。會計的電腦、大廳的電腦、停車場出入口 的電腦與總幹事的電腦，並沒有把該資料夾連結成網路磁碟機「Z」，而是直接用分享的 路徑，則它們的 HBM.ini 檔案可以修改成圖 3-7 的結果。

30 圖 3-7 透過網路存取在其它電腦上的資料庫的 HBM.INI 內容(不連結成網路磁碟機) 資料來源：本研究製圖。 請注意，若以圖 3-4 的架構來建置整套系統，則所有電腦的 HBM.INI 內容都要變更 為圖 3-7 的內容。對照圖 3-3 架構來說，總幹事的電腦要讀取的資料庫也不在自己的電 腦中，所以必須告訴系統資料庫的位置。 最後，若有讀取上的問題，請注意分享資料夾的電腦，是不是有防火牆或防毒軟體 的阻礙。

第三節 Web 架構溝通平台的整合建置

公寓大廈物業管理系統中的生活服務管理模組，採用 Web 架構，建立溝通平台，提 供社區住戶使用電腦、平板、手機等工具，透過網路通訊以存取應用社區的各項資訊。 Web 架構所需的軟硬體架構規格比單機版相對複雜，因此，此模組較適宜規模較大 或公開資訊性需求的社區使用。 圖 3-8 Web 架構示意圖 資料來源：本研究製圖。 生活服務管理系統是屬於一套網頁版（Web）版的系統。它採用微軟（Microsoft）的 解決方案，Web 伺服器為 IIS（Internet Information Services），程式以 ASP.NET 技術開發 而成，資料庫仍然是使用 Access。 網頁版的系統架構沒有單機版來得單純。它至少牽涉了伺服器環境建置與客戶端連 結，還有整個網路的設定，甚至連防火牆的參數，防毒軟體的障礙，都要逐一設定本排 除。而且，Windows 作業系統本身就是一個開放式的作業系統，即便是兩台相同版本的 Windows 10 作業系統，不同的套件更新記錄，安裝過不同的應用程式，電腦硬體環境 的差異，都有可能發生同樣的安裝程序，卻無法同樣順利完成 Web 系統的建置。 因此，生活服務管理系統的安裝，必須由稍有經驗的資訊人員來負責，才能夠在系 統的建置過程中，若發生各式各樣的問題時，才可以藉由本身的經驗來排除。 生活服務管理系統安裝的需求與重點事項，請參考如下的說明： 1. 必須準備一台獨立的電腦來當網頁伺服器，該伺服器作業系統的版本，建議至少為 Windows 7 專業版以上，Windows 10 家用專業版以上，Windows Server 2008 以上。 Windows 8 不建議使用。

32 2. 伺服器必須安裝 IIS。剛剛所建議的作業系統，皆有提供 IIS 的功能。 3. 作業系統的.Net Framework 必須至少是 4.0 的版本。 4. 伺服器的網路必須 TCP/IP 通訊協定，且必須有一組固定的 IP Address，不可以使用 浮動 IP（DHCP）。 5. 如果要開放讓本系統可以從外部連入，則伺服器必須要可以上網。

6. 伺服器若要允許外部連入，則必必須有一組固定的 IP Address 或 Domain Name（網際 網路域名，如 http://www.google.com）來對外公開（WAN）。 7. 如果伺服器放在內部網段，跟供外部連入的網路是分開的話，路由器必須設定通訊埠 轉址（Port Forwarding）至本伺服器。 8.為了最基本的資訊安全，強烈建議務必建置一台基本等級的防火牆。防火牆必須開放 80 通訊埠可以連入。一般市售的路由器（寬頻分享器），只要購買等級稍微好一些， 大多數機種都已經提供防火牆的功能了。 9. 客戶端必須可以連上本伺服器的網路設定。如果伺服器僅開放社區內部網路所使用， 則客戶端的電腦必須要能連結社區網路。IP Address 必須在同一網段，或者在路由器 設好通訊埠轉址，讓客戶端可透過通訊埠轉址連進伺服器。 10.客戶端可以用瀏覽器執行本系統。瀏覽器品牌不限，IE、Chrome、FireFox、Edge… 皆可，Chrome 尤佳。

第四節 支援週邊工具的整合建置

本系統具備的文件回傳功能、手寫輸入功能及條碼判讀功能，使用者應可選取匹配 的作業設備器材及軟體整合應用。 表 3-2 條碼判讀及簽名作業功能彙整表 模組系統名稱 手寫簽名輸入 條碼判讀 手寫輸入 資產管理作業系統 V 事務管理作業系統  郵件領取  訪客登錄  郵件處理 V 共用設施管理作業系統  門禁卡領  設備借用  公設預約 V 財務管理作業系統 V 管理組織作業系統 V 生活服務管理作業系統 V 資料來源：本研究製表。 一、條碼判讀裝置 本系統整合條碼判讀裝置，可作為物件判別登錄作業的輸入介面工具，公寓大廈管 理系統中提供條碼判讀功能事項如附表 3-2。 使用條碼掃描器來輔助輸入掛號郵件的編號，大部分的貨運業者、宅配公司、郵局 的掛號信，單據上都會有像圖 3-9 的條碼，再透過條碼掃描器來讀取該條碼，以加快貨 物處理的效率並降低出錯的機會。 圖 3-9 掛號郵件上的條碼 資料來源：本研究製圖。

34 事實上，條碼掃描器是一個輸入工具，就像鍵盤一樣。而現在市售的條碼掃描器， 不但價格便宜，而且隨插即用，如果有經常性的輸入業務，可以考慮使用條碼掃描器來 協助工作。因為條碼掃描器只有掃得到條碼與掃不到條碼這兩種結果，不會有掃到條碼 卻掃出的條碼與事實不符的錯誤，它與人工作業比較，無論在正確性或效率上，實在是 好太多了。 在事務管理作業系統中的郵件登錄，就可以利用條碼掃描器來協助輸入投遞郵件的 號碼。請先經條碼掃描器接上執行郵件登錄作業的電腦，如圖 3-10。 圖 3-10 將條碼掃描器接上電腦 資料來源：本研究製圖。 誠如剛剛所提，條碼掃描器只是輸入工具的一種，因此，在使用條碼掃描器來輸入 郵件的號碼時，必須先讓單據號碼擁有焦點（Focus），如圖 3-11。 圖 3-11 讓郵件登錄作業的單據號碼欄位擁有焦點 資料來源：本研究製圖。

焦點的意思是指可接受輸入的欄位。平常在輸入資料或使用 Word 來製作文件時， 可以輸入文字的地方，游標會一閃一閃的閃爍，表示接下來輸入的內容將由這個地方接 收。以本例來說，在圖 3-11 看到閃爍的游標，就表示目前輸入的焦點就在單據號碼上。 條碼掃描器它是模擬鍵盤輸入，由於中文作業系統的特性，若此時的輸入法為中文 模式（如注音、倉頡、大易…），則必須先將中文輸入法關閉或切換為英數模式(圖 3-14)。 不然，您試試在中文模式下，在單據號碼欄位上「按」下鍵盤的「9」、「4」、「0」、「0」、 「9」、「7」，結果一定很奇怪。 圖 3-12 使用條碼掃描器前須關閉輸入法或切換為英數模式 資料來源：本研究製圖。 本系統為了配合條碼掃描器的使用，特別在此欄位獲得焦點時，一律將輸入模式切 換至英數。 現在，就可以拿起你的掃描器，將讀取頭對準圖 3-9 郵件上面的條碼，聽到嗶嗶的 提示音，可以在單據號碼欄位看到圖 3-9 條碼所代表的內容已經填上了。 總之，使用條碼掃描器來輔助輸入，要記住兩個重點： 1. 要利用掃條碼的方式來協助輸入的欄位必須要擁有焦點。 2. 輸入法必須關閉或為英文模式。 如果您在其它作業也有此類的需求，同樣也可以透過條碼掃描器來協助您的工作。 二、手寫輸入裝置 本系統整合手寫輸入裝置，除可作為文書作業的輸入介面工具外，同時可提供系統 作業的簽名輸入使用，公寓大廈管理系統中提供簽名輸入功能事項如附表 3-2。 本系統在開發時，就以實踐電子簽名來當成目標；經過研發團隊測試市售眾多的手 寫輸入產品，選用一台功能可以達到要求、安裝簡單、產品市占率也高、售價絕對讓人 可以接受的手寫板。這台手寫板就是由蒙恬科技股份有限公司所製造的「EZ Go 小蒙 恬」，圖 3-13 是該產品的外包裝。這台在各大 3C 銷售通路或購物網站，都買得到；而 且它的價格也僅僅為專業的電子簽名設備的 1/10。