在 Word 2003 中，可以使用大纲方式来组织和查看文档，帮助用户理清文档思路，迅速把 握文档的中心思想； 可以使用宏来快速执行日常编辑和格式设置任务， 自动执行一系列复杂的 任务；可以使用域来随时更新文档中的某些特定内容，方便用户对文档进行操作。
2.6.1 使用大纲视图组织管理文档
Word 提供了一些管理长文档功能和特性的编辑工具，例如使用大纲视图方式。大纲视图 主要有两个作用， 一是方便修改和组织具有多级标题的文档， 通过设置文档的标题级别还可以 辅助提取目录；二是可以在大纲视图中使用主控文档组织子文档，从而轻松修改长篇文档，或 提取长篇文档的目录。
1．创建大纲
大纲视图非常适合修改具有多级标题的文档，使用大纲视图不仅可以直接编写文档大纲，
还可以很方便地查看现有文档的结构， 以及重新设置现有文档中的标题顺序和标题级别等， 从 而为提取目录做准备。
（1）选择“视图”→“大纲”命令或单击水平滚动条前的“大纲视图”按钮，就可以切 换到大纲视图模式，并自动打开“大纲”工具栏，如图 2.55 所示。
图 2.55
设置时，先选定作标题的段落或文字，通过该工具栏中的“大纲级别”框可以方便地设 定标题级别，也可通过“提升”或“降低”按钮改变其级别，如表 2.6 所示。
表 2.6 “大纲”工具栏常用按钮功能
按钮名称 功能
提升到“标题 1” 单击该按钮，可将当前标题设置为“标题 1”的格式 降为“正文文本” 单击该按钮，可将当前标题设置为正文文本格式 提升 和降低 单击该按钮，可将当前标题提升或降低一级
大纲级别 单击按钮右侧的三角按钮，在弹出的下拉列表中可选择大纲级别 上移 和下移 单击该按钮，可将标题向上或向下移动
展开 和折叠 单击该按钮，可展开或折叠该标题的下级标题
显示级别 单击按钮右侧的三角按钮，在弹出的下拉列表中可选择要显示的标题级别 只显示首行 控制是否只显示各段落的首行文字
显示格式 控制是否显示文本格式
当在大纲视图中提取了目录，然后又对文档进行了修改时，单击该按钮可更新目录
（2）已经设置了标题级别，在大纲视图模式下选择标题和段落，方法如下：
1）选择标题：若只选择一个标题，而不包括它的子标题和正文，可以将鼠标指针移至标 题左侧选择，当鼠标指针变为向右上的箭头形状时单击鼠标左键即可。
2）选择段落：若只选择正文段落，可单击段落左侧的小方框符号，或将鼠标指针移至段 落左侧，当鼠标指针变为向右上的箭头形状时单击鼠标左键即可。
3）同时选择标题和段落：若要选择一个标题及其所有的子标题和正文，只需单击标题左 侧的空心的“+”或“”号即可。
2．使用主控文档组织子文档
主控文档是一组单独文档（或子文档）的容器，如图 2.56 所示。为了避免由于篇幅较长 给文档处理带来的麻烦， 我们可将文档的组成部分保存为若干个文档， 然后在大纲视图中将它 们组织在某一文档中，该文档被称为主控文档，组织在其中的文档被称为子文档。
图 2.56
由于子文档与主控文档之间只是建立了链接关系，而每个子文档是独立存在的，所以用 户可单独对某一子文档进行编辑，此时主控文档中相应的子文档也同时得到更新。
（1）创建独立的主控文档。新建一个空白文档并切换到大纲视图，单击“大纲”工具栏
“插入子文档”按钮，打开“插入子文档”对话框，在对话框中选择将现有文档作为子文档插 入，也可以创建子文档。
（2）编辑主控文档。当创建一个主控文档之后，可以对其进行多种操作。在大纲视图下，
可将整个文档作为一个大纲来处理，每一个子文档相当于一节，可以扩展、折叠、降级或升级 任意一节；在正常视图模式下，对主控文档的操作完全像普通文档的操作一样。
（3）编辑子文档。除了在 Word 程序中直接打开编辑外，还可在主控文档中按住 Ctrl 键 的同时单击以超链接形式显示的子文档名称， 或者当子文档处于展开状态时， 双击该子文档的 标记，打开子文档进行编辑。
（4）删除子文档。从主控文档中删除子文档，可单击子文档标记，选中该子文档，然后 按键盘上的 Delete 键。
需要注意的是，在主控文档中删除子文档，只是删除了与该子文档的链接关系，该子文 档仍保存在原文件夹中。
2.6.2 使用书签 1．添加书签
将光标定位到要添加书签的位置，然后打开“插入”
菜单，选择“书签”命令，打开“书签”对话框，如图 2.57 所示，在对话框中键入书签名，然后单击“添加”按钮，
就可以创建新的书签；要注意，书签名中不能有空格。
2．定位书签
在定义了一个书签之后，可以使用两种方法来定位它。
一种是利用“定位”对话框来定位书签；另一种是使用“书 签”对话框来定位书签。
3．编辑书签
书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。
隐藏和显示书签。选择“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框，在“视图”选 项卡的“显示”选项区域中，选中“书签”复选框就可以显示书签，取消选中“书签”复选框 就可以隐藏书签。
删除书签。选择“插入”→“书签”命令，打开“书签”对话框，选择要删除的书签选 项，然后单击“删除”按钮即可。
2.6.3 插入目录和索引
目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要 单击目录中某个页码， 就可以跳转到该页码所对应的标题。 因此目录可以帮助用户迅速了解整 个文档的内容，并很快查找到自己感兴趣的信息。
1．目录
（1）创建目录。使用 Word 预定义标题样式创建目录的操作步骤如下：
1）将 Word 预定义标题样式应用到文档中希望出现在目录中的标题上。
2）将光标定位在要建立目录的地方，通常是文档的最前面或者是最后面。
3）选择“插入”→“引用”→“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，如图 2.58 所示，再打开“目录”选项卡，单击“确定”按钮。
图 2.58
图 2.57
（2）更新目录和删除目录。当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么 目录中标题和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录，使它与文档的内容保持一致。
要更新目录，右击目录区，在弹出的快捷菜单中选 择“更新域”项，或单击索引区后按 F9 键，则打开“更 新目录”对话框，如图 2.59 所示，根据需要选择后单击
“确定”按钮。
如果只添加了正文文本而没有添加新标题， 选择 “只 更新页码”单选钮即可，在长文档中这种方式可以快速
更新目录，节省时间；如果在文档中标记了新标题或更改了标题文本，则应选择“更新整个目 录”单选钮。
要删除目录，选择目录区，按 Delete 键即可。
2．索引
所谓索引，实际上就是标出文档中的单词、词组或短语所在的页码，这样，就可以迅速 方便地查找到这些单词、词组和短语。一般来说，创建一个索引要分为两步：首先在文档中标 记出索引条目；其次通知 Word 根据文档标记的条目来安排索引。Word 一般是将主题和关键 字按照字母顺序编译成一个列表，并在列表中用一个或多个页码标记它们。
（1）标记索引条目。先选定要标记为索引的术语，然后打开“插入”菜单，单击“索引 和目录”命令，在“索引”选项卡中单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，
单击对话框中的“标记”按钮，就可以将所选择的术语标记为索引项。
这样标记了索引项后，不用关闭对话框，直接继续滚动文档来查找要标记为索引项的术 语，在文档中选中它们，再回到对话框中将其标记为索引项，在标记完了所有的索引项后单击
“关闭”按钮关闭对话框。
图 2.60 图 2.61
（2）创建索引。在标记完了所有的索引项后，将插入点放在要生成索引的位置，然后选 择“插入”菜单的“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，在“索引”选项卡中选 择索引的类型和格式，这里的“打印预览”框可以显示所选择的索引的外观；然后单击“确定”
按钮就可以生成索引了，同时会显示索引项所在的页码。
由于索引标记也占用文档空间，所以在提取索引前，需单击“常用”→“显示/隐藏编辑 标记”按钮，隐藏索引标记，否则会导致索引中的页码错误。
若增加或减少了索引项或索引项所在的页码发生了变化，此时需要更新索引。为此，可 图 2.59
右击索引区，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”项，或单击索引区后按 F9 键。
（2）选中要复制的脚注或尾注，按 Ctrl+C 组合键复制，
然后按 Ctrl+V 组合键将其粘贴至所需位置。此时，脚注或尾
2.6.6 插入题注
在文档中插入图形、公式、表格时，需要对插入的项目进行顺序编号，Word 为用户提供 了自动编号的标题题注。
1．添加题注
在文档中插入图形、公式、表格时，要自动添加题注，可以选择“插入”→“引用”→
“题注”命令，打开“题注”对话框，如图 2.64 所示。单击“自动插入题注”按钮，打开“自 动插入题注”对话框，在其中选择需要插入题注的项目，就可以自动为该项目添加题注。
图 2.64 2．修改题注
添加的题注并不一定符合实际的需求，有时需要对个别或所有的题注的标签或格式进行 修改。