電子採購的策略

電子採購往往牽涉到極大數目的資金，所以一直受到高階主管的重視。電子 採購與廠商供應鏈的結合可以為公司提高效率並節省成本。電子採購可為企業提 升採購的能力及效率、降低成本、縮短了整個採購的作業時間，最理想的情況就 是單一標準。然而單一標準卻也限制了供應商與潛在交易對象互動的能力，迫使 供應商若要維持現有的或新的交易關係就必須提供多種標準的支援。對買方而言 電子採購鏈系統可以做到更低的交易成本、更快速的訂購程序、更多樣化的供應 商選擇、提升標準化流程..等；對賣方而言，因廠商不需耗費鉅資進行設備投資 電子採購可協助供應商擴展銷售、降低營運成本、提昇績效、進行事先預測。

電子採購的實行，應該是先訂立策略，在考慮技術層面。實施電子採購對企 業的所有職能都會產生影響與衝擊，因此，企業需要重新思考電子採購系統與 供應商之關係。一旦直接物料採購的建置完成，當有顧客下單時，流程將會及時 且直接從客戶端延伸到供應商，而實現所謂的「照訂單生產」(make-to-order) 的功能，這意味著企業能夠在不增加轉嫁成本給顧客的情況下，大幅提升服務 品質。簡言之，電子採購能夠提供企業一個自我重新架構與供應商的夥伴關係，

這種方式是最根本的改變也是前所未有。

實施電子採購的企業規劃策略有以下幾點；

1. 揚棄人力及書面的傳統作業程序，提供全面性的自助式採購方式。

2. 蒐集精確而有用的各種採購資料，加以統計分析以供決策之用。

3. 依供應商效率表現，選擇最優秀廠商進行策略性採購。

4. 在不妨礙企業規則的狀況下，將交易權移交給第一線之採購人員。

5. 整合內部以及連結供應商的程序與系統。

電子採購依其內容取得及管理方式的不同，主要的管理策略為：內容聚集 (content aggregation)、供應商管理內容(supplier-management

content)、第三者管理內容(third-party-managed content)，詳述如下：

1. 內容聚集策略(content aggregation)：

2. 供應商管理內容(supplier-management content)：

以賣方為中心的電子採購，系統由賣方維護及管理，其設計理念在商品販 售，可讓買方透過供應商的網站抓取所需資料。

3. 第三者管理內容(third-party-managed content)：

將供應商、產品、服務之主型錄的維護與管理交由買賣方之外的第三者負責 除確保資料的品質之外，也提供超資料層以支援跨型錄搜尋。電子化的技術與工 具的運用，使得資訊交換與傳遞的數量更頻繁，且回應的速度也加快，過在的 傳統採購作業，主要是藉由人工、電話、傳真的方式來進行零組件規格的詢報價 傳送訂單、收貨、品管、發票作業，電子採購改變了資料傳遞的方式、資料的處理 及產生，以應付大量供應商的資料運作，因此在電子採購系統的建置過程中，

對企業來說最重要的就是要掌握有效的採購策略與商業流程。

企業為達到實施電子採購的目的，可以依照下列執行策略步驟進行：1. 釐 清電子採購的目標；2. 建立採購流程；3.發展供應商整合矩陣；4. 選擇電子採 購應用軟體的功能；5. 建立整合的作業資源管理；6. 完備的教育訓練。以下將 就上述步驟一一說明(如圖 5-4 所示)。

圖5-4 企業導入電子採購的執行策略步驟

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1. 釐清電子採購的目標：

企業採用電子採購都有其特定的目標，但在進行電子採購的設計、改造、最 佳化時，通常包括幾個典型的目標：(1)自動化商品的選擇與採購；(2)大幅刪 減公司採購成本；(3)快速且精確的採購(4)消除非授權員工的採購(5)增加員工 自助服務的能力等等。公司推行電子採購後，大多數日常採購活動將會直接交由 員工自行透過系統採購，而員工透過電子採購系統進行採購將可達到降低爭議、

減少成本、節省時間、提高效率等效果。而採購部門的人員則可以有更多時間專 注在複雜的採購事項和與供應商的議價等專業工作之上。除此之外，公司也可利 用導入電子採購的同時，透過檢視公司必需的採購模組，設定與企業整體目標 一致的電子採購目標。

2. 建立採購流程：

設定策略性目標之後，必須要瞭解目前的採購流程，並對流程進行稽核以 確保有精確及全面性的瞭解。進一步審視電子採購的各項關鍵步驟以確保與目前 的流程與上一 之策略目標是否相符？電子採購流程可否滿足使用者需求？目歩 前的流程可否達到防弊的功能？透過這樣的分析，將可診斷出有問題或較脆弱 的流程控制點，進而找出改善方法。

3. 發展供應商整合矩陣：

供應商整合矩陣 (supplier integration matrix, SIM) 可協助公司決定與 個別供應商的最佳關係類型。換言之，在複雜的企業採購環境中必須定義與供應 商之間的適當關係，以便達成電子採購最佳化的目的。如果企業對所有的供應商 採取一視同仁的態度，必然無法將電子採購的優點發揮到極至。

整合矩陣能根據每家供應商對公司目前或未來成功的貢獻程度，將供應商 分為四個類別(圖 5-5)，分別說明如下：

(1)策略性協作關係 (strategic-collaborative)：針對提供獨特或稀有產 品或服務的供應商，視為策略性協作關係的候選人。想要成為協作關係夥伴必須 是在長期承諾的基礎下，進行未來的生產或投資。供應商一旦成為策略性夥伴，

彼此間則會共享建立的資訊技術系統，而採購資訊的分享將會是關鍵性的要素。

(2)策略性合作關係 (strategic-cooperative)：針對提供策略性產品的供

(3)非策略性有限關係 (nonstrategic-limited)：供應商所提供的產品或 服務對企業的成功不具策略性，且此類廠商的供應量有限，關係屬於短期合作。

企業對於此類供應商在意的是產品的品質與價格，以及其他供應商是否能供應 類似的產品與服務。

(4)非策略性商品關係 (nonstrategic-commodity)：供應商提供非策略 性產品，且供應量充足。此類供應商屬於非策略性商品關係。彼此間的關係屬於 短期，而且彼此間沒有承諾。例如辦公用品及書籍的供應商。

圖5-5 供應商整合矩陣

4. 選擇電子採購應用軟體的功能：

企業選擇電子採購應用軟體通常會考慮下列幾點：

(1) 電子採購應用軟體是否能支援企業採購流程？企業必須先對應用系統 支買賣雙方採購流程的狀況進行詳細評估。

(2)電子採購應用軟體是否能提升企業內其他應用軟體的效用？企業可能已 經在ERP 系統投入許多預算，電子採購軟體應該是能夠建立在這些投資之上，

而不是要重建相同的功能。

(3) 電子採購應用軟體是否能與其他應用軟體資料庫相容？採購是一連串

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複雜的流程，牽涉到企業內外的許多部門及公司，如果不能與其他應用軟體資 料庫相容，往後勢必要花費許多人力及金錢去整合。

(4) 電子採購應用軟體是否能具有延伸性？技術創新很難預測，所採用的 軟體必須具備延伸性。一旦有新的解決方案，軟體可以很快升級。

5. 建立整合的作業資源管理：

企業應用電子採購是否成功，不能光從買方或賣方的觀點來看。但企業導入 電子採購方案時往往都只考慮到本身的需求。企業導入電子採購必須與供應商合 作，也就是說買賣雙方應相互搭配才能執行有效率的採購。企業推行電子採購應 關注到電子採購的三個構面，並朝著建立整合電子採購系統的方向前進(圖 5-6)。如果可以關注到每個構面的需求，則整合時就不會有所遺漏。

圖5-6 整合電子採購系統的三個構面

6. 完備的教育訓練：

企業推行電子採購往往忽略人的因素，因而導致失敗。公司在導入新系統時

願意配合的人。不過正本清源的方式是企業提供完備的教育訓練，讓所有的員工 都瞭解並會使用電子採購系統，否則縱使主管在怎麼努力都難逃失敗的命運。

由於企業界對削減成本越來越關注，希望在競爭激化的市場上發現新方法 以賺取更高的利潤。改善採購流程將成為利潤爭奪戰的一個新的戰場，而建立電 子採購系統就是最好的方法。想要透過電子採購達成上述目的，企業需要採取以 下策略：

　　1 保證電子採購被視為競爭力的關鍵商業策略。

　　2 企業的電子商務策略必須包括買者和供應商的合作。

　　3 為創造價值通過電子採購檢查你的業務中的槓桿點。

　　4 保證企業的採購行動與戰略性的採購濾選計畫同步。

　　5 不同的產品和服務預期需要不同的方法。

　　6 理解可供使用的工具和不同的方法，以及它們對企業的意義。

　　7 考慮在網路上開展商務時對組織的衝擊。

總之，企業的採購作業是動態而且有生命的活動。電子採購由人、資訊、技 術及系統構成，是一個不能停止持續進行的過程，不是一個一個分散的模組。企 業推行電子採購想要成功的唯一法則，就是持續不斷的改良再改良。

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關鍵詞彙：

電子採購 (e-Procurement)、電子採購程序(e-Procurement Procedure) 輔助電子採購程序(e-Procurement Supporting Procedure)

電子採購的通路(e-Procurement Channel)

供應商整合矩陣 (supplier integration matrix, SIM) 策略性協作關係 (strategic-collaborative)

策略性合作關係 (strategic-cooperative)

自我評量題目：

1. 電子採購的架構可區分為哪三部分？並分別舉例說明。

2. 請簡述企業推行電子採購的目的？並分別就企業內部及外部目的舉例說明。

3. 企業選擇電子採購應用軟體應該考慮哪些項目？

4. 何謂供應商整合矩陣 (supplier integration matrix, SIM)？如何應用在電 子採購之中。

5. 企業導入電子採購的執行策略步驟為何？並詳細舉例說明。

參考文獻

電子商務，曹承礎，智勝書局。

電子商務系統應用，邱瑞科、葉宏謨、楊銘賢、莊雅茹、張銀益，國立空中大學。

A Business Framework for E-procurement and E-sourcing, A Hitech Dimensions, Inc. Publication.

From E-procurement and E-sourcing, A Hitech Dimensions, Inc.

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