北美三種檔案描述內容標準之比較 - 政大學術集成

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(1)圖書與資訊學刊 2:2= 73(May ’10)20-35 ISSN 1023-2125. 北美三種檔案描述內容標準之比較 Comparison of Three Archival Description Standards in North America 薛理桂 Li-Kuei Hsueh 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所教授 Professor, Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies, National Chengchi University E-mail: [email protected]. 王麗蕉 Li-Chiao Wang 中央研究院臺灣史研究所檔案館主任國立臺灣大學圖書資訊學研究所博士候選人 Chief of Archives, Institute of Taiwan History, Academia Sinica. Ph.D. Candidate, Graduate Institute of Library and Information Science, National Taiwan University E-mail: [email protected]. 【摘要 Abstract】檔案管理的核心是檔案資料的編排與描述，對於蒐集到館的檔案資料進行實體檔案的整理工作，並對於檔案的智能內容進行資訊的描述工作，其最終目的是促進檔案資訊便於查檢與利用。目前北美地區在檔案內容的描述標準的發展，以美國與加拿大兩國為主。兩國近年來對於檔案內容的描述標準的制定十分積極，較著名的三種標準分別為：美國檔案人員學會(SAA)公布之檔案描述內容標準(DACS)、美國國家檔案暨文件署(NARA)的檔案生命週期資料需求指南(LCDRG)及加拿大檔案描述規則(RAD)。由於上述三種新的檔案描述內容標準，對於北美地區的檔案描述產生巨大的變革，因而本文針對此三種檔案描述標準進行深入的了解，分別比較其制訂機構與應用、檔案描述概念性原則、描述標準的架構、描述項目、描述項目的組成與編碼等五項。 Both arrangement and description are core elements of archival management. The task of archival management consists of processing physical archives and making descriptions of their intellectual contents, for the purpose of facilitating easy and convenient access to information. DACS, LCDRG, and RAD are the three most prevailing archival description standards applied in North America, which have produced significant impact on archival institutions across the region. This paper attempts to compare the differences among these three archival description standards from the following five aspects: institutions in charge of the respective. 20.

(2) 北美三種檔案描述內容標準之比較. formulation and application of the standards, their respective conceptual principles of archival description, their respective structures of description standard, the specific description elements that compose the different standards, and their individual constitution and coding of the description elements.. 關鍵詞 Keyword 檔案內容描述標準. 檔案描述內容標準. 檔案生命週期資料需求指南. Archives；Content description standard；DACS；LCDRG；RAD. 21. 檔案描述規則.

(3) 圖書與資訊學刊. 第 2 卷第 2 期(第 73 期). 草稿，合作計畫暫告一段落。隨後，美國以 DACS. 壹、前言. 取代檔案、個人文件與手稿 (Archives, Personal. 檔案資料的編排與描述是檔案管理的基礎工. Papers, and Manuscripts, APPM)。但在美國境內，. 作，對於檔案資料進行實體檔案的整理工作，其後. 身為文書與檔案管理的聯邦機關—美國國家檔案. 對於檔案的內容進行資訊的描述工作，有助於建立. 暨文件署亦制定檔案生命週期資料需求指南，提供. 檔案的智能控制(Intellectual control)。此項工作主. 轄屬檔案機構執行檔案管理流程中所需描述資訊. 要的目的是促進檔案的內容便於使用者查檢與利. 的指引。加拿大則藉以修訂 RAD，並於 2008 年提. 用。檔案描述規則的訂定類似圖書館界的圖書編目. 出更新版本 RAD2，適用全加拿大的檔案典藏機. 規則之訂定，向來是檔案界所重視的議題。檔案界. 構。. 的描述規則如能妥善制定，將有助於檔案界擁有共. 一、美國檔案人員學會公布之檔案描述內容標準. 同性的規範可以依循，並進而產生一致性的檔案紀錄，最終目的將促使檔案界進行資源分享。目前檔案描述的內容標準在北美地區的發. (一)發展背景. 展，主要以美國與加拿大兩國為主。近年來美加兩. 2001 年，由美、加兩國共同發起，最後由美. 國對於檔案描述的內容標準的制定十分積極，較著. 國檔案人員學會制定新的檔案描述內容標準。該標. 名的三種標準分別為：美國檔案人員學會(Society. 準除了從四大面向重申檔案描述的八大原則之理. of American Archivists, SAA)公布之檔案描述內容. 論性基礎外，並以三大組成部分詳細條列共計 14. 標準 (Describing Archives: A Content Standard,. 章的內容著錄規則。其所涵蓋的範圍與規範的程. DACS)、美國國家檔案暨文件署(National Archives. 度，從檔案描述資訊面向，包括：檔案本身資訊、. & Records Administration, NARA)制定的檔案生命. 檔案管理資訊、檔案來源資訊等，兼顧使用者與管. 週期資料需求指南 (Lifecycle Data Requirements. 理者的需求面向；再從檔案描述資訊深度分析。. Guide, LCDRG) ，以及加拿大檔案描述委員會. DACS 已將著名學者 Patrick Wilson (1968, p.155). (Canadian Committee on Archival Description,. 針對書目控制的二種力量：描述性控制(Descriptive. CCAD)所制定的檔案描述規則 (Rules for Archival. control)與探索性控制(Exploitative control)概念性. Description, RAD)。. 主張充分落實，在規則中同時兼容客觀中立(第一. 由於上述三種新的檔案描述內容標準，對於北. 部分一般規則與第二部分檔案產生者描述)與主題. 美地區的檔案描述產生巨大的變革，因而本文針對. 加值(第二部分中產生者的權威紀錄與第三部分名. 此三種檔案描述標準進行深入的了解，分別比較其. 稱的形式)的描述資訊。. 制訂機構與應用、檔案描述概念性原則、描述標準. 為達成資源互通的目的，DACS 之內容著錄規. 的架構、描述項目、描述項目的組成與編碼等五. 則中亦提供與 MARC 21 (Machine-Readable. 項。. Cataloging 21)、EAD (Encoded Archival Description). 貳、北美三種檔案內容描述標準之發展. 等較廣泛應用的結構標準對應的資料項目，及其屬性或分欄的著錄範例，使內容標準可建立在既有結. DACS 是由美國與加拿大共同發展檔案描述. 構標準的基礎上，進而促進檔案資源互通與分享。. 標準的跨國計畫成果，在 2003 年計畫產出 DACS. 22.

(4) 北美三種檔案描述內容標準之比較. 此外，在 DACS 永續發展的目標下，網羅各類型. 碼；(2)典藏處所的名稱與地址；(3)題名；(4)日期；. 檔案館具有檔案工作經驗的檔案專業人士成立工. (5)稽核數量；(6)產生者名稱；及(7)行政/傳記歷史. 作團隊，持續關注和進行相關標準整合與維護計. 等辨識檔案單元的資料項目。前五項是檔案資料描. 畫。. 述的重要項目。. (二)DACS 的架構與項目. 第三章. 內容和結構項目. DACS 適用於所有檔案控制層次的描述，也可. 在內容和結構項目中，主要規範檔案產生時的. 用來建置包括單一層次目錄性紀錄與完整層次全. 功能、活動、商業活動、和檔案週期程序等內容範. 宗目錄等描述資訊。相較之下，美國地區傳統使用. 圍資訊，以及用來識別檔案的多樣性、依據檔案之. 的檔案描述規則 APPM 則是屬於專門為了建置目. 間的關聯性來排列順序的編排系統等二大類資料. 錄性紀錄的描述標準。DACS 主要架構包含三大部. 項目。. 分：第一部分是描述檔案資料，第二部分是描述產. 第四章. 生者，第三部分是名稱形式。節錄 DACS 規範內容如下：(Society of American Archivists [SAA],. 主要規範檔案在檢索方面的限制性與應用性，考量到讀者與管理者二方面使用者的需求，包. 2004). 括：管理使用狀況、實體取得狀況、技術性取得狀. 第一部分：描述檔案資料 (Describing archival. 況、管理複製與使用狀況、資料的語言與字體以及. materials). 檢索工具等六大項資料項目。. 第一部分描述檔案資料，是用來描述檔案資料的獨特性內容，適用所有控制層次，不論檔案的媒. 第五章. 體類型，可以將館藏的整體和個別的單件分別描述實性、完整性以及解釋性，是檔案描述重要資訊。. 內容如下：第一章. 徵集與鑑定的項目. 關於檔案徵集與鑑定資料項目，涉及檔案的真. 並加以組合。共包含下列八大章節，簡述各章節之. 共包括下列四節：描述的層級. 1.典藏歷史：檔案產生者所有權與典藏權的轉移等訊息。. DACS 將描述的層級分為單一層次描述或多. 2.徵集的直接來源：包含採訪的日期、採訪的方. 元層次描述。配合 ISAD(G) (General International. 法以及其他相關資訊，如捐贈契約書。. Standard Archival Description)對於描述性的架構所. 3.鑑定、銷毀和保存資訊：描述關於檔案鑑定的. 認可的四個基本層級：全宗(Fonds)、系列(Series)、. 決定、銷毀工作、處置期限表以及使用上的資. 案卷(File)以及件(Item)四個層級。DACS 所提供的. 訊。. 項目適用於任何一個層級描述其檔案群體及其相. 4.預期增加：是指典藏單位取得檔案後，檔案持. 關層級資訊。第二章. 檢索與使用狀況的項目. 續增加的資訊。識別性項目. 第六章相關性資料項目. 關於識別性項目，DACS 規範有：(1)參考代. 23.

(5) 圖書與資訊學刊. 第 2 卷第 2 期(第 73 期). 在相關性資料項目，包括原件現存的位置、複. 第九章. 製品存放的位置、相同典藏處所或不同典藏處所之. 此章用來識別機關團體、個人以及家族在檔案. 間關係密切檔案資料訊息、以及出版註等四大項資. 產生、組成、累積、維護以及使用過程中的描述規. 料項目。第七章. 則，以協助使用者選擇合適的檢索點，以及便於使附註項項目. 用者搜尋與辨識檔案紀錄。尌檔案而言，產生者可能為機關團體或是個人，甚至是某個家族。. 用來描述任何前述資料項目無法定義的訊息，例如特定保存條件或特殊引文格式。第八章. 第十章. 描述性的控制項目. 明確與易於理解。在行政/傳記歷史會提供有關公司團體、家族或者個人等產生者的相關資訊，並以. 訊，包含：所使用的參考來源、依據的規則、新增. 其功能作為使用者查詢時的檢索點。. 與修改人員的姓名、以及新增與修改的日期。. 第十一章. 第二部分：描述產生者(Describing creators). ISAAR(CPF)而制定，包括權威形式、並列形式、. 述，這是在以往的規則中所欠缺的重要訊息。檔案. 其他權威形式以及其他形式等名稱。. 與圖書的主要差異在於檔案管理非常重視檔案產生者的資訊，主要是基於尊重檔案來源原則，及其. 第三部分：名稱形式(Form of name). 全宗原則和尊重原始順序概念，引導檔案脈絡. 在第三部分包含三個章節，有關名稱的形式是. (Context)和檔案結構(Structure)的描述，是提供使. 依據 AACR2 所制定，但不同的是 DACS 強調檔案. 用者確認檔案真實性的基礎。相對於檔案的產生. 產生者，包括個人、家族與機關團體名稱等來源資. 者，圖書館界係採用圖書資料的作者或編者。因. 訊。包括下列三個章節：(SAA, 2004). 此，DACS 規範的第二及第三部分主要針對檔案產生者，而圖書館的 AACR2 (Anglo-American. 第十二章. Cataloging Rules, 2nd ed.)或新版的 RDA (Resource. 知的名稱。在此章節中詳盡規範各種情況下，包. 主要著錄項目。第二部分的規範則是參考國際檔案. 括：宗教、婚姻、語言等不同考量，辨別名稱形式. 理事會(International Council on Archives, ICA) 所. 的規範。. 制定的國際檔案權威紀錄標準：團體、個人與家族 Archival. 個人和家族名稱的形式. 此章選擇名稱標目的基本原則是依照較為熟. Description and Access)目錄規則中，則是以作者為. for. 權威紀錄. 此章係指引權威紀錄的產生，資料項目是依據. 在 DACS 的第二部分對於產生者有詳細的描. Standard. 行政/傳記歷史. 此章主要目的是促進檔案形成背景脈絡更加. 用來記載檔案描述紀錄的新增與修改等資. (International. 識別產生者. Authority. 第十三章. 地理名稱的形式. Records: Corporate, Personal, Families, ISAAR 此章是地理名稱，用以區分相同名稱的公司團. (CPF))為基準。第二部分描述產生者，主要提供檔. 體、會議或是政府機構等，並決定採用何種名稱的. 案產生脈絡資訊的規範，共有三大章節，分述如. 形式。. 下：(SAA, 2004). 24.

(6) 北美三種檔案描述內容標準之比較. 第十四章. 團體機關的名稱形式. 項目所包含描述相關資訊規則。以題名為例，其目的是為了提供可辨識資料的. 此章是團體機關名稱選擇的順序，選擇的優先. 描述字詞或片段。題名可以是檔案人員命名或是正. 順序如下：出現在出版刊物、參考資源、機關團體. 式題名。檔案人員通常會為檔案資料命名，命名考. 文書與行政文書相關的檔案描述，最後是在其他檔. 量通常包括產生者或收藏者名稱，以及檔案資料的. 案中呈現的名稱。. 特性。. 總結 DACS 的內容標準，其規則條文是由三大組成部分所構成，可以展現檔案的獨特性與積累. 2.資訊來源 (Sources of information). 性，是承繼 200 年來檔案來源原則之理論基礎，以. 主要是指引檔案描述必頇根據適當來源。以題. 尊重來源原則、尊重全宗與原始順序的三項概念性. 名為例，檔案人員命名題名的依據可以從檔案本身. 原則，以及控制層次之科學性方法，兼具理論與實. 內部資訊，或是文書處置計畫或與捐贈者聯繫而得. 務的內容著錄規範。第一部分是描述檔案資料的規. 知等外部資訊來源。. 則，是運用持續性、適切性與自我解釋的特性進行檔案內容之描述，著錄規則可適用檔案及手稿資料. 3.一般規則 (General rules). 的每一層級，且無論檔案的載體類型或形式，皆可在提供題名資訊時，依慣例是由名稱或檔案特. 將檔案館藏的集合群體和個別單件加以描述與組. 性組成，足以作為資料唯一辨識的簡短題名。. 合關聯；第二部分是描述產生者主要提供檔案產生脈絡資訊的規範，包含產生者名稱的規則、行政/. 4.選擇性細則. 傳記歷史的規範，以及檔案典藏單位維護權威系統在題名項中，規範名稱項目、家族名稱項目、. 的權威紀錄規範；第三部分是提供個人、家族或機. 機關團體名稱項目、檔案單元的特性、檔案單元的. 關團體檔案產生者、典藏者或者檔案主題名稱的標. 主題等細則。例如在名稱項目中規範需著錄的檔案. 準形式之選擇規範。. 產生、積累或維護之人物、家族或機關團體名稱。. (三)DACS 描述項目組成與編碼 5.編碼範例 DACS 參考 ISAD(G)標準的 26 個描述項目，作為描述項目呈現的結構格式，提供 EAD 和. 在檔案描述部分共列出 25 個項目，與國際檔案理. MARC 21 等二種常用的結構標準為編碼範例。. 事會所制定的 ISAD(G)的差異在於少了控制層. EAD 編碼及與 MAR21 之對應如下例：. 次，每一項描述項目的組成與編碼方式，都包含：描述項目名稱、目的與範圍、資訊來源、一般規則、. <unittitle> British American Tobacco Company. 選擇性的細則、以及 EAD 與 MARC 21 的編碼範. records </unittitle>. 例。(SAA, 2004). <unittitle> Jame M. Woodbury diary, letters, and. 以 2.3 題名一項為例，其組成與編碼如下：. other materials </unittitle> MARC 21 著錄：. 1.目的與範圍 (Purpose and scope). 245 00 $a Project Ngoc records, $f 1978-1998 每一描述項目都有目的與範圍，以清楚指出該. 245 00 $a Clarence McGehee collection on Ruth. 25.

(7) 圖書與資訊學刊. 第 2 卷第 2 期(第 73 期). 務發展，LCDRG 在檔案描述主要有下列四個項. St. Denis, $f 1908-1937 DACS 為了提供檔案描述時明確指引，每一. 目：(NARA, 2008). 個描述項目的組成架構及編碼方法都是一致，亦即. 1.檔案描述項目：包括智能性項目、實體項目和. 每一項目都包括前述五項的說明，僅是在選擇性細. 載體項目。. 則中，不同描述項目有不同詳簡資訊的規範，作為. 2.檔案產生者：包括個人或組織。. 檔案人員選擇性的參考依據。. 3.檔案描述層次：包括全宗、系列、案卷、單件四個層次。. 二、美國 NARA 的 LCDRG 描述規則. 4.數位物件項目：數位物件是 NARA 檔案典藏的複本，是在單件層次連結到檔案描述。. (一)發展背景. (二)LCDRG 架構與描述項目. 美國國家檔案暨文件署在 2008 版的檔案生命週期資料需求指南開宗明義指出，是為解釋 NARA. LCDRG 架構區分為檔案資料與相關項目. 生命週期資料之項目(欄位)架構，包含檔案資料生. (Archival Materials and Related Elements)和微縮產. 命週期中檔案描述的資料需求，但並未涵蓋所有的. 品項目(Microform Product Elements)二章。第一章. 生命週期。此架構可應用於 NARA 所有永久檔案. 的架構是以描述規範的概念性原則區分為四大部. 資料的描述，也包含聯邦和總統文書，以及受贈資. 分，簡述如下。(NARA, 2008). 料。此架構提供指引檔案的內容規範，以產生完整和一致性描述，以及註記元素值的著錄權威來源。. 第一部分：全宗和檔案資料的描述項目. NARA 表示 LCDRG 會隨著新資料徵集和作業實. 檔案資料的描述項目可區分為智能、實體以及. 務改善而持續維護與修訂。(National Archives and. 載體等三大類項目：. Records Administration [NARA], 2008). 1.智能項目：包括題名、註記、數字、日期、檢. 尌檔案資料描述的項目，LCDRG 主張應不限. 索點、限制、產生者、行政管理等八大項。. 層次與載體外，也應包含檔案產生者與數位物件的. 2.實體項目：主要描述複本狀態，包括清單、數. 項目。描述檔案時，需配合檔案資料的來源背景描. 量、典藏設備等。. 述產生者，每一系列描述必頇在全宗(或合集)之. 3.載體項目：包括載體類型、視聽媒體項目等。. 下，並連結到檔案產生者；而產生者描述可連結到多元層次描述，每一單件或案卷描述必頇連結到系. 第二部分：組織的描述項目. 列描述。所有連結可維護檔案來源及其階層架構，檔案是由組織所產生時的檔案來源描述資. 亦即表示檔案描述的基礎，是基於檔案來源理論、. 訊，包括組織名稱、AACR2 的名稱、行政歷史、. 全宗原則與尊重原始順序的傳統原則。針對數位物. 人物參照、其他組織名稱等項目。. 件，例如圖像資料的數位化重製品等，也應連結到檔案描述，一件檔案單件可以有多個數位物件。數. 第三部分：人物的描述項目. 位物件的規範項目，是因應數位典藏與網路開放服描述檔案是個人產生者，包括個人名稱、傳記. 務需求而生。(NARA, 2008). 註、生卒年、資訊來源註以及其他個人名稱等項. 基於檔案來源理論等傳統原則及數位網路服. 26.

(8) 北美三種檔案描述內容標準之比較. 目。. (三)描述項目的組成與編碼. 第四部分：數位物件的描述項目. LCDRG 每一描述項目是由：1.項目特性表：特性表中包括必備、重複性、資料類型、權威值、. 數位物件的描述項目包括：物件類型、物件識. 適用層次、限視聽資料、開放元素等七項；2. 定. 別、縮圖檔名、縮圖大小、存取檔名、存取檔案大. 義、目的、關係、和規則陳述；與 3.範例等三大項. 小、物件指定、物件描述、計畫識別等項目。. 所組成。. 第二章是微縮產品項目，此章規範架構是用來. 以題名(Title)為例，每一描述項目的架構組成. 描述 NARA 製作的微縮產品，包括產品、實體、. 如下：. 捲/片等三大類項目。細項元素有微縮產品名稱、摘要、地名參照、組織名稱參照、人名參照、主題. 1.特性表. 參照、涵蓋起始日期、一般註、載體類型、實體註、. LCDRG 特性表如表 1 所示：. 典藏設備、微捲/微片號碼、微捲/微片描述等項目。. 表1 LCDRG 特性表必備. 重複性. 資料類型. 權威值. 是. 不是. 變長字串. 無. 適用層次全宗/合集. 限 A/V 不是. 開放項目是. 系列案卷單件. 「Records of +機關名稱」，個人文書用「個. 2.定義、目的、關係與規則. 人名稱+Papers」，以及人為蒐藏用「機關名 (1)定義：題名是用來命名全宗、合集或檔案資. 稱+Collection」或「個人名稱+Collection」。. 料。 (2)目的：作為辨識資料和查詢檔案資料時的檢. 3.範例. 索點，題名是主要的識別資訊。. 在各項細則下，提供範例供參考，例如：. (3)關係：題名必頇加以命名，題名是獨立的，但所有題名元素是取決於它。. (1)全宗/合集層次：. (4)規則：包括一般規則，在全宗、合集和系列 Record of the War Labor Policies Board. 層次，題名是由 NARA 命名；在案卷層次則. Lou Henry Hoover Papers. 通常是由檔案資料產生者所指定；在單件層. Roosevelt Family Papers. 次則可以是正式的、產生者命名或是 NARA. Ernest Hemingway Collection. 指定。以下分別以全宗、合集、系列、案卷、單件層次，說明相關規則。例如機關檔案用. (2)系列層次. 27.

(9) 圖書與資訊學刊. 第 2 卷第 2 期(第 73 期). Quarterly Status Reports. Description)計畫。其後，以 2003 年 CUSTARD 計. Albert Einstein’ Letters. 畫的成果 DACS 作為其 RAD 第二版修訂的基礎，. Journal of Agricultural Research. 持續修改各章節條文規範內容，促使 RAD2 成為一份詳細、多媒體與多層次的檔案描述標準，且能. (3)案卷層次. 與國際檔案理事會 (ICA) 所訂定的 ISAD(G) 與. News clippings regarding ACOG. ISAAR(CPF) 等國際標準相容。 (Canadian. [Association of Central Oklahoma. Committee on Archival Description [CCAD], 2006) CCAD 於 2008 年提出 RAD 新版本， 2008. Governments]. 年版是徵詢加拿大檔案界對於 RAD 2 的修訂共識. Reports on Weapon System Design. 成果，使標準更具彈性，並能反映加拿大檔案館的 (4)單件層次. 描述實務。首先，新規則提供系列組成最高層次描. Triumph of the Will. 述的方法與指引；其次，新規則指引檔案全宗(個. Manual for Army Cooks. 人合集)與個別單件的描述；最後，CCAD 非常滿. NARA 在 LCDRG 的各項描述規則中，其描述. 意 2008 年版本加入原則性聲明，這些原則是象徵. 項目組成架構採用標準化組成，不僅提供描述項目. 檔案描述標準的概念性架構。主要原則有：檔案描. 的定義與目的、規則說明與範例，其特色在於提供. 述應符合使用需求、所有檔案資料(包括全宗、系. 包括必備、重複性、資料類型、權威值、適用層次、. 列、個別單件)的描述應整合成一套共同規則、尊. 限視聽資料、開放元素等項目的特性表。其中亦指. 重全宗是檔案編排與描述的基礎、必頇描述檔案資. 出每項描述項目適用的檔案層次，十分具體與明. 料的產生者以及描述要反映出編排層次系統等五. 確。. 大項。(Canadian Committee on Archival Description [CCAD], 2008). 三、加拿大 RAD 檔案描述規則. (二)RAD 架構與描述項目 (一)發展背景 RAD 規則的目的主要是基於傳統檔案原則，加拿大檔案界歷經 20 餘年努力，終於在 1993. 提供檔案資料描述一套一致性和共通性的基礎。所. 年完成加拿大檔案描述規則(Canadian Committee. 有規則皆可適用於全宗、系列、單件等層次，亦適. on Archival Description [CCAD], 1990)。RAD 依據. 用於文字性、圖像資料、視聽資料、動畫等載體。. 來源原則，用以產生查檢工具形式的檔案描述規. RAD 的架構主要區分為二部分：第一部分是處理. 則，其主要目的在於：(1)辨識檔案來源、產生時. 描述檔案本身的資訊；第二部分是處理決定標目和. 間、數量及其實體特徵；(2)提供行政管理資訊；(3). 建立檢索點的參照資訊。兩部分規則的處理皆從整. 提供檔案內容(薛理桂，民 93)。. 體性到特定性。(CCAD, 2008). 1998 年加拿大檔案描述委員會開始思考重新第一部分：描述. 修訂 RAD，其中接受美國檔案界邀請參與有關 APPM 相容於 EAD 的討論，共同在 2001 年參加 CUSTARD. 第一章是描述的整體性規則，再依資料類型依. (Canadian-U.S. Task Force on Archival. 次規範多媒體、文字性文書、圖像資料、製圖資料、. 28.

(10) 北美三種檔案描述內容標準之比較. 建築和工藝圖、動畫、聲音紀錄、電子文書、微縮. 可用在所有層級的描述上。高廣度是實體描述. 紀錄、物件、集郵文書以及個別單件等 12 章。第. 項的一部分，包含其他實體細節、尺寸以及件層級. 一章的描述項目，共有九項，簡述如下。(CCAD,. 的附件，高廣度是用來測量文件檔案的長度與精確. 2008). 計算照片或地圖的數量，高廣度項目中應說明資料有多少數量及擁有什麼。. 1. 題名與責任項 (Title and statement of. 6.出版者系列項 (Publisher’s series area). responsibility area) 此項目可在所有層級中描述。例如題名包含正. 僅在件層級描述，僅在出版或作家系列中特殊. 式題名與提供題名。如果檔案已有一個正式題名，. 的單元特徵中加以描述。. 則照錄。正式題名很少存在於全宗與系列層級，大 7.檔案描述項 (Archival description area). 多存在於案卷與件層級中，並且較常見於非文字資料中。如果沒有正式題名，則需基於全宗、副全宗. 全宗層級的行政歷史或傳記概略，亦可在系列. 或系列的內容提供一個題名。提供題名由一個名稱. 層級中應用。範圍與內容可在所有的層級中描述。. 項目(即產生檔案的個人、家族或團體)與代表檔案. 行政歷史應包含與某一單位有關的日期、功能職掌. 特質項目，以某一個人的全宗為例，全宗名稱可取. 的授權、範圍、先前與後來的組織團體、行政管理. 為 Joe Smith fonds 或 Jones Family fonds 等。. 關係及行政管理架構等。個人的傳記概略應包含名稱、居住地、教育、工作、生活與活動等項。. 2.版本項 (Edition area). 8.附註項 (Note area). 此項目僅在件(Item)層級描述。在超過一種的文件形式時，版本項才會被使用，共包含兩個項. 可用在所有層級的描述。提供原本描述項之外. 目：版本的聲明及與此版本相關的責任聲明，通常. 與檔案相關資訊的描述。. 版本項是使用於出版品中，但也可以用在未出版的 9.標準號碼項 (Standard number area). 文件上。. 唯有在件層級描述。例如已出版的 ISBN、. 3.特殊細節項 (Class of material specific detail. ISSN 或任何被認可的標準號碼。. area). 第二部分：檢索點. 可用在所有層級的描述上。例如製圖檔案、建築工藝圖的比例、設計、類屬等。. RAD 內容的編排，為提供檢索的標目與參見，簡述如下：. 4.產生日期項 (Date(s) of creation area). 1.檢索點的選擇(Choice of access points). 可用在所有層級的描述上。日期包含檔案資料最早以及最近的日期，在其描述的層次中依其單位. 檢索點的選擇有三大類：(1)來源檢索點：用. 被描述。. 於全宗及系列層級，包含人物、團體機構、家庭； (2)作者檢索點：用於系列、案卷、件的層級，用. 5.實體描述項 (Physical description). 29.

(11) 圖書與資訊學刊. 第 2 卷第 2 期(第 73 期). 人名、作者、題名、責任描述等；(3)其他非主題. 等載體類型，是選擇性使用的規則。. 檢索點。. 4.並列題名 (Parallel titles) 。 5.其他題名資訊 (Other title information) 。. 2.人物標目(Headings for persons). 6.責任敘述 (Statements of responsibility)：僅提供在單件層次的描述。. 如名字的選擇：不同名字之間的選擇(廣為人. RAD 2 之各項描述規則中，其描述項目組成. 知的名字、筆名)，相同名字不同形式的選擇(完. 架構與編碼系統並未一致。且版本、出版者系列、. 整、語言、手跡、拼字)。. 以及標準號碼等三項，皆僅提供單件層次描述時所 3.地理名稱(Geographical names ). 用。對於檔案產生者之重要來源資訊，以及編排系統的結構資訊，皆未能清楚說明與規範。. 選擇大家熟知與通用的地理名稱。. 參、DACS、RAD 與 LCDRG 之綜合比較. 4.機關團體標目(Headings for corporate bodies) 選擇的順序是：(1)機關團體發行的出版品中. 美國與加拿大兩國於 2001 年共同合作研擬檔. 所用的名稱；(2)參考來源中出現的名稱；(3)在全. 案描述內容標準，其後於 2003 年完成 DACS 草稿. 宗檔案中出現的名稱。. 後，因二國檔案描述實務作業的差異，導致美國檔案人員學會決定以 DACS 取代 APPM，並於 2007. 5.參見(Reference). 年成立 DACS 任務小組持續討論與維護。加拿大檔案描述委員會則以 DACS 作為 RAD 2 修訂的基. 針對人名、地名、機關團體的參見。. 礎，在 2008 年提出新版本。此外，在美國境內，. (三)描述項目的組成與編碼. SAA 雖積極邀請，但國家檔案暨文件署並未參與. RAD 的描述項目規則的組成，以第一章描述. DACS 任務小組，且該署自行訂定 LCDRG 的描述. 的整體性規則而言，主張是基於尊重全宗的檔案原. 指南。茲尌 DACS、RAD 和 LCDRG 三種檔案描. 則與國際標準書目著錄總則(General International. 述內容規範，分析比較如下。. Standard Bibliographic Description, ISBD(G))的架. 一、制定機構與應用. 構。共計九大項的規則中，除了一般性規則外，描述項目歸納為題名與責任項、版本項、資料特殊細. DACS 是 SAA 邀請加拿大 CCAD 所進行檔案. 節項、產生日期、實體描述項、出版者系列項、檔. 描述內容標準的跨國計畫成果，用以取代 APPM。. 案描述項、附註項、以及標準號碼項，各大項皆有. 2007 年 SAA 成立任務小組負責 DACS 的持續維護. 初步規則說明。. 工作。RAD 則是加拿大 CCAD 以 CUSTARD 成果，徵詢加國檔案界的意見後，在 2008 年提出 RAD. 以題名與責任項為例，其組成與編碼如下： 1.初步規則 (Preliminary rule) 。. 的新版本，並由 CCAD 持續維護。而 LCDRG 則. 2.專有題名 (Title proper) 。. 是美國檔案主管機關 NARA 所制定。. 3.一般資料命名(General material designation)：. 三種標準的應用方面，DACS 係由 SAA 與美. 包括多媒體、文字性資料、動畫、建築工藝圖. 國國會圖書館主導，採用 DACS 的機構包括國會圖書館、紐約州立檔案館、耶魯大學、享利福特博. 30.

(12) 北美三種檔案描述內容標準之比較. 物館等各類型檔案相關機構。而 LCDRG 則是. 要架構。DACS 是從檔案積累性與獨特性的資料特. NARA 作為永久檔案、聯邦和總統文書、以及受. 性為基石，LCDRG 則強調數位物件的描述與連結. 贈資料的描述作業規範。在加拿大方面，RAD 是. 關係，而 RAD 則以使用者需求為首要的原則。. 加國檔案管理界應用已久的描述規則，2008 年版. 三、描述標準的架構. 本亦是多年持續修訂的成果，同樣適用全國檔案管理單位。. DACS 整體標準架構共有檔案資料描述、產生者描述和名稱形式等三大部分，在第一部分檔案資. 二、檔案描述概念性原則. 料描述中，參考 ISBD(G)的 26 個項目，但尌描述. 三種檔案描述的標準在檔案描述概念性原則. 層次的規範，是採多元層次或單一層次描述方式分. 方面，有其差異性，分述於後。DACS 開宗明義以. 別說明，而不是視為一項描述元素，因此，總計包. 檔案的特性、編排與描述關係、檔案描述的特性以. 含識別、內容與結構、檢索與使用狀況、徵集與鑑. 及描述檔案產生者等四大面向，聲明的八項原則，. 定、相關資料、附註和描述控制等七大項、25 項. 系統化地闡述檔案的獨特性與唯一性，尊重檔案來. 描述項目。第二部分產生者描述包含了產生者名. 源原則的編排與描述之概念性基礎。此外，強調檔. 稱、行政歷史/個人傳記、以及權威紀錄，第三部. 案控制層次之重要性，描述必頇反映編排方法及其. 分的名稱形式則包含個人與家族、地理區域、機關. 層級關係，適用各種檔案資料型態與載體，通用於. 團體等名稱，主要參考 ISAAR(CPF)之國際檔案權. 團體、個人或家族等各種來源檔案，描述必頇呈現. 威紀錄標準。. 檔案多樣性與層級性，以及檔案資料產生者本身及. LCDRG 的整體規範架構是由檔案資料描述項. 其相關標目的描述等項原則。. 目和微縮產品元素二章組成。第一章的檔案資料描. LCDRG 在檔案描述導言中，指出檔案描述應. 述項目中，區分為檔案資料、組織、個人和數位物. 不限層次、不限載體，並包括檔案產生者與數位物. 件等四大部分的描述元素，並在檔案資料描述中再. 件。此外，並且強調檔案描述內容與產生者背景之. 細分為智能、實體和載體三大項。此外，並且強調. 間的連結關係，四大檔案控制層次間的層屬連結關. 檔案產生者與檔案資料描述紀錄、數位物件和檔案. 係，以及檔案描述與數位物件之間的關係。. 資料以及微縮產品與檔案資料之間的連結關係。. RAD 在 2008 年版新增概念性原則，以作為檔. RAD 在 2008 年版本的架構，以 RAD 第一版. 案描述的理論性架構，共計有五項，如下：(1)檔. 為基礎，雖參考 DACS 草稿，但仍以 ISAD(G)為. 案描述應符合使用需求；(2)所有檔案資料(包括全. 主要依據，RAD 的架構主要區分為二部分，第一. 宗、系列、個別單件)的描述應整合成一套共同規. 部分是處理描述檔案本身的資訊，第二部分是處理. 則；(3)尊重全宗是檔案編排與描述的基礎；(4)必. 決定標目和建立檢索點的參照資訊。第一章是描述. 頇描述檔案資料的產生者；(5)描述要反映出編排. 的整體性規則，再依資料類型依次規範多媒體、文. 層次系統等五大項。. 字性文書、圖像資料、製圖資料、建築和工藝圖、. 綜合前述三項標準的概念性原則，三種標準皆. 動畫、聲音紀錄、電子文書、微縮紀錄、物件、集. 以檔案來源理論、全宗原則以及尊重原始順序作為. 郵文書以及個別單件等 12 章。描述項目有：題名. 檔案描述的傳統，構成檔案描述除了內容(Content). 與責任敘述、版本、特殊細節、產生日期、實體描. 外，來源脈絡(Context)和檔案結構(Structure)的重. 述、出版者系列、檔案描述、附註、標準號碼等九. 31.

(13) 圖書與資訊學刊. 第 2 卷第 2 期(第 73 期). 大項。第二部分檢索點，則有人名標目、地理名稱、. 以 ISBD(G)國際書目著錄標準，分為檔案描述與檢. 機關團體標目以及參照等項目。. 索點二大部分，在檔案描述中先陳述整體規則，再. 綜合三種描述內容標準的架構，DACS 參考. 以資料載體，依次分別規範各種載體的檔案描述；. ISAD(G)和 ISAAR(CPF)國際檔案描述標準，包括. 整體架構未能具體突顯檔案獨特性與積累性的本. 檔案資料、產生來源和檢索點三大部分的描述資. 質，與檔案控制層次的結構。. 訊，兼顧客觀描述與主觀取用的描述面向，具體明. 四、描述項目. 確規範檔案內容、來源背景、和檔案結構的描述資訊。LCDRG 在檔案資料描述中強調檔案資料、組. 由前述概念性原則和規範架構分析比較，三種. 織、個人和數位物件的四大描述項目，除了反映檔. 標準皆強調檔案特性及檔案來源的重要性。以下以. 案來源原則外，亦能因應數位典藏與網路服務的資. DACS 的描述項目，對映 RAD 與 LCDRG，列表. 訊需求，規範數位物件的描述項目，並再次強調各. 比較如表 2。. 種描述資訊之間的連結關係。RAD 則延用第一版. 表2 DACS、 RAD 與 LCDRG 描述項目之對應 DACS 描述項目. 細項. RAD. LCDRG. 描述項目. 描述項目. 識別性元素參考代碼. 智能項目—數字. 典藏處所名稱與地址. 實體項目—典藏設備. 題名. 題名和責任敘述. 智能項目—題名. 日期. 產生日期. 智能項目—日期. 稽核數量. 實體描述. 實體項目—數量. 產生者名稱行政/傳記歷史. 智能項目—產生者檔案描述項—行政/傳記. 個人與組織等產生者描述項目. 歷史內容和結構內容與範圍. 檔案描述項—範圍與內容. 智能項目—附註-範圍與內容. 編排系統. 智能項目—附註-編排. 取用狀況. 智能項目—限制-取用限制. 實體取用. 同上. 取用技術. 同上. 檢索和使用. (續下表). 32.

(14) 北美三種檔案描述內容標準之比較. (接上表) DACS 描述項目. 細項. RAD. LCDRG. 描述項目. 描述項目. 重製與使用. 智能項目—限制-使用限制. 檢索工具. 智能項目—附註-檢索工具. 徵集與鑑定典藏歷史. 檔案描述項—典藏歷史. 智能項目—附註-典藏歷史註. 徵集來源. 智能項目—附註-移轉註. 鑑定與處置資訊. 同上. 預期增加相關性資料. 數位物件和微縮產品項目原件現存的位置複製品存放的位置相關檔案資料出版資訊. 附註項. 附註項. 智能項目—附註. 描述控制依據規則檔案人員與日期. 智能項目—描述者智能項目—描述日期版本項出版者系列(叢書) 標準號碼. 名稱形式人物與家族. 人物. 人物. 地理名稱. 地理名稱. 地理名稱. 機關團體. 機關團體. 機關團體語言特殊紀錄類型主題聲音類型. 尌檔案描述主要資訊，包括識別資訊(包括題. 內容與結構、檢索和使用、徵集與鑑定、相關資料、. 名、產生者、和行政歷史/傳記資訊等重要項目)、. 附註、描述控制等項目。DACS 與 LCDRG 皆規範. 33.

(15) 圖書與資訊學刊. 第 2 卷第 2 期(第 73 期). 細項描述項目，二者差異之處，是 LCDRG 將數位. 編碼等面向，DACS 是以美加二國在檔案描述內容. 物件和微縮產品項目，特別以專節或專章方式呈. 標準上共同努力的成果，直接取代 APPM，並由. 現。但相較之下，RAD 則少了部分識別資訊(參考. SAA 結合國會圖書館等重要檔案典藏機構專家與. 代碼、產生者）、編排結構、檢索與使用、徵集與. 學者組成任務小組持續關注，遵循檔案二百年來的. 鑑定等重要檔案描述項目；而版本項、出版者系. 來源理論基礎，配合 ISAD(G)與 ISAAR(CPF)二大. 列、和標準號碼等項目，則是參考 ISBD(G)的書目. 國際檔案描述標準最近修訂版本，具體規範檔案內. 標準，僅限於單件是出版品時使用。. 容、來源資訊、以及組成結構等三大重要面向的描. 在檢索點規範方面，DACS 提供人物與家族、. 述項目，並列舉 EAD 與 MARC 21 二種主要檔案. 地理名稱、機關團體等名稱形式規範；RAD 的檢. 結構標準的應用實例，DACS 最大缺失在於實務應. 索點有人物、地理名稱、機關團體；而 LCDRG 有. 用上，NARA 未參與 DACS 任務小組，也未採用. 地名、語言、機關團體、人物、特殊紀錄類型、主. 此標準於描述作業實務。. 題、聲音類型等項目。DACS 與 RAD 皆是以檔案. NARA 自訂的 LCDRG 描述規範，原則上亦符. 來源(包括作者資訊)等非主題性的名稱作為檢索. 合檔案來源理論與全宗原則的傳統，描述項目亦涵. 點選擇依據，而 LCDRG 則包括語言、紀錄類型、. 蓋檔案資料本質特性與檔案產生者，每一描述項目. 聲音類型和主題等非關乎檔案來源的標目。. 都提供特性表、目的與規則、和範例等一致性組成，但卻未有標準化的編碼，在描述作業時較不易. 五、描述項目的組成與編碼. 查找參考。但其特點在於將數位物件和微縮產品相. DACS 每一項描述項目的組成皆包含：描述項. 關項目專章規範，因應現今資訊網路發展與檔案服. 目名稱、目的與範圍、資訊來源、一般規則、選擇. 務的需求，且在項目特性表中，列出適用描述層. 性的細則、以及 EAD 與 MARC 21 的編碼範例，. 次，提供實務應用上的便利性。. 且採用一致性的編碼系統。RAD 2 中各項描述規. 而 RAD 雖亦以美加二國合作 DACS 為修訂基. 則中，其描述項目組成架構與編碼系統並未一致. 礎，但在 2008 年修訂版，加入以使用者需求為中. 性。LCDRG 每一描述項目是由：(1)元素特性表：. 心、適用各個控制層次、以尊重全宗為理論基礎、. 特性表中包括必備、重複性、資料類型、權威值、. 描述檔案產生者、以及描述要反應編排層次系統等. 適用層次、限視聽資料、開放元素等七項；(2)定. 檔案描述概念性原則。然整體檔案描述標準仍遵循. 義、目的、關係、和規則陳述；(3)範例等三大項. ISBD(G)的架構，描述項目的規範未能顯現檔案特. 組成。但各描述項目並未採用標準化的編碼系統。. 質，尤其版本、出版者系列、以及標準號碼等主要. 作為一標準規範提供遵循使用，DACS 採用一. 描述項目皆僅適用於單件層次；且描述項目的組成. 致性組成與編碼系統，較容易查找與使用；LCDRG. 沒有固定架構，亦沒有一致性編碼標準，作為檔案. 亦皆採一致性組成，但描述項目未使用標準化編碼. 描述規範與指引，並不容易查找與參閱。. 系統，然其元素特性表則提供實務上更可行的操作. 肆、結語. 性。反觀 RAD 除了在九大描述資訊提供初步規則，各個描述項目組成與編碼皆沒有一致性標準。. DACS 是美加兩國在檔案內容描述標準的跨. 綜合前述三種描述內容標準的制定與應用、. 國計畫成果，網羅二國檔案界的菁英共同討論與制. 概念性原則、整體架構、描述項目以及規則組成與. 定檔案內容描述標準。其後，SAA 在 2007 年成立. 34.

(16) 北美三種檔案描述內容標準之比較. DACS 任務小組持續發展，並作為長期維護 DACS. SAA 與 NARA 所制訂，造成分歧的情況，對於日. 該標準的執行團隊。該任務小組是由美國國會圖書. 後檔案資源的整合將有不利的影響。國內中文檔案. 館、各大學圖書館、檔案館和博物館共同組成，成. 描述內容標準的制定，組成任務小組是必要的過. 為美國地區檔案與手稿資料進行描述內容之規. 程，此小組建議由檔案學界和實務界共同組成，更. 範。然而缺憾的是 NARA 並未參與該任務小組，. 重要的是檔案主管機關—檔案管理局務需參與其. 該署所屬的國家檔案館亦未採用 DACS，而是採用. 中，將有助於標準訂定後的永續發展，以及各檔案. 自行制定的 LCDRG。. 典藏單位已建檔的檔案資源能夠資源分享。. 依據美加兩國在檔案內容描述標準的制訂經驗，可供我國日後在擬訂檔案描述標準時可以參. （收稿日期：2010 年 3 月 25 日）. 酌。美國地區目前有兩種檔案描述標準，分別由. 參考文獻薛理桂 (民 93)。國際與北美地區檔案描述標準發展現況。圖書館學與資訊科學，30(2)，59-68。 Canadian Committee on Archival Description. (1990). Rules for archival description. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists. Canadian Committee on Archival Description. (2006). Toward a second edition of RAD: A report. Retrieved March 15, 2010, from http://www.cdncouncilarchives.ca/RAD2_FinalReport.pdf Canadian Committee on Archival Description. (2008). Rules for archival description. (2008 version). Ottawa: Bureau of Canadian Archivists. Canadian Committee on Archives Description. (2009, July 25). Rules for archival description. Retrieved March 15, 2010, from http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html National Archives and Records Administration. (2008). Lifecycle data requirements guide. Washington: NARA. Society of American Archivists. (2004). Describing archives: A content standard (DACS). Chicago: SAA. Wilson, P. (1968). Two kinds of power: An essay on bibliographical control. California: University of California Press.. 35.

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