政治大學早期公文檔案數位掃瞄典藏與應用計畫

國立政治大學校務發展研究計畫

103 學年第 2 學期成果報告

政治大學早期公文檔案

數位掃瞄典藏與應用計畫

執行期間：103 年 4 月 1 日至 103 年 12 月 31 日

計畫執行單位：總務處文書組

計畫主持人：圖書資訊與檔案學研究所林巧敏

共同主持人：總務處林左裕總務長

計畫助理：王立勛

中華民國 103 年 12 月 15 日

中文摘要

檔案記錄了國家歷史發展的軌跡，也是當代政府機構知識累積的

成果。檔案數位化讓過去有限使用的檔案文獻能加速資訊傳播，大幅

提昇了檔案的應用價值。本計畫主要進行本校早期檔案之數位化作業，

本報告說明此批檔案數位化作業規劃及其建檔整理與影像掃瞄過程，

並說明此次檔案數位化成果與掃瞄物件內容特色，最終彙整本計畫執

行之校務檔案數位化內容成果，提出結論與建議供未來檔案應用與數

位工作參考。

關鍵詞：數位典藏；數位化；數位化作業；檔案數位化

Abstract

Archives recorded the historical tracks of a nation

development in which implied the intellectual outcomes of

our government continuous progresses. Archive digitization

not only accelerated the knowledge dissemination, but also

advanced the value of archives. The main propose of this

project is to proceed with the archive digitization of NCCU.

This report explained the digital procedure of this project.

The workflow, metadata format, digitalization standard, and

the data property were discussed. Finally, the conclusion

and suggestion of archives digitization are proposed to be

reference for archival access and digitalization plan.

Keywords：digital archive，digitization，digital procedure，

archive digitization

目次

中文摘要 ... I

目次 ... III

圖次 ... IV

表次 ... V

壹、 計畫背景 ... 1

貳、 計畫目標 ... 2

參、 計畫成果內容 ... 3

一、 數位典藏範圍 ... 3

二、 執行方式 ... 5

三、 數位掃瞄完成數量 ... 26

四、 數位內容分析 ... 27

肆、 經費運用 ... 36

伍、 績效成果 ... 37

陸、 未來發展建議 ... 39

參考書目 ... 41

圖次

圖 1 本計畫數位掃瞄作業流程圖 ... 9

圖 2 回溯建檔選項 ... 24

圖 3 鍵入公文資訊欄位 ... 25

表次

表 1 93-96 年回溯檔案目錄建置數量及經費一覽表 ... 3

表 2 待掃瞄之早期檔案數量統計表 ... 4

表 3 數位化作業方式比較分析表 ... 7

表 4 影像數位化辦理方式說明表 ... 10

表 5 掃描設備規格表... 12

表 6 metadata 欄位表... 16

表 7 本計畫完成檢核目錄筆數與掃瞄頁數統計 ... 27

表 8 本計畫經費執行率 ... 36

壹、計畫背景

公文檔案具有行政稽憑、法律信證、史料供證與學術研究價值，

不僅是機構決策過程的真實紀錄，更是後人瞭解機構發展歷史軌跡的

重要憑藉。但往往公文檔案數量隨著時間與業務開展，所需空間與儲

存成本與日俱增。現今電子公文系統的發展，降低新產生公文書管理

的空間成本，但為數龐大既存之紙本公文檔案，基於考量新舊公文檔

案之檢索與使用需求，多有進行數位影像掃瞄並結合公文系統提供查

詢使用，俾於發揮檔案提供稽憑與應用之價值。

本校檔案室設於文書組下，負責檔案管理，包括：點收、立案、

編目、保管、檢調、清理及庫房安全維護等。因應 2002 年起檔案法

及施行細則等相關子法之陸續施行，本校文書處理及檔案管理業務所

管有之檔案文書，應於規定期限前完成總數逾 23 萬件之檔案回溯建

檔，並賡續辦理現行檔案及具永久保存價值之檔案掃描作業。且本校

已於 2009 年 7 月 1 日實施電子公文線上簽核系統，同年 9 月通過檔

案管理資訊系統審核驗證，目前檔案管理均已資訊化，為提升公文查

詢與調閱效率，不僅新產生之公文書為電子公文形式，過去存在紙本

之公文書，亦需逐步辦理回溯影像掃瞄，以期達成永久檔案原件保護

與使用的便利性目標。

本校早期紙質公文檔案因經鑑定後，判定仍具有保存價值而未予

銷毀，但堆疊陳列架上之公文檔案，如無法有效提供檢索則形同不存

在。因此，有待藉由數位化方式，將原本紙質檔案轉置為數位化方式，

以便與現有公文系統結合提供檢索應用。故本計畫目的即在於將早期

產生仍須永久保存檔案，加以數位化並與既有之電子公文系統結合，

提供新舊檔案之查詢與檢索應用，發揮早期校務檔案內容之資訊價值。

貳、計畫目標

本計畫並非基礎研究，而是一項實務推動計畫，係藉由數位化實

務作業將早期文書檔案進行數位掃瞄後，匯入目前之電子公文系統，

提供校內師生查詢使用。本計畫期許完成之具體工作目標在於：

一、進行本校總務處文書組早期紙質檔案數位化標的之確認與數位

化格式及其著錄內容之討論。

二、整理並數位化本校總務處文書組早期具有典藏價值之公文檔

案，俾於未來典藏與流通使用。

三、將經過數位化之早期公文檔案，納入目前電子公文系統併同提

供檢索與調閱使用。

參、計畫成果內容

一、數位典藏範圍

本校管有紙本檔案約 36 萬件(附件另計 1,955 件)、電子檔案

133,823 件、光碟片 139 片。自民國 93 年起，本校曾以專案工讀方

式執行回溯檔案整理，至民國 96 年底完成，總計經費約 350 萬元。

另於 96 年底獲教育部頒贈金檔獎之獎金新台幣 100 萬元，部分用於

影像掃瞄作業，並於 97 年執行完畢，此後並無經費持續辦理回溯早

期檔案的數位化工作，造成年代近期檔案可由系統查詢，但早期檔案

仍以紙本作業，需要人工調閱，不僅造成文書工作負擔，且使用效率

不佳。

表 193-96 年回溯檔案目錄建置數量及經費一覽表

建置時程

完成檔案數量(件)

執行經費(元)

93 年

75,106

1,060,375

94 年

60,212

1,113,500

95 年

78,621

672,020

96 年

18,943

580,000(含整理)

合計

232,882

3,425,895

然本校早期檔案仍有相當數量有待回溯掃瞄作業，經與文書組清

點估計後，待掃瞄數量預估為 38,903 卷、370,864 件。本校所有待掃

瞄檔案數量預估如下：

表 2 待掃瞄之早期檔案數量統計表

年度

檔案目錄總筆數(案卷)

百分比

44

342

0.88%

45

991

2.55%

46

466

1.20%

47

764

1.96%

48

609

1.57%

49

797

2.05%

50

1074

2.76%

51

723

1.86%

52

875

2.25%

53

890

2.29%

54

1072

2.76%

55

862

2.22%

56

909

2.34%

57

947

2.43%

58

964

2.48%

59

1100

2.83%

60

1096

2.82%

61

1315

3.38%

62

1118

2.87%

63

1106

2.84%

64

1104

3.36%

65

937

2.41%

66

1189

3.06%

69

1960

5.04%

70

2305

5.92%

71

2418

6.22%

72

2283

5.87%

73

2276

5.85%

74

2364

6.08%

總計

38,903

100%

然本次經費並不足以完成所有待掃瞄數量，經與文書組討論，決

定數位掃瞄的考量，是根據使用需求與檔案破損程度做為優先處理的

主要因素，將有調閱需求者和破損不利保存者，優先在本次作業處理，

故以檔案庫房架上現存早期民國 44-49 年之檔案為主，檔案數量預估

約 3,969 件。

二、執行方式

數位典藏是以網際網路為媒介，以文化資產為內涵，利用資訊技

術為工具，所建置之數位資訊庫。因典藏內容與資訊技術兩者並重，

並具有高度依存性，不僅需要完整規劃建置過程，才能彰顯成效；更

需要適時導入具成本效益之工作流程與新技術成果，才能達到數位典

藏永續性與擴充性的目標。典藏之資訊需經人為處理，本計畫進行過

程，分為「制訂工作流程與規範」、

「影像數位化與 Metadata 建檔」

兩項工作程序完成數位典藏。進行過程說明如下：

（一）制訂工作流程與規範

1.實體物件的分析與造冊

進行實體物件的分析與選擇，需要瞭解需要數位化物件的保存狀

況、數量估計、材質尺寸、媒體形式，有時候並不是所有典藏物件都

要在第一時間進行數位化，基於經費與效益因素考量，需要衡酌典藏

物件的性質，根據藏品價值、使用者需求、原件保存的風險、智慧財

產權歸屬問題等原因，決定數位化的優先順序。一旦決定數位化標的

順序後，需將實體物件造冊列清單，並載明足以辨識該物件之特徵項

目與頁數。

本計畫一邊訪談瞭解實體物件數量形式，並釐清優先進行數位化

之標的範圍後，一邊編造需要數位化的物件清單。

2.決定數位化方式

對於文字性資料之數位化處理，需要根據物件特性與使用需求決

定數位化方式，如果是以典藏原貌為重點，較節省經費的方式是採影

像掃瞄或數位攝影方式，將物件掃成影像檔；如果是強調內容文字的

檢索需求，可以採用人工逐字輸入內文，或是以光學文字辨識(OCR)

轉置為文字檔方式，比較兩者適用狀況如下（表 3）：

表 3 數位化作業方式比較分析表

需求重點

數位化方式

比較分析

強 調 典 藏 原

貌呈現

影像掃瞄

數位攝影

1. 較節省經費與作業時間

2. 以影像檔保存可完整保留物件

原貌

3. 檢索以 Metadata 著錄內容為主

4. 對於較脆弱等不適合置於掃瞄

平臺之物件，可採數位攝影方式

強 調 內 文 檢

索性

人工輸入

光 學 文 字 辨

識(OCR)

1. 人工逐字鍵入，成本高且較為費

時

2. 可全文檢索，但系統呈現樣貌未

必是原樣

3. OCR 辨識率視原件內容文字特性

而定

4. 比較適合數量有限，又強調內容

全文檢索需求之物件

本計畫經實體物件狀況與數量分析後，對於本次處理標的的紙質

檔案物件，因考量有原樣數位保存物件之必要，且衡酌經費與時效性，

遂決定以數位掃瞄方式為主，依物件特性分別以平臺式掃瞄器或饋紙

式掃瞄器，進行數位化。

3.建立數位化工作流程

數位化是持續進行的工作，為確保不同時間以及各項工作參與者

對於數位化工作過程有一致的瞭解，需要研訂數位化工作手冊，說明

作業程序、步驟、規範、品質要求與檢核標準等事項，做為作業指導

原則與後續人員教育訓練參考。其工作流程包括：

（1）實體物件狀況分析與造冊

（2）訂定數位化規格

（3）評估數位掃瞄進行方式

（4）進行物件整理，包括拆卷、起釘、編碼、整平、分件等作業

（5）進行影像掃瞄程序

（6）掃瞄影像檢核與校正

（7）影像命名與匯入系統

（8）儲存媒體備份與安全維護

本計畫數位化工作程序與步驟，自掃瞄作業規劃、進行物件掃瞄

與最後影像檔匯入系統等完整作業流程，預為規劃並繪製作業流程圖

如下（圖 1）

：

圖 1 本計畫數位掃瞄作業流程圖

實體物件狀況分析與造冊 數位掃描規格 自行辦理 備妥機具並進行人員教育訓練 進行物件整理，包括拆卷、起 釘、編碼、整平、分件等作業 進行物件掃瞄 影像命名 校核影像檔正確否 存檔 儲存媒體外包裝之製作 匯入資訊系統 儲存媒體異地存放 開始 結束 不 正 確 否 是 掃 瞄 物 件 回 卷 正確 委 外 辦 理 辦 理 採 購 程 序

（二）影像數位化與 Metadata 建檔

1.決定影像數位化作業方式

數位化的作業方式，可以由本機關人員自行辦理或是委外由廠商

作業。如果需要數位化的資料數量較多，原有人力無法負荷，加上需

要用到的掃瞄設備價位較高時，大多會考慮採用外包方式進行數位化，

但是如果數位物件較為珍稀，且保存狀況不佳時，就不宜委外辦理。

自行處理檔案數位掃瞄作業，需要機構不同部門人力彼此配合，

齊心合作完成工作；如果採行委外辦理方式，需要預為擬訂掃瞄作業

要求，找尋合適的配合廠商。比較整理兩種作業進行方式，說明如下

（表 4）：

表 4 影像數位化辦理方式說明表

辦理方式 參與人員

負責工作

自行辦理 藏 品 管 理

人員

負責規劃影像數位化之材料範圍、數

量清理、作業流程規劃及人力調配等

事項。

資訊人員 負責協助掃描作業相關軟硬體之規劃

及設置，包含個人電腦、掃描器、印表

機、集線器、光碟燒錄器、區域網路架

設、電子檔案命名及影像檔儲存規劃

等事項。

務性工作。

委外辦理 藏 品 管 理

人員

負責對外招商，委由具專業經驗之廠

商負責辦理檔案影像掃描作業。

廠商

實際進行影像掃瞄工作。

本計畫因考量掃瞄標的是早期公文檔案，一方面不適合由廠商外

借在校外進行作業，雖然廠商執行的作業時程很快，但品質較難掌控；

另一方面此批文件紙質脆弱不適合廠商以低價競標作業方式進行，故

採用由校內聘按時計酬工讀生方式進行。

2.訂定數位化格式與作業規範

本計畫執行需要訂定之數位化格式規範，包括：檔案儲存格式

（TIFF、JPEG、GIF）

、影像解析度（200dpi-500dpi）

、數位檔案命名

原則與詮釋資料格式。但通常規範不是不變的標準，會隨著資訊技術

與時俱進，對於數位化的格式將會因應用途需求，產生三種格式數位

檔：

（1） 永久典藏級：檔案格式 TIFF、不壓縮、解析度 300-500dpi；

（2） 流通服務級：檔案格式 JPG、壓縮比 10:1、解析度

150-300dpi；

（3） 網路瀏覽級：檔案格式 GIF、原生影像不壓縮、解析度

72dpi。

衡量本計畫執行數位掃瞄之影像最終要匯入目前校方採用之電

子公文系統，因此，僅能參考國家型數位典藏計畫之規格建議，但匯

入系統以目前系統接受之 PDF 檔為之。

本計畫掃瞄設備不另外添購，以文書組原有設備使用，此兩台

SHARP 數位多功能影印機兼具影印與影像掃瞄功能，其規格說明如下：

表 5 掃描設備規格表

設備型號

設備功能

SHARPMX-354N

1. 型式：桌上型/落地型

2. 原稿尺寸：最大 A3

3. 輸出紙張尺寸：A3~A5R

4. 紙匣容量：1100 張(500 張紙匣 x2+100 張手

送台)、最大可擴充至 2100 張

5. 影印速度：每分鐘 26/35 張

6. 掃瞄方式：自動連續雙面送稿+平台式掃瞄

7. 解析度：200、300、400、600dpi

8. 相容性：TWAIN

9. 檔案格式：TIFF、PDF、JPEG

SHARP AR-M351U 1. 型式：落地型

2. 原稿尺寸：最大 A3

3. 輸出紙張尺寸：A3~A5R

4. 紙匣容量：2100 張(含手送台 100 張)、最大

可擴充至 3100 張(含手送台 100 張)

5. 影印速度：每分鐘 35 張

6. 掃瞄方式：自動連續雙面送稿+平台式掃瞄

7. 解析度：200、300、400、600dpi

8. 相容性：TWAIN

9. 檔案格式：PDF、TIFF、TIFF-F、TIFF-FX

影像掃瞄設定規格為：解析度 300x300，檔案格式為 PDF，色彩

模式為黑白。一般公文檔案解析度 300，已具有非常清晰的效果，但

色彩模式設定為黑白，是與文書組人員討論過後，認為一般公文書多

為黑白內容，僅有蓋章部分為紅色，如果選擇彩色模式，會造成檔案

體積過大，不利系統管理，故採用黑白模式已足敷所需。

掃瞄完成之電子檔採一件公文一個檔案名稱命名，檔案命名以日

期加流水號方式組合標記，以避免掃瞄檔案檔名重複問題。經掃描完

成之影像，需逐一進行校驗。若有遺漏或不符合要求之資料，應無條

件修正，直至合乎要求為止。檢查項目包括：

（1）影像品質是否不失真(原樣呈現) ，在原件清楚的前提下，

影像文字清楚。

（2）影像是否校正去除黑邊、陰影及雜點等。

（3）文件是否擺正，掃描影像歪斜度以中心線為基準，左右不可

超過一度。

（4）掃描內容是否完整，影幅邊緣是否切割到文字或文句；如果

是影像太大需要分為數部分掃描，經接圖完成後，應檢查

所有接縫處文字或圖形是否完整。

（5）文頁是否有所遺漏。

（6）檔案命名是否符合所定規範。

經過檢測完成之影像檔，轉錄於 DVD-R 光碟片，儲存以同一年份

同一分類號存置於同片光碟為原則。所有影像掃瞄完成之電子檔，以

品質優良之光碟燒錄機燒製光碟，以確保燒製之品質。燒錄後之光碟

片，印上本校全銜及資料名稱（例：國立政治大學《典藏資料數位化

掃描》

）、光碟編號、檔案格式及資料量等。

3.建立 Metadata 格式與建檔

對於數位化物件的內容需要利用詮釋資料(Metadata，又稱後設

資料或元資料)格式加以描述著錄，因應不同藏品特性需求，各專業

領域已發展各自之詮釋資料格式，Metadata 類型的歸納不乏相關著

作，可參閱中央研究院數位典藏系列圖書的整理。例如：描述政府資

訊之 GILS、描述檔案藏品之 EAD、描述博物館藏品之 CIMI 等，均是

基於不同物件需要描述的特性考量加以設計。Metadata 的建置過程，

通常經歷下列步驟：

（1）導入階段：選擇合適的 metadata，找出已被廣泛應用或接

受 的 標 準 ， 並 釐 清 本 身 採 用 metadata 的 目 的 ， 確 認

metadata 標準的應用範圍，然後分析資料元素的類目結構

與完整性，必要時對現有 metadata 資料元素進行修正或定

（3）管理及使用階段：記錄著錄過程的問題，衡酌需要可不斷維

護擴充 metadata。

一般檔案著錄之 metadata 格式，是採用都柏林核心集

1

（Dublin Core 簡稱 DC），或是檔案描述編碼格式

2

(EAD Encoded

Archival Description)，但本計畫所有檔案最後要匯入本校電子公

文系統，故而捨檔案專業採用之 metadata 格式，而是以本校公文系

統採用之《文書及檔案管理電腦化作業規範》有關文書與檔案管理

作業所需之欄位，其欄位名稱與內容說明如下：

1DC 源於 1995 年 3 月由國際圖書館電腦中心（OCLC）和美國超級電腦中心

（National Center for Supercomputing Applications, NCSA）所聯合贊助的 研討會，邀請五十二位來自圖書館、電腦、網路方面的學者和專家，共同研討 下的產物，目的是希望建立一套描述網路上數位資訊特色的方法，來協助資訊 檢索。因其具備描述物件之基本項目，故廣泛被使用在不同領域。

2_{EAD（Encoded Archival Description），為一種檔案描述格式，是專門設計}

用以描述檔案及手稿記錄，其發展始於 1993 年，加州大學柏克萊分校圖書館 (University of California, Berkeley Library) 首先開始發展此項標準，並 歷經許多檔案典藏單位共同參與研發而成。目前由美國國會圖書館（LC）所屬 的「網路發展與 MARC 標準處」（Network Development and MARC Standards office）與美國檔案人員學會（Society of American Archivists，簡稱 SAA）共同維護。EAD 是一個階層式的結構，用以詳實呈現檔案和圖書館的目錄 系統，協助典藏在圖書館與檔案館的手稿與檔案資源。

表 6 metadata 欄位表

欄位名稱 說 明 檔案目錄傳送名 稱 代碼;該筆紀錄之檔案係屬:Ａ案卷之檔案目錄彙送、Ｂ 案卷之檔案移轉目錄、Ｃ案件之檔案目錄彙送、D 案件之 檔案銷毀目錄、E 案件之檔案移交目錄、Ｆ案卷之檔案銷 毀目錄、G 案卷之檔案移交目錄、Ｔ案件之檔案移轉目 錄、X 分類表。 系統名稱 代碼 ;指資料來源之系統名稱， 1:公文管理系統 2:檔 案管理系統 月份 [01-12] 應用註記 文字;註記影響檔案提供應用之相關條約、協定或政策， 如捐贈後 15 年公開。若無特殊狀況則不著錄。 複製註記 代碼，Y:可複製，N:不可複製，Ｃ：部分限制 應用方式 代碼;１:紙本;２：線上瀏覽；３：儲存媒體；４：電子 郵件 併案註記 代碼;１:併同一案名;２：併同一案件。 基準項目編號 指共通性檔案保存年限基準項目編號 媒體編號 文字；電子媒體之編號。 計量單位 文字；如：頁、件、張、卷、幅、檔案或(其他)。 數量 文字；總頁數、總件數、總卷數或總檔案數，不含附 件，案卷層級為必要欄位。 紙本來文數量 文字；用以記錄改採線上簽核併同歸檔之紙本公文頁 數。 頁數 指檔案之頁數。 檔案路徑 指檔案之存放路徑。 檔案類別 指原生檔案型式，代碼；1:紙本檔案;2:電子檔案 檔案格式版本 指檔案所使用之格式定義之版本，如 Adobe Acrobat 6.0 等。 編碼方式 指文件之編碼方式，如 BIG5、Unicode 等。

保存狀況 代碼 ; 參見「附錄、代碼清冊」。 調整後之保存年限 依機關檔案保存年限區分表所定年限， 99 表示永久保 存，?表示未判定，定期則以數字表示之。 保存年限調整原因 代碼；Ａ：經微縮電子或其他方式儲存，Ｂ：仍具參考 價值，Ｃ：經檔案管理局核准延長者，Z：其他。 移轉註記 移轉(交)註記代碼 ; 參見「附錄、代碼清冊」。 人 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題之人名、機關 （構）或團體名稱等關鍵詞彙。 事 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題涉及之事項等關 鍵詞彙。 時 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題之時間。 地 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題之地點或地名等 關鍵詞彙。 物 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題之物件關鍵詞 彙。 行政施政知識分類 號 依據案卷內容，採行政院秘書處所編訂之施政知識分 類，擇選足以表達檔案主題之行政施政知識分類號。 其他 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題之其他關鍵詞 彙。 電子檔案清查結果 代碼，A1:正版檔案無法完整讀取; A2:副版檔案無法完 整讀取; A3:正副版檔案無法完整讀取; B1:正版檔案遭 竄改; B2:副版檔案遭竄改; B3:正副版檔案遭竄改; C1:正版檔案未銷毀;C2:副版檔案未銷毀;C3:正副版檔 案未銷毀。 電子檔案處理建議

代碼 ; A1:重製正版檔案; A2:重製副版檔案; A3:重製 正副版檔案; B1:正版檔案置入讀取設備; B2:副版檔案 置入讀取設備; B3:正副版檔案置入讀取設備;C1:重製 正版儲存媒體;C2:重製副版儲存媒體;C3:重製正副版儲 存媒體。 封裝檔資訊 文字，(電子檔案|電子影音檔案) 案名 文字，扼要表達案卷內容之名稱。案卷之必要欄位，現 行檔案以案件方式著錄時，亦為必要欄位。 並列案名 文字，著錄外文之案名。 其他案名 文字，如歷史檔案之案名錯誤或不明，無法表達其內容 涵義，除原案名照錄外，另於其他案名補充說明。 可參照之有關案卷 文字，著錄與案情相關之其他案卷名稱。 案由 文字，指扼要表達案件主旨或事由之文字。 並列案由 文字，外文案由。

其他案由 文字，補充說明案由。 有關案件 文字，相關案名、案由或檔號。 檔案產生及管有機 關 文字，描述檔案產生及管有機關、團體名稱、姓名 檔案有關機關 文字，描述檔案有關之機關、團體名稱、姓名 主要發文者 文字，主要發文機關名稱、或發文團體名稱、或個人姓 名。主要發文者及主要來文者，兩者之一為必要欄位。 主要來文者 文字，主要來文機關名稱、或來文團體名稱、或來文個 人姓名。 次要發文者 文字，次要發文機關名稱、或次要發文團體名稱、或次 要發文個人姓名 次要來文者 文字，次要來文機關名稱、或來文團體名稱、或來文個 人姓名。 主併文號 文字，併辦、彙辦之主要文號。 檔案分類 依各機關自行採用之分類表。 分類表 分類表使用機關,分類表啟用日期,分類表停用日期,分 類類目。 分類表使用機關 文字，指分類表之使用機關、團體名稱或姓名。 分類號啟用日期 年月日 分類表停用日期 年月日。 分類類目 記錄分類表之分類類目資訊。此欄位之屬性如下： 分類層級：代碼；1: 類，2：綱，3：目，4：節，5： 項，餘預留分類層級備用。 類目名稱 文字，指分類號之類目名稱。 內容描述 文字，指該類目涵蓋之業務檔案內容。 清理處置 文字，指檔案分類類目之清理處置方式，內容為（列為 國家檔案|機關永久保存|依規定程序銷毀|屆期後檢討 保存年限）。 舊分類號 分類號，指前一版本分類號。 舊分類號啟用日期 年月日，指前一版本分類號啟用日期。 電子或微縮編號 文字，電子或微縮之編號。 其他編號 文字，著錄足以識別或查詢該檔案之相關編號。 文件產生日期之年 制 文字，著錄該文件產生日期之年制，如聖祖康熙 23 年 則為「聖祖康熙」，如為民國年則空白。 文件產生日期 年月日，發（來）文日期、簽署日期。

案卷檔案迄止日期 之年制 文字，著錄該案卷內最晚之文件產生日期之年制，如聖 祖康熙 23 年則為「聖祖康熙」，如為民國年則空白。 案卷檔案起始日期 年月日，著錄該案卷內最早之文件產生日期，如聖祖康 熙 23 年 01 月 15 日為 0230115，民國 88 年 01 月 15 日 為 0880115。 案卷檔案迄止日期 年月日，著錄該案卷內最晚之文件產生日期，如聖祖康 熙 23 年 12 月 31 日為 0231231，如民國 88 年 12 月 31 日為 0881231。 正版檔案 媒體編號,檔案路徑,檔案名稱,檔案大小，指正版電子 媒體之編號、檔案路徑、名稱及其大小。 副版檔案 媒體編號,檔案路徑,檔案名稱,檔案大小，指副版電子 媒體之編號、檔案路徑、名稱及其大小。 本文電子檔 媒體編號,檔案路徑,檔案名稱,檔案大小，檔案格式， 檔案格式版本)，指公文本文電子檔之媒體編號、檔案 路徑、名稱、大小、軟體格式及軟體格式版本。 附件單位 文字，附件之計量單位，如:頁、件、張、捲、幅或其 他。 附件紀錄 附件名稱，媒體型式，附件數量，附件單位。 附件檔案 媒體編號,檔案路徑,檔案名稱,檔案大小,檔案格式,檔 案格式版本,編碼方式，附件檔案之媒體編號、檔案路 徑、名稱、大小、軟體格式、軟體格式版本及編碼方 式。 外觀細節 文字，著錄媒體型式檔案之外觀細節，如製作地圖之比 例尺、電影片之片幅或錄影帶之音軌等。 主題 依據案卷內容，擇摘足以表達檔案主題之關鍵詞彙著 錄，包括該案卷內容涉及之事項或主題、人名、機關 （構）或團體名稱、地點或地名、時間及行政施政知識 分類號等詞彙。 複製限制 文字，是否可提供複製或部分複製之註記說明，如附件 名冊不提供複製。 附註 著錄各項目或其他需要解釋及補充之事項，包括複製品 註、重製資訊註、檔案現況註、語文註、典藏歷史註、 檔案徵集組、相關出版品註、館藏註及一般註等。 史政機關代碼 機關代碼。 核准銷毀文號 文號，指檔案之核准銷毀文號。 銷毀日期 年月日，檔案之銷毀日期，包括年、月、日。 延長移轉屆滿日期 年月日，延長移轉期限屆滿之日期，包括年、月、日。 移轉日期 年月日，檔案之移轉日期，包括年、月、日。

移轉文號 文號，指檔案之核准移轉文號。 移交機關代碼 (機關代碼)，指移交機關代碼。 接管機關代碼 (機關代碼)，指接管機關代碼。 移交日期 年月日，指檔案之移交日期，包括年、月、日 移交文號 文字，指檔案之移交文號 解密日期 年月日，機密檔案解密之日期，包括年、月、日。 浮水印 (文字,檔案名稱)，指浮水印之文字內容及儲存之檔 案。 承辦人員 姓名 承辦人員職稱 職稱 會辦單位 (文字) 會辦人員 (姓名) 會辦人員職稱 (職稱) 電子封裝檔 (封裝檔電子簽章,封裝檔內容)，為各個封裝檔 XML 之 Body 封裝檔電子簽章 (Signature,加簽時間)，Signature 為電子檔案加入詮 釋資料後，以機關憑證或應用軟體專屬憑證加簽之電子 簽章，並以加簽時間記錄電子簽章之時間資訊。 加簽時間 記錄封裝檔電子簽章及檔案管理單位點收簽章之時間資 訊，此欄位之屬性清單如下： Id：指定 XML element 於該 XML 檔案中之唯一識別 號。 封裝檔內容 封裝檔資訊,詮釋資料,補簽追認,為封裝資料之主體。 此欄位之屬性如下： Id：指定 XML element 於該 XML 檔案中之唯一識別 號。 案件 參見公文檔案管理傳輸格式 案卷 參見公文檔案管理傳輸格式 電子檔案 記錄線上簽核公文從收創文到檔案管理單位歸檔點收確 認之所有簽核及簽章資料 檔案管理單位點收 簽章 檔案管理單位點收確認後，所附加之電子簽章，並以加 簽時間記錄電子簽章之時間資訊。 文稿簽核頁面 轉出之簽核頁面及頁面內之簽核物件資訊。此欄位之屬 性清單如下： 1. Id：指定 XML element 於該 XML 檔案中之唯一識別

其它電子影音檔 非紙本掃描影像之其它電子影音檔案資訊。 影音檔群組 記錄同一份文稿的電子檔案資訊，包含其附件電子檔。 此欄位之屬性如下： 群組名稱：該群組的名稱。 電子影音檔案 紙本公文歸檔後，掃描完成之正版影像及其它電子影音 檔案資訊。此欄位之屬性如下： 文號：參見「基本欄位定義之文號說明」 歸檔掃描影像 紙本公文歸檔後掃描完成之影像。此欄位之屬性清單如 下： 1. 群組數：頁面群組總數。 2. 總頁數：所有頁面群組之頁數加總。 頁面群組 此欄位之屬性清單如下： 1. 頁數：此群組下之檔案頁數。 2. 檔案數：此群組下之檔案數量。 3. 群組名稱：此群組之名稱。 4. 群組型別：此群組之型別，如本文或附件。 電子影音檔案資訊 檔案名稱,檔案大小,檔案格式 附件電子檔清單 公文附件電子檔案清單。此欄位之屬性如下： 數量：附件電子檔案數量。 附件電子檔 附件電子檔案資訊。此欄位之屬性如下： 附件名稱：該附件之名稱。 浮水印註記 文字，指電子影像檔案是否提供浮水印處理，例：顯 性、隱性。 遮掩註記 文字，指電子影像檔案是否提供遮掩處理，例：遮掩。 送歸日期 (年月日,時分)，指公文辦畢後送檔案管理單位日期。 點收日期 (年月日,時分)，指檔案管理人員點收日期。 退文日期 (年月日,時分)，指檔案管理人員退文日期。 退文原因 文字，退文原因註記說明。 受退單位 文字，接受退文之單位名稱。 立案日期 (年月日,時分) 編目日期 (年月日,時分) 目錄維護日期 (年月日,時分) 清查日期 (年月日,時分) 調閱日期 (年月日,時分) 目錄轉出日期 年月日 電子檔案產生日期 年月日 電子檔案確認日期 年月日 歸還日期 (年月日,時分)

媒體製作日期 (年月日,時分) 申請日期 (年月日,時分) 應歸檔日期 年月日 應歸還日期 年月日 稽催逾期未歸檔日 期 年月日 稽催逾期未歸還日 期 年月日 延後歸檔日期 年月日 延後歸還日期 年月日 應用日期及時間 (年月日,時分)，指檔案提供申請者應用的日期及時 間。 應用者之個人資料 文字，指應用者之姓名、聯絡電話、email、聯絡地址 等。 硬體環境 文字，指電子檔案所使用之硬體環境描述。 軟體作業系統 文字，指電子檔案所使用之軟體作業系統描述。 資料庫系統 文字，指電子檔案所使用之資料庫管理系統描述。 轉置時間 (年月日,時分)，指電子檔案轉置之日期及時間。 轉置說明 文字，指電子檔案轉置之格式、原因及相關軟硬體配置 之描述。 轉置紀錄 轉置時間,轉置說明 更新時間 (年月日,時分)，指電子檔案更新之日期及時間。 更新說明 文字，指電子檔案更新之儲存媒體、原因及相關軟硬體 配置之描述。 更新紀錄 更新時間,更新說明 備份時間 (年月日,時分)，指電子檔案備份之日期及時間。 備份說明 文字，指電子檔案之備份格式、原因、份數及相關軟硬 體配置之描述。 備份紀錄 備份時間,備份說明 詮釋資料建立者及 修改者 姓名，指對詮釋資料進行新增、更新及刪除功能之最新 人員姓名。 電子檔案產生者及 修改者 姓名，指對電子檔案進行新增、更新及刪除功能之最新 人員姓名。 異動人員 姓名，指對詮釋資料或電子檔案辦理新增、更新及刪除 之異動者。

作業事項 文字，指系統執行電子檔案更新轉置等作業項目。 異動內容 文字，指對電子檔案新增、更新及刪除之異動內容。 作業紀錄 (異動人員，異動日期及時間，作業事項，異動內容)* 應用時間 (年月日,時分)，指應用者申請檔案應用之日期與時 間。 應用目的 文字，指應用者申請檔案應用之目的。 應用紀錄 應用時間，年度號，分類號，案次號，卷次號，目次 號，應用目的 歸檔人員 姓名 點收人員 姓名 退文人員 姓名 立案人員 姓名 編目人員 姓名 目錄維護人員 姓名 掃描人員 姓名 清查人員 姓名 調閱人員 姓名 目錄轉出人員 姓名 歸還人員 姓名 媒體製作人員 姓名 申請人員 姓名 審核人員 姓名 核准使用群 文字 核准使用者 姓名 實體附件儲存位置 文字 電子檔案名稱 文字 案件清單 於案卷下呈現案件清單，案件清單列出該案卷下所有之 案件資訊。 案件資訊 年度號,分類號,案次號,卷次號,目次號,檔案路徑,電子 檔案名稱 併案 記錄併案資訊。此欄位之屬性如下： 併案關係：註記為母文或子文。 受移轉機關金鑰信 封 記錄檔案加密演算法、以及加密密鑰資訊。

EncryptionMethod 記載資料及金鑰傳輸加密方式，採 XML Encryption 規 範，此欄位屬性如下： Algorithm：金鑰傳輸(Key Transport)使用的演算法， 採 XML Encryption 規範。 EncryptedKey 加密密鑰資訊，採 XML Encryption 規範。 CipherData 加密後資料，採 XML Encryption 規範。 KeySize 加密用金鑰長度，採 XML Encryption 規範 。 OAEPparams 以 RSA-OAEP 作為金鑰傳輸加密演算法時，該演算法使 用參數，採 XML Encryption 規範 。 CipherValue 密文，原始資料(明文)經加密處理後，產生之密文，採 XML Encryption 規範 。

根據著錄欄位，著手開始根據掃瞄檔案物件逐一輸入欄位，部

分欄位為作業程序，由系統自動產生，不由人工輸入。由於本計畫

屬回溯建檔，故在電子公文系統中與現行文書歸檔作業方式有異，

在回溯歸檔功能中，對於無法在公文管理系統新產生取號的公文，

以回溯建檔方式將公文歸檔，其操作步驟如下：

（1）點選回溯建檔，系統開啟建檔畫面。

圖 2 回溯建檔選項

（2）直接在畫面中輸入公文資訊。

圖 3 鍵入公文資訊欄位

（3）最後點選右下方確定，完成回溯建檔作業。

三、數位掃瞄完成數量

本次回溯建檔過程，亦併同清點檔案原件與現有檔案目錄筆數是

否核實，經清點作業發現多件檔案與管理系統目錄中並無建檔資料，

但庫房有實體檔案，分別找出民國 44 年有 114 件、45 年有 16 件、

46 年有 80 件、47 年有 225 件、48 年有 129 件、49 年有 50 件新增檔

案，總計 614 筆，約佔本次檔案整理總筆數之 15.5%，可見檔案經實

體影像掃瞄，可發覺過往依據檔案清單建檔更精確之目錄筆數。

經本計畫清點與影像掃瞄完成之檔案整理總數、影像掃描上傳總

頁數、經清點新增檔案筆數，以及新增影像掃描頁數等數據，統計彙

整如下表：

表 7 本計畫完成檢核目錄筆數與掃瞄頁數統計

年度

檔案整理總筆

數(含新增檔案

目錄筆數)

影像掃描上傳

總頁數(含新增

影像掃描頁數)

新增檔案目錄

筆數

新增影像掃描

頁數

44

342

2,246

114

472

45

991

4,175

16

52

46

466

1,484

80

246

47

764

3,573

225

828

48

609

3,931

129

400

49

797

1,352

50

176

總計

3969

16761

614

2174

四、數位內容分析

檔案可以表現出時代精神、歷史脈絡以及校務舉措，經本計畫掃

瞄完成之各年度檔案內容概況，分述重點並檢附部分檔案影像內容如

下：

（一）44 年度

此時正屬在臺復校草創時期，各項校務待興，故檔案內容也與校

務制度創建與硬體建設有關，如入學考試、獎勵研究方法，另外最大

宗之檔案為攸關本校人員個人權益之各項申請或補助檔案，包括教育

補助費、生育補助費、獎學金、學籍證明等，此外，也有不乏反映時

代背景之檔案內容，如復員青年軍升學方法、令採用三民主義為教材

等。

（二）45 年度

本年為本計畫檔案整理總筆數最多之年度，延續復校之始的建設

工作，檔案內容多與學校行政推動業務有關，如校內規範通告事項、

教員升等意見、聘任教授等，另本年度有大量的學生獎學金、清寒補

助金之檔案，可見此時校務行政已進入穩定發展階段。

檔號：45-020201-1-1-6-0450000674

檔案日期：民國 45 年 7 月 28 日

檔案內容：教育部來函為本校政治研究所設政治學博士學位研究生名

額並甄試國內外得有關相關學科碩士學位者繼續研究並依

法授予博士學位由

檔號：45-020305-1-1-9-0450000876

檔案日期：民國 45 年 10 月 11 日

（三）46 年度

本年度檔案內容特色為校園規劃相關業務多有著墨，內容多為總

務、庶務事項，如修繕預算、校園建設規劃、土地徵收等，另有許多

與各機關往來函文，如參加學會、函知本機關新訊、辦理交流參訪事

務等。

（四）47 年度

校務建設中重要的檔案是美援資源挹注，如四維堂於本年度施工

落成，從檔案上也看到許多紀錄，因此總務類檔案居多，另人事類檔

案數量仍十分龐大。

（五）48 年度

因遭逢八七水災，不少公文與救災時間停止一切宴會、救濟物資

發送等通函事項有關，另本校也因畢莉颱風導致山洪爆發，校園風災

損失嚴重，需進行重修工程，可從檔案記載看出當年政府面對災損的

因應政策。

（六）49 年度

留存檔案仍以總務類檔案為大宗，該年仍有許多建設欲大興土木，

如指南新村、學人住宅、僑教宿舍、社資中心等，另人事類檔案比例

仍高，如轉學事宜、兵役緩徵、退學等。

檔號：47-045130-1-1-67-0470000528

檔案日期：民國 47 年 4 月 24 日

檔號：47-050211-1-1-55-0470001058

檔案日期：民國 47 年 9 月 30 日

檔案內容：茲為響應支援金馬運動會希本校春節勞軍例每人各捐獻新

台幣五元以慰戰線三軍將士

檔號：47-010204-1-1-19-0470001432

檔案日期：民國 47 年 12 月 18 日

檔案內容：為本校經校務會議通過提名陳大齊先生為院士候選人檢附

表件電請查照由

檔號：48-050410-1-1-13-0480001127

檔案日期：民國 48 年 8 月 17 日

檔案內容：為中央公職員工本人食油配量自本年九月份起每人加發

0.375 公斤函請查照辦理由

肆、經費運用

本計畫的補助金額為新臺幣壹拾萬元整（NT＄100,000 元），為

求完成影像掃瞄數量為最多，經費均用於數位掃瞄作業操作之按時計

酬工讀金，已執行經費為新臺幣玖萬玖仟玖佰玖拾陸元整（NT＄

99,996 元）

，經費執行率高達 99.99%，全案執行率應屬百分百完成。

經費執行情形如下表：

表 8 本計畫經費執行率

項目

預算額

執行額

執行率

計畫助理費

33,750

150 元 x25 小時 x9 個月

=33,750

99.99%

影像掃描費

(工讀生)

66,250

(115 元 x559 小時)+1961 元

(健保補充費)=66,246

伍、績效成果

本校公文檔案經數位掃瞄予以典藏，預期未來可發揮下列功能：

一、 有助於豐富本校校務發展相關檔案紀錄之典藏與持續使用，可

供後續業務參辦與校史研究參考。

二、 保留本校校務相關珍貴史料紀錄，在現今時空為後人留下彌足

珍貴之校務發展軌跡。

三、 檔案數位化有助於檢索與便捷應用，可提昇公文檔案之應用價

值。

本計畫首先透過訪談文書管理人員，瞭解實體物件形式與數量，

並釐清目前公文系統作業現況後，著手編造數位化物件清單；同時規

劃數位化作業流程與數位掃瞄規格需求，由計畫助理與工讀生進行數

位資料整理、影像掃瞄與掃瞄後影像檢核作業。施作過程為九個月，

但本校待數位掃瞄公文數量尚未全數完成，後續仍有待持續回溯掃瞄

工作的推動，目前已掃瞄完成者，陸續上傳系統，提供檢索查詢使用，

事實上也開始發揮使用效益，例如本校今年五月在臺復校六十週年檔

案展，也從本次早期校務檔案影像資料中找出展件輸出影像，提供展

場展示利用。此外，本計畫執行結果將持續發揮之效益在於：

一、檔案檢索與數位內容瀏覽，不受時地限制

完成影像掃瞄之本校公文檔案，可提供使用者透過網際網路，不

限時間與地點，只要上網登入政大電子公文系統即可線上查詢公文檔

案目錄，如有需要可進一步經由系統權限控管提供線上瀏覽內容影像，

將過去只能限於工作人員上班時間的檔案調閱方式，提升為線上不受

時地的檢索服務。

二、數位影像匯入公文系統，提供檔案多元檢索方式

經影像掃瞄與建檔匯入系統的公文檔案，不限於早期必須以文

號檔案對照方式查詢檔案的侷限，公文系統允許使用者透過單一欄位

查詢有概念意義的索引欄位，也可以允許組合多個特定檢索欄位的檢

索方式，提高文書檔案檢索的精確率與查全率，讓使用者可多元便捷

的善用系統檢索功能。

三、縮短檔案調閱時間，提升文書作業績效

過去紙本公文調閱需經查詢系統列印調閱單後，始能瀏覽案卷，

經數位化之公文檔案，可直接線上查詢後，線上申請調閱，如屬本身

承辦業務可逕行瀏覽影像檔，如為非承辦業務，亦可經由線上申請程

序即時完成線上閱覽准駁作業，大幅縮短調卷時間，可有效提升公文

作業時效。

四、數位化提供另類資料備份的方式，降低唯一性保存風險

數位化目的之一，固然是減少對於原件調閱的損害，藉由數位化

達到資料異地備份的功效。本計畫影像掃瞄完成之公文檔案可複製多

份分存，降低孤本保存的風險。雖然數位媒體的保存持久性問題，尚

無一勞永逸的解決方式，但在數位科技的迅速發展與普及下，以數位

方式儲存資訊是未來發展趨勢，數位典藏增加備份資料分擔風險是目

前有效的作法。

陸、未來發展建議

綜合本計畫執行過程經驗與期末審查者意見，建議未來發展建議如下：

一、賡續進行檔案數位掃瞄工作，完成所有檔案數位化工作

根據目前文書組估算尚未數位掃瞄之民國 50 至 74 年檔案件數為

34,934 件，尚未進行數位化之檔案資料，建議應爭取校內或校外相關

經費來源，賡續完成數位化工作，以加速此部分檔案內容的檢索應用

與加值服務。

二、開發校務檔案內容資訊價值，提供數位人文研究

檔案資料記載著許多人類珍貴的文化資產，以及歷年社會生活

的共同記憶，檔案數位化之後藉由檢索系統，可加速檔案內容知識

的傳播。往昔人文學者憑藉史料典籍以個人之力所能涉獵的資料廣

度或有不足，因此所論多專，難於遍蒐長時期、跨時代、跨區域的

資料，亦難以與其他主題研究學者進行跨主題合作，如今各種典藏

資料庫可提供檢索，使跨年代與主題研究成為可能，可推動較全觀

性之研究議題。本校校務檔案可提供校務行政與高等教育發展等研

究素材，未來可結合學校其他領域學者（如：歷史學、教育學、公

共行政等）自檔案文件挖掘研究議題，產出研究成果供教學與學術

應用。

三、研議數位檔案加值應用方向，以發揮檔案產品價值

檔案藉由數位化方式，透過各種加值，將可創造文化產值，不僅可促

進資訊流通；並可採多元呈現方式，創造檔案價值，增進大眾對檔案

的認識。在「顧客導向」的現代社會，加值處理需瞭解使用者的需求，

配合進行檔案加值處理的整體規劃，故需從檔案內容進行主題選擇，

考慮檔案使用者對不同主題的需求，進行檔案加值。經常運用的檔案

加值做法為：出版品、展覽、主題網站、電子書與紀念品等方式配合

運用。例如：錄影音帶類檔案加值呈現方式，可進行圖集、與圖錄製

作，開發製作多媒體教材等。攝影類檔案加值呈現方式，可製作各類

文宣品、老照片說故事、影像短片或懷古影集、製作 E 卡或將檔案影

像置入各種紀念品中。建議未來可籌組檔案加值創意小組，依據典藏

檔案特色與數量，並考慮市場取向，擇選適當之主題範圍檔案，進行

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附錄：數位掃瞄典藏檔案目錄

註 1：粗體為此次清查新增之檔案目錄清單。

註 2：案件名稱基於業務或關涉隱私考量僅呈現前 10 個文字，如需

參閱完整案件名稱，可於本校公文系統登入帳號密碼後進行查

詢。

一、44 年度

年 分類號 案 卷 目次 文號 主旨 44 020105 1 1 2 0440001021 函請見示貴校院原有 44 020110 1 1 1 0440000361 為本報讀者詢問貴校招 44 020110 1 1 5 0440000766 函請惠賜最近有關校務 44 020110 1 1 6 0440000973 函請邀約專家編譯人事 44 020110 1 1 3 0440000264 懇賜貴校概況暨有關資 44 020203 1 1 1 0440000934 為徵求函於日本所召開 44 020206 1 1 1 0440000617 據呈為高雄縣立林園初 44 020206 1 1 3 0440000840 准外令部玉行政院秘書 44 020206 1 1 4 0440000734 為獎勵研究著作檢送該 44 020206 1 1 5 0440000153 示由本校計畫於大學部 44 020206 1 1 6 0440000488 抄送學術研究獎勵辦法 44 020206 1 1 7 0440000672 為令仰採用三民主義基 44 020303 1 1 39 0440000792 令遞補甲乙組成績次優 44 020306 1 1 6 0440000983 為請更正畢業年度並另 44 020306 1 1 5 0440000881 函各校院補取試讀生具 44 020306 1 1 1 0440000722 港澳學生余OO一名已 44 020401 1 1 3 0440000580 為代同學張OO申請證 44 020402 1 1 6 0440000172 請發畢業證明書由。 44 020402 1 1 8 0440000943 令知國立政治大學三十 44 020402 1 1 9 0440000379 為天O原名善O畢業於 44 020402 1 1 2 0440000528 准函囑查明高考及格人 44 020504 1 1 2 0440000854 為有關方面建議中央設 44 020504 1 1 3 0440000609 '國歌'及'國旗'之 44 020504 1 1 4 0440000721 為提示專科以上學校三

年 分類號 案 卷 目次 文號 主旨 44 020509 1 1 1 0440000198 為徵詢高等及普通考試 44 020702 1 1 9 0440000691 高考有關類科及格者可 44 020702 1 1 2 0440000775 請解釋新聞事業一 44 020702 1 1 4 0440000975 為國立政治大學研究部 44 020702 1 1 7 0440000604 索貴校本年研究所 44 020702 1 1 5 0440000518 據呈該校研究部四十四 44 020703 1 1 17 0440000946 據呈送本年度參加聯合 44 020703 1 1 27 0440000647 為檢送新生廣OO等報 44 020703 1 1 18 0440000630 通知王OO准以邊疆等 44 020703 1 1 14 0440000706 呈送本校四十四年度新 44 020703 1 1 5 0440000736 據呈旅泰學生呂OO未 44 020703 1 1 6 0440000692 令知旅泰學生呂OO仰 44 020703 1 1 22 0440000855 為大專畢業生留學考試 44 020703 1 1 11 0440000427 為台中師範學校畢業籍 44 020703 1 1 19 0440000393 為廢止四十一年度公布 44 020703 1 1 9 0440000410 請惠寄四十四年度招生 44 020703 1 1 4 0440000386 為拓具本會關防印模報 44 020703 1 1 8 0440000373 為定期舉行第二次常務 44 020703 1 1 7 0440000693 請融通僑生呂OO入學 44 020703 1 1 12 0440000822 奉令為會商五校院新生 44 020703 1 1 26 0440000924 四十四年度五校錄取新 44 020705 1 1 16 0440000803 令知港澳學生董OO准 44 020705 1 1 4 0440000892 為復僑生董OO一員志 44 020705 1 1 14 0440000804 令知港澳學生王OO准 44 020705 1 1 12 0440000842 為檢送港澳學生董OO 44 020705 1 1 5 0440000737 令知港澳學生程OO准 44 020705 1 1 15 0440000786 另知港澳學生鍾OO轉 44 020705 1 1 18 0440000789 令知香港學生馬OO准 44 020705 1 1 11 0440000910 為檢送港澳學生衛OO 44 020705 1 1 13 0440000784 該生准予轉入台灣省立 44 020705 1 1 9 0440000865 令知港澳學生衛OO游 44 020705 1 1 19 0440000816 令知港澳學生莊OO准 44 020705 1 1 8 0440000858 准函檢寄僑生王OO志 44 020706 1 1 1 0440000513 為准函囑借教室以作報

年 分類號 案 卷 目次 文號 主旨 44 030203 1 1 11 0440000456 據該校呈以研究生申請 44 030203 1 1 18 0440000102 大專學校慰問陸軍官校 44 030203 1 1 3 0440000944 關於本年度聯合招生各 44 030203 1 1 1 0440001004 為役男免禁役緩征處理 44 030203 1 1 25 0440001034 為函覆申請緩征名冊內 44 030203 1 1 16 0440001033 函送士林北投兩鎮學生 44 030203 1 1 4 0440000961 函請於本年十二月七日 44 030203 1 1 26 0440000217 檢送預官聯絡小組第三 44 030203 1 1 19 0440000375 函送預官訓練聯絡小組 44 030203 1 1 17 0440000083 為奉院令後備軍人暨國 44 030203 1 1 24 0440001050 准內政部函送國防內政 44 030203 1 1 27 0440000918 為函送各大專院校試讀 44 030203 1 1 13 0440000549 召開專科以上學校畢業 44 030204 1 1 10 0440000782 為准函展限申請補助清 44 030204 1 1 11 0440000702 為訂定基隆市江蘇同鄉 44 030204 1 1 36 0440000940 為貴校申請本縣本學期 44 030204 1 1 15 0440001009 准電送學生陳OO等申 44 030204 1 1 31 0440000916 貴校大學部始業凡一年 44 030204 1 1 13 0440000768 函復一年級新生獎學金 44 030204 1 1 18 0440000266 據呈送革命抗戰學生戴 44 030204 1 1 33 0440000797 為令知分配該校助學金 44 030204 1 1 4 0440000845 為本縣清寒優秀學生獎 44 030204 1 1 9 0440001027 關於革命抗戰功勳子女 44 030204 1 1 26 0440000945 貴校學生申請本縣獎學 44 030204 1 1 14 0440000912 函送本府本學年度上期 44 030204 1 1 17 0440000611 據軍友社設置獎助金軍 44 030204 1 1 20 0440001041 據呈請示復員青年軍學 44 030204 1 1 25 0440000594 訂定本縣清寒優秀學生 44 030204 1 1 3 0440000709 為本縣清寒優秀學生獎 44 030204 1 1 8 0440000972 為函送助學金复審小組 44 030204 1 1 12 0440000623 四十四學年度第一學期 44 030204 1 1 24 0440000350 檢送修正本縣中等以上 44 030206 1 1 1 0440000956 具呈該校學生宿舍容量 44 030305 1 1 13 0440000202 定三月十三日舉行亞洲 44 030305 1 1 15 0440000443 查禁標準國音字典 44 030305 1 1 9 0440000317 函請將貴校固定代表

年 分類號 案 卷 目次 文號 主旨 44 030305 1 1 18 0440000634 檢送本館「慶祝中華民 44 030305 1 1 23 0440000347 據建議勸阻學生參加海 44 030305 1 1 3 0440001017 承囑借用廣播器乙套乙 44 030305 1 1 10 0440000107 查貴校申請配發收音機 44 030305 1 1 14 0440000216 函請貴所選派參加青 44 030305 1 1 17 0440000570 檢送大會出席領隊證五 44 030305 1 1 12 0440000296 為召集各支隊代表討論 44 030305 1 1 26 0440000755 本院文教組研究員十五 44 030305 1 1 16 0440000334 召開專科以上學校畢業 44 030305 1 1 8 0440000354 請惠贈學校概況及招生 44 045008 1 1 3 0440000655 為請賜發向林產管理局 44 050104 1 1 1 0440001018 為派員視察人事行政函 44 050413 1 1 2 0440000825 請檢寄兼任教授待遇資 44 050506 1 1 5 0440001055 為各機關學校應於四十 44 050508 1 1 1 0440001025 茲檢送國民大會在台代 44 050512 1 1 2 0440000806 本校奉令成立業經籌備 44 050512 1 1 5 0440000807 敬啟者本校奉令成立業 44 050512 1 1 3 0440000592 為本校(班)組織成立 44 060102 1 1 12 0440000941 據呈請動用未分配數臨 44 060102 1 1 2 0440000550 請檢送本年度歲出經臨 44 060102 1 1 8 0440000696 本年清華基金利息業經 44 060102 1 1 4 0440000620 本院令調整出差旅費令 44 060102 1 1 3 0440000043 為四十三年度第一次進 44 060102 1 1 6 0440000355 抄發四十三年度中央政 44 060102 1 1 9 0440000980 令復該校清華基金利息 44 060102 1 1 5 0440000888 為令知清華基金利息四 44 060205 1 1 5 0440000525 再劃一美援會計表式仰 44 060301 1 1 10 0440000285 檢發申請子女教育補助 44 060302 1 1 17 0440000228 為奉院令准奉調三民主 44 060302 1 1 21 0440000843 據請發給研究生補助費 44 060302 1 1 1 0440000805 為請查復貴校發放研究 44 060302 1 1 10 0440000249 核撥該校四十三年下半 44 060302 1 1 22 0440000869 奉院令事務管理人員訓 44 060302 1 1 27 0440000867 為奉院令子女就學短

年 分類號 案 卷 目次 文號 主旨 44 060302 1 1 2 0440000469 為撥發四十三年度員工 44 060302 1 1 23 0440000490 抄發四十四年度各該機 44 060302 1 1 13 0440000200 為令復該校組主任股長 44 060302 1 1 18 0440000169 據請核發員工子女教育 44 060302 1 1 7 0440000394 四十三年度行將終了所 44 060302 1 1 28 0440000719 茲為照瞭該校用人費希 44 060302 1 1 16 0440000319 為公教人員生育補助費 44 060302 1 1 8 0440000286 核發該校四十三年下半 44 071006 1 1 1 0440000779 函送本普查初步報告書 44 071014 1 1 11 0440000977 為聯教組織擬設立國際 44 071014 1 1 13 0440000559 為抄發出口圖書放行辦 44 071014 1 1 9 0440000976 為中央運台文物管理處 44 071014 1 1 8 0440001000 為台灣開明書店出版之 44 071014 1 1 14 0440000919 為查禁「台北文物」三 44 071101 1 1 25 0440000225 茲寄上本院叢書繳款收 44 071101 1 1 6 0440000711 請惠購本社出版刊物由 44 071101 1 1 1 0440000908 希訂購廿五史以資充實 44 071101 1 1 21 0440000265 茲檢送美國在台書商名 44 071101 1 1 31 0440000332 為代貴校訂購西文書 44 071101 1 1 20 0440000442 寄還書單肆拾壹紙請察 44 071101 1 1 4 0440000383 為令復該校下年度購書 44 071101 1 1 7 0440000292 為本社編印之中華年報 44 071101 1 1 2 0440000757 為復函特增加教育設備 44 071101 1 1 9 0440000300 為本公司 43 年中華年 44 071101 1 1 30 0440000368 奉部令知本年度購買西 44 071101 1 1 24 0440000106 隨函奉上價目表一份請 44 071101 1 1 28 0440000238 為貴校所需參放用書業 44 071102 1 1 87 0440001022 為檢奉圖書館調查表請 44 071102 1 1 89 0440000230 檢附中興畫報令仰張貼 44 071102 1 1 94 0440000836 為指導學生改進出版物 44 071102 1 1 33 0440000351 為特刊印雅爾達會議紀 44 071102 1 1 42 0440000422 檢送本處新編「中華民 44 071102 1 1 47 0440000352 准函請贈送行政資料案 44 071102 1 1 86 0440001023 檢附「聯合國之組織與 44 071102 1 1 88 0440001005 茲送上「金門土地改革 44 071102 1 1 93 0440000153 為函送「稅務法令」等

年 分類號 案 卷 目次 文號 主旨 44 071102 1 1 99 0440000126 為函復檢送「勞工法規 44 071102 1 1 11 0440000103 檢送本會內政考察團考 44 071102 1 2 1 0440000125 函送本府三年計劃等資 44 071102 1 1 49 0440000111 為檢送考銓月刊 45 期 44 071102 1 1 52 0440000176 函復徵求本會刊物由 44 071102 1 2 2 0440000118 准函贈送行政資料三冊 44 071102 1 1 12 0440000488 電送市志概述篇請查收 44 071102 1 1 34 0440000157 檢送本部教育與文化週 44 071102 1 1 37 0440000284 准函囑送行政資料一案 44 071102 1 1 38 0440000287 貴校為需「人事行政法 44 071102 1 1 19 0440000087 檢附本縣四十二年度統 44 071102 1 1 96 0440000841 檢發英文日本時報三份 44 071102 1 1 97 0440000110 檢送本院工作報告復請 44 071102 1 1 2 0440000112 茲檢送第一屆國民大會 44 071102 1 2 3 0440000688 據呈報本部撥借該校中 44 071102 1 1 70 0440000968 承購各書照配並附批發 44 071102 1 1 39 0440000277 本刊係由台灣書店總店 44 071102 1 1 14 0440000156 茲隨文檢送本部出版之 44 071102 1 1 54 0440000131 函送台東縣政等資料請 44 071102 1 1 56 0440000159 為檢奉本學會測驗年刊 44 071102 1 1 65 0440000066 贈送本會編印之參考資 44 071102 1 1 90 0440000171 令發中興畫報希張貼由 44 071102 1 1 95 0440000289 函送「中華民國統計提 44 071102 1 1 29 0440000320 檢送「四年來教育施政 44 071102 1 1 48 0440000274 檢送中興畫報二十期三 44 071102 1 1 53 0440000133 函送本府出版刊物由 44 071102 1 1 55 0440000123 為檢送合作法令輯要統 44 071102 1 1 21 0440001006 請檢贈歷年出版書刊由 44 071102 1 1 84 0440000258 准函檢送本府出版書刊 44 071102 1 1 10 0440000333 函送廣播年刊希予指正 44 071102 1 1 75 0440000071 為准函以貴校研究部各 44 071102 1 1 40 0440000282 函送本廳教育統計等資 44 071102 1 1 41 0440000096 函送本所阮所長著「加 44 071102 1 1 46 0440000139 檢送工作計畫乙份請查

年 分類號 案 卷 目次 文號 主旨 44 071102 1 1 3 0440000235 寄上雜誌 34 本請查收 44 071102 1 1 81 0440000148 函復贈送總統訓詞每 44 071102 1 1 83 0440000708 檢送本院公報第十五會 44 071102 1 1 91 0440000226 函送本縣四十二年度資 44 071102 1 1 92 0440000158 謝函贈送書刊由 44 071102 1 1 98 0440000174 檢發「總統手著民生主 44 071102 1 1 6 0440000815 為郵奉第三輯現代國民 44 071102 1 1 7 0440000627 准我國駐日本國大使館 44 071102 1 1 8 0440000095 茲有資治通鑑壹部八十 44 071102 1 1 1 0440000132 為檢送有關本廳業務之 44 071102 1 1 44 0440000155 檢送本府四十三年度工 44 071102 1 1 45 0440000140 函贈行政資料由 44 071102 1 1 50 0440000569 奉送中華民國統計手冊 44 073002 1 1 7 0440000184 本部所屬各校四十四年 44 073002 1 1 5 0440000185 本部所屬各校聯合運動 44 073002 1 1 6 0440000619 為本縣第十屆全縣運動 44 073002 1 1 10 0440000906 本會籃球協會為提倡籃 44 073002 1 1 9 0440000960 電為申謝惠賜本縣第五 44 073002 1 1 8 0440000560 聘請鍾OO先生擔任全 44 073002 1 1 11 0440000733 惠賜獎品彌增榮幸俟成 44 073002 1 1 3 0440000864 本校十週年校請舉行體 44 073002 1 1 4 0440000302 函謝惠贈獎品 44 073002 1 1 2 0440000380 為本院舉行運動大會承 44 073002 1 1 1 0440000914 本校校慶暨運動大會承 44 050211 1 1 1 0440000206 行政研究所講師趙OO 44 050512 1 1 6 0440000525 為貴校成立將函申賀由 44 050104 1 1 2 0440000349 有關機關人事與專家學 44 050104 1 1 3 0440000537 本校奉令改制法商學院 44 010406 1 1 2 0440000207 查中華民國保衛金馬運 44 030401 1 1 4 0440000200 檢送請購藥品器材表二 44 030306 1 1 32 0440000615 呈請撥發電北教育器材 44 030307 1 1 33 0440000985 為請派代表二人出席支 44 030204 1 1 39 0440000055 請賜准循照優待復員青 44 030204 1 1 40 0440000495 請展限辦理清寒獎助學 44 020306 1 1 10 0440000123 擬聲請下學期兼讀台大 44 020306 1 1 11 0440000537 查該生業經本校遵照教