檔案法相關規定部分

一、業務執行問題

A： 原有檔案管理制度與新制間之過渡階段，各單位反應不佳，配合困難。

C： 市府要求學校配合在現行目錄的彙送產生困難，在建檔系統部分，如 何符合檔管局的作業程序，即造成滿大的壓力。

C： 目前市政府所屬的一些機關，都盡力的希望能配合政策執行，如彙送、

銷毀、回溯等業務，但部分學校，他們也許就是只有一個人負責，人 力相當吃緊。另外在執行過程中有很多的細節部分，也接到許多的詢 問如何執行電話，可是有時候執行細節不確定，也會造成工作時間的 浪費。

K： 在儲存環境庫房方面也是品質尚須改進，溫度、濕度，甚至光線可能 都不合乎標準，但由於經費不足，短期之內無法改善。

K： 目前國史館的採集處，負責一般檔案及資料的徵集，由於缺乏法源依 據能夠審核各單位銷毀檔案的權限，但是又需要修史，需要向外徵集 一些資料，所以往往在這方面產生困擾，此點建議檔管局是否能將審 核過的文件，再送到國史館以史學角度重新審核，並在未來修法時能 加入考慮修史方面所需參考的資料。

加入考慮修史方面所需參考的資料。

史價值，才需列到檔案管理局，這一部份的概念檔管局已著手研究。

2. 「檔案」與「史料」在檔案法中界定不清楚。

本，故收取費用當屬合理；閱覽需收取費用部分，檔案是人民的資產 priority），再授權各個機關自行訂定「優先序」（priority），加以監督 即可。

辦法、行政程序法這些標準一併來參考一下。

F： 閱覽場所部分，很多機關都有為民服務中心，如果沒有的話，只要一 個適當場所即可，或者亦可以指定場所，檔案法裡面有規定，這部份 當然是配合整個機關檔案來應用，逐步的推展。

F： 現行檔案調閱問題，還在處理的檔案是否需提供應用，這一點在將來 修法的時候是可以來考量。各機關針對閱覽、抄錄、複製，具有准駁 權，不過目前好像對這部分沒有一個明確的定義，檔案三年以後就建 檔，建檔以後就接受民眾申請開放應用，所以機關檔案將來應用的程 度，將來我們也作一個考量，讓它訂的更周延一點。

I： 現今檔案各自開放閱覽，但在人力和空間上都有問題。以調閱為例，

調閱檔案需有專人陪同，但實際上當然不會有這些人力，調閱檔案做 研究的人通常文件都要看很久，但各單位又不能不派個人在旁邊看 著。因此造成申請檔案調閱的文件都不了了之。因為申請調檔的單位 派不出專人陪同。

關於檔案開放應用部分，座談人士表達之意見歸納如下：

1. 檔案閱覽不應收費。對於檔案閱覽需收費之規定表達不合理，認為檔案是人 民的資產，應屬於公共財，檔案閱覽不應收費。

2. 檔案法第二十二條之規定應予修改。該條規定國家檔案至遲應於三十年內開 放應用，但未提及機關檔案，應予以修法。

3. 檔案法第十九條應予修改。該條規定各機關對於申請案件之准駁，應自受理 之日起三十日內，以書面通知申請人。但「行政資訊公開辦法」規定行政機 關應於受理提供行政資訊之請求十五日。由於兩者的規定不一，造成各機關 執行時產生困擾。

4. 檔案閱覽室設置問題。

5. 檔案開放閱覽之人力問題。

（四）檔案回溯與建檔

C： 關回溯部份，目前的規定是未屆保存年限也應該要回溯，此點建議永 久保存文件可作回溯的進行；定期保存文件，未屆保存年限者可斟酌 是否有回溯的必要性。（檔案法第十條）

C： 有關案件現行目錄彙送、檔案的回溯，對於行政人員還有學校來說業

行比較理想？明年檔管局會針對子法加以修正，先就技術性的問題討

也有所謂的「例外法」，是從案卷裡面選擇代表性檔案，或所謂選擇例 外性檔案，所以到時候適度的切割有時候在現實的環境裡面，在移轉 過程中，先進國家也是用這種方法。移轉過程中，處理它的保存年限，

屬性不同是不是國家檔案，要做一定程度的區隔，在所難免。

第五章 結論與建議

第一節 結論

本研究主要目的係探討我國檔案管理制度之得失，透過國際間七個國家(包 括：美國、英國、法國、澳洲、日本、新加坡、中國大陸等七國)有關檔案管理 體制之比較，以了解各國在檔案管理體制有何可供我國借鑑之處，進而提出我國 檔案管理體制之建議。在第二章中，有關各國檔案法比較，針對檔案名詞定義、

檔案主管機關隸屬層級、檔案專業人員、檔案管理相關規定(包括：檔案移轉規 定、檔案移轉年限、檔案捐贈規定、機密檔案或不公開檔案處理、檔案銷毀處理、

檔案編印出版等項) 與檔案開放利用之比較(包括：檔案申請使用資格、檔案開 放年限、閥則規定等項)。

第三章有關各國檔案管理體制比較，針對上述美國等七國進行比較。比較的 項目包括：檔案主管機關的層級、體系、典藏單位、管理方式、地方檔案管理機 關設置情形等項。經過比較後已得知各國檔案管理體制之異同處，詳見第三章表 3.4。

第四章係針對二次焦點團體座談之重點整理。與會人士包括檔案管理局、外 交部、教育部、國防部、國史館、中研院近史所檔案館、臺大圖書資訊學研究所、

世新大學資訊傳播學系、新竹師院等單位的代表。座談會中針對檔案管理體制部 分與檔案法相關規定部分進行座談，以聽取各界人士的建言。

第二節 建議

一、檔案法修正之建議

有關我國檔案法之修正，參酌第二章與其他七國檔案法之比較，以及第四章 焦點團體座談記錄後，歸納得出可供我國檔案法日後修正借鏡之處有四項，分述 如下：

（一）重新界定「檔案」一詞的定義

我國檔案法第二條對於「檔案」一詞的定義為：「指各機關依照管理程 序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。」此定義較偏向於現行文書，

並未規範其時效性與保存價值。第二條規定中另有二個與檔案一詞相關之名

詞定義，分別為：「國家檔案」與「機關檔案」。在比較其他七個國家的檔 案法後發現，並未有任何一個國家針對檔案之外，另行訂定此兩個名詞的定 義，似有畫蛇添足之虞。參酌焦點團體座談之記錄亦發現有五位與會人士表 達相同的看法，認為「國家檔案」與「機關檔案」兩者由於定義不清楚，反 而容易造成執行業務時產生困擾。

「檔案」一詞定義未見明確，造成了檔案主管機關的困擾，例如目前國 內國史館、臺灣文獻館與中研院近史所檔案館等單位所典藏的歷史檔案是否 應納入檔案館理局之管轄範圍？在焦點團體座談會中亦有與會人士表示檔 案法中對「檔案」與「史料」兩者的界定不清楚。

此外，各機關內部也都典藏有年代較久遠的歷史檔案也應是檔案法管理 的範疇。解決此問題的根本之道是於檔案法修法時，重新明確的定義「檔案」

一詞。建議將現有檔案法第二條中三個定義：「檔案」、「國家檔案」與「機 關檔案」三者予以重新定義為「檔案」一詞即可，且「檔案」一詞應涵蓋「史 料」在內，而非如現行檔案法僅以現行文書為限。

（二）提昇我國檔案主管機關之層級

我國檔案法第三條是有關主管機關。目前我國檔案主管機關是行政院研 考會所屬的檔案管理局，在隸屬的層級是中央三級機關。該局如需徵集總統 府、立法院、司法院、考試院與監察院等機關的檔案恐有層級過低的困擾。

依據焦點團體座談會與會四位人士表示檔案管理局主之層級太低，將無法發 揮其應有的功能。因而，建議提昇該局的行政隸屬至行政院直屬相當於部會 的層級，使該局的職權更能發揮。

（三）明確規範檔案專業人員

日本、法國與大陸等國的檔案法對於檔案專業人員都有規範，而我國檔 案法第四條僅提及「各機關管理檔案，應設置或指定專責單位或人員」，但 並未明確規範應設置檔案專業人員。在焦點團體座談會中，針對此議題有與

練等現況。由於檔案之專責人員並不等同是專業人員，因而檔案法中如明確 規範檔案專業人員，將有助於提昇檔案工作的品質。

（四）鼓勵檔案的編印出版

我國檔案法中並未訂定有關檔案法編印出版的條文。中各國檔案法中，

美國甚至成立「國家歷史出版委員會」，而英國、新加坡與澳洲三國的檔案 法都有編印出版檔案目錄或指南的條文，可供我國在修訂檔案法時予以參 考。

（五）修改檔案法第十九條

該條規定各機關對於檔案申請之准駁，應自受理之日起三十日內，以書 面通知申請人。但「行政資訊公開辦法」規定行政機關受理提供行政資訊之 請求是十五日。兩者的規定不一，造成各行政機關執行時產生困擾。建議將 此條文與行政資訊公開辦法一致，改為十五日。

（六）修改檔案法第二十二條

該條文規定國家檔案至遲應於三十年內開放應用，但未提及機關檔案。

建議修改此條文，配合第二條名詞定義修改，不必侷限於「國家檔案」，僅 以「檔案」一詞即可。

（七）修改檔案法之子法

檔案法第二十一條規定申請閱覽、抄錄或複製檔案得依檔案中央主管機 關所定之標準收取費用。檔案管理局已訂定「檔案閱覽複製收費標準」，第 三條規定：「閱覽、抄錄檔案，每兩小時以收取新臺幣五十元為原則；不足 兩小時，以兩小時計。」關於此問題，在焦點團體座談會中亦有與會人士表

檔案法第二十一條規定申請閱覽、抄錄或複製檔案得依檔案中央主管機 關所定之標準收取費用。檔案管理局已訂定「檔案閱覽複製收費標準」，第 三條規定：「閱覽、抄錄檔案，每兩小時以收取新臺幣五十元為原則；不足 兩小時，以兩小時計。」關於此問題，在焦點團體座談會中亦有與會人士表