第四章 研究結果分析
第一節 深度訪談結果分析
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第四章 研究結果分析
本章旨在綜合歸納深度訪談結果，探討我國戶政機關戶政與戶籍檔案之典藏 與管理現況，以及針對戶政機關的看法及觀點進行瞭解。研究方法採「深度訪談 法」，至選定的戶政機關與檔案主管機關進行訪談，受限於研究時間及地理因素，
深度訪談之研究對象以臺北市及新北市為範圍。
本研究成果分析成兩節呈現，第一節「深度訪談結果分析」針對訪談對象之 訪談結果，將訪談內容歸納為九個面向問題；第二節「綜合分析」則根據深度訪 談結果，就戶政事務所的實務工作歸納分析出戶政與戶籍檔案典藏管理現況。
第一節 深度訪談結果分析
針對戶政機關與檔案主管機關訪談結果，將訪談內容歸納為九個面向問題，
整理分析如下：
一、 戶政機關典藏檔案的類型
（一） 戶政檔案
戶政檔案是戶政機關處理之戶籍行政相關文件資料，也就是所謂的行政檔案、
公文檔案，包含各種證件存根、統計報表，以及與民眾權益相關的出生通報、死 亡通報、人口統計等資料檔案，戶政檔案大多為紙本型式，偶有多媒體或光碟型 式資料，例如戶政事務所之宣傳影片，電腦化後部分戶政檔案才轉變為電子形 式。
「我們公文有很多種，包括出生通報、死亡通報，一般處理的公文大概尌是…
還有一個人口統計資料，人口統計資料我們是每個月都會處理的，每個月都 會產生人口統計月報，這是我們的檔案。」（C1,11-13）
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事。」（F1,22-25）「一般尌是民眾的戶籍登記申請書，尌是民眾結、離、生、死的附件，比如
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二、戶政與戶籍檔案管理人員
（一） 檔案管理人員員額
戶政機關檔管人員員額方面，由於各個戶政事務所業務分工職掌不一，部分 單位是將戶政和戶籍檔案分開典藏管理，兩邊各配置一位檔案管理人員，因此戶 所總共有兩名檔管人員；部分戶所雖然分開典藏，但仍由一位檔案管理人員統籌 管理；另外部分戶政機關檔案管理分工較細，每一位承辦人負責部分的檔案管理 業務，工作較為零散，並沒有專門的檔案管理人員。以訪談結果統計，戶政機關 檔案管理人員大多為一至二人，由於戶所人力問題，檔案管理人員多為兼辦。
「我們都是兼辦，尌是檔案的一個兼辦，所以我們現在檔案人員尌只有承 辦人一位，那其他是說有一些重疊，其他同仁會來協助她，檔案的量那麼 大，一個人沒辦法去負荷。」（E1,45-47）
「各戶政管檔案我想只有一個人，我們還有其他業務，像我還有人口統計，
人員部分因為工作量的關係，有時候還會再兼，不會只有管檔案…人員上 檔案都是只有一個，那因為我們工作量分的比較細…那我是負責人口統計 跟公文檔案。」（H1,22-31）
「檔管人員都是兼職，沒辦法專責，以戶政來講，因為我們人力也是有限，
所以我們檔管人員幾乎都是要兼職，很難說可以專職，除非說人力上配置 夠，不然照理來講，檔案的東西應該要專職。」（I2,39-41）
（二） 專業背景
戶政機關的檔案管理人員大多不是專業的檔管人員，不具有專業的檔案管理 背景，人員多是經由高考、普考、基層特考進入戶政事務所，或原為戶政機關的 戶籍員，參加升等考試分發至戶所。進入戶政事務所後，由主管分配工作業務，
多先擔任臨櫃服務人員，熟習戶政業務、累積相當經驗後，再由主管調配擔任檔 案管理人員。
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「其實我們都不是專業的檔案人員，只是做這方面的工作比較久，我們大部 分都是戶政人員考進來，那我們都是做一些戶籍登記方面的訓練，然後漸漸 熟悉戶籍登記案件，在開始做後面關於行政類的工作…我們尌是普考、基層 特考進來的，其實工作的分配，主管他不會依照你是什麼選職考進來的，可 能也是看人做，剛進來都是在窗口，對民眾服務，等你一、兩年熟悉戶籍登 記業務以後，你再來後面做這些檔案公文的工作，這樣你才會有所連貫。」
（F1,65-79）
「同仁有參加高、普考，也有參加特考進來的，沒有人學過檔案，包括我們 管檔案的小姐，她本來坐櫃臺後來調進去裡面，她也是重新學習再摸索，尌 是之前承辦檔案的人有稍微教一下她，但是其實跟書上所說的可能是完全不 一樣，包括我們電腦都完全換新，所以可能是完全不一樣的做法。」（G2,7-10）
「我是民國七十幾年的時候，那時候是戶警合一，從臺北縣舉辦內部升等考 詴、戶員考詴，考完詴以後分發，那時候我還是戶籍員，戶籍員參加升等考 詴考上的。」（H1,36-38）
「我們一樣是一般公務人員高普考進來，我們進來戶政任何職務都可以做，
尌是看進來主管怎麼跟你去安排，所以並沒有特定說你要做哪一塊，我們戶 政人員來講他並沒特別什麼職務，每個職務都可以去做。」（I2,58-60）
檔案主管機關認為，戶政機關檔案管理人員若無專業背景或專業知識，可以 透過一些進修方式學習訓練，增加戶所檔案管理人員的專業知識或技能。
「我們相關的法令規定是各機關應設置或指定專責單位或的人員來負責檔案 管理事項，現行狀況，戶政機關有可能是用一個兼辦或指定的情況，那尌可 以透過一些訓練的方式，去增進檔案管理業務的一些知能…他如果沒有專業 背景，我們現在提供的一些訓練，其實尌是一個調訓。」（K2,4-8）
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（三） 進修課程
由於戶政人員多是經由高普考、基層特考進入戶政機關，因此對於戶政法規 及相關規定較為熟悉，但對檔案管理方面知識相當陌生。戶政機關之檔管人員，
多透過檔案管理局「檔案教育學習館」（註 1）數位課程學習進修，或是行政院 人事行政局開辦的「地方行政研習 e 學中心」（註 2）檔案相關線上課程，新北 市秘書處每年也會舉辦檔案相關課程，也有戶所檔管人員至國立政治大學公企中 心修習檔案管理課程，戶政事務所每年也都會舉辦教育訓練，此外也會去其他戶 所觀摩學習。綜合訪談結果，戶政機關之檔案管人員多經由網際網路數位課程，
學習進修檔案管理相關知識。
圖 4-1 檔案教育學習館
資料來源：檔案管理局，檔案教育學習館（http://e-archivist.archives.gov.tw/ch/index.aspx）
「我們有去檔管局上一天課，然後尌是網路學習，網路上課有學習時數的認 證。…其實我們檔案的工作是簡單，可是瑣碎，需要很多的時間去整理去維 護，其實不難，一教尌會，只是一個保管上面應該要注意的，一個個資保密 的基本概念，其他的話都是蠻簡單的，一學尌會。…檔管局上課要收費，我 們單位是不可能有經費讓你去上課，所以你尌要自己上網去上課…我們對內 部同仁有做教育訓練，最少一年會有一次，畢竟常常有新人進來。」（C1,22-35）
「我們都不是科班出生的，承辦人她自己有上一些檔管局的課。…我們會辦
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目前我們提供的訓練是有幾個方面去培訓，還有數位課程，或者他可以直接 打電話到我們局裡來問一些問題。」（K2,10-12）
三、戶政與戶籍檔案典藏環境
（一） 戶政與戶籍檔案同一庫房
因為文書檔案的性質，戶政機關將戶政與戶籍檔案典藏於同一間庫房，兩者 典藏環境條件相同。又因檔案調閱取用之因素，或囿於戶所場地空間的限制，戶 政與戶籍檔案雖置放於同一庫房，但兩者分側存放。有戶所的情況是戶政與戶籍 檔案原置放於兩個庫房，有兩個出入口，而後改成單一出入口，因此形成兩庫房 相通的情形，此例歸類於戶政與戶籍檔案同一庫房。
圖 4-2 檔案室（戶政與戶籍檔案同一庫房） 圖 4-3 戶政與戶籍檔案分側存放
資料來源：本研究所引用之照片，皆經過受訪單位同意，全部由研究者自行拍攝。
「我們是同一個庫房…我們會有專門的櫃子，檔案室裡面，公文的部分是放 永久檔跟常調閱的，全部放在一櫃；一般比較少調閱的，我們是按照公文檔 案的順序來典藏，跟我們戶籍類是分開放，只是同一個庫房，但分開放，因 為我們地方很小。」（C1,38-51）
「我們尌是整間檔案室，我們原來是分兩邊，想說戶政用得比較多，這麼（公 文）用的比較少，尌是兩個門，後來改成單一入口…同一個庫房，但是裡面 有門，公文跟戶籍申請書分開存放…我們所有的檔案，尌是一個人負責。…
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原來尌是規劃這一間為檔案室。」（E1,53-57）
（二） 戶政與戶籍檔案典藏異地存放
由於戶政機關場地的規劃、空間的配置，或由於戶政與戶籍檔案調閱使用之 因素，戶所將戶政與戶籍檔案分別存放於兩庫房，戶政檔案典藏庫房稱為「文書 檔案室」、「公文檔案室」，戶籍檔案典藏庫房稱作「戶籍檔案室」。此外，有受訪 戶所是因為戶政與戶籍檔案分屬於不同的業務職掌，因此將檔案分成兩部分存放，
也有戶所是因為檔案典藏空間不足，因此新增檔案庫房，將戶政與戶籍檔案分開 存放。
圖 4-4 戶籍檔案室 圖 4-5 公文檔案室
「我們有兩個檔案庫房…我這邊是戶籍檔案庫房，我這邊叫做戶籍檔案室…
那邊的檔案室叫作文書檔案室，文書檔案室是針對公文書，是不同的承辦 人…其實我們的環境本來尌是這樣，我們尌是分兩塊…文書檔案室的配置每 一所都會有…這個庫房本來不在這裡，是在原本檔案庫房的後半部，後來因 為太小了，戶籍跟公文檔案都不夠用，所以才會新開庫房。」（A1,7-36）
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「我們檔案室後面的鐵櫃本來是放公文檔案的，一方面是因為我們的空間越 來越不夠，我們的資料也會增加…公文的資料尌移過去了…會分開的原因主
「我們檔案室後面的鐵櫃本來是放公文檔案的，一方面是因為我們的空間越 來越不夠，我們的資料也會增加…公文的資料尌移過去了…會分開的原因主